Реферат: Порядок хранения документов на предприятии - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Порядок хранения документов на предприятии

Банк рефератов / Законодательство и право

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 18 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Порядок хранения документов на предприятии Введение Документы предприятия, от ражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческу ю ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, явля ются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному соста ву, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие тру довой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих д окументов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руково дителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документ ация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще. Руководители предприятий несут персональную отв етственность за документальный фонд предприятия и должны быть з накомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательство м по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению рабо ты с документацией на предприятиях. Таким образом, знание вопросов современного до кументирования управленческой деятельности поможет предпринимател ю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и в нутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на р ешение задач производственно – хозяйственной деятельности, конк урентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприят ия. Классификация документов и составле ние номенклатуры дел на предприятии (в организации). Документооборот-это движе ние документов с момента их получения или создания до завершения испол нения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: - Документы, поступающие из других организаций (входящ ие), - Документы, отправляемые в другие организации (исходя щие), -Документы, создаваемые на предприятии и используемы е работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие на предприятие, проходят: - Первичную обработку, -Предварительное рассмотрение, - Регистрацию, - Рассмотрение руководством, - Передачу на исполнение. Служба документационного обеспечения управления, к оторая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), т ак и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юри дическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложе ний). В противном случае присланные документы возвращаются автору с со ответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возв рата. Конверты от поступающих документов оставляются в те х случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передают ся по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных о рганизаций. Предварительное рассмотрение документов проводитс я работником службы документального обеспечения управления с целью ра спределения поступивших документов на: направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без рассмотрения руководителем передаются по н азначении документы, содержащие оперативную информацию или адресов анные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руковод ителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, а дресованные руководителю предприятия и документы, содержащие инфор мацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям осуще ствляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен испо лняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его разм ножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отд еление вязи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильнос ть оформления документов, наличия всех приложений, соответствие к оличества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно оформ ленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рас сылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исход ящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистраци и. Внутренние документы предприятия передаются испол нителям под расписку в регистрационной форме. Служба ДОУ должна систематически вести учет ко личества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноже нные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по со вершенствованию работы с документами. Регистрация документов Регистрация документов- э то фиксация факта создания или поступления документа путем прост авления на нем индекса и даты последующей записью необходимых све дений о документе в регистрационных формах. Регистрации под лежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительны е, плановые, отчетные, учетно-статистические , бухгалтерские, финансов ые и т.д.) регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем докуме нтации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ст авится дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регист рации в службу ДОУ: -Письма, присланные для сведения(копии) -Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командир овок -Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию -Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня -Графики, наряды, заявки, разнарядки -Сводки и информация, присланные сведения -Учебные планы, программы -Рекламные извещения, плакаты, программы совеща ний, конференций -Прейскуранты -Технические условия -Претензии -Нормы и нормативы расходов материалов -Поздравительные письма -Пригласительные билеты -Документы по заключению коллективных договоров -Бухгалтерские документы -Планово-финансовые документы -Печатные издания (книги, журналы, биллютени) -Формы статистической отчетности -Корреспонденция, адресованная работникам предп риятия с пометкой «лично» -Объяснительные записки -Арбитражные и исковые документы Регистрация документов должна быть только однократно й. Поступающие документы регистрируются в день поступ ления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделен ия в другое он должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно : 1.Приказы по основной деятельности 2.Приказы по личному составу 3.Акты ревизий 4.Протоколы заседаний 5.Отчеты 6.Докладные записки и т. д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваив аются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренн их документов обычно применяется простая нумерация. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регис трационные журналы или регистрационные карточки (РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, та к как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени . Соблюдая названные выше правила индексации докумен тов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, раздели в последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу невоз можно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторичн о регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных ка рточках. Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оп еративно вести информационно-справочную работу и осуществлять кон троль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК п ечатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать нескол ько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондент ам т. П.) и контрольную картотеку. При соблюдении карточной системы регист рации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нов ого календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при рег истрации документов. Установлен следующий обязательный состав рекви зитов для регистрации документов: 1. Автор (корреспондент) 2. Название документа 3. Дата документа 4. Индекс документа 5. Дата поступления документа (для входящих документо в) 6. Индекс поступления документа (для входящих докумен тов) 7. Заголовок документа или его краткое содержание 8. Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор , дата) 9. Срок исполнения 10. Отметка об исполнении (краткая запись решения воп роса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – о твета) 11. Номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквиз итов может быть должен следующим: -Исполнители -Расписка исполнителя в получении документа -Ход исполнения -Приложения и др. Формы регистрационного журнала и карточки не регламен тированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяет ся службой ДОУ предприятия. Регистрация документов-ответов должна ве стись на регистрационных формах инициативных документов. Докумен ту – ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Методы учета и сокра щения документооборота Чтобы выявить пробл ему совершенствования взаимодействия, надо определить, как взаимодейс твуют службы при каждом из видов документооборота. Для этого составляет ся карточка-анкета связей всех подразделений, включенных в каждый из вид ов спроектированной структуры организационных взаимодействий, для опр еделения баллов связей. Данная карточка-анк ета составляется по каждому типу контактов, участвующих в процессе доку ментооборота. Под «прямой связью» понимается поток документов, передаваемых подразделением другой служб е, под «обратной связью» - документы, поступающие от службы в рассматрива емое подразделение. Каждый отдел самост оятельно формулирует типы контактов, указываемые в карточке-анкете. Пре дприятие также самостоятельно может определить количество контактов « прямой» и «обратной» связей. Каждый контакт межд у подразделениями оценивается на основе опроса руководителей и конкре тных исполнителей данных подразделений в баллах от 1 до 10. Балльная шкала может формироваться самим предприятием, в качестве примера предлагает ся следующая: - Систематические на лаженные связи - 7 - 10 баллов; - Периодические слаб о налаженные связи - 4 - 6 баллов; - Редкие не налаженны е связи - 1 - 3 балла. После того, как каждо му типу контакта присвоен балл, происходит их суммирование по каждому ви ду связей. Принимая условие, что каждый тип контактов может быть оценен м аксимум в 10 баллов, необходимо определить максимально возможное количес тво баллов по каждому виду связей. Эта сумма будет равна количеству типо в контактов по каждому виду связей в отдельности, умноженному на 10 баллов . После этого необход имо определить вес каждой связи, отражающего организационную структур у по каждому типу документооборота. Иначе говоря, определим долю фактиче ски сложившихся баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов. Далее полученные зн ачения веса каждой связи наносятся на спроектированные схемы документ ооборота и выявляются наиболее проблемные участки, тормозящие процеду ру документооборота. Далее полученные сх емы и рекомендации «накладываются» друг на друга и дается итоговая оцен ка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации. Таким образом, особе нность именно такого подхода к оценке состояния документооборота на пр едприятии заключается в следующем: - анкетный опрос рабо тников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время к ак путем составления итоговой организационной структуры по предлагаем ой нами методике наглядно видны «проблемные» участки;
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Чтобы найти с человеком общий язык, иногда надо уметь помолчать.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по праву и законодательству "Порядок хранения документов на предприятии", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru