Диплом: Система компьютерного ведения документации - текст диплома. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Диплом

Система компьютерного ведения документации

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Дипломная работа
Язык диплома: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 2381 kb, скачать бесплатно
Обойти Антиплагиат
Повысьте уникальность файла до 80-100% здесь.
Промокод referatbank - cкидка 20%!
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной дипломной работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

25 Содержание Введение .............................................................................................................................. 8 1. Концепция построения систем автоматизации документооборота ............................................................................................................ 9 2. История развития систем документооборота ................................................... 10 3. Что есть документ ? ..................................................................................................... 11 3.1. Взаимосвязи документов.......................................................................................... 13 3.2. Немного из практики работы канцелярии.............................................................. 13 4. Что такое документооборот ? .................................................................................. 15 4.1. Стоимость хранения информации........................................................................... 16 4.2. Стоимость (время ) поиска необходимой информации.......................................... 16 4.3. Стоимость коллективного использования информации....................................... 16 4.4. Стоимость (время ) передачи документа от одного рабочего мес та к другому........................................................................................................................... 16 5. Основы организации документооборота ............................................................ 17 5.1. Канце лярия и архив организации............................................................................ 17 5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела..................................................... 18 6. Психология документооборота .............................................................................. 20 7. Общие требования к системе документооборота ............................................ 21 7.1. Масштабируемость................................................................................................... 21 7.2 Распределенность....................................................................................................... 21 7.3. Модульность.............................................................................................................. 21 7.4. Открытость................................................................................................................. 21 8. Задачи , решаемые системами документооборота ........................................... 22 8.1. Задачи статических архивов..................................................................................... 23 8.1.1 Организация хранения электронных документов...................................... .......... 23 8.1.2. Принципы управления хранением........................................................................ 23 8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов..................... 24 8.1.4. Организация поиска документов.......................................................................... 24 8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы ................................................................................................................................ 25 8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений , которые порождают документ....................................................................................................... 25 8.1.7. Поддержка аннотирования документа................................................................. 25 8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов............................... 26 8.2.1. Поддержка коллективной работы с документом................................................ 26 8.2.2. Поддержка составных документов....................................................................... 26 8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов.............................. 26 8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу ....... .................. 26 8.3. Пограничные задачи................................................................................................. 26 8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму..................................... 26 8.3.2. Подготовка обработки документа........................................................................ 27 8.3.3. О бработка документа............................................................................................. 28 8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения................. 29 8.4.1. Свободная маршрутизация.................................................................................... 30 8.4.2. Системы электронной почты................................................................................ 30 8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контро лем исполнения................... 30 8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация )........................................................ 31 9. Два подхода к организации хранения электр онных документов ......................................................................................................................... 33 9.1. О стандартах.............................................................................................................. 33 10. Модель документооборота .................................................................................... 35 10.1. Эволюция модели.................................................................................................... 37 10.2. Модель и типы собственности............................................................................... 39 10.3. Что же из всего этого следует ?.............................................................................. 40 10.4. Один прим ер из жизни предприятия..................................................................... 40 11. Пример построения документооборота на основе программы Staffware ............................................................................................................................... 42 11.1. Архитектура Staffware ............................................................................................ 42 11.2. Возможности настройки......................................................................................... 44 11.2.1. Описание бизнес-процедур................................................................................. 44 11.2.2. Конструкторы....................................................................................................... 45 11.2.3. Макрокоманды...................................................................................................... 47 11.3. Взаимодействие с внешним миром....................................................................... 48 12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота .............. 50 12.1. Проблема информированности.............................................................................. 50 12.2. Организационные проблемы.................................................................................. 50 12.3. Психологические проблемы................................................................................... 50 12.4. Проблема кадров..................................................................................................... 51 12.5. Делать самим или использовать готовые системы ?............................................ 51 Заключение ......................................................................................................................... 53 Введение Целью данного дипломного проекта является рассмотрение основных принципов и решений в разработк ах систем компьютерного ведения документов . Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций , потому что как показывает практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нуж н ой модели документооборота . Д анная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды . Для этого будут рассмотрены главные с оставляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота и приведены примеры . Исходя из современных требований , предъявляемых к качеству работы организаций , нельзя не отметить , что эффективная работа его всецело зависит от уровня ос нащения офиса компании электронным оборудованием , таким , как компьютеры , программным обеспечением , средствами связи , копировальными устройствами . В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение , связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда . Их использование позволяет сократить время , требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов , уменьшить непроизводительные затраты при их реализац и и , исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской , технологической и других видов документации , что дает для малого предприятия прямой экономический эффект . Разумеется , для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам . Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах , поддерживающих и согласующих работу управленческого и финанс о вого звеньев компании , а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования. 1. Концепция построения систем автоматизации документооборота Документ является основным способом представления ин формации , на основе которой функционирует любое предприятие . Информация бывает структурированная , предполагающая , что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы , и неструктурированная - просто документы . Причем мо ж ет существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами , например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада , причем только накладная имеет юридическу ю силу в отличие от транзакции в базе данных . Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации , так как ее объемы такие , что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным . Однако подходы и к о нцепции построения систем , предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия . В данной работе представлено описание концепции , которую можно взять на вооружение компаниям , имеющим достаточный опыт автоматизации документооборота в организациях различных форм собственности . Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации . За счет сокращения площадей , на которых хранится информация ; уничтожения малоэффективных бумажных документов ; бо лее компактного хранения бумажных документов ; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения , удаленные места , например за город ; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам . Существуют оценки , что до 90% времени сотрудн иков тратится на так называемую обеспечивающую функции , а именно на поиск необходимых для работы документов . Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов , когда надо найти документы , созданные другим сотрудником , и наконец , она стан о вится практически невыполнимой в том случае , если организация является территориально-распределенной . Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников ; сократить расходы на копирование , канцелярские принадлеж н ости и т . п ; сократить время на передачу документов между исполнителями. Кроме того , немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов , в зависимости от операций и пользовател ей , позволяет защитить документы от несанкционированного доступа . Кроме того , запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними . 2. История развития систем документооборота Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата , когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов . Шпионские технологии были конверсированы и стали применяться для создание микрографических архивов документов . Микрофиша дала реальный , качестве н ный прорыв в стоимости хранения и копирования документов , но с точки зрения скорости поиска и коллективного использования документов все осталось на уровне бумажных документов . Появление компьютерных систем с коллективным доступом позволило достигнуть про р ыва и в этих областях . Произошла трансформация от микрографических документов к электронным образам бумажных документов , от микрографических систем к так называемым imaging -системам . Расширенная система поиска , возможность получать доступ к одному документ у нескольким пользователям одновременно , возможность удаленной и распределенной работы при сохранении незначительной стоимости хранения и копирования информации предопределило тенденцию замены микрографических документов на электронные . С течением времени усложнялось оборудование и программное обеспечение , появлялись все более скоростные и неприхотливые к качеству бумажного документа сканеры , специальные платы , позволяющие ускорить процесс печати , просмотра и сканирования образов документов , появились опти ч еские и магнитооптические роботизированные библиотеки . Imaging -системы дали толчок для развития систем распознавания машинописных и рукописных символов , тогда же появились первые workflow - системы , предназначенные для организации процесса ввода бумажных до кументов в систему хранения . В дальнейшем workflow -системы были распространены на офисную деятельность предприятий . В начале 90-х годов появился новый класс систем , предназначенных для управления электронными документами , отличными от их образов . В основн ом это были файлы текстовых процессоров и запросы на такого рода решения в основном приходили от федеральных агенств и юридических компаний . Так появился новый класс систем , названный системами управления документами . Развитие функциональности , добавление функций работы с образами документов привело к тому , что современные системы управления документами перекрывают по функциональности imaging -системы при приблизительно в два раза меньшей стоимости . Кроме функций хранения и поиска , присущих imaging -системам, в системах управления документами появились функции контроля жизненного цикла документа - в отличии от своих предшественников , системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами. 3. Что есть документ ? Документ - слаб оструктурированная совокупность блоков или объектов информации , понятная человеку . В общем случае обойтись без документов пока нельзя . Устная речь позволяет ускорить процесс передачи информации , но повышает степень неопределенности . С другой стороны , не с л едует и излишне фетишизировать документ , называя его интегрирующим звеном в работе корпорации . Сам по себе документ , независимо от того , обычная ли это бумага или электронный бланк , проблем корпорации не решает - первичны бизнес-процессы и четкий контроль за выполнением проектом. Бюрократическая технология - это технология взаимодействия людей , служб и подразделений внутри и вне организации . Не будет технологии - возникнет анархия . Если работник не знает что ему надо делать , он делает то , что считает нужным , а не то , что требует тот или иной бизнес-процесс предприятия . Сама бюрократия неизбежна , опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота. Собственно документооборот может быть двух типов : · универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации . Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом ; · операционный - ориентированный на работу с документами , содержащими операционную атр ибутику , вместе с которой ведется слабоструктурированная информация . Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними . Любой опытный менеджер может подтвердить , что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени , чем собственно производственная деятельность . Дублирование документов , их потеря , навязчивый способ их распространения , а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу , повысив вероятность допущения ошибки вследствие , например , потери нужно й информации . Если учесть , что сегодня , в период конкуренции и активной борьбы за рынки сбыта , ошибки в деятельности корпорации могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству то , как говорится "лучше два раза вспотеть , чем один раз покрыться инеем ". В этом смысле современная ситуация мало чем отличается от атмосферы , царившей в режимных почтовых ящиках . Одним из методов были нравоучения типа "так делать нельзя ", однако сложившаяся сегодня этика и относите л ьно доброжелательная атмосфера в компаниях не всегда согласуется с применением подчас грубых методов обучения . Выход может быть только один - установление и соблюдение регламента работы для каждого сотрудника , что вполне реально сегодня при органичном вне д рении систем автоматизации с учетом бизнес - процессов предприятия. Практически на всех предприятиях и во всех организациях существуют канцелярии . Их название варьируется - это может быть общий отдел , управление делопроизводства и т . д ., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия . Основная задача , которую выполняет данное подразделение , - это регистрация всех входящих документов и контроль за их исполнением . Кроме центрального документообор о та крупного предприятия существуют специализированные документооборот в подразделениях предприятия , в отделах специализированного делопроизводства и т . д . Несмотря на общность подходов к автоматизации системы документооборота на каждом предприятии , специа л изирующимся на своем конкретном бизнесе , имеется определенная специфика , без учета которой трудно реализовать и внедрить оптимальное решение. Типов документов , используемых в работе предприятия , достаточно много - на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600. В то же время , с точки зрения канцелярии , основных типов документов бывает весьма немного - всего три : · Входящие . Это документы от внешних партнеров . Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие , причем в заранее установленные сроки . · Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы . Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия . Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов , например запросы в сторонние организации типа : "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...". · Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия . В частности , по общ им правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос , письмо или материалы во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в канцелярию , где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию . Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны : письма , распоряжения , циркулярные указания и т.п . Прежде всего все документы , проходящие через канцелярию , обладают уникальным регистрационным номером . Иногда для входящих документов используется однозначная их ну м ерация по исходящим номерам : контрагент , номер исходящего у контрагента , дата выпуска документа . Все уникальные номера должны проставляться системой автоматически. Атрибуты документов у каждого заказчика свои , характерные только для него . В то же время мож но выделить общую часть атрибутов , которые встречаются практически у всех партнеров . К общим можно отнести : · Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ , прошедший через канцелярию . Структура регистрационного номера опреде ляется в каждой организации самостоятельно . · Источник документа (контрагент ) - указывает на источник получения документа . Для входящих документов это сторонняя организация , для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо и з руководства предприятия . · Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника , которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних ). Исполнитель документа всегда только один. В конкретных ор ганизациях атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами , часто большим количеством . Это накладывает достаточно жесткое требование на систему автоматизации деятельности общего отдела - быть легко настраиваемой на р азличные системы классификации документов. 3.1. Взаимосвязи документов Все документы , проходящие через канцелярию , являются связанными документами , в том смысле , что большинство из них ссылается на другие . Наиболее типичный случай - входящий документ , кото рый практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы . Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие , которые вызывают их появление , так и на другие вхо дящие . Все документы связаны как в системе управления документами , так и в системе контроля исполнения - как принадлежащие одной работе . В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей . Связи в большинстве случаев направлены по принципу : "гл а вный-подчиненный ". Иногда встречаются ненаправленные связи , которые объединяют родственные документы , посвященные одному вопросу. 3.2. Немного из практики работы канцелярии Перейдем теперь от статики к динамике документов - вместе с самими документами расс мотрим процессы их обработки . Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов (рисунок 1). Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов - проверяет кто и когда задержал выполнение документа . При этом суще с твует два основных маршрута прохождения документа : непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат. Рисунок 1. Процесс прямой обработки входящего документа. Причем второй маршрут означает то , что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль . В то же время не с ледует путать со вторым маршрутом документы , которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например , если на циркулярном письме стоит "Директорам предприятий ..."). Такие документы характеризуются тем , что ответственным исполнителем дл я них является один из директоров предприятия (или их замов ). Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того , что она обязана контролировать только ответственных исполнителей , а не полную цепочку обработки документа . Полная цепочка контролирует ся на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства . Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией . Создание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозмо ж но без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения. Попробуем теперь оценить объемы документооборота . Например , через канцелярию центрального офиса одного из крупных банков за год проходит : 16 тыс . единиц входящих докумен тов (помимо этого , еще порядка 8 тыс . документов поступают децентрализованно в подразделения банка ), 25 тыс . писем граждан , 24 тыс . единиц исходящих документов . При этом список данных документов непосредственно в канцелярии хранится в течение 3 лет для 90 % документов , а оставшиеся 10% - 5 лет . Тексты документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года , далее они передаются в архив на долговременное хранение . Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими п о рциями , несколько раз в год . Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов. Карточка документа занимает примерно 2 Кбайт , еще 1 Кбайт занимает индекс . Таким образом , для одного документа на диске требуется 3 Кбайт . Учитыва я то , что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс . документов в год и карточка документа хранится в течение 3 лет , то для хранения 150-300 тыс . документов потребуется примерно от 0,5 до 1 Мбайт памяти на диске. Основным результатом работы канцел ярии являются отчеты , которые она предоставляет руководству о потоке документов на предприятии . Отчеты условно можно разделить на две большие группы. · Оперативные . Выводятся ежедневно или еженедельно . Основное их назначение - получить объективную картин у информации для оперативного управления . · Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии . Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц , квартал , полугодие , год . 4. Что такое документооборот ? Определимся сначала с тем , что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе . Как правило , документы различаются по типам носителей информации , (рисунок 2). И основные резервы повышения эффективности работы с докуме н тами лежат именно в типах носителей . Если не говорить о клинописи на камне , надписях на заборах и тому подобном , то можно выделить три главных типа носителей информации. Рисунок 2. Типы документов и их взаимодействие. · Бумага . · Микрофиши (практически то же самое , что и бумага с точки зрения по иска необходимого документа , но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише ), соответственно меньше стоимость копирования информации ) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети . · Электронные носители информации , которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски , оптические диски , магнитооптические диски и т . д .). Кроме того , для электронных документов важен формат , в котором они сохранены на электронном носител е информации . Очевидно , что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой . Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами. 4.1. Стоимость хранения информации - прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа . Очень часто приводится не для одной страницы документа , что было бы очевидно для бумажных документов , а к одному мегабайту хранимой информац ии . 4.2. Стоимость (время ) поиска необходимой информации - определяется системой индексации документов . В том случае если система индексации отсутствует , то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов . Применение простой си стемы индексации (шкафы , папки и т . д .) позволяет увеличить скорость поиска . Применение системы полнотекстового поиска , когда документ можно найти по любому слову , содержащемуся в данном документе , позволяет резко увеличить скорость поиска , но надо помнит ь , что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов . 4.3. Стоимость коллективного использования информации - определяет количество копий документа , необходимых для коллективного использования при одновременном доступе . 4.4. Стоимость ( время ) передачи документа от одного рабочего места к другому Электронные документы , по сравнению с бумажными , представляют такой же прорыв , как , в свое время , печатные документы по сравнению с рукописными . Поэтому в последнее десятилетие наблюдается одноз начная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным . По данным исследовательских компаний , общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорит ь о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов , не забывая о том , что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами . 5. Основы организации докумен тооборота Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации . Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику , но , как показывает практика , они достаточно часто на рушаются. Основным принципом документооборота является то , что ни у кого не существует локальных архивов документов . Любой входящий документ , не попавший в общий архив документов , является потенциальным клиентом на неисполнение . В организации есть соответс твующая служба , а именно канцелярия , которая отвечает за прохождение документов . Документы , не учтенные в канцелярии , теряются чаще всего. В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов . Даже если прием документов постр оен по распределенной схеме , то это сделано только для повышения скорости обработки документов . Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию . Можно рассматривать , что такие удаленные пункты регистрации документов являются подраз д елениями канцелярии. Для полноты картины система документооборота на предприятии не должна заканчиваться на ответственных исполнителях - система автоматизации не должна замыкаться только на канцелярии , а должна иметь продолжение в системах управления докум ентооборотом подразделений предприятия . Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота , но на ней документооборот не заканчивается . Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия , с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия . В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную , осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота , своеобразного ядра системы автоматизации производственной деят е льности предприятия. На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия , который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска. 5.1. Канцелярия и архив организации Все документы , проходящие через канцелярию , попадают в архив орг анизации , структура которого определяется текущими правилами ведения архивов (рисунок 3). Все документы подразделяются на дела . Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации . Для бо л ьших дел вводятся несколько томов . Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов , так и по атрибутам документов. Рисунок 3. Структура архива организации. Дела в архив передаются из канцелярии или отдельно (по томам ), или целиком по окончанию года . В любом случае в конце года дело за крывается . При этом проверяются полный перечень документов в деле , их разбивка по томам . После этого готовится опись дел , в которой указывается список дел (по их наименованием ), количество томов в деле , количество страниц в каждом томе . После составления о писи дел за конкретный год они поступают на хранение. Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны . Типовые сроки хранения документов в крупной организации : 1, 3 года и 5, 10, 30, 50, 75 лет . После истечения срока хранения дело из архива предпри ятия передается на хранение в государственный архив . Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются . И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами . Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое - в отличие о т процесса формирования архивных дел , запускается соответствующая операция для всех томов дела. 5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией . Мало того , он только начинается в канцелярии , а основная часть документооборота проходит через подразделения организации . На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и , возможно , в другие подразделен и я предприятия . Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем , что дела свободно ходят в рамках подразделения . Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются , но выход дела за рамки отдела д олжен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела . Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее органичное слияние со средствами разработки документов : текстовыми процессорами , электронными таблицам и и т . д. 6. Психология документооборота Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной работы не только внутри корпорации , но и слаженного взаимодействия с уже существующими информационными системами предпри ятия . По существу , документооборот - это сплав из хранилища фактов и полнотекстовых источников информации , а также регламента движения всего этого хозяйства. В зависимости от отправной точки можно выделить три разных направления автоматизации документообор ота : · от базы данных фактографической информации ; · от полнотекстовых источников информации ; · от регламентов хождения документов . Для каждого направления имеются свои инструментальные средства : СУБД , архивы и хранилища (в том числе и электронные ), поч товые системы , текстовые процессоры , работающие в распределенном режиме . Однако можно ли движение по каждому из этих направлений в отдельности повлиять на саму суть работы предприятия , а также помочь заказчику действительно упорядочить работу ? Ответ - нет. Анализ деятельности большого количества предприятий показал , что построение системы делопроизводства должно осуществляться на основе пространственной модели , интегрирующей все три направления или оси. Однобокое движение только по одному направлению , игнор ирование бизнес процессов , увлечение автоматизацией ради нее самой может привести к весьма нежелательным последствиям . Сейчас 80% документов оказывается невостребованными - даже нужные документы часто содержат недостоверную и неактуальную информацию , не г о воря уже о том , что регламент их движения не выдерживает никакой критики . Что произойдет , если таким предприятиям установить системы автоматизации документооборота ? Они без всякой пользы будут поглощены корпорацией : каждая служба начнет обосновывать свою н ужность и важность - все останется как прежде , однако , учитывая , что как-никак внедрена автоматизация , позволяющая усилить мощь ручной подготовки документов , то их , в таких условиях , станет просто больше . Если , например , раньше организация вручную выпуска л а пять документов в отделе в день , то теперь , взяв на вооружение систему автоматизации , будет выпускать их уже 40. Причем , если раньше в этих пяти содержалось 50% ненужной информации , то в новых сорока будет уже 80% "шума ". Для хранения этих документов , а заодно и кучи ненужной информации , будут использоваться современные мультимегабайтные массивы , работать отказоустойчивые системы , сетевой трафик постоянно станет балансировать на пределе возможностей пропускной способности сети и т . п . Прежний показатель - 80%, - вследствие значительного роста потока документов , в котором будет тонуть нужная информация , превратится уже в 90%. Один из способов избежать всего этого - построить модель системы документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней сво е предприятие. 7. Общие требования к системе документооборота Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота . 7.1. Масштабируемость Желательно , чтобы система документооборота могла поддерживать как пять , так и пять тыс яч пользователей , и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения . Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний , как Sybase , Oracle , Informix и др ., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах , тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности . 7.2 Распределенность Основные проблемы при работе с доку ментами возникают в территориально-распределенных организациях , поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок . Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и к а честву каналами связи . Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями . 7.3. Модульность Вполне возможно , что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота , а иногда сп ектр решаемых заказчиком задач меньше , чем весь спектр задач документооборота . Тогда очевидно , что система документооборота должна состоять из отдельных модулей , интегрированных между собой . 7.4. Открытость Система документооборота не может и не должна с уществовать в отрыве от других систем , например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой . Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами . 8. Задачи , решаемые системами документооборота Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа , которую необходимо поддерживать . Жизненный цикл документа (рисунок 4) состоит из двух основных стадий . Рисунок 4. Жизненный цикл документ а. 1. Стадия разработки документа , которая может включать : · собственно разработка содержания документа ; · оформление документа ; · утверждение документа . В том случае если документ находится на стадии разработки , то он считается неопубликованным , и прав а на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. 2. Стадия опубликованного документа , которая может включать : · активный доступ ; · архивный документ : o краткосрочного хранения ; o долгосрочного хранения ; · уничтожение документа . Ког да документ переходит на вторую стадию , он считается опубликованным , тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение . В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия . Кроме права доступа н а чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки . В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа , с которым имеет дело архивная система , архивы подразделяются на следующие типы : Статические архивы до кументов (либо просто архивы ) - системы , которые имеют дело только с опубликованными документами. Динамические архивы документов (либо системы управления документами ) - системы , имеющие дело как с опубликованными документами , так и с теми , которые находятс я в разработке. 8.1. Задачи статических архивов Архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения , предназначенный для решения следующих задач. 8.1.1 Организация хранения электронных документов Необходимо обеспечивать хранение произв ольного количества электронных документов на разнообразных носителях . Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами , стоимостью хранения одного мегабайта информации и скоростью доступа к информации . Причем эти два параметра о б ратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач , необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации . Также на выбор носителя влияет срок хранения информации . Иногда для ряда задач необходимо создава т ь систему хранения , которая состоит из разнотипных носителей . Например , для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков , а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков . Соответственно для так и х гетерогенных систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации , но и обеспечивать миграцию документов между носителями . Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (наприм е р после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации ), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу . Программное обеспе ч ение , которое ответственно за автоматическую миграцию документов носит название Hierarchical Storage Management ( HSM ). Выбор решений ключевых проблем управления хранением информации на разных платформах зависит от различных факторов , в том числе и от эконо мических - и в стоимости создания распределенных приложений клиент /сервер , и в выборе аппаратного обеспечения , которые делают необходимыми программные средства в таких областях , как структурированное хранение информации ( hierarchical storage management , HS M ) и резервирование ( Backup ). Эти факторы глобальны по своей природе , и в соединении с административными и техническими проблемами формируют определенную совокупность требований к управлению распределенными данными . 8.1.2. Принципы управления хранением Пр ежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило управления хранением. Данные находятся в сохранности только тогда , когда они хранятся более чем на одном носителе и более чем в одном месте . Это утверждение может показаться одной из самоочевидн ых истин , однако новые технологии его так легко вуалируют , что мы теряем ощущение реальности . Любой носитель может выйти из строя , будь это диск оперативного доступа , магнитная лента или оптический диск . Аналогично может быть разрушено любое место хранени я - например сгореть. Первый принцип управления хранением - хранить данные в безопасности . Проблема , из-за которой мы уделяем так много внимания данной теме , состоит в том , чтобы сделать это наиболее доступным по цене способом . Вместо единого решения , котор ое подходило бы для всех вариантов хранения , существуют компромиссы . Обычно они возможны между стоимостью хранения , усилиями по выполнению резервирования и стоимостью простоев и потери данных . Стоит еще раз напомнить самим себе , - зачем мы делаем резервир о вание - чтобы защититься от случайностей ("о , я только что удалил не тот файл ") и разных бедствий (разрушен диск или сгорел центр обработки данных ). Существуют гибкие методики , такие как RAID , включая "зеркалирование " ( mirroring ), однако хотя они и повышаю т надежность системы , но не защищают ни от катастрофы (если у вас нет удаленной зеркальной копии ), ни тем более от случайного удаления. 8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов Архивная система кроме работы с электронными документам и должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций : выдача документа , возврат документа и т . п . 8.1.4. Организация по иска документов Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать . Если со скоростью поиска все понятно , то для пояснения понятия эффективности поиска рассмотрим модели поиска . Существует два подхода к поиску документов . Пе рвый подход состоит в том , что в процессе поиска ищется документ , который точно существует в системе , и задача состоит в том , чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов . Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска . В т орой подход состоит в том , что ищутся все документы по интересующему вопросу . Для этого подхода присущи такие понятия , как полнота - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие доку м ентов , отвечающих запросу и документов , нерелевантных ему . Существует два основных типа поиска . Атрибутивный - каждому документу присваивается набор определенных атрибутов , присваиваемых документу во время его размещения в архиве . В дальнейшем документ ищ ется на совпадение значений этих атрибутов полям запроса . К атрибутам документа можно отнести имя документа , время создания , автор , машинистка , имя подразделения , тип документа (факс , письмо , контракт , спецификация и т . д .). Очевидно , что список таких атр и бутов должен быть расширяем . Совокупность атрибутов документа называется карточкой документа . Эти поля могут заполняться произвольно или из предопределенных справочников . Второй тип поиска , носит название полнотекстовый - автоматически обрабатывается все содержание документа , и затем по любому слову , входящему в данный документ , можно найти сам документ . Соответственно существует зависимость между типами поиска и подходами к поиску . Для поиска известного документа , очевидно , более применим атрибутивный по и ск , для исследовательского поиска - полнотекстовый . Существует комбинация полнотекстового и атрибутивного поиска , когда атрибуты документа обрабатываются так же , как все содержание документа . Полнотекстовый поиск зависит от формата документа и языка , на к о тором он создан . Электронный документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский текст для обработки системой полнотекстового поиска , следовательно , любая такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов . Зависимо с ть от языка выражается в следующих факторах : поиск документа будет более полным , если в результате запроса будут найдены не только документы , которые точно соответствуют слову в запросе , но и те документы , в которых присутствуют различные словоформы слова в запросе . Данная технология носит название нормализации . Причем эффективность метода зависит от применяемого алгоритма нормализации . Для русского языка наиболее эффективен словарный метод - слово нормализуется на основе словарей , в которых содержатся сло в оформы . Кроме словарного метода может применяться эвристический метод нормализации , когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил , описывающих алгоритмику нормализации . Если для английского языка свод правил норм а лизации составляет 300 страниц машинописного текста , то для русского языка этот свод на несколько порядков больше . Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только по конкретному слову , но и по его синонимам. 8.1.5. Поддержка защиты докуме нтов от несанкционированного доступа и аудита работы Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей , имеющих право совершать с ним определенные операции . Для статических а рхивов этот список операций может представлять следующий набор : просмотр и печать документа , право изменять карточку документа . 8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений , которые порождают документ Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра , позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоемких приложений . 8.1.7. Поддержка аннотирования документа Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ , не изменяя его основного содержания . Комментарии (знаки , текст , цветные пометки ) хранятся в слоях , которые могут быть привязаны к имени автора , создавшего эти комментарии. В качестве характерного примера реализации статиче ского архива можно привести системы типа WaterMark , PaperWise или ImageWise . 8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов Динамические архивы требуют следующей обязательной функциональности. 8.2.1. Поддержка коллективной работы с документом Выражается в поддержке целостности документов , для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на / c редактирования , что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями , устраняя т ем самым возможные конфликты . Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать одновременно нескольким пользователям , вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий , а каждая версия - несколько по д версий . Кроме того , в рамках одного документа и одной версии (подверсии ) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах ). 8.2.2. Поддержка составных документов Каждый документ может представлять собой совокупность други х документов . Такой документ носит название составного или контейнера , а в делопроизводстве такой документ носит название "дело ", по своим характеристикам он аналогичен простому документу . Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нес к ольких типов связей . Эти связи определяют , какие версии объединяются в контейнер , например , последняя по дате , последняя отредактированная , старшая версия и т . п . Эти связи определяют , как будет осуществляться сборка документа в составной документ . Для со с тавных документов должно существовать приложение , которое будет осуществлять окончательную сборку такого документа . 8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять . Это проис ходит двумя основными путями , либо через систему электронной почты , путем рассылки , либо через Internet , путем публикации на Web -сервере . 8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу А именно : право на редактирование документа , право на публикацию , право на снятие публикации , право создавать новую версию документа . 8.3. Пограничные задачи Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных проблем , связанных с документами разных типов (электронных , бумажных , микрографических ) из одн ого типа в другой. 8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму Данная проблема подразделяется на два основных класса : · Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью п ланшетных или персональных сканеров . После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа . · Массовый (поточный ) ввод бумажных документов . Основное отличие от предыдущего состоит в том , что обрабатывается большое количество однотипных документов . В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести : систему ввода и хранения платежных поручений в банке , систему обработки анкет опроса населения , систему обработки результат о в голосования. При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач : 1) Задача извлечения данных из бумажных документов . Например , имеется форма с результатами опроса населения . Необходимо ввести большое количе ство анкет , извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу . В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данные , а не сами изображения документов . 2) Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения докуме нта . Если вы обрабатываете не форму с опросами населения , а платежное поручение клиента , то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая , когда потребуется анализ исходного документа . Извлеченные данные можно опять-т а ки использовать двояко . Во-первых , эти данные имеет смысл напрямую загружать в банковскую систему , а , во-вторых , их можно использовать для организации хранения и быстрого поиска изображений платежных поручений . В случае применения извлеченных данных для и н дексирования изображения документа необходимо разделять типы извлеченных данных . В основном на выходе используются структурированные данные , и тогда для поиска применяется атрибутивная индексация , но бывают случаи , когда из документа извлекаются только не с труктурированные данные (например при распознавании всего содержимого документа ). Тогда требуется полнотекстовая индексация . Возможна также и промежуточная задача , когда сохраняется не все изображение , а только его часть , допустим подпись клиента на чеке и ли платежном поручении . Работа системы массового ввода разбивается на две основные части - подготовка обработки документа и собственно обработка. 8.3.2. Подготовка обработки документа Чтобы начать работать с каким-либо документом , необходимо описать его для использования в системе , а именно создать и зарегистрировать новый класс документа . При этом первым шагом должно быть получение отсканированного изображения незаполненного документа и создание формы по отсканированному шаблону в том случае , если мы ре г истрируем уже кем-то разработанный документ , либо создание формы для нового документа. После этого с помощью специального программного модуля (Редактор Форм ) требуется определить те поля , которые будут распознаваться системой или заполняться оператором с к лавиатуры , а также указать типы данных обрабатываемых полей документа . Для распознаваемых полей следует определить специальные атрибуты модуля с целью повышения точности распознавания , например наличие рукописных цифр , которые находятся в специальных рамк а х , или символов , напечатанных на машинке . Также можно задать специальные правила проверки корректности обрабатываемых полей документа. Для конкретного класса документа можно создать несколько форм ввода , используемых либо при редактировании неправильно рас познанных данных , либо при ручном вводе полей документа . Возможность создания нескольких форм ввода позволяет назначать для конкретного пользователя конкретные поля для редактирования , что значительно повышает его производительность . Например , в документе имеется рукописное поле , которое не подлежит распознаванию . Создается форма ввода , где есть только одно это поле . Оператор осуществляет ввод только данного конкретного поля , что значительно увеличивает производительность за счет появления в его работе эле м ентов автоматизма. Для конкретного класса документа , с помощью Редактора Модели Ввода , можно разработать специфичную модель обработки документа , которая определяет операции обработки конкретной копии документа. Также процесс подготовки документа к вводу в систему необходимо дополнить настройками экспорта документа (Редактор Экспорта ) в архивную систему . Данная настройка заключается в установке соответствия между полями формы документа (распознанными или введенными вручную ) и полями карточки документа архив н ой системы . Немаловажной особенностью является способность модуля настройки привязывать содержимое поля документа к проверке на вхождение в справочники архивной системы . Например , если в Редакторе Форм было описано поле "Номер клиента " и к нему прикреплен конкретный справочник системы управления документами , а в процессе ввода был распознан номер , которого нет в этом справочнике , следовательно , возникла исключительная ситуация , которую можно решать двумя методами -или повторно обработать документ , или ввес т и новый номер в справочник. После регистрации нового класса документа система готова к работе с реальными документами , предназначенными для сканирования. 8.3.3. Обработка документа Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов явл яется предварительная подготовка документов для сканирования . Перед сканированием необходимо отсортировать документы различных классов и сформировать пакеты документов . Каждый пакет может сопровождаться специальным титульным листом с кодом идентификации д а нного пакета . Это позволяет одновременно сканировать пакеты с документами разных классов без дополнительных задержек . После сканирования документы автоматически направляются на операцию распознавания , непосредственно перед которым система осуществляет ряд операций , улучшающих изображение , а значит , и точность распознавания . Выполняются такие операции , как выравнивание , удаление шума и линий , восстановление символов и др . Система может распознавать печатный текст , рукописные цифры и специальные отметки . Та к же возможно одновременное использование нескольких распознающих модулей . При этом , безусловно , теряется скорость , но точность распознавания значительно повышается . Очень важно сказать , что при этом значительно понижается возможность пропуска некорректных д анных . В зависимости от результатов распознавания , поле помечается как корректное или некорректное . Для повышения надежности данных после распознавания применяются определенные пользователем правила проверки данных . Например , можно проверить , имеется ли р а спознанная информация в вашей базе данных . Если данные после распознавания помечены как некорректные , то они автоматически направляются на ручное редактирование . Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возм о жность откорректировать его . После ввода оператором новых данных опять-таки применяются правила проверки данных - на всех этапах ввода , как автоматического , так и ручного , осуществляется проверка данных в соответствии с правилами , определенными пользовате л ем . После извлечения данных из документа необходимо провести операцию экспорта документов и извлеченной информации в систему управления документами. В результате выполнения всех этих операций документы заносятся в архив и становятся доступными для всех сот рудников предприятия . Необходимо отметить , что на каждом этапе обработки документов может использоваться произвольное количество станций (серверов ) обработки . 8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения При организации систем докумен тооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения , которые оперируют документами , хранящимися в архиве . При построении систем маршрутизации могут применяться два основных подхода . Первый носит название документо -ориентированный . Документ является основным объектом системы , и маршрутизируется именно он , а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом . Второй подход носит название работо-ориентированный и его основным объектом является ра б ота . К работе может быть прикреплен самый разнообразный список объектов , в том числе , и документы . Естественно , работа может существовать и без документов . Второй подход является более общим. Рассмотрим теперь типы систем маршрутизации (рисунок 5). Рисунок 5. Объекты системы маршрутизации. 8.4.1. Свободная маршрутизация Выделяется два основных типов маршрутов документов . Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим . Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечени и контрольного времени , либо после завершения работы одним из них . Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям , а завершение маршрута происходит , когда один либо все пользователи завершат работу с документом. 8.4.2. Систе мы электронной почты Минимальной достаточной системой , обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты , которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем , ч то маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута , например к инициатору , а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата ). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов. 8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения Под контролем исполнения понимается следующая функциональность. · Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том , что его задание достигло места н азначения (исполнителя ). · Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том , что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено . · Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том , что задание выполнено . · Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть , кто и что сейчас делает с его заданием . · Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том , что посланное им задание просрочено конкр етным сотрудником . · История выполнения заданий . Контроль качества исполнения означает , что , если пользователь говорит о том , что задание исполнено , это еще не означает , что оно действительно исполнено , инициатор должен проверить качество исполнения , под твердить или нет исполнение . Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте . 8.4.4. Маршрутизац ия документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация ) Маршруты могут быть более сложными , чем простые последовательные или параллельные : · комбинированные из последовательных и параллельных элементов ; · условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов . Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету ", поэтому в этом случае используется специализированный графический редактор , позволяющий создать маршрут . Инициатор выз ывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его . Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой , и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе . И вот почему . Любой процесс маршрутизации документов - это движение одного документа , а не множества его копий , как это происходит в системах электронной почты . Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии пространства , но и в основн о м для поддержания его целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ . Кроме этого , было бы желательно , чтобы система маршрутизации была интегрирована с архивной системой по следующим параметрам : · По списку пользователей и системе безопасности . Это означает , что если вы собираетесь послать кому-то документ , то адресат должен обладать соответствующим набором прав для работы с этим документом . Если прав недостаточно , то система должна попросить инициатора раб о ты или маршрута установить соответствующие права . · Интеграция с операцией публикования документа . Задача состоит в том , что после окончания маршрута документ , ассоциированный с маршрутом , меняет свой статус на опубликованный . В качестве примеров таких ма ршрутов можно привести процесс утверждения документа . Рассмотренные возможности обеспечивают построение любой частной системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области . Естественно , для построения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований . 9. Два подхода к организации хранения электронных документов На сегодняшний день применяется два подхода к организации хранения электронных документов . Первы й состоит в том , что собственно тело документов хранится в файловой системе , второй предусматривает хранение документов в реляционной или специализированной базе данных . Второй подход хотя и обладает большей степенью защиты собственно документов , но несет в себе следующих ключевых недостатков : · трудности с поддержкой носителей информации , отличных от жестких дисков (только СУБД Informix поддерживает магнитооптические накопители ) и практическая невозможность построения гетерогенных систем хранения ; · при р аботе с приложениями , в которых создаются и изменяются электронные документы тела документов в любом случае проходят через файловую систему , а так как приложение не умеет работать напрямую с базами данных это означает удвоение числа операций записи и счит ы вания с жесткого диска . При больших размерах тел документов это серьезно влияет на скорость работы . 9.1. О стандартах Как и любая область человеческой деятельности , сфера документооборота не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проб лемы. Проблема 1. Архивная система должна быть интегрирована с приложениями , в которых порождаются различные электронные документы . Желательно , чтобы эта интеграция была прозрачной для пользователя , который работал бы с архивной системой напрямую , минуя об ращения к файловой системе . Следовательно , диалоги операций с файловой системой должны быть заменены на диалоги работы с архивной системой . Единственным решением удовлетворить как производителей приложений , так и производителей архивный систем является вы р аботка единого стандарта взаимодействия между системами такого класса . Этой цели достигла первая версия стандарта ODMA ( Open Document Management API ). На сегодняшний день данный интерфейс поддерживается следующими производителями архивных систем : PC DOCS , Saros , Novell ( Soft Solutions ), Watermark , Documentum и со стороны производителей приложений компаниями Corel ( Corel WordPerfect Suite ) и Microsoft ( Office 97). Проблема 2. Иногда предприятие использует одновременно несколько систем управления документами . В качестве примера можно привести транснациональную и многопрофильную корпорацию DuPont . В подразделениях , которые ведут разработку новых химических продуктов , исторически используют Documentum ; новые подразделения остановили свой выбор на DOCS Open , как на более дешевом решении в расчете на одного пользователя . Соответственно возникает проблема , как пользователю с одного рабочего места иметь доступ к нескольким архивным серверам для поиска документов . Для обеспечения совместной работы нескольких архивны х серверов предназначен стандарт ODMA версия 2. Впервые такая совместная работа серверов DOCS Open и Documentum была продемонстрирована в середине 1996 года. Проблема 3. Аналогичная проблеме 2, но для систем класса workflow . Выработкой стандарта для совмест ной работы workflow -систем от различных производителей занимается некоммерческая организация WorkFlow Coalition , а выработанная ею спецификация носит название Workflow Coalition API . В середине 1996 года была показана совместная работа систем от семи произ водителей. Проблема 4. При работе с образами документов важна унификация используемых форматов . В качестве единого формата для черно-белых образов документов был принят формат TIFF GROUP IV . Для электронных документов другого типа стандартизация не достигл а значительного прогресса вследствие разнообразия типов приложений , порождающих электронные документы . Для распространения электронных документов принят формат , разработанный компанией Adobe , - PDF . 10. Модель документооборота Опреде ленные ранее направления автоматизации документооборота : поддержка фактографической информации , возможность работы с полнотекстовыми документами , поддержка регламента хождения документов , определяют трехмерное пространство свойств (рисунок 6), где по неко т орой траектории движется любой программный продукт данного класса , проходя различные стадии в своем развитии. Рисунок 6. Модель документооборота. Первая ось ( F ) характеризует уровень организации хранения фактографической информации , которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компан ии или организации . Например : при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных , приемо-передаточных актов , приходных складских ордеров и т.д .), регистрируемых в качестве операционных документов , атриб у тика которых очень важна для принятия управленческих решений . Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке , и , в частном случае , может быть получена пользователем через систему отчетов. Вторая ось ( D ) - полнотекстовые документы , отражает необходимость организации взаимодействия : формирование и передача товаров , услуг или информации как внутри корпорации так и вне ее . В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слобо структуриро ванная информация , не подлежащая автоматизированной аналитической обработке , такая , например , как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора . Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документам и , которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия. Третья ось ( R ) вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов прохождения документов , а именно : описание того какие процедуры , когда и как должны выполнятьс я . Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов ) и перечень выполнения операций. Точка в пространстве ( F , D , R ) определяет состояние системы документооборота и имеет координаты ( f , d , r ), где f , d и r принадлежат множествам F , D и R , соответственно . Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии , а также от его специфики и самих масштабов бизнеса. Представив модель документооборота именно таким образом , мо жно , например , зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии , четко представить , в каких направлениях нужно двигаться дальше , чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существу ю щие системы автоматизации . Например , в одном из банков был накоплен большой массив фактографических данных , для обработки которых использовалась современная СУБД , развернутая на мощных , отказоустойчивых серверах - все , казалось бы , должно быть отлично . Од н ако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации : возникали ситуации , когда "никто вроде бы и не виноват ", а банк время от времени лишается выгодных клиентов . Причина в том , что точка , отражающая положение системы документообор о та для этой организации , имела достаточно большие координаты по оси " F " и , возможно , по оси " D ", однако значение координаты по оси " R " было близко к нулю . Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регл аментом . При этом не надо пока заботится о СУБД (ось " F ") или электронных архивах (ось " D ") - речь идет только об изменении значения координат по оси " R ". В общем случае , как уже отмечалось , процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно предс тавить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F , D , R . Причем , чем круче эта кривая , тем быстрее идет процесс модернизации , а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и , как следствие , тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности. Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом ? Да . Единственно , что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов , их поиску и регистрации , а упорядочения всей системы документооборота . Новое качество , с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота , связано с использованием инструментальных с и стем , предназначенных для хранения , регистрации , поиска документов , а также для управления регламентом . Чаще ошибочно под новым качеством сегодня понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами , например локальн о й сети вместо дискет , переносимых с одного компьютера на другой . Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием . Кстати , уже упомянутый пример ручной работы режимных служб "почтовых ящиков ", прекрасно вписывается в предлож е нную модель документооборота , а точка , отражающая его состояние , будет иметь координаты (1,1,1) - все равномерно , единственное , что отсутствует - компьютеризация. 10.1. Эволюция модели Предложенная модель документооборота не является застывшим образован ием , данным нам в ощущениях - прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели (рисунок 6), она претерпела три основные фазы своей эволюции. Фаза первая - фактографическая . Начало любой деятельности знаменуется обычно периодом нак опления первичной информации , имеющей жесткую структуру и атрибутику . Рассмотрим пример : "на станцию Товарная пришел вагон с сырьем " или "согласно статистическим данным на рынке ощущается острая нехватка товаров для среднего класса ". Условно эту фазу можн о представить в виде одной единственной оси (рисунок 7). Рисунок 7. Первая фаза эволюции документооборота. Точка на этой оси - это текущее состояние системы документооборота организации . Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информации и начиная с определенного момента кото рого можно отметить второй этап первой фазы - возникновение понятия "операция ". Документ теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес-процессам предприятия агрегат из имеющихся характеристик (атрибутов ). На этом этапе начинается процесс возник н овения неравенства между ранее равноправными документами , в частности , документ-основание , а дальнейшее движение по оси приобретает все более операционный оттенок . После возникновения привязки к конкретным бизнес-процессам дальнейшая эволюция документообо р ота в одномерном пространстве уже невозможна - необходим новый качественный скачок к новой фазе. Фаза вторая - полнотекстовая . Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов , включающих уже не тольк о тексты , но и любые другие способы представления : графики , таблицы , видео и т.п . Возникает новая ось - полнотекстовые или , лучше , мультимедийные документы , а точка в новом , уже двумерном , пространстве характеризует систему документооборота предприятия , г д е кроме фактографической базы документов имеются уже хранилища и архивы информации (рисунок 8). Рисунок 8. Вторая фаза эволюции документооборота. Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах , предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска . Если на предприятии уже ис пользуется автоматизация , то хранилище - это не что иное , как электронный архив . Движение по оси "полнотекстовые документы " предполагает наращивание атрибутивных возможностей : разграничение доступа , расширение средств поиска , иерархию хранения , классифика ц ия . Здесь же возникают такие понятия как электронная подпись , шифрование и т.п. На данной оси также имеются свои этапы - с определенного момента развития хранилища можно уже говорить не об индивидуальном , а о корпоративном архиве , обслуживающем деятельност ь рабочих групп . Точка на плоскости эволюции , достигнутой во второй фазе , характеризует систему документооборота , позволяющую отображать фактографическую информацию в виде полнотекстовых документов , имеющих необходимое количество атрибутов . Доступ к этим д окументам может быть осуществлен по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности . Если , например , говорить о точке "А " (рисунок 8), то соответствующее ей состояние системы документооборота позволяет осуществлять синх р онизацию работы различных рабочих групп сотрудников корпорации , расположенных на различных площадках . Система для этой точки предполагает также структурирование информации по уровням управления и наличие средств репликации данных . Однако , как только речь п ошла о корпорации , двумерного пространства для соответствующей ей системы документооборота опять становится недостаточно - необходим новый скачок к очередной фазе. Фаза третья - регламентирующая . Нормальный документооборот в масштабах корпорации невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения регламента работы . Если ранее , на второй фазе (плоскость ) негласно присутствовал лишь один , простейший регламент (нулевая точка ) - каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части , либо в папку каждому р аботнику помещалось индивидуальное задание (иначе говоря , было известно только , что документ существует ), то сейчас этого недостаточно . Требуется уже интегральная оценка . Необходим , например , контроль за тем , как работник выполнил задание , или как продвиг а ется документ в условиях нелинейного процесса своего согласования. Рисунок 9. Третья фаза эволюции документооборота. Третья ось в пространстве документооборота предприятия , как и две другие имеет свое деление на этапы . Первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощенного регламе нта , отображаемого появлением атрибутов , отвечающих за регламент , например : "оплатить до ", "действителен для ". Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по управлению регламента сопровождается постепенным переходом ко второму этапу , от л ичительная черта которого - появление системы , специально предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента . При дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой системы управления проектом . Теперь документ в системе "док у ментооборота " становится вторичным - первична цель бизнеса , сам процесс реализации бизнес-процедур , оставляющий после себя документы. 10.2. Модель и типы собственности Оси " F " и " D " определяют специфику деятельности организации , регламентируемую положение м третьей координаты ( R ) пространства модели документооборота . При этом модель не зависит от технологии обработки документов , принятой на предприятии - все решает только цель деятельности , будь то государственная организация , торговая компания и промышленн ая фирма. В общем случае можно выделить три типа организаций : · торговая компания : приобретение , наценка , продажа , получение прибыли - главный объект деятельности ; · бюджетная организация : основная деятельность - формирование документов ; · промышленное п редприятие : закупка сырья , переработка , создание нового продукта , реализация , получение прибыли . Цель деятельности - операция . Если задачей организации является формирование документов , например мэрия , суд или министерство , то ее позиция в модели будет за нимать достаточно высокое положение относительно осей " F " и " D ". Кстати , сегодня наибольшей популярностью пользуются именно приложения , ориентированные на автоматизацию деятельности государственных и правительственных административных структур - основная ц ель которых и состоит в подготовке документов. Однако если рассматривать деятельность коммерческой фирмы задача которой - производство операций , материальных ценностей (принять сырье , преобразовать , создать новый продукт , реализовать его , получить выручку ) , то здесь уже все три координаты должны иметь сбалансированные значения. 10.3. Что же из всего этого следует ? Координаты точки , характеризующей сбалансированную систему документооборота , должны иметь ненулевые значения , а в идеале быть примерно одинаковы - соответствовать друг другу . Главное не автоматизация как таковая , а оптимизация потоков документов и интегральность - даже самая прекрасная программа автоматизации документооборота окажется напрасным вложением средств , если модель одномерная или плоская. Нет большого смысла говорить о жизненном цикле документов без связи с основными бизнес-процессами предприятия . Система автоматизации документооборота , функционирующая в отрыве от всех слоев , будет мертва , мало того , она может нанести вред : запутать и без того неуправляемые бизнес-процессы , отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота , по сути дела , ничего не автоматизирующего . И , как следствие , раздувание штатного расписания и дискредитация самой и д еи автоматизации делопроизводства . Знакомая ситуация - все работники заняты , работа кипит , однако если рассмотреть две разные фирмы имеющие равный доход , занимающиеся одним бизнесом , то штат сотрудников у одной из них будет вдвое больше , чем у другой. В не которых организациях положение усугубляется еще болезнью роста - привычка все делать своими силами играет роковую роль в деле автоматизации деятельности компании . Если уже стали достоянием прошлого надежды , что купив компьютер , можно сразу решить все проб л емы ; то с наличием на рынке большого выбора систем автоматизации документооборота связано еще предубеждение , что достаточно приобрести коробку с соответствующей программой и , опять-же , проблемы будут решены . Компьютер или программы типа workflow - это толь ко голый инструмент , неумелое использование которого чаще всего влечет за собой только вред , а не долгожданное облегчение и освобождение от внутрикорпоративных проблем по управлению . 10.4. Один пример из жизни предприятия Два завода отгружают продукцию др уг другу , например , руду вагонами . От поставщика приходят счета фактуры , которые попадают в канцелярию потребителя , откуда направляются по двум адресам : бюро цен и финансово-расчетная группа . Первые проверяют корректность цен , с тем , чтобы поставщик не за в ысил цену , ставят свою отметку и пересылают счета в отдел материально-технического снабжения (МТС ) для уведомления . Вторые делают запись в реестре о передаче счета в МТС и его оплате. Даже в такой простой схеме в результате обследования была выявлена черна я дыра , через которую уходили значительные средства потребителя . Отдел МТС сопоставляет суммы , полученные от финансово-расчетной группы с объемами руды , фактически пришедшей в вагоне от поставщика . Как правило цифры отличаются ; если реальный показатель не меньше данных , указанных в счетах , то все подтверждается и сделка завершена , если меньше , то , тем не менее счета оплачивают , но выставляют претензии на фактически недопоставленный объем сырья . Далее в дело вступает юридический отдел , который оформляет пре т ензии и переправляет их поставщику . В итоге , все отделы свою работу выполнили , однако на вопрос "проходила ли реально доплата или допоставка по претензиям " ответа никто дать не смог . Ни одна из служб не отслеживала факт получения ответа от поставщика и оп л аты претензий. В контексте предложенной модели для данного случая точка , описывающая положение системы документооборота предприятия была очень близко расположена к нулю по осям "Фактография " и "Регламент ". Иногда , правда , факт недостачи обнаруживался - тог да начинало действовать координационное бюро , цель которого - проводить сверки счетов поставщика и потребителя . Нетрудно видеть , что работа этого лишнего подразделения отнимает массу времени , отвлекает от работы другие подразделения , требует больших затра т на командировки . Всего этого можно избежать , если построить систему автоматизации на модели , где учитывалось бы вся необходимая фактография , а достаточно высокое значение координаты по осям " F " и " D " позволяло бы автоматически обнаруживать дырки в регламе нте , а также организовывать проверки и контроль без аврала и привлечения дополнительных ресурсов . 11. Пример построения документооборота на основе программы Staffware Электронный документооборот , реализуемый с помощью программных систем к ласса workflow представляет собой автоматизированный процесс управления передачей документов , информации или рабочих заданий между сотрудниками или их группами внутри организации . Системы данного класса не только регламентируют правила , маршруты и расписан ие движения документов но и представляют собой технологию , позволяющую перевести теоретические выводы BPR ( Business Process Re - design ) в практическую плоскость , причем достаточно быстро и при минимальных первоначальных затратах . Для того чтобы оценить важн ость и актуальность работ по автоматизации документооборота достаточно взглянуть на некоторые цифры . Рынок систем класса workflow ежегодного растет на 30-35%, а по данным компании Delphi Consulting в 2000 году стоимость этого рынка оценивалась в 5.34 млрд. долл . Около 80% крупных организаций и корпораций начали проводить у себя работы в направлении автоматизации документооборота , причем в 1999 году уже 65% всех более-менее крупных компаний имели на вооружении системы класса workflow . По мнению ряда аналитик ов к 2001 году пользователи будут расходовать на мероприятия , связанные с автоматизацией делопроизводства до 7 млрд . долл . в год . Сегодня эта цифра составляет 4 млрд . долл. Рынок программных средств достаточно быстро отреагировал на актуальность проведения процесса автоматизации делопроизводства для бизнеса - сегодня имеется около десятка инструментальных систем , позволяющих заказчикам самостоятельно или с помощью консалтинговых компаний провести у себя на предприятии внедрение электронного документооборот а . Типичным представителем таких систем , является пакет Staffware компании Stawffare plc ., вобравший в себя современные достижения автоматизации делопроизводства и занимающий сегодня почти половину европейского рынка среди продуктов такого класса . Пакет раб отает на 12 языках в 50 странах мира. Независимо от того , какая именно программа из класса workflow используется для автоматизации делопроизводства ее функционирование начинается с описания бизнес процессов , происходящих на конкретном предприятии , задания регламента их взаимодействия , моделирующего реальную производственную обстановку , отладки и , наконец , собственно работы с реальными потоками документов . По мнению некоторых аналитиков , одной из сильных сторон Staffware является инструмент , с помощью которо го можно описать самые , казалось бы , сложные и запутанные бизнес-процедуры . Учитывая , что предприятие заказчика - это не застывшее раз и навсегда образование , а постоянно действующий организм , развитие которого подразумевает изменение бизнес-процедур , сме н у аппаратной и программной платформы , появление новых средств автоматизации для архитектуры системы Staffware были предложены адекватные решения. 11.1. Архитектура Staffware В основу архитектуры системы были положены три принципа : независимость , открытость и интегрированность . С появлением Internet / intranet все эти принципы получили еще одно измерение - WWWW ( World Wide Web Workflow ) как аппарат работы с глобальными компьютерными сетями , используемыми сегодня для управления корпорациями. Как и большинство с овременных программных комплексов , пакет использует парадигму клиент /сервер , позволяя строить как одноузловые конфигурации , например Unix -сервер , вокруг которого размещается множество рабочих мест ( Windows , NT , OS /2, удаленный терминал типа VT 100, Macintosh ), так и многоузловые , содержащие несколько серверов , работающих под управлением ОС Unix или NT и оперирующих своим подмножеством клиентов . Клиентский компонент Staffware имеет пользовательский интерфейс , настроенный на конкретную прикладную облас ть и отражающий очередь рабочих заданий сотрудника компании или организации . Данный интерфейс - своеобразное окно в систему электронного документооборота , он может интегрироваться с широким спектром программных продуктов : текстовые процессоры , офисные сис т емы управления делопроизводства , различного рода записные книжки , блокноты и т.п. Связь между клиентом и сервером осуществляется при помощи механизма удаленного вызова процедур ( RPC ), позволяющего одной программе использовать сервис другой . С точки зрения клиента и сервера логическое взаимодействие осуществляется на локальном уровне , реально же сервер располагается обычно на другой аппаратной платформе , а взаимодействие осуществляется по протоколу TCP / IP . На рисунке 10 представлена диаграмма организации вза имодействия , принятая в системе Staffware . Р исунок 10. Диаграмма организации взаимодействия в системе Staffware . Кроме коммуникационного слоя ( TCP / IP / и sockets , UUCP , NFS , X .400), система Staffware имеет несколько слоев , содержащих функциональные зоны , в совокупности реализующие три основных комп онента системы : представление информации , реализация логики конкретного приложения и доступ к данным. Слой пользовательского интерфейса предназначен для удовлетворения всех специфических для конкретной прикладной области запросов оператора , работающего с с истемой : оформление экрана , организация ввода запросов и получение ответов . Прикладной слой обеспечивает интерфейс с системой workflow и призван экранировать пользователя от конкретных деталей работы с данными , получаемыми от сервера : инициация рабочей сес сии , запуск и удаление процессов , управление очередями заданий и т.п . Файловый интерфейс обеспечивает прозрачный доступ к данным со стороны прикладного интерфейса : выборка логических записей из базы данных , их конвертирование в специфическую для каждой ко н кретной СУБД форму , а также ряд других операций , призванных экранировать все вышележащие слои от конкретных особенностей используемых систем хранения данных. Данная организация позволяет реализовать принцип естественного отбора : без нарушения работы всей с истемы электронного документооборота корпорации заказчика и существующей инфраструктуры проводить модернизацию аппаратного и программного обеспечения , выбирая оптимальные решения . Кроме независимости от сетевой , аппаратной , программной технологии , а также от типа СУБД , эта архитектура обеспечивает возможность постепенного масштабирования , начиная от индивидуальных рабочих мест , к рабочим группам и далее до масштабов отделений корпорации , разбросанных по всему миру. 11.2. Возможности настройки Сам по себе па кет Staffware - это интегрированный набор инструментальных средств , не зависящих от конкретной прикладной области . Одна из главных целей , которую преследует архитектура Staffware - это гибкость при работе с самыми разнообразными приложениями . Как известно, не бывает двух полностью идентичных компаний , предприятий или государственных организаций - везде обязательно существуют свои нюансы организации делопроизводства . Поэтому средства описания конкретных бизнес-процессов предприятия заказчика занимают значит е льную часть в общей концепции Staffware . 11.2.1. Описание бизнес-процедур Процесс описания включает спецификацию шагов процедуры , для каждого из которых задается его цель , исходные данные и порядок действий пользователя . На рисунке 11 представлена структур а определения бизнес-процесса для системы Staffware . Рисунок 11. Структура определения бизнес-процесса. Различаются два основных типа шагов : нормальный шаг , автоматический и событие. Нормальные шаги предназначены для организации взаимодействия с конечными пользователями и ассоциируются с конкретным и методами работы с ними : экранные формы Staffware , аппарат PowerSoft PowerBuilder , Informix New Era и др . Автоматический шаг применяется для автоматизации некоторых видов деятельности , связанных с определенным шагом , например , вызов внешнего приложения бе з участия пользователя : изменение базы данных , печать письма или вывод изображения. Шаг типа "событие " применяется для управления ходом выполнения процедуры , ставя его в зависимость от специальных условий , возможно , внешних процедур . С помощью механизма на поминания и ожидания можно синхронизировать нормальные шаги в общей системе документооборота в соответствии с событиями , в той или иной степени оказывающими влияние на текущую процедуру : получение письма-запроса от поставщика продукции , соблюдение предусм о тренного законодательством предельного срока работы над документом и т.п . Другим назначением шагов данного типа является создание крупных , разветвленных приложений , позволяющих в динамике учитывать многие нюансы делопроизводства , обычно возникающие в сред н их и крупных организациях различных видов собственности . На рисунке 12 приведена структурная схема выполнения шагов процедуры. Рисунок 12. Схема выполнения шагов процедуры. По аналогии с языками программирования для управления ходом выполнения процедуры предусмотрены операторы ветвления по условию , циклы и средства распараллеливания. Для работы с шагами процедуры можно использовать наборы данных , называемых "множество выбора ", позволяющие упростить процесс заполнения полей экранных форм . Различаются четыре типа данных : скаляр (текст , числа , дата , в ремя , валюта ), переменная - текстовое поле , которым можно манипулировать как целым , приложение - имя файла , используемое в качестве дополнения к одной из выбранных пользователем альтернатив , композиция - таблица базы данных вместе с данными из других поле й. 11.2.2. Конструкторы Средой выполнения процедур в Staffware служит Графический Конструктор (Построитель ) Процедур ( GWD ), позволяющий анализировать и описывать сценарии реальных бизнес-процессов , отражающих различные виды деятельности . Данный инструмент п редназначен прежде всего для специалиста в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний архитектуры и технических особенностей аппаратной и программной платформы. В основу GWD положена метафора динамической пиктограммы , позволяющая наглядно о тображать потоки выполнения бизнес-процедур . Все правила выполнения регламента запоминаются в виде программы , на языке программирования , которая может быть подвергнута любой модификации и отладке . Такая программа отличается динамичностью , она способна нас т раиваться на конкретные условия и перезагружать бизнес-процедуры. На рисунке 13 приведен пример конкретного представления бизнес-процедуры , подготовленного с помощью конструктора GWD и отражающего точку зрения конечного пользователя. Рисунок 13. Пример представления процедуры средствами графическо го конструктора потоков. Для определения экранных форм , используемых при работе с конечным пользователем применяется Конструктор Графических Форм ( GFD ). В полях формы пользователь может вводить запросы системе путем заполнения полей , ассоциированных с опре деленной процедурой . Данные в этих полях могут заполняться автоматически (текущая дата , номер шага процедуры , различного рода ссылки , информация , генерируемая при выполнении предыдущих процедур ) либо вручную . Разумеется , для заполнения полей может быть ор г анизован доступ к любой информации , во внешних базах данных , текстовых процессорах или файлах , размещаемых на сервере. Интересной особенностью GFD являются интеллектуальные формы , меняющие свой формат и наполнение в зависимости от контекста : регламента вып олнения бизнес процедуры или типа данных , например : IF <условие> Только первое поле - текстовый блок ELSE Все поля формы - текстовые блоки ENDIF Кроме этого имеется возможность задавать порядок вывода и нформации в полях формы : обязательно по запросу , ввод по желанию , фиксированное содержание , вычисляемое значение , скрытое содержание поля. Для расширения возможностей GFD , не предусмотренных при первоначальной настройке можно использовать специальное поле " Command ", где указываются операторы вызова внешних программ или манипуляции с данными из полей формы . В разных местах определения процедуры можно указывать уравнения , используемые для вычисления данных по значениям полей . Такие выражения применяются для в ыполнения вспомогательных вычислений , проверки корректности данных , определения условий перехода в операторах ветвления и т.п . В выражениях можно использовать обычные арифметические и логические операции : сложить , вычесть , эквивалентность , неравенство , бо л ьше /меньше и присваивание. 11.2.3. Макрокоманды Макрокоманды или сценарии представляют собой наборы операторов , которые можно поместить в любое место выполнения процедуры . Типичный пример использования макрокоманд - постоянно повторяющийся обмен данными ме жду Staffware и приложениями Windows через аппарат DDE . Язык описания сценариев является достаточно мощным средством программирования системного окружения , позволяя на базе Staffware разрабатывать различные приложения . Основные операторы языка - условные п ереходы IF <тело условия 1> ELSEIF <тело условия 2> ENDIF и циклы WHILE <тело условия > WEND . Внутри программ описания сценариев обычно помещаются функции , которые могут вызываться и в любом другом месте Staffware . Сегодня имеется восемь типов функций : · пр еобразования : ( NUM -строка в число , STR -число в строку ); · системные функции работы с операционным окружением : (запрос информации о переменных окружения , работа с окнами и полями в файлах , управление выводом сообщений и т.п .); · файловые операции : (переим енование , удаление , копирование и т.п .); · функции работы с временем и датой : (конструирование формата представления даты , расчеты по датам и времени , календарные функции и т.п .); · функции работы с текстами : (поиск подстрок , преобразования , вычисления н ад строками и т.п .); · работа с внешними программами : (вызов Unix программы , вызов программы в среде windows , подготовка документов в macintosh и т.п .); · функции выделения : ( VLDFILE : взять данные из файла и поместить в список , VLDQUERY : взять данные из базы данных ); · функции работы с DDE : (инициировать работу с сервером DDE , удалить сессию , послать команду , переслать данные и т.п .); · вызов сценария : ( CALL : вызов программы описания сценария ). 11.3. Взаимодействие с внешним миром Деятельность любой корпорации невозможна без взаимодействия с внешней средой - можно найти очень мало примеров , когда компания представляет только вещь в себе . Поэтому для построения полноценного документооборота в Staffware включены средства интеграции с другим информационн ыми системами : базами и хранилищами данных , текстовыми процессорами и процессорами обработки изображений , системами автоматизации офиса , а также почтовыми системами. Технологическая схема интеграции системы Staffware с внешней средой представлена на рисунк е 14. Рисунок 14. Технология интеграции си стемы Staffware с внешней средой. Как уже было сказано , автоматические шаги процедуры позволяют вызывать внешние процессы и программы , передавая и получая от них данные . Часто для организации взаимодействия с внешними программами используется скрытый вызов процессов , в качестве которых может выступать запрос к базе данных или хранилищу корпоративной информации . В качестве примера можно взять процедуру получения заема у банка по кредитной карте . После определения всех необходимых данных (суммы заема , информ а ции о клиенте и условий договора ) банковская система , построенная на базе Staffware может одновременно с процессом обработки заявки вызвать внешнюю программу проверки кредитной карты , сформировав запрос типа : database bank select * from credit where sname ="& sname &" quit Данная возможность реализуется путем включения в описание процедуры соответствующего автоматического шага. Обратная связь может осуществляться путем записи ответа внешней программы в некоторый файл , например , в качестве подтверждения корректности кредитной карты будет создан набор , содержащий следующую последовательность : FNAME,Petra SNAME,Stauffer DATEOFBIRTH ,07/12/1962 Также можно использовать возможность обмена на основе механизма , позволяющего п ередавать сообщения между двумя windows приложениями - клиентом и сервером . Такой механизм полезен и для обмена данными и формами между Staffware и программами работы с электронными таблицами или текстовыми процессорами. Для получения сообщений о событиях, происходящих во внешней , по отношению к Staffware , среде применяется специальный механизм управления событиями , который можно использовать следующим образом : · прерывание выполнения процедуры Staffware в момент наступления какого-либо внешнего события , на пример получения факсимильного сообщения об отказе поставщика отгружать товар ; · выполнение работы процедуры на всем протяжении времени пока во внешней среде происходит какое-либо событие , например , обработка входных заявок до момента окончания рабочего д ня ; · запуск альтернативной ветки обработки документооборота , заменяющей основной регламент работы , например выполнение всех необходимых мероприятий после получения сигнала от пожарной сигнализации . Часто оказывается , что сами процедуры Staffware должны быть запущены извне , со стороны какого-либо приложения . Специально для этих целей в системе имеется интерфейс внешнего вызова , например , запуск процедуры обработки заявки клиента банка после получения сигнала от СУБД , управляющей базой данных всех владель ц ев счетов. Даже несмотря на такие широкие возможности Staffware , бывают ситуации , когда пользователю недостаточно предоставленных средств , либо условия работы меняются достаточно часто и неэффективно использовать , например заранее подготовленные формы для ввода информации . Для преодоления этих временных трудностей в Staffware предусмотрен специальный прикладной слой , содержащий программный интерфейс разработки новых модулей . Слой Staffware Application Layer ( SAL ) является частью клиента и образует отдельный слой в архитектуре клиент /сервер системы . SAL чаще всего используется системными интеграторами , создающими специализированные пользовательские интерфейсы , работающие , в частности , в составе программных комплексов , применяющих систему электронного документ ооборота в качестве одного из многих модулей . Функции этого слоя оформлены в виде библиотек на языке Си. 12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота При внедрении систем электронного документооборота приходится решать не только специфиче ские проблемы , обусловленные многосторонней сложностью такого рода систем , но и с иными проблемами , характерными для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия . Известно , что переход на электронный документооборот можно с полным правом назв а ть именно коренным изменением организационного и административного устройства любой организации. 12.1. Проблема информированности Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости внедрения СУД , оно должно , как минимум , знать о существовании та ких систем , для чего они предназначены и как осуществить их внедрение . Есть и другая проблема : с чего начать внедрение СУД ? 12.2. Организационные проблемы На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура (причем - не всегда оптимальная ), формируются свои , характерные только для нее , стили работы , методы управления и контроля . Внедряемая СУД , в подавляющем большинстве случаев , на первых порах оказывается как бы "чужеродным телом " для коллектива предприятия . Это п р оисходит потому , что хорошо построенная СУД является своего рода "лакмусовой бумажкой ", и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса внедрения СУД . Возникает дилемма : что лучше и легче - с троить СУД по образу и подобию того как дело обстоит у заказчика , или проводить у него реорганизацию с целью достижения максимальной эффективности СУД ? Да , хорошие СУД обладают определенной возможностью адаптации к конкретному заказчику , но у всего есть с в ои границы . Если предприятие в значительной степени организационно не готово к внедрению СУД , то такое внедрение либо весьма затруднено , либо вовсе невозможно . Хорошей аналогией может послужить попытка установить более мощный двигатель на автомобиль со сл а бой ходовой частью . Результат известен заранее. 12.3. Психологические проблемы Как видится СУД большинству сотрудников предприятия - заказчика ? Если они обладают поверхностной информацией , то руководству предприятия СУД представляется как панацея от всех неурядиц , то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам . А исполнители считают , что СУД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором . И только потом , по мере более детального ознакомления с системой , руководство вдр у г с удивлением обнаруживает , что им тоже надо будет работать на компьютере , который долго пылился на рабочем столе , создавая в глазах посетителей определенный имидж хозяина кабинета . Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психолог и ческим барьером . Им куда привычнее работать непосредственно с людьми : "вызвал на ковер ", "дал накачку ", увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли , что не зря занимаешь кресло . У исполнителей же часто возникает ощущение , что с внедрением СУД п о явился еще один начальник , который постоянно стоит за спиной . Действительно , ведь теперь совершенно точно можно узнать при желании : кто , что , когда и сколько делает . Раньше можно было сколько угодно вешать начальству "лапшу на уши "^ что , мол , полдня искал такой-то и такой-то документ по всем этажам (хотя , на самом деле , играл в преферанс на компьютере ). Вот и возникает у плохого начальства и у нерадивых работников психологический дискомфорт и полное неприятие СУД . Хорошо , если это выражается только в заявл е нии на увольнение . Чаще мы получаем стойких скрытых врагов , всячески сопротивляющихся такому нововведению , как СУД , которая воочию покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. 12.4. Проблема кадров Внедрение СУД подразумевает , что все осн овные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере . Это так и есть в молодых , относительно недавно созданных организациях и фирмах . Но что делать , если основной костяк руководства предприятия получил образование 20 - 15 ле т назад ? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям , но они никогда не обучались и не работали на ПК . Отправлять их на учебу ? Но , как правило , если на предприятии пришли к мысли о необходимости внед р ения СУД , то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока . Это значит , что обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно . А факультативное обучение может оказаться неэффективным и будет приводить лишь к повышенной усталост и работников предприятия. Пунктирно были указаны лишь основные проблемы , стоящие на пути внедрения СУД . Естественно , большинство из них находит свое решение и не является непреодолимым препятствием . Хочется лишь подчеркнуть , что все эти проблемы должны прин иматься во внимание и тем , кто раздумывает о целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей организации , и тем , кто берется за само внедрение . 12.5. Делать самим или использовать готовые системы ? Первый вопрос , который возникает в процес се создания системы документооборота - делать самим или использовать готовые программные продукты ? Рассмотрев ситуацию на рынке можно увидеть большое количество программ от дешевых до дорогих . Изучив опыт нескольких реализаций , реальнее остановиться на в т ором варианте так как продукты , присутствующие на рынке , представляют фирмы которые достаточно долго работали над ними и имеют огромный опыт . При необходимости изготовитель может доработать продукт и оказать услуги по обслуживанию и установке системы . Сле дующий вопрос : что же выбрать ? Современный рынок достаточно богат предложениями - необходимо только конкретно знать конечную цель , которая полностью удовлетворяла бы задачам пользователя . Приведенные в этой работе основные принципы должны помчь в выборе н у жной системы и (или ) если нужно необходимой доработке до нужного уровня. Примером для готовых систем может служить технология workflow позволяющая перевести аналитические результаты деятельности по реорганизации бизнес-процессов в практическую плоскость о рганизации управленческой деятельности . Конкретно может быть пакет Staffware компании Staffware plc . (Великобритания ), Excalibur EFS , Парус (Россия ) специализирующихся на разработке автоматизированных систем класса workflow для комплексного решения задач у правления бизнес-процедурами , деловыми операциями и документооборотом . Эти пакеты построены на основе новейших информационных технологий и могут быть использованы в каком угодно секторе рынка и при любых концепциях и процедурах управления организацией . Заключение В любой организации , как большой , так и маленькой , возникает проблема такой организации управления данными , которая обеспечила бы наиболее эффективную работу . Небольшие организации используют для этого шкафы с папками , одн ако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации , позволяющие эффективно хранить , извлекать информацию и управлять большими объемами данных. Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота , отличаю щихся как по своей архитектуре , так и по функциональным возможностям . Для координации деятельности производителей , работающих на этом рынке создана даже специальная коалиция , призванная распространять стандарты , обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию функционального наполнения систем класса workflow . Однако следует всегда учитывать , что системы класса workflow - это всего-навсего инструменты , неправильное использование которых иногда может принести вред . Это чаще всего происходит , если зака зчик пытается сэкономить на предпроектных исследованиях своего предприятия . К счастью , на примере прошедшей уже волны увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали , что ценность представляет не форма , а содержание - конкретная и н формация в базе данных . Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации электронного документооборота - четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха . Очевидно , что рассматренные технологии в есьма дорого стоят и "по плечу " только крупным организациям . Но затраты окупаются тем , чтопользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры . Подобная автоматизация позволяет : · Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной , оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных . · У лучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота , автоматизации наиболее трудоемких его процедур . · Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации , регламентации и упрощения доступа сот рудников компании к нужной информации . Изменить характер труда сотрудников , избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях . · Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходова ния денежных средств на всех уровнях управления . · Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями , филиалами и центральным аппаратом . · Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и м ногое другое. Список литературы. 1. Журнал Open Systems № 5, 2000 г . – «Управление электронными документами : технологии и решения» 2. Журнал Open Systems № 8, 2000 г . – «От автоматизации офиса до управления производством» 3. Кодд , Е.Ф . «Реляционная мо дель данных» . Пер с англ . – Киев , Диалектика . 1996. 4. Перкинсон , Р.С . «Анализ данных : Ключ к проектированию баз данных» . Пер с англ . – Киев , Диалектика . 1996. 5. «Проектирование и разработка систем автоматизации предприятий». 6. Р.Ахаян и др . «Эффективна я работа с СУБД» , Санкт-Петербург , «Питер» , 1997г. 7. Финансовая газета № 35, 2000 г. - «Автоматизация и статистика» , С . Золотова 8. ComputerWorld № 40, 1999 г . – « К оружию . Мощное средство в борьбе за выживание» , М . Зырянов 9. « Database Unleashed» , Indian apolis USA, « SAMS Publishing» , 1996 г . 10. Date C.J. « An Introduction to Database Systems» Volume 1, Reading, Mass.: Addison-Wesley Publishing Company, 1989. 11. PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...» , Андрей Масалович 12. PCWeek № 40, 1999 г. – «Ко мпании "Парус " и БИГ вооружают финансистов» , Татьяна Богатова
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Я ж волшебное слово знаю: «Дайте!» (Маша и Медведь)
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, диплом по программированию "Система компьютерного ведения документации", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2017
Рейтинг@Mail.ru