Реферат: Возможности Access - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Возможности Access

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 57 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

ACCESS Мы рассмотрим возможности Access и типы задач , которые можн о решать с помощью этой СУБД . В частно сти : Access — система управления базами да нных (СУБД ). Использование Access для хранения и пои ска данных , представления информации в удобно м виде и автоматизации выполнения повторяющих ся задач. Разработка с помощью Ac cess простых и удобных форм ввода данных , обраб атки данных и генерации сложных отчетов. Применение Access 97 для размещен ия форм Access в виде документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Internet / Intranet . Поддержка в Access механизма Запр оса по образ цу ( Query by Example — QBE ), обес печивающая выборку , сортировку и поиск данных. Создание приложений без программирования с использованием макросов Access . Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми по нятиями , используемыми в Access . Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом , важно понять его возможности и типы задач , для решен ия которых он предназначен. Microsoft Access 97 (далее — просто Access ) — это многогранный продукт , испо льзование которого ограничено только воображением пользо вателя. Access — это , прежде всего , система управления базами данных (СУБД ). Как и другие продукты этой категории , она предназначена для хране ния и поиска данных , представления информации в удобном ви де и автоматизации ч асто повторяющихся операций (таких , как ведени е счетов , учет , планирование и т.п .). С по мощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных , а также осуществлять обработку данных и выдачу сложны х отчетов. Access — мощн ое приложение Windows ; впервые производит ельность СУБД органично сочетается с теми удобствами , которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows . Поскольку оба эти продукта— детища компании Microsoft , они прекрасно взаимодействуют между со бой. Система Access работает под управлением Windows 95 или Windows NT , так что при работе с ней пользователю доступны все преимуще ства Windows . Можно вырезать , копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и на оборот ; можно создать проек т формы в Access и вставить его в конструктор форм. С помощью объектов OLE ( Object Linking and Embedding — связывани е и внедрение объектов ) в Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 ( Excel , Word , PowerPoint и Outlook ) можно пре вратить Access в настоящ ую операционн ую среду баз данных . С помощью новых р асширений для Internet можно создав ать формы , которые будут напрямую взаимодейст вовать с данными из World Wide Web , и транслировать их в представление на языке HTML , обеспечивающее ра боту с та кими продукт ами , как Internet Explorer и Netscape Navigator . При всем этом Access — не просто СУБД . Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных . При этом мож но существенно упро стить структуру данных , облегчая тем самым выполнение поставленных задач . Таблицу Access можно связать с данными , хранящимися н а большой ЭВМ или на сервере . С дру го й стороны , можно использовать таблицы , созданн ые в среде Paradox или dBASE . Полученные резу льтаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel . Работая в сре де Microsoft Office 97, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word , Excel и PowerPoint . Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управлен ия базами данных . В ее состав входят к онструкторы таблиц , форм , запросов и отчетов . Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений . Используя макросы или модули для автоматизации ре ш ения задач , можно создавать ориентированн ые на пользователя приложения такими же м ощными , как и приложения , написанные непосредс твенно на языках программирования . При этом они будут включать кнопки , меню и диало говые окна . Программируя на языке VBA , можно создавать такие мощные программы , как сама система Access . По сути дела , многи е инструментальные средства Access (например , мастера и конструкторы ) написаны именно на VBA. Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегод ня на рынке . Сначала познакомимс я с Access на уровне конечного пользо вателя . Затем перейдем к более сложным эле ментам таким как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet . Что предлагает Access 1.Настоящая реляционная модель баз данны х В Access в полной мере реал изовано управление реляционными базами данных. Система поддерж ивает первичные и внешние ключи и обеспеч ивает целостность данных на уровне ядра (ч то предотвращает несовместимые операции обновлен ия или удаления данных ). Кроме того , т аблицы в Access снабжены средствами пр оверки допустимости данных , пре дотвращающими неко рректный ввод вне зависимости от того , как он осуществляется , а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания , что существенно облегчает ввод данных. Ac cess поддерживает все необходимые ти пы полей , в том числе текстовый , числовой , счетчик , денежный , дата /время, MEMO , логический , гиперссылка и поля объектов OLE . Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений , система обеспе чи вает полную поддержку пустых значений. Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности . При этом Access может использоваться как а втономная СУБД в режиме файл-сервера или к лиентского компоне нта таких продуктов , ка к SQL Server . Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC ( Open Database Connectivity ), что позволяет подключаться к база м данных множества различных форматов , таких как SQL Server , Oracle , Sybase и даже DB/2 для больши х ЭВМ фирмы IBM . Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности . Кром е того , предусмотрена защита на уровне пол ьзователя , что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп. Контекстно-зависимая справка и Office Assistant Организация справочной системы фирмы Microsoft — по-прежнему лу чшая в отрасли , причем как для новичков , так и для опытных пользователей . В Access предусмотрена контекстно-зависимая справк а , для получения которой достаточно нажать < F 1>, и на экр ане сразу же появится справочная информация по тому вопросу , который интересует польз ователя в текущий момент . При этом можно легко перейти к оглавлению справочной си стемы , конкретной информации , журналу предыдущих обращений и закладкам. В Access 97 компания Microsoft ввела Office Assistant (ассистента ) и Screen Tips (всплывающие подсказки ). Вс плывающие подсказки содержат кор откие объяснения чего-либо . В системе предусмо т рена целая галерея из десяти возможных персонажей ассистентов (выбрать можно люб ого во своему вкусу ). Если ассистент вам надоест , мо жете его отключить. Простые в использовании мастера и кон структоры Мастер ( Wizard ) может превратить часы работы в считанные минуты . Мастера задают наводящие вопросы относи тельно содержания , стиля и форм а та создаваемого объекта ; затем они ав томатически строят нужный объект . В составе Access около ста мастеров , помогающих конструировать базы данных , приложения , таблицы , формы , отчеты , диаграммы , почтовые наклейки , элементы управления и свойства . До пускается даже настройка мастеров для р ешения разных задач. Импортирование , экспортирование и связывание внешних файлов Access позволя ет импортировать и экспортировать файлы многи х известных форматов , включая dBASE , FoxPro , Excel , SQL Server , Oracle , Btrieve , многи е текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем ), а также данные в формате HTML . В результате импортирования создае тся таблица Access ; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном фор мате. Связывание (ранее именовавшееся присоединением ) означает , что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access . Можно устанавливать по добную связь с данными dBASE , FoxPro , Excel , ASCII и SQL . Очень мощная возможнос ть — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием ; это относится к таблицам Access , dBASE , FoxPro и SQL Server . Формы и отчеты WYSIWYG Окна конструкторов форм и отчетов име ют одинаковый интерфейс и предоставляют польз ователю много возм ожностей . Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG ( What You See Is What You Get — что видишь , то и получишь ). Добавляя очередной элемент управления , пользователь видит , как при этом изменяется создаваемая форм а. В формы и отчеты можно включать н адписи , поля текстовых данных , переключате ли , флажки , линии и прямоугольники , а также оформлять их , выделяя элементы цветом и тенью . Более того , можно включать целые рисунки , диаграммы , подформы и подотчеты . Пр и этом все параметры представления данных ост а ются полностью подконтрольными пользо вателю . Формы могут занимать много с траниц , а в отчетах может быть предусмотре но много уровней группировки данных и под ведения итогов. Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмо тра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета " путем изменения мас штаба . В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными , чтобы н е дожидаться обработки большого реального фай ла. Конструктор отчетов — очень мощное с редство , допускающее использов ание до дес яти уровней группировки и сортировки . Благода ря ему существует возможность создания отчето в , демонстрирующих процентные и итоговые пока затели , получить которые можно лишь за два прохода . Допускается создание многих типов отчетов , которые включа ю т почтовые наклейки и списки рассылки почты. Многотабличные запросы и отношения Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной . Отношения позволяют связать таблицы г рафически . Можно даже связывать таблицы , предс тавляющие ф айлы разных типов (например , таблицу Access и таблицу dBASE ). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое , и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них . Мож но выбирать конкретные поля , определять поряд ок сортировки, создавать вычисляемые выражен ия и вводить критерии отбора нужных запис ей . Можно отображать результаты выполнения за проса в виде таблицы , формы или отчета . От пользователя не требуется предварительной установки связей : вместо этого достаточно войти в конс т руктор запросов (н апример , когда требуется построить определенный отчет ). Запросы применяют и в других случаях . Можно создавать запросы , которые обеспечиваю т вычисление итогов , отображение сгруппированных и построение новых таблиц . Запрос можно использоват ь даже для обновления дан ных в таблицах , удаления записей и добавле ния одной таблицы к другой. Графики и диаграммы В Access используется то же самое графическое приложение , что и в Microsoft Word , Excel , PowerPoint и Project . Оно позволяет создавать сотни типов г рафиков и диаграмм , настраивая их , исходя из конкретных потребностей . Можно создавать г истограммы , линейчатые , круговые , поверхностные и другие диаграммы , причем как двух -, так и трехмерные . Их можно произвольно сопровож дать текстом , оформлять разн ы ми цв етами и узорами . Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграм м . Можно разворачивать изображения диаграмм т ак , чтобы они воспроизводились под любым у добным углом зрения . Все это обеспечивает программа Access Graph . Возможности D DE и OLE С помощью DDE ( Dynamic Data Exchange — динамичес кий обмен данными ) и OLE ( Object Linking and Embedding — связывани е и внедрение объектов ) в формы и отче ты Access можно добавлять всевозможные но вые объекты . Такими объектами могут быть з вук , рисунки , диаграммы и даже видеоклипы . Можно внедрять объекты OLE (например , растровые изображения ) или документы текстов ых процессоров ( Word или WordPerfect ) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel . Связывая эти объекты со своей базой данных , польз ователь может создавать динамические формы и отчет ы , а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows . Доступ к Internet В Access теперь предусмотрены в се возможности , обеспечивающие связь приложении с Internet / intranet . Одним щелч ко м кнопкой мыши можно сохранить таблицы , за просы , формы и отчеты в формате HTML . Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу , делая их доступными для использования всем , кто путе шествует по Internet ! Гип ер ссылки позволяют получать доступ к данным , которые размещены на Web-странице , прямо из форм Access . Многие считают , что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администрат орами. Access 97 с полной определенностью до казывает , что эта оп ерация может быть с успехом выполнена любым пользователем . А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице , обеспечивающий преобразование выб ранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу . С помощью этого мас тера можно создать статические либо д инамические страницы , перенести их на Web-сервер , создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартн ого внешнего вида всех HTML-страниц ! Встроенные функции Access содержи т свыше ста фун кции (небольших встроенных программ , которые в результате выполнения возвращают зн ачение ), выполняющих множество разнообразных задач . Есть функции для манипулирования базами данных , строками , числами в формате даты и времени , математические , деловые и фина нсовые . Их можно использовать для созд ания вычисляемых выражений в формах , отчетах и запросах. Макросы : программирование без программировани я Для непрограммистов (или опытных пользова телей , которые просто не желают программирова ть ) в Access предусмотре ны макрос ы . Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач . Около пятидесяти макросов да ют возможность манипулировать данными , создавать меню и диалоговые окна , открывать формы и отчеты , словом , автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных. Модули : Visual Basic for Applications программировани е баз данных Access — это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком прог раммирования . Язык VBA (ранее изв естный как Access Basic ) реализует объектно- ориентированный подход к программированию и п озволяет программисту делать практически все , что только можно себе представить . Это мо щный язык структурного программи рования . Он я вляется полностью расширяемым и по ддержив ает процедуры API в любых ди намических библиотеках ( DLL ) операционных систем Windows 95 и Windows NT . Полнофункциональная среда разработки поддерж ивает множество мощных современных возможностей : многооконный режим для редактирования и отладки , автом атическую проверку синтаксиса , контрольные точки , пошаговое выполнение и д аже синтаксическую справку , отображающую на э кране варианты вводимых команд. Рекомендации для пользователей Даже если вы уже работали с каким и-либо базами данных , то это вовсе не о зн ачает , что с Access все сразу пойдет гладко . Можно быть крупным специал истом в таких реляционных СУБД , как dBASE , FoxPro и Paradox , но при этом не иметь опыта работы с базами данных в среде Windows . Сначала стоит поближе познакомиться с Windows : поработать с редактором Paint , поэкспериме нтировать с Word или Excel , научиться правильно пользоваться мышью . Стоит создать диаграмму в Excel , воспользоваться услугами одного из мастеров , обратиться к справочной системе . Все это поможет в дальнейшем при освоении Acc ess . Также необходимо пр и выкнуть к новым терминам. Информация для пользователей электронных таблиц Опытный пользователь Excel (или 1-2-3) з аметит , что Access и Excel во м ногом похожи . Во-первых , обе эти программы — продукты Windows , поэтому ему должны быт ь уже привычны согла шения Windows , которые будут использоваться и при работе с Access . Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц и носит название таблицы данных ( datasheet ). Размеры строк и столбцов таблиц можно из менять точно так же , как и в рабочих листа х Excel . По сути дела , режим ввода данных в Access 97 соответств ует режиму ввода данных Excel . Нужно просто ввести данные и опред елить заголовки столбцов ; все остальное Access сделает автоматически. Access , как и Excel , поддерживает режим WYSIWYG и работу с графическим приложением Microsoft Graph . Таким образом , у пользователя всегда есть возможность создавать в обеих система х однотипные диаграммы . Кроме того , в Access входит мас тер диаграмм , аналогичный используе мому в Excel . Как и в Excel , в Access 97 предусмотрен мастер сводных таблиц ; по сути , с его помощью можно создавать сводные таблицы Excel : инф ормацию из баз данных Access можно л егко переносить в таблицы Excel . Базы данных Access можно связыва ть с таб лица ми Excel . В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку , используя оди н и тот же интерфейс . (Если читателю пр иходилось использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки данных , значит , эти понятия ему уже знаком ы .) Словом , система Access 97 функционал ьно совместима со всеми продуктами Office 97. 1.1. Что такое "База данных ". В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных и сточников , каждый из которых связан с опре деленным видом деятельност и . Для координа ции всех эти х данных необходимы определенные знания и организационные навыки . Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных . Создаваемые формы , запросы и отчеты позволя ют быстро и эффективно обновл ять данн ые , получать ответы на вопросы , осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице . При работе с данными из нескольких таб лиц устанавливаются связи между таблицами . Для поиска и отбора данных , удовлет воряющих определенным условиям создается запрос . Запросы позволяют также обновить или уда лить одновременно несколько записей , выполнить встроенные и ли специальные вычисления . Для просмотра , ввода или изменени я данных прямо в таблице применяются форм ы . Форма позволяет отобрать данные из одно й или нескольких таблиц и вывести их на экран , исп ользуя стандартный или созданный пользователем макет . Для анализа данных или распечатки их определенным образом и спользуется отче т . например , можно создать и напечатать от чет , группирующий данные и вычисляющий итоги . Для автоматического выполнения некоторых операций используются макросы , содержащие набор из одной или более макрокоманд , таких как открытие форм или п ечать отчет ов . Макросы могут быть полезны для автомат изации часто выполняемых задач . Например , при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос , который распечатает отчет . Иногда бывает необходимо создать собст венную процедуру , которая должна запу скат ься из любого окна базы данных или пр оцедуру , предназначенную для обработки определенн ого события . Набор таких процедур на языке Visual Basic, собранный в одну программную единицу , называется модуль . Существует два основных ти па модулей : модули класса и станда ртные модули . Модули класса - это модули фо рм и модули отчетов , связанные с определен ной формой или отчетом . Они часто содержат процедуры обработки событий (например , нажати е клавиши ) и создаются автоматически при с оздании первой процедуры обработ к и события . В стандартных модулях содержатся общие процедуры , не связанные ни с каким объектом , а также часто используемые процедуры , которые могут быть запущены из любого окна базы да нных . В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами . Для просм отр а объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку (например , "Таблицы "). С помощью кнопок справа можно создава ть и изменять существующие объекты. 1.2. Проектирование базы данных. Прежде чем создавать таблицы , формы и другие объекты необходимо задать струк туру базы данных . Хорошая структура базы д анных является основой для создания адекватно й требованиям , эффективной базы данных. Этапы проектирования базы данных : 1.Определите цель создания базы данных , основные ее функции и информац ию , которую она должна содержать . База данных должна отвечать требованиям тех , кто буде т непосредственно с ней работать . Для этог о нужно определить темы , которые должна по крывать база данных , отчеты , которые она д олжна выдавать , проанализировать формы , ко т орые в настоящий момент используются для записи данных , сравнить создаваемую баз у данных с хорошо спроектированной , подобной ей базой . 2.Разработайте на бумаге структуру табли ц , которые должна содержать база данных . П ри проектировании таблиц , рекомендует ся р уководствоваться следующими основными принципами : Информация в таблице не должна дуб лироваться . Не должно быть повторений и ме жду таблицами . Когда определенная информация хранится только в одной таблице , то и изменять ее придется только в одном месте . Это делает работу более эффективной , а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах . Например , в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов . Каждая таблица должна содержать информ ацию только на одну тему . Сведе ния на каждую тему обрабатываются намного легч е , если содержаться они в независимых друг от друга таблицах . Например , адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах , с тем , чтобы при удалении заказа информ ация о клиенте осталась в базе данных . 3.Опр еделите необходимые в таблице поля . Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему , а каждое поле в таб лице содержит отдельные сведения по теме таблицы . Например , в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании , адресом , го р одом , страно й и номером телефона . При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить : Каждое поле должно быть связано с темой таблицы . Не рекомендуется включать в таблицу данные , которые являются результатом выражения . В таблице должна присут ствовать вся необходимая информация . Информацию следует разбивать на наимен ьшие логические единицы (Например , поля "Имя " и "Фамилия ", а не общее поле "Имя "). 4.Задайте ключевое поле . Для того , чт обы Microsoft Access мог связать данные из разных табл иц, например , данные о клиенте и его заказы , каждая таблица должна содержать п оле или набор полей , которые будут задават ь индивидуальное значение каждой записи в таблице . Такое поле или набор полей наз ывают основным ключом . 5.Определите связи между таблицам и . После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрат ь схему для связи данных в разных таб лицах . Для этого нужно определить связи ме жду таблицами . 6.Еще раз просмотрите структуру базы данных и выявите возможные недочеты . Желательно это сделать на данном этапе , по ка таблицы не заполнены данными . 7.Добавьте данные и создайте другие объекты базы данных . Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям , то можно вводить все данные . Затем можно создавать любые запрос ы , формы , отчеты , макросы и модули . 8.Используйте средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усоверше нствования структуры баз данных . Мастер анали за таблиц исследует таблицу , в случае необ ходимости предлагает н овую ее структуру и связи , а также переделывает ее . Анал изатор быстродействия исследует всю базу данн ых , дает рекомендации по ее улучшению , а также осуществляет их . 1.3. Создание базы данных. В Microsoft Access поддерживаются два способа созда ния базы д анных . Имеется возможность с оздать пустую базу данных , а затем добавит ь в нее таблицы , формы , отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким , но требует отдельного определения каждого элемента базы данных . Имеется также возможнос ть сразу со здать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами , формами и отчетами . Это просте йший способ начального создания базы данных . В обоих случаях у Вас останется возм ожность в любое время изменить и расширить созданную базу данных. Если Вы создаете новую базу данных (только в этом случае ), появится диалогово е окно "Файл новой базы данных ", в кото ром Вы должны указать имя и местоположени е файла для создаваемой базы данных . Файл базы данных Microsoft Access име ет расширение . mdb. Для того , чтобы получи ть копию базы данных , необходимо скопировать файл , в котором она содержится , так ка к команда Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) заменена на Сохранить как /экспорт (Save As/export). Эта команда позволяет сохранить вне базы данных ее отдельные объекты. При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически . Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершен ием раб оты. 1.4. Работа с таблицами. Таблица хранит сведения по конкретному вопросу , например , таблица "Товары " содержит сведения только о товарах , а таблица "По ставщики " - только о компаниях , поставляющих тов ары . Для того , чтобы данные не дублировали сь и не происходило ошибок при их выдаче , необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам . Данные в таб лице организованы в столбцы ("поля ") и в строки ("записи "). Существует два режима работы с таб лицей . Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы , кликнув на специал ьной кнопке на панели инструментов . В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу , добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие пол я таблицы . Чтобы добавить поле , в верхней част и окна таблицы сл едует ввести имя поля и определить его тип . Чтобы переим еновать поле , измените его имя в столбце "Имя поля ". Тип данных определяет , какого вида данные допускается вводить в поле . Например , недопустим ввод текста в поле денежного типа . Выбор соответствующе го типа данны х обеспечивает ввод данных в правильной ф орме для сортировки , вычислений и других о пераций . Чтобы определить или изменить тип данных , выберите столбец "Тип данных ", нажмит е в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка. Каждое поле имеет свойства , изменяя которые , можно управлять сохранением , обработко й и отображением данных поля . Например , дл я формата "Денежный " автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр .). Для задания свойства поля выб ерите его в верхней части окна конструкто ра таблиц и в нижней части окна введи те значение этого свойства или выберите е го из списка . Набор доступных свойств опре деляется типом данных поля. Уникальная метка , называемая ключом , исп ользуется для определен ия каждой записи таблицы . Подобно тому , как номерной знак однозначно определяет автомобиль , ключ опред еляет запись . Ключевые поля в таблицах исп ользуются для создания межтабличных связей . Ч тобы определить ключ , выделите строку с оп исанием нужного поля и н а жмите кнопку Ключ на панели инструментов . В режиме таблицы добавляются , редактиру ются или просматриваются табличные данные . Та кже можно проверить орфографию и напечатать табличные данные , отфильтровать и отсортиров ать записи , изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы , добавив или удалив столбцы. Для добавления записей используется кн опка Новая запись на панели инструментов . При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка. Для удаления записей необходимо выбрат ь любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов. Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов . Для этого выберите поле , по ко торому будет осуществляться сортировка , и наж мите кнопку Сорти ровка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели и нструментов. Фильтрация позволяет просмотреть в фор ме только определенные записи . Выберите данны е , по которым следует провести отбор , и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того , чтобы п оправить фильтр , нажмите кнопку Изменить филь тр . Чтобы задать более подробное условие д ля фильтрации , выберите в меню Записи кома нду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр . Для применения обычного или расширенного ф ильтра , нажмите кнопку Применить фильт р на панели инструментов . 1.5. Типы данных. Тип данных определяет , какого вида дан ные допускается вводить в поле . Например , недопустим ввод текста в поле денежного т ипа . Выбор соответствующего типа данных обесп ечивает ввод данных в правиль ной форм е для сортировки , вычислений и других опер аций . Microsoft Access поддерживает следующие типы данных : Текстовый Текст или числа , не требующие проведен ия расчетов , например , номера телефонов. Поле МЕМО Длинный текст или комбинация текста и чисел. Числовой Числовые данные , используемые для проведе ния расчетов. Дата /время Даты и время , относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно. Денежный Денежные значения и числовые данные , и спользуемые в математических расчетах. Счетчик Уникальные последовател ьно возрастающие (на 1) или случайные числа , автоматически вв одящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Логический Логические значения , а также поля , кот орые могут содержать одно из двух возможн ых значений (True/False, Да /Нет ). Поле объекта OL E Объект (например , электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок , звукозапись или другие данные в двоичном формате ), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. Гиперссылка Строка , состоящая из букв и цифр , и представляюща я адрес гиперссылки . Мастер подстановок Создает поле , в котором предлагается в ыбор значений из списка , или из поля с о списком , содержащего набор постоянных значе ний или значений из другой таблицы . Выбор этого параметра в списке в ячейке за пускает мастера подстановок , который определ яет тип поля. Лекция 2 Ввод и редактирование данных Ввод данных В режиме таблицы отображаются все вве денные данные . Если же создана только стру ктура таблицы , значит , данных таблице еще нет . В пустой таблица Маркер записи (с изоб ражением треугольного указателя , направле нного вправо ) обычно установлен в первой с троке таблицы. Для ввода значения в поле (в режим е таблицы ) переместите курсор в это поле и наберите значение . Во время редактирова ния записи маркер записи принимает вид ка р андаша . При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш ) автоматичес ки появляется следующая строка (на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой-записи ). Маркер новой записи всегда от мечает последнюю строку таблицы. При вводе новой записи курсор о бычно размещается в первом поле таблицы. В зависимости от выполняемой операции и типа записи , маркер записи может прин имать одну из четырех форм. Маркер текущей записи . Маркер редактируемой записи. Маркер блокированной записи (при ра боте в многопользовательском режиме ). Маркер новой записи. Сохранение записи Добавленная или измененная запись автомат ически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы При этом маркер записи меняет свою форму : карандаш превращается в направленную вправо стр елку . Для сохранения записи нужно ввести до пустимое значение в поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по т ипу данных , уникальности и другим правилам проверки значения , введенным в свойстве Усл овие на значение ( Validation Rule) Кнопка Отмена (Undo Current Field/Record), расположенная напан ели инструментов , позволяет отменить изменения , внесенные только в текущую запись . После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И , измени в следую щую запись , вы уже не смож ете отменить изменение предыдущей. Сохранить текущую запись на диске мож но с помощью команды Записи -> Сохранить запи сь (Records->Save Records) или комбинации клавиш . Проверка корректности введенных данных Автоматическ ая проверка типа данных Некоторые типы данных Access проверяет автоматически , безо всякого вмешательства . Для полей , соде ржащих данные этих типов , не нужно заполня ть свойства Условие на значение . Перечислим эти типы данных. Числовой (Number) Денежный (Currency) Дата /время ( Date/Time ) Логический (Yes/No) Числовой (Number) и Денежный (Currency) позволяют вводить допустимые число вые значения . Хотя Access дает возможность ввести букву в поле Числовой (Number), при попытке выйти из этого по ля появится диа логовое окно с сообщен ием “Введенное значение не подходит для с войств поля "Тип данных " или Размер поля "” Сообщен ие об ошибке появится также при вводе других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек , а также при попытке в вести чрезмерно большо е число для опр еделенного размера поля данных типа Числовой (Number) Поля типа Дата /время (Date/Time) провер яют корректность значений даты и времени . Если вы попытаетесь ввести время 44:44:44 или пр осто букву в поле типа Дата /время (Date/Time), появится д иалоговое окно с сообщением об ош ибке Логический (Yes/No) можно ввести только одно из следующих заданных значений : Да (Yes), Истин а (True) Вкл (On) или любое отличное от нуля число для логич еского Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) ил и 0 для ло гическог о Не т . В свойстве Формат поля (Format) можно определить сво и собственные значения типа Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения Методы ввода данных Ввод данных в поля различных типов осуществляется разными способами . Для некоторых т ипов данных проверка допустимости з начения выполняется автоматически . Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем ) форматах и установить для ни х правила проверки допустимости в свойств е Условие на значение (Validation Rule). Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных . | Стандартный ввод текстовых да нных Три поля , введенных в табли цу “МоиСтуденты”, были полями типа Текстовый (Text). В полях Fam Name Name1 для вво да данных использо вана маска ввода . Ес ли вы вводится значение строчными буквами , оно отобразится : первая буква – прописная , остальные - строчные . Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате. Иногда в поле типа Текстовый (Text) нужно ввес ти значение , состоящее из нескольких с трок . Для добавления новой строки нажмите комбинацию клавиш . Эта возможность полезна для форма тирования строк адресного поля , а также по ля Memo. Ввод данных типа Дата /вре мя Значения в него вводятся в форма те ммм гг . Таким обя когда вы введете 4/8/96 и выйдете из этого поля. Access отобраз ит значение в виде Арг 96. На самом деле в таблице сохраняется значение 4/8/92, и вы можете отобразить его , поместив курсор это поле. С другой стороны можно ввести в поле А рг 96, и в таблице будет сохранено з начение Арг 96. Для поля типа Дата /время также можно определить условие на значение Between #1/1/70# And Date (). Это условие говорит о том , что введенная дата рождения должна входить в интервал между 1 января 1970 г. и текущей датой. Форматы влияют на отображение данных , а не на объем занимаемой ими памяти. Ввод текстовых данных с п роверкой данных Для текстового поля может быть за дано свойство Условие на значение . Оно огр аничивает вводимые данные значениями (например , F, M,C ) . Если вы п опытаетесь ввести в это поле значения , отличны е от F, М , и C, то появится диалоговое окно с таким , например , сообщением : В это поле можно ввести только значение М , F или С . Данное соо бщение определяется значением свойства “сообщени е об ошибк е” для данного поля. Ввод числовых данных с пр оверкой условия на значение | Для числовых полей заданы правила проверки допустимости данных . Для поля Resultat в свойстве Условие на значение задано ограничение значения оц енки ( >=2 и <=5 ). При нарушении этог о правила появится диалогов ое окно с сообщением об ошибке . Это со общение определяется содержимым свойства сообщен ия об ошибке для данного поля . Ввод данных типа OLE Поле объекта OLE под названием Foto можно заполня ть даже без отображения самого объекта (и зображения ) на экране . В поле типа OLE могут х раниться следующие объекты . Растровые изображения . Звуковые файлы. Графики и (диаграммы ). Word или Excel. Объект спознаваемый OLE-серверо м , можно сохранить в Access в поле типа OLE OLE-объекты обыч но вводят ся в формы таким образом , чтобы их можно был о видеть , слышать или использовать . При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта (например , в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture). Ввести объ ект можно двумя спосо бами. Вставить из буфера . Вставить из диалогового окна , появляющего ся после выполнения команды Вставка- > Объект (Insert->Object) Ввод данных типа MEMO Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для ка ждой запис и . В таблице отображается то лько часть введенного текста . Нажимая , можно отобр азить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки , которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста Перемещение по записям в таблице Как правило , после ввода данн ых часто возникает необходимость внести некоторые изменения На это могут быть следующие причины Получена новая информация Обнаружены ошибки Нужно добавить новые записи Чтобы изменить данные , прежде всего от кроите таблицу В окне базы данных откройт е таблицу в режиме таблицы , дважды щелкнув на строке с ее именем в списке таблиц. Если вы находитесь в режиме Конструкт ор (Table Design), щел кните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейт и в режим таблицы для внесения изменений в данные. Перемещение по записям Чтобы перейти к любой записи , можно просто поместить на нее курсор или щел кнуть на ней мышью Но если таблицах о чень велика , то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остр оту Для перемещения по записям можно испо льзовать в ертикальную полосу прокрутки . К нопки со стрелками на полосе прокрутки по зволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому дл я более быстрого перемещения (через несколько записей сразу ) лучше пользоваться бегунком полосы прокру т ки Можно также щ елкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки , чтобы перемест иться на много позиций вперед. Команда Правка- > Перейти (Edit->Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице . Пять кнопок перехода , р асположенных в нижней части окна в режиме таблицы , также можно использовать для перемещения п о записям Щелкая на этих кнопках , можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи ), щелкните на поле номера записи , вве д ите номер записи и нажмите клавишу Для перемещения в поле номера запи си нажмите клавишу . При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор , пока вы не щелкнете на каком- либо поле записи. Поиск заданного значения Хотя , зная номер записи , можно перейти к ней и найти конкретное поле , в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сде лать тремя способами : Выбрать команду Правка- > Найти (Edr t->Find) Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенно й на панели инструментов (на ней изображен бинокль ). Воспользоваться комбинацией клавиш При использовании любого из этих мето дов появится диалоговое окно . Для выполнения поиска т олько по определенному полю поместите в него курсор (причем сделайте это до открытия диалогового окна ). Устано вите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в ук азанном поле. В этом диалог овом окне можно задавать различные параметры поиска . В тексто вом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде , в каком оно представлено в поле , или с использован ием приведенных ниже специальных символов : * -- Соответств ует любому количеству с имволов ? -- Соответств ует одному символу # -- Соответствует одной цифре Чтобы разобраться , как эти символы раб отают , предположим , что нужно найти все зн ачения , которые начинаются с АВ Для этого введите АВ * А теперь предположим , ч то вы х отите найти значения , которые заканчиваются с имволами 001 В этом случае введите *001 . Для поиска любого значения , которое начинается с символов АВ , заканчивается символами 001 и содержит только два символа между ними , нужно ввести АВ ??001 . Если же н ужно найти все фамилии , заканчивающиес я на “ко”, то для поиска значений типа Бродский и Чайковский вв едите *ко. В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора : С любой частью поля (Any Part of Field) Поля целиком (Whole Field) С начала поля (Start of Field) Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Наприм ер , значение Пет будет найдено , если значение равно Пет. Есл и выбрана опция С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения П етров , Петровский . Ш петный и т.д В результате поиска с установкой С начала поля (Start of О будут найдены зна чения Петров , Петровский . В раскрывающемся списке Про смотр (Search) в ы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все , Вверх , Вниз (Up, Do wn, All) При выборе кнопки опции То лько в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет , будут ли различаться п рописные и строчные буквы . По умолчанию он и не разл ичаются При поиске по зн ачению Пет будут найдены пет , Петр и Петро в. При установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв Очевидно , что для данных типа Числовой (Number), Денежн ый (Currency ) и Дата /время (Date/Time) учет регистра не имеет с мысла .) При выборе флажка С учетом регистр а (Match Case) Access игн орирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали поля таблицы , установите э тот флажок ) Например , вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех , родившихся в апреле 1982 года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введи те Апр 92. Если вы не установите этого ф лажка , поиск придется выполнять по точно й дате рождения , например искать 4/8/92 Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить поиск. Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения ще лкните на кнопке Найти . Для поиска следующ его значения нужно щелкнуть на кнопке Най ти далее На протяжении всего процесса пои ска диалоговое окно остается открытым . Поэтом у , найдя нужное значение , щелкн и те на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окн о Изменение значений в режиме таблицы Чтобы изменить значение , перейдите к н ему и внесите необходимые исправления . Для редактирования значения может быть несколько причин. Добавление нового значения. Замена существующего значения Изменение существующего значения Если поле пусто , просто введите в него новое значение При вводе в поле любых новых значений придерживайтесь тех же правил , что и при вводе новых записей Замена существующего значения Выбрать поле можно с помощью кл авиатуры или мыши При использовании клавиатур ы содержимое поля выделяется (Оно отображаетс я в инверсном виде ) При нажатии любой клавиши содержимое поля удаляется и заменяетс я символом , соответствующим нажатой клавише Н ажав клавишу , вы удалите значения поля без замены . Нажатие клавиши пробела стирает зна чение и заменяет его пробелом С помощью мыши содержимое поля можно выделить следующими способами : Щелкнуть на левой границе поля (там , где указатель принимает вид большого знак а "плюс ") Дважды щелкнуть на поле (этот способ не годится в том случае , если в т ексте содержится пробел ) Щелкнуть и перетащить указатель мыши через содержимое поля слева направо Выделить любую часть содержимого поля и нажать клавишу Для замены существ ующего значения стандартной величиной из свойства Значение по умолчанию (Default Value) выделите это значение и нажмите комбинацию клавиш . Для замены существующего значения величин ой из того же поля предыдущей записи нажмите комбинацию к лавиш <С trl +"(кавычки )> Убедитесь , что вы не нажали <С 1г 1+-(минус )>, поскольку в этом случае текущая запись будет удалена Изменение существующего значения Чтобы исправить существующее значение , вм есто того чтобы заменять его целиком , щелк ните перед любым с имволом этого значе ния . Поместив указатель мыши перед конкретным символом , вы активизируете режим вставки , и при вводе нового значения существующие значения сдвинутся вправо . После нажатия клав иши вкл ючается режим замены и вводимые символы з аменяю тся по одному . С помощью клавиш управления курсором можно переходить от одного (а к другому , не вызывая их изме нения . Для удаления символа , находящегося слев а от курсора , нажмите клавишу , а для у даления символа , расположенного справа , — кла вишу . Способы редактирования Перемещение внутри поля На жатиями клавиш -> и <- Вставка зна чения в поле Выбрать позицию вставки и ввести значение Выделение содержимого поля целиком Нажать F2 или двойной клик Замена з начения новым Выделить поле целик ом и ввести новое Замена из предыдуще го поля Ctrl+ ’ ( апостроф ) Замена з начением по умолчанию Ctrl+Alt + пробел Вставка разрыва строки ( текст , Мемо ) Ctrl+Enter Сохранение тек стро ки Shift+Enter или переход к другой строке Вставка тек ущей даты Ctrl+;(точ ка с запятой ) Вставка текущего вр емени Ctrl+:(двоеточие ) Добавление новой записи Ctrl++(плюс ) Удаление записи Ctrl+-(м инус ) Переключение кнопок опций Пробел Отмена и зменений тек записи Esc или кнопка отмены Поля , которые нельзя редактировать Су ществуют поля , которые нельзя редактировать Типы так их полей Поля типа Счетчик (AutoNumber) Access автоматически поддерживае т поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляя их значе ния при создании каждой новой записи . Поле этого типа можно использовать в качес т ве первичного ключа Вычисляемые п оля Access создает эти поля в формах ил и запросах , но на самом деле они не сохраняются в таблице Блокированные или отключенные поля Чтобы запретить ввод в заданные поля , можно соответствующим образом определить их свойс тва в форме Поля в мн огопользовательских блокированных записях Редакт ировать поля в записи , которая блокирована другим пользователем , невозможно Отмена дейс твий Иногда кнопка Отмена (Undo), находящаяся на панели инструментов , недоступна , и ею нельзя вос пользоваться . Но только вы начнете ред актировать запись , она станет доступной , и вы сможете с ее помощью отменить ввод элементов текущее поле . Для отмены операций применяется также клавиша . Ее нажатие отменяет операцию изменения значения-или поля . Дв ажды нажав клавишу , вы отмените изменения для всей текущей записи. Команда Правк а -> Отменить (Edit->Undo) также используется для отмены операций , причем имя команды изменяется в зависимости от о тменяемого действия. Правка -> Отмена невозможна (Edit -> Ca n't Undo) Последнее действие не допускает отмены Правка -> Отменить ввод (Edit -> Undo Typing) О тменяет последнее изменение данных Правка -> Восстановить текущее поле / запись (Edit -> Undo Current Field/Record) Отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей за писи Правка -> Восстановить зап ись (Edit -> Undo Saved Record) Отменяет все изменения в последней сохраненно й записи Для отмены изменения значения в поле выберите команду Правка -> Отменить ввод (Edit->Undo Typing) или воспользуйтесь к нопкой Отмена (Undo), расположенной на панели инструментов . После перехода в другое поле изменения , внесенные в предыдущ ее поле , можно отменить с помощью команды Правка - >Восст ановить текущее поле /запись (Edit->Undo Current Field/Record) или кнопки Отме на ( Undo). Отменить все изменения для текущей записи , которая не была сохранена , можно с помощью команды Правка -> Восстановить текущее поле /запись (Edit->Undo Current Field/Record). После сохранения записи внесенные в нее изменения можно отменить , выбрав команд у Правка -> Восстановить запись (Edit->Undo Saved Record). Однако после реда ктирования следующей записи эти изменения уже нельзя будет отменить. Копирование и вставка значений Копирование или удаление данных в буф ер выполняет сама система Microsoft Windows 9 5/NT, а не кака я-то особая функция Access. Скопированное или удаленное в в буфер значение можно вставить в друг ое поле или запись с помощью команды Правка -> Встав ить (Edit->Paste) или кнопки Вставить из буфера (Paste), расположенной на пане ли инструментов . Операции удаления в буф ер , копирования и вставки из буфера исполь зуются для обмена данными как между разли чными Windows-приложениями , так и внутри самой Access. С помо щью этого метода можно копировать целые з аписи в другие таблицы или даже в дру гие базы да нных , а также обмениваться данными с программами Microsoft Word и Excel. Замена значений Команда меню Правка- > Заменить (Edit->Replace) позволяет осуществить поиск и замену по образцу . После выбора этой команды или нажатия клавиш на экране появится диалоговое окно, Это диалоговое окно очень похоже на то , которое появляется после выбора команды Правка -> Найти (Edit->Find). Только , помимо текстового поля Образец (Find What), в нем е сть еще поле Заменить на (Replace With). Поиск начинается пр и нажатии к лавиши . Найдя значение по образцу. Access выделяет его . Для замены этого значения щелкните на кнопке Заменить (Replace). А чтобы сразу заменить все зн ачения , щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Добавление новых записей Для добавления зап иси в режиме таблицы поместите курсор в последнюю строк у (туда , где маркер записи имеет вид зв ездочки ) и введите новую запись Для перехо да к новой записи можно выбрать команду Вставка -> Запись ->Record), щелкнуть на кнопке Новая за пись (New Record), р аспол оженной на панели инструментов , восп ользоваться кнопками перемещения или командой Правка -> Пе рейти -> Новая запись (Edit->GoTo->New). Можно также перейти к последней записи и нажать клавишу < | > югда необходимо добавить несколько новых записей , а существующ ие записи сделать временно невидимыми Команда меню Записи -> Ввод данных (Records->Data Entry) позволит на время очистить экран от всех записей , и тогда можно б ез помех отредактировать новые записи . Для восстановления всех записей выберите команду Записи -> удалить фильтр (Records->Remove Filter/Sort) Удааление записей Чтобы удалить произвольное количество зап исей , выделите их и нажмите клавишу или выберите команду Правка -> Удалить (Edit->Delete) Для удаления одной записи помести те курсор в любое ее п оле и в ыберите команду Правка -> Удалить запись (Edit->Delete Record) При удалении записи появляется диалоговое окно , с помощью которого нужно подтвердить удаление Если вы щелкнете на кнопке Да (Yes), то записи будут удалены , а если на к Нет (No), все остане тся без изменений Стандартной установкой для /этого диалогов ого окна является выбор кнопки Да (Yes) Поэтому при нажатии клавиши записи будут автоматически удалены . Но если этим способом вы удалите зап иси по ошибке , то восстановить их будет уже невоз можно. Для выделения смежных (т е . соседних ) записей щелкните на маркере первой записи и перетащите указатель мыши ну , направлен ную вправо ) к последней из тех записей , которые нужно выделить Добавление , изменение и удаление столбцов Возможность добавления, удаления и п ереименования столбцов в режиме таблицы в Access 97 таит в себе некоторую опасность . Дело в том , что эти операции изменяют структуру данных Как вам известно , при внесении изменений в режиме-конструктор (Table Design) изменяется базовая структу р а данных Однако в режиме таблицы вы м ожете даже не осознать всех последствий в несенных изменений Поэтому , создавая базы дан ных для других пользователей , следует принять меры , чтобы они не могли вносить в режиме таблицы изменения. Удаление столбца в режиме таблицы Для удаления столбца в режиме таблицы выделите его и нажмите клавишу или выберите команду Правка-удалить столбец (Edrt^Delete Column) При этом появится диалоговое окно , в котором нужно подтверд ить удаление всех данных из этого столбца , а также самого поля из структуры таблицы Но имейте в виду , что если это поле используется в форме ввода данны х или в отчете , то в случае его уд аления вы будете получать сообщение об ош ибке всякий раз когда какой-либо объект бу дет обращаться к имени этого по л я Добавление столбца в режиме таблицы Для добавления нового столбца в режим е таблицы выберите команду Вставка ^Столбец (Insert^Column), и в результате справа от столбца , в котор ом находится курсор , будет создан столбец с заголовком Поле 1 (Field'1). Затем в записи этого с толбца вы сможете ввести новые данные. При добавлении нового столбца структура таблицы изменяется (т.е . в нее добавляется новое поле ). При сохранении таблицы Access определяет с войства добавленного поля на основании введен ных в него значении. Изменение имени поля (заголовка столбца ) При добавлении нового столбца желательно перед сохранением таблицы изменить его з аголовок . Для этого нужно дважды щелкнуть на нем и внести необходимые изменения . При сохранении таблицы этот заголовок будет использ ован в качестве имени поля в структуре таблицы. Изменяя заголовок столбца , вы изменяете и имя поля в таблице . И если оно используется в формах , отчетах , запросах , ма кросах или модулях , то эти объекты не будут работать до тех пор , пока вы не внесете в них с оответствующие исправ ления . Этот способ изменения имени поля чр еват неприятными последствиями , поэтому желательн о , чтобы его применяли только опытные поль зователи. Отображение записей При добавлении или изменении записей можно пользоваться как мышью , так и командами меню . С помощью команд меню Форм ат (Format) или мыши можно изменить порядок следования п олей , скрыть и закрепить столбцы , изменить высоту строки и ширину столбца , выбрать д ругой шрифт и даже отобразить или удалить линии сетки. Изменение порядка следования полей По умолчанию Access отображает поля в режиме табли цы в том же порядке , что и в табли це или запросе . Однако иногда нужно размес тить некоторые поля рядом , чтобы легче был о анализировать содержащиеся в них данные . Чтобы изменить порядок распо ложения по лей , выберите столбец и перетащите его на новое место. Выбирать и перетаскивать столбцы можно по одному или целыми группами . Допустим , вы хотите , чтобы поля Name располагался в начале таблицы . Для этого выполните следующие де йствия. 1. Поместите указатель мыши на имя поля (столбца ) Name (он примет форму направленной вниз стрелки ). 2. Нажмите кнопку мыши и удерживайте ее в этом положении . В результате будет выделен весь столбец Name. Отпустите кнопку. 3.Снова щелкните кнопкой мыши на име ни одного и з столбцов и удерживайте ее в нажатом положении ; указатель примет вид стрелки с рамкой . Перетащите этот столбец к левой грани це таблицы . Отпустите кнопку мыши , и столб ец переместятся к началу таблицы. Таким образом можно перемещать одно и ли несколько выбр анных полей влево , вп раво или даже за пределы правой !вой г раницы окна. Перемещение полей в режиме таблицы не вызывает изменений в структуре таблицы. Изменение ширины поля Чтобы изменить ширину поля (т.е . столбц а ), нужно задать ее либо в диалоговом о кне (г де она определяется количеством символов ), либо перетаскивая правую границу за головка столбца (при этом указатель мыши п римет вид крестика с двунаправленной стрелкой ). Чтобы изменить ширину столбца , выполните два простых действия : 1.Поместите курсор между двумя заг оловками столбцами на линии их разделения . 2.Перетащите границу столбца влево , чтобы сузить его , или вправо , чтобы расширить. Чтобы мгновенно изменить ширину столбца по принципу оптимальной подгонки (взяв за основу самый длинный элемент ), нужно д важды щелкнуть на правой границе заго ловка столбца. Изменение ширины столбца /Не приводит к изменению размера поля в таблице : вы просто изменяете размеры просматриваемого стол бца для данньщ которые в нем содержатся. Существует и другой способ изменения шири ны столбца : нужно выполнить команду Формат ^Ширина столбца (Format^Column Width) или щелкнуть правой кн опкой мыши на заголовке столбца и выбрать из контекстного меню команду Column Width. Появится ди алоговое окно Ширина столбца (Column Width). Здесь вы може те задать ширину столбца , измеряемую количеством си мволов . А чтобы определить ширину , принятую по умолчанию , установите флажок Стандартная ширина (Standard Width). При перетаскивании правой границы столбца влево до границы предыдущего столбца дан ный столбе ц будет скрыт . То же сам ое произойдет и при установке значения 0 в диалоговом окне Ширина столбца (Column Width). Поэтому , чт обы вновь отобразить скрытый столбец , выполни те команду Формат ^Показать столбцы (Format^ Unhide Columns). Изменение высоты записи ( строки ) Для изменения высоты записи (т.е . строк и ) поместите указатель мыши на границу зап иси (в области маркера записи ) и перетащите верхн юю границу строки или выберите команду Фо рмат ^Высота строки (Format^Row Height). Необходимость увеличить высоту строки возникает в том случае , если нужно поместить в ней текст с более крупным шрифтом или несколько рядов текс та. При перетаскивании границы записи указате ль мыши изменится Чтобы изменить высоту с троки , выполните следующие действия. 1. Поместите курсор на лини и разд еления между двумя строками в области мар кера записи. 2. Перетащите границу строки вверх , чтобы уменьшить , или вниз , чтобы увеличить высо ту строки. Изменение высоты строки приводит к од новременному изменению высоты всех строк в режиме таблицы. Сущест вует и другой способ измене ния высоты строки : выберите команду Формат ^Высота строки (Format^Row Height). При этом появится диалоговое окно , в котором можно ввести высоту строки в пунктах . Для выбора высоты , принятой п о умолчанию , установите флажок Стандарт на я (Standard Height). Если при перетаскивании границ ы записи вверх она пересечется с границей предыдущей записи , то все | строки будут скрыты . То же самое произойдет и при установке в диалоговом окне Высота строки (Row Height) значен ия , близкого к 0 (напр имер , 0,1). В этом случае для отображения строк выполните команд у ) Формат ^Высота строки (Format=>Row Height) и задайте стандартное значение высоты строки. Отображение сетки Обычно на экране отображается сетка , линии которой служат границами стр ок и столбцо в . С помощью команды Ф ормат '=>Ячейки (Format^Cells) можно определить , будет ли отображ аться эта сетка и как она должна выгл ядеть . (Диалоговое окно Вид сетки (Cell Effects).) Изменение шрифта отображения Размеры строки и столбца изменяются а втоматически при изменении размера шрифта отображения. Access по умолчанию отображает все данные в режиме таблицы шрифтом MS Sans Serif размером 8 пунктов и начертанием Обычный (Regular). Вы можете обнаружить , что он неправильно распечатывается , поскольку это экранный шри фт . Поэтому лучше подойде т шрифт Arial размером 8 пунктов и начертанием Обычный (Regular). Выбери те команду Формат '=>Шрифт (Fonnat^Font), чтобы изменить тип шрифта , его размер и стиль. Изменение шрифта отображения оказывает вл ияние на всю таблицу . Для того чтобы видеть на экране больше информации выбер ите маленький размер шрифта . Если у вас есть необходимое оборудование , переключитесь на более высокое разрешение . А если вы х отите , чтобы буквы были большего размера , увеличьте размер шрифта. Дляя перехода к шр ифту Arial размером 10 пун ктов и начертанием Полужирный (Bold) выполните следующие де йствия. Выберите команду Формат ^Шрифт , и на экране появится диалоговое окно . В поле Шрифт (Font) выберите Arial, В поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный (Bold). Введите 10 в поле Размер (Size). Щелкните на кнопке ОК. При изменении атрибутов шрифта в обла сти Образец (Sample) появится образец этого шрифта . Таким образом , пежде чем внести какие-либо изменен ия , вы можете их увидеть . При желании м ожно изменить и цвет шрифта. Скрытие и отображение столбцов Чтобы скрыть столбец , можно перетащить его границу к предыдущему полю или уст ановить для ширины столбца значение 0. Чтобы скрыть один или несколько столбцов , можно также воспользоваться командой Формат ^ Скрыть Столбц ы (Format^Hide Columns). Чтобы скрыть один столбец , выпо лните следующие действия. 1. Поместите курсор в любое место сто лбца , который Нужно скрыть. 2. Выберите команду Формат ^Скрыть столбцы (Format^Hide Columns), и столбец исчезнет В действительности свойст ву Ширина столбца (Column Width) будет присвоено значение 0. Чтобы скрыть несколько столбцов , нужно сна чала выбрать их , а затем выполнить команду Формат ^Скрыть столбцы (Format^ Hide Columns) Скрытый столбец вновь можно отобразить с помощью команды Формат ^ Показать ст олбцы (Format^ Unhide Columns) При этом отображается диалоговое окно , кото рое позволяет выборочно скрыть или показать столбцы , устанавливая или снимая отметки у соответствующих опций в списке Столбец (Column). Закрепление столбцов Если вы хотите , чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране , воспользуйтесь команд ой Формат ^Закрепить столбцы (Format^Freeze Columns) Например , можно сд елать так , чтобы поле Name было постоянно видно во время прокрутки таблицы , ког да н ужно найти другую информацию . Закрепленные ст олбцы разместятся слева от всех столбцов Если нужно закрепить несколько столбцов , то они должны быть смежными (Конечно , столбцы можно предварительно переместить , чтобы они находились рядом друг с другом ) А е сли нужно освободить эти столбцы , выберите команду Формат ^Освободить все с толбцы (Format^ Unfreeze All Columns). Сохранение записи Access сохраня ет запись , когда вы из нее выходите Чт обы сохранить запись , не покидая ее , нажми те комбинацию клавиш Третьим способом сохран ения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить к оманду Записи ^Сохранить запись (Records^Save Record) Сортировка и фильтрация записей в реж име таблицы При поиске некоторого значения Access находит и о тображает соответствующую запись Но е сли заданному критерию удовлетворяет несколько записей , то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их С помощью кнопок сортировки и фильтрац ии , находящихся на панели инструментов (или ко м анд Фильтр (Filter) и Сортировка (Sort) из меню З аписи (Records)), м ожно отобразить на экране только необходимые для работы записи , а также быстро отс ортировать их в нужном порядке Для сортир овки всей таблицы используются две кнопки сортировки , а для выбор а определенных записей — три кнопки фильтрации Быстрая сортировка Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортиров ки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию Сн ачала выберите п оля для сортировки , а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я ) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию ( Я-А ) (Sort Descending (Z-A)) Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любо й записи После этого щелкните на со ответствующей кнопке , и данные мгновенно буду т отсортированы Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям , выделите несколько столбцо в Для этого сначала выделите один столбец , а затем нажмите клавишу и перетащите курсор (Таки м образом выделяются смежные столб цы ) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу , затем по второ му и т д Если же нужно выделить н есмежные столбцы , то , как уже упоминалось выше , их нужно переместить , чтобы они расп олагались рядом Чтобы восстановить первоначальный поряд ок расположения записей , воспользуйтесь командой Записи ^Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort) Печать записей Записи таблицы можно распечатать в ви де строк и столбцов . Воспользуйтесь простейши м способом — выберите ком анду Файл '=> Печать (File^Print) или щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов . При этом появится диалоговое окно . Предположим , вы установили принтер в с истеме Microsoft Windows 95/NT. Щелкните на кнопке ОК и напе чатайте Wy т ем шрифтом , который вы выбра ли для отображения (или его ближайшим экви валентом для принтера ). На распечатке будут также отражены все опции , установленные на момент печати таблицы . Скрытые столбцы на печатаны не будут . Линии сетки печатаются только в том сл у чае , если в диалоговом окне Вид сетки (Cells Effects) (которое вызы ва-юмандой Формат ^Ячейки (Format^Cells)) отмечены кнопки опций в группе Линии сетки (Gridlines Shown). Для распе чатки потребуется столько страниц , сколько не обходимо для размещения всех да н н ых . Причем разделение данных на страницы Access выполняет автоматически . Печать таблицы Управлять процессом печати можно из д иалогового окна Печать (Print), выбирая следующие опции. Печатать (Print Range) Распечатывает всю таблицу или только выбранные ст раницы или записи Копии (Copies) Определяет число копий Ра зобрать (Collate) Определяет , будет ли распечатка разобрана по копиям С помощью кнопки Свойства (Properties) можно вызва ть диалоговое окно настройки принтера . Кнопка Настройка Ир ) позволит определ ить пол я и заголовки. Предварительный просмотр Иногда перед печатью отчета возникают некоторые сомнения . Например , не лучше ли изменить высоту строк и ширину столбцов либо выбрать другой шрифт ? Поэтому перед печатью всегда стоит вывести отчет на экран , что бы убедиться , что с ним в се в порядке. Для этого щелкните на кнопке Предвари тельный просмотр (Print Preview), находящейся на панели инструментов , выберите команду Файл ^Предварительный просмотр (File^Print Preview). В результате появится окно предварительн o ro просмотра После щелчка на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) вы перейдете в режим предварительного пр смотра перед печатью . На экране бу дет показана первая из печатаемых страниц , а на панели инструментов появятся новые кнопки. Для перемеще ния по страницам можн о воспользоваться кнопками , расположенными в нижней части окна предварительного просмотра (так же , как при перемещении по записям в режиме таблицы ). Кнопки панели инструментов обеспечивают б ыстрый доступ к следующим опциям печати : Закр ыть Возвращает в режим таблиц ы Печать Открывает диалоговое окно Одна страница Показывает одну страницу в режиме Предварительный просмотр (Print Preview) Две страницы Показывает две страницы в режиме Предварительный просмотр (Print Preview) Выбор масшт аба Увеличивает или ум еньшает масштаб отображения документа Чтобы просмотреть более двух страниц , выполните команду Вид ^Число страниц (View^ Pages), а затем выберите 1, 2, 4, 8 или 12. Если вы удовлетворены видом таблицы в режиме предварительного просмот ра и хотите ее распечатать , щелкните в кнопке Печать (Print), расположенной на панели инс трументов . Если же вас что-то смущает , щелк ните на кнопке Закрыть (Close), и вы вернетесь в режим таблицы , где можно будет отредактир овать данные или изменить макет . Заключение Рассмотрены приемы ввода данны х в режиме таблицы , перемещения по строкам и столбцам и изменения данных , передвижен ия строк и столбцов и изменения их ра змеров , предварительного просмотра и распечатки таблиц . • В режиме таблицы данные отображаютс я в виде строк (записей ) и столбцов (полей ). • С помощью полос прокрутки , клавиш управления курсором , опций меню и кнопок перехода можно быстро передвигаться по таб лице и помещать курсор в любой записи или любом поле. • Перейти в режим таблицы (Datasheet) можно из любого окна режима Конструктор (Table Design), щелкнув на кнопке Режим таблицы (Datasheet) (можно также щелкнуть на кнопке Открыть (Open) в окне базы данных ). • При вводе данных в таблицу соотв етствующая строка отмечается маркером новой з аписи. i. Access выполняет автоматическую проверку допустимости данных различного типа (имеются в виду типы Число -I вой (Number), Денежный (Currency), Дата /время (Date/Time) и Логический (Yes/No)). Причем на уровне таблицы или формы вы можете доб авить свои собствен ные правила проверки допустимости данных. OLE-объекты (например , звук , рисунки , график и , документы Word и цифровые видеозаписи ) можно вставить в поле типа OLE с помощью команды Вставка =>0бъект (Insert^Object) С помощью кнопок перемещения (расположенн ых в н ижней части таблицы ) можно б ыстро перемещаться по записям. Заданные значения можно находить и за менять с помощью команды Правка ^Найти ( Edit ^ Find ) или Правка ^Зам енить ( Edit ^ Replace ). Для вставки в поле принятого по у молчанию значения нужно нажать <Сп "1+А 11> +клавиша пробела , а для вставки знач ения поля из предыдущей записи — < Ctrl +'> В полях некоторых типов да нные редактировать нельзя Это поля типа С четчик ( AutoNumber ), вычисляемо е , блокированное , недоступное , поле с блокирова нными записями , а также поля из н е которых типов запросов. С помощью функции отмены ( Undo ) можно отменить ввод значения поля , текущей записи или сохраненной записи . Чтобы удалить запись , нужно выбра ть ее и нажать клавишу < Del >, либо выбрать команду Правка =>Уд алить ( Edit ^ Delete ) Внешний вид таблицы можно изменить , по-новому упорядочивая поля , изменяя отобража емую ширину столбца или высоту строки и выбирая другие шрифты Столбцы можно скрывать и отображать , з акреплять и освобождать ; можно также удалять и отображать на экране линии сетки. С пом ощью кнопок сортировки можно мгновенно изменять порядок расположения запи сей при отображении. Кнопки Фильтр по выделенному ( Filter by Selection ) и Изменить фил ьтр ( Filter by Form ) используются для определения порядка сортировки или критериев фильтрации зап исей в таблице. Команда Файл ^Печать ( File ^ Pnnt ) применяется для печати таблицы , а команда Файл ^Предварительный просмотр ( File ^ Print Preview ) — для предваритель ного просмотра страниц перед печатью.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Время от времени Госдума со своими законопроектами убедительно доказывает, что миры, параллельные нашему, действительно существуют.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по программированию "Возможности Access", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru