Реферат: Подготовка документов к сдаче в архив - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Подготовка документов к сдаче в архив

Банк рефератов / Законодательство и право

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 21 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Министер ство культуры Российской Федерации Кемер овский Государственный Университет культуры и искусств Культурологический факультет Кафедра управления и экономики социально – культурной сферы Документирование управленческой деятельностью. Контрольная работа на тему «Подгото вка документов к сдаче в архив» Исполнитель: Арестова Д.В. студентка группы МО – 031 заочное отделение Проверила : Салазкина Л.П. доцент, заслуженн ый работник культуры РФ Кемерово 2005г. ВВЕДЕНИЕ Делопроизводство составляет по лный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или пол учения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри пр едприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным до казательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Н а предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация ( ОРД ), применяемая при оформл ении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предпри ятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой док ументации: – организационные документы; – распорядительные документы; – информационно - справо чные документы. На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления ( ДОУ ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и при сланные в полном комплекте (при наличии приложений). Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исп олненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в д елопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хра нение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Подготовка исполненных докуме нтов к хранению и использованию включает: - Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; - Описи дел; - Оформление дел; - Описание документов постоян ного и долговременного хранения; - Обеспечение их сохранности; - Передачу дел в архив учрежден ия, то есть в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, наход ящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации , не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся стр уктурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляе т хранение документов организаций и предприятий до передачи их на госуд арственное хранение. Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценнос ти документов в делопроизводстве производится при составлении номенкл атуры дел. Номенклатура де л – это систематизированный перечень заводимых в орган изации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном п орядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распредел ения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и уче та дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенк латуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает тип овой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормат ивным документом. Примерная номенклат ура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются сл ужбами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утвер ждаются их руководителями. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комисси я (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положен ием об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архи вов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии. Номенклатура для организации составляется службой доку ментационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подр азделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комисси ей (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государств енное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел сог ласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем . При составлении номенклатуры дел организации следует ру ководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и в едомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. Экспертиза ценности документов постоянного и временног о сроков хранения должна проводиться ежегодно. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отб ора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному соста ву, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальн ейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хр анения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хр анение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений о б установлении и изменении сроков хранения документов и т.п. В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения: - постоянного хранения в государств енных архивах; - временного хранения в ведомственн ом архиве (свыше 10 лет); - временного хранения (до 10 лет); - подлежащие уничтожению в связи с ис течением срока хранения. Описи дел. По результатам эк спертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, врем енного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а так же акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно). Описи дел постоянног о, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным арх ивом. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения мог ут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временн ого (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий п ериод утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Опись является учетным документом и основной частью нау чно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск д окументов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вмест е с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основ ания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в кач естве контрольного экземпляра в аппарате предприятия. На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранен ия и по личному составу составляются отдельные описи. Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с в ременным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установлен ного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожен ию. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков и х хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов не обходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтоже нии, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, зако нченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который бу дет составлен не ранее 1 января 2003 года). Законченные делопроизводством дела постоянного, времен ного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания кал ендарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к перед аче в ведомственный архив. Предархиварная подготовка дел включает две п роцедуры: описание и оформление дел. Оформление дел. Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению за верительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с моме нта заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подгото вки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится ра ботниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения пр оизводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению по длежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по лично му составу. Дела временного (до 10 л ет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускает ся хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации докум ентов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надпи си. Полное оформление дела предусматривает: - перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, полу чающийся при формировании дела в течении года); - нумерацию листов дела черным графи тным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами; - составление для наиболее ценных де л внутренней описи документов дела; - составление заверительной надписи дела; - подшивку дела в твердую темную обло жку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными за вязками) или переплет документов дела; - внесение необходимых уточнений в р еквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др. Порядок передачи дел в архив. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответс твии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руков одителем структурных подразделений и утвержденным руководителем орга низации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет кажд ое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела . Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годо вых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Оди н экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные о стаются в архиве. В небольших по структуре и штатной численности организ ациях, как правило отсутствует специальное подразделение – ведомстве нный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-р еферент, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современным и коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В дог оворе закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документ ов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хра нение. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранени е в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отс утствия условий для хранения документов, желания самой организации. При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив: - отношение на имя руководства госуд арственного архива с указанием названия организации, общего количеств а дел и крайних дат документов; - описи в трех экземплярах, утвержден ные ЭПК архивного отдела; - историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; - справку о неполной сохранности док ументов (если какие – либо дела утрачены). Затем дела шифрую тся. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номе ра описи, номера дела. Сверенные с описью и з ашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется ак том. Организация – сдатчик и государственный архив расписываются на вс ех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в гос ударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта воз вращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной слу жбе. Хранение докуме нтов в электронной форме. С переходом делоп роизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядо чении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Документы в электрон ном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, бы ть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде фа йла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютер а, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных н осителях. Прежде всего на жестком диске создаются папки (директори и), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы расклад ываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может и меть вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложе нные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы). Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляе тся на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут бы ть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае он и будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с у стройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компь ютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на с овместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либ о использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения , либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для о граничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одно временный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч польз ователей. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборо т, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенкла турой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных клас сификаторов. Один из основных вопросов, определяющих успешное исполь зование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения док ументов в электронной форме. Сохранность документов складывается из: - устойчивого электропитания; - резервного копирования; - антивирусной защиты; - профилактики и диагностики с испол ьзованием специальных утилит (вспомогательных программ). Особенность электронного хр анения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по за вершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сох ранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и расп ределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с испо льзованием удаленного доступа (по телефону и через Internet ). База данных о документах формируется в процессе их регис трации. Данные о документах за истекший год хранятся отдель но и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База да нных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это м ожет быть дискета, магнитная лента, CD - ROM или д ругой архивный носитель. Документы постоянного и долговре менного сроков хранения обычно записываются на CD - ROM , а доку менты временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стира ние по истечении срока хранения и перезапись. Сроки хранения документ ов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и оп ределяются специальными справочниками – перечнями документов с указа нием сроков хранения. В качестве места для хранени я документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и к опирование производится автоматически. В противном случае это делаетс я вручную: документы разделябтся по срокам хранения, создаются папки, со ответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве до кументов постоянного хранения они располагаются внутри годового разде ла, в папках соответствующих подразделений. Минимальный срок хранения документов установлен Фе деральным законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтож ения только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохран ности данных в течении срока хранения носителей информации. Вывод. Таким образом, организац ии, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможн ость сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохран илища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить д елопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению. По окончании делопроизводст венного года производится сортировка по делам всей базы данных о докуме нтах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистраци и документов. Данные о документах организации за истекший год использую тся для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Вну три дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоя нного и долговременного хранения такой список документов дела распеча тывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление опис ей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автомати зированной системы учета позволяет составить подокументные описи, нев озможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоем кости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых д окументов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. В случае передачи документов на государственное хр анение по требованию архивных органов на основе подокументных описей л егко могут быть сформированы обобщенные описина дела постоянного и дол говременного сроков хранения. Литература 1. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М .: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000. 2. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузн ецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА , 2001. 3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практичес кое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – шк ола «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом» , 2003.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Вовочка стучится в дверь к соседке с огромной коробкой игрушек.
Та открывает и спрашивает:
- Ты что, Вовочка?
- Да вот, хочу отдать вам игрушки на хранение, а то из роддома братика принесли... кто знает, что он за человек...
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по праву и законодательству "Подготовка документов к сдаче в архив", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru