Реферат: Использование СУБД ACCESS 7 - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Использование СУБД ACCESS 7

Банк рефератов / Информатика, информационные технологии

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 30 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУБД ACCESS 7.0 Содержа ние: Создание простого запроса ..................................................................................................... 12 Добавление полей в бланк запроса ........................................................................................ 13 Изменение порядка полей .... .................................................................................................. 13 Сохранение запроса ................................................................................................................. 13 ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................................................. ВВЕДЕНИЕ: Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом авто матизации работы в офисе. Поэтому СУБД (Система управления базами данных ) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факт о стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. Достато чно указать, что в одной из крупнейших саратовских фирм, торгующей компь ютерными системами, "“Ладья – компьютерные системы” документооборот п остроен на СУБД Access. СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клие нтов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида док ументов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет при влекать клиентов. База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввод а, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средства м относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два спосо ба создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем доб авить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента ба зы данных. Кроме этого имеется возможностьсоздать с помощью мастера баз у данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и о тчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз да нных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и рас ширить созданную вами базу данных. СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ И ВВОД ДАННЫХ Создание пустой базы данных Для создания новой базы данных выполните команду Файл/Создать. На экране откроется окно диалога “Соз дание”, содержащее две вкладки: · “Общие” — позволяет создать новую пустую базу данных; · “Базы данных” — позволяет в ыбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу с помощью мастера. Для создания новой пустой базы данных перейдите на вкладку “ Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроет ся окно диалога “Файл новой базы данных” . В данном окне диалога из раскры вающегося списка Папка выбер ите папку, в которой хотите сохранить создаваемую базу данных, а в поле вв ода Имя файла введите имя баз ы данных. После этого Вы можете создать с помощью мастера базу данных опр еделенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случ аях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созда нную Вами базу данных. При выборе имени базы данных не ограничивайте себя восемью символами, а дайте волю фантазии. Расширение для имени файла ука зывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файл а установлен тип “База данных”. После ввода имени со здаваемой базы данных нажмите кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы дан ных. Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В данном окне Вам пр едстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответ ствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне Вы мо жете создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы. Все о ни будут располагаться во вкладках, которые открываются при выборе соот ветствующего ярлыка. Создание базы данных с помощью мастера Для создания новой базы данных с помощью мастера выполните следующие де йствия: 1. Выполните команду Файл [Создать] 2. В открывшемся окне диалога “Создание” выберите ярлык “Базы данных” . На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером . Данный список очень велик и может достигать нескольких десятков различ ных вариантов, которые могут сразу использоваться или послужат основой для построения других баз данных. Например, “Заказы на работы”, “Счета”, “ Контакты”, “Мероприятия”, … и т.п. 3. Выберите из списка подходящий Вам образец базы данных и запустите на вы полнение мастер создания базы данных, нажав кнопку ОК . 4. В открывшемся окне диалога “Файл новой базы данн ых” из раскрывающегося списка Папка выберите папку, в которой хотите с охранить создаваемую базу данных, а в поле Имя файл а введите ее имя. Затем нажмите кнопку Создать . 5. В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содер жать создаваемая им база данных. В нижней части этого окна диалога наход ятся следующие кнопки: • Отмена — прекращает работ у мастера; • Назад — позволяет вернуть ся к предыдущему шагу в работе мастера; • Далее — позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера; • Готово — запускает мастер создания базы данных с выбранными параметрами, причем перед нажатием эт ой кнопки высвечивается информация, которая будет храниться в базе данн ых. 6. Для продолжения работы нажмите кнопку Далее. 7. Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них — список та блиц базы данных, а второй — список полей выбранной таблицы. В этом списк е отмечены поля, которые будут включены в таблицу. Обычно отмечены почти все поля таблиц, за исключением полей, которые используются достаточно р едко. Устанавливая или снимая флажки для полей, Вы можете выбрать поля та блицы. После того как выбрали поля таблиц, нажмите кнопку Далее . 8. В следующем окне диалога выберите из предлагаемых образцов вид оформл ения экрана и нажмите кнопку Далее (при этом на экране Вам предлагается возможность предварите льного просмотра видов оформления экранов, которые Вы можете перебират ь в правом окне окна диалога). 9. На следующем шаге работы мастера можно определить вид созд аваемых для базы данных отчетов . После выбора подходящего вам вида нажм ите кнопку Далее (здесь также Вам предлагается предварительно ознакомиться с возможными вариантами , которые также можно перебирать). 10. Открывшееся затем окно диалога мастера создания б азы данных позволяет задать ее заголовок и рисунок (например, торговый з нак фирмы), который будет появляться во всех отчетах. Если Вы решили испол ьзовать рисунок, установите флажок Да . В этом случае становится доступна кнопка Рисунок, нажатие на которую открывает о кно диалога “Выбор рисунка” д ля выбора заранее созданного Вами файла с рисунком. Нажмите кнопку Далее для выполнения дальнейших установок. 11. Нажав кнопку Готово в послед нем окне диалога, Вы запускаете мастер на построение базы данных с устан овленными параметрами. Используя кнопку Назад, Вы можете вернуться на любой из предыдущих шагов и и зменить параметры базы данных. Вы можете нажать кнопку Готово в любом окне диалога мастера, от казавшись от дальнейшей установки дополнительных параметров. В этом сл учае мастер в своей работе использует установки, принимаемые по умолчан ию. После нажатия кнопки Готово м астер переходит к созданию базы данных, состоящей из таблиц с заданными Вами полями, простейших форм ввода и просмотра информации и простейших о тчетов. После завершения процесса создания базы данных Вы сразу же может е воспользоваться готовой базой данных: вводить в таблицы данные, просма тривать их и распечатывать. Если варианты предложенных баз данных Вас не устраивают, то Вы можете со здать пустую базу данных и добавить в нее таблицы, запросы, формы и отчеты . Как это сделать, мы рассмотрим в следующих главах. Создание таблиц Итак, Вы приступаете к созданию таблиц базы данных, в которые впоследств ии будет вводиться информация. В дальнейшем данные в таблице могут допол няться новыми данными, редактироваться или исключаться из таблицы. Вы мо жете просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме того, Вы можете дать графическую интерпре тацию информации, содержащейся в базе данных. С решением этих задач Вы по знакомитесь в последующих главах. Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим пос ледовательность Ваших действий при создании таблицы в новой базе данны х: 1. Откройте окно созданной Вами базы данных и перейдите на вкладку “Таблицы” . 2. Нажмите кнопку Создать в окн е базы данных. 3. Откроется окно диалога “Новая таблица” , в правой части которого находится список вариантов дальней шей работы: · Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы; · Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц; · Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера; · Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в т екущую базу данных; · Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с табли цами из внешних файлов. 4. Выберите из этой таблицы подходящий Вам вариант создания таблицы и наж мите кнопку ОК. 5. Создайте структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства. 6. Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задайте имя таблицы в окне диалога “Сохранение” и нажмите кнопку ОК. При присв оении имени таблице, как и имени базы данных, Вы можете не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, х ранится в самой базе данных. Мы кратко рассмотрели все основные шаги создания таблицы, а теперь более подробно рассмотрим отдельные способы создания структуры таблицы. Создание таблицы с помощью мастера MS Access содержит целый ряд таблиц, которые вы можете использовать в качестве прототипов требуемых Вам таблиц. При использовании мастера Вы можете не только сэкономить время на создании таблиц, но и обеспечить стандартные имена и типы данных полей таблиц. Для того чтобы вызвать мастера для создания таблицы, в окне диалога “Новая таблица” выберите опцию Мастер таблиц и нажмите кноп ку ОК. На экране откроется окн о диалога, представив для Вас необходимый материал для работы. В левой части окна диалога находится список Образ цы таблиц. Обратите внимание, что при выборе таблицы из этого списка меняется расположенный рядом список Образцы полей, содержащий предлагаемы е образцы полей для выбранной таблицы. Сначала Вам необходимо из списка Образцы таблиц выбрать прототип таблицы, которая похожа на создав аемую Вами таблицу. Затем из списка Образцы полей выберите поля таблицы и разместите их в списке Поля новой таблицы. Выбор таблиц и полей для выбранной таблицы. Кнопки выбора полей. Для выбора полей используйте кнопки со стрелками, которые расположены п равее списка Образцы полей. Используя кнопку Переименовать поле, Вы можете в случае необходимости изменить наименование люб ого из выбранных полей в списке Поля новой таблицы . Сформировав список полей создаваемой таблицы, наж мите кнопку Далее. Заметьте, что при использовании мастера таблиц Вам нет необходимости за ботиться о типах данных. Когда Вы выбираете поле из списка Образцы полей, мастер предполагает, чт о он знает, какой тип данных вам подойдет. После того как таблица создана, можно перейти в режим конструктора таблиц и посмотреть, какие типы данны х выбрал мастер для Ваших полей. На следующем шаге создания таблицы Вы задаете имя таблицы и определяете ключевое поле. 1. Мастер предлагает Вам свой вариант имени, который Вы можете принять, наж ав клавишу Tab . Если Вы хотите пр исвоить таблице какое-либо другое имя, введите его в текстовое поле. 2. Теперь можно указать мастеру, чтобы он автоматически подобрал для табл ицы первичный ключ, и нажать кнопку Далее для перехода в следующее окно диалога. 3. Если у Вас в базе данных уже с уществуют ранее созданные таблицы, на третьем шаге мастер поможет Вам св язать создаваемую таблицу с уже созданными. Для связывания создаваемой таблицы с другими таблицами базы данных выберите из списка уже существу ющих в базе данных таблиц таблицу, с которой хотите ее связать, и нажмите к нопку Связи . На экране открое тся окно диалога “Связи” . В не м по умолчанию выбрана опция Таблицы не связаны. Установите один из двух возможных типов создаваемы х связей и нажмите кнопку ОК. Вы указали MS Access всю необходимую информацию для создания таблицы. На следу ющем шаге вы можете указать режим вашей дальнейшей работы: · Изменение структуры табли цы — после завершения работы мастера на экране отк рывается режим конструктора для возможной модификации созданной струк туры таблицы; · Непосредственный ввод дан ных в таблицу — после завершения работ мастера на э кране открывается режим таблицы, позволяющий приступить к вводу данных в таблицу; · Ввод данных в таблицу с пом ощью формы, создаваемой мастером — после завершен ия работы мастера на экране открывается экранная форма ввода информаци и в созданную таблицу. Установив требуемый режим, нажмите кнопку Готово . Этим шагом Вы запустите мастер на формирование таб лицы. После завершения этого процесса в зависимости от выбранной Вами оп ции на экране откроется окно конструктора таблицы, окно просмотра табли цы, или экранная форма ввода данных в таблицу. Создание таблицы в окне конструктора Создание таблиц в окне конструктора предоставляет Вам более широкие во зможности по определению параметров создаваемой таблицы. Вы можете пер ейти в конструктор таблиц из мастера по созданию таблицы или же непосред ственно из окна диалога “Новая таблица”, выбрав из списка вариантов знач ение Конструктор ,и нажав кно пку ОК. В результате выполнен ия этих действий откроется окно конструктора таблицы. В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следую щие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описан ие. Кроме этих основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнит ельными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и опреде ляющими условия ввода данных. Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить харак тер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определя ется типом данных, хранящихся в этом поле. Давайте вначале рассмотрим оп ределение полей таблицы. Наименование поля Наименование поля вводится в поле ввода столбца имя поля. При задании на именований полей Вы должны следовать следующим правилам: 1. Наименование поля может содержать до 64 символов, но не следует злоупотр еблять этой возможностью, задавая слишком длинные имена; 2. Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные с имволы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), прямых скобок ([]) и некоторых управляющих символов (с кодами ASCII 0-31); 3. Наименование поля не может начинаться с пробела; 4. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований; 5. В качестве наименования поля не рекомендуется использовать аббревиат уры или краткие названия. Несоблюдение этих правил отслеживается средствами СУБД MS Access, но в некотор ых случаях это может привести к трудно определяемым ошибкам, поэтому рек омендуется самостоятельно контролировать следование вышеперечислен ным правилам в практической работе. Желательно стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации при просмотре таблиц. Типы данных Наименование поля используется для ссылки на данные таблиц ы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип дан ных поля вводится в поле ввода столбца Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов: 1. Текстовый ; 2. Числовой; 3. Денежный; 4. Счетчик; 5. Даты/времени; 6. Логический; 7. Поле MEMO: 8. Поле объекта OLE; 9. Мастер подстановок. Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отобра жаются в разделе “Свойства поля” окна конструктора. Свойство Назначение Размер поля Задает максимальное число символов для ввода в данное поле Новые значения Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых за писей Формат поля Задает формат вывода значений данного поля Число десятичных знаков Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисе л Маска ввода Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле Текстовые поля Замечание: При вводе им ени поля по умолчанию MS Access присваивает ему текстовый тип данных с шириной поля, равной 50. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Макси мальная ширина поля составляет 255 символов. Для изменения ширины поля нужно в строке Размер по ля раздела “Свойства поля” задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255). Напр имер, если Вы зададите ширину поля равной 25, то это означает, что в такое пол е не могут быть введены значения, длина которых превышает 25 символов. Числовые поля Познакомившись с текстовыми полями, Вы знаете, что в качестве допустимых символов этот тип поля может содержать цифры. В связи с этим возникает во прос, с какой целью вводится числовой тип полей? В качестве основных аргу ментов по использованию числовых полей приведем следующие соображения : 1. При вводе данных числового типа автоматически производится проверка д анных. Если данные содержат текстовые или специальные символы, MS Access выдас т предупреждение и ошибочные данные не будут введены. 2. Только над числовыми полями возможно выполнение математических опера ций. Прежде, чем установить размер поля, подумайте, какие значения Вы будете х ранить в нем. Выбрав оптимальное значение, Вы сэкономите место для хране ния данных. Для указания количества десятичных знаков используется сво йство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автом атической установки количества знаков после запятой. Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа: Значение Описание Дробная часть Размер Байт Числа от 0 до 255 (без дробной части) Отсутствует 1 байт Целое Числа от -32768 до 32767 (без дробной части) Отсутствует 2 байта Длинное целое Значение по умолчанию. Числа от – 2147483648 до 2147483647 (без дробной части) Отсутствует 4 байта С плавающей запятой (4 байт) Числа от – 3.402823 Y 10-38 до 3.402823 Y 10+38 7 4 байта С плавающей точкой (8 байт) От -1.79769313486232 Y 10-308 до 1.79769313486232 Y 10+308 15 8 байт Код репликации Уникальный глобальный идентификатор (GUID) Не определено 16 байт Поля типа Счетчик Поля типа Счетчик предназнач ены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавлив аются автоматически при добавлении каждой новой; записи в таблицу. Их значения являются уникальными, последовательно во зрастающими на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любым и случайными числами Такие пол я позволяют проводить автоматическую перенумерацию данных вне зависим ости от того, в какое место таблицы вставляются данные, что бывает очень у добно при ведении различных кодификаторов, ключей и упорядоченных масс ивов данных, так как создает условия для применения алгоритмов быстрой с ортировки и поиска данных. Поля дат/времени Использование для хранения дат и времени полей, в которых данные предста влены в специальном формате, предоставляет Вам ряд дополнительных преи муществ: 1. MS Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах. Конкретн ый вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора табл иц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внут реннее представление данных. 2. При вводе дат MS Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат. В поле данного типа может содержаться любая дата и любое время: от 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. Данные этого типа занимают 8 байт. Логические поля Логические поля используются для хранения данных, которые могут приним ать одно из двух возможных значений. Свойство Форм ат поля логического поля позволяет использовать с пециальные форматы или один из трех встроенных: Ис тина/Ложь , Да/Нет или Вкл/Выкл . При этом значения Истина , Да и Вкл эквивалентны логическому значению True , а значения Лож ь , Нет и Выкл эквивалентны логическо му значению False . Если Вы выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентно е логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбра нном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет , то введенное значение тут же преобразуется в Да . При создании специального формата удалите текущее значение из свойств а Формат и введите свой собст венный формат. Текстовые поля произвольной длины Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы дан ных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключаетс я в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с разм ером текстовых полей. Поля объекта OLE MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (н апример, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись). Для эт их целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле да нного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Г игабайта). Тип данных мастер подстановок Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает п оле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, со держащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки (обычно, 4 байта). Создание структуры таблицы После того как мы рассмотрели типы данных в Access и отдельные свойства полей таблицы, можно приступить к созданию структуры таблицы. Создание структ уры таблицы рассмотрим на примере создания таблицы Заказы базы данных Борей, поставляемой вместе с Access. Данная таблица уже имеется в базе данных Борей, но рассмотрен ие процесса создания этой таблицы будет весьма полезным. Для того, чтобы не нарушить структуру базы данных Борей, предварительно, создайте учебн ую базу данных и откройте ее окно. 1. В окне конструктора таблицы в столбце Имя поля введите КодЗаказа . 2. Нажмите клавишу Tab или Enter , чтобы перейти в столбец Тип данных. При этом обратите внимание, что в нижней части окна диалога появляется ин формация в разделе “Свойс тва поля”. 3. В столбце Тип данных появил ось значение Текстовый. Нажм ите на кнопку раскрытия списка в правой части прямоугольника, и Вы увиди те список, содержащий все типы данных. Из этого списка с помощью мыши или к лавишами вверх ивниз выберите значение Счетчик и нажмите на клавишу Tab для перехода в столбец Описание. Столбец Описание представляет собой пояснение, которое Вы даете своим полям. Когда Вы в будущем будете работать с данной таблицей, это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access всякий раз, когда Вы окажетесь в поле КодЗаказа , и напомнит Вам наз начение данного поля. 4. Введите поясняющий текст в столбец Описание и нажмите клавишу Tab или Enter , чтобы пере йти к вводу информации о следующем поле. 5. Аналогичным образом введите описание всех полей таблицы. 6. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее, выполнив команду Файл/Сохранить. Создание таблицы в режиме таблицы Мы рассмотрели два способа создания таблиц, теперь переходим к третьему . Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Но мы уверены, ч то этот способ создания таблицы поразит Вас своей простотой, наглядност ью и очень понравится. Не зря он расположен первым в списке методов созда ния таблиц окна диалога “Новая таблица” . Вы, вероятно, им чаще всего и будете пользоваться. Ниже приведена последовательность действий, которую Вам предстоит вып олнить: 1. Перейдите на вкладку “Таблицы” окна базы данных и нажмите кнопку Соз дать . 2. В окне диалога “Новая таблица” выб ерите из списка вариантов значение Режим таблицы и нажмите кнопку ОК . В результате выполнения этих действий откроется окно диало га “Таблица” , содержащее соз данную по умолчанию таблицу. Эта таблица содержит 20 столбцов и 30 строк, и эт ого вполне достаточно для начала. После сохранения этой таблицы Вы, коне чно, можете добавить столько строк и столбцов, сколько Вам понадобится. 3. Наимено вания полей таблицы определены по умолчанию, но вряд ли они удовлетворяю т Вашим требованиям. MS Access позволяет очень просто присвоить полям новые им ена. Для этого нажмите дважды кнопкой мыши на область выбора первого пол я (заголовок которого содержит Поле 1). Имя поля выделяется и появляется ми гающий курсор. Введите имя первого поля и нажмите клавишу Tab . Аналогично введите остальные имена п олей вашей таблицы в следующих столбцах. 4. Теперь заполните несколько строк Вашей таблицы, вводя информацию в том виде, в каком она будет вводиться и в будущем. Старайтесь записывать все в одном стиле (например, если первую дату Вы записали 10/14/96, то не пишите следую щую в виде Ноябрь 3, 1996). Если MS Access установит неправильный тип данных, Вы сможет е его изменить, но лучше вводить все правильно сразу. 5. Сохраните таблицу, выполнив команду Файл/Сохран ить макет или нажав кнопку Со хранить на панели инструментов. В открывшемся окне диалога “Сохранение” присво йте таблице имя и нажмите кнопку ОК . 6. На запрос о необходимости создания для таблицы первичного ключа нажми те кнопку Да , и MS Access создаст таб лицу, удалив лишние строки и столбцы. 7. Теперь убедитесь, что Access выбрал для каждого поля правильные типы данных. Для этого перейдите в окно конструктора таблицы, выполнив команду Вид/Конструктор таблиц. Если Вас что-то не устраивает в структуре таблицы, внесите необходимые изменения. Создание вашей таблицы завершено. Не правда ли, довольно быстро? ВЫБОРКА ДАННЫХ В предыдущей главе мы рассмотрели использование фильтров, а в этой главе рассмотрим более мощное средство выборки данных — запросы. На практике часто требуется выбрать из исходной таблицы часть записей, у довлетворяющих определенным критериям, и упорядочить выборку. Критери и могут определяться сочетанием ряда условий. Например, Вам необходимо в ыбрать записи о поставщиках определенного товара из Минска и упорядочи ть их в алфавитном порядке по наименованию фирм. Для решения таких задач предназначены мастера запросов и конструктор запросов, при помощи кото рых Вы сможете: · Формировать сложные критер ии для выбора записей из одной или нескольких таблиц; · Указать поля, отображаемые д ля выбранных записей; · Выполнять вычисления с испо льзованием выбранных данных. Что такое “Запрос по образцу” Ранее нами были рассмотрены общие положения, относящиеся к базам данных , где мы отмечали, что одним из основных назначений баз данных является бы стрый поиск информации и получение ответов на разнообразные вопросы. Во просы, формулируемые по отношению к базе данных, называются запросами . В MS Access для формирования запро сов используется конструктор запросов и инструкция SELECT языка MS Access. Что же такое “Запрос по образцу” ? Запрос по образцу — это интерактивное средство для выбора данных из одной ил и нескольких таблиц. При формировании запроса Вам необходимо указать кр итерии выборки записей в исходной таблице. При этом вместо того, чтобы пе чатать предложения на специальном языке, Вы должны просто заполнить бла нк запроса, который располагается в окне конструктора запросов. Метод фо рмирования запроса путем заполнения бланка прост для изучения и понима ния. Он способствует эффективному использованию возможностей MS Access польз ователями, имеющими даже минимальный навык работы с приложением или не и меющими его вовсе. Для создания простейших запросов Вы можете использовать мастер запрос ов, который у Вас последовательно запрашивает наименования таблиц, испо льзуемых в запросе, перечень полей таблиц и некоторые дополнительные па раметры. Для создания более сложных запросов Вам может понадобиться кон структор запросов, который является простым и наглядным средством созд ания достаточно сложных запросов. Создание запросов с помощью мастера Отличительной чертой MS Access является наличие многочисленных и разнообраз ных мастеров, которые помогают Вам при выполнении большинства действий, не требуя глубоких знаний в области баз данных. Запросы также могут создаваться с помощью мастера. Для создания запроса в окне базы данных перейдите на вкладку “Запросы” и нажмите кнопку Создать . Откроется окно диалога, в котором Вы можете выбрать опцию создания запроса с помощью конструкто ра запросов или один из мастеров создания запроса. Для знакомства с запр осами выберем опцию Простой запрос . В этом случае Вам будет предложено указать список таблиц и и х полей, и на основании этих данных будет создан запрос. Выберите опцию Простой запрос и нажмит е кнопку ОК . Откроется окно ма стера, в котором Вы можете выбрать требуемые Вам поля из одной или нескол ьких таблиц. Если Вы выбрали более одной таблицы, мастер автоматически с вязывает таблицы. Предположим, что нас интересует стоимость расходов на доставку по клиентам и типам доставки. Для получения такой информации вы берите из таблицы Клиенты пол е Название , из таблицы Заказы — поле Стоимость Доставки , а из таблицы Доставка — наименование Тип доставки . После выбора полей нажмите кнопку Далее и на экране появится следующее диалога мастера запросов, в к отором Вам необходимо выбрать признак подробного или итогового запрос а. Иллюстрация в левой части окна диалога показывает Вам различие между этими типами запросов. В данном случае нас интересует итоговое значение стоимости доставки, поэтому выберите опцию Итого вый и, нажав кнопку Итоги , определите, какие итоговые значения Вы собираетесь по лучить . Нажмите кнопку ОК для возврата в предыдущее окно мастера, в котором нажмите кнопку Далее для продолжения процесса формир ования запроса. Вы перейдете в завершающее окно мастера. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса. Эта схема очень сильно напоминает схему базы данных. В отличие от нее, дан ная схема содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связ и между ними. В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая стр ока этого бланка выполняет определенную функцию: · Поле. В этой строке помещаются те поля, которые Вы используете для создания запр оса, каждое в своей ячейке таблицы. · Имя таблицы. Эта строка показывает Вам, из какой таблицы (или запроса) выбр ано данное поле. · Сортировка. В этой строке Вы указываете тип сортировки информации, возвр ащаемой в запросе, по возрастанию (от А до Я, от большего к меньшему, от боле е раннего к более позднему и т.д.) или по убыванию (от Я к А и т.д.). · Вывод на экран. Если Вы хотите, чтобы MS Access показывал информацию, найденную в по ле, пометьте эту ячейку, чтобы установить флажок просмотра поля. Если же п оле используется только для задания условия выбора данных, которые возв ращает Ваш запрос, оставьте его пустым. Например, если Вы ищете всех, кто ж ивет в Москве и покупает рыбопродукты, поле Город в Вашем запросе используется для ограничения резул ьтатов выборки; однако Вы не хотите снова и снова смотреть на поля с имене м этого города. Все, что Вы хотите видеть — это имена клиентов и наименова ния рыбопродуктов. · Условие отбора. Это наиболее важная часть бланка запроса. В этой строке (и в ст роке, расположенной ниже ее) Вы вводите ограничения поиска, задавая опре деленные условия, которые принято называть критерием поиска. Мы кратко рассмотрели окно конструктора запросов, а теперь начнем подро бное изучение работы конструктора с создания простого запроса. Создание простого запроса Предположим, Вы решили позвонить всем Вашим клиентам и сообщ ить им о презентации новых товаров. Номера телефонов находятся в одном и з столбцов таблицы, содержащей всю информацию о Ваших клиентах — адреса и т.д. В данном случае Вам не требуется вся эта информация. Достаточно наз вания фирмы, имени представителя и номера телефона, то есть Вам нужны тол ько три столбца. Рассмотрим создание такого запроса. Вся необходимая информация находится в таблице Клиенты базы данных Борей. Поэ тому для создания запроса выполните следующие действия: 1. В окне базы данных перейдите на вкладку “Запросы ” и нажмите кнопку Создать . 2. Откроется окно диалога “Добавление таблицы” , в котором выберите таблицу Клиен ты и нажмите кнопку Добавить . Закройте окно диалога. 3. На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которо го содержит всего одну таблицу Клиенты , а бланк запроса пуст. Добавление полей в бланк запроса Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей табли це, Вам необходимо отобразить их в бланке запроса. В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы. Вы мо жете воспользоваться наиболее приемлемым с Вашей точки зрения: 1. Для добавления в таблицу отдельных полей Вы можете выбрать поле таблиц ы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет встав лено в следующий доступный столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя т аблицы сразу же появится имя таблицы, а позиция Вывод на экран будет помечена. 2. В MS Access широко используется механизм перенести-и-ос тавить (drag-and-drop). Для использования этого механизма при выборе полей перейдите в таблицу в схеме данных, из которой Вам надо выбр ать поля. Выделите поля, которые Вы собираетесь отобразить в запросе, наж мите кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите выбранные поля в бланк запр оса. Изменение порядка полей Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в резуль тирующей таблице. Для того чтобы изменить расположение поля в этом списк е, выполните следующие действия: 1. Установите указатель мыши на область выбора столбца, который располаг ается прямо над названием поля. Когда указатель изменит вид на стрелку, н ажмите кнопку, чтобы выделить столбец. 2. Нажмите и удерживайте кнопку мыши в этом положении. На конце указателя п оявится прямоугольник. 3. Перемещайте столбец в требуемом направлении. Толстая вертикальная лин ия покажет его текущее положение. 4. Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия окажется в требуем ом месте. Поле будет перемещено в новое место. Перемещение столбца бланка запроса. Иногда не сразу удается выделить ст олбец для его перемещения. Убедитесь в том, что Вы нажимаете область выбо ра столбца (маленький прямоугольник, который находится прямо над назван ием поля). Это единственное место, за которое Вы можете захватить столбец для переноса. Для переноса поля в бланк запроса дважды нажмите мышью на н азвании поля Сохранение запроса Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого Вы должны пр исвоить ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется кома ндой Файл/Сохранить как экспо рт, который откроет окно диалога ввода имени запроса.MS ACCESS по умолчанию пре дложит имя запроса и поля ввода, но лучше подобрать, что-нибудь более знач имое. Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнитьвсеголиш ь несколько действий: 1. Откройте окно базы данных. 2. В окне базы данных перейдите на вкладку “Отчеты”. 3. Установите указатель на таблицу, для которой хотите создать отчет. ЗАКЛЮЧЕНИЕ СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных н еискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы д анных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отче ты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясня ет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необход имость в пособии, в качестве которого в данном случае использовалась кни га известного автора Алексея Гончарова “Microsoft Access 7.0 в примерах”. – СПб: Питер , 1997. – 256 с.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Походу, малайзийский Боинг просто угнали.
Скоро поставят на учет и будут летать в Ингушетии.
Либо разберут на запчасти и будут продавать в Кунцево.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по информатике и информационным технологиям "Использование СУБД ACCESS 7", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru