Реферат: Автоматизированная система документационного обеспечения управления - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Автоматизированная система документационного обеспечения управления

Банк рефератов / Информатика, информационные технологии

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 38 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Введение Современный этап общественного развития, характер изующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимост и государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли и нформации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных про блем , с которыми сталкивается человечество, вступи в в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во мно гих отраслях, в том числе информатики связи, обеспечили возможность прак тической реализации идеи формирования информационного общества. В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, обеспечивающим повыш ение эффективности производства и экономию труда, быстрое распростран ение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катали затором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы с оздания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффек тивном использовании главного стратегического ресурса человечества – информационного. В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и широкое примен ение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государствен ного и местного самоуправления. Одним из направлений использования инф ормационных коммуникационных технологий в деятельности органов госуд арственной власти, организаций и предприятий является «развитие систе мы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и докум ентооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопрои зводства обуславливается необходимостью эффективности управленческ ой деятельности, ускорение движения документов в о рганизации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная перспективных информационных тех нологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого докумен тированного информационного пространства, дающая пользователям средс тва эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время. Основная трудность создания, внедрения и эксплуата ции АС делопроизводства ( в соо тветствии с государственным стандартом синонимом является документац ионное обеспечение управления) пор ождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользовател ям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информацио нного обеспечения за необходимой и м фактографической, документальной, аналитической и другой информацие й и использующие ее при выработке у правленческих решений. АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих цел ей: - повышение эффективности и упорядочение работы органов государственн ой власти, организации или предприятия; - интеграция процессов документационного обеспечения управления учреж дением в рамках еденной корпоративной информационной системой; - повышение производительности, эффективности труда руководства и сотр удников органов государственной власти, организации или предприятия; - интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов госу дарственной власти, организаций и предприятий. Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа - обеспечение централизованной деятельности организации. При помощи док ументирования информации приобретает необходимые свойства и в виде до кументов выполняет свою основную роль в процессах управления, передова я управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализи руя об обратной реакции. Главная особенность индустрии создание автоматиз ированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образ ом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требован ия. Нечеткость и непол нота системных требований, не решенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектировани я, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не ус пеху всей работы в целом. В масштабе всей организации должна действовать ед иная система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь сос тоит в том, что большинство таких классификаторов с опоставляют каждый термин с неповторяющимся соответствующим только да нному термину кодом. 1. Задачи и пути внедрения АС ДОУ В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности госуд арственных органов , организаций и предприятий ( далее организаций), что, как правил о, приводит реорганизации их структуры. Внедрение информационных техно логий дает наибольший эффект при модернизации внутренней структуры ор ганизаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развит ие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ране е экономически нецелесообразных. Продуктивность о рганизационной структуры возрастает, так как рационально распределяют ся архивы данных, снимается объем циркулирующей по системным каналам ин формации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решае мых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и в озможностями организации, и ликви дируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и кач ества принимаемых управленческих решений, следовательно, автоматизиро ванной системы делопроизводства – одной из важнейших компонент подго товки и принятия решений. Делопроизводство – отрас ль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и пр авил, устанавливающих единые требования к документированию, организац ии работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществлени я управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – реглам ентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформ ление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носител е, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами с оздание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска и спользования и контроля исполнени я документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документ ов в организации с мом ента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Н еобходимо отметить, что делоп роизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот – это движ ение документов в рамках документационного обеспечения управления. АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности ор ганизаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и д олжна решить следующие основные задачи: - документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); - обеспечение документооборота ( прием, регистрация , организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранен ие ) ; - обеспечение работы с документами в процессе осуще ствления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, ор ганизация систем классификации, индексирования , п оиска и обработки документов; защита от несанкцион ированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контро ля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживан ие пользователей ) ; - автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (вып олнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществл ение передачи на государственное хранение или уничтожение архивных до кументов). Автоматизированная система документационного обеспечения управлени я создает еденное информационное пространство, пр едоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами о рганизации: поступающей и исходящей корреспонденц ией, внутренними организационно-р аспорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни » документов система должна поддерживать их архивное хранение или фикс ировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение. Осуществ ить внедрение АС документационного обеспечения управления в организац иях можно следующим образом: - заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непоср едственно ориентированную на предметную область организации; - приобрести готовую тиражно-заказ ную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настр оить её на предметную область организации. 2. Защита информации в электронном документообороте Как известно, информация – это самый ценный товар. В наше время достаточно стать специалистом в области компьютерных техн ологий и похитить этот самый ценны й товар – информацию. В современной российской рыночной экономике обязательным условием усп еха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранение целой и не вредимой организационной структуры является обеспечение экономическ ой безопасности его деятельности. Одна из главных с оставных частей экономической безопасности – информационная безопас ность. Проблема защиты информации путем её видоизменения, делающего невозмож ным её прочтение посторонним лицом, волновала человечество издревле. История криптографии – ровесн ица истории человеческого языка. Более того, так как в древних обществах ею владели только избранные. Так, например , родилась на свет стенография. С широким распространением письменности криптогр афия стала формироваться как самостоятельная наука. Первые криптосист емы встречаются уже в трудах Нострадамуса и Леонардо да Винчи. Бурное развитие криптографической системы получили в годы мировых пот рясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная с после военног о времени и по нынешний день, появление вычислительных средств ускорило разработку и совершенствование криптографических методов. Расширение сфер применения современных информационных технологий выд вигает новые требования к принципам построения и свойствам информацио нных систем. Сегодня все большую важность приобрет ает проблема обеспечения безопасности. Объяснятся это в первую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обеспечения конфиденциа льности своих данных, а так же появл ением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу эле ктроно-цифровая подпись. Кроме того, как это ни парадоксально, совершенс твование компьютерных технологий привело к образо ванию множества лазеек для утечки ценой информации. Так, развитие локаль ных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым п ередаются большие объёмы государственного, военного. Коммерческого и ч астного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонн их лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информаци онную систему предприятия злоумышленников, если не принять соответств ующих мер. В тоже время новых мощных компьютеров, технологий сетевых и нейронных вычислений с делало возможным дискредитацию криптографических систем, еще недавно считавшихся не раскрываемыми. Проблемо й защиты информации путем её преобразования заним ается криптология ( kryp tos - «тайный», logos -«наука» ) . Криптология разделяется на два направления – криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминаю т борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов. Документ и информация – понятия гуманитарные, но для решения п роблем защиты информации не обойтись без математики. Криптография занимается поиском и исследованием математических метод ов преобразования информации . Сфера интересов криптоанализ – исследование воз можности дешифровки информации без знания ключей. Ключи – другими словами пароли – это определенна я секретная информация, необходимая для шифрования и дешифрования текс тов. Если вы забыли напрочь свой пароль для входа в баз у, То попробовать вам нужно подобрать его по буквам. Если он не очень длинный – символов на семь - не больше, То успеете его наверно, подобрать его при жизни. Аскар Туганбаев Современная криптография состоит из четырех круп ных разделов : · симметричные крипт осистемы. · криптосистемы с открытым ключом . · системы электронной подписи. · управление ключами. Основные направления использования криптографических методов – передача конф иденциальной информации по каналам связи (например, по электронной почт е), установление подлинности передаваемых сообщений хранение информац ии (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде. 3. Автоматизированная система LanDocs В этой главе я хоч у рассказать об автоматизированн ой системе LanDocs, с которой я в первые столкнулась, прохо дя практику на предприятие «Иркутскэнерго» . Мне по нравилась эта автоматизированная система тем, что она удобна и легка в использование. 4. Назначение и обл асть применение системы LanDocs Область п рименения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение ко рпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы за ключается создание на объекте автоматизации современной унифицирован ной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонал а с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствую щего программного обеспечения системы и отработан ной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности: · создание и ведение ц ентрализованной структурированной базы документной информации с мног опользовательским доступом; · создание и ведение централизова нных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный ар хив) и работа с текстами электронных документов; · учет делопроизводственных опер аций и ведение истории работы с документом; · автоматизированный поиск по рек визитам документа и по тексту документа; · автоматизированная рассылка до кумента и контроль исполнения документов и поручений; · обеспечение разграничения дост упа пользователей к функциональным правам и правам на документы; · подписание электронных докумен тов электронной цифровой подписью; · интеграция с корпоративной элек тронной почтой. Использо вание системы предполагает использование технологии работы с документ ами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемы е в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совп адать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства. 5 . Структура програм много обеспечения л инии LanDocs Программное обеспечение линии LanDocs предназначено дл я комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архи ва электронных документов в организациях различного масштаба и отрасл евой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеде нных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к до кументам с использованием инфраструктуры Internet / Intranet и систем электронной почты. Ф ункциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение по лноценной работы с электронными документами, функционально аналогично й работе с бумажными документами. Система LanDocs представляет собой совокупность следую щих программных продуктов: LanDocs : ДЕ ЛОПРОИЗВОДСТВО . Базовая система авт оматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных до кументов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленн ой СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных ко мпьютеров с ОС Windows 95/98/ NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server . Снабжена документированным OLE -интерфейсом для встраивания сервисов управления документам и LanDocs в Windows -приложения ст оронних разработчиков. LanDocs : СЕ РВЕР ДОКУМЕНТОВ . Серверное программное обеспечени е для централизованного управления хранением сод ержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодейс твует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операци й чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000. Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТ ОВ обеспечивает возможность поиска по текстам док ументов с использованием морфологического анализа. LAN Image : СКАН ИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система скан ирования бумажных документов и работы с изображением документов (элект ронных образов бумажных документов). Позволяет ком фортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещат ься на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассмат ривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удаля ть с изображения пятна и многое другое. LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специали зированный WEB -сервер д ля доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных д окументов через сеть internet . Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие оп ерации с документами, используя в качестве платформенно – независимого кл иента стандартный internet Browser ( Internet Explorer , Netscape Navigator ). LanDocs : П ОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное про граммное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI -совместимой системе электрон ной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и докум ентов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения с истемы LanDocs : ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в ср еде MS Exchange , MS Outlook , Lotus Notes . Обеспеч ивают пользователю возможность получать задание и документы из базы да нных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange , MS Outlook , Lotus Notes . LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информац ии посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема б езопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользоват ельских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра се ртификации , который обеспечивает выпуск сертифика тов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию опе ративного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сер тификатов соответствует рекомендациям ITU - T .509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать сво им личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDo cs, производить проверку подписей других пользователей. События, с исполь зованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы. LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программн ое средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлени ю процессами обработки документов. Моделирование процессов движения д окумента производится удобным и наглядным образом – посредством пост роения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к друг ому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования дв ижения документа и последующего управления маршрутом его движения. Фун кции анализа позволяют получать статические данные по фактическим пар аметрам процессов. 6 . Основные функции си с темы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции: · регистрация документов; · ввод текстов докум ентов и подд е ржка функций работы с файлами ; · обмен документами и сообщениям и, направление заданий на исполнение; · контроль исполнения документов и заданий; · работа в режиме замещения испол нителя; · отслеживание делопроизводстве нных связей между документами , формирование сложн оструктурированных папок; · навигация и поиск документов; · отчетность по документообороту; · сканирование бумажных документ ов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image ); · интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами; · интеграция с внешними Windows -приложениями; · рассылка заданий и извещений по льзователям электронной почты; · применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных опера ций над документами; · работа через Интернет ; · ведение спр авочников. 7 . Документ в системе LanDocs LanDocs – это система, ориентированная на работу с докум ентами. Документ в системе LanDocs представляет собой со вокупность данных по документу и информационных объектов , связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, э лектронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегис трированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs». Документ LanDocs – это совокупность трёх основных сост авляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом док умента, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории р аботы с документом (истории движения и выполнения д елопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращени ем к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информа ция о документе и вводится текст документа, а создается новый информацио нный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа предста вляет собой полноценный документ. · Регистрационный карточ ка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который тр ебуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атр ибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами до кумента. · Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д. ) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в ори гинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному докумен ту и множества версий одного файла. Перечень формат ов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Ф айл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текс та документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ сущес твует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отскан ирован программным модулем LAN Image , вызывае мым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение д окумента будет хранится в системе как электронный образ документа, пред ставленный в графическом формате. · Сведения о б истории движения документа и работы с документом – представляют собо й совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по докумен ту и записей в протоколах работы системы относительно информация о прим ененных электронных подписях. «Предста вление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать докум ентам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумаж ные» документы: информационное, управленческое и п равовое. 8 . Принципы защиты информации и разгран ичение полномочий пользователей Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информ ации и разграничения полномочий пользователей позволяют: · з ащитить от несанкционированного входа паролем ; · определит ь права доступа пользователей к документам различного уровня конфиден циальности; · персонифицировать право доступ а к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом; · шифровать (кодировать) конфиден циальные документы . Система с набжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в сист ему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользова телю в соответствии с его функциональными правами. Дополнительное разграничение полномочий пользов ателей по доступу к документам реа лизуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальнос ти. Система обеспечивает Права на файл – список операций с файлами документов, которые регламентир ованы для каждого файла. Для файла, у же введенного в документ, могут быть назначены следующие прав а: · возврат к предыдущ ей версии; · изменение имени файла; · изменение статуса файла; · назначение права на файл; · просмотр; · редактирование; · удаление. При испо льзовании программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополн ительно обеспечивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная б езопасность на программном уровне). При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых но сителей, обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов. Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологич еский цикл использования и обслуживания системы. 9 . LanDocs: тиражируемый продукт и основа пост роения корпо ративной информационной системы Назначение программной линии LanDocs Линия про граммных продуктов LanDocs предназначена для построения автоматизированны х систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Прогр амма LanDocs позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных реш ений, таких как: · система автоматиз ации делопроизводства и документооборота , основа нная на отечественных стандартах и нормах, практики учета документов и к онтроля исполнения поручений. Предоставляет разные уровни функциональ ности для различных категорий сотрудников; · корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с уч етом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользоват елей, связанных с доступом к документам; · система автоматизации деятельн ости ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функ ционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной сл ужбы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ве домственных архивов и поддерживает специальные те хнологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив; · система автоматизированной под держки бизнес-процессов орга низации, позволяющая определить маршрут движения документов и управля ть их потоком. Технол огии внедрения ПО LanDocs После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предпол агает построение эффективной системы управления проектом , которая должна обесп ечить: · максимальное соот ветствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта; · повышение точности планировани я проекта; · максимальный контроль со сторо ны руководства проекта , обеспечивающий возможнос ть выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях; · минимизац ию рисков проекта. Внедрени е проекта осуществляется совместной командой, в которую включается: · от создателя программы - руководитель прое кта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, т пе рсонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки вед ения документации проекта; · от заказчика – ответственный п редставитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно реша ть все вопросы, связанные реализацией проекта, и рабочая группа, в котору ю входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД , электронной почты и т.д., специалисты по информационной безопасности, не обходимый в проекте персонал функциональных подразделений. При внедр ении используется типовая методика, которая изменяется под специфику к онкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участи я персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая с хема включает следующие этапы – подготовительны й, обследование состояния документационного управ ления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в п илотной зоне, уточнение правил фун кционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, га рантийное и после гарантийное сопровождение . Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта . Как правило, по результатам этапа обследования разрабаты ваются документы «Отчет об обследовании», « Цели, ограничения и риски пр оекта», «Техническое задание на внедрение системы ». При передаче в промышленную эксплуатацию заказч ику, как правило, предоставляется проект документа «Инструкция по автом атизированному делопроизводству», а в рамках проектов внедрения безбу мажных технологий дополнительно могут быть разработаны «Положение об электронном документе» и «Положение об электронной цифровой подписи». 10. Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональ ных схем В этой главе рассмотрим одну из характерных автома тизированных систем документационного обеспечен ия управлении, являющуюся представителем первой группы. Автоматизированная информационная система «ДЕЛО » полностью соответствует существующей делопроизводственной практик е. В– первых система может сопровождать традиционно принятый на предпр иятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроиз водства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки тради ционной организации документооборота за счет частичного или полного и спользования функций электронного документооборота и обработки докум ентов на ЭВМ. Структура программно-технических средств автоматизированной системы «ДЕЛО» представлена на рис. 1. АС ДОУ «ДЕЛО» предназн ачена для работы с использованием возможностей локальной сети организ ации, реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУ БД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих ме ст (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизв одства Системы «ДЕЛО», установленные в организациях с терр иториально распределенной структурой, должны быть связаны друг с друго м по средствам электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI . В систему включен- WEB -сервер делопроизводства, обесп ечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленно го АРМ по сети Internet ( Intranet ). Стандартная версия сис темы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MC SQL Server . Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю с истемы, опр еделяются его должностными обязанностя ми и ролью в документообороте организации. АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающе й в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в органи зацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистра ционная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс ). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по пра вилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации докуме нтов. АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с пл ановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документ а выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по испо лнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие ко нтроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольны х документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документ ов. АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудн иков предприятия, являющихся официальными участниками документооборо та – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Реги стрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются е ё пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользоват ели, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе р аботают непосредственно сами должностные лица и их помощники , то они должны быть зарегистрированы как пользователи АР М пользователи – это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа в соответствии с поручениями должностных лиц. АРМ системного технолога поддерживает работу адми нистратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого справочников систем; настраивает си стему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение п ользователей в систему, распределение прав и привилегий. АРМ получения справок и отчетов по документам подд ерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего по лучение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов. АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет вып олнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения докуме нта в соответствующем подразделении. АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходя щей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или несколь ких структурных подразделениях организации. Вне з ависимости от места регистрации исходящего документа ему присваиваетс я регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуще ствляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащ ей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и врем ени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным техно логом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел органи зации. АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразде лению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При э том в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фа ктической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется спос об отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой с лужбы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе документа ми. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов и х последующей надпечаткой. АРМ системного программиста обеспечивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства. Функциональная схема АС ДОУ «ДЕЛО», построенная автором в соответствии с вышеизложенной структурой программно-технических средств системы, представлена на рис. 2. Автоматизированная система документационного обеспечения управлени я «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы , справочники, администрирование. Подсистема «Делопроизводство» реализует выполне ние основных функций системы и состоит из следующих модулей: · модуль «Регистрац ия» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, вк лючая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить с вязи между документами, а так же передать документ в модуль «Исполнение» ; · модуль «Исполнение» обеспечива ет исполнение документа, включая вынесения по документу поручений, офор мление отчетов исполнителей, списание документа в дело; · модуль «Поиск» обеспечивает поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необхо димо в том случае , если пользователь не знает, в како й картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут бы ть использованы как инструмент контроля исполнени я документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, ф ормирование списка не исполненных данным должностным лицом документов ); · модуль «Рее стр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, вклю чая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки; Подсисте ма «Отчетные формы» формирует спи сок в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформля ет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается форм ирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольны х документов, сводки напоминания об исполнение контрольных документов и т.д. Подсистемой «Справочники» реализуется функции обслуживания справочников системы, таких как справочник организацион ной структуры учреждения, правил делопроизводства и др. Подсистема «Администрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого польз ователя определяются персональный идентификатор и пароль, права досту па к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования Э ЦП и шифрования. Заключение В результате рассмотрения этих двух автоматизиро ванных систем ДОУ можно сделать вывод о характеристике осуществления к ачественного анализа, определить перечень основных параметров, выбрат ь шкалы их измерения. В результате выполненного ана лиза необходимо сделать следующие основные выводы: - организациям осуществлять внедрение только гото вых тиражно-заказных систем, из числа предлагаемых на российском рынке, с последующим гарантийным и после гарантийным обслуживанием. Предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные систем ы документационного обеспечения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой пред метной области и имеющей достаточное количество ус пешных практических внедрений. Это гарантирует на дежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения системы, р еализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработ чик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать миро вые тенденции развития АС ДОУ; - АС ДОУ должны быть системообразующим фактором построения корпоративн ой информационной системы, или органично вписываться в уже существующу ю автоматизированную систему. В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные прин ципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наим енований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Бол ее того классификаторы обязаны быть едины со всем в нешним окружением, с которым орган изация взаимодействует, так как это является необходимым условием созд ания единого информационного пространства. Использование классификат ора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе р еформирования организационных структур позволит осуществлять ретрос пективный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопрее мника любого документа на любом промежутке времени; -служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ ориентиров аться не только на улучшение работ ы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деяте льности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для по вышения качества принимаемых решений и создаваемы х документов. Фактически АС ДОУ должна обеспечить не только повт орное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможности коллективной работы служб делопроизводс тва, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных л иц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества прин имаемых решений и создаваемых документов. Внедрение электронного документооборота и активн ое включение в автоматизированную обработку документов участников дел опроизводственного процесса повысит исполнительскую дисциплину, опер ативность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов. Список литературы 1. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. « Бизнес ПРО». 2. Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения упра вления» справочник . РОО «Гильдия управляющих Доку ментацией»2005. 3. «Руководство пользователя. АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Разговаривают двое богатых евреев, один из которых приобрел себе дом, а другой только собирается это сделать. Первый говорит:
- Когда я был в агентстве, видел один хороший домик, как раз для тебя. Потратишь на него всего 600.000 долларов + еще 30.000 на агентство.
- Правда? Тогда я, пожалуй, куплю только агентство.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по информатике и информационным технологиям "Автоматизированная система документационного обеспечения управления", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru