Реферат: Понятие о корреспонденции - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Понятие о корреспонденции

Банк рефератов / Журналистика

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 29 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Понятие о корреспонд енции К онтрольная работа по курсу «Основы документационного обеспечения упра вления» Выполнил: Саратов 2004 Введение В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разн ообразных документов. От правильной организации работы с документами з ависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью упр авленческой документации осуществляется планирование, финансировани е, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалт ерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют име нно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Ро ль документов в различных областях деятельности человека трудно перео ценить. При написании данной работы были использованы различные источники. Ана лиз учебной литературы показал, что вопросы, касающиеся понятия о коррес понденции являются актуальными и содержатся во всех учебниках и учебны х пособиях по делопроизводству. Основу данной работы составили учебное пособие «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управле ния» Кирсановой М.В.и Аксенова Ю.М., и «Делопроизводство: Практическое пос обие» Андреевой В.И. Законодательную базу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательс тва РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводств о и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30– 97 «Унифицированные си стемы документации. Унифицированная система организационно-распоряди тельной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспеч ения управления. Основные положения. Общие требования к документам и слу жбам документационного обеспечения». Раздел 1. Общая характеристика документа, требован ия, предъявляемые к его оформлению 1.1.Понятие и функции документа К ак известно, деятельность всех юридических и физических лиц в той или ин ой мере связана с документооборотом. Однако статус самих документов не в сегда определяется достаточно точно, а это в свою очередь может привести к возникновению различного рода правовых проблем. Итак, Словарь русского языка С.И. Ожегова дает следующее определение: "Док умент - это деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо". И, хотя в этом определении налицо такие признаки документа как б умажный носитель и доказательственная сила оно является неполным и даж е несколько устаревшим. Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон «Об и нформации, информатизации и защите информации», в котором термины «доку ментированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть « зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по зволяющими ее идентифицировать»[1] . В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующ их создание, оформление и использование документов – ГОСТ Р 6.30– 97 «Унифи цированные системы документации. Унифицированная система организацио нно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов », утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и Г ОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв ержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30– 97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст. Но, несмотря на то, что термин "документ" используется во всех сферах общес твенной деятельности и существует ряд его законодательных и официальн ых определений, почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого п онятия. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает один из аспектов (правовой, управленческий, исторический), х отя информационная сущность документа остается очевидной. Так или иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую высказывае тся мнение, что функция документа - есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любой документ полифункционален. Сред и функций документа можно выделить общие и специальные. Далее мы рассмот рим их несколько подробнее. К общим функциям в первую очередь относят информационную функцию, котор ая определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохран ения и передачи и присуща всем без исключения документам. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они дл я удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отде льных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношени я них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во време ни и пространстве, информационной связи между членами общества: как изве стно, без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут п оддерживаться. Особенно ярко коммуникативная функция выражена в докум ентах, ориентированных в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.), и документах двустор оннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.). Культурная функция предполагает способность документа сохранять и пер едавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в общ естве (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют боль шую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отр ажают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документо в, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающ ие ее на время. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Сущест вует две точки зрения: первая - документ становится историческим источни ком с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделя ется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функци я человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта фун кция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник и нформации для историка, исследующего ту или иную проблему. Отдельно среди функций документа выделяется функция учета, которая дае т не качественную, а количественную характеристику информации, связанн ой с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Все вышеперечисленные функции можно подразделить на функции оперативн ого характера, время действия которых ограничено (управленческая, право вая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). 1.2. Классификация документов, ее основные признаки В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Об ъединение документов в систему документации происходит по их отдельны м видам или разновидностям. Однако до настоящего времени в документовед ении не существует непротиворечивой научной классификации различных д окументов. Итак, классификация документов - деление документов на классы по наиболе е общим признакам сходства и различия. Классификация документов в делоп роизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оп еративность работы с ними. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две боль шие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Втор ая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, к оммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделени й То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда являе тся его содержание, и служебные документы могут подразделяться на: документацию по административным вопросам; документацию по материально-техническому снабжению; документацию по планированию; документацию по оперативной деятельности; документацию по бухгалтерскому учету; документацию по подготовке и расстановке кадров; документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифици роваться по ряду признаков. По месту составления документы делят на: внутренние (документы, составля емые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц). По степени унификации (по форме) различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкр етными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются д окументы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однород ными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы им еют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при око нчательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и ис пользуются для составления и оформления документов по аналогии. А нкета - способ представления унифицированного текста, при котором посто янная информация располагается в левой части листа, а переменная вносит ся в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковик а (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на п ересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть п реимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой инфо рмационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать и нформацию и легко суммировать аналогичные данные. По происхождению выделяют: служебные, затрагивающие интересы предприя тия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся име нными. По виду оформления документы бывают: оригиналы (подлинники), копии, выпис ки, дубликаты. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформлен ный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абс олютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидет ельствованное в установленном порядке соответствующим должностным ли цом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда дл я работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из каког о документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждае тся подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям пр едоставлено право, в случае утери владельцем подлинного документа, выда вать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одина ковую юридическую силу с подлинником. Гораздо реже используются другие виды классификации документов. Такие как, классификация по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчет ы, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.) По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописны е, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппарата х, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото- фоно- ки нодокументы. По степени сложности документы классифицируют на простые, это документ ы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается неско лько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и докум енты с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), документы с грифом "конфиденциально". По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. По длинные документы, в свою очередь также подразделяются на действительн ые и недействительные, причем недействительным документ становится в р езультате истечения срока действия или отмены его другим документом. Еще один вид классификации предусматривает деление документов по срок ам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со срока ми исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми ак тами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно". По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоян ного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подра зделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. Еще один критерий классификации документов - степень обязательности. По нему вводится деление документов на информационные, содержащие сведен ия и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директи вные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или тех нической нормы. 1.3. Требования, предъявляемые к составлению и оформ лению документов И так, переходя к данному разделу работы, целесообразно будет обратиться к вопросу об унификации документов. Как мы знаем, унификация документов э то установление единого комплекса видов и разновидностей документов д ля аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и прави л их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Все выше об означенные меры проводятся в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, дости жения информационной совместимости различных систем документации по о дноименным и смежным функциям управления, более эффективного использо вания оргтехники. ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная систе ма организационно-распорядительной документации. Требования к оформле нию документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформлен ия организационно-распорядительной документации. Данный стандарт уста навливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению рекви зитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требова ния к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизве дением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизит ами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность ре квизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет ф ормуляр данного документа. ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных д окументов, входящих в Унифицированную систему организационно-распоряд ительной документации (УСОРД): 01 - Государственный герб Российской Федерации. Его изображение помещает ся на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе. 02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или това рный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ. 04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа. 05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных зна ков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части. 06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наимен ованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. 07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера теле фонов и другие сведения по усмотрению организации. 08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документа х, кроме писем. Оно пишется после наименования организации прописными бу квами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренн ыми УСОРД и ОКУД. 09 - дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения , оформляется арабскими Цифрами в следующей последовательности: день, ме сяц, год (4 цифры). 10 - регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, в нутреннему документу и входящему документу при его регистрации в соотв етствии с принятой системой индексации, основу которой составляют поря дковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут прибавляться и другие со ставные части (например, индекс дела по номенклатуре дел). 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистраци онный номер и дату документа, на который давался ответ. 12 - место составления или издания документа указывают в том случае, если з атруднено их определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издан ия указывают с учетом принятого административно-территориального деле ния, и оно включает только общепринятые сокращения. 13 - гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на пер вом листе документа. 14 – адресат, в качестве которого могут выступать организации, структурн ые подразделения, должностные или физические лица. Наименование органи зации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже, приче м инициалы указывают перед фамилией. В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций или в несколько структурных подразделен ий одной организации, то их следует указывать обобщенно. Но следует помн ить, что документ не должен содержать более четырех адресатов- при больш ем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес. 15 - гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным ли цом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), на именования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, иниц иалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа нескольким и должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протокол ом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творит ельном падеже, его даты и номера. 16 – резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержани е поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и да тируется. Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и у казывается в списке первым. Резолюция проставляется в правом верхнем углу док умента между реквизитами «Адресат» и «текст». При необходимости написа ния второй последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдел ьных листах бумаги, которые затем подшиваются в дело вместе с письмом. 17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание те кста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бл анка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывае тся. 18 - отметка о контроле проставляется толь ко на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка вкл ючает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным каранд ашом или специальным штампом. 19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соотве тствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российско й Федерации о государственных языках. Причем, тексты документов могут бы ть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединени я этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в перв ой части указывают причины, основания, цели составления документа, во вт орой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендаци и. В некоторых случаях текст может содержать только заключительную част ь. Однако в любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толков ания, объективность и достоверность информации, составление, по возможности простых документов, структурирование текста документа, широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повт оряющихся управленческих ситуаций. Особое внимание при написании уделяется языку и стилю служебных докуме нтов: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, исключение повторов и отсутствие излишних подробностей, употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний, употребление специальных терминов. использование сокращенных слов и др. Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, при меняя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них. 20 – отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, указан ные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимо перечисли ть их названия, количество листов и экземпляров каждого. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу след ует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. 21 – подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должностно го лица, подписывающего документ (с наименованием организации, если доку мент оформлен не на бланке, и без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи р асполагают одну под другой в последовательности, соответствующей зани маемой должности. В случае, если документ подписывается равными по должн ости лицами, их подписи располагают на одном уровне. 22 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименован ия должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, р асшифровки и даты. Если согласование производится коллегиальным орган ом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образ ом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 10.02.2002 №5 или СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ От 10.02.2002 №01-4/270 Грифы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отде льном листе согласования. 23 - визы согласования документа включают в себя подпись и должность визир ующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии заме чаний к документу это указывается в визе, а сами замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документ а. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части ли цевой стороны. 24 – печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксиру ющих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также спе циально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск должен быть поставлен так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего докумен т. 25 - отметка о заверении копии ставится путем нанесения заверительной над писи ВЕРНО, наименования должности лица, заверившего копию, его личную п одпись, ее расшифровку и дату заверения. 26 - отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его т елефона располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на обо ротной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включа ть: краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором б удет храниться документ. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором данный документ был исполнен. 28 - отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование орг анизации – получателя документа, дату поступления документа, его индек с. 29 - идентификатор электронной копии документа это отметка, проставляема я в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименован ие файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавли ваемые в организации. Определенные требования предъявляются и к бланкам документов. Служебн ые документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного форм ата, что связано с использованием множительной техники, с необходимость ю хранения документов. Наиболее употребительные два основных формата А 4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6. Бланки документов в унифицированной системе организационно-распоряди тельской документации должны иметь поля не менее,: 20 мм - левое, 10 мм - правое , 15 мм - верхнее, 20 мм - нижнее. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица уста навливают следующие виды бланков документов: общий бланк. Он содержит следующие реквизиты: - государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для орган изаций, имеющих на это право; - эмблема организации или товарный знак; - наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организ ации (если она имеется). бланк письма включает следующие реквизиты: - государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ); - эмблема организации или товарный знак; - код организации (предприятия по ОКПО); - наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организ ации (если она имеется); - справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, тел ефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-са йт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификаци онный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии). На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих р еквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номе р и дату документа, например: _________№______ На №_____от______ На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких рек визитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле. бланк конкретного вида документа (кроме письма) составляется на основе о бщего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД. Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутр енние документы, авторами которых являются должностные лица, допускает ся писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовле нии документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы д олжны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхн его поля листа. Допускается печатание документов с использованием обор отной стороны листа. Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк пе чатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов о тделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текст а) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Раздел 2. Роль корреспонденции в деятельности предприятия, на примере ОО О «****» Данный раздел контрольной работы рассматривается на примере ООО «****». Об ласть действия данного предприятия – предоставление услуг по обществ енному питанию. Управление данным предприятием, как и любым другим, требует создания мно гих видов управленческих документов, в отсутствии которых становится н евозможным решение задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности предприятия… Итак, остановимся подробнее на документации, используемой на предприят ии. Документы, возникающие в процессе работы предприя тия, отражают различные виды деятельности: распорядительная деятельно сть директора предприятия фиксируется в приказах и распоряжениях по ос новной деятельности и по личному составу, работа ревизионных комиссий – в актах, производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, к онтрактах, коммерческой переписке и т.д. К ак мы уже отмечали выше, именно документы служат основным доказательств ом того или иного факта при решении хозяйственных споров в арбитражном с уде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприяти я, а также в других ситуациях, возникающих в процессе коммерческой деяте льности предприятия. Как уже отмечалось в первом разделе, кла ссификация документов очень разнообразна. Обратившись к этому вопросу на практике также можно выделить множество подходов: классифицировать документы можно и по содержанию, и по наименованию и по ряду других призн аков. Особое место во всем многообразии документов занимают документы по лич ному составу. Их значение определяется тем, что в них фиксируются сведен ия, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование , пенсионное обеспечение. В ООО «****» кадровая документация ведется в стро гом соответствии с КЗОТ и Инструкцией по ведению трудовых книжек. Хранение документов на данном предприятии производится в соответствии с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федер ации и архивах. Для систематизации помещаемых в архив документов образу ется такая единица их хранения, как дело, которая представляет собой док умент или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или уча стку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы на предпр иятии формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированн ому перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Предприятие представляет сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью госуда рственного учета этих документов. ООО «****», как и другие предприятия, действующие на территории РФ, по первом у требованию предъявляет всю необходимую документацию при проверках с о стороны ГНИ, при комплексных документальных ревизиях, проводимых ауди торами. Однако, несмотря на соблюдение требований и действующего законодатель ства РФ при ведении документации на предприятии, существуют некоторые н егативные моменты. Так, необходимо отметить, что у ООО «****» нет общего бланка, бланка письма, а также бланков конкретных видов документов. Их отсутствие негативно ска зывается на производительности труда (поскольку при составлении докум ентов приходится многократно вносить одну и ту же информацию), и имидже п редприятия. В связи с этим было бы целесообразно изготовить вышеуказанн ые бланки и использовать их в процессе деятельности ООО «****». Кроме того, ц елесообразно более активно применять технические средства при оформле нии документов. Заключение Р ассмотрев в данной работе вопрос «понятие о корреспонденции» мы можем п рийти к ряду выводов. Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловле но в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не каждый бум ажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документо м. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. в связи с эти каждый специалист, работаю щий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления в сех предусмотренных ГОСТ Р6.30-97 надписей на организационно-распорядитель ных документах. Кроме того, знание данного вопроса помогает предпринимателю избегать в нешних и внутренних конфликтов при ведении своего дела. А это, в свою очер едь, позволяет ему сосредоточить свое внимание на решении задач произво дственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения м аксимальной прибыли и развития предприятия. *** Е диные правила документирования управленческих действий, которые опред елены в ГСДОУ, УСД В сущности, вся данная работа посвящена теме Единые правила документиро вания управленческой деятельности, поскольку содержание третьего пунк та первого раздела может рассматриваться как одно из требований к оформ лению управленческих документов. Однако остановимся на данном вопросе подробнее. Как мы знаем, документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления у правленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функция ми организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимос вязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единс тво правил документирования управленческих действий на всех уровнях у правления обеспечивается применение Государственной системы докумен тационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем док ументации (УСД). Все управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизит ов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организ ации и другим нормативным документам, содержащим правила документиров ания. В соответствии действующим законодательством и компетенцией орг аны управления создают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции. Кроме того, на предприятиях, в ходе заседаний, советов, собраний, совещани й, ведутся записи, на основе которых затем составляются в протоколы. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могу т направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящи ми отраслевыми и функциональными органами, подведомственным и другим о рганизациям и отдельным гражданам. Это происходит в том случае, когда не возможен или затруднен бездокументный обмен информацией. При необходи мости более срочной передачи информации составляются телеграммы и тел ефонограммы, используется факсимильная, модемная связь либо телефон. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, с тандарты, уставы, положения, правила и др. проект управленческого докуме нта должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересо ванных структурных подразделений или организаций. Причем согласование документа должно производится в строгой очередности. Подписывается либо утверждается управленческий документ руководител ем организации, либо замещающим его должностным лицом в соответствии с е го компетенцией, установленной правовыми актами. В некоторых случаях не обходимо наличие нескольких подписей (если за содержание документа отв етственны несколько должностных лиц, если это совместный документ неск ольких организаций и др.). В целях сокращения количества применяемых форм документов министерств а и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включ аются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычисли тельной техники. Табель подписывается ответственным за его составлени е и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в нег о изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Сос тавление документов, не указанных в табеле запрещается. Список литературы Ф едеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите инфо рмации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Россий ской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов Р Ф и Верховного совета РФ.-1993.-№33. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: И зд-во стандартов,1998. ГОСТ Р 6.30– 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная сис тема организационно-распорядительной документации. Требования к оформ лению документов».- М.: Изд-во стандартов,1997. Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97. Принято и введено в действие Постановлением Госс тандарта России от 21.01.2000 №9-ст. Государственная система документационного обеспечения управления. Ос новные положения. Общие требования к документам и службам документацио нного обеспечения.- М.: Главархив СССР, 1991. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, перераб отанное и дополнение. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 192 с. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Уч ебн. пособие для студентов экономич. Вузов и колледжей. – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2001.- 320 с. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обес печение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирс кое соглашение,2002. – 296 с. [1] Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Люди очень удивляются, когда с ними поступаешь так же, как и они с тобой.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по журналистике "Понятие о корреспонденции", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru