Реферат: Использование СУБД ACCESS 7.0 - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Использование СУБД ACCESS 7.0

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Архив Zip, 40 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Министерство общего и профессионально го образования Российской Федер ации Саратовский Государственный Технический Университет Кафедра ММЛ КУРСОВАЯ РАБОТА на тему ИСПОЛЬЗОВАНИЕ С УБД ACCESS 7.0 Выполнил : студент ВШБ - 21 Котик А.С. Про верила : про фессор Синева Н . Ф. . Саратов 1998 ОГЛАВЛЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУБД ACCESS 7.0 3 ВВЕДЕНИЕ 3 СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ И ВВОД ДАННЫХ 4 Создание пустой базы д анных 4 Создание базы данных с помощью масте ра 4 Создание таблиц 5 Создание таблицы с по мощью мастера 6 Создание таблицы в ок не конструктора 7 Наименование поля 7 Типы данных 7 Числовые поля 8 Поля типа С четчик 9 Поля дат /времени 9 Логические поля 9 Текстовые поля произвольной длины 9 Поля объекта OLE 9 Тип данных мастер подстановок 9 Создание структуры таблицы 10 Создание таблицы в ре жиме таблицы 10 ВЫБОРКА ДАННЫХ 11 Что такое “Запрос по образцу” 11 Созда ние запросов с помощью мастера 12 Создание простого запроса 12 Добавление полей в бл анк запроса 13 Изменение порядка полей 13 Сохранение запроса 13 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУБД ACCESS 7.0 Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе . Поэтому СУБД (Система управления базами данных ) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных , используемой в современно м бизнесе . Достаточно указать , что в одной из крупнейших саратовских фирм , торгующей компьютерными системами , "“Ладья – компьютерны е системы” документооборот построен на СУБД Access. ВВЕДЕНИЕ СУБД крайне полезна в бизнесе для орга низации документооборота , так как позволяет исключить дублирование и уск орить обработку документов клиентов , и , следов ательно , увеличить оборот и доход фирмы . У лучшение вида документов при этом положительн о влияет на имидж фирмы и тоже позвол яет привлекат ь клиентов. База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода , хранения , просмотра , выборки и управления инфо рмацией . К этим средствам относятся таблицы , формы , отчеты , запросы . В MS Access поддерживаютс я два способа создания ба зы данных . Вы можете создать пустую базу данных , а затем добавить в нее таблицы , формы , о тчеты и другие объекты . Такой способ являе тся наиболее гибким , но требует отдельного определения каждого элемента базы данных . К роме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами , формами и о тчетами . Так как MS Access содержит бол ьшой выбор подготовленных для Вас баз дан ных , второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным . В обоих случ аях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных. СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ И ВВОД ДАННЫХ Создание пустой базы д анных Для создания новой базы данных выполните коман ду Файл /Создать. На экране откроется окно диалога “Создание” , содержащее две вкл адки : · “Общие” — позволяе т создать новую пустую базу данных ; · “Базы данных” — позволяет выбрать образец базы данных , соде ржащий большинство требуемых объектов , и созд ать ба зу с помощью мастера. Для создания новой пустой базы данных перейдите на вкладку “Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога . На экране от кроется окно диалога “Файл новой базы дан ных” . В данном окне диалога из раскрывающ егося списка Папка выбе рите папку , в которой хотит е сохранить создаваемую базу данных , а в поле ввода Имя файла введите имя базы данных . После этого Вы можете создать с помощью ма стера базу данных определенного типа со в семи необходимыми таблицами , формами и отчета ми . Так как MS Access содержит бол ьшой выбор подготовленных для Вас баз дан ных , второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным . В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную Вами базу данных. При выборе имени базы да нных не ограничивайте себя восемью символами , а дайте волю фантазии . Расширение для имени файла указывать не нужно , по умол чанию в поле ввода Тип файла установлен тип “База д анных” . После ввода имени создаваемой базы данных нажмите кнопку Создат ь да нного окна диалога . На экране откроется окно базы данных . О но состоит из шести вкладок , которые пока пусты . В данном окне Вам предстоит со здать все объекты , входящие в базу данных . Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне Вы можете создавать таблицы , хранящие информацию , отчеты , формы , запросы . Все они будут располагаться во вкладках , к оторые открываются при выборе соответствующего ярлыка. Создание базы данных с помощью мастера Для соз дания новой базы данных с помощью мастера выполните следующ ие действия : 1. Выполните команду Файл [ Создать ] 2. В открывшемся о кне диалога “Создание” выберите ярлык “Баз ы данных” . На экране появится список баз данных , предлагаемых мастером . Данный список очень велик и может д остигать нескольких десятков различных вариантов , которые могут сразу использоваться или п ослужат основой для построения других баз данных . Например , “Заказы на работы” , “Счета ” , “Контакты” , “Мероприятия” , … и т.п. 3. Выберите из спис ка подходящий Вам образец базы данных и запустите на выполнение мастер создани я базы данных , нажав кнопку ОК . 4. В открывшемся окне диалога “Файл новой базы данных” из раскрывающегося списк а Папка выбери те папку , в которой хотите сохранить созда ваемую баз у данных , а в поле Имя файла введите ее имя . Затем нажмите кнопку Создать . 5. В следующем окне диалога мастер сообщает , какую информацию буд ет содержать создаваемая им база данных . В нижней части этого окна диалога находятс я следующие кнопки : • Отмена — пр екращает работу мастера ; • Назад — п озволяет вернуться к предыдущему шагу в р аботе мастера ; • Далее — п озволяет перейти к следующему шагу в рабо те мастера ; • Готово — запускает мастер создания базы данных с в ыбранными параметрами , причем перед нажатием этой к нопки высвечивается информация , кот орая будет храниться в базе данных. 6. Для продолжения работы нажмите кнопку Далее. 7. Открывшееся окно диалог а содержит два списка . Первый из них — список таблиц базы данных , а второй — список полей выбранной таблицы . В этом списке отмечены поля , которые будут включены в таблицу . Обычно отмечены почти все поля таблиц , за исключением полей , которые используются достаточно редко . Устанав ливая или снимая флажки для полей , Вы можете выбрать поля таблицы . После того ка к выб р али поля таблиц , нажмите кнопку Далее . 8. В следующем окне ди алога выберите из предлагаемых образцов вид оформления экрана и нажмите кнопку Далее (при этом на экране Вам предлагается возможность предва рительного просмотра видов оформления экранов , которые Вы можете перебирать в право м окне окна диалога ). 9. На следующем шаге р аботы мастера можно определить вид создаваемы х для базы данных отчетов . После выбора подходящего вам вида нажмите кнопку Далее (здесь также Вам предлагается предварительно ознакомит ься с возможными вариантами , которые т акже можно перебирать ). 10. Открывшееся затем окно диалога мастера создания базы данных поз воляет задать ее заголовок и рисунок (напр имер , торговый знак фирмы ), который будет п оявляться во всех отчетах . Если Вы решил и использовать рисунок , установите флажок Да . В этом случае становится доступна кнопка Рисунок, нажатие на которую открывает окно диалога “Выбор рисунка” для выбо ра заранее созданного Вами файла с рисунк ом . Нажмите кнопку Далее для выполнения дальнейших ус тановок. 11. Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога , Вы запускаете мастер на построение базы данных с установленными па раметрами . Используя кнопку Наз ад, Вы можете вернуться на любой из предыдущих шагов и изменить п араметры базы данных . Вы можете на жать кнопку Готово в любом окне диалога мастера , отказ авшись от дальнейшей установки дополнительных параметров . В этом случае мастер в свое й работе использует установки , принимаемые по умолчанию. После нажатия кнопки Готово мастер переходит к созданию базы данн ых , состоящей из таблиц с заданными Вами полями , простейших форм ввода и просмотра информации и простейших отчетов . После за вершения процесса создания базы данных Вы сразу же можете воспользоваться готовой ба зой данных : вводить в таблицы данные , прос м атривать их и распечатывать. Если варианты предложенных баз данных Вас не устраивают , то Вы можете создать пустую базу данных и добавить в нее таблицы , запросы , формы и отчеты . Как это сделать , мы рассмотрим в следующих гла вах. Создание таблиц Итак , Вы приступаете к создани ю таблиц базы данных , в которые впоследств ии будет вводиться информация . В дальнейшем данные в таблице могут дополняться новыми данными , редактироваться или исключаться из таблицы . Вы можете просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам . Информация , содержащаяся в таблицах , может быть использована для сос тавления отчетов . Кроме того , Вы можете да ть графическую интерпретацию информации , содержащ ейся в базе данных . С решением этих за да ч Вы познакомитесь в последующих главах. Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных . Рассмотрим последовател ьность Ваших действий при создании таблицы в новой базе данных : 1. Откройте окно созданной Вами базы дан ных и перейдите на вклад ку “Таблицы” . 2. Нажмите кнопку Создать в окне б азы данных. 3. Откроется окно диалога “Новая таблица” , в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы : · Режим таблицы — позволяет создать новую табл ицу в режиме таблицы ; · Конструкт ор — позволяет создать новую таб лицу в конструкторе таблиц ; · Мастер таблиц — позволяет создать новую таб лицу с помощью мастера ; · Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую баз у данных ; · Связь с таблицами — позволя ет осуществить создание таблиц , связанных с таблицами из внешних файлов. 4. Выберите из этой та блицы подходящий Вам вариант создания таблицы и нажмите кнопку ОК. 5. Создайте структуру табл ицы с помощью выбранного Вами средства. 6. Для того чтобы связ ать таблицу с содержащейся в ней ин формацией , каждой таблице присваивается имя . З адайте имя таблицы в окне диалога “Сохранение” и нажм ите кнопку ОК. При присвоении имени таблице , как и имени базы данных , Вы можете не ограничиваться восемью символами . Имя табл ицы , как и имена других объектов б азы данных , хранится в самой базе данных. Мы кратко рассмотрели все основные ша ги создания таблицы , а теперь более подроб но рассмотрим отдельные способы создания стру ктуры таблицы. Создание таблицы с пом ощью м астера MS Access содержит цел ый ряд таблиц , которые вы можете использов ать в качестве прототипов требуемых Вам т аблиц . При использовании мастера Вы можете не только сэкономить время на создании таблиц , но и обеспечить стандартные имена и типы данных полей таблиц. Для того чтобы вызвать мастера для создания таблицы , в окне диалога “Новая таблица” выбери те опцию Мастер таблиц и нажмите кнопку ОК. На экране откроетс я окно диалога , представив для Вас необход имый материал для работы. В левой части о кна диалога на ходится список Образцы таблиц. Обратите внимание , что при выборе таблицы из этого списка меняется расположенный рядом список О бразцы полей, содержащий предлага емые образцы полей для выбранной таблицы. Сначала Вам необходимо из списка Образцы таблиц выбрать прототип таблицы , которая похож а на создаваемую Вами таблицу . Затем из списка Образцы полей выберите поля таблицы и разместите их в списке Поля новой таблицы. Выбор таблиц и полей для выбранной таблицы . Кнопки выбора полей. Для выбора полей используйте кнопки со стрелками , которые расположены правее списка Образцы полей. Используя кнопку Переименов ать поле, Вы можете в слу чае необходимости изменить наименование любого из выбранных полей в списке Поля новой таблицы . Сф ормировав список полей с оздаваемой таблиц ы , нажмите кнопку Далее. Заметьте , что при использовании мастера таблиц Вам нет необходимости заботиться о типах данных . Когда Вы выбираете поле из списка Образцы полей, мастер предполагает , что он знает , какой тип данных вам подойдет . Пос ле того как таблица создана , можно перейти в режим конструктора таблиц и посмотреть , какие типы данных выбрал мастер для Ваших полей. На следующем шаге создания таблицы Вы задаете имя таблицы и определяете ключев ое поле. 1. Мастер предлагает Вам свой вари ант имени , который Вы може те принять , нажав клавишу Tab . Если Вы хотите присвоить таблице какое-либо другое имя , вве дите его в текстовое поле. 2. Теперь можно указать мастеру , чтобы он автоматически подобрал дл я таблицы первичный ключ , и нажать кнопку Дал ее для перехода в следующее окно диалога. 3. Если у Вас в ба зе данных уже существуют ранее созданные таблицы , на третьем шаге мастер поможет Ва м связать создаваемую таблицу с уже созда нными . Для связывания создаваемой таблицы с другими таблицами базы данн ых выберите из списка уже существующих в базе да нных таблиц таблицу , с которой хотите ее связать , и нажмите кнопку Связи . На экране откроетс я окно диалога “Связи” . В нем по умолчанию выбрана опция Таблицы не связаны. Установите один из двух воз можных типов создаваемых связей и нажми те кнопку ОК. Вы указали MS Access всю н еобходимую информацию для создания таблицы . Н а следующем шаге вы можете указать режим вашей дальнейшей работы : · Изменение структуры таблицы — после завершения работы мастера на экране отк рывается режим конструктора для возможной модификации созданной структуры таблицы ; · Непосредственный ввод данных в таблицу — пос ле завершения работ мастера на экране отк рывается режим таблицы , позволяющий приступить к вводу данных в таблицу ; · Ввод данн ых в таблицу с помощью формы , создаваемой мастером — после завершения работы мастера на экране открывается экран ная форма ввода информации в созданную та блицу. Установив требу емый режим , нажмите кнопку Г отово . Этим шагом Вы запустит е мастер на формирование таблицы . После завершения этого процесса в зависимости от выбранной Вами опции на экране откроет ся окно конструктора таблицы , окно просмотра таблицы , или экранная форма ввода данных в таблицу. Создание таблицы в окн е конструктора Создание таблиц в окне конструкт ора предоставляет Вам более широкие возможнос ти по определению параметров создаваемой табл ицы . Вы можете перейти в конструктор табли ц из мастера по созданию таблицы или же непосредственно из окна диалога “Новая таблица” , вы брав из списка вариантов значение Конструктор , и нажав кн опку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы. В верхней части окна диалога находится таблица , которая содержит следующи е атрибуты создаваемой таблицы : наименован ие поля , тип данных и описание . Кро ме этих основных атрибутов , каждое поле та блицы обладает дополнительными свойствами , отобра жаемыми в нижней части конструктора и опр еделяющими условия ввода данных . Наименование каждого из полей таблицы , как правило , выб и рается произвольно , но таким обра зом , чтобы отразить характер информации , котор ая будет храниться в данном поле . Тип поля определяется типом данных , хранящихся в этом поле . Давайте вначале рассмотрим опр еделение полей таблицы. Наименование пол я Наименование поля вводится в пол е ввода столбца имя поля . При задании наименований полей Вы должны следовать следую щим правилам : 1. Наименование поля может содержать до 64 символов , но не следует злоупотреблять этой возможностью , задавая сл ишком длинные имена ; 2. Наименование поля может содержать буквы , цифры , пробелы и специал ьные символы , за исключением точки (.), восклицат ельного знака (!), прямых скобок ( [] ) и некоторых управляющих символов (с кодами ASCII 0-31); 3. Наименование поля н е может начинаться с пробела ; 4. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименов аний ; 5. В качестве наименования поля не рекомендуется использовать аббревиат уры или краткие названия. Несоблюдение эт их правил отслеживается средствами СУБД MS A ccess , но в некоторых случаях это может привести к трудно определяемым ошибкам , поэтому рекоме ндуется самостоятельно контролировать следование вышеперечисленным правилам в практической работе. Желательно стараться использовать имена , отличающиеся краткость ю , для облегчения и х идентификации при просмотре таблиц. Типы дан ных Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы . Для определения типа хранимых данных используется тип данн ых . Тип данных поля вводится в поле вв ода столбца Тип данных . В MS Access допустимыми являются данные следу ющих типов : 1. Текстовый ; 2. Числовой ; 3. Денежный ; 4. Счетчик ; 5. Даты /времени ; 6. Логический ; 7. Поле MEMO: 8. Поле объекта OLE; 9. Мастер подстановок. Каждый из типов данных наде лен собственными свойствами , которые отоб ражаются в разделе “Свойства поля” окна конструктора. Свойство Назначение Размер поля Задает максимальное число символов для ввода в данное поле Новые значения Определяет способ изменения значений счет чика при доб авлении новых записей Формат поля Задает формат в ывода значений данного поля Число десятичных знаков Определяет число десятичных знаков , испол ьзуемых при отображении чисел Маска ввода Задает маску ввода , облегчающую ввод данных в по ле Текстовые поля З амечание : При вводе имени поля по умолчанию MS Access присваивает ему текстовый тип данных с шириной пол я , равной 50. Текстовые поля могут содержать буквы , цифры и специальные символы . Максимальная шир ина поля составляет 255 символов. Для изменения ширины поля нужно в строке Размер поля раздела “Свойства п оля” задать число , определяющее ширину поля (от 1 до 255). Например , если Вы зададите ширину поля равной 25, то это означает , что в такое поле не могут бы ть введены значения , длина которых превышает 25 си мволов. Числовые поля Познакомившись с текстовыми полям и , Вы знаете , что в качестве допустимых символов этот тип поля может содержать цифры . В связи с этим возникает вопрос , с какой целью вводится числовой тип по лей ? В качестве ос новных аргументов по использованию числовых полей приведем следую щие соображения : 1. При вводе данных числового типа автоматически производится пров ерка данных . Если данные содержат текстовые или специальные символы, MS Access выдаст предупреждение и о шиб очные данные не будут введены. 2. Только над числовыми полями возможно выполнение математических оп ераций. Прежде , чем установить размер поля , подумайте , какие зна чения Вы будете хранить в нем . Выбрав оптимальное значение , Вы сэкономите место для хранения данных . Для указания количеств а десятичных знаков используется свойство пол я Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для авто матической установки количества знаков после запятой. Используя зна чение свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числ ового типа : Значение Опис ание Дробная часть Размер Байт Числа от 0 до 255 (без дроб ной части ) Отсутствует 1 байт Целое Числа от -32768 до 32767 (без дробной части ) Отсутствует 2 байт а Длинное целое Значение по умолчанию . Числа от – 2147483648 до 2147483647 (без дробной части ) Отсутствует 4 байта С плавающей запятой (4 байт ) Числа от – 3.402823 10 -38 до 3.402823 10 +38 7 4 байта С плавающей точкой (8 байт ) От -1.79769313486232 10 -308 до 1.79769313486232 10 +308 15 8 байт Код репликации Уникальный глоба льный идентификатор ( GUID ) Не определе но 16 байт Поля тип а Счетчик Поля типа Счетчик предназначены для хранения д анных , значения которых не редактируются , а устанавливаются автоматически при добавлении к аждой новой ; записи в таблицу. Их значения являются уникальными , посл едовательно возрастающими на 1 при добавле нии каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами. Такие поля позволяют проводить автоматиче скую перенумерацию данных вне зависимости от того , в какое место таблицы вставляются данные , что бывает оче нь удобно п ри ведении различных кодификаторов , ключей и упорядоченных массивов данных , так как со здает условия для применения алгоритмов быстр ой сортировки и поиска данных. Поля дат /времени Использование для хранения дат и времен и полей , в которых данные представлены в специальном формате , предоставля ет Вам ряд дополнительных преимуществ : 1. MS Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах . Конкретный вари ант отображения даты /времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц . При хранении данных эти форматы автоматически пре образуются во внутреннее представление данных. 2. При вводе дат MS Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат. В поле данного ти па може т содержаться любая дата и любое время : от 1 января 100 г . до 31 декабря 9999 г . Данные этого типа занимают 8 байт. Логические поля Логические поля используются для хранения данных , которые могут принимать од но из двух возм ожных значений . Свойств о Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех в строенных : Истина /Ложь , Да /Нет или Вкл /Вык л . При этом значения Истина , Да и Вкл эквивалентны логическому значению True , а значения Ложь , Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False . Если Вы выберете встроенный формат , а затем будете вводить эквивалентно е логическое значение , то введенное значение будет отображаться в выбранном формате . Н апример , если значение True или Вкл вводится в элем ент управле ния типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да /Нет , то в веденное значение тут же преобразуется в Да . При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат. Те кс товые поля произвольной длины Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных , что и простые текстовые поля . Отличие между этими полями заключается в том , что дли на полей типа MEMO может быть очень велика по с равнению с размером текстовых полей. Поля объ екта OLE MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например , электронную таблицу MS Excel, докуме нт MS Word, рису нок звукозапись ). Для этих целей служ и т тип данных Поле объекта OLE. Фактич еский объем данных , который Вы можете ввес ти в поле данного типа , определяется объем ом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Г игабайта ). Тип данн ых мастер подстановок Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок , который создает поле , в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка , содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля , используемог о в качестве подстановки (обычно , 4 байта ). Создание структуры таблицы После того как мы рассмотрели типы данных в Access и отдельные свойства полей таб лицы , можно приступить к созданию структуры таблицы . Создание структуры таблиц ы рас смотрим на примере создания таблицы Заказы базы данных Борей , поставляемой вместе с Access. Данная таблица уже имеется в базе данных Борей , но рассмот рение процесса создания этой таблицы будет весьма полезным . Для того , чтобы не нару шить структуру баз ы данных Борей , пред варительно , создайте учебную базу данных и откройте ее окно. 1. В окне конструктора таблицы в столбце Имя по ля введите Ко дЗаказа . 2. Нажмите клавишу Tab или Enter , чтобы перейти в столбец Тип д анных. При этом обратите вним ание , что в нижней части окна диалог а появляется ин формация в разделе “Свойства поля”. 3. В столбце Тип д анных появилось значение Текстовый. Нажмите н а кнопку раскрытия списка в правой части прямоугольника , и Вы увидите список , соде ржащий все типы данных . Из этого с писка с помощью мыши или клавишами вверх и вниз выберите значение Счетчик и нажмите на клавишу Tab для перехода в столбец Описание . Столбец Описание представляет собой пояснение , которое Вы даете своим полям . Когда Вы в будущем будете работать с данной таб л ицей , это описание будет появляться в нижн ей части экрана MS Access всякий раз , когда Вы окажетесь в поле КодЗаказа , и напомнит Вам назначение данног о поля. 4. Введите поясняющий текс т в столбец Описание и нажмите клавишу Tab или Enter , чтобы перейти к в воду информации о следующем поле. 5. Аналогичным образом вве дите описание всех полей таблицы. 6. Завершив ввод структуры таблицы , сохраните ее , выполнив команду Файл /Сохрани ть. Создание таблицы в реж име таблицы Мы рассмотрели дв а способа создания таблиц , теперь переходим к третьем у . Каждый из способов имеет свои преимущес тва и недостатки . Но мы уверены , что эт от способ создания таблицы поразит Вас св оей простотой , наглядностью и очень понравитс я . Не зря он расположен первым в сп и ске методов создания таблиц окна диалога “Новая таблица” . Вы , вероятно , им чаще всего и будете пользоваться . Ниже приведена последовательность действий , которую Вам предстоит выполнить : 1. Перейдите на вкладку “Таблицы” окна базы данных и нажмите кнопку Создать . 2. В окне диалога “Новая таблица” выберите из списка вариантов значение Режим таблицы и нажмите кнопку ОК . В результате выполнения этих действий откроется окно диалога “Та блица” , содержащее созданную по умолчанию таблицу . Эта таблица содержит 20 столбцов и 30 строк , и этого вполне достаточно для начала . После сохранения этой таблицы Вы , конечно , можете добавить стол ько строк и столбцов , сколько Вам понадоб ится. 3. Наименования полей табл ицы определены по умолчанию , но вряд ли они удовлетворяют В ашим требованиям. MS Access позволяет очень просто присвоить полям новые имена . Для этого нажмите дважды кнопкой мыши на область выбора первого поля (заголовок которого содержит Поле 1). Имя поля выделяется и появляется мигающий курсор . Введите имя первого поля и нажмите клавишу Tab . Аналогично вве дите остальные имена полей вашей таблицы в следующих столбцах. 4. Теперь заполните нескол ько строк Вашей таблицы , вводя информацию в том виде , в каком она будет вводитьс я и в будущем . Старайтесь записывать все в одном стиле (например , если первую дату Вы записали 10/14/96, то не пишите след ующую в виде Ноябрь 3, 1996). Если MS Access установит н еправильный тип данных , Вы сможете его изм енить , но лучше вводить все правильно сраз у. 5. Сохраните таблицу , выпол нив ко манду Файл /Сохран ить макет или нажав кнопку Сохранить на панели инструментов . В открывшемся окне д иалога “Сохранение” присвойте таблице имя и нажмите кн опку ОК . 6. На запрос о необход имости создания для таблицы первичного ключа нажмите кнопку Да , и MS Acc ess создаст таблицу , удалив лишние строки и столбцы. 7. Теперь убедитесь , что Access выбрал для каждого поля правильные типы данных . Для этого перейдите в окно конструктора таблицы , выполнив команду В ид /Конструктор таблиц. Если В ас что-то не устраивает в структуре таблицы , внесите необходимые изменения. Создание вашей таблицы завершено . Не правда ли , довольно быстро ? ВЫБОРКА ДАННЫХ В предыдущей главе мы рассмотрел и использование фильтров , а в этой главе рассмотрим более мощное сре дство выб орки данных — запросы. На практике часто требуется в ыбрать из исходной таблицы часть записей , удовлетворяющих определенным критериям , и упорядо чить выборку . Критерии могут определяться соч етанием ряда условий . Например , Вам необходимо выбрать запи си о поставщиках определ енного товара из Минска и упорядочить их в алфавитном порядке по наименованию фир м . Для решения таких задач предназначены м астера запросов и конструктор запросов , при помощи которых Вы сможете : · Формировать сложные критерии для вы бора записей из одной или нескольких таблиц ; · Указать поля , отобра жаемые для выбранных записей ; · Выполнять вычисления с использованием выбранных данных. Что такое “Запрос по образцу” Ранее нами б ыли рассмотрены общие положени я , относящи еся к базам данных , где мы отмечали , чт о одним из основных назначений баз данных является быстрый поиск информации и полу чение ответов на разнообразные вопросы . Вопро сы , формулируемые по отношению к базе данн ых , называются запросами . В MS Access для формирования запр осов используется конструктор запросов и инст рукция SELECT языка MS Access. Что же такое “Запрос по образцу” ? Запрос по образцу — это интерактивное с редство для выбора данных из одной или нескольких таблиц . При формировании запроса Ва м необходимо указать критерии выборк и записей в исходной таблице . При этом вместо того , чтобы печатать предложения на специальном языке , Вы должны просто запол нить бланк запроса , который располагается в окне конструктора запросов . Метод формирования запро с а путем заполнения бланка прост для изучения и понимания . Он сп особствует эффективному использованию возможностей MS Access пользо вателями , имеющими даже минимальный навык раб оты с приложением или не имеющими его вовсе. Для создания простейших запросов Вы можете использовать мастер запросов , кото рый у Вас последовательно запрашивает наимено вания таблиц , используемых в запросе , перечень полей таблиц и некоторые дополнительные параметры . Для создания более сложных запросо в Вам может понадобиться конструктор з апросов , который является простым и на глядным средством создания достаточно сложных запросов. Создание запросов с помощью мастера Отличительной че ртой MS Access яв ляется наличие многочисленных и разнообразных мастеров , которые пом огают Вам при выполнении большинства действий , не требуя гл убоких знаний в области баз данных. Запросы также могут создаваться с пом ощью мастера . Для создания запроса в окне базы данных перейдите на вкладку “Запрос ы” и нажмите кнопку Создать . Откроется окн о диалога , в котором Вы можете выбрать опцию со здания запроса с помощью конструктора запросо в или один из мастеров создания запроса . Для знакомства с запросами выберем опцию Простой запрос . В этом случае Вам будет предложено указать список таблиц и их поле й , и на основании этих данных будет соз дан запрос. Выберите опцию Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется ок но мастера , в котором Вы можете выбрать требуемые Вам поля из одной или нескол ьких таблиц . Если Вы выбрали более одной таблицы , мастер автомат ически связывает таблицы . Предположим , что нас интересует стоимость расходов на доставку по клиентам и типам доставки . Для получения такой и нформации выберите из таблицы Клиенты поле Название , из таблицы Заказы — поле Стоимость Доставки , а из таблицы Доста вка — наименование Тип доставки . После выбора полей нажмите кнопку Далее и на экране появится следующее диалога мастера запросов , в котором Вам необходимо выбрать признак подробного или итогового з апроса . Иллюстрация в левой части окна диа лога показывает Вам различие между этим и типами запросов . В данном случае нас интересует итоговое значение стоимости доставк и , поэтому выберите опцию Ит оговый и , нажав кнопку Итоги , определите , к акие итоговые значения Вы собираетесь получит ь . Нажмите кнопку ОК для возвра та в предыдущее окно мастера , в котором нажмите кнопку Далее для пр одолжения процесса формирования запроса . Вы п ерейдете в завершающее окно мастера . В вер хней части окна конструктора запросов находит ся схема данных запроса . Эта схема очень сильно напомина ет схему базы данных . В отличие от нее , данная схема содержит список таблиц , включе нных в запрос , и отображает связи между ними . В нижней части окна располагается бланк запроса . Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию : · Поле . В этой стр оке помещаются те поля , которые Вы используете для создания запр оса , каждое в своей ячейке таблицы. · Имя таблицы. Эта строка показывает Вам , из какой таблицы (или запроса ) выбрано данное поле. · Сорт и ровка. В этой стро ке Вы указываете тип сортировки информа ции , возвращаемой в запросе , по возрастанию (от А до Я , от большего к меньшему , от более раннего к более позднему и т.д .) или по убыванию (от Я к А и т.д .). · Вывод на экран. Если Вы хотите , чтобы MS Access показывал и нфо рмацию , найденную в поле , пометьте эту ячейку , чтобы установить флажок просмотра поля . Если же поле используется только для задания условия выбора данных , ко то рые возвращает Ваш з апрос , оставьте его пустым . Например , если Вы и щете всех , кто живет в Москве и покупает рыбопродукты , поле Город в Вашем запросе используется д л я ограни чения результатов выборки ; однако Вы не хо тите снова и снова смотреть на поля с именем этого города . Все , что Вы хотит е в идеть — это имена клиентов и наименования рыбопродуктов. · Условие отбора. Это наиб о ле е важная часть бланка запроса . В этой строке (и в строке , расположенной ниже ее ) Вы вводите ограничения поиска , задавая о пределенные услови я , которые принято назы вать критерием поиска. Мы кратко р ассмотрели окно конструктора запросов , а тепе рь нач н ем подробное из учение работы конструктора с создания простог о запроса. Соз д ани е простого запро с а Предп ол ожим , В ы решил и позвонить всем Вашим клиентам и сообщить им о през е нтации новых товаров . Номера телефонов находятся в одном из сто лбцов таблицы , содержащей всю информацию о Ваших клиентах — адр е са и т.д. В данн ом случае Вам не требуется вся эта ин формация . Достаточно названия фирмы , имен и пр е дставителя и номер а телефона , то есть Вам нужны только т ри столбца . Рассмотрим создание такого запрос а. Вся необходимая информация находится в таблице Клиенты базы данных Борей . Поэтому для созд ания запроса выполните след ующие действия : 1. В окне базы данных перейдите на вкладку “Запр осы” и нажмите кнопку Создать . 2. О тк ро е тся окно диалог а “Добавление таблицы” , в котором выберите таблицу Клиенты и нажмите кнопку Добавить . Закройте окно диалога. 3. На экране открывается окно конструктора запросов , схема данных ко торого содержит всего одну таблицу Клиенты , а бланк за проса пуст. Добавление по л ей в бланк запрос а Для выбора полей , которые должны присутствовать в результирующей таблице , Вам необходимо отобразить их в бланке запрос а. В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы . Вы можете воспользовать ся наиб олее приемлемым с Вашей точки зрения : 1. Для добавления в та блицу отдельных полей Вы можете выбрать п оле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши . Выбранное поле будет в ставлено в следующий доступный столбец в строке Поле бл анка запроса . В стро ке Имя таблицы сразу же п оявится имя таблицы , а позиция Вывод на экр ан буде т помечена. 2. В MS Access широко используется м еханизм перенести-и-оставить (d r ag-and-drop). Для использования эт ого механизма при выборе полей перейдите в таблицу в схеме данных , из которой В ам надо выбрать п о ля . Выделите поля , которые Вы собираетесь отобр азить в запросе , нажмите кно пку мыши и , не отпуская ее , перенесите выбранные поля в бланк запро с а . Изменение порядка полей Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результи рующей таблице . Для того чтобы изменить расположение поля в этом списке , выполнит е следующие действия : 1. Установите указатель мы ши на область выбора столбца , который расп олагается прямо над названием поля . Когда указатель изменит вид на стрелку , нажмите кнопку , чтобы выделить столбец. 2. Нажмите и удерживайте кнопку мыши в этом положении . На конце указателя появится прямоугольник. 3. Перемещайте столбец в требуемом направлении . Толстая вертикальная лин ия покажет его текущее положение . 4. Отпустите кнопку , когда толстая вертикальная линия окажется в требуемом месте . Поле будет перемещено в новое место. Перемещение ст олбца бланка запроса . Иногда не сразу удае тся выделить столбец для его перемещения . Убедитесь в том , что Вы нажимаете область выбора столбца (маленький прямоугольник , кото рый находится прямо над названием пол я ). Это единственное место , за которое Вы можете захватить столбец для переноса . Для переноса поля в бланк запроса дважды нажмите мышью на названии поля Сохранение запроса Созданный запрос можн о испол ьзовать в дальнейшем . Для этого Вы дол жн ы присвоить ему имя и сохранить его . Сохранение запроса осуще ствляется коман д ой Файл /Сохранить как экспорт , который откроет окно диалога вво да имени запроса . MS ACCESS по умолчанию предложит имя запроса и поля ввода , но лучше подобрать , что-нибудь более значимое. Для создания самого простого отчета в MS Access достат очно выполнить вс е го лишь несколько действий : 1. Откройт е окно базы данных. 2. В окне базы данн ых перейдите на вкладку “От четы”. 3. Установите указатель на таблицу , для которой хотит е создать отчет. 4. Выполните команду Вставка /Автоотчет или нажмите кнопку Н овый объект на п анели инструментов и из раскрывающегося с п иска выбе рите Автоотчет. На экране в считанные секунды появится готовый к использованию отчет . В эт от отчет включены все поля таб лицы . Их названия расположены вертикально в том же порядке , в как ом они находятся в таблице . Справа от названия каждого поля отображается его значен ие в таблице. ЗАКЛЮЧЕНИЕ СУБД Access предоставляет необходимые средства д ля работы с базами данных неискушенному п ользователю , позволяя ему легко и просто с оздавать базы данных , вводить в них информ ацию , обрабатывать запросы и формировать отче ты . К сожалению , встроен ная система по мощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы , поэтому возника ет необходимость в пособии , в качестве кот орого в данном случае использовалась книга известного автора Алексея Гончарова “ Microsoft Access 7.0 в приме рах” . – СПб : Питер , 1997. – 256 с.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
- Господин полицейский, как раскрыть преступление?
- Определить "кому выгодно".
- А если это выгодно очень высокопоставленным лицам?
- Тогда мы и раскроем так, как выгодно этим лицам...
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по программированию "Использование СУБД ACCESS 7.0", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru