Курсовая: Экспертиза ценности документов - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Экспертиза ценности документов

Банк рефератов / Журналистика

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 699 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

20 20 ДЕПАРТАМЕНТ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕН ИЯ ГОРОДА МОСКВЫ ТЕХНИКУМ РЕАБИЛИТАЦИОННОГО ЦЕНТРА ДЛЯ ИНВАЛИДОВ КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «АРХИВОВЕДЕНИЕ» Тема: «Экспертиза ценности документов» Выполнил студент группы 11ДА-31 А.П. Строна Проверил преподаватель С.А. Боровая 2009 Содержание 1. Введение 2. Задачи экспертизы ценности документов 3. Принципы отбора документов и критерии их оценки 4. Система экспертных органов 5. Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности доку ментов 6. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление р езультатов экспертизы в учреждениях 7. Организация работы по экспертизе ценности документов в государственн ых архивах 8. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в р азвитии 9. Заключение 10. Список литературы 1. Введение В результате деятельности организаций создается много документов. Сре ди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документ ы, которые долго не утрачивают свою актуальность. Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отб ора на хранение и изменение сроков хранения. 2. Задачи экспертизы ценности докумен тов Первая задача -- отбор наиболее ценных документов из ведомствен ных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному а рхиву. Вторая задача -- определение сроков хранения документов, информ ация в которых может быть использована в течение какого-то периода време ни. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могу т быть разделены на две группы: 1. для долговременного хранения (например, документы по личному составу с о сроками хранения 75 лет на момент заведения дела); 2. для временного хранения. Третья задача -- обеспечение полноты состава архивного фонда пут ем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентич ных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижест оящих учреждений. Четвертая задача -- отбор на хранение наиболее информативно емких д окументов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводс тве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения д окументов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не ро дилось». В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда у чреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государ ственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подр азделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, с рок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за кажды м из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертн ой комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК). В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов в едомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комп лексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов. Целевая комплексная экспертиза -- это экспертиза, которая проводится в ц елях выявления дублетности сразу по нескольким фондам: вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений; однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); лиц, связанных родственными или личными отношениями. Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственно м архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел: дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения; дела, предназначенные для уничтожения. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертно й комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной эксперт но-проверочной комиссии ЦЭПК. 3. Принципы отбора документов и критер ии их оценки В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактует ся шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: "Экспе ртизой ценности документов называется изучение документа на основе пр инципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения док ументов и отбора их для хранения". Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый э тап осуществляется на стадии делопроизводства: а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущег о дела на основании перечней документов и опыта работы; б) при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлени и на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному д елу, с обозначенным на обложке сроком хранения); в) при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о при надлежности документа, чем регистрировавший его секретарь). Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомств енный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется дел опроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контроли руется экспертной комиссией учреждения). Третий этап -- на стадии подготовки дел для передачи на государственное х ранение производится работниками ведомственного архива, членами эксп ертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Сре ди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудно сти, которые приходилось и приходится преодолевать. Важным принципом отбора документов на хранение является принцип истор изма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к ра скрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений! Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполаг ает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют друг ие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми. Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них -- глав ные, другие -- вспомогательные, но применяются они в совокупности, В этом -- о дно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки. В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимост ь выполняемых ими функций; время и место образования документов); критер ии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение сод ержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи те кста; особенности материальной основы документа; особенности физическ ого состояния документов). Рассмотрим важнейшие критерии. 1; Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе р азвития государства создаются учреждения, организации, предприятия с р азнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в ни х, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государс твенного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и д ругих отраслей жизни общества. Органы государственной власти и управления создают документацию, отра жающую деятельность государства, научные учреждения -- научно-техническ ий прогресс, производственные объединения -- развитие экономики и т.п. Отбор документов на государственное хранение производится из учрежден ий, играющих наиболее важную роль в жизни общества. Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у люде й. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятел ьность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военач альников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социал истического Труда и других лиц. Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархив ах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных арх ивов. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналисто в, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории ро дного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Гл авные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть докумен ты, собранные данным лицом (коллекции). Большой интерес представляют так же дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественно й войны и тех, кто восстанавливал города и села. 2. Значимость содержания документов (критерий содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются докум енты, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющи е вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятель ность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, прик азы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая час ть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполн ению стоящих перед учреждением задач, указания, направляемые подчиненн ым организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений прав ительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть матер иалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по тех нике безопасности и ряд других. Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосход ят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение н апример, значительная часть документов по личному составу), но подавляющ ее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значен ие через один -- пять лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчет ности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и м ногим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения. 3. Время и место образования документов. Эти два критерия, как правило, вза имосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истори и нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгра вшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивовед ение к таким периодам относит: периоды Отечественной войны 1812 г., первой ру сской революции 1905 -- 1907 гг., февральской буржуазно-демократической революц ии 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской вой ны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и со циалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечествен ной войны 1941 -- 1945 гг. Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне ос вещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерн ых для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая спец ифическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы докум ентов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архив исты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случае в в государственные архивы второстепенную документацию не только для в озмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий. Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятель ности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющи е особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также треб уют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хран ение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием врем ени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную ро ль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характ ера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых горо дах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Боль шую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах. Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события п роисходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строител ьство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовк а к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительс тво городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную стру ктуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются но вые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи с о значимостью данного события. 4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочте ние всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако р яд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том чис ле такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопр осам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформле нными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др. Согласно ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть завере ны, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреж дений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформля ются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с н еисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нер едко встречаются отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказыва ются две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончат ельная, бывает трудно. Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования с воевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очер едь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основан ие при выдаче справок отметка "незаверенная копия" снижает ценность исто чника. 5. Юридическая сила документа. Этот критерий примыкает к предыдущему, пос кольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные п одлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юр идической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разног о рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гр ажданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при ус ловии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делоп роизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хране ния. 6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе д окументов на государственное хранение в связи с широким распространен ием дублетных документов во всех учреждениях, организациях и на предпри ятиях. Дублетный документ -- это один из экземпляров документа, размножен ного с оригинала. Цель такого размножения -- рассылка учреждениям или стр уктурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации. Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечат анные на ротаторе, ротапринте, выполненные с помощью другой множительно й аппаратуры и даже изготовленные типографским способом (преимуществе нно для рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с широким распространением в учреждениях множительной техники практи куется размножение многих получаемых документов, исполнение которых п оручается нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. Это облегчает работу исполнителей. Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается под линникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцеляр ии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет г лавным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчет ы, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основны е экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты , которые можно будет уничтожить за минованием надобности. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, преду сматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения-авто ра и в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой в стенах госархива. Если материалы этих учреждений передают в разные архи вы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в РГАЭ, а подведомс твенного -- в областном архиве), то такая дублетность в масштабе АФ в насто ящее время представляется целесообразной. 7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется особенно широко п ри экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание мес ячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальн ых отчетов поглощается годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные со ставляются на основе годового и практически поглощены им. Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственны х организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли или по у чреждениям одной отрасли в масштабе района, области). На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Знач ительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов по дведомственных организаций, так как поглощение происходит не полное. 8. Физическое состояние документа. Этот критерий -- вспомогательный и прим еняется в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия -- наличие сильно поврежденных документов, например, были залиты водой и сл иплись, повреждены плесенью так, что часть текста почти или совсем нечит абельна. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли эти до кументы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дел а и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определен ный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, м огут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического сост ояния. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М .: Главархив СССР, 1975. Техника реставрации развивается, документы, казавшиеся безнадежно исп орченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в Це нтральной научно-исследовательской лаборатории Главархива СССР фотог рафировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцвет шим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем. Другой случай применения этого критерия: сильно испорчен важный докуме нт (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), а кроме того, име ются второй и третий экземпляры. В этом случае не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются п ри необходимости. Существует еще ряд критериев. Например, языковые или художественные осо бенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его сод ержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и не которые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к до кументам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются. Разработка критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, мен ялось понимание сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продо лжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут пе реосмыслены. 4. Система экспертных органов Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК -- постоянно действующи е совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учрежде ния. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от котор ой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций , учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах. В министерствах и центральных учреждениях ведомств Российской Федерац ии организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управл ениях -- отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральн ых государственных архивах, комплектующихся современными документами . При других госархивах и центрах документации действуют экспертно-мето дические комиссии (ЭМК). При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (Ц ЭПК). Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК -- ЭПК -- ЭМК); 2) прочие учреждения и организации <ЦЭ К -- ЭК). В 1977 г. Главархив СССР разработал и опубликовал типовые положения о посто янно действующей центральной экспертной комиссии ЦЭК) министерства (ве домства) и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, э ти положения действуют и сейчас. В них указаны правовые положения и функ ции комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК -- ЭПК. Осн овное назначение этих комиссий -- проведение практической и методическо й работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководств а и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомс твенных организаций. ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифици рованных специалистов основных структурных подразделений и возглавля ется одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит за ведующий центральным архивом министерства и представитель центрально го государственного архива. ЭК назначается приказом руководителя учреждения, организации, предпри ятия, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В сост ав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профи ля деятельности учреждения (не менее трех -- пяти человек). Обычно членом Э К бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финанс овая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Со гласно типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводств енной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы з аведующего архивом, то ответственное за архив лицо). Обязательное включе ние в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных об язанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, неп осредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государ ственное хранение, и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав ЭК ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреж дения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций. В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об э кспертной комиссии. Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадаю т. 1. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению. 2. ЭК и ЦЭК рассматривают график передачи документов из структурных подр азделений в архив учреждения и график передачи документов в государств енный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государ ственным архивом). 3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных под разделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительн ого сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел дл я передачи в дальнейшем на государственное хранение. Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнен ия работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и в ременного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подо бранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильн о они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтоже ния, -- ценных документов). Особое внимание обращается на дела с отметкой Э ПК, так как надо установить по каждому делу, представляет ли оно политиче скую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное знач ение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК. ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. 4. ЭК рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы опи сей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный ар хив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного х ранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения. По сле одобрения описей дел постоянного хранения ЭК выносит решение о пред ставлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. В ряде учреждени й работу по подготовке дел для передачи в госархив выполняют сотрудники хозрасчетных групп госархивов. Порядок утверждения всех составленных ими документов тот же. ЦЭК проводит такую же работу по центральному аппа рату. ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и п одведомственным организациям, не сдающим документы в госархивы. 5. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению докуме нтов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние сог ласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчи ненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреж дениях. 6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов пос тоянного хранения и актов об утере дел, подлежащих передаче на государст венное хранение. 7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение докум ентов личного происхождения. 8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов. Они ра ссматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных катего рий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмот ренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. З атем принимается решение о представлении предложений на утверждение Э ПК соответствующего архивного учреждения. 9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют п редложения ЭПК. 10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных кат егорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК. 11. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК стру ктурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их ЦЭК совместно с центральными архивами м инистерства и делопроизводственной службой участвует в проведении зан ятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. 12. ЭК и ЦЭК оказывают методическую и практическую помощь подведомственн ым организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопрос ам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долго временного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.). Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемым и руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решен ия ЦЭК (ЭК) утверждаются или согласовываются с ЭПК учреждения государств енной архивной службы. К ним относятся: решения об одобрении описей на де ла постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтож ению дел с отметкой ЭПК, акты о неисправимом повреждении и об утере дел по стоянного хранения, методические пособия по экспертизе ценности и обра ботке дел; сводная номенклатура дел учреждения; проекты типовых и пример ных номенклатур для структурных подразделений и подведомственных учре ждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов докум ентов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов и ли утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел; предл ожения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел; пере чни и описи особо ценных документов и дел; предложения о замене подлинни ков документов микрофильмами. Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируе тся руководителем организации и направляется в ЭПК архивного учрежден ия. После его утверждения ЭПК решение утверждается руководителем орган изации. ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические фун кции; 1. Методическая работа в области экспертизы является одной из важнейших функций ЦЭК. Она рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и переч ней документов, подлежащих передаче в госархивы; перечней документов, по длинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юриди ческую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенкла тур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических п особий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий). 2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: рекомендаций по орган изационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; сп исков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК структурных подразделений и подведомственных организа ций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов п осле одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляю тся на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. 3. ЦЭК по согласованию с архивным учреждением может вынести решение о пре доставлении ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и по дведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать докум енты с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоян ного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответс твующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения. Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие ЭК учреждений , и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства. Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям. 1. Экспертиза ценности документов внутри архива (рассмотрение описей пос ле переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определени е порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.). 2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкци и и др.). 3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учр еждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учрежден ий, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соотве тствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хра нению, и т.п.). Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требу ют утверждения и ЭПК. В федеральных государственных архивах и центрах хранения документации , комплектующихся современными документами, организованы экспертно-пр оверочные комиссии. ЭПК РГА выполняет функции ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК арх ивного органа, Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом и российских государственных архивов занимаются широким кругом вопрос ов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пр еделах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсу ждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают предст авителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научны х и культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение: списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подл ежат или не подлежат приему на государственное хранение; перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы; проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласова ние конкретных номенклатур дел; предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документ ов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление с роков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предлож ений в ЦЭПК); описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых уч реждениями; вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения; методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки доку ментов. ЭПК проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметко й ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учре ждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и о бобщение этого опыта. В функции ЭПК архивных органов входит также вынесение рекомендаций по м етодическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государст венных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особ о ценных дел и документов и др. * Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инст анцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива расс матривает эти вопросы на общефедеральном уровне. ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает во просы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссий ского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности док ументов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприя тий, от которых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственн ые перечни документов со сроками хранения; определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям фед еральных министерств и ведомств, а также РГА; определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных а рхивах и архивах министерств и ведомств; рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков вед омственного' хранения документов в архивах министерств и ведомств и об и зменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотрен ных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения док ументов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями; разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопр оизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности докуме нтов); выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной заме не подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами. ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, -- совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива. Многие вопросы, рассматриваемые ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участв уют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению с роков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных пе речнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят ре шения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, к оторая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива). Объединение усилий специалистов отрасли, историков и архивистов созда ет условия для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный по ток документной информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенн ой информацией порой приводит к выхолащиванию ценных документов, отход ящих от привычных стереотипов, содержащих информацию о новаторских нач инаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно х арактерно содержание такой информации в документах определенных истор ических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества -- п олитическими, экономическими, социальными, культурными. Задача эксперт ной службы -- сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ. 5. Комплекс нормативно-методических п особий по экспертизе ценности документов Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности докум ентов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Глава рхивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при о пределении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. у казанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в де ятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на гос ударственное хранение. Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и п одлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, назыв аемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документ ов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения. В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, х арактерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (напр имер, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовы х перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные переч ни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данно й отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых докуме нтов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметк у ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результат е выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отрасле вых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержа ния этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценност и документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования в едомственные перечни утверждаются руководством соответствующего вед омства и ведущим учреждением государственной архивной службы. В 1967 г. был издан перечень типовых документальных материалов, образующихс я в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а т акже два перечня документов по личному составу (с указанием сроков хране ния, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.). Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе у правленческой деятельности и характерные для подавляющего большинств а учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документаци я, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с у казанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственны е архивы. Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых документов, образующихся в деятельности госком итетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предпри ятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две части: тради ционная управленческая документация, присущая всем управленческим апп аратам, и типовая научно-техническая документация. Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в ра йонных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и орг анизациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень до кументальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хра нения материалов. Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (ст атей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справо чный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указател я видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой к лассификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями. Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования перечнем т иповых документальных материалов, образующихся в деятельности министе рств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указани ем сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте -- Перечень типовых до кументов). Методика применения перечня не имеет принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с рекомендаций по п рименению перечня, в которых даны пояснения, как на его основе составлят ь ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе пр и определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непо средственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются н е заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, ср оки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчивают ся указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления от бора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень катег орий документов по статьям. Статьей перечня называется совокупность сведений об одной или несколь ких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне тип овых документов пять граф: Форма № п/п Наименование категорий документов и других материалов Сроки хранения Примечание в учреждениях, от которых материалы поступают в госархивы в учреждениях, от которых материалы в госархивы не принимаются 1 2 3 4 5 Как видно из приведенной формы, каждая статья пер ечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязате льные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, кот орый является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов докумен тов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщен ное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элемент ом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5). Схема классификации перечня производственно-отраслевая, т.е. в ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства учреж дений. Эта схема отражена в названиях разделов перечня. I. Руководство и контроль. II. Организационные вопросы. III. Планирование. IV. Финансирование. V. Учет и отчетность. VI. Кадры. VII. Труд, VIII. Вопросы внешних сношений. IX. Вопросы производства. X. Вопросы строительства, реконструкции и капитального ремонта. XI. Качество продукции, технический контроль, стандартизация. XII. Вопросы научно-исследовательской работы. XIII. Вопросы просвещения и образования, культурно-массовая работа. XIV. Социально-бытовые вопросы. XV. Правовые вопросы и арбитраж. XVI. Материально-техническое снабжение и складское хозяйство. XVII. Административно-хозяйственные вопросы. XVII]. Издательство. XIX. Делопроизводство, архив. XX Вопросы работы первичных профорганизаций. Примерно такая же схема и у многих ведомственных перечней. Схема типового перечня дает возможность разыскать нужную статью, исход я из логических посылок. Например, в подразделении в декабре появился до кумент, не предусмотренный номенклатурой дел: Акт обследования организ ации труда районным комитетом народного контроля. Секретарь должен най ти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальней шем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его вып олнении и другие документы, но это будет в дальнейшем, а пока у секретаря о дин акт). Просмотрев классификационную схему перечня, в разделе I "Руководство и к онтроль" находим подраздел 2 "Контроль" (с. 15). Здесь всего семь статей. Отмеча ем (отбираем) нужную статью: "25. Материалы ревизий и обследований учрежден ий органами Советской власти, народного и финансового контроля". Срок хр анения -- постоянный или десять лет в зависимости от категории учреждени я). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уто чнением: Акт обследования организации труда в отделе Кировским районны м комитетом народного контроля (в каком отделе -- не пишется, так как назва ние отдела указано в начале номенклатуры и на обложке дела и отражено в и ндексе дела). Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII "Тру д", подраздел 3 "Организация и производительность труда, трудовая дисципл ина" (учреждение проверяли именно по вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых д оговорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках про изводственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об обследованиях: " Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве". Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится им енно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было от несение документа к ст. 25. Как же научиться правильно находить статью? В основе схемы лежит функцио нальный признак. В рассмотренном примере -- документ, освещающий проверк у, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других стор он деятельности учреждения, но в любом случае место этого акта было бы зд есь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искат ь нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов доку ментов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное предст авление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам стат ей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 с татьям, постановление -- 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка -- 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества матер иалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по вид у документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указа теле видов документов идет под этим названием. В гр. 2 записаны не заголовки дел, а названия документов, часто нескольких в одной статье (с указанием либо категорий учреждений-авторов, либо вопр оса), или обобщающее наименование -- материалы, также с указанием вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов минис терств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий (ст. 13); материалы п о установлению производственных, научных, культурных и других связей ме жду учреждениями (ст. 48). В гр. 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям у чреждений. I категория -- учреждения, от которых материалы поступают в госа рхивы, II категория -- учреждения, от которых материалы в госархив не приним аются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Тако е различие сроков хранения в зависимости от категории учреждений назыв ается дифференциацией по звеньям. Согласно перечню в учреждениях II кате гории не создается документов постоянного срока хранения, в гр. 4 максима льный срок хранения -- десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше). Напр имер: 82. Задания плановых органов ведомствам и переписка по освоению новых вид ов промышленной продукции Пост. 10 лет Многие категории документов в учреждениях II категории не образуются. Та к, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научн ых, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранен ия только для учреждений II категории: в гр. 3 -- пост., в гр. 4 -- прочерк. Таких стат ей в перечне немало. В ряде случаев дифференциация сроков хранения производится не только п о категориям учреждений, но и по месту создания документов. Например: 5. Заключения на законопроекты проекты постановлений: а) по месту разработки проекта б) в других учреждениях Пост. 3 года 3 года Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреж дениях должны храниться размноженные документы. 39. Утвержденные штатные расписания и документы об их изменении Пост. 1 10 лет Примечания об условиях, которые влияют на отбор документов для постоянн ого хранения: 4. Постановления, решения и распоряжения местных Советов депутатов трудя щихся и их исполнительных комитетов; материалы по разработке постановл ений, решений, распоряжений: а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года б) в других учреждениях 5 лет 5 лет Ряд статей предусматривает сроки хранения только в период их потребнос ти в практической работе в обоих звеньях: 154. Перфорационные карты 155. Ко нтрольные табуляграммы До минования надобности В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хран ения, стоит отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожен ии этих дел должен обязательно согласовываться с ЭПК архивного учрежде ния. Отметка ЭПК предупреждает, что такие документы могут иметь научное значение. Например: 414.Акты и отчеты об авариях, аварий- 10летЭПК10 лет Почему эта статья и в соответствии с ней аналогичный заголовок в номенкл атуре дел и на обложке самого дела имеют отметку ЭПК? Потому что аварии бы вают разного масштаба и последствия у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей и заливании горячей водой части продукци и на складе или об аварии машин, то документы подлежат хранению такое кол ичество лет, которое указано до отметки ЭПК. Если же документы отражают к атастрофы (со взрывами, человеческими жертвами и т.п.) и если не удалось ус тановить причину этого, такие документы отбираются на постоянное хране ние, так как они могут служить материалом для исследования, и не только ис торического -- через много лет могут обнаружиться новые факты и документ ы, которые заставят по-другому взглянуть на происшедшее. Другая группа документов по этому же вопросу: 419.Акты и протоколы расследований несчастных случаев 45 лет ЭПК 45 лет Здесь опять отметка ЭПК, но минимальный срок хранения 45 лет, причем в обеи х группах учреждений. Почему? Отметка ЭПК здесь применяется на основании тех же условий, что и в предыдущем примере, а срок 45 лет поставлен потому, ч то это касается людей. Многие материалы по личному составу хранятся долг о, с учетом длительности трудового периода жизни человека. В данном случ ае это может оказаться необходимым для установления группы инвалиднос ти или решения вопроса о пенсии. Фрагмент одного из основных законов, регламентирующих архивное дело: Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059 МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 18 января 2007 г. N 19 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14 Федерального зак она от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Фед ерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст . 5280) приказываю: Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, у чета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и други х архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиот еках, организациях Российской академии наук. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя М инистра Д.М. Амунца. Порядок экспертизы ценности документов 4.3. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Фе дерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения докум ентов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранен ия документов и их отбора на постоянное хранение). Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации ос уществляется на основе комплексного применения критериев происхожден ия документов (функционально-целевое назначение источника комплектова ния с учетом его особой роли или типового характера, время и место создан ия документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том ч исле ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его п одлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и пере дачи содержания, удостоверения и оформления документа). При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федераци и используется также форма повидового или группового выборочного прие ма документов. 4.3.1. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценнос ти документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федер ации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том ч исле уникальных документов, осуществляется ЦЭПК специально уполномоче нного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дел а. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органо м исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивно го дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных доку ментов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 настоящих Прави л. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хр анения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных до кументов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующих ся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти , иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хран ения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архи вных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые уст анавливаются законодательством Российской Федерации. Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конк ретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных архиво в, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российс кой Федерации в сфере архивного дела, экспертными фондово-закупочными к омиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива Российской Академии наук при утверждении описей дел, документов постоянного срока хранения. Полномочия и порядок деятельности указанных ЭПК определяются положени ями о них, разрабатываемыми на основе соответствующих примерных положе ний, утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом испол нительной власти в сфере архивного дела. Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного орган а исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивно го дела описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока х ранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования. Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук ут верждают указанные описи самостоятельно. Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа исполнительно й власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или согла совывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых поврежде ниях документов (приложение N 1). Федеральные государственные архивы, Архи в Российской Академии наук проводят согласование перечисленных докуме нтов самостоятельно. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Арх ивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании эксперт изы ценности документов и оформляется договором между собственником и ли владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываю тся обязанности собственника или владельца архивных документов по хра нению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Фед ерации. 4.3.2. Экспертиза ценности документов в архиве проводится: по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числ е документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаци й; при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупоряд оченном состоянии; в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж. По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хране ния которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив сос тавляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранени ю (приложение N 11), и в установленном порядке вносит изменения в учетные док ументы архива. В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неуп орядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянн ого хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел п о личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежа щих хранению (приложение N 11). Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку ( утилизацию)и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дело оформ ляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры. 6. Методика отбора документов на госуд арственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждения х Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в неск олько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соотв етствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим такие этапы, как экспертиза н а стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждени я) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение. Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел м инувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим док ументам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учрежден ия, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, ко торая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делоп роизводственного года. Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на гру ппы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответс твенно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, |т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целя х выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Пр осмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последов ательности можно получить правильное представление о комплексе докуме нтов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна прово диться в совокупности). В определении ценности документов участвуют спе циалисты соответствующего профиля. Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при а нализе статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательн о изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь. Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов явл яются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранени я, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структ урного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, с рок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурно го подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения. Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими срок ами хранения проводится на следующем этапе -- в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение. Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в арх иве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение д ела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выдел ять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения: трехгодичного -- законченные делопроизводством в 1989 г.; пятилетнего -- законченные делопроизводством в 1987 г.; десятилетнего -- законченные делопроизводством в 1982 г. Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должн о быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в перву ю очередь анализируется организационно-распорядительная документаци я (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п .), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставле нные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хран ениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической сп равки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылк ами на распорядительные документы). При наличии дублетной документации определяются- структурные подразде ления, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставлен ие при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с г осархивом. Ответственный момент экспертизы -- выявление документов, соде ржащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбирают ся документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по с огласованию с госархивом могут включаться в акт о выделении к уничтожен ию. В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категор ии которых определены государственной архивной службой. Работа по эксп ертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при ег о постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни документов, поступающих на госхранение, други е нормативные и методические документы. Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводн ых описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному со ставу (о составлении описи в гл. 5), актом о выделении к уничтожению докумен тов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседа нии ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утв ерждение ЭПК архивного учреждения. После их утверждения экспертно-пров ерочной комиссией руководитель учреждения утверждает акт на уничтожен ие дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сда ются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организ ации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточны ми накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной ма кулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов. В учреждениях, не сдающих документы на государственное хранение, отбор д ел с истекшими сроками хранения проводится в том же порядке: в акт о выдел ении к уничтожению вносятся документы только с истекшими сроками хране ния; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовы е разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лице вые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудов ые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также го довые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десят и лет, но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со с роком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описям и дел по личному составу и долговременного хранения представляется на у тверждение руководителю учреждения. После их утверждения выделенные к уничтожению документы сдаются в установленном порядке в местные орган изации, собирающие вторсырье. Таблица, используемая в актах: № Заголо- Дата де- Номера Индекс Количест- Сроки Примеча- п/ п вок дела ла или описей дела (то- во дел, хранения ние ил и крайние (номен- ма, час- ТОМОВ, дела (то- гр упповой даты дела клатур) ти) по но- статей ма, час- за голо- за год(ы) менклату- ти ) и но- во к дел ре или но- ме ра ста- мер дела тей по пе- по описи речню 1 Справоч- 1970 -- Номенк- 02-- 26 2 3 года. ны е мате- 1971 гг. латура ст. 24 ри алы о 1970, ко нтроле 1971 гг. ис полне- ни я № Заголо- Дата де- Номера Индекс Количест- Сроки Примеча- п/ п вок дела ла или описей дела (то- во дел. хранения ние ил и крайние (номен- ма, час- томов. дела (то- гр упповой даты дела клатур) ти) по но- статей ма, час- за голо- за год(ы) менклату- ти ) и но- во к дел ре или но- ме ра ста- мер дела тей по пе- по описи речню 2 Кварталь- 1970-- Номенк- 03 - 18 6 3 года, Оставле- ны е пла- 1973 гг. латуры ст. 74 ныгодо- ны рабо- 1970- вые ты управ- 1973 гг. ле ния 3 Перепис- 1970-- Номенк- 05 -32 4 3 года. ка с гор- 1973 гг. латуры ст. 163 фи нотде- 1970-- ло м и рай- 1973 гг. фи нотдела- ми по фи нансо- вы м опе- ра циям 4 Отчеты 1964-- Оп. 21 за № 68 -- 25 10 лет. Сведения то рговых 1966 гг. 1965 г., 74 ст. 213 отражены пр едприя- оп. 36 за № 65 -- в сводном ти й о то- 1966 г. 72 от чете ва рных оп. 47 за № 71 -- уп равле- за пасах 1967 г. 80 ни я 5 Сведения 1974-- Номенк- 09-- 12 2 1 год. о ходе за- 1975 гг. латуры ст. 4066 кл ючения 1974-- ма газина- 1975 гг. ми дого- во ров на по ставку и отгруз- ку това- ро в 6 Копии 1971 г. Номенк- 01 ~02 1 До мино- Сведений пр иказов латура ва ния на- о работе Ми нис- 1971 г. добности, управле- те рства ст. 156 нияне то рговли имеется РС ФСР Ит ого 146 (сто сорок шесть) дел за 1964 -- 1975 гг. (цифрами и прописью) 7. Организация работы по экспертизе ценности доку ментов в государственных архивах Проведение экспертизы ценности документов в государственных архивах п о организации и методике работы несколько отличается от ее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется прежде всего тем, что государств енные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянн ого хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственны е хранилища при национализации архивов и в 20 -- 30-е годы, были, как правило, вы делены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертиз ах ценности. Кроме того, в государственном архиве находятся многоотраслевые хранил ища, собравшие документы учреждений и предприятий различных уровней вс ех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В св язи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: ц елевая экспертиза -- самостоятельный вид работы; попутная экспертиза -- в х оде переработкой совершенствования описей дел. Цель проведения экспертизы -- освободить архивные фонды от малоценных до кументов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие д окументы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе сос тавления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделе ниям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизац ии. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может б ыть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дубле тные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целев ая экспертиза. В большинстве случаев в госархивах целесообразно провод ить комплексную целевую экспертизу, при которой изучаются: фонды учрежд ений одной системы -- вышестоящее учреждение и ему подведомственные (нап ример, облздрав -- райздравы -- клинические больницы -- районные больницы -- с анэпидемстанции -- бюро медицинской статистики); фонды однородных учрежд ений, деятельность которых связана с определенной территорией строите льные, строительно-монтажные управления, действующие в крае или области ); архивные фонды лиц, связанных между собой родственными, служебными или другими отношениями. Осуществление комплексной экспертизы в госархиве начинается с определ ения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется спис ок фондов с указанием их номеров, наименований, хронологических границ д окументов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами. Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо из учить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения -- био графию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить ме сто и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотр аслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспе ртиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям д ел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание д окументов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется р абочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организаци ю проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, с роки проведения и т.п.). В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут сост авляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих даль нейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложны м и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке д окументов. Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышесто ящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел т олько по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомст венных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная ин формация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящ их и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов , содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подр азделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экзе мпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе э кспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и по следующего использования визы, резолюции, поправки текста и др. При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за то т период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к унич тожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными пе речнями. Оформление результатов экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной -- актом и описью. Документ ы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госа рхива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком ) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росарх ива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архив а, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной н акладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам. 8. Методология экспертизы ценности эл ектронных документов нуждается в развитии По мере движения нашего общества к современным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных инфо рмационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. О б этом свидетельствует принятие федеральной целевой программы «Электр онная Россия» и соответствующих региональных программ (в частности, «Эл ектронная Москва»), Задачи поставлены сложные: беспрецедентное развити е ИТ-отрасли, прорыв в области информационного законодательства, создан ие инфраструктуры «электронных правительств» и «государственных элек тронных закупок», переход к полному электронному документообороту меж ду государственными структурами, формирование открытых всему обществу национальных информационных ресурсов и средств доступа к ним, широкома сштабная реализация образовательных программ и т. д. 1 За всем этим просматривается желание стать вровень с мировыми лидерами в области экономики и политики. И как уже часто бывало в истории России, в этой гонке за лидером мы формируем, укрепляем, украшаем лишь фронтальные части нашей «преследующей колонны», забывая обеспечить и своевременно подтянуть тылы. Разрабатывая программы информатизации страны, их автор ы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми элек тронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновя тся аппаратные и программные платформы компьютеров, иначе архивной слу жбе в них отводилась бы более значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - орган изации или государственные архивы, специалисты по ИТ или архивисты? Мы у же имеем печальный опыт долговременного хранения баз данных и других эл ектронных документов, которые создавались в 1970 - 1980-е годы в вычислительных центрах министерств и ведомств. Практически все они погибли - главным об разом потому, что не были вовремя переведены на новые технологические пл атформы. Некому было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременног о хранения, а какие нет, поскольку у сотрудников ИТ-подразделений иные за дачи, чем у архивистов. Возможно, авторы программ рассчитывают на то, что с о временем (через 10 - 15 лет) часть электронных ресурсов будет передана на хр анение из организаций в государственные архивы, как это сейчас практику ется с письменными документами. Но при этом упускается из виду принципиа льная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды. Мировая практика хранен ия электронных документов показала, что решения о том, какие документы, г де и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на п остоянное хранение, должны приниматься не в последний момент перед прие мом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим прое ктировании информационной системы, где они будут возникать. Сейчас наст упил решающий момент в определении судьбы будущих электронных информа ционных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенн ая или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электр онных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет. Пока архивистам следует сосредоточиться па решении проблем методологи ческого и методического характера, в первую очередь касающихся эксперт изы ценности, обеспечения сохранности и учета электронных документов. О сновные правила работы архивов организаций в этой части противоречивы и недостаточны. Об этом и говорится в статье С.В. Дрокова, которая носит ди скуссионный, если не провокационный характер. В ней содержится целый ряд интересных замечаний и предложений, с которыми можно соглашаться или сп орить. Пожалуй, нельзя полностью согласиться с тем, что «идентификатор электро нной копии документа» (реквизит №30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать отправной точк ой в учете электронных документов. Дело в том, что поисковые данные файла зачастую меняются в ходе проведения службой ИТ разнообразных работ с ин формационными ресурсами, например при оптимизации дискового пространс тва сервера или переустановке программного обеспечения на отдельных к омпьютерах. Правда, предложенная СВ. Дроковым «технологическая цепочка по сбору и обеспечению сохранности» электронных документов с использо ванием реквизита №30 может быть реализована в двух случаях: во-первых, когд а файлы документов состоят в полном распоряжении их создателей или служ бы ДОУ (а лучше всего -архива организации), которые получат возможность по своему усмотрению организовывать формирование папок с файлами и, главн ое, контролировать их целостность, а во-вторых, при наличии в организации системы электронного делопроизводства и документооборота, не только с проектированной с учетом требований службы ДОУ и архива, но и введенной в эксплуатацию по согласованию (если не по утверждению) с этими структур ными подразделениями. В последнем случае в реквизите №30 имеет смысл указывать поисковые данны е электронной регистрационной контрольной карточки (РКК) документа, к ко торой прикреплен файл. Она, как правило, хранится в базе данных. Тогда, куда бы файл (или несколько файлов с вариантами документа) ни перемещался, сис тема автоматически регистрирует его новые поисковые данные (путь к файл у). Однако подобный подход требует разработки системы учета самих баз да нных с РКК документов и другими документальными ресурсами, которая не пр едусмотрена Основными правилами работы архивов организаций. Вряд ли стоит исключать службу ИТ организации из числа «альтернативных помощников» архива в подготовке перечня систем, тем и проектов. Если поя вятся правовые нормативные акты, обязывающие организацию учитывать и х ранить фонд электронных документов, и будут установлены четкие и прозра чные требования архивистов к процедурам и форматам создания, храпения и передачи в государственный архив электронных документов, то наладить т акое взаимодействие вполне реально. При этом роли архивистов и технически х специалистов могут разделиться: первые будут отвечать за учет, описани е и экспертизу ценности электронных документов с общих докумснтоведчес ких и архивоведческих позиций, вторые - рассматривая вопросы учета и экспертизы ценности электронных документов. С.В. Дроков соср едоточился лишь на прикладных программных средствах (ППС) - попросту гов оря, исполняемых программах, которые позволяют пользователю легко обра батывать данные. Он ошибочно предположил, что это будет осложнено авторс кими и имущественными правами организации на ППС. В действительности де ло обстоит иначе. Замечательно, что ППС отражаются в бухгалтерской отчет ности, однако архивы и архивные службы в большей степени интересуют сами данные, электронные документы, ради создания, обработки и использования которы х приобретаются или разрабатываются ППС. Если электронные управленчес ких и научно-технические документы будут сохраняться в широко распрост раненных или открытых компьютерных форматах, то через десятки лет для их использования специальные и авторские ППС не понадобятся(в условиях об новления технологической среды они окажутся попросту бесполезны), а зна чит, учет и экспертиза ценности электронных документов значительно упр остятся. Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронах до кументов существует. Это п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Феде рации (1994 г.), устанавливающий пятилетний срок временно-. храпения документ ов на машинных носителях; Перечень типовых управленческих документов, о бразующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г .), который определяет, что «срок хранения документов на нетрадиционных н осителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях»- (с. 8). Эти положение требуют развития и углублен ия, но уже есть от чего отталкиваться. По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже .явл енных электронных документов, а в самом выявлении этих документов, т. е. во включении управленческой документации в электронном виде номенклатур ы дел организаций, на необходимость которого справедливо рассказывает и СВ. Дроков. Но как заставить организации регистрировать свои электронн ые документы (базы данных и т. д., а не ППС)? Это главная проблема экспертизы ценности электронных документов на сегодняшний день. В Москве к ее решению уже приступили. Закон г. Москвы «Об информационных р есурсах и информатизации города Москвы» (№52 от 10.2001 г.) закрепляет за ней пра во собственности на информационные ресурсы, содержащиеся в информацио нных системах, созданных или ведутся за счет бюджета города. Статья 7 зако на устанавливает, что информационные ресурсы Москвы подлежат учету пут ем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данны х) в едином Реестре 1формационных ресурсов и систем города Москвы. Несмот ря на то, что настоящее время в него включено не так много организаций и их систем, информация о них открыта. Поэтому появились реальные основания для введения экспертизы ценности электронных документов в этих систем ах для выявления ресурсов, подлежащих постоянному хранению. Учет ППС в бухотчетности - вещь, безусловно, полезная: если есть ППС, значи т, должны быть и электронные документы, которые необходимо учитывать и о ценивать. Но кто допустит архивистов к бухгалтерской отчетности? Здесь, как видим, необходимо урегулирование отношений с работниками не только служб ИТ, но и бухгалтерии. 9.Заключение В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документо в». Рассмотрены критерии экспертизы, система экспертных органов, законо дательная база, принципы экспертизы ценности электронных документов. 10. Список литературы 1. Учебник «Архивоведение» М.: «НОРМА», 1996 2. Учебник «Архивоведение» М.: ПрофОбрИздат, 2002 3. Журнал «Отечественные архивы» М.: РГГУ, 2003, в. 5 4. «Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хране ния» М.: Росархив, 2002 5. «Основные правила работы организаций» М.: 2003 6. http//www.archiviruem.ru 7. http//www.ippnou.ru
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Барин приезжает в своё имение. На следующий день идёт с управляющим и осматривает свои владения. Идут тропой, которая неожиданно упирается в ручей. Барин:
- Слушай, Прохор, к следующему моему приезду в имение, сделай так, чтобы мы могли этот ручей посуху перейти - мостик сделай или доску обыкновенную брось, а то приятная прогулка портится.
Неделю барин в этом имении побухал и уехал. Через год опять приезжает, опять делают с управляющим обход, подходят к ручью, а там ничего. Барин вздыхает и молча заезжает управляющему в ухо. Тот падает, барин молча уходит. На следующий день барин пошел на охоту, подходит к ручью в болотных сапогах, а там мост расписной. Подзывает управляющего:
- Послушай, Прохор. Как так, год не могли доску кинуть, а тут за ночь сделали, что некоторым и за год не подсилу сделать?
- Не было твёрдой команды, барин!
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по журналистике "Экспертиза ценности документов", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru