Реферат: Пакет Microsoft Access - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Пакет Microsoft Access

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 266 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

MICROSOFT ACCESS 1. ВВЕДЕНИЕ. Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько основных понятий. Данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом информация . Существуют по крайней мере три модели данных : иерархическая , сетевая , реляционная . Модел и данных - представление данных и их взаимосвязей , описывающих понятия проблемной среды . Модели данных используются как для концептуального , так и для логического и физического представления данных. В данной работе мы будем рассматривать только логическое представление данных , т.е . с точки зрения прикладного программиста и пользователя . С их точки зрения данные делятся на записи , те в свою очередь делятся на поля , и между полями , а так же и между записями могут быть установлены различные связи. Поле - осно вной и минимальный элемент данных . Запись - несколько полей . Связи - логические взаимосвязи между записями или полями . Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей одна из которых определена как корневая . Примером иерархической модел и могут служить деревья / Дерево - ориентированный граф (граф - пара множеств , одно из которых описывает множество вершин , а другое множество связей между ними ) где все вершины , кроме корня , находятся в голове только одной дуги , корень не находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева . Между записями в иерархии могут быть определены связи : “ один ко многим ” , или “ один к одному ” , где запись соответствующая элементу “ один ” указанной связи , определяется как исходная , а соответствующая элементу “ мно го ” - как порожденная. Сетевая модель подобна иерархической , но является более общей моделью , в том смысле , что между записями присутствуют связи “ много ко многим ” и “ много к одному ” , а так же здесь нет корневого узла , т.е . любая запись может быть корневой. Сетевая модель : Где КЛИЕНТ , ЗАКАЗ , ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями , НОМЕР , ФАМИЛИЯ , ИМЯ , ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ , линиями показаны связи. Реляционная модель данных являетс я одним из самых простых видов представления информации и самой легкой концепцией для понимания . Эта модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы , чаше всего двухмерные . Таблицы такого вида называются отношениями ( реляциями ) и каждая таблица пр едставляет собой отдельный файл. Каждая таблица состоит из столбов , строк каждому столбцу присвоено однозначное имя , один элемент столбца называется полем , а строка называется записью . Данный пример показывает , что и сетевая модель , и иерархическая могут б ыть приведены к реляционной. Структурированные таким образом данные могут хранится в ЭВМ в виде Баз Данных . База данных может быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки и хранения данных , которые могут использоваться одним или несколькими пользователями. В зависимости от рассмотренных выше моделей данных базы данных могут быть иерархическим , сетевыми и реляциоными . Дальше мы будем рассматривать только реляционные базы данных. С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД . СУБД ( система управления базами данных ) - программа которая управляет данными , осуществляет хранение , извлечение , поиск , редактирование информации хранимой в базе данных . СУБД также подразделяются на иерархические , сетевые и реляцион ые в зависимости от данных которые они обрабатывают . Существуют множество различных СУБД : IMS, СЕТОР , ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS . 2. MICROSOFT ACCESS. Несколько слов о ... Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД ( relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа , которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений , которые Вы установили . Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши . Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток . Все это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов ( Object Linking and Embeding ) в рамках сре ды WINDOWS . OLE - объект представляет собой ссылку на определенную информацию , которая остается в своей первоначальной форме . OLE-объектом может быть EXCEL - таблица , Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл. Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования . Это обучающая система , предоставляющая пользователю рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач . При знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том , что следует делать далее. Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов . К примеру , можно прямо обращаться к базам данных dBASE , Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат , используемый Access . В состав пакета A ccess также входит язык Access Basic ( встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных. Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access . Основными понятиями или объек тами этой системы являются : таблицы , запросы , формуляры , отчеты , макросы и модули . И конечно же главным понятием будет база данных ( database ). База данных это набор данных , который связан с определенной темой или назначением . Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл , который содержит все таблицы , запросы , формуляры , отчеты и другие объекты , которые помогают Вам использовать информацию в базе данных . Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги : Активизируйте о кно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New Database ( или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database и автоматически дает имя Вашей базе данных , которое Вы можете заменить. В строке File Name , напечатайте Ваш вариант имени базы данных . Оно может содержать до 8 символов без пробелов . Microsoft Access автоматически добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных , если Вы этого не сделали. Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте выберите соответствующую директорию в списке директорий Directories list . Нажмите на кнопку OK . Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных Database window . Окно Базы данных : Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и выполнять операции с ними . Но с базой данных можно выполнять операции как с неделимым образованием . Все операции такого рода - операции управления б азой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access или в окне базы данных . Например , операция открытия базы данных включает следующие шаги : Если необходимо , активизируйте Microsoft Access . Из меню File выберите директиву Open Database ( или щел кните кнопкой Open Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно Open Database . В строке File Name выберите соответствующее имя базы данных , предварительно выбрав соответствующую директорию в списке директорий Directories lis t и соответствующий накопитель в строке Drives . Нажмите на кнопку OK . Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных . При открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг пользователей , им еющих доступ к базе данных только собственной персоной . Такие ограничения могут оказаться полезными , если база данных эксплуатируется в многопользовательской системе . Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты , но не измен я ть их , то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор Read Only ( только чтение ). Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей , то при открытии базы данных необходи мо установить опцию Exlusive ( исключительные права ). Базу данных можно подвергнуть сжатию , для этого необходимо выбрать в меню File директиву Compact Database ( сжать базу данных ). Access создает копию базы данных и по-новому размещает ее на диске . После вы бора сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия ( Database to Compact Into ), в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных . Если используется то же самое имя , и база данных оказывается успешно сжа той , то по завершении сжатия Access автоматически уничтожает исходную (несжатую ) версию. Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от просмотра . Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database ( расшифровать - Decrypt Database ). В появившемся диалоговом окне выберите подлежащую шифрованию /дешифрованию базу данных и щелкните на кнопке OK . В результате откроется диалоговое окно целевого файла , где следует указать имя файла , в который будет помещен результат шифрования /дешифрования . Е сли используется то же самое имя и база данных была успешно зашифрована /расшифрована , то Access автоматически заменяет оригинальный файл на полученный в результате преобразования. В некоторых ситуациях база данных может оказаться поврежденной . Для восстано вления базы данных служит директива Repair Database ( восстановить базу данных ) в меню File . Эту операцию рекомендуется применять в целях профилактики так как Access не замечает , что база данных была повреждена . В диалоговом окне ремонта нужно ввести имя , д иректорию и накопитель поврежденной ( или подозреваемой в повреждении ) базы данных и нажать кнопку OK. После этого Access займется “починкой” заданной базы данных и спасет то , что еще можно спасти. Если пользователь закончил работу с базой данных , то ее след ует закрыть . Для этого : Активизируйте окно базы данных , если это необходимо. В меню File выберите директиву Close Database . Можно закрыть базу данных и с помощью двойного щелчка мышью на кнопке вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш ( Ctrl + F4 ). Таблицы. Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение , т.е . создание объектов и присвоение последним необходимых свойств . Какого бы типа ни были Ваши данные , Вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах . Таким образо м , первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы. ТАБЛИЦА - это набор записей (строк таблицы ), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы ), в которых хранится информация и составляющая , собственно , содержание базы данных. Таблицы являются основной формой представления информации , содержащейся в базе данных . Без таблицы нельзя спроектировать формуляр , на базе таблиц составляются запросы и отчеты . Создать таблицу можно двумя способами : С помощью Конструктора таблиц . В окне базы данных щелкни те на кнопке Table . Выберите кнопку New в окне базы данных. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table . Выберите кнопку TableWizards ( Конструктора таблиц ). В диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в Вашей таблице . Бе з помощи Конструктора . В окне базы данных щелкните на кнопке Table ( или выберите директиву Tables в меню View ). Нажмите кнопку New в окне базы данных. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table . Нажмите кнопку New Table . Microsoft Access открое т пустое окно проектирования таблицы . Оно будет выглядеть так : В этом окне задаются характеристики полей , составляющих запись ( блок данных ) базы , т.е . вводится спецификация записи . В ниж ней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях. Каждому полю , включаемому в запись , приписывается тип данных , определяющий вид информации , которая будет храниться в данном поле . Тип данных вносится в колонку Data Type , причем его можно выбрать из списка доступных типов. Access различает следующие типы данных полей : Text Текстовые поля содержат текст , длина которого не может быть более 255 символов . Реальная длина поля устанавливается с помощью парамет ра Field Size ( размер поля ). Memo В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов . Поля этого типа данных не могут индексироваться. Number Числовые поля содержат произвольные числовые значению . Диапазон допустимых значений определяется параметром Fi eld Size ( размер поля ). Date/Time Поля даты /времени содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года. Currency В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой. Counter Поле счетчика содержит число , которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных . Yes/No В таких полях сохраняются значения Да или Нет . Поля данного типа не могут индексироваться. OLE Object В OLE - пол ях помещаются объекты , такие как , например , Excel-таблица или Microsoft Draw - графика , обработанные OLE - сервером . Размер поля может быть до 128 МБ . Поля данного типа не могут индексироваться. Характеристики каждого поля определяются рядом параметров (сво йств ). Эти параметры объявляют способы обработки , сохранения и индикации данных . Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в нижней части окна таблицы . Набор характеризующих поле параметров зависит от типа данных , выбранного по л ьзователем для данного поля. Field Size Размер поля устанавливает максимальную длину текстового поля или способ представления чисел в поле типа Number . Format Формат определяет способ представления данных . Наряду с предопределенными форматами допускается и спользование собственных форматов пользователя. Decimal Places Десятичные разряды устанавливают количество разрядов справа от десятичной запятой. Caption Заголовок определяет надпись , которая будет использоваться в качестве наименования поля в формуляре ил и отчете . Если для этого параметра не будет задано никакое значение , то в качестве надписи будет по умолчанию использовано имя поля. Default Value Значение по умолчанию устанавливает значение , которое будет автоматически введено в поле при генерации блока данных. Validation Rule Ограничение ввода - правило , ограничивающее допустимые для ввода в поле данные. Validation Text Сообщение о нарушении - текст возникающий при попытке ввести в поле данные , не удовлетворяющие правилу , сформулированному в Validation Rule . Indexed Признак индексирования. В готовую спецификацию можно вносить изменения . В частности , можно изменять параметры отдельных полей , добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние . Но при этом следует постараться внести все исп равления в спецификацию до начала заполнения базы данных , т.к . попытка изменить параметры полей , заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных. Переупорядочение полей : Выберите поле , подлежащее переразмещению , щелкнув кнопкой мыши в с електорной колонке , расположенной на левом краю окна таблицы. Щелкните в селекторной колонке опять и удерживая правую кнопку мыши нажатой перетащите указатель мыши в нужную позицию. Microsoft Access расположит маркированное Вами поле в новом месте. Удалени е полей. Откройте таблицу в режиме проектирования. Маркируйте подлежащее удалению поле , щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке .( Или используйте клавиши управления курсором и подведя указатель к соответствующему полю нажмите комбинацию клавиш Shift+Spac ebar ). Из меню Edit выберите директиву Delete Row ( или нажмите кнопку Delete Row в строке пиктограмм ) . Microsoft Access удалит поле и все его данные из Вашей таблицы. Вставка полей. Установите указатель строки к полю , над которым Вы бы хотели разместить но вое поле , с помощью мыши или клавишами управления курсором. Из меню Edit выберите директиву Insert Row ( или выберите кнопку Insert Row в строке пиктограмм ) . Microsoft Access вставит пустое поле над текущей строкой. Microsoft Access работает наиболее эффект ивно , если Вы определили первичный ключ . Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей , которые однозначно идентифицируют каждую запись в Вашей таблице . Вам следует всегда определять первичный ключ т.к . при этом таблица имеет следующие пре и мущества : м icrosoft Access автоматически создает индекс для первичного ключа . Этот индекс ускоряет процессы запросов и другие операции. Когда Вы просматриваете записи, Microsoft Access покажет их упорядоченными по первичному ключу по умолчанию. Когда Вы до бавляете данные к Вашей таблице , Access не позволит хранить данные с одним и тем же значением первичного ключа . Поэтому Вы можете быть уверены ,что каждая запись уникальна. Установка первичного ключа. Маркируйте поле , которое Вы хотите использовать в качес тве первичного ключа . Для объявления нескольких полей первичным ключом , удерживая клавишу Ctrl маркируйте все необходимые поля. В меню Edit выберите директиву Set Primary Key ( или нажмите кнопку Set Primary Key в строке пиктограмм ). У полей определенных ка к первичный ключ слева от строки добавится идентификатор в виде ключа. В Access-таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими программами . При встраивании объекта Access сохраняет объект в таблице . Двойным щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа , с помощью которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте . После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме бу д ет сохранен в таблице . Объект следует встраивать только в том случае , если его необходимо обрабатывать не покидая Access . Обычно речь идет об объекте , который должен стать фиксированной составной частью базы данных , но его нельзя изготовить прямо в Access , например , Paintbrush-иллюстрация на странице Access-отчета . Если же объект , порожденный другой прикладной программой , связывается с Access-таблицей без встраивания , то объект сохраняется не в таблице , а в отдельном файле , причем формат этого файла опреде ляется прикладной программой , с помощью которой объект был создан . В момент загрузки и открытия таблицы Access связывается с этим файлом , извлекает его содержимое и вставляет его в таблицу . Связывание объектов (а не встраивание ) рекомендуется в тех случаях , когда в Access-базу необходимо включить объект , не подлежащий изменению при работе с Access . Например , речь может идти о таблице счетов , обрабатываемой Excel и используемой в нескольких Access-базах . Наличие связи этих баз с одним и тем же Excel-файлом г арантирует наличие последней версии таблицы счетов во всех этих базах . Преимущество связи заключается в том , что один оригинальный объект можно связать с несколькими Access-таблицами , и при этом его не нужно многократно подвергать сохранению. Встраивание о бъектов. В меню Edit обратитесь к директиве Insert Object ( Эта директива будет доступна в том случае , если в спецификации таблицы активному в данный момент полю был присвоен тип OLE Object .) В списке Object Type выберите необходимую Вам , поддерживающую OLE интерфейс прикладную программу. Если объект уже существует , щелкните мышью на кнопке File , чтобы открыть диалоговое окно Insert Object from File . Выберите нужный файл и нажмите кнопку OK . Связывание объектов. В меню Edit выберите директиву Past Link . ( Однако эта директива становится доступной лишь после того , как подлежащий связыванию объект будет скопирован , т.е . помещен в буфер обмена Clipboard .) Нажмите кнопку OK . Access позволяет создавать реляционные базы данных . В реляционной базе данных пользов атель может описать отношения между несколькими таблицами . Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов , формуляров и отчетов , базирующихся на нескольких таблицах. Установка связи между таблицами. В меню Edit выберите директиву Relationships , или щелкните мышью на кнопке Relationships в строке пиктограмм . Откроется окно Relationships , затем окно Add Table . Если окно Add Table не появилось , выберите соответствующую директиву в окне Relationships. В строке Tabl e/Query выберите таблицу для которой вы хотите создать связь . Для выбора более чем одной таблицы одновременно , удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы . Чтобы выбрать все или блок таблиц отметьте первую таблицу , а затем удерживая клавишу Shi ft укажите последнюю , нажмите кнопку Add . Вы также можете добавлять таблицы перетаскивая их с помощью мыши из окна базы данных в окно отношений. Теперь с помощью мыши перетащите поля первичного ключа первичной таблицы в соответствующее положение в связывае мой таблице . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Relationships . Проверьте имена полей подлежащих связыванию , отредактируйте при необходимости . Установите соответствующие опции , например , тип отношения : One ( один к одному ) или Many ( один ко многим ). Нажми те кнопку Create . Связанные таблицы , например , могут выглядеть так : Таблицы , находящиеся в базе данных , созданной другой программой , можно импортировать в Access , также можно и экспортиров ать Access-таблицы , сохраняя их в форматах , понятных другим прикладным программам управления базами данных . Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или экспорту , необходимо совершить соответствующие установки импорта или экспорта. Установка опци й импорта /экспорта. В меню File выберите директиву Import|Export Setup Проще всего выбрать уже существующую спецификацию из списка Specification Name, и отредактировать ее при необходимости. Если Вы будете использовать свою собственную спецификацию неоднок ратно , нажмите кнопку Save as и впишите имя , нажмите OK . Нажмите OK . Импортирование таблиц. В меню File выберите директиву Import или нажмите кнопку Import в строке пиктограмм. В диалоговом окне импорта из списка Data Source выберите нужный формат файла ба зы данных . Он может быть типа : - Собственный формат - Текст с символом - разделителем между полями - Текст с фиксированным форматом полей - Таблицы Microsoft Excel - Таблицы Lotus 1-2-3 или 1-2-3/W - Базы данных Paradox - Файлы dBASE iii или iv - Btrieve ( с файлом словаря Xtrieve ) - Microsoft SQL -сервер Нажмите кнопку OK . Появится диалоговое окно для выбора импортируемого файла. Выберите нужный файл , нажмите кнопку Import . Microsoft Access выдаст сообщение о результате импортирования . Экспортирование та блиц. В меню File выберите директиву Export или нажмите кнопку Export в строке пиктограмм .( Первоначально нужно активизировать Базу данных из которой Вы хотите экспортировать таблицу ). В диалоговом окне экспорта из списка Data Source выберите нужный формат файла базы данных , куда Вы хотите экспортировать таблицу . Он может быть типа : - таблицы Microsoft Access - базы данных Paradox - файлы dBASE iii или iv - Btrieve ( с файлом словаря Xtrieve ) - Microsoft SQL-сервер Нажмите кнопку OK . В зависимости от выбранно го формата появится соответствующее диалоговое окно для выбора таблиц из базы-источника , а затем диалоговое окно для выбора файла назначения. Выберите соответствующие спецификации и выполните экспортирование. Microsoft Access выдаст сообщение о результате экспортирования . Запросы. Запрос можно представить себе как точку зрения на данные , включенные в таблицу . Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных . Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию , т.е . ту , которая соответствует о пределенному критерию (условию ) и нужна для решения конкретной задачи . Например , Вам может понадобится информация о поставщиках и поставляемых ими товарах . Вы можете создать запрос типа “Какие товары поставляют московские поставщики” или “Кто из петербургс к их поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию” . Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset . В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы (или нескольких таблиц ) блоки дан ных , которые удовлетворяют критериям запроса . Dynaset - динамический , временный набор данных , поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных. Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования з апросов . Вы можете : Выбрать поля , Вам не надо включать все поля таблицы в запрос. Выбрать записи , Вы можете специфицировать запрос таким образом что получите данные определенного вида . Например , цены на товары за определенный месяц . Отсортировать записи , Вы можете просматривать записи в определенном порядке . Например , Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке. Запрашивать данные из нескольких таблиц , данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещ енные данные . Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных , таких как Microsoft FoxPro , Paradox , dBASE , Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-серверы . Выполнять вычисления , Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислени й . Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров , отчетов и других запросов . Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет , Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц . Вы также сможете модифицировать сущес твующие данные прямо в формуляре основанном на запросе. Изменять данные в таблицах , Вы можете обновлять , удалять , добавлять группы записей все сразу . Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц. Выделяют два типа за просов : QBE-запросы ( Query by Example -Запрос по образцу ). Пользователь дает им определения , специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок (образцов ). SQL - запросы ( Structured Query Language -Структурированный язык запр осов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций , выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос . Обратная операция тоже не составляет труда . Вообще для Access безразлично , с каким типом запро са работает пользователь. Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов . Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов : Запросы кросс-таблиц . Представляют Ваши данные в компактном суммированном формате. Запросы нахождения дубли катов . Находят дубликатные записи в выбранной Вами таблице или запросе. Запросы нахождения несоответствия . Находят все записи в таблице которые не связаны с записями в другой таблице. Запросы архивов . Копируют записи из существующей таблицы в новую и затем удаляют (по желанию ) эти записи из таблицы оригинала. Но для большинства общеиспользуемых запросов не нужна помощь Конструктора запросов. Создание запроса без помощи Конструктора запросов В окне базы данных нажмите кнопку Query . Нажмите кнопку New . Micros oft Access выдаст диалоговое окно New Query . Нажмите кнопку New . Откроется окно Select Query . Если Ваш запрос основывается на таблицах активизируйте индикатор Tables на панели View . Если на запросах - активизируйте Queries , если на обоих типах объектов выб ерите Both . В списке Table / Query выберите необходимые для запроса источники . Для выбора более чем одной таблицы /запроса одновременно , удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы /запросы . Чтобы выбрать все или блок отметьте первый пункт , а зат ем удерживая клавишу Shift укажите последний . Нажмите кнопку Add . Нажмите кнопку Close . Окно проектирования QBE-запроса и сам QBE-запроса может выглядеть так : Критерии о тбора - это инструкции , посредством которых пользователь сообщает Access ,какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset . Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса. Спецификация критерия запроса отбора. В ойдите в режим проектирования запроса , для этого из меню View выберите директиву Query Design или щелкните мышью на кнопке Design View в пиктографическом меню. В нижней части окна проектирования , в строке Criteria в ячейке Category Name введите выражение к ритерия отбора. После того как выражение введено и нажата клавиша ввода , Access проверяет корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует запись по этим правилам. Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений с бло ками данных . Он может задать в каждом поле некоторую функцию , обрабатывающую содержимое этого поля . Результат обработки выдается в Dynaset . Функция обработки задается в строке Total , которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческ ой литерой “ сигма ” . Саму функцию можно выбрать в этой строке , развернув список возможных значений. После того как запрос спроектирован , его можно выполнить , щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query дирек тиву Run . Access индицирует отобранные по запросу в Dynaset блоки в виде таблицы. С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы . Этот же яз ык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций , в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций . Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме проектирования , выб ирая необходимые поля , критерии сортировки и функции в зоне спецификации . Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный опыт работы с базами данных не в качестве пользователя , а в качестве программиста. Если пользователь хочет иметь разработанный пр оект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов работы , то он должен его сохранить с помощью директивы Save в меню File . Если проект сохраняется впервые , то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save As . В нем следует наз начить запросу имя , под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных . Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы. Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал директиву Save , то старая версия будет за менена новым , измененным проектом запроса . Если изменения не должны испортить предыдущую версию , а должны быть сохранены в другом запросе , то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя . Для сохранения табличного представле ния запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File . Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию . Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запрос а , Dynaset которого виден на экране , следует выбрать директиву Save Query As . Наряду с запросами выбора , с помощью Access можно реализовать также запросы действий , параметрические запросы и запросы кросс-таблиц. Запросы действия. С помощью запроса действия пользователь может изменять или переносить данные таблицы , а также актуализировать , добавлять или удалять группы блоков данных ,изготавливать новые таблицы из набора Dynaset . Различают четыре типа запросов действий : запрос добавления , запрос удаления , зап рос актуализации и запрос создания таблицы. Параметрические апросы. Часто используются запросы,которые представляют собой незначительно видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса . Речь может идти , например , о запросе , который позволяе т выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона , причем сам регион задается отдельно , в диалоге . Такие запросы , параметрические , видоизменяются от случая к случаю , но незначительно . Для их реализации проектируется один параметрический за п рос , в котором указывается тот критерий (критерии ), который может изменяться по заказу пользователя. Запросы кросс-таблиц. Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная таблица ), то следует изготовить запрос кросс-таблицы . При проект ировании запроса кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений . Запросы кросс-таблиц позволяют более компактно , чем обычные запросы , индицировать данные , объединяя однотипную информацию . Формуляры. Пр осмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое , сравнить записи и т.п . Часто , однако , возникает необходимость работы с отдельными записями базы . В этом случае присутствие на экране других з аписей (как это имеет место в режиме заполнения ) только мешает и отвлекает . Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации. Формуляр представляет собой бланк , подлежащий заполнению , или маску , накладываемую на набор данных . Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных , благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации . Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю , обращающемуся к базе . Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей. Проще всего создать формуляр спомощью Конструктора. окне базы данных активизируйте кнопку Form . При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных , если они есть. Нажмите кнопку New . Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form . строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Form Wizard. Microsoft Acce ss высветит первое диалоговое окно Form Wizard . Выберите AutoForm . Нажмите OK . В других окнах Form Wizard Вам будут предложены вопросы , и на основе Ваших ответов Конструктор создаст формуляр. Если пользователь уверен в том , что сможет самостоятельно спроек тировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров (вполне реальная ситуация при наличии достаточного опыта ), то ему следует создать пустой формуляр и затем внести в него требуемые поля , элементы оформления и управляющие элементы. окне базы данных активи зируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных , если они есть. Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form. строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запр ос. Нажмите кнопку Blank Form (Пустой формуляр ). Access индицирует окно формуляра в режиме проектирования.В нем можно разместить поля и другие элементы. Внешний вид , структура и режимы работы отдельных управляющих элементов и формуляров определяются значен иями характеристик этих объектов . Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик . Для установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties . Можно также выполнить двойной щелчок мышью на том элементе , окно свойств которого необходимо вывести на экран. Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию Toolbox . Каждый инструмент , а точнее , создаваемый с его помощью элемент управления /оформления , располагает с обственным окном характеристик , и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента. Включаемые в формуляр поля можно выбрать из списка полей , который будет виден на экране после обращения к директиве Field L ist в меню View . При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы . Речь идет , например , о командных кнопках , списках , иллюстрациях и пр . Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом (полем ) в таблице (или запросе ) , на которой базируется форма.Например , связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое поле формуляра будет постоянно отображать содержимое “своего” поля активной записи таблицы . Выбранные и размещенные в окне проектирования формуляра элементы управл е ния приобретают свой реальный вид только в режиме заполнения или при просмотре прототипа распечатки (режим Preview ). В режиме же проектирования они обычно представлены условными обозначениями , зачастую близкими к реальному виду обозначаемых элементов. Для размещения в формуляре несвязанного управляющего элемента следует вызвать на экран инструментальное меню ( View/Toolbox ), щелкнув в нем мышью на кнопке с изображением размещаемого элемента и разместить элемент в окне проектирования фиксацией курсора мыши на нужном месте в прототипе формуляра . В результате таких действий в прототип формуляра будет помещен выбранный контрольный элемент с характеристиками по умолчанию . Для создания управляющего элемента “нестандартного” размера после фиксации курсора мыши след у ет , не отпуская кнопку мыши , переместить ее , обозначив тем самым главную диагональ прямоугольника , охватывающего размещаемый контрольный элемент. Указатель Надпись Группа Селекторная кнопка Комбинированный список Диаграмма Рамка несвязанного объекта Лини я Конец страницы Конструктор управления Текстовое поле Двухпозиционный переключатель Контрольный индикатор Список Подформа /подотчет Рамка связанного объекта Прямоугольник Командная кн опка Блокировка Существует два способа связывания контрольного элемента с полем таблицы : Если пользователь хочет , чтобы Access изготовила связанный управляющий элемент автоматически , то при генерации и размещении элемента кроме инструментального меню ( View/Toolbox ) ему следует воспользоваться еще и окном списка полей ( View/Field List ). Из инструментального окна мышью выбирается управляющий элемент , который необходимо вставить в формуляр . Затем из списка полей мышью выбирается поле , с которым следует свя зать создаваемый управляющий элемент.После этого , не отпуская кнопку мыши , следует отбуксировать выбранное поле в то место прототипа формуляра , в котором надлежит разместить управляющий элемент . При освобождении кнопки мыши в указанном месте создается эле м ент выбранного типа , привязанный к указанному полю . Такой управляющий элемент имеет те же характеристики , что и поле в таблице , скоторым он связан. Связать с полем таблицы можно и ранее не связанный управляющий элемент . Для этого достаточно вызвать окно ха рактеристик управляющего элемента двойным щелчком на этом элементе в окне проектирования формуляра . В окне характеристик следует найти характиристику ControlSource ( Источник управления ) и задать в качестве ее значения имя связанного поля. Если Вы бы хотели распечатать Ваш формуляр , то сначала рекомендуется просмотреть его в виде , в котором он будет представлен на странице. Для этого : Нажмите кнопку Print Preview в пиктографическом меню (или выберите директиву Print Preview в меню File ). Для увеличения масшт аба установите указатель мыши на странице так чтобы он приобрел вид увеличительного стекла и нажмите кнопку мыши. Для возвращения прежнего масштаба щелкните кнопкой мыши еще раз. Для распечатки формуляра необходимо : Из меню File выбрать директиву Print ( ил и нажать кнопку Print в пиктографическом меню ). Microsoft Access высветит диалоговое окно Print . Нажмите OK . Microsoft Access распечатает формуляр. Теперь из меню View выберите директиву Form ( или нажмите кнопку Close в пиктографическом меню ) для возвращен ия в режим просмотра формуляра. Теперь Вы можете сохранить и закрыть формуляр. Сохранение : Из меню File выбрать директиву Save Form . Microsoft Access высветит диалоговое окно Save As . Напечатайте имя Вашего формуляра и нажмите OK . Закрытие : Из меню File вы брать директиву Close (или сделать двойной щелчок в поле меню управления в вержнем левом углу окна формуляра. Теперь формуляр стал частью Вашей базы данных. Отчеты. Отчет это информация , которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями . Отчет поз воляет извлекать и представлять данные как значимую информацию , которую Вы можете использовать и распространять . Примерами отчетов могут служить почтовые адреса , накладные , суммы продаж или списки телефонов . С помощью Microsoft Access Вы можете спроектиров ать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете . Вы можете использовать множество различных элементов проектирования , таких как текст , данные , рисунки , линии , поля и графики для создания Вашего отчета.От Вас зависит , как и какие э лементы использовать для построения отчета. Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из Вашей базы данных - используя запрос , формуляр или отчет.Вы можете выбрать тот метод , который наиболее подходит к решению Вашей задачи. Нап ример : Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки , используйте запрос. Для просмотра полной информации только об одном товаре используйте формуляр. Для распечатки торговых продаж для формального прелставления , используйте отчет. Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования . Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования . Проект отчета останется неизменным , но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих дан н ых. Перед тем как создать отчет , подумайте о том откуда Ваш отчет будет извлекать данные . Если все данные из одной таблицы , то Ваш отчет будет основываться на этой таблице.Если же Вам необходимы данные более чем из одной таблицы , то Ваш отчет должен основы ваться на запросе. Вы можете создавать отчеты как при помощи так и без помощи Конструктора Отчетов . Конструктор намного ускорит процесс создания отчета , так как он сделает за Вас основную работу. Самый наибыстрый способ создания отчета - используя Конструк тор Автоотчета.Отчет будет представлять собой единственную колонку , показывая все поля таблицы или запроса . С помощью Конструктор Автоотчета : В окне базы данных активизируйте Table или Query . Выберите таблицу или запрос на котором будет основываться Ваш о тчет. Нажмите кнопку AutoReport в пиктографическом меню. С помощью Конструктора Отчета : В окне базы данных активизируйте Report ( или выберите директиву Reports в меню View ). Нажмите кнопку New ( или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report ). Microsoft Access высветит диалоговое окно New Report . В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос , содержащий данные для Вашего отчета. Нажмите кнопку Report Wizard . Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Report Wizard . Выб ерите Конструктор из списка и нажмите OK . Следуйте указаниям в диалоговых окнах Конструктора . В последнем окне нажмите кнопку Finish . Без помощи Конструктора Отчета : В окне базы данных активизируйте Report ( или выберите директиву Reports в меню View ). Нажм ите кнопку New ( или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report ). Microsoft Access высветит диалоговое окно New Report . В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос , содержащий данные для Вашего отчета. Нажмите кнопку Blan k Report . Microsoft Access высветит отчет в режиме проектирования . Для просмотра списка полей таблицы или запроса нажмите кнопку Field List в пиктографическом меню. В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы . Управляющи е элементы , встроенные в прототип отчета , могут использоваться для оформления заголовков , надписей и иллюстраций. Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox ( опция View/Toolbox ). В инструмент альном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента . После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета , где надлежит разместить данный управляющий элемент . Access размещает выбранный элемент , приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер , цвет и т.п .). Указатель Надпись Группа Селекторная кнопка Комбинированный список Диаграмма Рамка несвязанного объекта Линия Конец страницы Конструктор управления Текстовое поле Двухпозиционный переключатель Контрольный индикатор Список Подформа /подотчет Рамка связанного объекта Прямоугольник Командная кнопка Блокировка Для изменения стандартных значений характеристик управля ющего элемента можно обратиться к окну характеристик , предварительно маркировав настраиваемый элемент . Окно характеристик видно на экране при установленной опции View/Properties . Размер элемента и его местоположение можно изменить “прямо на месте” , перемещ ая с помощью мыши весь элемент или его размерные манипуляторы. Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице . С помощью зависимого (связанного ) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализир овать их в отчете. Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух способов : Если пользователь хочет , чтобы Access автоматически создала управляющий элемент , связанный с базовой для данного отчета таблицей , то следует воспользоваться списко м полей таблицы . Он виден на экране , если установлена опция View/Field List . правляющий элемент , изготовленный с помощью списка полей , имеет те же значения характеристик , что и поле таблицы , с которым он связан . Для выполнения связывания следует отбуксиров ать выбранное поле или поля из списка в отчет . Там надлежит поместить курсор мыши в позицию , где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента ), и затем отпустить кнопку мыши .Access создает для каждого поля , выбранного в списке полей , связанный управляющий элемент (текстовое поле ). Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся , несвязанный управляющий элемент , то это можно выполнить с помощью окна характеристик.В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого элемента . При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание. Вы можете распечатать отчет посылая его прямо на принтер или пересылая его в файл , который Вы распечатаете позже. Печать на принтер : Откройте отчет в любом режиме. Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print . Выберите опции : - All распечатка полного о тчета - Selection распечатка выборочной области - Pages распечатка диапазона страниц , который Вы определяете в стоках From и To . В строке Print Quality ( качество печати ) выберите соответствующую опцию.Они будут зависить от драйвера принтера. Для установки чи сла копий введите номер в строку Copies . После установки всех необходимых опций нажмите OK . Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл. Откройте отчет в любом режиме. Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалого вое окно Print . Выберите опции : - All распечатка полного отчета - Selection распечатка выборочной области - Pages распечатка диапазона страниц , который Вы определяете в стоках From и To . Активизируйте строку Print To File . Нажмите OK . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print To File. Напечатайте имя файла назначения и нажмите OK . Вы можете сохранить отчет двумя способами : Сохраняя только его проект , структуру отчета , без данных. В меню File выберите директиву Save . Если отчет не был назван , напечатайте им я в строке Report Name . Нажмите OK . Сохраняя результат , полный отчет - проект вместе с данными - в файле , который Вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях , например , Microsoft Excel . В меню File выберите Output To . Следуйте инстр укциям в диалоговых полях Output To . Макросы , макрокоманды. Макрокоманда представляет из себя последовательность операций , записанных в виде инструкций на специальном языке . При оработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий . Н о любые действия , операции могут быть записаны в виде макрокоманд . Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий . Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы , такие как заполнени е Базы , выполнение запросов , открывание различных объектов и т.д. Последовательность операций вводится пользователем в окно проектирования макрокоманд . Для создания макрокоманды в окне Базы данных нажмите кнопку Macro , а затем кнопку New . После этого открое тся окно проектирования макрокоманд . Полный вид этого окна : В окне проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке C omment . Нужную инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка. Колонка Condition содержит условные выражения для управления процессом выполнения макрокоманды . Эта колонка не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается . Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Conditions . Вы так же можете создать макрогруппу содержащую несколько макрокоманд . Каждая из макрокоманд будет выполнятся независимо от других макрокоманд в группе . Макрокоманды в ходящие в макрогруппу представляют собой именованные последовательности инструкций . Создать макрогруппу Вы можете так : сначала создайте макрокоманду , а затем в колонке Macro Name в первой строке задайте ей имя . Эта колонка так же не обязательна и при первоначальн ой загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается . Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Macro Names . В одном окне проектирования макрокоманд может содержаться несколько макрогрупп . Выполнить макрокоманду Вы можете нажав на кнопку или выбрыв опцию Run Macro... в меню File . Модули. При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с огранич енностью макрокоманд . Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования - Access Basic . Он представляет из себя средство визуального программирования и является диалектом языка Vis ual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль. Модуль представляет из себя совокупность объявлений (деклараций ) и последовательностей исполняемых команд (процедур , функций ) записанных на язаке Access Basic . Для создания модуля нажмите на кнопку Modul в окне Базы данных , а затем на кнопке New . Вы увидете такое окно : Это окно представляет из себя текстовый редактор , с автоматической проверкой синтаксиса при заканчивании строки , где вы мо жете набирать текст своей программы состояший из переменных , операторов , вызываемых функций . Access Basic-код ( последовательность Ваших операторов ) выполняется при вызове и выполнии операции в которой используется Ваша функция , при нажатии кнопки : 3. ПОСТРОЕНИЕ НЕБОЛЬШОЙ БАЗЫ ДАННЫХ. Для того чтобы лучше понять Access построим свою Базу данных . Сначала определимся какую информацию будет содержать наша База данных . База данных может содержа ть информацию о чем угодно : о зарплате , о торговых поставках , о больных в поликлинике , о студентах ВУЗа , о друзьях , о книгах в вашей библиотеке . Мы постоим самую простую - о студентах какого-нибудь ВУЗа . Эта База данных будет состоять из трех взаимосвязан н ых таблиц : Список ВУЗов , который будут содержать такую информацию : - Номер ВУЗа. - Название ВУЗа. Список факультетов , который будут содержать такую информацию : - Номер факультета. - Номер ВУЗа , где находится этот факультет. - Название факультета. Список ст удентов , который будут содержать такую информацию : - Номер студента. - Номер факультета. - студента. - На каком курсе студент. И это далеко не полный список того что мы можем знать о студенте , но ведь мы делаем небольшую Базу и этого хватит что бы понять к ак строить Базу данных. Графически это может быть представлено в виде трех таблиц : Где стрелочками показаны связи или отношения (реляции ) между таблицами ( т.к . Access реляционная СУБД ). Итак , начнем. Запускаем Access и открываем Базу данных , назовем ее Stud ents . Сначала нам надо построить три , выше описанных таблицы . Для этого нажимаем кнопку New и начнем конструировать первую таблицу . Вводим имена поле и их типы , первой записью вы можете ввести счетчик ( тип counter ) записей и установить первичный ключ , но эт о необязательно . Access при сохранении таблицы спросит : "Создать первичный ключ ?" если Вы выберите Да , то он создаст новое поле с именем ID и типом counter . Дальше нам будут нужны только поля с типами Text и Number . Эти таблицы будут выглядеть так : 1. 2. 3. Дальше нам нужно установить связи между таблицами , для этого в меню Edit выберите опцию Relationships и установите связи между полями . Для установле ния связи выберите нужное вам поле , укажите на него мышкой и удерживая правую кнопку мыши покажите на поле с которым Вы хотите установить связь . Но здесь есть небольшое ограничение : поля между которыми Вы хотите установить связь должны быть одного типа . П о сле установления связей наши таблицы будут выглядеть так (в данном случае мы установили связь один ко многим ): Эти связи нам нужны для облегчения поиска и выборки информации . Например при просмотре списка университетов Access автоматически устанавливает указатель (т.е . делает запись текущей ) на первую запись в таблице Faculties содержащую в поле Namber_of_univer такое же число , что и в текущем поле ID таблицы Univer . Теперь мы можем заполн ить какой-либо информацией эти три таблицы . Для этого в окне Базы Данных нажмите кнопку Open или в меню View выберите опцию Datasheet . И начинайте заполнять , поля с типом Cо unter заполняются автоматически . После заполнения , содержимое этих таблиц может выг лядеть , например , так : 1. 2. 3. Как вы понимаете это минимальный набор информации по этой теме , но нам и его хватит. И так на данном этапе мы имеем Базу данных состоящую из трех связанных таблиц и содержащую некоторую информацию . Дальше нам надо как-то работать с этой Базой и в первую очередь нам надо производить поиск и выборку информации . Для этого существуют запросы . Построим несколько запросов. 1. Отсортируем таблицу student в алфавитном порядке по полю name. Для этого сделаем QBE-запрос такого вида : И если мы просмотрим Dynaset то увидим с ледующую таблицу : 2. Дальше нам , например , может понадобиться выбрать из списка студентов всех обучающихся на первом курсе . Для этого существуют критерии выборки . Для того чтобы осуществит ь нужную нам выборку нам надо в QBE-запросе в поле Criteria столбца year поставить цифру ‘ 1 ’ ( это значит что из таблицы Student будут выбраны все записи у которых в поле столбца year стоит ‘ 1 ’ ). И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу : 3. Так как у нас есть несколько связанных таблиц , то мы можем сделать запрос основанный на нескольких таблицах . Например , из имеющихся у нас таблиц сделаем такую выборку : Название ВУЗа , назван ие факультета где обучается студент , имя студента и курс , отсортированную по полям name_of_university и name . Для этого подготовим такой QBE-запрос : И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу : Таким образом вы видите что Access позволяет осуществлять различную обработку информации . Но что Вы будете делать если в Вашу Базу данных ввод информации будет осущест вляется неквалифицированным пользователем . Чтобы такие люди могли спокойно работать с вашей Базой и не видели того , что им ненужно видеть , Access предусматривает такую вещь как Формуляры . Построим один. Из предусмотренных Access способов создания формуляро в выберем самый простой - это использование Конструктора формуляров . Свой формуляр сделаем на основе запроса который мы , в свою очередь сделали на основе нескольких таблиц . Из предлагаемых формуляров выберем Single-column , дальше выберем все поля и сделаем его Shadowed . После всего этого у нас должно получиться что-то вроде этого : В этом окне можно как редактировать так и вводить новую информацию . Помимо этого , формуляры можно распечатыват ь на принтере . Посмотреть как будет выглядеть данный формуляр на листе бумаге Вы можете в конце работы. Кроме формуляров Access предоставляет специальное средство для распечатки выбранной информации - Отчеты . Отчеты отличаются от формуляров одним : в отчете нельзя редактировать данные . Давайте создадим один , но основанный только на одной таблице Univer . Для этого также воспользуемся Конструктором отчетов , т.к . это более легкий и понятный способ построения чего-либо . Для этого из предлагаемых запросов и табли ц выберем таблицу Univer , потом выберем опцию группировки Groups/Totals , порядок полей в отчете оставим такой же , сгруппируем по полю name_of_university в режиме Normal , очередность сортировки в группах сделаем по оставшемуся полу ID , выберем стиль формы о тчета Presentation и расположение на листе бумаги Portrait , введем имя для отчета University и нажмем кнопку Finish . Access создаст отчет , его Вы сможете увидеть в конце работы. Обрабатывая таким образом информацию мы часто повторяем определенные последова тельности операций и для того чтобы избежать этого , а также повысить эффективность общения с Базой данных и сократить время обработки данных . Access предоставляет набор Макрокоманд . В нашей Базе есть одно такое повторяющееся действие : если при каждой загру зке Базы данных мы хотим открывать сразу все наши таблицы , запросы , отчеты или что-нибудь еще , то мы можем записать последовательность макрокоманд делающих это. Для этого создадим окно проектирования макрокоманд , здесь каждая строка может содержать одну ин струкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment . В каждой строке колонки Action есть список макрокоманд из которого выберем нужные нам макрокоманды : Opentable ( Открыть таблицу ), OpenQuery ( Открыть запрос ), OpenReport ( Открыть отчет ), Minimize ( Минимизировать ), MsgBox ( Окошко сообщения ) и разобьем их на макрогруппы с именами 1, 2, 3. Первая макрогруппа будет выдавать сообщение , открывать три таблицы и минимизировать их . Вторая будет выдавать сообщение , открывать запрос и минимизировать его . Третья будет выдавать сообщение , открывать отчет и минимизировать его . Окно проектирования макрокоманд будет выглядеть так : Теперь чтобы запустить это , надо в меню File выбрать опцию Run Macro и выбрать из списка нужную вам макрогруппу . Например , если вы запустите первую , то сначала увидите сообщение : Если Вы нажмете на кнопку OK, то увидите что-то вроде этого : Наша макрогруппа отработала : открыла таблицы и минимизировала их . Если вы запустите остальные , то результат будет такой же , только открыты будут запрос и отчет . Работая с макрокомандами Вы скоро увидет е , что это довольно ограниченный инструмент управления Базой данных . Помимо макрокоманд Access имеет втроенный язык програмирования - Access Basic, этот язык представляет собой диалект языка Visual Basic . Для написания программ Access предоставляет такое средство как Модуль . Модуль представляет собой небольшой текстовый редактор с проверкой ситаксиса при завершении строки . Здесь Вы можете писать свои функции и процедуры . Access Basic, как и любой язык програмирования , имеет переменные , константы , оператор ы цикла , условия и набор функций для выполнения различных действий. 4. Небольшая сравнительная характеристика СУБД Clipper и Access. Проведем небольшие сравнение этих двух СУБД . Их главное различие это то что Clipper предназначен для работы в DOS, а Access - в Windows. Существует также различие в структуре обрабатываемых данных . Access, как было сказано выше , поддерживает , без конвертирования , такие форматы как dBASE , Paradox или Btrieve. Clipper в этом отношении намного беднее , он поддерживает только dDASE формат. Clipper отличается более развитым языком программирования в этом отношении он больше похож на Си , Паскаль , чем на чисто СУБД , такую как Access, например . Конечно в Access тоже входит язык программирования Access Basic ( встроенный диалект языка Visu al Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных , но более бедный. Access ориетирован больше на людей не занимаюшихся программированием . Он имеет очень удобный и понятный интерфейс , очень многие операции у него автоматизированы с помощью различных Конструкторов . Так же не надо придумывать и писать свой интерфейс для своей Базы данных , надо только выбрать из уже сушествующих . Clipper в этом отношении намного беднней и не имеет таких средст автоматизации проектиро вания и обработки данных. На этом основные различия заканчиваются . Так как Access и Clipper являются реляционными СУБД , то основные термины практически не отличаются . И там , и там пользователь имеет дело с таблицами , полями , записями.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
- Алло, поликлиника? Могу я записаться на приём к врачу?
- Можете, но у нас очередь на месяц вперёд.
- А откуда эти люди знают, чем они будут болеть через месяц?
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по программированию "Пакет Microsoft Access", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru