Диплом: Разработка системы автоматизации документооборота - текст диплома. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Диплом

Разработка системы автоматизации документооборота

Банк рефератов / Законодательство и право

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Дипломная работа
Язык диплома: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 55 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной дипломной работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Аннотация. Во введение сформулированы за дачи, решаемые в выпускной работе. Далее дано описание цели, задачи докум ентооборота и структура организации. Вторая глава состоит в разработке бизнес– процессов , которые непосредственно связаны с работой Управления Ин форматизации, а также рассмотрение документов, которыми пользуется это т отдел. Следующая глава, конц ептуальное моделирование , где разработана структуризац ия факторов системы (иерархия доменов и атрибутов) в виде дерева. Глава информационное моделирование , является следующим основным этапом в данном курсовом проек те. Здесь проведены анализ и описание связей между отношениями. В главе модели состояний (жизненных цикло в) разработаны диаграмма и таблица переходов для жизненн ых циклов системы. Следующая глава математическое моделиро вание, где дано описание алгоритма обработки информации и формирование состава операций по каждому состоянию. Программирование , в данном разделе описывается прогр амма, реализующая изложенные алгоритмы. Иллюстрация программных единиц. В заключении кратко излагаются результаты к урсовой работы. Курсовой проект содержит 46 страниц текста, 4 рисунка, 6 прилож ения. Список литературы содержит 6 наименований. Содержание. Введение…………………………………………………………....3 Глоссарий…………………………………………………………..6 Глава 1. Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующи х субъектов……………………………………….13 Замысел и цели разработки системы ………………………13 Общие требования и з адачи, решаемые системами документооборота …………...…………… ………………...14 Структурная организаци я Управления Информатизации ..17 Документирование упр авленческой деятельности ………..19 Глава 2. Концептуальное и информационное моделирование….24 Выявление и моделировани е бизнес – процессов …………...24 Концептуальное моделирование …………………………….26 Информационное моделирование …………………………...28 Определение жизненного цикла модели …………………….31 Глава 3. Математичес кое моделирование…………………….34 Проблема поиска и индексирования документов ………….34 Векторная и линейная модель индексирования и поиска документ ов …………………………………………………..37 Коррекция запросов по релевантности ………… …………39 Глава 4. Программирование……………… ……………………43 Заключение………………………………………………………..44 Л итература………………………………………………………...45 Приложения……………………………………………………….46 В ведение. Целью данной выпускной работы является анализ и разработка систе мы автоматизации документооборота для предприятия работающего в сфере информационных услуг. Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информац ии стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение дол гого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и сл ух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письме нности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопеч атания основным носителем информации стала бумага, то технологию накоп ления и распространения информации естественно называть “бумажной инф орматикой”. Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин ( ЭВ М ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры . Прин ципиально новый шаг был сове ршен , когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их испол ьзованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации . Одним из первых п римеров подоб ного сис темного применен ия ЭВМ в мировой практике были так назы ваемые администр ативные системы обработки данных : автоматизация банковских операций , бухгалтерского учета , резервирования и оформления билетов и т . п . Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство , что они опираются на автоматизированные информационные базы . Это означает , что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация , нужная для решения тех задач , на которые рассчитана система . Она и составляет содержимое и нформационной базы соответствующей системы . При решении очередной задачи система нуждается во вводе то лько небольшой порции дополнительной информации , остальное берется из информационной базы . Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационну ю базу системы . Эта база ( инф ормационная , или база данных ) находится , таким образом , в состоянии непрерывного обновления , отражая все изменения , происходящие в реальном объекте , с которым имеет дело система . Хранение информации в памяти Э ВМ придает этой и нформации принципиально новое качество динамичности , т . е . способ ности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах . Устройства автоматической печати , которыми снабжены современные ЭВМ , позволяют в случае н еобходимост и быстро п редставить любую выборку из этой информации в форме пр едставления на бумаге . По мере своего д альнейшего разви тия администрати вные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами , в которых , как правило , не ограничиваются одной ЭВМ , а в состав е двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс . В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обесп ечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопр оизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократи ть время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производс твенных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализа ции, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерско й, технологической и других видов документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект. Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которы е несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе к омплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность пре дприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих рабо ту управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютер ного оборудования. Дерево целей «Автоматизированная система документо оборота» Рис. 1. Дерево целей «Автоматизированная система документооборота » Глоссарий. А Автоматизированная система управления (АСУ) – это человекомашинная система, в которо й с помощью технических средств обеспечивается сбор, накопление, обрабо тка информации, формулирование оптимальной стратегии управления опред еленными компонентами и выдача результатов человеку или группе людей, п ринимающих решение по управлению. Анализ - выявление со ответствующих факторов и оценка их значимости. Атрибут - это абстракция одной характерис тики, которыми обладают все абстрагированные как объект сущности. Акт - документ, составленный несколькими л ицами и подтверждающий установленные факты и события. Б Бизнес-процесс - о беспечивает реализацию всех видов деятельности, связанных с производс твом товаров или услуг; определяет функциональные и информационные свя зи между различными объектами. Бизнес-правила - посл едовательность выполняемых работ. В Взаимодействие - объекты получаемые из отношений с другими объектами. Например, ко нтракт, платежная ведомость, налог с оборота, главная книга и т.п. Вспомогательные атрибуты - используются для связи экземпляра одного объекта с экземпляром другого. Описание атрибута для вспомогательного атрибута должно указы вать на реальное отношение, сберегаемое а трибутом. Д Докладная записка – документ, адресованный руководител ю донного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное излож ение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и р егулирующий эти отношения. Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устн ого прочтения. Ж Жизненным циклом проекта (иногда говорят – проектным циклом) – называется промеж уток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидаци и. З Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заказ на размножение – содержит просьбу о воспроизведении или размножении документо в каким-либо способом. И Инциденты – абстракция чего-то произошедшего или случившегося. Например: перечисле ние в банк, проводка, выдача зарплаты, срочные платежи, поставка продукци и. Интерфейс - эт о взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двум я компонентами системы. Информационная модель - это модель, где каждому объект у должно быть назначено уникальное имя. При этом должно явно указываться отношение объекта или к классу объектов, или экземпляру. Инструкция – правовой акт, издаваем ый органом государственного управления в целях установления правил, ре гулирующих организационные, научно-технические, технологические, фин ансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организац ий, должностных лиц и граждан. Извещение и заседании, собрании и ко нференции – документ, информирующий о предстоящем меро приятии и предлагающий принять в нем участие. К Классификация - операция отнесения заданного объекта к одному из классов, внутри которых объекты считаются неразличимыми. Контроль - определяе т, достигли ли характеристики организации поставленных целей. Коммуникационные системы - это комплекс т ехнических, программных и других средств, а также стандартов и договорен ностей для создания передачи и приемы электронных сообщений Компоненты - это части, элементы или узлы, с оставляющие систему. Контракт – соглашение двух или более лиц об ус тановлении, изменении или прекращения прав и обязанностей. Л Личная карточка – документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров. М Матричная структура – создается на базе функциональной структуры, отношения в кото рой базируются на прямых вертикальных связях руководства – подчинени я. Матричный бюджет – это ресурсы, выделяемые руководителю проекта по выполнению услуг, оказы ваемых функциональными подразделениями при выполнении проекта. Модель – любая совокупность (абстрактны х) объектов, свойства которых и отношения между которыми удовлетворяют д анными аксиомами, служащим тем самым совместным (неявным) определением т акой совокупности. О Объект - спецификация – используется для представлен ия правил, нормативных документов или критериев качества, стандартов. Описательные атрибуты - представляют факты присущие каждому экземпляру объекта. Описани е атрибута должно устанавливать реальную характеристику или свойство, для которого могут быть определены возможные значения. Эти значения бер утся из соответствующего домена , который так же должен быть описан. Домены могут быть описаны: - Перечислением всех возможных значений; - Ссылкой на документ, где перечислен ы эти значения; -Формулировкой правила на некотором глобальном множеств е, определяющего какие значения ( из этого множества) допустимы; - Приведением диапазона допустимых значений. Организационная структура – это совокупность взаимосвязанных органов управления , расположенных на различных ступенях системы. Организационная форма – это организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми уч астниками инвестиционного процесса. Обзор – документ, составленный в целях ин формирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный перио д. Объяснительная записка – документ, пояс няющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отче та, проекта). Отзыв – документ, содержащий мнение учре ждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмо трение. Отчет – документ, содержащий сведения о в ыполнении плана, задания, подготовке мероприятий, представляемый вышес тоящему учреждению или должностному лицу. П Положение – правовой акт, определяющий права, обязанности и организацию работы учре ждения, структурного подразделения. Постановление – пра вовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами колл егиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиал ьных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных но рм, правил поведения. Приказ – правовой акт, издаваемый руково дителем органа государственного управления, действующим на основе еди ноначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих пере д данным органом. Проектное управление – совокупное упра вление всеми трудовыми, финансовыми, материальными и энергетическими р есурсами, требуемыми для обеспечения процессов проектирования и строи тельства объекта в указанный срок, в пределах запланированной сметной с тоимости и с заданным качеством. План – заранее намеченный порядок, после довательность осуществления какой-либо программы, выполнения работы, п роведения мероприятий. Протокол – документ, фиксирующий ход обс уждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конферен циях и заседаниях коллегиальных органов. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте). Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Перечень – систематизированное перечис ление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распределения на них определенных норм или требований. Р Реальные объекты – есть предметы реальн ого мира, а точнее, абстракции реальных объектов, как их мы представляем д ля наших целей. Решение – правовой акт, принимаемый местными государственными администрациями в коллегиа нальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компете нции. Ролевые объекты – абстракции цели или на значения человека, функциональные части оборудования или организации. Например: бухгалтер, экономист, группа по расчету заработной платы, груп па ведения учета, студент, преподаватель, ревизор и пр. Распоряжение - правовой акт, издаваемый е динолично руководителем, главным образом, коллегиального органа госуд арственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как п равило, имеет ограниченный срок действия в касается узкого круга орган изаций, должностных лиц и граждан. С Справка - документ, содержащий описание и подтверждение т ех или иных фактов и событий. Сводка – документ, п редставляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка пред ложений, замечаний, требований). Стенограмма – дословная запись докладо в, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях колл егиальных органов, осуществляемая методом стенографии. Список – документ, содержащий перечисле ние лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях инфор мации или регистрации. Т Телеграмма – обобщенное название различных по содержа нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пе редается по телеграфу). Телефонограмма – об общенное название различных по содержанию документов, выделяемых в свя зи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывае тся получателем). У Указывающие атрибуты - используются для и дентификации отдельного экземпляра объекта. При этом они могут использ оваться самостоятельно или в комбинации с другими атрибутами. Указываю щие атрибуты так же должны быть описаны в доменах, как и описательные. Устав – правовой ак т, определяющий структуру, функций и права предприятий. Организаций, учр еждения. Указание - документ, фиксирующий ход обсу ждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференц иях и заседаниях коллегиальных органов. Ф Фазами (этапа ми, стадиями) – называют состояния, через которые проходит проект. Функциональная структура – управление осуществляется линейным руководителем через группу подчиненных ему фу нкциональных руководителей, каждый из которых имеет право руководить п одчиненными подразделениями в пределах порученных ему функций. Глава 1. Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующи х субъектов Замысел и цели разработки системы В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и пе реработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленч еских решений. Передача информации о положении и деятельности предприя тия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между все ми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе совре менной электронно-вычислительной техники и других технических средств ах связи. В деятельности государственных стр уктур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связ анных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования д анной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение опер ативности и достоверности информации. Для многих предприятий внутренн яя система информации решает задачи организации технологического проц есса и носит производственный характер. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и я вляется одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производс тва и повышение его эффективности. Соответственную роль в принятии решений играет научно-т ехническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изо бретениях, технических новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает предприятию высокий уровень нала женности работ. Информация служит основой для подготовки соответствующ их докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствую щих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется п отребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: - по объекту и качеству - краткость и четкость формулировок, своевременно сть поступления; - по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей; - по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, опти мальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. Общие требования и задачи, решаемые системами документооборота Вначале рассмотрим общие требования к системе электронного до кументооборота. Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощ ность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котор ом она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, на пример, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возм ожных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максима льно широкий спектр производительности. Распределенность. Основные пробл емы при работе с документами возникают в территориально-распределенны х организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна п оддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями. Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов сис темы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше в сего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система долж на состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость. Система документообо рота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к пр имеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерск ой программой. Следовательно, система документооборота должна иметь от крытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции. Рассмотрим общий спектр задач электронного документ ооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации о пределяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо по ддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий. 1. Разработка документа, к оторая может включать собственно разработку содержания документа, офо рмление документа, утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права н а него определяются правами доступа конкретного пользователя. 2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа. Когда документ переходит на вт орую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа п риведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки. В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла д окумента, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на с ледующие типы. Статические архивы документов (либ о просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные д окументы. Динамические архивы (либо системы управлени я документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, к оторые находятся в разработке. Дерево работ «Автоматизированная система документооборота» Рис. 3. Дерево работ «Ав томатизированная система документооборота» Структурная организация Управления Информатизации В соответствии с положением об Управлении, было создано в 1998 году "Управление информатизации". Целью Уп равление информатизации явилось объединение в единую корпоративную ко мпьютерную информационную сеть Министерства Транспорта и Коммуникаци й и организовать обучение и работу в компьютерной сети интернет руковод ителей и сотрудников управлений. Основными задачами Управлен ия являются: - создание необходимых условий для наиболее полного удовлетво рения информационных потребностей государственных органов, предприят ий, учреждений, организаций и граждан путем предоставления им доступа к информационным ресурсам на основе внедрения средств вычислительной те хники и телекоммуникаций; - подготовка п роектов нормативных правовых актов, определяющих права и обязанности ю ридических и физических лиц по формированию и использованию информаци онных ресурсов, средств их обработки и доставки; - интеграция с мировым информацион ным пространством; - создание и развитие информационн ой инфраструктуры. Центр компетенции В связи с "Проблемой 2000 года", по постановлению правительства №117 при Министерстве Транспорта и к оммуникаций был создан Центр компетенции, в его функции входит поддержк а контактов с обществом для ответа на технические вопросы, повышение осв едомленности, сбор и анализ данных, подготовка и распространение отчето в по Y 2 K прогрессу. Центр компетенции такж е разрабатывает методы анализа рисков, сертифицирует тесты для ПО и инст рументарии, проводит консультации по оценке ИС, а также делает рекоменда ции по решению проблемы. Центр компетенции организовывает семинары, гот овит материалы для средств массовой информации и поддерживает Y 2 K web - site . Он также готовит все формы для утверждения Техническим советом и Межведомственным комитетом, и от вечает за распространение утвержденных форм. Также, Центр компетенции г отовит способы координации и сотрудничества между министерствами, и пе ред объявлением представляет на рассмотрение Технического совета для утверждения. На базе Центра компетенции по «Проблеме 2000 года» при управлении информатизации был организован «Проект но-исследовательский «Центр информатизации Министерства транспорта и коммуникаций». «Проектно-исследовательский «Центр информатизации Мин истерства транспорта и коммуникаций» является проектно-исследователь ским учреждением, предназначенным для проведения проектных, исследова тельских, образовательных и других работ в области информационных, комп ьютерных технологий. Центр информатизации в установленном законодательством порядке осуществляет прямые связи с международными организациями, научно-исследовательскими, прое ктными, учебными и другими юридическими и физическими лицами по всем воп росам сотрудничества. Структурная организация Управления Информатизаци и Рис. 2. Структура организации . Документирование управленческой деятельности. В целях дальнейшего совершенствования документационного обес печения управления и улучшения организации делопроизводства. Правител ьство Кыргызской Республики постановило утвердить типовую инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кырг ызской Республике. Данная инструкция устанавливает совокупность принц ипов и правил, регламентирующих единые требования к документированию у правленческой деятельности и организации работы с документами в учреж дениях, организациях и на предприятиях. Основная цель типовой инструкции – упорядочивание д окументооборота, сокращение количества и повышение качества подготовк и документов, совершенствование работы аппарата управления. Общие треб ования, изложенные в инструкции, распространяются на организационно – распорядительную документацию. Порядок работы с секретными документам и устанавливается специальной инструкцией. Ответственность за организ ацию и состояние документационного обеспечения управления возлагаетс я на руководителя учреждения, а в структурных подразделениях – на их ру ководителей. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается пр именением унифицированных систем документации, ГОСТ 6.38-90. Виды и разновид ности документов, необходимых и достаточных для работы учреждений, опре деляются в соответствии с фундаментальным назначением каждого докумен та в глоссарии. Составление текстов управленч еских документов является выраженное средствами делового языка содерж ание управленческих действий. Текст документа должен быть ясным, информ ационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложени я достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичност ь текста зависит от расположения элементов в каждом предложении, а также от правильности выбора формы предложения. Точность текста или предложения заключается в правильном упот реблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Прави льность формы слова и словосочетания определяется нормами словообразо вания, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой ре чи. Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быт ь информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочет аний, несущих избыточную информацию, не имеющих конкретной смысловой на грузки. Убедительность является одной из важнейших черт текста докумен та. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и лог ически обоснованную информацию, необходимую для принятия решения. Приступая к составлению документа, прежде всего следу ет определить его целесообразность, убедиться в соответствии предлага емого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать ви д документа для фиксации управленческого действия. Стиль документа, характер изложения текста во многом связаны с видом документа. Документ должен отражать объективную действ ительность, поэтому требование к документу – правдивое, точное, достове рное освещение события, формулировки документа должны быть безупречны ми в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толковани й. Тексты документов рекомендуется разделять на две осн овные части. В первой части указывается основание составления документ а. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в п ервой ее части указывается основание или причина, во второй – решение. Е сли же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текс т может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительн ая часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения и т.д. Оформление документов. 1. Реквизиты документа. При оформлени и документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа. Для организационно-распорядительных документов уст анавливается 31реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90. Обязательными реквизитами документов являются: наим енования учреждения – автора документа, название вида документа, текст , заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об исполнен ии документа, место создания или издания документа, код организации – а втора, код формы документа. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами. 2. Бланк документа. Применение бл анков при подготовке документов повышает культуру управленческого тру да, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дал ьнейшее использование документа. Служебные документы составляются на бланках форматов А-4 и А-5, отпечатанных типографским способом, в соответст вии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение фор мата А-3. Установлено два вида бланков: бланк письма и общий бла нк для всех других видов организационно-распорядительных документов. Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечат анных типографским способом. Для каждого из этих видов бланков допускае т два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. При прод ольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается в доль верхнего поля документов. При угловом – границы левого края в верх нем углу. 3. Заголовок документа. Заголовок – краткое изло жение содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовываться с назван ием документа. Если в документе отражается несколько вопросов, то заголо вок формируется обобщенно. К документам большого объема, или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их располагают в левой части листа. 4. Датирование. Датой документа является дата его подписания, утвержд ения или события, которое зафиксировано в документе. Даты подписания, ут верждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифров ым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей послед овательности: число месяца, месяц, год. 5. Согласование. Подготовленные проекты документов перед подписание м в ряде случаев согласовывается с заинтересованными учреждениями, стр уктурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делает ся для подтверждения их согласия с содержанием документа. Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование обычно оф ормляется визой, состоящей из должностей визирующего, подписи, ее расшиф ровки и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учре ждении. Внешнее согласование может быть оформлено г рифом согласования, листом согласования. Гриф согласования состоит из с лова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовыва ется документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, и располагается пос ле реквизитов «Подпись» в левой части бланка. Движение документов в учреждении с момента их получен ия или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело обра зуют документооборот. Прохождение документов в учреждении должно быть оператив ным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции про хождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимо стью. Каждое перемещение документов должно быть оправданным. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или работникам и служб делопроизводства. Все конверты, за исключением личной корреспон денции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом п роверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствие документов или приложения к ни м необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничто жаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес о тправителя или время отправки и получения документа. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежност и. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Глава 2. Концептуальное и информационное моделирование Выявление и моделирование бизн ес – процессов. Основу деятельности любой организации составляют ее деловые про цессы или бизнес-процессы, которые определяются целями и задачами орган изации. Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во в ремени началом и концом. Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, опр еделены временные характеристики, определяющие ее место в общей послед овательности работ. Описание деятельности организации с помощью бизне с-процессов позволяет определить где, когда и кем выполняется каждая фун кция, какие данные, информационные или функциональные взаимосвязи для э того нужны и откуда эти данные поступают. В данной выпускной работе рас сматривается работа Управления Информатизации и ее подразделений. Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом, внешними интерфейсами, которые либо связывают его с др угими бизнес - процессами внутри организации, либо описывают выход во вн ешнее окружение, последовательностью выполняемых работ и правилами их выполнения (бизнес-правилами). Для каждой работы, входящей в бизнес-проце сс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей п оследовательности работ, условия инициализации и время выполнения. Создаваемая модель бизнесс-процессов организации строится на базе построенных бизнесс-процессов по результатам обследования деятельнос ти организации, проводимого на уровне подразделений. На этом этапе проводится обследование подразделений, в результате кото рого выявляются выполняемые в них основные функции, их вход и выход. Эти ф ункции распределяются по бизнесс-процессам, проходящим через каждое по дразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес- процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных докуме нтов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизн ес-процесс конкретным содержанием. В процессе отображения бизнес-проце ссов по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общ ий список бизнес-процессов, и могут появиться новые бизнес-процессы. Главной целью создания модели бизнесс-процессов предприятия являе тся детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнесс-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основны е данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциона льную модель организации и концептуальную модель данных. Выявленные в процессе обследования подразделения функции распределяю тся по бизнесс-процессам этого подразделения, наполняя их конкретными р аботами данного подразделения. При этом описания бизнесс-процессов мог ут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются биз нес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные докумен ты, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, би знес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и про чие характеристики. Модель бизнес-процессов Управления Информатизации о писываются в Приложении 1 . Созданные в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для постро ения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, ди аграммы. BPwin – это мощный инструмент мо делирования, который используется для анализа, документирования и реор ганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, поз воляет четко документировать различные аспекты деятельности - действи я, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиес я для этого ресурсы и др. Таким образом формируется целостная картина де ятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отде лах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысле ния бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описы вают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэф фективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть лег ко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации. Концептуальное моделирование С точки зрения системного анализа концептуа льное моделирование является структуризацией предметной области, для которой разрабатывается система. Ее цель - выявление перечня и иерархии предметов, объектов, факторов и явлений, полный набор которых позволяет реализовать поставленные перед системой цели и задачи. Согласно методологии ООАПиП системный анализ проекта предполагает на первом этапе рассмотрение и ф изическое моделирование предметной области. На данном этапе проводитс я расчленение (выделение, разбивка) предметной области, объектов системы на ряд подоблостей или подсистем (уровней), характеризуемых целостность ю их восприятия и однородностью выполняемых работ (функций). При этом требуемый критерий целостности во сприятия дает право продолжать расчленение до тех пор пока предмет или объект (фактор системы) не перестанет восприниматься как в свою очередь состоящий из о бъектов, т.е. до элементарного, неделимого уровня. Критерий однородности выполняемых работ (функций) дает в озможность использовать концептуальную модель для корректировки разр аботанного во введении дерева работ. Результаты концептуального моделирования являются базисными для реализации этапов информационного моделирования и затем разработки моделей состояний (жизненных циклов системы) - моделей, опред еляющих функционирование разрабатываемой системы. Для углубленного изучения и закрепления проделанной работы, немаловажную роль играет детальное рассмотрение различных объ ектов. Именно в этом состоит задача концептуального моделировани я. Иными словами говоря концептуальное моделирование включает системн ое представление доменов предметной области с кратким описанием назна чения или функций объекта и структуризацию факторов (атрибутов). Так как, объекты составляют о снову концептуального моделирования, я хотел бы остановиться на них бол ее подробно. Объект это абстракция множества предметов реальн ого мира. Различают следующие виды объектов: Реальные объекты – пред меты реального мира, а точнее абстракции реальных объектов, как их мы пре дставляем для наших целей. Например: завод, бухгалтерия, склад. Ролевые объекты – абстракции цел и или назначения человека, функциональные части оборудования или орган изации. Например: бухгалтер, экономист, аудитор. Инциденты – абстракция чего-то произошедшего или случ ившегося. Например: перечисление в банк, проводка, платежи, поставка. Взаимодействие – объекты п олучаемые из отношений с другими объектами. Например: контракт, платежна я ведомость, налоги, главная книга. Спецификация – используется для представления правил, нормативных документов или критериев качества, стандартов. Методы концептуального моделирования используют широкий диапазон мат ематических средств и методов представления знаний. Широко используют ся как древовидные, так и сетевые конструкции, в которых различаются как вершины, так и ребра. Одним из видов являются графы связей, позволяющие ра збивать структуру на узкие классы объектов системы. Очень часто графы св язей отображаются таблицами в виде логических матриц отношений. Постро ение графов связей или таблиц один из распространённых методов формали зации проектных задач. В данной курсовой работе была выбрана древовидна я структура как более удобная и наглядная в конкретном случае. Древовидн ая или иерархическая структура – эта структура, в которой каждый компон ент системы, исключая первый непосредственно подчиняется только одном у (вышестоящему) компоненту структуры. Это хорошо видно в (П риложении 2) на приведенных примерах концептуальных модел ей. Информационное моделирование Цель этапа информационно го моделирования состоит в том, чтобы идентифицировать концептуальные сущности, или объекты, которые составляют подсистему для анализа. Объект ы информационной модели представляются через их имена и имена их атрибу тов. Здесь устанавливаются связи между информационными объектами и фун кциональные зависимости. Кроме структурной направленности информационное моделирован ие связанно с особенностями реализации связей в различных компьютерны х технологиях, в зависимости от количества связываемых предметов. Методология ООАПиП, в этой связи различает и рассма тривает три вида связей: 1) один к одному 2) один ко многим 3) многие ко многим Это объясняется различными подходами и методами их реализации в отдель ных компьютерных технологиях. Так, связи один к одному реализуется преим ущественно матрицами, связи один ко многим на базе реляционной алгебры и реляционных таблиц, а связи “многие ко многим” требуют использования вс помогательного объекта. Поэтому данная глава курсовой ра боты двунаправлена - решает как зад ачу структуризации системы, так и задачу анализа и формирования упомян утых трех видов связей. Кроме того, в методологии ООАПиП принят графический вид информационных моделей, как предварительных, базисных для последующег о моделирования состояний - жизненных циклов. В информационной модели каждому объекту должно быть назначено уникаль ное имя. При этом имя должно явно указывать отношение объекта или к класс у объектов или к экземпляру. Для успешной реализации проекта объ ект проектирования должен быть прежде всего адекватно описан, должны бы ть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационны е модели ИС. Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС пок азывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени р абота, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. О днако до недавнего времени проектирование ИС выполнялось в основном на интуитивном уровне с применением неформализованных методов, основанны х на искусстве, практическом опыте, экспертных оценках и дорогостоящих э кспериментальных проверках качества функционирования ИС. Кроме того, в процессе создания и функционирования ИС информационные потребности по льзователей могут изменяться или уточняться, что еще более усложняет ра зработку и сопровождение таких систем. Ручная разработка обычно порожд ала следующие проблемы: · неадекватная спецификация требов аний; · неспособность обнаруживать ошибк и в проектных решениях; · низкое качество документации, сниж ающее эксплуатационные качества; · затяжной цикл и неудовлетворитель ные результаты тестирования. Перечисленные факторы способствовали появлению программно-техно логических средств специального класса - CASE-средств, реализующих CASE-технол огию создания и сопровождения ИС. Термин CASE (Computer Aided Software Engineering) используется в нас тоящее время в весьма широком смысле. Первоначальное значение термина CASE, ограниченное вопросами автоматизации разработки только лишь програ ммного обеспечения (ПО), в настоящее время приобрело новый смысл, охватыв ающий процесс разработки сложных ИС в целом. Теперь под термином CASE-средс тва понимаются программные средства, поддерживающие процессы создания и сопровождения ИС, включая анализ и формулировку требований, проектиро вание прикладного ПО и баз данных, генерацию кода, тестирование, докумен тирование, обеспечение качества, конфигурационное управление и управл ение проектом, а также другие процессы. CASE-средства вместе с системным ПО и техническими средствами образуют полную среду разработки ИС. CASE-технология представляет собой ме тодологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, по зволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализир овать эту модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабат ывать приложения в соответствии с информационными потребностями польз ователей. Большинство существующих CASE-средств основано на методологиях структурного (в основном) или объектно-ориентированного анализа и проек тирования, использующих спецификации в виде диаграмм или текстов для оп исания внешних требований, связей между моделями системы, динамики пове дения системы и архитектуры программных средств. Пример информационной модели данных по системе «Автоматизированная си стема документооборота» проработан в системе ERwin . (Приложение 3) Определение жизненного цикла модели. Необходимость анализа и разработки больших сложных, а в последнее врем я и сверхсложных систем, появление и использование при этом новых методо логий, в частности ООАПиП, корпоративное проектирование, методология уп равления проектами, появление современных компьютерных технологий при вело к следующему факту: - при планировании и реализации этих работ алгоритмически й подход, которым ранее широко пользовались, имеет существенный недоста ток препятствующий этим работам . Обнаружилось, что при алгоритмическом подходе трудно отслеживать все нюансы поведения (изменений состояний) анализируемых и разрабатываемых информационных объектов и систем, охватить все аспект ы их поведения (функционирования), управления и пребывания в отдельных промежуточных состояниях. В связи с этим современные методы анализа разработки, моделирования, а также ком пьютерной технологии предлагают рассматривать поведение информацион ных объектов и систем в динамике (при функционировании) вводя понятие жизненного цикла объектов, под систем, систем и надсистем. Жизненный цикл представляет как модель их поведения, т.е. пе реход из одного состояния в другое. При этом считается наиболее подходящ ей моделью для представления жизненного цикла дискретный автомат Мура. С этих позиций проанализируем и сопоставим трактовку модели представл ения жизненного цикла (состояний) методологии ООАПиП и классическую мод ель конечного автомата Мура представляющего частный их вид – автоматы без выходов . Методология считает , что модель имеет следующий состав : 1. Множество состояний . Каждое с остояние представляет стадию или этап в жизненном цикле типичного экзе мпляра объекта, при этом в качестве объектов рассматриваются не только элементарные но и подсистемы и надсистемы. С точки зрения теории КА – эт о внутреннее состояние автомата которое, как правило, обозначается в алф авите Q. 2. Множество событий. Каждое собы тие представляет собой некоторое законченное действие влекущее за соб ой некоторое действие изменяющее поведение, состояние объекта или сист емы. 3. Множество правил перехода. Пр авило перехода определяет в какое следующее состояние переходит объек т или система совпадая с теорией КА. 4. Действия. Действия – это деятельность или совокупность операций которые до лжны быть выполнены над объектами системы для достижения определенног о состояния. По крайней мере одно определенное действие должно быть связанно каждым состоянием, с точки зрения теории КА действие соответствует функциям перехода. Придание функциям перехода более широкого смысла действия расширяет возможности мод елирования жизненных циклов поскольку внутреннее состояние рассматри вается в течении промежутка времени во время которого решается частная задачи ведущие к д остижению данного состояния или совершается определенная работа резул ьтатом которой является данное состояние. В качестве примеров действий приводятся выполнение р асчетов над некоторой промежуточной таблицей; реализации элементарного этапа; действие по достижению заданного критериального значения; определенная работа требующееся для достижения данного сост ояния; определенной обработки данных заданных состояний и т.п. Анализ описания действий в методологии ООПи П рпиводит к выводу, что это понятие подробно обсуждается в связи с удобс твом его использования при реализации модели состояний в различных ком пьютерных технологиях. С другой стороны широкой трактовкой действи я подтверждается сущность систем как интерп ретирующих блок-схемы системы. Ибо как указанно выше интер претирующая система по своему определению связанна с определенными де йствиями. Каков бы ни был замысел проекта, сам по себе, без реализации он мало чт о значит. Важен результат выполнения проекта, нужна работа по его осущес твлению. Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необх одимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состо яния: от состояния, когда «проекта еще нет», и до состояния, когда «проекта ужу нет». Это упрощенное представление о «начале» и «конце» жизни проек та требует уточнения. Что считать началом проекта? И ногда это момент рождения идеи, особенно если ее рождению предшествовал скрупулезный поиск. Для деловых людей начало проекта связанно скорее с н ачалом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполне ние. Концом проекта может быть: - завершение работ над его реализацией, то есть ввод проекта в действие - перевод персонал а, выполняющего проект, на другую работу - достижение проек том заданных результатов - прекращение фина нсирования проекта Понятие жизненного цикла ее программного обеспечения (ЖЦ ПО) - это непрерывный процесс, к оторый начинается с момента принятия решения о необходимости его созда ния и заканчивается в момент его полного изъятия из эксплуатации. Согласно сложившейся практике, состояния, через которые проходит прое кт, называют фазами (этапами, стадиями). Деление проекта на фазы может быт ь самым разнообразным, такое деление выявляет некоторые важные контрол ьные точки «вехи», во время прохождения которых просматривается дополн ительная информация и оцениваются возможные направления развития прое кта. В свою очередь каждая выделенная фаза (этап) может дел иться на фазы следующего уровня (подфазы, подэтапы) и т. д. Применительно к очень крупным проектам, количество фаз и этапов их реализации может быть увеличено. Выделение дополнительных эт апов связанно с необходимостью более тщательного согласования действи й. Г лава 3. Математическое моделирование Проблема поиска и индексирования документов Наряду с организацией хранения документов, их необходимо также быс тро и эффективно искать. Со скоростью поиска все относительно понятно - ч ем быстрее вы найдете необходимые документы, тем лучше. А вот с эффективн остью поиска документа ситуация не так проста. Что считать эффективным п оиском? Для того чтобы понять это, рассмотрим модели поиска. Здесь сущест вует два подхода. Первый состоит в том, что в процессе поиска вы ищете доку мент, который точно существует в системе, и ваша задача - свести процесс к его нахождению. Этот метод применяется в 90% всех случаев. Второй подход со стоит в том, что вы ищете все документы, которые могут относиться к интере сующему вас вопросу. Очевидно, применение данного подхода целесообразн о в аналитических и исследовательских задачах. Для него характерны таки е термины, как полнота поиска - соответствие между найденными документам и по данному запросу и действительному списку документов; шум при поиске - соотношение (соответствие) соответствующих и несоответствующих запро су документов. Существует два основных типа поиск а. Атрибутивный, когда каждому документу присваивается набор определен ных атрибутов (полей). При сохранении документа в архив поля заполняются определенными значениями, в дальнейшем при поиске проверяется совпаде ние значений этих полей запросу. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автора, машинистку, имя подразделения, тип док умента (факс, письмо, контракт, спецификация). Ясно, что список таких атриб утов должен быть расширяем. Их совокупность называется карточкой докум ента. Поля могут заполняться произвольно или из предопределенных справ очников. Причем последнее наиболее предпочтительно, так как сужает обла сти поиска. Второй тип поиска носит название полнотекстовый. В этом случае автомати чески обрабатывается все содержание, как правило предварительно проин дексированного, документа, и затем его можно найти по любому входящему в него слову. Соответственно, существует зависимость между типами поиска и подходам и к поиску. Для поиска известного документа более пригоден атрибутивный поиск, тогда как для исследовательского - полнотекстовый. Существует ком бинация полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты докуме нта обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электро нный документ любого формата необходимо предварительно преобразовыва ть в плоский текст для обработки системой полнотекстового поиска, следо вательно, любая такая система должна содержать в своем составе конверте ры форматов. Зависимость от языка выражается в следующих факторах: Поиск документа более полный, если в результате запроса будут найдены не только документы, которые точно соответствуют слову в запросе, но и те, в которых присутствуют различные его словоформы. Данная технология носи т название нормализации. Причем эффективность метода зависит от примен яемого алгоритма. Для русского языка наиболее эффективен словарный мет од, когда слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся с ловоформы. Кроме словарного может применяться эвристический метод нор мализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем вып олнения определенных правил, описывающих алгоритм нормализации. Если д ля английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц маш инописного текста, то для русского он на несколько порядков больше. Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только по конкретному слову, но и его синон имам. Процессом, аналогичным индексации, в бумажном делопроизводстве являет ся регистрация. Регистрация является "священной кор овой" делопроизводства. Историческая неразвитость системы управления в сочетании с большими расстояниями и традиционно низкой ответственно стью исполнителей породила своеобразный, скрупулезный подход к регист рации документов на всех уровнях управления. Хрестоматийным примером может послужить журнал учета входящих докумен тов. Индексация электронных документов, осуществляемая системами авто матизации делопроизводства, преследует несколько иную цель – получит ь максимальное количество достоверной информации о формируемом докуме нте и создать его регистрационную карточку. Процесс этот тем более важен , что в дальнейшем система управления документами имеет дело именно с эт ой карточкой, не затрагивая реальные объекты файловой системы. Далее мы в общих чертах рассмотрим известные методы индексации. Итак, на основе вышесказанного становится очевидным то, что успешный пои ск документа во многом зависит от реализованного в системе метода индек сирования документов. Рассмотрим основные положения индексирования. Индексирование документа обычно организуется через автоматическую об работку его текста и заполнение метаданных. Автоматическая обработка – полнотекстовое индексирование – заключается в преобразовании текс та документа в набор слов. Причем обычно для слов сохраняется их позиция в документе, для обеспечения возможности поиска по словосочетаниям. Сущ ествуют два принципиально различных метода такого индексирования с уч етом применяемых в дальнейшем методов поиска: бинарное индексирование – не зависит от яз ыка документа по причине бинарной или словарной индексации; морфологическое индексирование – производится с учетом морфологии и семантики языка. При бинарном индексировании поиск ведется на основе алгор итмов “нечеткого поиска”, т.е. поиска с ошибками. В этом случае допускаетс я неполное (с заданным количеством ошибок в начале, середине и конце слов а) совпадение слов с шаблоном. При втором методе индексации слова преобр азуются в словоформы с отсечением суффиксов и окончаний, что позволяет и скать склонения и спряжения шаблонов. Стандарта на метаданные на текущий момент не существует, но обычно они в ключают по крайней мере дату создания документа, его размер, возможно, ти п и автора, краткое содержание – аннотацию и ключевые слова. Стоит отмет ить, что последние поля (аннотация и ключевые слова) на сегодняшний день з аполняются вручную. При этом, если формат документа их предусматривает и автор их заполнил, то все неплохо, но практически всегда в реальных докум ентах они отсутствуют. Поэтому существующие сегодня системы документо оборота их обычно игнорируют по причине крайне дорогого и медленного их заполнения оператором, вводящим документы в систему. Векторная и линейная модель индексирования и поиска документов Ниже приведен разработанный а лгоритм процесса индексирования документа: Присвоение документу уникальн ого идентификатора, внесение в файл идентификаторов Определение формата документа Определение кодировки документа Перевод текста в «плоский» формат Определение единицы поиска Выделение отдельных слов Выделение отдельных предложений Исключение из запроса шумовых слов Составление (пополнение) индекса определенного формата (рис. 4) Слово id документа, номер слова, номер слова, . . . id документа, номер слова, номер слова, . . . Рис. 4 Формат индекса При индексировании нового документа в уже существующий индекс напроти в слов добавляется идентификатор нового документа и номера данного сло ва в нем. При этом идентификаторы документов сортируются в соответствии с количеством вхождений слова в документ. Таким образом, приведенный выше алгоритм обеспечивает составление единого индекса для всех индексируемых докумен тов, что существенно уменьшает объем занимаемого индексами дискового п ространства, а также уменьшает время, затрачиваемое на поиск документа. В модели информационного потока вообще можно выделить нес колько основных понятий: словарь, документ, поток и процедуры поиска и ко ррекции запросов. Под словарем понимают упорядоченное множество терми нов, мощность которого обозначают как D. Документ - это двоичный вектор размерности D. Если терми н входит в документ, то в соответствующем разряде этого двоичного вектор а проставляется 1, в противном же случае - 0. Обычно все операции в линейной м одели индексирования и поиска документов выполняются над поисковыми о бразами документов, но при этом их как правило называют просто документа ми. Информационный поток или массив L представляют в виде матрицы размерности NxD, где в качестве строк выступают поисковые образы N документов. При таком рассмотрении можно сформулировать процедуру обр ащения к информационной системе следующим образом: L x q = r; (1) где q - вектор запроса, r - отклик системы на запрос. Это традиционное определение процедуры поиска докум ентов в информационно-поисковой системе, которое ввел Солтон в 1977 году. Он о было введено для решения проблемы автоматического индексирования до кументов, но оказалось чрезвычайно полезным и для описания процедуры по иска. Существуют и другие определения процедуры обращения пользователя к системе, но для описания работы распределенных информац ионно-поисковых систем в интернете больше подходит определение Солтон а - в подавляющем большинстве этих систем применяются информационно-пои сковые языки типа "Like This". Данный подход хорошо известен как вычисление мер б лизости "документ-запрос". В современных распределенных информационно-поисков ых системах Internet реально используются только 6 мер близости. При этом наибо лее часто в качестве меры близости рассматривают определение Солтона, н апример, системы RBSE и WAIS, и его же улучшенную меру близости - системы WebCrawler и Lycos. Начало применению запросов типа "Like This" положила система WAIS. Именно в ней был впервые сформулирован отказ от использования традиц ионных информационно-поисковых языков булевого типа и было заявлено о п ереносе центра тяжести информационного поиска на языки, основанные на в ычислении меры близости "документ-запрос". Основная причина такого подхо да - желание снять с пользователей заботу по формулированию запросов на информационно-поисковых языках и дать им возможность использовать обы чный естественный язык. Ради справедливости следует отметить, что от зап росов на естественном языке практически сразу отказались. Система прос то проводила нормализацию лексики и удаляла из списка терминов запроса общие и стоп - слова. Тем самым практически один в один выполнялись услови я линейной модели индексирования и поиска. После этой процедуры система вычисляла меру близости по выражению и в соответствии с полученными зна чениями ранжировала информационный массив. Практически все информацио нно-поисковые системы в интернете устроены по этому принципу. Единствен ным исключением является применение более сложных мер близости. В приложении 4 приведен раз работанный алгоритм процесса обработки запроса. Коррекция запросов по релеван тности Другим важным способом улучшения качества поиска в информ ационно-поисковых системах стала процедура коррекции запроса по релев антности. Пионером здесь также выступила система WAIS. Пользователю предос тавлялась возможность отметить документы, которые являлись релевантны ми его запросу. После этого запрос расширялся терминами этих документов и снова вычислялось выражение (1) для поисковых образов документов всего массива. В рамках линейной модели индексирования и поиска эта процедура может быть также выражена через матричные выражения. В литературе по информационному поиску часто можно встретить термин "пр офиль", который относят к запросам пользователей. Но информационный проф иль или тематический профиль имеется и у информационной системы. Наибол ее просто тематический профиль системы материализуется в виде классиф икации, которая применяется в данной системе или рубрикаторе. Не исключе ние и информационные системы интернета, в которых профиль играет еще и р оль навигационного средства, позволяющего получить доступ непосредств енно к набору документов, попадающих в тот или иной раздел классификации . При этом многие системы интернета имеют несколько профилей, которые мо гут быть соотнесены с фасетной классификацией. Естественно, что при таком положении дел в моделях, предназначенных для описания работы в информационно-поисковые системы, так же должно быть вв едено понятие профиля и выявлена его актуальность для информационного поиска. Определим операцию расширения запроса как: L T x r 0 = q 1 (2) В данном выражении L T - это транспонированная матрица L. Однако, это не совсем точно. Обычно пользователь не использует с вое право отметки релевантных документов и только их термины использую тся в расширенном запросе или получают больший вес перед терминами друг их документов. Поэтому в выражение (2) надо ввести еще матрицу - F, призванную учитывать фактор пользователя. L T x F k-1 x r k-1 = q k (3) L x q k = r k ; Как видно из (3) матрицы Fk-1 составляют систему фильтров пользо вателя, при помощи которых он корректирует свой запрос. Эти фильтры имею т в реальных системах конкретную интерпретацию. Так в WAIS и Lycos пользователь просто помечает релевантные документы. В этом случае фильтры превращаю тся в диагональные матрицы, которые в релевантных документах имеют глав ную диагональ с единицами, а в нерелевантных - нули. Но, в общем случае, на ди агонали можно размещать и веса релевантности. Эти фильтры могут быть и н едиагональными. В этом случае пользователь будет взвешивать документы не только самостоятельно, но и с учетом их связи с другими документами ма ссива, как релевантными, так и нерелевантными, например с учетом его гипе ртекстовых связей. Но в любом случае совершенно естественно предположи ть, что система предпочтений пользователя в течение одной сессии работы с информационно-поисковой системой остается неизменной, иначе пользов атель просто не знает, что же он в самом деле ищет. Тогда все фильтры одина ковы и не изменяются от шага к шагу: F 0 = F 1 = F 2 = ... = F k-1 = F k = F (4) В конечном итоге, если пользователь просто переберет все д окументы массива, то можно составить диагональную матрицу, например, сос тоящую из нулей и единиц. Процесс коррекции запроса не бывает бесконечным. Обыч но он завершается, когда пользователь устает просматривать найденные д окументы, и приходит к выводу, что нашел искомое, либо действительно боль ше нет новых релевантных документов. В принципе, даже при прямом просмот ре, второй результат является концом процедуры поиска информации. Это зн ачит, что начиная с некоторого вектора отклика этот самый отклик не изме няется: (L x L T x F) x r k-1 = r k ; (5) (A x F) x r = lr:r k = lr k-1 . Из (2.5) следует, что процесс коррекции запросов по релевантно сти должен сходиться к собственному вектору матрицы ( L x L T x F). Если при этом пользователь хочет добиться максимального различия документов по степени релевантности, которая фактически опре деляется значениями компонентов вектора r, тогда речь идет о собственном векторе при максимальном собственном числе. Аналогичный результат мож но получить и для набора терминов, которые характеризуют информационну ю потребность пользователя. Однако, кроме профилей пользователя при моделировании взаимодействия пользователя и информационной системы. Существенную играет роль сам ин формационный массив, а точнее набор информационных образов документов массива, скажем, в ранжировании документов по степени релевантности. А и менно об этом и идет речь в линейной модели индексирования и поиска инфо рмации. Чем ближе оказываются документы к информационной потребности п ользователя, тем проще структура матрицы F. Идеальный случай, если эта мат рица будет единичной - тогда пользователь вообще не нуждается в ручной к оррекции, а система сама проранжирует все документы. Приведенная трактовка процедуры коррекции запроса и профиля информаци онной системы имеет аналоги в других методах анализа информационных по токов. Если надо различить какие-либо группы пользователей по их тематик е с применением некоторой информационной структуры, то можно прибегнут ь к факторному анализу статистики посещения страниц. В этом случае главн ые компоненты будут задаваться собственными векторами корреляционной матрицы, которая позволяет определить направление максимального разбр оса показателей посещений, что соответствует собственному вектору при максимальном собственном числе. Глава 4. Программирование Для написания программы была выбрана интегрированный объектно-ориент ированный язык программирования Borland Delphi 5 Enterprise . На сегодня Delphi является одним из самых распространенных с редств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Эти средства позволяют создавать прикладные программы, пр едназначенные для работы на ПЭВМ IBM PC AT под управлением оболочки Windows 98 и более поздних версий, а так же операционной системы Windows NT и использующие общепри нятые для Windows элементы пользовательского интерфейса. Программы такого т ипа в настоящее время признаны в качестве стандарта , поскольку наиболее широко распространены, удобны для пользователей и не требуют долгого их обучения. Предпочтение было отдано системе Borland Delphi 5 Enterprise благодаря тому, что она позволяет программисту очень быст ро и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс. Это свойство осо бенно ценно из-за того, что, как показывает практика, работа над интерфейс ом занимает большую часть (до 80%) времени создания программного продукта. Еще одним преимуществом выбранной системы является высокая (по сравнен ию со многими другими средствами программирования) эффективность гене рируемого компилятором кода, что весьма существенно для данного проект а. Листинг программного кода приведен в Прилож ении 5 . Иллюстрации внешнего интерфейса в При ложении 6 . Заключение В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проб лема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наибо лее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шка фы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют комп ьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно храни ть, извлекать информацию и управлять большими объемами данных. Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отра сли вызывают изумление. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стре мятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных сред ствах, программном обеспечении и парадигмах вычислений, стимулирующих развитие всей технологии управления информацией. Однако для успешной р еализации крупных систем управления требуется применить нестандартны й подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проект ировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить мн огие «психологические» и «технологические» проблемы предприятий. В данной выпускной работе решены следующие задачи: 1. Приведена структура оформления документов 2. Выполнена постановка задачи на разработку функций п оиска информации в системе документооборота 3. Рассмотрены преимущества полнотекстовой индексаци и документов как основа для математического аппарата решения поставле нной задачи и разработана математическая модель, реализующая выбранны й алгоритм индексации документов. Список использованной литературы. 1. Шапиро И. Д., «Управление прое ктами». СПБ, 1996 «Два-Три» 2. Вендров А.М. «Один из подходов к выбору средств проектирования баз данных и приложений. "СУБД"». 1995, №3. 3. Методическое пособие по дис циплине «Информационные технологии в экономике» 4. Панащук С.А. «Разработка инфо рмационных систем с использованием CASE-системы Silverrun. "СУБД"», 1995, №3. 5. Бэрри Н. «Компьютерные сети» Пер. с англ. – М. БИНОМ, 1995. 6. «Типовая инструкция по документационному обеспечению управл ения (делопроизводству) в Кыргызской Республике» утверждена Постановл ением Правительства Кыргызской Республики от «» № 7. Андреева В. И. «Делопроиз водство» - М. «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 1997. 8. Стенюков М. В. «Образцы д окументов по делопроизводству (руководство к составлению)» - М. «ПРИОР», 1996
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Интересно, если примут закон о запрете пропаганды гомосексуализма, мы больше не увидим по ТВ концертов звёзд российской эстрады и новостей шоу-бизнеса?
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, диплом по праву и законодательству "Разработка системы автоматизации документооборота", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru