Реферат: Технические средства, используемые в делопроизводстве - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Технические средства, используемые в делопроизводстве

Банк рефератов / Искусство и культура

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 121 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

РЕФЕРАТ по курсу «Делопроизводство» по теме: «Технические средства, используемые в делоп роизводстве» 1 Классифи кация технических средств Техничес кие средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют ор гтехникой. В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы: средства для составления документов; копировальная и множительная оргтехника; средства хранения, поиска и транспортирования документов; техника управленческой связи. Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Зд есь будут приведены самые общие представления о существующих средства х для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к у правлению электронными документами. 2 Средст ва для составления документов Техничес кие средства, используемые для составления документов, классифицируют ся по способу создания документов. Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом . На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, -- автобиографии, заявления, расписки, некоторые фин ансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета раб очего времени и т. п. На сегодня еще достаточно распространенным способом составления докум ентов является машинописный, В отечественной практике используются дв а поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин: стандартные механические и электромеханические; стандартные электронные со строковым дисплеем и без него. В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать. Канцелярские механические пишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов. Среди отечествен ных пишущих машин можно назвать машину «УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматическое передви жение и переключение красящей ленты. Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совер шенными по сравнению с механическими. Назовем среди отечественных пишу щую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенн ую «Ятрань-С». представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осущ ествляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исп равление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции. В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Р оботрон СМ 6908.04. Пишущие автоматы (организационные автоматы) -- это агрегированный компле кс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для а втоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текс товых и табличных документов. Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Фл ексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301. К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника -- от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный м агнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегр о STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать. Однако традиционная техника составления и оформления документов в нас тоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами , компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в дело производстве и управлении. 3 Персональный компьютер - основной инструмент совершенствования делопроизводства До недавн его времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ вы пускала DEC-совместимые компьютеры, ставшие раритетами (диалоговые вычис лительные комплексы ДВК-1 -- ДВК-4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 и др.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК. Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры амери канской фирмы IBM (International Business Machine Corporation): IBM PC XT (Personal Computer extended Technology); IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) на микропроцессорах ( МП ) 80286 (16- р азрядные ); IBM PS/2 8030 PS/2 8080 (PS Personal System, все , кроме PS/2 8080 - 16- разрядные , PS/2 8080 - 32- разрядные ); IBM PC на МП 80386 и 80486 (32-разрядные); IBM PC на МП Pentium и Pentium Pro (64-разрядные). Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фи рмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции : Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner. Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персонал ьные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распрос траненности 2-е место. Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизв одстве: помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; п одготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документо в); передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факси мильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с ко мпьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью э лектронной почты и сети Интернет); регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа); контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отм етка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководст во организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотруд ников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документооборо ту); перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в авто матическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и неко тором дополнительном редактировании текста); защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановлен ие текста; антивирусная защита). Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, -- редактирование текста документов. На практике используется множество программ для редактирования тексто в. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процес сорами. Это такие программы, как Word и Лексикон. При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируе мого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополне ния, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автомати чески проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочет ания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать с разу с двумя документами -- переносить части текста : из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе сло варя синонимов помогает ; замене слов при частом их повторении, а сам набо р текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фр аз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, ти пичных окончаний писем и т. д. и т. п. Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перев алило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязате льным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру. При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса раз работаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами су ществует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении . На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярны ми являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим о трывом следуют Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис, включающий национальны й текстовый редактор «Лексикон 97», систему ведения личных финансов «Дек арт 97», систему профессионального перевода «Сократ 97» и популярный файло вый менеджер «ДИСКо Командир 96». Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллекти вной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаим одействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагме нты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office 97), что сущ ественно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на перв ых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю. 4 Системный подход к управлению электр онными документами Системны й подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры с оздания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов. Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при соз дании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирова ния. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документ ов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактировани я, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати. Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, ос нащенной сканером и набором проблемно-ориентированных приложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной и здательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ о тдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др. В системах управления электронными документами используются текстовы е редакторы (Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint Bruch, Acrobat Exchange и т. п.), изд ательские системы (например, Frame Waker), редакторы изображений, получаемых от с канеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными издани ями фирмы Adobe Publishing Collection. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективно е хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а та кже их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней п амяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных -- прерогатива программных продуктов , объединенных под названием «системы управления базами данных». Наибол ее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др. Манипулирование электронными документами осуществляет специфическа я подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основны ми функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами; контроль исполнения документов; распечатка и тиражирование документов; электронное распространение документов. Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, Б ОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом ), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View и др. Особо следует выделить универсальные интегрированные программные сис темы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объеди няет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управлени я базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем сис тема Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процесс ор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее р асширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслужи вания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др. Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализирован ной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с д окументами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой ор ганизации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хран ения и обработки документов -- текстовым редактором MS Word, табличным процесс ором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддержив ает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами , телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п. Получила распространение мощная корпоративная система управления док ументами -- Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базир уется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководите ля, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, опера тора и др. Среди других отметим интегрированную систему Team Office -- это полная офисная от крытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочу ю среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise. В заключение можно предложить общие рекомендации по выбору систем упра вления электронными документами: Для небольших и средних по масштабам организаций (20-- 100 чел.) достаточно име ть универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных. Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные систем ы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open. Для больших организаций следует использовать индивидуально разработа нные информационные системы. Литерат ура Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное посо бие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. -- Ростов н/Д: Феникс, 2007. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. -- М.: Инф ормационно-издательский дом «Филинъ», 2007. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения -- М.: Изд- во стандартов, 1998. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная систе ма организационно-распорядительной документации. Требования к оформле нию документов. -- М.: Изд-во стандартов, 2003. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспеч ения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. Основные правила работы архивов организаций. -- М: Росархив, ВНИИДАД, 2006.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Бог создал людей разными,
Стив Джобс уравнял их в понтах.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по культуре и искусству "Технические средства, используемые в делопроизводстве", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru