Курсовая: Организация документов в учреждении - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Организация документов в учреждении

Банк рефератов / Законодательство и право

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 757 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

15 ПЛАН. 1. Движение документов. 2. Контроль документов. 3. Технологический процесс. Литература. 1. Движение документов . Делопроизводство в управлении составляет полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. При этом объем документооборота исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних докумен тов, как правило, за год: входящий - документ, поступивший в учреждение; исходящий - документ, созданный в данном учреждении и отправленный адресату; внутренний - документ, созданный данным учреждением и предназначенный для его собственных потребностей. Работа с этими документами осуществляется в учреждении по следующей технологии. Входящие документы в каждом учреждении оформляются централизованно в экспедиции, где осуществляется их пер воначальная обработка, а именно: фиксируется факт по ступления, правильность и целостность вложений, осуще ствляются штемпелевание и сортировка. Все поступившие в учреждение конверты вскрываются, за исключением лич ных писем и почты общественных организаций. В соответ ствии с перечнями регистрируемых и нерегистрируемых документов они проходят сортировку, при этом направ ляются по назначению нерегистрируемые документы, а также документы, направленные в адрес общественных органи заций, и личные письма. Все регистрируемые документы должны быть зарегистрированы и пер еданы на исполнение (рис. 1). Документы на имя руководства учреждения передаются в канцелярию, а в адрес структурных подразделений — непо средственно в структурные подразделения, где производится предварительное рассмотрение документов. При этом специ ально уполномоченный компетентный работник (референт, помощник) устанавливает, подлежат ли поступившие доку менты обязательной передаче руководству или же непосредст венному исполнителю. Остальные документы передаются руководителям струк турных подразделений или непосредственным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией. В экстренных случаях исполнителям могут быть Переданы документы, под лежащие рассмотрению руководством, с последующим докла дом о них руководителю учреждения; Как правило, вся кор респонденция должна передаваться на рассмотрение в день поступления. Документы после предварительного рассмотрения регист рируются. Можно регистрировать документы после рассмот рения должностными лицами. При этом одновременно с за полнением регистрационной карточки туда переносится и резолюция должностного лица, а также проставляется индекс подразделения-исполнителя. Движение исходящих документов реализуется в следую щем порядке: подготовка проекта документа и его изготов ление; согласование и визирование документа; подписание; регистрация; отправка (рис. 2). Для ускорения согласования и визирования документа он может быть размножен оперативными средствами и передан заинтересованным лицам. Исполнитель обязан проверить пра вильность составления и оформления документа, наличие виз и приложений. Подготовленный и подписанный документ представляется со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился. Для ускорения подго товки и оформления документов необходимо шире практи ковать их отправку за подписью руководителей структурных подразделений. Подписанный документ должен поступать в экспедицию полностью оформленным и иметь пометку о виде почтового отправления. Экспедиция производит технические операции: сортировку, адресование, конвертование, маркировку и отправку корреспонденции для сдачи в почтовое отделение. Движение внутренних документов включает, как правило, подготовку, оформление, согласование и исполнение. К внут ренним документам относятся: приказы, протоколы, акты, инструкции, положения, правила, докладные записки, объяс нительные записки, заявления, представления, распоряжения, указания, справки. Проекты приказов и других внутренних управленческих документов после их подготовки и согласования с заинтере сованными подразделениями передаются юристу для провер ки соответствия проекта действующему законодательству. Передвижение документов внутри учреждения осуществля ется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения. Количество доставок доку ментов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и сл ужб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является началь ным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут. Документооборот в организации необходимо учитывать. Раздельно подсчитывается количество основных документов, которое указывается в числителе, и число копий, указывае мое в знаменателе. Входящие, исходящие и внутренние доку менты учитываются путем их ежедневного подсчета в канце лярии: входящие — по данным регистрационных штампов, исходящие - по данным маркировальной машины, внутрен ние — по журналу регистрации или карточкам. Работу по организации и обработке документов учрежде ния, начиная с получения и до отправки, регулирует заведую щий экспедицией, который обязан: организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции; следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адре сам входящих документов; контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам. Регистрация документов — запись по определенной форме установленных сведений о них для учета и последующего поиска. Главным принципом регистрации является однократ ность — конкретный документ должен быть зарегистрирован один раз в одном месте - централизованно - в канцелярии. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Необходимо регистрировать документы вышестоящих организаций (а также направляемые в их адрес) и основные внутренние документы. Документы, получаемые из других учреждений, регистрируются в том случае, если они требуют исполнения. В крупных учреждениях можно осуществлять регистрацию в структурных подразделениях. Каждое учрежде ние должно разработать специальный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Этот перечень утверждается службой делопроизводства. Специаль ная документная информация регистрируется в особых учет ных формах в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах: бухгалтерские документы — в финансовых структурах, печатные издания - в библиотеках и СИФ (справочно-информационный фонд), научные отчеты — в специальных отделах НИИ, арбитражные дела — в реестрах арбитражных дел, отчеты подведомственных учреждений - в функциональных структурах учреждения. Именно они в пер вую очередь включаются в перечень нерегистрируемых канце лярией документов. Для правильного проведения регистрации необходимы сле дующие основные документы: номенклатура дел; индексатор структурных подразделений; списки подведомственных учреждений; списки постоянных корреспондентов; перечень нерегистрируемых документов. Индексацией документов является проставление цифровой системы обозначения в установленном месте (в оформитель ской зоне), куда входят цифровое обозначение структурного подразделения, к компетенции которого относится конкрет ный документ, и номер соответствующего дела по номенкла туре. Основой индекса документа является его индивидуаль ный номер, присвоенный при регистрации. Индекс 01-17-22 означает: 01 — индекс структурного подразделения, 17 — номер дела по номенклатуре, 22 — индивидуальный регистра ционный номер документа. Инициативный и ответный доку менты, как правило, сопрягаются одним индексом, который присваивается инициативному документу и дублируется в ответном. Индексационная система должна обозначаться еди ным видом знаков - арабскими цифрами. Делопроизводственный индекс внутреннего документа состоит из индекса подразделения, которое готовило данный документ, и номера документа отдельно по каждому виду: приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д. Для регистрации всех видов документов (входящих, внут ренних, исходящих) применяется единая регистрационная карта, обеспечивающая учет, поиск и контроль исполнения документов. На одной стороне карты регистрируется входя щий инициативный или ответный документ, на другой — исхо дящий инициативный или ответный документ и внутренние документы. При регистрации документов самостоятельно регистриру ется только инициативный документ-запрос, составленный данным учреждением или присланный из другого учреждения. Данные об ответе заносятся как дополнения к сведениям о запросе. В графе "Индекс" проставляется индекс регистрируемого входящего, исходящего или внутреннего документа. В графе "Дата" ставится дата подписания или поступления документа. В графе "Корреспондент" пишется название учреждения, куда направляется или откуда поступил документ. В графе "Содер жание документа" указывается вид документа, его заго ловок. В записи об исполнении документа отражаются: решение вопроса, дата, индекс ответного документа. В случае бездоку ментного решения вопроса составляется компактная запись о том, как решен вопрос, кем и когда. В графу "Контрольные отметки" заносятся сведения о кон троле за сроками исполнения. Допускаются варианты сочетания граф (их слияние или разделение) в зависимости от специфики работы учреждения и его делопроизводства. Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуще ствляется посредством вопросной картотеки, построен ной по производственно-отраслевой схеме, отражающей функции, участки деятельности учреждения. Применяются и другие справочные картотеки. Картотека делится на две части: неисполненные и исполнен ные документы. Первая часть используется для поиска инфор мации в процессе исполнения документа, а вторая — для поис ка документа по определенному вопросу. Разделами частей картотеки могут служить исполнители-подразделения. В центральном аппарате министерств и ведомств ведутся отдельные картотеки к законодательным и нормативным актам. 2. Контроль документов. Контроль исполнения документов обеспечивает: своевре менное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Обязательному контролю подлежат: законодательные акты; распорядительные или нормативные документы выше стоящих организаций; основные документы учреждений-кор респондентов и собственные документы по основной дея тельности учреждения; предложения, заявления и жалобы граждан. Контрольная технология включает контроль: по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполне ния; за формой исполнения. Контроль по существу вопроса реализует руководитель учреждения, структурного подразделения или конкретное лицо по их указанию. Контроль за сроками и формой испол нения осуществляют делопроизводственный персонал, конт рольная служба. В этих целях контрольная служба проверяет непосредственное исполнение документа, учитывает результа ты контрольной работы, анализирует исполняемость и инфор мирует об этом руководство. Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки определяются руководи телями учреждений или указываются в самом документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам, устанавливаемым для определенных видов и категорий доку ментов. Эти сроки разрабатываются в каждом учреждении и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Типовые сроки, как правило, должны быть ориентированы на 10 дней. Более длительные сроки устанавливаются для сложных кате горий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в учреждение. Сроки исполнения могут быть продлены только с согласия учреждения или лица, их установившего. Продление сроков исполнения, если в этом есть необходимость, по получении документа должно быть оформлено не менее чем за два-три дня до истечения времени исполнения. Контроль осуществля ется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения осуществляется по кон трольным экземплярам регистрационных карт. На таких кар тах ставится условный контрольный знак "К" или слово "Контроль", помещаются они в контрольную картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов. Конт рольная картотека делится на секции: исполняемые в течение месяца исполненные; исполняемые в более длительный срок; просроченные документы. Данные об обобщении документов по состоянию на 1-е число каждого месяца доклад ываются руководству учреждения. Контроль за исполнением документов, в учреждении, как правило, осуществляет инспектор по контролю. В его основ ные обязанности входят: проверка соответствия подготавли ваемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые докумен ты; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленный срок; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Инспектор по контролю может требовать от исполнителей информацию о ходе испол нения документов. Приведем некоторые основные компоненты и технологию автоматизированного контроля исполнения документов. В этом случае к контрольной работе документационных служб привлекается отраслевой вычислительный центр. Соответствующие должностные лица ВЦ проводят работу по кодированию поставленных на автоматизированный контроль документов, в частности всех обязательных рекви зитов РКК (регистрационно-контрольная карточка), попол няя ими банк данных. В свою очередь устанавливается дву сторонняя связь ВЦ со структурными подразделениями-исполнителями конкретного документа. В установленный срок (квартал, месяц) ВЦ выдает подразделениям-исполни телям машинограммы с перечнем и сроками контролируемых документов, а исполнители сообщают в машиноориентированной форме ВЦ состояние исполнения по каждому доку менту. При автоматизированной форме контроля поиск необходи мой информации может осуществляться по формальным при знакам (виду документа, дате, исполнителю, корреспонденту, сроку исполнения) и по содержанию - текстовым блокам (заголовки, аннотации, части текста). В ВЦ поиск (хранение массива, поиск и выдача информации) осуществляется по средством совпадения формальных признаков запроса фор мальным признакам хранящегося в памяти ЭВМ документа. Поиск по тексту осуществляется путем сопоставления тек стов запроса с текстами схожих документов. Итогом автома тизированного поиска является вывод искомой информации или резюме об отсутствии этой информации. 3. Технологический процесс. Ведение технологического процесса документацио н ного обеспечения в учреждении возлагается на канцелярию, кото рая обязана: обеспечить четку ю организацию делопроизводст ва в соответствии с ЕГСДОУ и действующими нормативами; осуществлять действенный контроль за сроками исполнения документов, их качественной подготовкой и оформлением; обеспечивать своевременное рассмотрение документов, пред ставляемых руководству; проверять качество подготовки и оформления документов,, представляемых на подпись руко водству; обеспечивать оформление, выпуск и рассылку нор мативно-распорядительных документов; организовывать документационное обслуживание деятельности коллегий, постановку делопроизводства в подразделениях учреждения; запрашивать у руководителей структурных подразделений сведения о делопроизводственной работе; привлекать специа листов структурных подразделений к подготовке проектов документов для руководства; возвращать исполнителям документы, составленные и оформленные с отступлениями от требований документных нормативов. Д л я правильной организации документов министерств и ведомств существенное значение имеют методические реко мендации Министерства юстиции СССР по упорядочению нор мативных актов (имеются в виду нормативные акты, устанав ливающие, изменяющие или отменяющие правовые нормы, а именно приказ министра, постановление комитета, устав, положение, правила). Основные ОРД юристы признают нормативными актами, поскольку эти акты обладают признаками правовых норм: неопределенность числа лиц, которым адресована норма (неконкретность адресата); возможность неоднократного применения этой нормы. Управление делами, юридический отдел и канцелярия обеспечивают структурные подразделения нормативными материалами для включения в специальные сборники. Необходимо соблюдать соответствие помещаемых в них актов актам вышестоящих организаций, а также их соответствие современным требованиям управления и эконо мики. В сборники включаются действующие акты, изданные с момента создания учреждения, а также акты, изданные совме стно с другими учреждениями. Сборники могут носить хроно логический или систематический характер (предметный), что более предпочтительно. Материалы в сборниках должны по стоянно обновляться путем издания дополнительных томов и частей, листов, помещения вкладышей. Важным нормативом являются Методические рекоменда ции об организации систематизированного учета и хранения ведомственных нормативных актов. В соответствии с этим учету подлежат акты, зарегистрированные в управлении дела ми, канцелярии в порядке, установленном Единой государст венной системой документационного обеспечения управле ния. Учет ведется по копиям. На каждый ведомственный нор мативный акт заполняется учетная карточка, которая должна содержать следующие реквизиты: номер, дату, кем принят, индекс акта по классификатору. Учетные карточки располага ются по хронологическому принципу. Изменения, вносимые в акт, должны быть отражены в карточках. Учетные карточки на акты, утратившие силу, помещаются в конец картотеки, при этом текст карточки перечеркивается по диагонали. Копии ведомственных нормативных актов хранятся в мес те их учета. Экземпляры этих актов группируются по годам и брошюруются. Каждый такой том снабжается описью с их наименованием, датой, номером и страницей. Опись распола гается в начале. Порядок печатания и тиражирования служебных докумен тов закрепляется в инструкции по делопроизводству. Его основные положения сводятся к следующему. Рукопись дол жна быть тщательно отредактирована и написана в удобном для машинистки виде - ясно, разборчиво, черным или синим цветом. В левом верхнем углу первой страницы руководитель подразделения указывает количество экземпляров, интерва лы, свою фамилию и номер телефона. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом, красными чернилами, возвраща ются исполнителю. Исходящие документы и в необходимых случаях внутрен ние документы печатаются на бланках, хранение которых дол жно соответствовать порядку хранения бланков отчетности. В машинописном бюро можно отпечатать не более пяти экзем пляров одного документа. При тираже свыше пяти экземпля ров документы тиражируются на копировальной технике. К документам, передаваемым на размножение, прилагается бланк заказа, в котором указываются количество экземпля ров, дата, фамилия исполнителя, номер телефона и срок исполнения. Проверка и считка готового материала произво дятся исполнителем. Дефекты машинописного исполнения исправляются в машинописном бюро. Размножению подлежат только материалы данной органи зации. Снятие копий с документов сторонних организаций может быть осуществлено с согласия руководства. Тиражиро вание документов на копировально-множительной технике допускается с разрешения начальника копировально-множи тельного бюро после соответствующей визы руководителя. Основные оперативные ОРД (приказы, решения коллегии, указания, распоряжения) размножаются вне очереди. Подле жащие копированию документы должны быть аккуратно напечатаны на пишущей машинке на черной ленте без помарок, наклеек и вставок. После размножения на последнем листе оператор делает пометку с указанием номера; заказа, количества экземпляров и даты размножения. Литература. 1. Документационное обеспечение управления. Документоведение. Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. М.: Главархив СССР, 1990. 2. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документа ционного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988. 3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специ алистов и служащих. М.: Госкомтруд СССР, 1989. 4. Комплектование Центральных государственных архивов СССР документами отраслевых автоматизированных систем управления. М.: Главархив СССР, 1985. Рис 2. Прохождение исходящих документов внутри министерства.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Грёбаные китайцы! Пока чистила чайник содой, стёрла надпись "Bosch"...
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по праву и законодательству "Организация документов в учреждении", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru