Контроль за исполнением документов

ТЕМА: КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАН:

1. Роль и задачи контроля за исполнением документов

2. Осуществление руководителем подразделения ОВД контроля

3. Виды контроля

ВВЕДЕНИЕ

Обращения граждан в государственные и общественные органы с предложениями, заявлениями, жалобами - важное средство осуществления и охраны прав личности, укрепления связей государственного аппарата с населением, существенный источник информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов государственного, хозяйственного и социально-культурного строительства. Являясь одной из форм участия трудящихся в управлении, обращения граждан способствуют усилению контроля народа за деятельностью государственных и общественных органов, борьбе с волокитой, бюрократизмом и другими недостатками в их работе.

Наиболее распространенным носителем информации в современном государственном аппарате является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становиться документом. Анализ функциональных обязанностей сотрудников внутренних дел показывает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов.

Роль и задачи контроля за исполнением документов

Документооборот-движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль, регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя, зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регулирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов.

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения. Учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделения

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих организаций органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженность сотрудника, которому поручается его исполнение. И других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Осуществление руководителем подразделения ОВД контроля

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывают о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа внутренних дел при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную карточку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную карточку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов

• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель

• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя

• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения

• получение информации о ходе и результатах исполнения

• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения

• сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов

• снятие документов с контроля по указанию руководителей

• формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

1. Заданий последующих лет – не реже одного раза в год

2. Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц

3. Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса

• Посещать приложения вместе с основными документами

• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел

• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения

• Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Виды контроля

По срокам исполнения

1. Незамедлительного исполнения

2. Срочного исполнения

По видам документов

1. Указание на проведения определенных мероприятий

2. Документы, стоящие на контроле (особом контроле)

3. Указания вышестоящих подразделений МВД

4. Сообщения о преступлениях и правонарушениях

5. Жалобы и заявления и предложения граждан

6. Письма, поступившие из других организаций

7. Запросы министерств и ведомств

8. Запросы депутатов

По видам контроля

1. Первоначальный контроль (поступление документа, регистрация)

2. Промежуточный контроль (определение типа документа и сроков его исполнения, назначение исполнителя, заведение контрольной карточки)

3. Окончательный контроль (принятие решения по документу)

Список литературы

1. Приказ МВД РФ № 615 от 19 ноября 1996 г. " Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, учреждений, учреждений и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения".

2. Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 г. " Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России".

3. Приказ МВД РФ № 790 от 22 июля 2000 г. "О внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты МВД России".

4. Конституция РФ.

5. Коренев А.П. Основы управления в органах внутренних дел. М. 2003 г.