Организация документов в учреждении

ПЛАН.

1. Движение документов.

2. Контроль документов.

3. Технологический процесс.

Литература.

1. Движение документов.

Делопроизводство в управлении составляет полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. При этом объем документооборота исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних докумен­тов, как правило, за год:

входящий - документ, поступивший в учреждение;

исходящий - документ, созданный в данном учреждении и отправленный адресату;

внутренний - документ, созданный данным учреждением и предназначенный для его собственных потребностей.

Работа с этими документами осуществляется в учреждении по следующей технологии.

Входящие документы в каждом учреждении оформляются централизованно в экспедиции, где осуществляется их пер­воначальная обработка, а именно: фиксируется факт по­ступления, правильность и целостность вложений, осуще­ствляются штемпелевание и сортировка. Все поступившие в учреждение конверты вскрываются, за исключением лич­ных писем и почты общественных организаций. В соответ­ствии с перечнями регистрируемых и нерегистрируемых документов они проходят сортировку, при этом направ­ляются по назначению нерегистрируемые документы, а также документы, направленные в адрес общественных органи­заций, и личные письма. Все регистрируемые документы должны быть зарегистрированы и переданы на исполнение (рис. 1).

Документы на имя руководства учреждения передаются в канцелярию, а в адрес структурных подразделений — непо­средственно в структурные подразделения, где производится предварительное рассмотрение документов. При этом специ­ально уполномоченный компетентный работник (референт, помощник) устанавливает, подлежат ли поступившие доку­менты обязательной передаче руководству или же непосредст­венному исполнителю.

Остальные документы передаются руководителям струк­турных подразделений или непосредственным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией. В экстренных случаях исполнителям могут быть Переданы документы, под­лежащие рассмотрению руководством, с последующим докла­дом о них руководителю учреждения; Как правило, вся кор­респонденция должна передаваться на рассмотрение в день поступления.

Документы после предварительного рассмотрения регист­рируются. Можно регистрировать документы после рассмот­рения должностными лицами. При этом одновременно с за­полнением регистрационной карточки туда переносится и резолюция должностного лица, а также проставляется индекс подразделения-исполнителя.

Движение исходящих документов реализуется в следую­щем порядке: подготовка проекта документа и его изготов­ление; согласование и визирование документа; подписание; регистрация; отправка (рис. 2).

Для ускорения согласования и визирования документа он может быть размножен оперативными средствами и передан заинтересованным лицам. Исполнитель обязан проверить пра­вильность составления и оформления документа, наличие виз и приложений. Подготовленный и подписанный документ представляется со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился. Для ускорения подго­товки и оформления документов необходимо шире практи­ковать их отправку за подписью руководителей структурных подразделений.

Подписанный документ должен поступать в экспедицию полностью оформленным и иметь пометку о виде почтового отправления. Экспедиция производит технические операции: сортировку, адресование, конвертование, маркировку и отправку корреспонденции для сдачи в почтовое отделение.

Движение внутренних документов включает, как правило, подготовку, оформление, согласование и исполнение. К внут­ренним документам относятся: приказы, протоколы, акты, инструкции, положения, правила, докладные записки, объяс­нительные записки, заявления, представления, распоряжения, указания, справки.

Проекты приказов и других внутренних управленческих документов после их подготовки и согласования с заинтере­сованными подразделениями передаются юристу для провер­ки соответствия проекта действующему законодательству.

Передвижение документов внутри учреждения осуществля­ется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения. Количество доставок доку­ментов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является началь­ным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут.

Документооборот в организации необходимо учитывать. Раздельно подсчитывается количество основных документов, которое указывается в числителе, и число копий, указывае­мое в знаменателе. Входящие, исходящие и внутренние доку­менты учитываются путем их ежедневного подсчета в канце­лярии: входящие — по данным регистрационных штампов, исходящие - по данным маркировальной машины, внутрен­ние — по журналу регистрации или карточкам.

Работу по организации и обработке документов учрежде­ния, начиная с получения и до отправки, регулирует заведую­щий экспедицией, который обязан: организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции; следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адре­сам входящих документов; контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам.

Регистрация документов — запись по определенной форме установленных сведений о них для учета и последующего поиска. Главным принципом регистрации является однократ­ность — конкретный документ должен быть зарегистрирован один раз в одном месте - централизованно - в канцелярии. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания.

Необходимо регистрировать документы вышестоящих организаций (а также направляемые в их адрес) и основные внутренние документы. Документы, получаемые из других учреждений, регистрируются в том случае, если они требуют исполнения. В крупных учреждениях можно осуществлять регистрацию в структурных подразделениях. Каждое учрежде­ние должно разработать специальный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Этот перечень утверждается службой делопроизводства. Специаль­ная документная информация регистрируется в особых учет­ных формах в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах: бухгалтерские документы — в финансовых структурах, печатные издания - в библиотеках и СИФ (справочно-информационный фонд), научные отчеты — в специальных отделах НИИ, арбитражные дела — в реестрах арбитражных дел, отчеты подведомственных учреждений - в функциональных структурах учреждения. Именно они в пер­вую очередь включаются в перечень нерегистрируемых канце­лярией документов.

Для правильного проведения регистрации необходимы сле­дующие основные документы: номенклатура дел; индексатор структурных подразделений; списки подведомственных учреждений; списки постоянных корреспондентов; перечень нерегистрируемых документов.

Индексацией документов является проставление цифровой системы обозначения в установленном месте (в оформитель­ской зоне), куда входят цифровое обозначение структурного подразделения, к компетенции которого относится конкрет­ный документ, и номер соответствующего дела по номенкла­туре. Основой индекса документа является его индивидуаль­ный номер, присвоенный при регистрации. Индекс 01-17-22 означает: 01 — индекс структурного подразделения, 17 — номер дела по номенклатуре, 22 — индивидуальный регистра­ционный номер документа. Инициативный и ответный доку­менты, как правило, сопрягаются одним индексом, который присваивается инициативному документу и дублируется в ответном. Индексационная система должна обозначаться еди­ным видом знаков - арабскими цифрами.

Делопроизводственный индекс внутреннего документа состоит из индекса подразделения, которое готовило данный документ, и номера документа отдельно по каждому виду: приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.

Для регистрации всех видов документов (входящих, внут­ренних, исходящих) применяется единая регистрационная карта, обеспечивающая учет, поиск и контроль исполнения документов. На одной стороне карты регистрируется входя­щий инициативный или ответный документ, на другой — исхо­дящий инициативный или ответный документ и внутренние документы.

При регистрации документов самостоятельно регистриру­ется только инициативный документ-запрос, составленный данным учреждением или присланный из другого учреждения. Данные об ответе заносятся как дополнения к сведениям о запросе.

В графе "Индекс" проставляется индекс регистрируемого входящего, исходящего или внутреннего документа. В графе "Дата" ставится дата подписания или поступления документа. В графе "Корреспондент" пишется название учреждения, куда направляется или откуда поступил документ. В графе "Содер­жание документа" указывается вид документа, его заго­ловок.

В записи об исполнении документа отражаются: решение вопроса, дата, индекс ответного документа. В случае бездоку­ментного решения вопроса составляется компактная запись о том, как решен вопрос, кем и когда.

В графу "Контрольные отметки" заносятся сведения о кон­троле за сроками исполнения.

Допускаются варианты сочетания граф (их слияние или разделение) в зависимости от специфики работы учреждения и его делопроизводства.

Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуще­ствляется посредством вопросной картотеки, построен­ной по производственно-отраслевой схеме, отражающей функции, участки деятельности учреждения. Применяются и другие справочные картотеки.

Картотека делится на две части: неисполненные и исполнен­ные документы. Первая часть используется для поиска инфор­мации в процессе исполнения документа, а вторая — для поис­ка документа по определенному вопросу.

Разделами частей картотеки могут служить исполнители-подразделения.

В центральном аппарате министерств и ведомств ведутся отдельные картотеки к законодательным и нормативным актам.

2. Контроль документов.

Контроль исполнения документов обеспечивает: своевре­менное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.

Обязательному контролю подлежат: законодательные акты; распорядительные или нормативные документы выше­стоящих организаций; основные документы учреждений-кор­респондентов и собственные документы по основной дея­тельности учреждения; предложения, заявления и жалобы граждан.

Контрольная технология включает контроль: по существу вопроса, поставленного в документе; за сроками исполне­ния; за формой исполнения.

Контроль по существу вопроса реализует руководитель учреждения, структурного подразделения или конкретное лицо по их указанию. Контроль за сроками и формой испол­нения осуществляют делопроизводственный персонал, конт­рольная служба. В этих целях контрольная служба проверяет непосредственное исполнение документа, учитывает результа­ты контрольной работы, анализирует исполняемость и инфор­мирует об этом руководство.

Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки определяются руководи­телями учреждений или указываются в самом документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам, устанавливаемым для определенных видов и категорий доку­ментов. Эти сроки разрабатываются в каждом учреждении и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Типовые сроки, как правило, должны быть ориентированы на 10 дней. Более длительные сроки устанавливаются для сложных кате­горий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в учреждение.

Сроки исполнения могут быть продлены только с согласия учреждения или лица, их установившего. Продление сроков исполнения, если в этом есть необходимость, по получении документа должно быть оформлено не менее чем за два-три дня до истечения времени исполнения. Контроль осуществля­ется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий).

Как правило, контроль исполнения осуществляется по кон­трольным экземплярам регистрационных карт. На таких кар­тах ставится условный контрольный знак "К" или слово "Контроль", помещаются они в контрольную картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов. Конт­рольная картотека делится на секции: исполняемые в течение месяца исполненные; исполняемые в более длительный срок; просроченные документы. Данные об обобщении документов по состоянию на 1-е число каждого месяца докладываются руководству учреждения.

Контроль за исполнением документов, в учреждении, как правило, осуществляет инспектор по контролю. В его основ­ные обязанности входят: проверка соответствия подготавли­ваемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые докумен­ты; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленный срок; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Инспектор по контролю может требовать от исполнителей информацию о ходе испол­нения документов.

Приведем некоторые основные компоненты и технологию автоматизированного контроля исполнения документов. В этом случае к контрольной работе документационных служб привлекается отраслевой вычислительный центр. Соответствующие должностные лица ВЦ проводят работу по кодированию поставленных на автоматизированный контроль документов, в частности всех обязательных рекви­зитов РКК (регистрационно-контрольная карточка), попол­няя ими банк данных. В свою очередь устанавливается дву­сторонняя связь ВЦ со структурными подразделениями-исполнителями конкретного документа. В установленный срок (квартал, месяц) ВЦ выдает подразделениям-исполни­телям машинограммы с перечнем и сроками контролируемых документов, а исполнители сообщают в машиноориентированной форме ВЦ состояние исполнения по каждому доку­менту.

При автоматизированной форме контроля поиск необходи­мой информации может осуществляться по формальным при­знакам (виду документа, дате, исполнителю, корреспонденту, сроку исполнения) и по содержанию - текстовым блокам (заголовки, аннотации, части текста). В ВЦ поиск (хранение массива, поиск и выдача информации) осуществляется по­средством совпадения формальных признаков запроса фор­мальным признакам хранящегося в памяти ЭВМ документа. Поиск по тексту осуществляется путем сопоставления тек­стов запроса с текстами схожих документов. Итогом автома­тизированного поиска является вывод искомой информации или резюме об отсутствии этой информации.

3. Технологический процесс.

Ведение технологического процесса документационного обеспечения в учреждении возлагается на канцелярию, кото­рая обязана: обеспечить четкую организацию делопроизводст­ва в соответствии с ЕГСДОУ и действующими нормативами; осуществлять действенный контроль за сроками исполнения документов, их качественной подготовкой и оформлением; обеспечивать своевременное рассмотрение документов, пред­ставляемых руководству; проверять качество подготовки и оформления документов,, представляемых на подпись руко­водству; обеспечивать оформление, выпуск и рассылку нор­мативно-распорядительных документов; организовывать документационное обслуживание деятельности коллегий, постановку делопроизводства в подразделениях учреждения; запрашивать у руководителей структурных подразделений сведения о делопроизводственной работе; привлекать специа­листов структурных подразделений к подготовке проектов документов для руководства; возвращать исполнителям документы, составленные и оформленные с отступлениями от требований документных нормативов.

Для правильной организации документов министерств и ведомств существенное значение имеют методические реко­мендации Министерства юстиции СССР по упорядочению нор­мативных актов (имеются в виду нормативные акты, устанав­ливающие, изменяющие или отменяющие правовые нормы, а именно приказ министра, постановление комитета, устав, положение, правила).

Основные ОРД юристы признают нормативными актами, поскольку эти акты обладают признаками правовых норм: неопределенность числа лиц, которым адресована норма (неконкретность адресата); возможность неоднократного применения этой нормы. Управление делами, юридический отдел и канцелярия обеспечивают структурные подразделения нормативными материалами для включения в специальные сборники. Необходимо соблюдать соответствие помещаемых в них актов актам вышестоящих организаций, а также их соответствие современным требованиям управления и эконо­мики. В сборники включаются действующие акты, изданные с момента создания учреждения, а также акты, изданные совме­стно с другими учреждениями. Сборники могут носить хроно­логический или систематический характер (предметный), что более предпочтительно. Материалы в сборниках должны по­стоянно обновляться путем издания дополнительных томов и частей, листов, помещения вкладышей.

Важным нормативом являются Методические рекоменда­ции об организации систематизированного учета и хранения ведомственных нормативных актов. В соответствии с этим учету подлежат акты, зарегистрированные в управлении дела­ми, канцелярии в порядке, установленном Единой государст­венной системой документационного обеспечения управле­ния. Учет ведется по копиям. На каждый ведомственный нор­мативный акт заполняется учетная карточка, которая должна содержать следующие реквизиты: номер, дату, кем принят, индекс акта по классификатору. Учетные карточки располага­ются по хронологическому принципу. Изменения, вносимые в акт, должны быть отражены в карточках. Учетные карточки на акты, утратившие силу, помещаются в конец картотеки, при этом текст карточки перечеркивается по диагонали.

Копии ведомственных нормативных актов хранятся в мес­те их учета. Экземпляры этих актов группируются по годам и брошюруются. Каждый такой том снабжается описью с их наименованием, датой, номером и страницей. Опись распола­гается в начале.

Порядок печатания и тиражирования служебных докумен­тов закрепляется в инструкции по делопроизводству. Его основные положения сводятся к следующему. Рукопись дол­жна быть тщательно отредактирована и написана в удобном для машинистки виде - ясно, разборчиво, черным или синим цветом. В левом верхнем углу первой страницы руководитель подразделения указывает количество экземпляров, интерва­лы, свою фамилию и номер телефона. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом, красными чернилами, возвраща­ются исполнителю.

Исходящие документы и в необходимых случаях внутрен­ние документы печатаются на бланках, хранение которых дол­жно соответствовать порядку хранения бланков отчетности. В машинописном бюро можно отпечатать не более пяти экзем­пляров одного документа. При тираже свыше пяти экземпля­ров документы тиражируются на копировальной технике. К документам, передаваемым на размножение, прилагается бланк заказа, в котором указываются количество экземпля­ров, дата, фамилия исполнителя, номер телефона и срок исполнения. Проверка и считка готового материала произво­дятся исполнителем. Дефекты машинописного исполнения исправляются в машинописном бюро.

Размножению подлежат только материалы данной органи­зации. Снятие копий с документов сторонних организаций может быть осуществлено с согласия руководства. Тиражиро­вание документов на копировально-множительной технике допускается с разрешения начальника копировально-множи­тельного бюро после соответствующей визы руководителя. Основные оперативные ОРД (приказы, решения коллегии, указания, распоряжения) размножаются вне очереди. Подле­жащие копированию документы должны быть аккуратно напечатаны на пишущей машинке на черной ленте без помарок, наклеек и вставок.

После размножения на последнем листе оператор делает пометку с указанием номера; заказа, количества экземпляров и даты размножения.

Литература.

1. Документационное обеспечение управления. Документоведение. Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. М.: Главархив СССР, 1990.

2. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документа­ционного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988.

3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специ­алистов и служащих. М.: Госкомтруд СССР, 1989.

4. Комплектование Центральных государственных архивов СССР документами отраслевых автоматизированных систем управления. М.: Главархив СССР, 1985.

Рис 2. Прохождение исходящих документов внутри министерства.