Реферат: Деловые и личные качества секретаря - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Деловые и личные качества секретаря

Банк рефератов / Делопроизводство и документооборот

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 27 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

РЕФЕРАТ по курсу «Делопроизводство» по теме: «Деловые и личные качества секретаря» 1. Требования квалификационной хар актеристики, предъявляемые к профессии секретаря Профессия секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравше го ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса де ловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда. Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и безд окументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслу живанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденци и, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как в ыполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подгот овка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонно е обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключае тся главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выпол нения нетворческих, вспомогательно-технических функций. То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной ха рактеристике. Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавли вающий, требования, предъявляемые к работнику, иначе говоря, что он долже н знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки. Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе ( менеджере) малого предприятия: Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Пол учает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнит елей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные перег оворы руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в е го отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, пр оводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участ ников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистр ация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководит еля канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техни ки, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и п ринимает информацию по прием по переговорным устройствам, печатает по у казанию руководителя различные материалы. Ведет документационную рабо ту, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осущест вляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии поряд ком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или к онкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо под готовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при э том тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрен ия просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утве ржденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведени я делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования пр иемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы о рганизационно-распорядительной документации; основы организации труд а; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты. Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессиональ ное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее ( полное) общее образование и специальная подготовка по установленной пр ограмме без предъявления требований к стажу работы. 2. Требования к деловым и личным качествам секретаря Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не то лько работать с документами и техническими средствами, но и осуществлят ь многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, п осетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиватьс я с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одн овременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются сл едствием его негативных деловых и личных качеств. Деловые и личные качества при выполнении той или иной работы проявляютс я в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секре тарей принято выделять следующие деловые качества: Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профе ссиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационно й характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компь ютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфо графии и пунктуации, работать со справочной литературой. Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответстве нность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пред елах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Рук оводитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самосто ятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформлени е и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, органи зация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посети телями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый харак тер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отд ельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свобо дного доступа к ним других сотрудников. Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных з адач. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявл яться в своевременности и качестве подготовки документов, представлен ии их руководителю. Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах д еятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении). Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициа тиву в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руково дителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть увере н, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации. Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важно сти, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - нео бходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным испо лнителем, а буквально первым помощником руководителя организации. Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю нужно воспит ывать в себе и целый ряд личных качеств. Какие же личные качества важно им еть секретарю? Выделим наиболее существенные из них. Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременн о, качественно. Трудолюбие - необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации. Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевре менно выполнить работу, которую обещал выполнить: отпечатать документ, в ыяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря тр ебует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напр яженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работ ы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больши х нагрузок, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п. У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, ч тобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выпо лненную работу. Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организаци и рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Следует помнить, чт о «секретарь - лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются ка чество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид. Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть гот ов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в сл учае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой чело век, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное буде т сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективн ыми причинами. По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом инфор мации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуац иях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, н ескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его ст ороны, чванству, заносчивости. В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предпола гает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника нег ативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно. Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отм етить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характе р, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с пос етителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора - качества, которые п омогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посети телями и сотрудниками; способность к самообучению, расширению своего кр угозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность се кретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не дают ся человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд над собой, настойчив ая и ответственная подготовка к этой престижной работе. 3. Требования к внешнему виду секретаря Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом, поэтому он должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. Каких же норм в этом вопросе следует придерживаться секретарю? В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным по ц вету и по используемым тканям. Главное требование к костюму - строгость, э легантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм долже н быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряш ливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет н егативное впечатление о данной организации. Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется д ополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму след ует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы реком ендуется сменная обувь. Секретарь должен постоянно помнить о личной гигиене. Особенно внимател ьно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользов аться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки се кретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы на пишущей машинке руки следует обязательно вымыть, так как на пальцах остаются сле ды от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с к оторыми работает секретарь. Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой. 4. Культура делового общения секретаря Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой ли ца, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отно шениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все эт о обеспечивает успешную работу секретаря. Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении в приемн ой посетителя секретарь должен поздороваться, предложить сесть. При пер вой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при при еме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороватьс я. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать). Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После э того секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пр ишел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обра щения, быть доброжелательным. Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычны м способом общения с окружающими. Такова профессия секретаря. При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телеф ону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать. При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную стро ку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и за няться посетителем. Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда отсутствует стр емление понять и учитывать особенности личности собеседника, когда исп ользуется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней стр огости, иронии, превосходства, безразличия и т.п.), посетитель остро чувств ует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом. Важной формой общения секретаря, секретаря-референта с посетителями яв ляется беседа. Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по поло жению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного раз говора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стре мление оперативно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Секре тарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о сущности проблемы, дать посетителю возможность высказ аться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше во зможность найти правильное решение. Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его. Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает нега тивную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже о твет отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подве сти собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность пол ожительного решения. Во время беседы не следует перебивать посетителя, з аниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговора ми. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секр етарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор. Деловое общение секретаря не ограничивается контактом с посетителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения руководитель - се кретарь. Уже было сказано, что по существу секретарь выполняет функции помощника руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, в выполнени и намеченных мероприятий, освобождает от выполнения мелких технически х работ, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы, регулируе т прием посетителей. Работа секретаря в организации начинается с вводной беседы-инструктаж а со стороны руководителя. Руководитель должен подробно рассказать сек ретарю о методах своей работы, привычном режиме, личных привычках, сформ улировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретар ю, выяснить уровень квалификации секретаря. Установить нужный деловой к онтакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется исп ытание временем, совместной работой. Дж. Харрисон - крупный специалист в области управления и организации тру да - называет следующие качества, необходимые секретарю: Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободит ь руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь д олжен работой доказать руководителю, что может работать самостоятельн о. При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на л юбой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение во просов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными. Секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содер жащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости деталь но изучать материалы. Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остатьс я после окончания рабочего дня. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компет енции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справитс я с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие. Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря обо всех св оих делах, чтобы он мог максимально помочь ему. Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинени я, когда он не прав. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секрета рю следует знать, что руководитель иногда может быть и непунктуальным. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. Поведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудн иков. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, напр имер позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных о ткрытках и т.д. Для того чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно склады вались, следует координировать совместную работу, устанавливать регла мент работы. Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и по возможности компенсировать их своей работой. Одна из основных задач секретаря - умение быть посредником между руковод ителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помо щь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и т.д. В практике работы секретаря нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками . Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в сложных ситуаци ях, умения владеть своими эмоциями. Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важ но уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выпол нение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, прояв ление высокомерия, бюрократизма или равнодушия. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями раз личных подразделений своей организации, а также вышестоящих и подведом ственных организаций. 5. Основные этические требования к ведению телефонны х переговоров Значительное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефон ные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в переписке, в поездке в другую организа цию и т.д. В обязанность секретаря входит прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководи теля с абонентом. Задача секретаря - освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации. Если говорить об этике телефонного общения, то необходимо придерживать ся следующего: говорить только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко; быть вежливым: доброжелательный тон, употребление вежливых форм общени я, четкая дикция; быть выдержанным: вести разговор терпеливо, без эмоций, спокойно; нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный ха рактер; недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам , особенно в присутствии посетителей. Звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно т олько в случае острой необходимости. Основные правила ведения телефонных переговоров, когда звонят секрета рю, можно свести к следующему. Незамедлительно снять трубку, назвать орг анизацию, представиться, выдержать паузу, дав время представиться абоне нту. Затем, ответив на приветствие словами «Добрый день», «Здравствуйте» , выяснить вопрос, по которому звонит абонент. Секретарю важно иметь четкое представление о том, когда и по каким вопро сам соединять с руководителем. Принимая телефонный вызов, секретарь дол жен, назвав организацию и себя, в корректной форме выяснить, по какому воп росу звонит абонент, кто он, оценить срочность разговора. Зная распредел ение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь может прав ильно переадресовать вызов работнику, компетентному в решении поставл енного вопроса. В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сот руднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудник а, его должность и телефон. Если возникает необходимость для ответа абоненту навести справку и ото йти от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупред ить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возм ожным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить . Недопустимо класть трубку, давая понять абоненту, что вы заняты, чтобы аб онент больше не звонил. Такой «прием» свидетельствует о низкой культуре секретаря. Правильным будет ответить: «Извините, идет совещание. Позвони те, пожалуйста, через 20 минут». Ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секре таря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руков одителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должност ь и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Ес ли секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее пер ед руководителем или изложить устно суть вопроса. В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующего: Подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абоне нта, чтобы избежать искажения. Набрав номер абонента и получив ответ, следует назвать себя и фамилию ну жного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, сл едует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом. Во время междугородного телефонного разговора нужно назвать город, из к оторого вы звоните, затем себя, должность своего руководителя и наименов ание учреждения. После взаимных представлений следует изложить причину, вызвавшую необ ходимость разговора. Начать его можно словами: «Мне поручено...», «Мы вынуж дены обратиться», а затем изложить суть вопроса. Если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его а ппарат. При передаче телефонограммы после представления говорят: «Примите тел ефонограмму» - и дают время собеседнику подготовить все необходимое для записи. Заключительные слова телефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правилами хорошего тона по завершении телефонного общ ения мужчина опускает трубку лишь после того, как ее положила женщина, по дчиненный - после старшего по положению. В любом случае избыточность зак лючительных реплик нежелательна. 6. Задачи секретаря при подготовке совещаний В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального об суждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т.п. Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправдан но затягиваются и являются малоэффективными. Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, кото рый является для секретаря обязательным и дает возможность заранее про думать комплекс мер по их подготовке. Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранг а, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, от печатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, мес те и часе совещания, его продолжительности. Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, кот орое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начал е рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевреме нной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неяви вшихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, треб ующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записа ть поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать вниман ия присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указани й. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из п риемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников по дготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководи телем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его п овестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения. Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с рук оводителем составляет текст телефонограммы, приглашения. За 1 - 1,5 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума п апку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минер альную воду и стакан (для выступающих) и т.п. Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания. Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в за л и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются пр оизвольно. Место руководителя - в середине стола президиума, остальные члены презид иума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетн ые места - справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую оч ередь женщинам - участницам совещания. Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо с лышала речь выступающих. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефон а. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю сл едует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется. Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входи т: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и докум ентов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участн иках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о нас туплении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение прото кола совещания. По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания. На оформление протокола совещания отводят обычно 2- 3 дня. Секретарь печат ает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретар я находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рас сылки, обработка стенограммы совещания. По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания т ем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах. На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервиро вка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавлив ать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников сов ещания не следует. 7. Роль секретаря в организации приема посетителей Прием посетителей можно разделить на три вида: прием сотрудников своего учреждения по текущим делам; прием представителей других организаций, в том числе делегаций; прием посетителей по личным вопросам. Секретарь обязан позаботиться о том, чтобы на дверях приемной была вывеш ена табличка с указанием дней и времени приема посетителей; вести учет п осетителей и контролировать выполнение принимаемых в ходе приема реше ний; следить за очередностью приема и временем беседы. Запись на прием лучше проводить предварительно, делая соответствующие записи в журнале приема посетителей. Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения мо жет входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О пре дставителях вышестоящих организаций секретарь докладывает лично. Попр осив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя и сообщает о посетителе, ожидающем приема. При этом желательно назвать фамилию, имя, о тчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устр ойства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в каби нет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхне й одежде. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секрета рь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленн о или записать на прием. В случае отказа секретарь называет посетителю точную дату и время, когда его примут. Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, сек ретарь обязан: знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно; довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам; определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя; сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона. Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который може т быть решен другим работником. Секретарь должен знать распределение об язанностей между руководящими работниками учреждения для того, чтобы н аправить посетителя к компетентному в решении того или иного вопроса со труднику. Организуя прием командированных на предприятие работников, секретарь обязан: выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; оказать помощь в подборе необходимых материалов; выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут тр анспорта от гостиницы к месту работы. Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выд елении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Е сли прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации. В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и.подать руководителю и посетителю (членам делегации) чай ил и кофе. Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если руковод итель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в та кой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причин у его отсутствия. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руков одителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема руковод итель обычно отводит определенные дни. Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает все телеф онные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующ ие немедленного решения. Не следует пропускать в кабинет руководителя в о время приема сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопр осам. По окончании беседы и после принятия решения руководитель записывает с ам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответ ствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руко водителем, осуществляет секретарь. Литература 1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Уч ебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., пере раб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. 2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Инф ормационно-издательский дом «Филинъ», 2007. 3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Из д-во стандартов, 1998. 4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная сист ема организационно-распорядительной документации. Требования к оформл ению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. 5. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспе чения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 6. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.

1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Хлеб - основа всего! В том числе колбасы, котлет, сосисок...
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по делопроизводству и документообороту "Деловые и личные качества секретаря", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru