Реферат: Автоматизация делопроизводства - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Автоматизация делопроизводства

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 23 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Автоматизация делопроизводства Введение Сначала некоторые термины , чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь. Документированная информация ( документ ) – это зафиксир ованная на материальном носителе информация с реквизитами , позволяющими ее идентифицировать . [1] Делопроизводство – это специфическое направление деятельн ости , которое занимается составлением , офо рмлением документов , их обработкой и хранение м . [2] Движение документов в организации с м омента их создания или получения до завер шения исполнения или отправления называется документооборотом . [3] Вся документаци я организ ации делится на три документопотока : · входящие (по ступающие ) документы ; · исходящие (о тправляемые ) документы ; · внутренние документы. По отношению к каждому конкрет ному исполнителю все доку менты , с которыми он имеет дело , делятся на несколько категорий : · входящие , с которыми исполнитель не успел ознакомиться ; · в pa 6 оте, которые ждут его дейст вий ; · на контроле , по которым он ожидает д ействий от других исполнителей. · В технологи ческой цепочке обработки и движения документо в можно выделить этапы : · прием и первичная обработка документов ; · предварительное рассмотрение и распределение докум ентов ; · регистрация ; · контроль за исполнением ; · информационно-с правочная работа ; · исполнение документов и отправка. Принципы автоматизации делопроизводства С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, доку мен т , как правило , распадается на тело докуме нта — файл (файлы ), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз водства , и регистрационную карточку , с одержащую все ре квизиты документа , с которой собственно и идет работа . Фа йлов может и не существовать , документ может ос тавать ся в бумажной форме. Автоматизированные системы делопро изводства делятся на два класса . К первому относятся системы управления электронными ар хивами . Их основные функции : регистрация новых документов , х ранение , поиск и их и звлечение с целью передачи в приложения , у меющие с ними работать . Ко второму классу относятся системы управления электронным док ументооборотом (СУЭД , DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами н а пути прохождения от одного пользователя - до лжностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией в сех изменений и сопровождающих резолюций . В готовых системах одного класса могут встре чаться функции другого класса. В настоящее время основная концепци я автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ , WorkFlow ), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы . Иными словами , это организация и управление процессами создан ия документов на основе последовательной обработки различными пользователями других р анее существовавших документов . Но для функци онирования систем класса WorkFlow , делопроизв одственные процессы организации должны быть с трого структурированы и формализиров аны , что встречается далеко не всегда . Поэтому система должна иметь функцию , позволяющую орг анизовать и спланировать выполнение работ с документами , как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам , так и с предоставлением исполнителям оп р еде ленной свободы в принятии решения на свое м уровне. Из важнейших характеристик СУЭД специалис ты обычно выделяют следующие : · программная платформа (система , обеспечивающая хранение и поиск до кументов , а также система обмена сообщениями . В настоящее вре мя используется архит ектура “клиент /сервер” ); · поддержка распределенно й обработки информации ; · возможности масштабиров ания (набор поддерживаемых платформ ; максимальное число пользователей ; число уровней вложеннос ти структур ); · открытость архитектур ы и возможность интеграции с другими приложениями ; · типы документов , с которыми работает система ( форматы документов ; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа ; связи док ументов (один документ может быть ответом на друг ой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа ); совместн ое использование электронных и обычных (бумаж ных ) документов ); · коллективная работа группы исполнителей над одним (или нескольким и ) документами ; · возможность работы по "свободной " схеме (без жесткой фиксаци и маршрутов ); · средства для опреде ления маршрутных схем прохождения документов ; · возможности контроля за прохождением документов ; · способ оповещения д олжностных лиц ; · особенности настройки продукта для нужд конкретног о заказчик а (например , регистрационная кар точка должна содержать все необ ходимые рекви зиты ) ; наличие локализованного ( русифицированного ) интерфейса ; · средства регламентации доступа и криптозащиты ; · средства оповещения о нарушениях в регламенте прохожд ения документов ; · ориентация на тради ционную российскую концепцию документооборота. Системы управле ния электронными архивами характеризуются следую щими функциями : ВВОД. Система должна обеспечивать в вод , обработку , хранение , регистрацию документов , посту пающих из множественных источников : по сети , с дисков , модемов и сканеров. ХРАНЕНИЕ. Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем : · возможность оперативног о получения целостной и непротиворечивой инфо рмации ; · организация сбора, хранения и актуализации разрозненной и нформации ; · высокая надежность и управляемость системы , быстрый и подконтрол ьный доступ пользователей к информации ; · экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте ; · возможность центра лизованного развития вычислительных средств. АТРИБУТИВНЫЙ И КОНТЕКСТНЫЙ ПОИСК. Функции систем автоматизации делопроизводств а. № Функция Описание 1 создание док умента Документ может создаваться либо с амостоятельно в соответствующем редакторе (текст овом , графическом ), либо на основе подг отовленных шаблонов. 2 регистрация документа Для каждого учетного документа формируетс я регистрационно-контрольная карточ ка (РКК ), в которую заносятся сведения о документе . Регистрироваться могут как поступившие извн е , так и созд анные внутри организации документы. 3 письма и обращения г раждан Характеризуется тем , что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель , даже в том случае , если он пишет по разным вопросам. 4 решения и распоряжения Техно логи я регистрации , обработки и контроля распоряди тельных документов : внешних – постановлений , указов , распоряжений вышестоящих организаций ; внут ренних - протоколов , приказов , распоряжений . Отличае тся от технологии обработки переписки тем , что на контроль с тавится не т олько документ в целом , но и отдельные пункты , переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. 5 рабочие папки пользовате ля Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам . Причем , зачаст ую в папке хранится не сам документ , а ссылка на него . Пользователь может свои рабочие папки создавать , удалять и обмениваться ими с другими пользователями. 6 контроль исполнения Реализуется контроль исполнения документов , как на уровне автора резолюции , так и централизованный контроль с возможностью формиро вания сводок об исполнении контрольных докуме нтов . При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом , но и отдельные пунк ты. 7 обработка и хранение собственно документов К реги страционной карточке может быть "прикреплено " любое число файлов , содержащих собственно док умент в компьютерной форме представления (нап ример , текст , аудио или видеоматериал и т.д .). Система должна обладат ь возможностью слияния документов , позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики , формир уя законченный документ . Современные системы , в том или ином виде , обеспечивают управлен ие бумажными документами (они , как правило , зарегистрированы в а рхиве , но их тело находится на вполне материальной поло чке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол ). 8 работа с взаимосвязанными документами Поддерживается возможность установления ссылок между регистра ционными карточками документов , связанных т ематически , отменяющих или дополняющих друг д руга , повторными и т.д . Работая с документо м , всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу , ее историю , разосланные копии карточек по другим подразделениям , имея мгнов енный доступ к каждой интер е сующе й карточке . 9 движение документов , ввод резолюций и замечаний Ме ханизм движения документов (workflow ) , обеспечивает обработку и пер едачу документов между пользователями системы . При этом основанием для автоматической пер едачи документа от одного дол жностного лица другому является факт вынесения резол юции или факт оформления отчета об исполн ении документа . Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем . Путь прохождения доку мента с момента передачи его р у ководителю на первичное рассмотрение до списа ния в дело фиксируется в зоне исполнителе й регистрационной карточки. 10 функционирование вложенных подсистем В систему делопроизводства организации входят по дсистемы подразделений с своими функциями (уч ет , кон троль , движение документов и др .). 11 отслеживание версий одного документа При совместной работе нескольких пользова телей над одним документом , много времени и сил отнимает проблема "версий " и проблем а "копий и оригиналов ". 12 учет номе рных документов Уч ет использования н омерных документов . Формирование отчетности. 13 распределенная обработка ; отправка документов (почта ) Процесс обработки документов д олжен быть единым для всех пользователей системы , независимо от территориального расположе ния рабочих ста нций , серверов , степени их удаленности и используемых видов связи . Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта , в функции которой входит : служебная и личная переписка ; автоматическая рассылка сообщ ений и уведо м лений . Система позвол яет формировать списки рассылки. 14 работа через Интернет В системе реализуется Web - сервер делопроизводства , обеспечивающий доступ к данным о документа х и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Inte rnet ( Intranet ). Пользователю предоставляется возмож ность для формирования запроса на поиск д окумента или группы документов , зарегистрированны х в системе. 15 поиск док умента по реквизитам Поиск документа мож ет осуществляться по реквизитам , по теме , по ука занным заранее ключевым словам. 16 контекстный поиск С уществует возможность поиска документов по ко нтексту , то есть по полному значению текст ового поля или по отдельным словам или их частям . Причем поиск производится не только в регистрационной карточке , но и непосредственно в документе. 17 архивирование документов После обработки , подписанные документы помещаются в архив . Документы из архива редактировать нельзя , их можно читат ь или удалять . АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архив ирования и восстановления документов , устанавливать п рава доступа к архивам. 18 списание документа в дело По завершении работы над документом он списывается в дело . Д алее документ либо передается на архивное хранение , либо уничтожается в соответствии с пр авилами архивного хранения , принятыми на предприятии . В автоматизир ованной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационн ую карточку соответствующей записи. 19 ведение с ловарей и справочников К с правочника м системы относятся : пользователи , подразделения , организации , граждане , тематические рубрикаторы документов , стандартные тексты , номенклатуры дел , грифы доступа , списки рассылки . В некоторых системах можно самосто ятель но создавать новые таблицы справочни ков. 20 справочно-аналитическая рабо та ; получение отчетов В системе формируют ся типовые отчеты и графики (справки , свод ки , журналы , списки документов ). Так же имее тся возможность загружать генератор отчетов и графиков . При работе регистрируются дей ствия системы , действия пользователей. 21 настройка системы С пециализированный инструментарий позволяет в авт оматизированном режиме спроектировать систему , сг енерировать отчетные формы и связи между ними , настроить механизмы р епликации , наст роить механизмы доступа к данным. 22 открытость системы Система может обеспечивать COM -интерфейс , при этом ст оронние разработчики могут наращивать возможност и системы собственными дополнениями . Возможен вариант приобретения генеральной лице нзии , позволяющей вносить модификации в исходные тексты . Предоставляется необходимая документация на систему. 23 регламентация прав досту па Права пользователя в системе регламен тируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами , так и набор функций , доступных данн ому пользователю (регистрация , редактирование , спис ание документа в дело , снятие с контроля и т.д .). При необходимости сотрудникам подр азделений можно дать возможность работать тол ько с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недос тупны вообще или доступны только для прос мотра . 24 масштабирование системы Работоспособность системы не долж на зависеть от числа пользователей , от уро вня вложенности структур. 25 делегирование права подп иси В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы . При необходимости возможно делегирование пр ава подписания одного документа или настройк а автоматического делегирования для всех доку ментов , поступающих на подпись к руководи т елю. 26 защита информации К аждое рабочее место может быть защищено п аролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя . 27 соответств ие требованиям действующих делопроизводственных стандартов . Система должна соответствова ть существующей делопроизводственной практике , по ддерживать полный жизненный цикл документа в организации : от его первичной регистрации до списания в дело . Система должна прой ти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по д е лопроизводству. Создание систем делопроизводства для орга низаций , имеющих особые требования по защите информации , проводятся с учетом требований Гостехкомиссии и ФАПСИ . Необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты инф ормации , в том числе сертифицированными , что позволит согла совать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Чтобы снизить смертность, надо чтобы умирать было невыгодно, поэтому в России повышаются цены на похороны.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по программированию "Автоматизация делопроизводства", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru