Реферат: Документы в электронной форме - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Документы в электронной форме

Банк рефератов / Информатика, информационные технологии

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 299 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

24 Содержание Введение 3 1 Хранение документов в электронной форме 5 2 Системы подготовки текстовых документов 8 3 Пакет прикладных программ Microsoft Office 1 3 Заключение 1 8 Список использов анных источников 20 ПРИЛОЖЕНИЕ А Типовая инструкция по подготовке текстовых документов с использованием компьютерных технологий 2 1 Введение В процессе хозяйственной деятельности людей всяк ое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, котора я представляет с о бой обме н сведениями, мнениями, командами между людьми (управленч е скими структурами). Всё это может пе редаваться разными способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «докум ент» означает «свидетельство», «способ доказательства»). Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информ а цией для передачи её во времени и пространстве. Одной из наиболее распространенн ых функций современного пе р сон ального компьютера является подготовка разнообразных текстовых докум ентов. Различают две основные группы программ подготовки текстовых документо в: текстовые редакторы и текстовые процессоры. Текстовыми редакторами, в основном, называют программы, создающие текстовые файлы без элементов ф орматирования (т. е. не позволяющие выделять части текста различными шри фтами и гарнитурами). Редакторы такого рода незаменимы при создании текс тов компьютерных программ. Текстовые процессоры умеют форматировать текст, вставлять в д о кумент графику и другие объекты, не отно сящиеся к классическому пон я ти ю "текст". Следует отметить условность такого разделения - разнообр а зие программ для обработки текста п озволяет найти редактор с любым набором функций. Некоторые текстовые процессоры являются так называемыми WYSIWYG-редакторам и. Название получено по первым буквам фразы What You See Is What You Get - то, что ты видишь, ест ь то, что ты пол у чишь. Когда говор ят, что это WYSIWYG-редактор, то гарантируют по л ное соответствие внешнего вида документа на экране компьютер а и его печатной копии. Среди современных текс товых процессоров при подготовке док у ментов са мым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназн аченный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верс тки, до проверки орфогр а фии, вст авки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами ,как с русским ,так и с любым из двадцати одного языка мир а. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция т екста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания сл ов, сохранение текста в опред е ле нный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и ша блонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, авт обиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитур е или размеру шрифта, а так же по надстро ч ным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к доку ме н ту можно установить пароль н а текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. 1 Хранение документов в эле ктронной форме С переходом делопроизводства на компьютеризованн ые технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения док ументов, созда н ных в элек тронной форме. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками орг а низации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем ска нирования) с традиционного бумажного в и да. Созданный или полученный документ необходимо сохрани ть в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документ ы могут хр а нится на жестк ом диске компьютера, либо на специально выделенном ко м пьютере (файл – сервере), на сменных носителях. Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в кот о рые будут помещаться документы . Как бумажные документы раскладываю т ся в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папк а может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь св ои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» д олжно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание доку ментов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, пер иоде, за который группируются документы (файлы). Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жес т ком диске компьютера. При раб оте в сети пользователю могут быть досту п ны диски или директории на других компьютерах. В этом сл учае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работат ь как с устро й ствами, разм ещенными на собственном компьютере. Для этого на компьют е ре, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на с о вместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть огра ничен л и бо использование м пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничен ием доступа только для определенных пользователей. Для о г раничения доступа к папке можно вв ести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделе нные в ы соконадежные комп ьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непреры в ную работу и обеспечивающие одновр еменный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользов ателей. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храни тся в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подра зделения (организации в целом) на основе стандартных классификат о ров. Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компью терных технологий в офисе – это надежность хранения документов в элект ронной форме. Сохранность документов складывается из: - устойчивог о электропитания; - резервного копирования; - антивирусн ой защиты; - профилакти ки и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ). Особеннос ть электронного хранения состоит в направлении докуме н тов в электронный архив сразу по за вершению работы с ними в делопрои з водстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централиз о ванное хранен ие, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью лок альной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и чер ез Internet ). База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как в се документы за истекший год будут исполнены. База данных использ у ется только для справочной рабо ты и может быть переписана на внешний н о ситель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD - ROM ил и другой архивный носитель. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записы ваются на CD - ROM , а документы временного срока хранения – на н о сители, о беспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перез а пись. Сроки хранения документов не зависят от формы существования – б у мажной или электронной – и опр еделяются специальными справочниками – перечнями документов с указан ием сроков хранения. В качестве места для хранения документов архива обычно используе т ся логический диск или неско лько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” уч ет и копирование производится автоматически. В противном случае это дел ается вручную: документы разделяются по ср о кам хранения, создаются папки, соответствующие год овым разделам описей. При значительном количестве документов постоянн ого хранения они расп о лаг аются внутри годового раздела, в папках соответствующих подраздел е ний. 2 Системы подготовки текстовы х документов Существующие в настоящее время системы подг отовки тек стовых документов значительно отличаются друг от друга хара к теристиками, сп о собами ввода и редактирования текста, его фор матирован ия и вывода на печать, а также степенью сложности освоения пользователем . Выбор ко н крет ного программного про дукта для обработки текста является весьма о т ветственным мо м ентом. Разнообразные системы подготовки текстов п о зволяют эффективно исп ользовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационны ми технологиями. Процесс выбора свя зан со многими факторами, но прежде в сего необходимо придер живаться при н ципа разумной достаточности. Существующие в настоящее время компьютерные системы подг о товки текстовых докуме нтов можно классифицировать по объему фун к циональных возможност ей или по назначению для применения . Редактор текстов ( text editor ) обеспечивает вво д, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки те к стов программ на языках програм мирования высокого уро вня, поскольку они не требует формати рования, т. е. автоматического преоб разования расположения эле ментов текста, изменения шрифта и т. п. Програ ммный текст ис торически первым стал обрабатываться с помощью компьюте ра. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности постро ч ной записи те кстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк. Рез ультат работы экранного редактора выражается в виде фай ла, в котором вс е символы являются знаками кодовой таблицы ASCII ( American Standards Committee for Information Interchange ) с кодами, значен ия кот о рых бол ьше 31, а также символов новой строки. Такие файлы называются ASCII -файлами. Различаясь способами управления и набором с ервисных возмож ностей, все редакторы текста в том или ином виде позволя ют: - набирать текс т с отображением на экране видеотерминала, испол ь зуя до 200 символов; - исправлять ошибочные символы в режиме замены; - вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах с тро ки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее вле во/впра во цел и ком в ре жиме вставки: - удалять одну или несколько строк, копировать их или пере ме щать в другое место текста; - раздвигать строки существующего текста, чтобы вставит ь туда н о вый фр агмент; - вставлять группы строк из других текстов; - обнаруживать все вхождения определенной группы символ ов (ко н текста); - заменять один контекст друг им, возможно, разной длины. Из м ножества имеющихся экранных редакторов можно выде лить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc .), SideKick (фирма Borland ), Brief (фирма Solution Systems ), многофункцио на льный мног о ок онный редактор Multi - Edit (фирма American Cybernetics Inc .). Когда основная задача пользователя состоит в подготовке тек стов на естественных языках для печати и печатании эти х доку ментов, набор оп е раций редактора должен быть существенно рас ширен, и пр ограммный продукт переходит в новое качество — систему подготовки тек стов (пр о дукт, которому соответствует ан глоязычный термин word processor ). Такие программы для обра ботки документов ориентированы на работу с текст а ми, имею щими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Среди систем подготовки текстов на естестве нных языках вы деляют три больших класса, но с достаточно размытыми гран и цами: форматеры, текстовые процессоры и настольные изда тельства. Исходя из внутримашинной структуры подготав ливаемого до кумента, можно было бы предложить следующий подход к клас с ификации систем подготовки текстов. Форматер — система подготовки текстов, которая не исполь зу ет для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кро ме стандартных: конец строки, перевод каретки, ко нец страницы (по сути, р а ботает с ASCII -файлами). Текстовый процессор — система подготовки текст ов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст спец и альными к о да ми — разметкой. В основном, экранные редакторы и текстовые проце с соры различаются по назначению: первые со здают ASCII -файлы, которые обрабатываются затем компилято рами или форматерами, вторые предн а значены для подготовки текстов с последующей печатью н а бумаге, п о это му форма пред ставления текста имеет большое значение. В текстовых процессорах есть специальные фу нкции для облег чения ввода текста и представления его в напечатанном в иде. Сре ди этих фун к ций можно выделить следующие: - ввод текста по д контролем функций форматирования, обеспе чивающих немедленное измен ение вида страницы текста на экра не и ра с положение слов на ней, что дает приближенное п редстав ление о действ и тельном расположении текста на бумаге после печати; - предварительное описание структуры будущего документа, в кот о ром задаются такие параметры, как величина абзац ных от ступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, распол ожение заголовков, междустрочные расстояния, число ко лонок текста, рас положение и способ нумерации сносок и т.п.: - автоматическая проверка о рфографии и получение подсказки при выборе синонимов; - ввод и редактирование таб лиц и формул с отображением их на э к ране в том виде, в каком они будут напечатаны; - объединение документов в процессе подготовки текста к печа ти; - автоматическое составлен ие оглавления и алфавитного спра вочника. Бол ьшинство текстовых процессоров располагает средствами н а стройки на конфигураци ю оборудования компьютера, в част ности на тип графического адаптера и м онитора. Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структ у ру данных для представления текста, что объясняется не обходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова и ли даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, по дг о товленный с помо щью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, с ледовательно, отредактировать и напечатать другими тексто выми процес сорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из ср еды одного текстового процессора в другой существует особый вид програ ммного обеспечения — конверте ры, гарантирующие получение выходного файла в формате текстового процессора — получ а теля документа. Программа-конвер тер на входе приним ает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает инфо рмацию в виде файла в дру гом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенст вование сис тем обработки текстов привело к тому, что автономные програ м мы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли сост а в ной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие пре д ставители программ тек стовой обработки поддерживают популярные фа й ловые форматы за счет вс троен ных модулей конвертации. Существующие в настоящее время текстовые пр оцессоры зна чительно отличаются друг от друга характеристиками, возмо жно стями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользо вателем. Достато чно усло в но эт и инструментальные средства мо гут быть разделены на две категории. К первой категории мо жно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатат ь сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся WinWord , WordPerfect , ChiWriter , WordStar 2000, AmiPRo , Т 3 . Самым по пулярным отечест венным продуктом в этом классе является текстовый процессор Лексикон, п оддержка и дал ь нейшая разработка которого осуществляется компанией « Арсеналъ». Текстовые процессоры второй категории имеют существенно мен ь шие возможности, однако они удобнее в использовании, раб отают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, суще ственно ниже по стоимости. Специально рассчитанные на руко водителей системы обработк и текстов проще, и ими легче пользо ваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word. Настольные издательства готовят тексты по правилам поли графии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые проц ессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издатель ства не являю тся более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них с о всем ино е назначение. Наст ольные издательские системы ( desktop publishing , пакеты DTP или НИС) по сути представляют собой инструмент вер стал ьщика. Предназначены программы этого класса не столько для со з дания больших документ ов, сколько для реализации различ ного рода п о лиграфических эффекто в, т. е. программа настольно го издательства позв о ляет легко манипулиров ать текстом, менять форматы страниц, размер о т ступов, дает возможност ь комбини ровать различные шрифты, работать с материалом до получения п олного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос), та к и всего издания. В настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, п о скольку в них заложе но намного меньше функций, чем в текстовых пр о цессорах и настольных и здательских системах, которые стали доступными для большинства пользо вателей. Со стороны документоведения это связ а но и с тем, что в текстовы х редакторах не пр едусмотрена функция созд а ния шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет рабо ту по созданию документов. 3 Пакет прикладных программ Microsoft Office Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются « де фа к то » стандартом для офис ной работы. Сложно найти учреж дени е, предпр и ятие , фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98 SE ,2000, NT , ХР) и пакетом прикл адных пр о грам м Office . Знание составных частей пакета — текстового ред актора Microsoft Word , электр онных таблиц Microsoft Excel сегодня является об я зательным для работника офиса. Популярный пакет программ - Microsoft Office 2000, включающий в себя в стан дартном наборе Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 и PowerPoint 2000. В версии Small Business - PowerPoint 2000 заменен издательским пакетом Publisher 2000, вер сия Professional включает в се бя как стандартный набор, так и дополнения Small Business , а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2000. Самая полная версия Premium включает также па кет для создания деловой граф и ки PhotoDraw 2000 и средство создания Web -сайтов FrontPage 2000. Две п о следние программы пост авляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного при ложения входит Internet Explorer 5.0 - набор пр о грамм для работы в Internet . Существует также версия Office 2000 Developer - для разработчик ов прикладных программ на базе Office . Самое п ривлекательное в пакете Office то, что связывает эти прил о жения воедино: все эти про граммы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Н аучившись работать с одним из прил о жений, вы тем самым в значительной степени продвинете сь в изучении о с т альных. Осно вная идея пакета программ – работа в Internet . Если раньше Word и Excel в первую очередь ори ентировались на то, что подготовле н ный документ будет распечатан на бумаге, то теперь раз работчики пре д п олагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отпра в лен по электронной почте или размещен в Internet . Для этого разработчики Office включили в продукт е ще один формат файлов – HTML , являющийся стандартом для размещения материалов в Internet . Сохранение д окументов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользоват е лям, не имеющим на св оем компьютере MS Office . Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer , входящего в станда ртный комплект Windows . Достаточно распространенная для современного офиса является с и туация, когда документ ы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках – от немецкого, испанского или французского и до арабского, японского. Дополн ительный пакет MS Office 2000 Multi - Language Pack позволяет легко создавать многоязычные документы и пр о верять правопис ание. Microsoft Access - это реляционная база данных. В основе этой пр о граммы лежат таблицы. Microsoft Access отличается от Excel тем, что в о т личие от Excel , СУБД Access позволяет работать с целой системой взаим о связанных таблиц. В СУБД Access использую тся при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и и х форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из неск ольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можн о распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой т аблицу с з а проше нными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов. Еще одна важная особенность пакета прикладных программ Microsoft Office – это интегрирован ность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объе кты или части текста в одной пр о грамме, а потом переносить в другую. Например, можно скопи ровать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word . Возможности программ Microsoft Office можно расширить с пом о щью специальных модулей – дополнений. Среди таки х программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систем у проверки о р фог рафии Orfo , эле ктронные словари Lingvo , переводчик PROMT ), и н е большие бесплатные «макросы», созданные простыми польз ователями. Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office . Microsoft Word позволяет вводить, р едактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику , таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими д ругими возмо ж но стями, значительно облегчающими создание и редактирование докуме н тов. Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них: - автотекст – д ля хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики; - стили – для хранения и зад ания сразу целых наборов форматов; - слияние – для создания се рийных писем, распечатки конвертов и этикеток; - макросы – для выполнения последовательности часто использу е мых команд; - “мастера” – для создания профессионально оформленных докуме н тов. С пом ощью Word для Windows можно соз давать таблицы, диагра м мы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить форм улы различной сложности. Word для Windows дает возможн ость проверить правописание. При проверке каждое слово в документе срав нивается с образцами в специал ь ном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, открое тся диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления. Достаточно часто многим сотрудникам прихо дится создавать док у менты на основе стан д артных унифицированных форм или форм, раз работанных и утвержденных вну три организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автомати зированном способе подготовки такого вида до кументов возможны два в а рианта: - создать необх одимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть те к ста; - создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шабл о на и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий тр афарет с определен ными свойствами, которые включают совоку п ность стилей, шаблонных те кстов, макросов, сочетаний клавиш, дополн и тельных пунктов меню и пользо вательских пане лей инструментов в о т дельном файле с расширением .DOT. Шабл оны используются: 1. Для стандартизаци и и унификации работы всех сотрудников орг а низации со стандартными и однотипными видам и документов. Все сотру д ники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расшир е нием .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонны й текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие п е ременную информацию в бла нке. 2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки бо льшому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шабло нов с использованием фун к ции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, с одержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные тек стовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с з а полняемой инфор мацией. Так им образом, пакет прикладных программ Microsoft Office соде р жит программы, позволяющи е создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презе нтации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможно сть создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организ ации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных прогр амм, который содержал в с е бе такой объем возможностей, при этом был полностью русиф ицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех т ех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пол ь зователь сам может адапти ровать любую программу под себя для ко м фортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто испол ь зующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблон ов, создание новых функций и так далее Заключение В последнее время мало кто пользуется для созд ания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данн ый момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольны м издательствам относится Microsoft Word , настолько много у него функций. Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подроб но в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных п рограмм Microsoft Office – это тек стовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel . Для создания д о кументов в основно м используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас испо льзуется операционная система Windows (95, 98, 98 SE , 2000, NT , XP , Me ), созданная как и Office компанией Microsoft . Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему док у менты, включая книги. Очень легко учиться работать в прог раммах, вх о дящих в Microsoft Office ., так как все они, в ключая и операционную сист е му Windows , имеют похожий интерфейс. Системы автоматизации документационного обеспечения управл е ния позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя при н ципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать доку менты. Из-за того, что происходит унификация и стандартизация докуме н тов, в большинстве програм м, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необх о димыми атрибутами, куда нужно просто ввести данны е. Также в програ м мах имеются такие функции, при которых сам пользователь м ожет создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает рабо ту по со з данию до кумента. Сейчас пред лагается очень много различных как текст о вых и табличных процессоров, так и систем автом атизации документац и онного обеспечения управления. Сделать выбор очень слож но. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недоста тки, а ун и версаль ных программ нет. При выборе программного продукта следует учитывать сферу де я тельности, технические св ойства компьютера, операционную систему, у с тановленную на компьютер, размеры организац ии, отдаленность подразд е лений. Список использованных источников 1 ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные сист емы документации. Система орг а низационно-распорядительной документации. Требования к офор млению д о кументов. 2 ГОСТ Р1.5-92 Государственная сис тема стандартизации Российской Фед е рации. Общие требования к построению, изложению, оформлени ю и соде р жанию стандартов. 3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оф ормлению документов. 4 Басаков , М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Ф е никс» 2001. 5 Басаков , М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995 6 Городин , В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управле н ческой деятельност и: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. 7 Кузнецов , С. Л. Новые программы для соврем енного офиса // Секрета р ское дело.-1999.-№3. С. 33-36. ПРИЛОЖЕНИЕ А Типовая инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий 1. Инструкция по оформлению документов с использованием компь ю терных технологий (далее - настояща я Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно- распорядительных документов (далее - документов) с использованием компь ютерных технологий с учетом требов а ний Государственного стандарта. 2. Печатание и оформление документов в республиканских органах г о сударственного управления и ин ых государственных осуществляется по у с тановленным в компьютерах шаблонам со следующими пара метрами н а стройки в редак торе Microsoft Word: 2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем. фор мат(Д4^к формат А 5 (148 х 210 мм); - поля страницы: верхнее и нижн ее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, разме р 15 пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается); - межстрочный интервал: для фо рмата А 4 - одинарный; в адресах, з а головках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблица х д о пускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается); - первая строка в абзаце с отст упом 12,5 мм; - выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в табл и цах выравнивание по необходимости, с переносом слов); - номера страниц в центре верх него колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт ( первая страница не нумеруется). 2.2. для тезисов выступлений: - формат А4 (210x297 мм); - поля страницы: верхнее и нижн ее -не менее 20 мм, левое - 30 мм, пр а вое -10 мм; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, раз мер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный ку р сив, размер 14 пт); - межстрочный интервал полуто рный (в заголовках - точно 12 пт); - первая строка в абзаце с отст упом 12,5 мм; - выравнивание по ширине, без р азрыва абзацев на следующую стран и цу и без переносов слов; - номера страниц в центре верх него колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется). 3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из н е скольких строк, печатают с интерва лом точно 14 пт. Составные части рекв и зитов "Адресат", ' Г ри ф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о н а личии приложения" отделяют друг от друга одним инте рвалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервал ом. При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под др угой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуто рным или двойным межстрочным интервалом. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков ( 70 мм). 4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают сл е дующие реквизиты: "Заголовок к текс ту", 'Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполните ля и номер его телефона", "О т метка об исполнении документа и направлении его в дело", наиме нования должности в реквизитах "Подпись" и ' Г риф согласования", заверительной надписи "Верно", а также сл ова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", 'ТЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБ ЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продле вать на 120 мм от левого поля докумен та. 5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм. 6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм. 7. Реквизиты ' Г риф утверждения" и ' Г риф ограничения доступа к док у менту" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отмет ка о прилож е нии к правово му акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с о т ступом от левого поля 140 мм. 8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отст у пом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования до л ж ности. 9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располага ют на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого п о ля без отступа и с отступом от левог о поля на 100 мм. 10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоят ельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, с лова "Примечание" н "Основание" оформляют от левого поля без отступа перво й строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный и н тервал точно 14 пт. 11. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следую щие правила печатания их текста: 11.1. для рефераткн малого размера: формат Аб (105 х 148 мм); - поля страницы: верхнее - не мен ее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм ; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт , п о лужирный , - полужирный курсив; - межстрочный интервал одинар ный. Допускается уменьшение ме ж строчного интерва ла (когда текст не вмещается); - первая строка в абзаце с отст упом 10 мм; - выравнивание по ширине, с пер еносом слов; 11.2. для рефератки среднего размера: - формат A3 (148 х 210 мм); - поля страницы: верхнее - не мен ее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее S мм; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт , п о лужирный , - полужирный курсив; - межстрочный интервал одинар ный. Допускается уменьшение ме ж строчного - интервала (когда текст не вме щается); - первая строка в абзаце с отст упом 12,5 мм; - выравнивание по ширине, с пер еносом слов; 11.3. для рефератки большого размера: - формат А4 (210 х 297 мм); - поля страницы: верхнее - не мен ее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм; - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив; - межстрочный интервал одинар ный. Допускается уменьшение ме ж строчного - интервала (когда текст не вме щается); - первая строка в абзаце с отст упом 12,5 им; 12. Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (594 х 210 мм): - поля страницы: верхнее н нижн ее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 м м. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (ког да текст не вмещается); - шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный , размер 15 пт . Допускается уменьшение до 13 пт ( когда текст не вмещается); - межстрочный интервал одинар ный. Допускается уменьшение д о 11 пт (когда текст не вмещается); - номер страницы в центре верх него колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт. 13. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы док у мента (за исключением рефераток) пе чатаются индекс структурного подра з деления, в котором готовился документ, фамилия исполнител я, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинис ток), дата создания документа, имя файла (на второй строке).
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Разговаривают две секретарши:
- Страшное это изобретение - пишущая машинка.
- Почему?
- Когда не работаешь, сразу всем слышно!
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по информатике и информационным технологиям "Документы в электронной форме", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru