Реферат: Как овладеть искусством делового письма - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Как овладеть искусством делового письма

Банк рефератов / Искусство и культура

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 39 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

16 http://monax.ru/order/ - рефераты на з аказ (более 2300 авторов в 450 городах СНГ).делопроизводство Работа на тему: «Как овладеть искусством делового письма» 2003 г. СОДЕРЖАНИЕ 1. Оформл ение стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, прил ожение. Специальные почтовые отправления. 3 2. Цель п исьма. Текст письма. Общие правила. 4 2.1. Предст авление компании. 5 План письм а 5 2.2. Ответ н а письмо-предложение 6 Позитивны й ответ на письмо с предложением о сотрудничестве 6 План письм а 7 2.3. Запрос , требование 7 План письм а: 7 2.4. Ответ н а запрос, требование 8 План письм а. 8 2.5. Заказ 8 План письм а: 8 2.6. Ответ н а письмо-заказ. 9 План письм а: 9 2.7. Жалоба 9 План письм а 9 2.8. Ответ н а жалобу 10 План письм а: 10 3. Некото рые примеры деловой переписки. 10 Сопрово дительное письмо к контракту 10 Прекращ ение контракта 11 4. Факсы, телеграммы. 11 5. Электр онная почта. Общие правила. 11 Заключ ение 13 Список литературы 14 Письма пишут разные: Слёзные, болезные, Иногда прекрасные, Чаще – бе сполезные. К. Симонов. 1. Оформление стандартног о письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальн ые почтовые отправления. Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Ва шего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже ес ли в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это ак туально для таких писем, как представление компании, предложение продук тов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть пло тным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конве рте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного о кошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявл ении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае п олезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего каче ства. Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тож е должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотн ая, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничест во, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должн а быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас не т приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвес ти свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами. Золотое правило Ваше письмо с первог о взгляда должно произвести солидное впечатление Стандартное деловое письмо в самом полном виде долж но выглядеть следующим образом: 2. Цель письма . Текст письма. Общие правила. В самом общем случа е деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями п родать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на рабо ту и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно от нести к производным или результатам писем первых двух категорий. Поэтому и стратегия, и стиль таких писем различный. Наиболее трудным де лом, конечно, является категория писем о продаже, т.к. продать что-то всегд а намного труднее, чем купить. Золотое правило Никогда не старайтесь перевести письмо дословно со своего родного язык а на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из пис ем, по которым Вы учились, которые Вы получали, которые представляются ва м образцовыми. Вам останется только адаптировать исходный текст к текущ ему моменту и получить готовое письмо 2.1. Представление компании. План письма с предложением сотрудничества, продуктов и ус луг компании и пр. можно представить в следующем виде: План письма Золотое правило Деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему од ному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь м ировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить! 1. Краткое представление вашей к омпании, продукта. Золотое правило Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, серв иса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информа цию можно легко проверить. 2. Перечисление основных достои нств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг. 3. Определение сегмента рынка, на котор ом вы предлагаете представить ваш продукт. Определение потенциальных п отребителей. 4. Конкретное предложение о сотруднич естве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибуторской сети и пр. 5. Если вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых. 6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта. 7. Закончить письмо стандартной фразо й, выразить надежду на сотрудничество. Золотое правило Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не бол ее одной страницы Помните, больше одной страницы никто не станет читать. Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компа нии. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего. 8. Подпись, ваше имя и должность. Золотое правило При написании любых писем следуется всегда руководствовать английской формулой: KISS = Keep It Short and Simple ( Кратко и по делу ) 2.2. Ответ на письмо- предложение Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быт ь положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не впол не уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение. Позитивный ответ на письмо с п редложением о сотрудничестве Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на пис ьмо-предложение, план письма должен быть таким. План письма 1. П облагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию. 2. Сообщить о положительных результат е экспертизы предложенных товаров, проведенных в Вашей компании. 3. Перечислить вопросы, которые вы счит аете важными для заключения контракта. 4. Предложить встречу с Вашим потенциа льным партнером для обсуждения деталей контракта. 5. Выразить надежду на будущее взаимов ыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой. 6. Подпись, Ваше имя, должность. Золотое правило Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверня ка послал предложения также вашим конкурентам. 2.3. Запрос, требование Цель таких писем - получить информацию, помощь etc, т.е. некое ж елательное для вас действие со стороны Вашего адресата. План письма: 1. Д ать ссылку на источник , из которого вы получили информацию о компании. 2. Представить коротко себя, свою фирму . 3. Объяснить, почему Вы пишете это письм о, выразить ваш интерес. 4. Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата. 5. Закончить письмо стандартной фразо й. 6. Подпись, имя и должность автора письм а. 2.4. Ответ на запрос, требование Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому пл ану. План письма. 1. С сылка на письмо с запросом. 2. Укажите Ваши действия, которые были п редприняты по просьбе автора письма. 3. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию. 4. Укажите дополнительную возможность , которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами про дукта, услуги и пр. 5. Сообщите о Вашей готовности дать доп олнительную информацию по продукту. 6. Заключительная фраза. Может быть про должением предыдущего абзаца. 7. Ваша подпись, имя, должность. 2.5. Заказ Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следу ющим планом. План письма: 1. С сылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта. 2. Повторить условия, на которых Вы зака зываете продукт- цена, качество, количество, скидки, условия платежа, усло вия доставки. 3. Подтверждение заказа, указание, что б ланк с заказом прилагается. 4. Предложение условий платежей. 5. Указать сроки и условия доставки. 6. Стандартное окончание письма. 7. Ваша подпись, имя, должность. Золотое правило Начиная с п.2.5 Заказ строка Тема письма = Subject line становится обязательной! 2.6. Ответ на письмо- заказ. Для таких писем тоже существуют стандартный план. План письма: 1. В ыразите благодарность за заказ продукта. 2. Подтвердите возможность поставки, р азмеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были ра зногласия. 3. Укажите, что отгрузка товара будет пр оизведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказч ика на важные подробности, которые могут быть полезными. 4. Стандартное окончание письма с наде ждой на совместный бизнес в будущем. 5. Подпись, имя, должность. 2.7. Жалоба Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и п р. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма- жалобы не просто "выпустить пар", а получить компенсацию за невыполнение деловых о бязательств. План письма- жалобы можно представить в следующем виде. План письма 1. О бъясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материа л (даты, суммы, номер заказа и пр.). 2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравн ивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства. 3. Допускается выразить свои чувства п о поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную про блему. 4. Если это уместно, опишите Ваши собств енные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему . 5. Потребуйте от компании, не выполнивш ей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, во змещения моральных и материальных издержек. 6. Сообщите о мерах, которые будут предп риняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены. 7. Стандартное окончание письма. 8. Подпись, имя, должность. 2.8. Ответ на жалобу Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относит ся к "трудным" письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объя снение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при эт ом лицо своей компании. План письма: 1. С сылка на письмо - жалобу . 2. Объясните, что выз вало проблему. 3. Перечислите Ваши действия, которые б ыли Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно. 4. Сообщите, какие меры были предпринят ы, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем. 5. Принесите свои извинения за принесе нные неудобства. 6. Закончите письмо в оптимистическом тоне. 3. Некоторые примеры делов ой переписки. Сопроводительное письмо к к онтракту Цель сопроводительного письма к контракту - чисто правова я. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почт ой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получени я письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму. В конце такого письма весьма ум естно будет выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество. Прекращение контракта Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, ка к и предыдущее и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекра щения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным раздел ом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-поч та, курьерская доставка и пр.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте. 4. Факсы, телеграммы. Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэ тому к ним применими все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой ориги нала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщен ия, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения ко ротко – информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сооб щение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована ин формация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, за каза, копии счета, платежные документы и пр.) Современные средства сообщения, такие, как факс, телекс или даже давно и звестная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходя т по адресата быстро, но также и потому, что требуют быстрого ответа. Для э тих средств коммуникации существует даже свой особенный язык, позволяю щий сделать общение не только быстрым, но и эффективным. 5. Электронная почта. Общие правила. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общатьс я в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий ка к огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем н е отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У элек тронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных с ообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции ком анды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфичес кие особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаг е. Общение всякого рода и электронная деловая переписка, в частности, выя вляет то, что называется "culture" или "cultural differences". Под этим подразумеваются культура и еще больше традиции, присущие данному народу, социальному уровню и даж е области бизнеса. Будьте готовы к тому, что американец может довольно бы стро перейти на почти неформальный уровень общения, что никак не говорит в пользу того, что Ваш бизнес для него является приоритетным, просто у них "так принято". Европейцы же, кроме итальянцев, напротив, будут держать дис танцию просто "до последнего", и тоже по той же причине. Они не хуже и не лучш е, они все разные и у каждого народа существует свое время установления н еформальных отношений. Как вести себя и какой стиль общения выбрать, чтобы не чувствовать себя " бедным родственником" или не выглядеть неучтивым партнером? Наверное, на иболее оптимальным будет эволюционное или постепенное развитие отноше ние от строго формальных к более неформальным. Следует, однако, помнить, что, Вы пишете деловые письма от лица Вашей ком пании, а не личные послания. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщен ий, по крайней мере в начале переписки, должны быть выдержаны в официальн ом стиле. Кроме того, следует особо подчеркнуть, что Ваше электронное сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серв ерам и доступно вниманию многих людей и даже спецслужб разных стран. Поэ тому при работе с электронной почтой будет полезно следующее Золотое правило Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компром етировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрител ьно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас, Вашего бизн еса! Заключение Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исче рпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и дело вых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но эт о умение деловому человеку необходимо развивать. Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие ко торых распространяется не только на органы государственной и исполнит ельной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо о т их организационно-правовой формы и вида деятельности. Список литературы 1. ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стан дарт Российской Федерации Унифицированные системы документации Унифи цированная система организационно-распорядительной документации Тре бования к оформлению документов 2. Справочник секретаря-машинистки по д. ред. Машановой М.Ю., М., «Машиностроение», 1986 3. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Иду из магазина. Хомячу ряженку и булку на ходу... Все смотрят на меня, как на инопланетянина. А шёл бы, как обычно, с пивом и сигаретой, никто бы внимания не обратил.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по культуре и искусству "Как овладеть искусством делового письма", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru