Реферат: Документирование управленческой деятельности - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Документирование управленческой деятельности

Банк рефератов / Менеджмент

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 290 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

29 РАБОЧАЯ ТЕТРАД Ь По курсу «Документирование управленческой дея тельности» Великий Новгород 2007 г. Содержание 1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧ ЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ 2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБ ЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛ ЕНИЯ 4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТЕМА 1 . РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ При изучении данной темы следует обратить вниман ие на следу ющие вопросы: · роль документной информац ии в современной экономической жизни России; · взаимос вязь информации и документа; · основны е требования к документной информации; · влияние нормативной регламентации на организацию документационного обеспече ния управления. Вопросы для са мостоятельной подготовки 1. Роль документной информации в управлении. Управленче ская деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприяти ям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огром ное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отраж ается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотр ен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обяз ательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создает ся множество различных видов документов. Они подразделяются по: · содержанию информаци и (отражают основные функции управления) · происхождению (служебные и личн ые) · месту составления (внешние и вну тренние) · способу изготовления (рукописны е, машинописные и типографские) · форме изложения информации (тип овые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные) · количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов) Процесс упр авления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирован ие решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контр оль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по ве ртикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредство м универсальных и полномочных организационно-распорядительных докуме нтов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деят ельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного упра вления. 2. Значение организационно-распорядительной док ументации (ОРД). Ее состав . Среди больш ого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприяти ях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая д еятельность главным образом заключается в разработке и реализации реш ений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Орг анизационно-распорядительная документация является наиболее широко и спользуемым видом документации. О рганизационно-распорядительны е документ ы (ОРД) условно подразделяются на три группы: · Организационные докум енты; · Распоряди тельные документы; · Справочно-информационные докум енты. Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материа льно – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так д алее. Деятельность любой организации регулируется прав овыми документами. Прежде всего – это организационные документы, котор ые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Орган изационные документы регламентируют задачи и функции организации, стр уктуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руковод ства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационны х документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция , штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, п остановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядитель ные документы. Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др. Задания 1. Перечислите вопросы документирования и органи зации рабо ты с документами, которые регулируются современными правовы ми ак тами и методическими документами. Стандартом установлены: состав реквизитов докуме нтов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланк ам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использова нию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, ге рбов субъектов РФ. Требо вания к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливается стандартом ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицир ованные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов." Ег о требования являются рекомендательными и распространяются на докумен ты, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядите льной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, реше ния, протоколы, акты, письма и другие документы. ГОСТ Р 6.30 – 2003 описывает систему реквизитов – элементов оформления офици ального документа, устанавливает состав реквизитов документов, их расп оложение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для к аждой системы документов существуют обязательные и дополнительные рек визиты. ТЕМА 2 . ЮРИДИ ЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ При изучении данной темы следует обратить внимание на следу ющие вопрос ы: · чем обусловливается юриди ческая сила документа; · совреме нные требования к оформлению реквизитов, придаю щих документам юридиче скую силу; · понятия " подлинник документа", "копия документа". Юриди ческая сила копии документ а. Вопросы для са мостоятельной подготовки 1. Состав реквизитов, придающих документам юриди ческую силу. В делопроиз водстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: · юридическую силу докумен тов; · оперативное и качественное сос тавление и исполнение документов; · организацию быстрого поиска до кументов; · более активное использование к омпьютера при составлении документов; Любой докум ент состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, пис ьмо) имеет определенный набор реквизитов. В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “ 1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государствен ных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Рекв изит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланк а фирмы. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной пр актике, относятся: 2 - эмблема организации; 7 - наименование организации; 9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетн ого счета в банке; 10 - название вида документа; 11 - дата; 12 - индекс ( номер ) документа; 13 - ссылка на индекс и дату входящего документа; 15 - гриф ограничения доступа к документу; 16 - адресат; 17 - гриф утверждения; 18 - резолюция; 19 - заголовок к тексту; 20 - отметка о контроле; 21 - текст; 22 - отметка о наличии приложений; 23 - подпись; 25 - визы; 26 - печать; 27 - отметка о заверении копии; 28 - фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 31 - отметка о поступлении Номера реквизитов даны по ГОСТ 6.38-90 . Особенно важным является правильное оформление таких реквизи тов, как д ата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридич ескую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части: · заголовочную часть (в нее в ходят реквизиты, расположенные до текста); · основную часть (реквизиты “текс т” и “приложения”); · оформляющую часть (реквизи ты, расположенные ниже текста и приложения). 2. Удостоверение документов. Правила оформления р еквизитов, входящих в его состав. На организационно-распорядительном документе обя зательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ р азрабатывался и издавался несколькими должностными лицами). Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его сод ержание. Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, по ложениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписыв ает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельнос ть структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руково дителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающ ий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизво дству или в иных подобных документах. В зависимости от вида документов на них может стоят ь одна подпись или две и более. Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное по дтверждение важности и актуальности составленного и подписанного доку мента, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отноше нии определенного круга работников, должностных лиц, подразделений пре дприятия. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвер дят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию котор ых входит решение тех или иных вопросов. Обязательному утверждению подлежат: · уставы; · положения о представительства х, филиалах и структурных подразделениях предприятия; · структура, штатная численност ь и штатное расписание; · акты проверок, ревизий, приемки- сдачи материальных ценностей; · должностные инструкции; · правила внутреннего трудового распорядка; · сметы; · расценки на проведение работ и оказание услуг и др. Исходя из с пецифики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих прав о утверждать эти документы. На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставитс я. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах: · отражающих информаци ю о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизац ии или ликвидации предприятия и т.д.); · удостоверяющих права предприя тия или его отдельных лиц (доверенности); · фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями. Для таких д окументов печать является юридически значимым реквизитом, так как они и меют юридическую силу только при наличии ее оттиска. Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить пере чень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати. Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприят ия вправе отказаться выполнять предписания этого документа. 3. Юридическая с ила копий документов. Достаточно часто предприятиям приходится делать к опии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника и ли необходимо представить один документ в разные учреждения. В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала? Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала. Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководи тель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например на чальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являютс я копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава з аверяется нотариусом. Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу д окумент, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные пред приятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполне нию. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда мож но считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе. Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, н е связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (инф ормационных, рекламных и т.п.). Задания 1. Определите, что удостоверяет печать на служебн ом документе. На большинстве документов, издающихся на предприят ии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следу ющих документах: · отражающих информаци ю о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизац ии или ликвидации предприятия и т.д.); · удостоверяющих права предпри ятия или его отдельных лиц (доверенности); · фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями. Для таких д окументов печать является юридически значимым реквизитом, так как они и меют юридическую силу только при наличии ее оттиска. Руководителям предприятия рекомендуется разработать и у твердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттис к печати. Гербовая пе чать ставится на следующих документах: · акты · доверенности · договоры · заявления · заключения и отзывы организаци й на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную к омиссию · исполнительные листы · командировочные удостоверения · нормы расхода на драгоценные ме таллы · образцы оттисков, печатей и подп исей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных опе раций · представления и ходатайство · письма гарантийные · поручения · протоколы · реестры · смета расходов · спецификации · титульные списки · уставы · штатные расписания. 2. Оформите следующие реквизиты: 2.1. Гриф утверждения · Акт утвержден генеральн ым директором ЗАО "Луч" И.П. Лу жиным; УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Луч» ___________________ И.П. Лужин «__»________________ · Инструкция по делопроизв одству утверждена приказом ди ректора ООО "Альфа" 12.04.2006 № 38; УТВЕРЖДЕНА Приказом директора ООО «Альфа» От 12.04.2006 №38 · Положение о совете директ оров ЗАО "Регана" утверждено на общем собрании акционеров 25 мая 2006 г. УТВЕРЖДЕНО Решением общего собрания акционеров От 25.05.2006 2.2. Подпись на следующих документах: · Приказ; Директор ____________ И.П. Сергеев · Гарантийное письмо (подпи сано генеральным директором и главным бухгалтером); Генеральный дир ектор ______________ О.Г. Шведов Главный бухгалтер ______________ З.Д. Иванова · Протокол (протокол собрания) ; Председатель соб рания _____________ И.Т. Федотов Секретарь собрания _____________ В.П. Андреева · Акт. Председат ель комиссии ____________ Ю.Г. Демидов Члены комиссии ____________ А.Д. Соколова ____________ Р.Т. Смирнов ____________ А.С. Сергеев ТЕМА 3 . ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ При изучении данной темы следует обратить вниман ие на следу ющие вопросы: · место организационных док ументов в системе организацион но-распорядительной документации; · состав о сновных организационных документов предприятий государственной и нег осударственной форм собственнос ти; · нормати вный характер организационной документации; · типовые структуры текста отдельных видов организационных документов. Вопросы для самостоятельной подготовки 1. Роль организационных документов в деятельност и предприятия. Главная особенность организационно-распорядител ьных документов состоит в том, что они являются внутренними документами . Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не треб уется участия сторонних организаций или представителей каких-либо дру гих предприятий. Достаточно решения руководства или других должностны х лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Дл я подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки р абот и пр. волеизъявления представителей только одного юридического ли ца недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух ор ганизаций, неподотчетных друг другу. Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обяза тельным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юри дическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее: · положения, содержащие ся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодател ьства; · документ должен быть издан дол жностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимым и для этого полномочиями; · реквизиты документа должны со ответствовать принятым нормам. Если эти ус ловия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным. 2. Требования к содержанию и оформлению устава пре дприятия. Под уставом понимается свод правил, рег улирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их вз аимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанност и в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д . Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определен ной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинар ный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государстве нной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаютс я и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаци й утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, и сполкомами местных Советов). В уставе оп ределяются структура, функции и права организации. Например: устав школы -гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразоват ельное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к професс иональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы-гимн азии, организацию ее деятельности, управление школой-гимназией, порядо к приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утвер ждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию разви вающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступите льные экзамены. Задания 1. Перечислите разделы, входящие в типовую структу ру текста положения о структурном подразделении. Положение о структурном подразделении (коллегиал ьном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий стат ус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подраздел ений и иных органов. Положения о структурных подразделениях и иных орг анах можно классифицировать следующим образом: · положения о структурн ых подразделениях; · положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученых совет, научно-технический совет и др . ); · положения о временных органах (с овещаниях, комиссиях, советах). Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положен ия разрабатываются для однотипных организаций и структурных подраздел ений, и на их основе разрабатываются конкретные положения. Цель разработки организационных документов – на иболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделения ми и работниками. Положение о подразделении имеет следующие разделы: · о бщие положения. · о сновные задачи. · ф ункции. · п рава и обязанности. · о тветственность. · в заимоотношения. В разделе «Общие положения» указывают ся полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наимено вание правового акта, на основании которого создано и действует подразд еление в своей деятельности, кем возглавляется и ко му подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руковод ителя подразделения, наличие у подразделения печати. Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения. В разделе «Права и обязаннос ти» перечисляются действия, которые обязано осуще ствлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложен ных на него функций. Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисцип линарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственн ости, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполн ения подразделением своих обязанностей. В разделе «Взаимоотношения » регламентируются информационные и документацио нные потоки подразделения; основные документы, какими организациями ос уществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обя зательными реквизитами документа яв ляются наимен ование организации, наименование вида документа, дата и номер документа , место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руковод ителем подразделения и утверждается руководителем организации. 2. Составьте форм уляр должностной инструкции документоведа , отразив типовую структуру текста. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Нас тоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Документоведа. 1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказ ом генерального директора предприятия. 1.3. Документовед подчиняется непосредственно _________________. 1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее: · Документовед I кат егории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Д окументоведа II категории не менее 3 лет; · Документовед II катего рии: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Доку ментоведа не менее 3 лет; · Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу рабо ты. 1.5. Док ументовед должен знать: · законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся д окументационного обеспечения управления; · порядок планирования , проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислит ельной техники служб документационного обеспечения управления; · методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; · порядок оформления, к лассификации, хранения, экспертизы ценности документов; · организацию архивног о дела; · нормативные и методич еские документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных и нформационных систем управления; · основы программирова ния; · методы проектировани я и актуализации баз и банков данных; · основы эргономики, со циальной психологии, социологии; · документообразовани е; · отечественный и заруб ежный опыт в области документационного обеспечения управления; · основы экономики, орг анизации труда и управления; · законодательство о тр уде; · Правила внутреннего т рудового распорядка; · правила и нормы охран ы труда. 1.6. В п ериод временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаютс я на ____________________. 2. ФУ НКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 2.1. Фун кциональные обязанности Документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Документоведа и могут бы ть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств. 2.2. Документовед: 2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документ ами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранен ие, справочная работа). 2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании де ятельности службы документационного обеспечения управления, осуществ ляет контроль за состоянием делопроизводства. 2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий т руда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. 2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели докуме нтов различного назначения и уровня управления, классификаторы докуме нтной информации. 2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации. 2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных п оказателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. 2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хране ние, организации хранения и экспертизе ценности документов. 2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизиров анных информационных систем и систем управления, а также в разработке но вейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихс я на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектиро вании и актуализации баз и банков данных. 2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в облас ти документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативн о-методические документы по вопросам документационного обеспечения. 2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалиф икации кадров службы документационного обеспечения управления. 3. ПР АВА 3.1. Док ументовед имеет право: 3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота пред приятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов. 3.1.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготов ку документации, соблюдения установленных стандартов и требований. 3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табе ли документов различного назначения и уровня управления, классификато ры документной информации. 4. ОТ ВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Док ументовед несет ответственность за: 4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей. 4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения. 4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручени й и заданий начальника отдела. 4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопо жарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприя тии. 5. УС ЛОВИЯ РАБОТЫ 5.1. Реж им работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутр еннего трудового распорядка, установленными на предприятии. 5.2. В связи с производственной необходимостью Докуме нтовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного знач ения). ТЕМА 4 . НОМЕН КЛАТУРА ДЕЛ При изучении данной темы следует обратить внимание на следу ющие вопрос ы: · роль номенклатуры дел в ор ганизации работы с документами; · виды ном енклатур дел, их назначение; · основны е критерии качества номенклатуры дел. Вопросы для самостоятельной подготовки 1. Полифункциональность номенклатуры дел. Номен клатура дел – это утвержденный систематизированный перечень (список з аголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организац ий, независимо от специфики его работы или организационно-правовой форм ы. Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и гру ппировки) документов дела, индексации документов и дел и ведения справоч ной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохр анности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволя ющим быстро разложить документы по папкам (делам). 2. Роль номенкл атуры в формировании дел. Единый подход к классификации документов в органи зации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформлен ный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификацион ным справочником, обязательным для составления во всех государственны х организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без иск лючения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и спос оба фиксации документной информации . Цели создания: · закрепляет классифик ацию, группировку исполненных документов дела; · закрепляет системат изацию и индексацию дел, сроки их хранения; · служит основным учетным докум ентом в текущей работе с документами; · является единственным средст вом учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продо лжается несколько лет; · становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включи тельно. Составляю тся и используются три вида номенклатуры дел: тип овая , примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной , индивидуальной. В крупных иерархических системах управления для достижения единства к лассификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обяза тельного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел , устанавливаю щие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индекса ции. Типовые номенклатуры дел ус танавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве о пределенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный док умент, обязательный для применения в тех организациях, для которых она р азработана. Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают реком ендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые он и распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав д окументов подразделений сильно различается. Конкретная номенклатура дел составляется в к аждой организации на основе типовых и примерных номенклатур. Задания 1. Проанализиру йте следующие заголовки дел и определите пра вильность их составления: Основные требования к составлению заголовка - четк о и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толковани я. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы », «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основ е элементов, располагаемых в следующей последовательности: · название документа (п риказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, док ументы, дело); · автор документа (название орга низации, структурного подразделения); · корреспондент (название орган изации, которой адресуются и от которой получают документы); · вопрос или краткое содержание документов дела; · название местности (территори и), с которой связано содержание документов дела; · даты (период), к которым относят ся документы дела; · указание на копийность дела . Это максим альный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должн ы в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет вкл ючаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются тольк о в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские доку менты, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлы й год . Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название докумен тов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе. В заголовках дел, содержащих докум енты по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовк а в скобках указываются основные разновидности документов, которые дол жны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.): · Приказы генерального директора и заместителя генеральног о ди ректора по основной деятельности и личному составу В заголовках дел, содержащих переп иску, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корр еспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое н азвание. · Переписка со школами Севе ро-Восточного округа по организации работы школьных библиотек 2. Начертите форму сводной номенклатуры дел орга низации и оформите ее в соответствии с установленными правилами. Графы номенклатур дел заполняютс я следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенно го в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном о ргане исполнительной власти цифрового обозначения структурного подра зделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в предела х структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифр ами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядко вый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для одн ородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящ их дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать о сновное содержание и состав документов дела. Графа 3 номенклатуры дел заполняет ся по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при е го отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласован ный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивн ого агентства срок хранения. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней докум ентов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляют ся отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др. Сводная номенклатура дел организации. Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № _________________ ___________________________ (Место составления) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя организации Личная подпись Расшифровка подписи Название раздела Индекс дела Заголовок дела Количест во дел (томов, частей) Срок хранения дела Примечан ие 1 2 3 4 5 Наименование должности руководителя Службы делопроизводства организации Личная Расшифровка подпись подписи Дата Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _________ № _________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного утверждения От _________ № _________________
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Теперь назначение чиновников на должности будет проходить по принципу открытого и абсолютно прозрачного тендера и только по одному критерию: кто заявит самый низкий процент отката - тот и победил.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru