ВСТУП
Однією з вузлових проблем архівознавства є організація роботи архівів. Вона включає наукові засади усіх сфер діяльності: організаційно-управлінської, фінансово-господарської та ін.
Демократизація вітчизняної архівної системи, забезпечення доступу до інформації є суттєвими передумовами входження України у світовий інформаційний простір.
Розвиток архівної справи об'єктивно потребує розроблення теоретико-методологічних і практичних проблем, пов'язаних з осмисленням історичного досвіду, удосконаленням підходів до відбору, експертизи цінності документів, їхньої класифікації, описування, зберігання та використання, підготовки висококваліфікованих архівістів. Вирішенню цих завдань покликане служити архівознавство як наукова система і навчальна дисципліна.
1. Завдання, права, структура архівів
Згідно ст. 6 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" систему архівних установ становлять Головархів України, державні архіви (центральні, галузеві, місцеві), архівні підрозділи (самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек, державних органів, підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян), науково-дослідні установи в галузі архівної справи.
Архівна установа - це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій.
Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. Як уже зазначалося у розділі 3 "Архівна система та мережа архівних установ", архіви поділяються на архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій). [1, 29]
Державні архіви з постійним складом документів мають різний статус. Завдання і права державних архівів визначаються спеціальним нормативним документом уряду - положенням. Розглянемо їх на прикладі державних архівів областей. Основними завданнями архівів областей, міст Києва та Львова є реалізація державної політики в архівній галузі, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання документів. На архіви областей покладено ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, а також забезпечення дотримання положень Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". Також архів виконує соціально-правові запити громадян, публікує архівні документи. Крім того, як орган управління, державний архів здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами райдержадміністрацій та міськими архівами.[1, 94]
У положенні зафіксовані й права архівної установи. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень може давати підприємствам, установам і організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівів (архівних підрозділів) та ведення ними діловодства. Одним з важливих прав архіву є порушення у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов їх використання.
Управління архівом здійснює директор, якого призначає і звільняє у центральних державних архівах Головархів України, в державних архівах областей - голови облдержадміністрацій з погодженням з Головархівом України, в галузевих державних архівах - керівники міністерств і відомств. Директор персонально, відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує структуру і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву. [2, 59]
З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву області, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву.
При директорі центральних державних архівів працює колегіальний дорадчий орган - дирекція, до якої входять керівники підрозділів, провідні спеціалісти, представники громадських організацій. Рішення дирекції оформляються наказами директора.
Державні архіви утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій. Вони є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку.[3, 21]
Організаційно-виробнича структура державних архівів обумовлена основними напрямами їхньої діяльності. Наприклад, у центральних та обласних архівах функціонують відділи: комплектування та експертизи цінності документів; обліку та зберігання документів; відомчих архівів та інші. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці.
Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису. За прийнятою нині класифікацією працівники архівної установи поділяються: керівний склад - директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти - головний, провідний, 1 та 2-ї категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій; службовці -старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідуючий канцелярією, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші; обслуговуючий персонал - кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та ін.
В архівах можуть створюватися і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах і фінансуються за їхній рахунок.[7, 91]
Діяльність архівів значною мірою залежить від їхньої матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960-1980-х рр. і становлять собою типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримування температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів перебувають у пристосованих приміщеннях. Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інтелектуальний характер, найдоцільнішою є кабінетна організація праці. При цьому треба враховувати раціональне використовування робочої площі, зручність транспортування документів, виробничих комунікацій тощо. Організація робочих кімнат вимагає оснащення їх відповідними меблями, засобами зв'язку, оргтехніки, освітлення, канцелярським приладдям. Співробітників також забезпечують відповідною довідковою, інструктивно-методичною літературою, чистими бланками і формами.
2. Виробничі підрозділи архіву
Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище - спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.
Але архівосховище - не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити різна кількість працівників, залежно від обсягу роботи. Наприклад, архівосховище І групи, як правило, має понад 300 тис. справ, його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів.[4, 38]
Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів - дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезинфекція та дезінсекція, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо.
Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорично заборонено, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.
Підтримування оптимального санітарного та температурно-вологісного режиму є запорукою забезпечення довговічності документів.
До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затверджених Головархівом України Правил використання документів НАФ через читальні зали. Вони визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають фізичних і юридичних осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують необхідність ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року.[10, 191]
Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету. Ці документи становлять основу бази даних про склад дослідників та науково-тематичну спрямованість їхніх інтересів. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень. Справи, з якими працюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і приймання справи переглядають співробітники, щоб виявити повноту аркушів, їхнє ушкодження тощо.
Працюючи з документами, дослідник може робити виписки тих фрагментів, які його цікавлять. Після закінчення роботи із справою дослідник робить запис в аркуші використання документів, де зазначає дату, тему роботи, номери використаних аркушів, а також ставить розбірливий підпис.[8, 51]
Згідно чинних правил, у разі публікації архівних документів дослідник зобов'язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші. Наприклад: ДАЛО, ф. P - 3270, оп. 1, спр. 693, арк. 218-321. Він несе відповідальність за достовірне передання тексту документів, їхнього змісту. За порушення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.
З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання документів. Як правило, вона зводиться до задоволення соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий - про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у партизанському русі тощо.
У більшості архівних установ цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ - відділ використання документів, група чи стіп довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов'язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту на підставі архівних документів. У разі негативної відповіді викладається рекомендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін. Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву. У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперів: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. До найуживаніших матеріалів для палітурних робіт належать: картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки льняні тощо. Майстерня забезпечується також певними видами клеїв. Основною вимогою до робочого місця реставратора є захищення робочого столу від прямих сонячних променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціонально і зручно розташовують навколо робочого місця реставратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання правил безпеки при виконанні робіт.
Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.
3. Організація роботи архів: управління архівом
• Під управлінням архівом мається на увазі організація виконання працівниками завдань і функцій та реалізації повноважень архіву Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади (місцевого самоврядування) вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву організаційно-розпорядчими, економічними, соціальними і виховними методами.
• Управління архівом здійснюється на основі Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування. Відповідно до цих нормативно-правових актів розробляються основні нормативні документи з організації роботи архіву: положення про архів і його структурні підрозділи, структура та штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові інструкції працівників.
• Положення про архів визначає його статус як юридичної особи, порядок створення і підпорядковування.
• публікаційна діяльність архіву
• демонстрація документів або оприлюднення архівної інформації під час проведення інформаційних заходів та багато інших.
Державні архіви звітують за кількома статистичними формами:
Форма № 1 являє собою паспорт архівної установи, де є дані про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень. Далі є кількісні характеристики документів на паперовій основі (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фоно документів.
У наступному розділі паспорта вміщено дані про кількість та стан науково-довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг..
ВИСНОВКИ
Отже, архівна установа - це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій.
Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. Як уже зазначалося у розділі 3 "Архівна система та мережа архівних установ", архіви поділяються на архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій).
Важливою умовою оптимізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Як правило, у сучасних умовах це комп'ютери як морально застарілого типу ЕВМ АТ-286, АТ-386, так і новіші - АТ-486, Решішп тощо. Найбільше їх використовують у сфері вдосконалення науково-довідкового апарату, зокрема для створення бази даних та автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, в Головархіві України створюється автоматизована інформаційно-пошукова система (АШС) "Фондовий каталог".
Література
Архівознавство: Елементарний підручник: Пос. для самоосвіти і для уч. зак. / Автори: Барвінський В., Веретенников В., Герасименко Ф. та ін. - X.: Рад. Школа, 1932.-22с.
2. Введенський А.О., Дядиченко Е.А., Стрельський Е.І. Допоміжні історичні дисципліни: Короткий курс. - К., 1963. - 207 с.
3. Веретенников В. Архівознавство: Лекція І / Всеукраїнський інститут підвищення кваліфікації педагогів. - Харків, Одеса: Вища школа, 1931. - 21 с.
4. Романовський В. Нариси з архівознавства: Історія архівної справи на Україні та принципи порядкування в архівах. - X.: Вид-во ЦАУ УРСР, 1987 . - 170 с.
5. Сергазин Ж.Ф. ОсновьІ обеспечения сохранности документов. - М.: Высш. шк., 1986.-239с.
6. Калинець І. М. Народні надбання - народові (з історії Львівського облдержархіву) // Архіви України. - 1969. - № 2. - С. 18-23.
7. Гусєва Н. Львівський облдержархів: [Про поповнення Львівського облдержархіву новими матеріалами у 1968-1969 рр.] // Архіви України. - 1970. - № 5. - С. 91-92.
8. Калинець І. М., Кущ О. П. Упорядкування документальних матеріалів особистого фонду І. Т. Калиновича // Архіви України. - 1971. - № 1. - С. 52-58.