Реферат: Автоматизация регистрации документов - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Автоматизация регистрации документов

Банк рефератов / Информатика, информационные технологии

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 31 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

23 Введение 2 1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечен ия деятельности организации 4 2. Формы автоматизации регистрации документов 8 3. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота 13 4. Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизвод ства и документооборота на современном этапе. 18 Заключение 22 Список использованной литературы 23 Введение В любой сфере обществ енной деятельности особое значение для целей управления имеет информа ция, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Система документооборота является технологической основой деятельно сти компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эфф ективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение об служивания граждан государственным либо муниципальным учреждением ил и повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия. Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для со здания автоматизированной технологии документооборота, имеет достато чно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексн ых систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждог о документа с момента его появления в организации, а также регламентиров анное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Са ма идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вп олне адекватна современным мировым реалиям управления с использование м компьютерных сетей. Использование компьютерных технологий ускоряет до кументооборот, пов ышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управле ние организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказатьс я от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра ции докум ентов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистри руемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматиз ации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать нов ые технологии для автоматизации регистрации документов. 1. Регистрация д окументов как один из видов документационного обеспечения деятельност и организации В последние годы наряду с термином «де лопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечен ие деятельности организации». Возникновение его связа но с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подхо д ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив ному внедрению в сферу раб оты с документами средств вычислительной техн ики и современных информационных технологий со здания, сбора, обрабо тки, накопления, хранени я, поиска и исполь зования информации . Одна из важнейших функций систем документационного об еспечения - функция учета документов. У чет документов обеспечивается их регистрацией-запись ю учетных данных о документе по установленной форе, фик сирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистра ция позволяет осу ществлять контроль исполнения докум ентов, вести поиск документов по запросам подра зделений и работников учрежд ения. Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа ющая в ор ганизацию. Регистрируют документы, поступа ющие из вышестоящих федерал ьных и местных государ ственных органов и направляемые им в их адрес. Рег ист рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внут ренние документы, предложе ния, заявления и жалобы граждан, договоры, кор респон денция от других организаций, требующая решения или ответа, мате риалы постоянного срока хранения. Регистри руется ценная и заказная кор респонденция. На документы, не подлежащие регистрации, состав ляется специальный пере чень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со ставляет секре тарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель орга низации. На практике в настоящее время находят применение три систе мы регистрации документов: - централизованная, при которой регистрация в сех документов организации производится в журналах в служ бе ДОУ или у с екретаря-референта; - децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляет ся в журналах в структурных подраз делениях секретарями подразделений; - смешанная, сочетающая в себе элементы цент рализованной и децентрализ ованной систем. Практика показывает, что наиболее эффективной сре ди рассматриваемых в ыше является последняя, смешанная система. При этом централизованно рег истрируется документация, поступающая из федеральных и местных органо в власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (пр иказы по основной деятельнос ти и личному составу, протоколы, акты, докла дные за писки и др.), а также предложения и жалобы граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответ ствующих стру ктурных подразделениях. Важнейшим принципом регистрации документов яв ляется однократность. К аждый документ должен регис трироваться в организации только один раз. В практической деятельности служб документационного обеспечения наиб ольшее распространение получили две формы регистрации доку ментов - журнальная и карточная. Журнальная форма может быть использована эффек тивно в организациях с н ебольшим объемом документо оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен тов; документов конфиденциал ьного характера. Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо гут учитываться в жу рналах учета приказов по организа ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она им еет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регис трации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделе ние. Поиск информации при журнальной фор ме усложнен, поскольку инициат ивный документ, напри мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на нег о в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо ты в архиве. Использование автоматического дублирования тради ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур налы) исправляет перечисленные недостат ки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной яв ляется карточная форма регистра ции. Карточная регистрация всех категорий документов осу ществляется на ед иной по форме регистрационной карточ ке. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определя ется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подр азделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролиро вать ся. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность на хождения документа или группы документов и одновременно сокращает тру до емкость процесса регистрации по сравнению с журналь ной формой. Условием успешной деятельности службы ДОУ (сек ретаря-референта) в обла сти информационно-справочной работы является создание справочной карт отеки, в которой регистрационные карточки рас положены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у к ого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый докум ент, а также в каком документе нахо дится конкретная информация по нужно му вопросу. Карточки группируют в картотеке по признакам, кото рые полностью завися т от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с е е помощью. Контроль за исполнением документов и принятых ре шений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контро лируемых докумен тов. Действия по контролю заключаются в обязательном у чете определенных категорий документов, в соответствии с разработанны м в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систем атическом наблюде нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо собствующих своевременному исполнению . Под текущим контролем понимают ежедневную под готовку сведений о докум ентах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт еже дневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис пол нения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключае тся в своевременном за 2-3 дня пре дупреждении сотрудника о не обходимости решения порученного ему вопро са. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исп олнить поручение, об этом также докладывает ся руководителю. Текущий и п редупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руко водителя. Документы с длительным сроком исполнения (напри мер, договор) контролир уются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регис трационную кар точку. Документ считается исполненным, если решены по ставленные в нем вопросы , выполнены поручения, кор респонденту дан ответ по существу дела, в карто чке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удос товеренн ая подписью ответственного исполнителя, и кар точка поступила секретар ю-референту или в подразделе ние службы ДОУ, осуществляющее контроль. В р егист рационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения д окумента и указывается номер дела по но менклатуре, в которое подшит исп олненный документ. Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контрол я является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных докум ентов по отдельным подразделениям или по организации в целом. 2. Формы автомат изации регистрации документов В последние годы произошло переосмысление роли элект ронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественн о как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще ра ссматривают как инструментарий управления знаниями и как средство инт еграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых соз даются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработ ки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные про цессы организации должны быть строго структурированы и формализирован ы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных с истем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланирова ть выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным марш рутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям оп ределенной свободы в принятии решения на своем уровне. Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управ ления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых док ументов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, ум еющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документоо боротом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документам и на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к друго му с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменени й и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут вст речаться функции другого класса. Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя я вляются следующие: - программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск докуме нтов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»); - поддержка распределенной обработки информации; - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимал ьное число пользователей; число уровней вложенности структур); - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложения ми; - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы до кументов; поддержка работы с составными документами и несколькими верс иями документа; связи документов (один документ может быть ответом на др угой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совм естное использование электронных и обычных (бумажных) документов); - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или нес колькими) документами; - возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршруто в); - возможности контроля за прохождением документов; - наличие системы оповещения должностных лиц; - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (наприм ер, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации) ; наличие русифицированного интерфейса; - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты; - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения доку ментов; - ориентированность на отечественную концепцию документооборота. С точки зрения системы автоматизации регист рации документов, документ, как правило, распадается на тело доку мента - файл (файлы), вся содер жательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз в одства, и регистрационную карточку, содержащую все ре квизиты документа , с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, докум ент может оставать ся в бумажной форме. Компьютеризация делопроизводственных процессов позв олила заменить ручную карточную форму регистра ции документов на совре менную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство програм м пост роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран ком пьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: - внести значительно больше све дений о документах, учитывающих специфику организации; - организовать децентрализованную (на рабочих мес тах) регистрацию доку ментов непосредственно в структур ных подразделениях с объединением с ведений в докумен тах в единой базе да нных организации: - организовать на основе базы данных информацион но-справочную работу; - организовать эффективный контроль за исполнени ем документов. Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входя щих, исходящих и внутренних докумен тов имеют небольшие отличия, но внос имые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб щенный по иск сведений по всем документам органи зации. После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. А втор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Ос тал ьная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сот рудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном со труднике вносятся в регистрационную карточку. С внедрением автомати зированных систем регистра ции документов значительно расширились во зможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизи рован ная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, вклю ченных в регистрационную кар точку документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем са мым заложить основы информацион но-поисковой системы организации по вс ем документам. Поиск сведений по конкретному документу может вы полняться по неисполн енным и исполненным докумен там, по всей оперативной базе данных текуще го года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по кон кретному документу на эк ран выводится, а затем распеча тывается соответствующая регистрационн ая форма. Резуль таты поиска информации по группе документов выводят ся на экран в табличной форме, а также при необходимо сти распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по ис полненному соответстве нно показывают, у какого испол нителя находится документ или в какое дел о данный до кумент подшит. В настоящее время во многих организациях внедряет ся или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка док умента на контроль происходит авто матически при заполнении соответст вующего поля. Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк ран и распечатки спи ска документов, срок исполнения ко торых истекает сегодня. Спе циальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позвол яют выводить на экран спис ки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д. Аналитические справки по установленной форме мо гут автом атически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводить ся на компью тер руководителя. Аналитичес кие справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельн ых со трудников и организации в целом. При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на раб очих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях и ли секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматиза ции документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же карто теки или журналы, пусть и в ином качестве. Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компь ютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом с лучае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразд елениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сет и, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организа ции. Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинут ые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и органи зовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем бо льшее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, ч тобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в к отором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осущест вляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации т рудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный ко нтроль над документационной деятельностью организации в реальном масш табе времени. 3. Функции систе м автоматизации делопроизводства и документооборота Изучая основные функц ии систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минима льный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов. В первую очередь это возможность создания документа Документ может создаваться либо самостоятельно в соотв етствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовле нных шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию док умента. Для каждого учетного документа формируется рег истрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о докум енте. Система можт регистрировать как созданные непосредственно в ней д окументы, ак и импортированные извне. Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том слу чае, если он пишет по разным вопросам. Система поддерживае т технологии регистрации, обработки и контроля распор ядительных документов : внешних – постановлений, указо в, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказ ов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, пе реписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. Позволяет формироват ь рабочие папки пользователя Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенн ым признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка н а него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмен иваться ими с другими пользователями. Система осуществляет контроль исполнения докуентов. Реализуется контрол ь исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централиз ованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении кон трольных документов. При контроле исполнения распорядительных докумен тов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункт ы. Обработка и хранение собственно документов К регистрационной карточке может быть «прикреп лено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерно й форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Сис тема должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сво дить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный до кумент. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управлени е бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но и х тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудн ика перемещается на его рабочий стол). Работа с взаимосвязанными документами Поддерживается возможность установления ссылок между регистрац ионными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или д ополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можн о просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии ка рточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интере сующей карточке. Движение документов, ввод резолюций и замечаний Механизм движения документов обеспечивает обработку и пер едачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполн ении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко зад анной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списан ия в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки. Поддержка вложенных подсистем. В сист ему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с св оими функциями (учет, контроль, движение документов и др.) Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним докуме нтом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов». Учет номерных документов, формирован ие отчетности. Распределенная обработка, отправка документов по поч те. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположен ия рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видо в связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусма тривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и лична я переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система п озволяет формировать списки рассылки. Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web - сервер делопрои зводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документа м с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet ( Intranet ). Пользователю предоставляется возможность для формирования зап роса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в сис теме. Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поис ка документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не толь ко в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе. Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Докуме нты из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ адми нистрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и вос становления документов, устанавливать права доступа к архивам. Списание документа в дело По завершен ии работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо пере дается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правила ми архивного хранения, принятыми на предприятии. В автома тизированной системе списание документа в дело осуществляется путем з анесения в регистрационную карточку соответствующей записи. Ведение и автоматическое обновление словарей и справ очников. К справочникам системы относятся: пользовател и, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы докум ентов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассы лки. В некоторых системах можно самостоятельно создават ь новые таблицы справочников. Обеспечение автоматизации справочно-аналитической р аботы. В системе формируются типовые отчеты и графики (с правки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность за гружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действ ия системы, действия пользователей. Регламентация прав доступа. Права пол ьзователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и док ументам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данно му пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело , снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений мо жно дать возможность работать только с документами своего подразделен ия. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или досту пны только для просмотра. Делегирование права подписи. В систем е предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на докумен ты. При необходимости возможно делегирование права подписания одного д окумента или настройка автоматического делегирования для всех докуме нтов, поступающих на подпись к руководителю. Защита информации. Каждое рабочее мес то может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступ а к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом сист ема должна соответствовать существующей делопроизводственной практи ке, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его п ервичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государс твенную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые треб ования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо об еспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защит ы информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать е е использование с уже действующими стандартами безопасности. 4. Вопросы практ ического применения систем автоматизации делопроизводства и документ ооборота на современном этапе. Внедрение АС ДОУ им еет следующие ярко выраженные положительные стороны: 1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифи цированная, формализованная и строго регламентированная технология де лопроизводства. 2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможност ь ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять ан ализ и управление документационной деятельностью. 3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный оф ис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управ ляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации. 4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем с трого формализованной и строго документированной технологической инф ормации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшае тся зависимость организации от персонала как физического носителя тех нологических знаний и правил работы с документами. 4. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при органи зации электронного документооборота. 5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однак о, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать доп олнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сокр атиться в несколько раз. 6. Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного э лектронного документооборота между организациями, поскольку полность ю отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных до кументов, а затем - в повторном вводе реквизитов и текстов полученных док ументов. При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую о чередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное колич ество компьютеров и компьютерных сетей в организациях. Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроиз водственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, та к и руководителей и - особенно - специалистов, отвечающих за информационн ые технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельност и организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети и спользуются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управлени я организацией, к которым, в первую очередь, относится управление докуме нтационной деятельностью. В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате прих одится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возн икает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия меж ду различными организациями. За рубежом проекты типа «электронного пра вительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в дей ствие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированны х решений. И тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервати вному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации р азличного рода инноваций в этой области. Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делоп роизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного уч ета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятель но в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих р уководителей. Таким образом, организация может динамично перестраиват ь свою структуру без потери управляемости. Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к ру ководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет ру ководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность сво их сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко сниж ают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет н аправлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять по ручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохожд ением самого поручения, так и за его исполнением. Появляются предпосылки для организации электронного документооборот а в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенна я система будет работать как с данными о прохождении и исполнении докуме нтов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими эле ктронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электр онных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на кач ественно новый уровень работы с документами. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью под разделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников . АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сот рудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при нал ичии линий связи). АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления р есурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат ли шь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то врем я как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управ ления, в том числе связанного с бизнес-процессами. АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распозна вания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, п риема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования докум ентов и т.д. Заключение Регистрация документов - это фиксация факта создания или посту пления документа путем проставления на нем индекса с последующей запис ью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации доку ментов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные п рограммные комплексы автоматизации делопроизводства и документообор ота. Помимо собственно регистрационно – учетных функций, они обслужива ют весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в д окументах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельно сти организации, предоставляют возможность поиска любого документа о э лемента содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки. И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно н а стадии регистрации документов средствами автоматической системы. По скольку любой программный комплекс способен производить лишь обработк у веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном вве дении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте докумен та вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец в случае баналь ных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельн о исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при ввод е информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизво дства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организу ющего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме то го, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организ ации. Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подгот овки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно о беспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документ ами; эффект за счет унификации документационной деятельности организа ции и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыт а персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создани е единого документального пространства, и полный контроль за регистрац ией и движением документов и исполнительской дисциплиной. Список использ ованной литературы 1. Автоматизация регистра ции документов новы е возмжности программных средств. // Бухгалтер. – 2003 г. – №1. 2. Алексенцев А.И. Автомати зация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г. 3. Андреева В.И. Делопроизв одство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г . 4. Баласанян В. Концепция а втоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. - №1. 5. Барановский В.П. Автомат изация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2004 г. 6. Григорьев С.В. Автоматиз ация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др. - М. Технология, 2004 г. 7. Кирсанова М.В. Курс делоп роизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие .-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2005 г. 8. Электронный документоо борот. – М. Новый век , 2001 г.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Повторяю еще раз, для того чтобы бороться с коррупцией, прежде всего самому нужно быть кристально чистым, — подчеркнул президент, - Я же вот в эту борьбу не лезу!
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по информатике и информационным технологиям "Автоматизация регистрации документов", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru