Курсовая: Кадры с использованием программы Microsoft Access 97 - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Кадры с использованием программы Microsoft Access 97

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 443 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

16 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НА УКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Казахский национальный технический университ ет им ени Каныша Сатпаева Институт информатики и информационны х технологий Кафедра вычислительной техники ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к курсовой работе на тему : “КАДРЫ с использовани ем программы Microsoft Access 97” Руководитель В.И.Голосов " "______________2001г. Нормоконтролер В.И.Голосов " "______________2001г. Выполнил студент группы ИИТ -00-18 Специальность 3704 А.С . Дианов " "______________2001г. АЛМАТЫ 2001 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИ КИ КАЗАХСТАН Казахский национальный технический университет имени К аныша Сатпаева Кафедра Вычислительной техники Факультет Информатики и вычислительной техники Специальность 3704 (Программное и аппаратное обеспечение вычислительной техники ) ЗАДАНИ Е на выполнени е курсового проекта (работы ) Студенту Дианову А.С. Тема проекта “К А Д Р Ы с использованием прог раммы Microsoft Access 97” Срок сдачи законченного проекта 25 июня 2001г ____________________________ Исходные данные к проекту : 1. Та блица “ tblADRESA ”. 2. Таблица “ tblFIO ”. 3. Таблица “ tbl KODDOKS ”. 4. Таблица “ tbl TIP ”. Цель курсовой работы создать прототип базы данных , содержащий инфо рмацию : - фамилию , имя , отчество , национал ьность , место рождения , дат а рождения, - дату поступления н а работу , телефон , адрес , район , номер докум ента, - дата выдачи докуме нта , код места выдачи, - тип документа пред ъявленного при принятии на работу. Содержание расчетно-пояснительной записки (перечень подлежащих разработ ке вопросов ): · ВВЕДЕНИЕ · ЗНАКОМСТВО С ACCESS · РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ · ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ · ФОРМЫ · ОТЧЕТЫ · ЗАКЛЮЧЕНИЕ · ПРИЛОЖЕНИЯ Рекомендуемая основная литература : 1. Алексей Гончаров . Microsoft Access 97 в примерах . Издательство ” “ Питер Паблишинг” , 1997 2. Ю.Бекаревич , Н.Пушкина . MS Access 2000 за 30 занятий . Издательство “Б ХВ – Санкт - Петербург” , 2000 Дата выдачи задания “ 09 ” апреля 2001 года Руководитель п роекта ст . преподаватель Голосов В.И. Задание принял к исполнению студент Дианов А.С. СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ……………….………………………….……………………… ..5 1. ЗНАКОМСТВО С ACCESS ……………… ……..…………………… ..6 1.1. Начало работы : создание структур таблиц в базе данных в режиме «Конструктор» . Структура выше на званных таб лиц приведена в приложениях 2, 3, 4, 5 ………… …………… ..6 1.2. Заполнение первых строк созда нных таблиц данным…… ..7 1.3. Связывание таблиц п о типу «один ко многим»…………… 7 2. РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ …… ………………………………………… ..8 2.1 Приемы работы с данными………………………………… .8 2.2 Фильтрация данных в таблице……………………………… 9 3. ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРЫ …………………………………………… ..9 3.1. Простой запрос ……………………………………………… .9 3.2. Конструктор запросов… …………………………………… .11 3.3. Построитель выражений …………………………………… .11 3.4. Создание вычисляемых полей……………………………… 1 3 3.5. Фильтры……………………………………………… ……… 13 4. ФОРМЫ ……………………………………………………………………… 14 4.1. Автоформы…………………… …………………………… ...14 4.2. Мастер форм………………………… ……………………… .15 4.3. Диспетчер кнопочных форм….…………………………… ..16 5. ОТЧЕТЫ …………………………………………………………………… ..18 5.1. Автоотчеты ………………………………………………… ...18 5.2. Конструктор отчетов…… …………………………………… 18 5.3. Мастер отчетов………………… …………………………… .19 Заключение …………………………………………………………………… .21 Приложения ……………… …………………………………………………… .21 Приложение 1. Терминология………………………………………… 21 Приложе ние 2. Структура таблицы « ADRESA »………………… … ..23 Приложение 3. Структура таблицы « FIO »…………………………… 23 Приложение 4. Структура таблицы « KODDOCS »………………… ...23 Приложение 5. Структура таблицы « TIP »…………………………… 23 Приложение 6. Структура «С хемы данн ых»………………… …… ...24 Приложение 7. Структура формы «ВВОД ДАН НЫХ»…………… ...24 Приложение 8. Общий вид кнопочной формы ……………………… .25 Введение Основой для учета , контроля и п ланирования служат всевозможные картотеки , ре гистрационные журналы , списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются . П ри большом объеме информации поиск и обоб щение необходимых сведений , осуществляемых вручну ю , представляют собой довольно трудоемкий про цесс . С появлением ЭВМ и использов анием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач . Первоначально для накопления и хра нения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы ), при этом для каждой из решаемых функциональных задач со здавались собственные файлы исходной и резуль татной информации . Это приводило к значительн ому дублированию данных , усложняло их обновле ние , затрудняло решение взаимосвязанных проблемны х задач . Постепенно с развитием програм много обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем , которые позволяли бы накапливать , хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых зада ч , например при автоматизации бухгалтерского у ч ета на предприятии . Эти идеи нашли свое воплощение в системах управлени я базами данных ( СУБД ). СУБД взаимодействуют не с локаль ными , а взаимосвязанными по информации массив ами , называемыми базами данных . С появлением персональных компьютеров СУБД становят ся наиболее популяр ным средством обработки табличной информации . Они являются инструментальным средством проект ирования банков данных при обработке больших объемов информации . Программное обеспечение для работ ы с базами данных используется на персона л ьных компьютерах уже довольно давно . К сожалению , эти программы либо были элеме нтарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений , либо б ыли настолько сложны и трудны , что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди из бегали р а ботать с ними до тех пор , пока не получали полных , ориентирова нных на пользователя приложений. Microsoft Access - это фун кционально полная реляционная С УБД . В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных , а также для уп равления ими при работе с большими объемами информации . Что касается легкости использования , то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот , и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему. Система управлени я базами данных предоставляет вам возможность контролировать зад ание структуры и описание своих данных , ра боту с ними и организацию коллективного п ользования этой информацией . СУБ Д также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и веден ие больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации . СУБД включает в себя три основных типа функций : определение (задани е структуры и описание ) данных , обработка данных и управление данными . Все эти функц иональные возможности в полной мере реа лизованы в Microsoft Access . В практике , как правило , необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров . Например , после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны . В итоге пользователю п риходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата . В этом смысле все существенно упростят возможности , предоставляемые Microsoft Access . Предлагается рассмотреть эти возможности. 1. Знакомство с ACCE SS 1.1 Начало работы : создание ст руктур таблиц в базе данных в режиме «Конструктор». Режим конст руктора позволяет наиболее гибко управлять вс еми создаваемыми и уже имеющимися компонентам и определения таблицы . Чтобы создать таблицу в режиме конструктора : 1. Перейти в окно базы данных . Пе реключиться из другого окна в окно базы данных можно , нажав клавишу « F11». 2 . Выбрав вкладку Таблицы , нажать кнопку « Создать» . Прошу обратить внимание : Если д анная таблица является связанной , то доб авлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно . Если связанная та блица является таблицей Microsoft Access , для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных . Если связанная таблица является таблицей другого приложения , то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении. 3 . В окн е Новая таблица выбрать элемент « Конструктор» . 4 . Определить в таблице каждое поле . Поля таблицы с одержат данные , представляющие порции записи . Пользователь имеет возмо жность определять формат отображения данных , указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки , задавая значения свойств по лей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы . В Microsoft Access свойства полей используются при п росмотре или изменении данных польз ователем . Например , заданные пользователем значени я свойств « Формат поля » , « Маска ввода » и « Подпись » определяют вид базы данных таб лицы и запроса . Элементы управления в новы х формах и отчетах , присоединенные к полям табл ицы , наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию . Другие свой ства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данны х в поле . Microsoft Access будет проверять выполнение этих услови й при каждом добавлении или из менении данных в таблице . Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры . Для вставки поля в середину структуры следует выбрат ь строку , над которой требуется добавить н овое поле , и нажать кнопку « Добавить » строки на панели инструментов . В столбец Имя столбц а ввести имя поля ; в столбце « Тип данных » выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся сп иске либо оставить настройку по умолчанию ( Текстовый ). В столбце « Описание » можно ввести необязательное краткое описание поля . Текст описания будет в ыводится в строке состояния при добавлении данных в поле , а также будет включен в описание объекта таблицы . При необходимос ти можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна. 5 . Назначить ключ евые поля таблицы . Наличие в таблице ключевых полей не обязательно . Однако если они не были определены , то при сохранении таблицы выдается вопрос , нужно л и их создавать. 6 . Для с охранения таблицы нажать кнопку «Сохранить» н а панели инструментов , введя допустимое имя таблицы. 1.2 Заполнение первых строк созданных таблиц данными. Данные табл ицы – информация , которая сохранена в таб лице . Все данные таблицы хранятся в строка х , каждая из которых содержит порции инфор мации в столбцах , определенных в структу ре таблицы . Данные – та часть таблицы , к которой обычно должны иметь доступ п ользователи приложения (например , данные таблицы могут выводиться в элементах управления , ра змещенных в формах и отчетах , либо предост авляться в режиме таблицы ). В данно й базе данных , таблицы легче заполнять через форму , т.к . открывать и заполнять в се четыре таблицы нецелесообразно-трудоемкий проц есс. 1.3 Связывание таблиц по типу «один ко многим» Связывание (присое динение ) таблиц - установление связи с данными , сохраня емыми в таблицах другого прил ожения , позволяющей просматривать и изменять данные и в исходном приложении , и в Microsoft Access. Допускается также связывание таблиц из д ругих приложений Microsoft Access, позволяющее использовать их без открытия исходной ба з ы д анных . В предыдущих версиях Microsoft Access в качестве основного термина для данного процесса исп ользовался термин "присоединение ". Линия связи показывает , определена ли связь между двумя таблицами и тип этой связи . Для изменения связи установит е указа тель на линию связи и дваж ды нажмите кнопку мыши . Если наложены усло вия целостности данных , то на каждом конце линии связи появляются следующие символы : 1 Сторона "один " отношения. Стор она "многие " отношения. Связывание таблиц служит для того , чтобы получ ить из всех связанных таблиц единую вирту альную таблицу из которой в дальнейшем мо жно будет выбирать любые сочетания полей , которые будет давать необходимую информацию . Связывание таблиц осуществляется открытием окна сх е мы данных , позволяющее просмат ривать , изменять и определять связи между таблицами или запросами . Для того чтобы св язать таблицу нужно сделать следующее . Нажмит е кнопку «Схема данных» на панели инструм ентов . Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран авто матически будет выведено окно «Добавление таб лицы» . Если необходимо добавить таблицы до определения связей , а диалогового окна Доба вление таблицы на экране нет , нажмите кноп ку «Добавить таблицу» на панели инструментов. Дважды ще лкните имена таблиц , для которых требует ся определить связи . Затем закройте диалогово е окно «Добавление таблицы». Для связывания полей выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице. Для связывания сразу нескол ьких полей переместите их при нажатой клавише CTRL. В большинстве случаев связывают ключе вое поле (представленное в списке полей по лужирным шрифтом ) одной таблицы с соответству ющим ему полем (часто имеющим то же им я ), которое называют полем внешнего к л юча во второй таблице . Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена , но они должны иметь одинаковые типы да нных (из этого правила существует два искл ючения ) и иметь содержимое одного типа . Кр оме того , связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свой ства Размер поля (FieldSize). Существуют следующие два исключения из правила : поле счетчика можн о связывать с числовым полем , если в п оследнем в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Длинное целое» ; а также поле с ч етчика можно связать с числовым , если для обоих полей в свойстве Разм ер поля (FieldSize) задано значение «Код репликации». В диалоговом окне Схема данных , от ображенном на экране , проверьте имена полей , представленные в двух колонках . В случае необходи мости внесите изменения . Теперь переходим к связыванию выше созданных таблиц . Для этого нужно сделать следующее : находясь в главном диалоговом окне «КАДРЫ 2: база данных» на панели инструментов нажимаю кно пку «Схема данных». Появляется диалоговое окн о «добавление таблицы» состоящее из т рех вкладок : «Таблицы» , «Запросы» , «Таблицы и запросы». Выбираю вкладку «Таблицы» ниже находятся список созданных таблиц , выбрав нужные табл ицы нажимаю кнопку «Доб авить» и закрываю окно . Появившемся окне «схема данных» с помощью перетягивания , перетягиваю с окошко ADRESA поле “ NOMER” в окошко FIO на поле « NOMER » и т . д . Появляется диалоговое окно «С вязи» с пунктами «Обесп ечение целостности данных» , «Каскадное обновление связанных полей» , «Каскадное удаление связан ных пол ей» . И в этом окне отмечаю галочкой «обеспечение целостности данных» нажимаю кнопку «создать » . Закрываю окно схема данных , обязательно сохранив данные. 2. Работа с таблицей 2.1 Приемы работы с данными В форме легко отсортировать записи согласно содержим ому поля. Выберите поле для сортировки и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструменто в. Фильтрация позволяет просмотреть в ф орме только определенные записи . Существует т ри метода фильтрации. 1. Выбе р ите данные , по которым следует провести от бор , и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. 2. Для вывод а требуемых значений в одно или несколько полей формы нажмите кнопку Изменить фильтр. Что бы задать более подробное условие для фил ьт рации или сортировки записей , выберите в меню « Записи » команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр . 3. Для применения обычного или расширенного филь тра нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов. В форме существует возможность п оиска и замены значений . Нажмите кнопку Найти на панели инс трументов для поиска определенного значения в поле , поочередно перемещаясь по всем запи сям , в которых оно присутствует. Выб ерите команду Заменить в меню Правка для замены найденного значения. 2. 2. Фильтра ция данных в таблице Что бы добавить запись , нажмите кнопку Новая запись на пан ели инструментов . В форме появится незаполнен ная запись , в которую следует ввести новые данные. Что бы удалить запись , выберите в ней любое поле и нажмите кнопку Уда л ить запись на панели инструментов. Следуя нашему примеру мы должны оставить тех сотрудников , которые нам нужны . В нашем случае это Дианов , Руженцев и Березовский . Чтобы удалить остальных сотруднико в , нужно сделать следующее . Допустим мы на ходимс я в главном диалоговом окне « Кадры 2: база данных» отк рываем таблицу FIO и оставляем тех сотрудников которые нам нужны и остальные отмечаем с помощью кнопки « Маркер выделения записи» и у даляем с помощью кнопки на панели «удалит ь запись». Марк ер выделения записи И спользуется для выделения всей записи . Кроме того , отображает на экране следующие симв олы : т екущая запись , уже сохранена ; новая запись , в которую можно ввод ить данные ; изменяемая запись , еще не сохранена ; блокированная другим пользователем зап ись , изменения невозможны. 3. Запросы и фильтры 3.1 Простой запрос С помощью запросов можно пр осматривать , анализировать и изменять данные из нескольких таблиц . Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто и спользуется запрос на выборку . При его выполнении данные , у довлетворяющие условиям отбора , выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Запросы можно создавать с помощью мас тера или самостоятельно . Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать т аблицы или запросы , содержащие нужные данные , и заполнить бланк запроса. Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматиче ски , и пользователю не приходится самостоятел ьно их создавать . · Для созда ния запроса , являющегося основой формы и ли отчета , попытайтесь использовать мастер фо рм или мастер отчетов . Они служат для создания форм и отчетов . Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах , то с помощью мастера также создаются их б азовые инструкции SQL. При желании и н струкции SQL можно сохранить в качестве запроса. · Чтобы упростить создание запросов , кото рые можно выполнить независимо , либо использо вать как базовые для нескольких форм или отчетов , пользуйтесь мастерами запросов . Маст ера запросов автоматически выполняю т осно вные действия в зависимости от ответов по льзователя на поставленные вопросы . Если было создано несколько запросов , мастера можно также использовать для быстрого создания с труктуры запроса . Затем для его наладки пе реключитесь в режим конструктора. Для с оздания запросов на основе обычного фильтра , фильтра по выделенному фрагменту или фил ьтра для поля , сохраните фильтр как запрос . Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям , создайте самос тоятельно запрос в режиме конструктора. Мастер простого запроса на выборку ис пользуется для создания запросов для восстано вления данных из полей , определенных в одн ой или нескольких таблицах или запросах . С помощью мастера можно также суммировать , пересчитывать , вычислять средние значения для в сех записей или определенных групп з аписей , а также находить максимальное и ми нимальное значение в поле . Восстанавливаемые записи можно ограничить , установив условие от бора . 1 . В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создат ь. 2 .В д иал оговом окне Новый запрос выберите мастера Простой запрос. 3 .Нажмите кнопк у OK. 4 .Укажите имя таблицы или запроса , на котором должен быть основан создаваемый запрос , а затем в ыберите поля , из которых должны быть восст ановлены данные . 5. Если необходи мо , укажите дополнительные таблицы или з апрос , а затем выберите из них поля , ко торые должны быть использованы . Повторяйте да нные действия до тех пор , пока не буду т выбраны все необходимые поля . 6 .Следуйте инст рукциям , выдаваемым в диалоговых окнах мастер а . В последнем диалоговом окне пользоват елю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конст руктора. 3.2 Конструктор запросов В общем «Конструктор» использу ется для изменения макета выбранной табли цы , запроса , формы или отчета или д ля редактирования выбранного макроса или моду ля . Режим конструктора запроса используется д ля графического изменения структуры запроса . В верхней половине окна выводятся списки полей всех таблиц , включенных в активный з а прос , и линии связей между таблицами . В бланке запроса в нижней части окна каждому полю , включенному в запрос , отвод ится отдельный столбец , что позволяет , наприме р , отображать поля в результатах запроса , сортировать поля или определять условия отбор а. Допу стим мы создали какой то запрос и чтобы изменить макет запроса нуж но нажать кнопку «Конструктор» и тогда по является д.о . « <Имя > з апрос : запрос на выборку» и так познакомим ся с элементами этого окна . Список полей – используется для добавлен ия полей в активный запрос или филь тра . Для этого следует перенести поле с помощью мыши из списка полей в столбец в бланке запроса. Строка «Поле» - добавляет поле в результа ты активного запроса или фильтра . Для доба вления поля в запрос выберите ячейку в этой ст роке в бланке запроса и выберите поле в раскрывающемся списке. Строка «Имя таб лицы» - указывает таблицу , в которой находится данное поле . Это удоб но при определении принадлежности полей тем или иным таблицам в многотабличном запро се или фильтре . Чтобы вывести на экр ан или скрыть строку Имя таблицы , установи те или снимите флажок Имена таблиц в меню Вид. Строка «Сортировка» - задается порядок сортир овки значений управляющего запроса или фильтр а : по возрастанию (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я ), по уб ыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А ) или отсутствие с ортировки . Чтобы указать сортировку поля , выбе рите ячейку в строке Сортировка и укажите порядок сортировки. Флажок «Вывод на экран» - отображает н а экране или скрывает столбец при выполне нии запроса или фильтра . Если столбец скрыт , он все равно может быть использо ван для определения условий отбора. Строки «Условие отбора» и «Или» - задаю т одно или несколько условий отбора (напри мер , = "Алматы " или > 30 000), определяющих набор записе й , отбираемых в запросе или фильтре . При необходимости ввести дополнительные условия , введите значение или выражение в ячейки под ячейкой Или. 3.3 Построитель выражений Построитель выражений може т быть вызван в тех случаях , когда пол ьзователь должен ввести выражение , например , в окне свойств , в поле Условие отбора в бланке запроса , в окне макроса или в окне модуля. Запуск построителя выражений из окна свойств или из нижней полови ны окна макроса : 1. Выберите ячейку свойст ва или аргумента , в которую требуется ввес ти выражение. 2. Нажмите кнопку П остроить , которая находится рядом с ячейкой свойства или аргумента. Если для данного свойства можно испол ьзовать несколько построителей , открывается окно диалога Построители . Выберите Выражения и нажмите кнопку OK. З апуск построителя выражений из бланка запроса , столбца условий в окне макроса или из окна модуля : Допускается вызов построи теля выражений из полей Условие отбора и Поле в бланке запроса , из ячейки столбца условий в окне макроса или из окна модуля . 1. Уст а новите указатель в позицию , в которую требуется ввести выражение , и нажмите пра вую кнопку мыши. 2. В контекстном меню выберите команду Построить. Созда ние выражения с помощью построителя выражений : 1. Запустите построитель выражений. 2. В левом нижнем пол е построител я выберите папку , содержащую нужный элемент. 3.В нижнем среднем поле дважды щелкн ите элемент , чтобы вставить его в поле выражения , или выберите тип элементов. 4. Если выбран тип в нижнем левом поле , то значения будут отображаться в нижнем левом поле . Дважды щелкните на значении , чтобы вставить его в поле выр ажения. <Совет . Любая часть выражения может быть непоср едственно введена в поле выражения .> 5. Вст авьте необходимые операторы в выражение . Для этого поместите указатель мыши в определ енную позицию поля выражения и выберите одну из кнопок со знаками операций , р асположенных в середине окна построителя. 6. Закончив создание выражения , нажмите к нопку OK. Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позиц ию , из которой был вызван построи тель выражений . Если в данной позиции уже содержится значение или если построитель выра жений был вызван из окна модуля , в кот ором имеется выделенный текст , то исходное значение или выделенный текст будут замене ны на новое выражение. 3.4 Создание вычисля емых полей Существует возможность создать новое поле , отображающее результаты вычислений , заданных с помощью в ыражения. 1. В режиме конструктора запроса выполните одно из следующих действий : · Введите выражение в пустую ячейку с троки "Поле ". Если выра жение содержит и мя поля , заключите это имя в квадратные скобки. · Для того чтобы получить помощь при создании выражения , воспользуйтесь построителем выражений . Для открытия построителя выражени й установите указатель мыши в то место строки "Поле ", куда тре буется добавить вычисляемое поле , нажмите правую кнопку мыш и и выберите команду Построить. · После нажатия клавиши ENTER или перехода к другой ячейке Microsoft Access вводит стандартное имя "Выражение N", где N является целым числом , ув еличивающимся на един ицу для каждого следующего поля в запросе , содержащего выраже ние . Имя помещается перед выражением и зак анчивается знаком двоеточия . В режиме таблицы это имя является заголовком столбца. · Имя "Выражение 1" можно заменить более содержательным именем , наприме р "НоваяЦена”. 2 . Если выражение включает статистичес кие функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и бланк запроса содержит другие поля , используемые для груп пировки , нажмите на панели инструментов кнопк у (если строка "Групповая операция " не выводится на экран ). В ячейке "Группова я операция " для поля группировки оставьте значение "Группировка ", а в вычисляемом поле замените слово "Группировка " словом "Выражение ". Примечания : · Для того чтобы открыть или просмотреть все выраже ние целиком без п рокрутки нажмите кла виши SHIFT+F2. Открывается окно диалога Область ввод а. · При необходимости , внесите в запрос следующие дополнения : · Введите условие , определяющее данные , ис пользуемые в вычислениях . · Определите сортировку результатов . · Задайте знач ения свойств полей , таких как "Формат поля " (Format) (поскольку поле не наследует свойства базовой таблицы ). 3.5 Фильтры Условия от бора это инструкции , которые позволяют сообщи ть Microsoft Access, с какими записями предстоит работать . Условия отбора для одного или неск ольких полей вводятся в бланке запроса ил и в окне расширенного фильтра. 1. В режим е конструктора запроса или в окне расшире нного фильтра таблицы , запроса или формы в ыберите ячейку строки "Условие отбора " в с толбце поля , для которого задает ся усл овие отбора. 2. Введите выражение с клавиатуры или с помощью построителя выражений . Для того чтобы открыть окно построителя выражений , у становите указатель на ячейку условия отбора , нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Построить . Для получен ия дополн ительных сведений о применении построителя вы ражений нажмите кнопку . 3. Для того чтобы ввести другое выраж ение для этого поля или для другого п оля , переместите указатель в соответствующую ячейку и введите выражение. Вместе с таблицей , запросом или формой можно с охранить только один фильтр . Однако существуе т возможность использовать созданные ранее за просы в качестве дополнительных фильтров . Зап рос , применяемый как фильтр , должен соответств овать определенным требованиям . Для получения дополните л ьных сведений об этих т ребованиях нажмите кнопку . 1. Перейдите в окно фильтра или расширенного фильтра. 2. Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов 3. Выберите запрос и нажмите кнопку OK . 4. Нажмите кнопку Применит ь фильтр / Удалить фильтр на пан ели инструментов. 4. Формы 4.1 Автоформы Формы используются для различ ных целей . Большая часть данных , представленны х в форме , берется из таблицы или запр оса . Другая информация , несвязанная ни с т аблицей , ни с запросом , хранится в макете формы . Для создания связи между фор мой и записями таблицы , являющейся источником данных формы , используются графические объек ты , называемые элементами управления . Чаще все го для отображения и ввода данных использ уется поле. Создание формы с помощью а втоформы А втоформа создает форму , в которой отображаются все поля и запи си выбранной таблицы или запроса . Каждое п оле расположено на отдельной строке , с лев ой стороны от которой отображается надпись к данному полю. 1. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы или Запросы. 2. Выберите таблицу или запрос , на осн ове которых необходимо создать форму , или откройте их в любом режиме. 3. Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инс трументов и выберите элемент Автоформа. 4.2 Мас тер форм Испо льзование мастера форм — это наиболее простой и быстрый способ создан ия формы , содержащей данные из нескольких таблиц . Мастер форм ускоряет процесс создания форм , выполняя автоматически всю основную работу . В первом окне мастера форм можн о выбрать поля , к о торые должны быть включены в форму . Это могут быть поля из одной или нескольких таблиц . Пр и использовании мастера форм для создания формы на основе нескольких таблиц создаетс я инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведен ия о том , какие таблицы и поля ну ж но использовать. С помощью мастера можно создать обычную ил и иерархическую форму , отображающую данные из нескольких таблиц . Примером обычной является форма , содержащая сведения о товарах и их поставщиках . Иерархической является форма , содержащая одну или несколько подчиненны х форм . Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением « один-ко-многим» . Например , можно создать форму « Категории» , содержащую данные из таблиц «Кате гории» и «Товары». Имеется возможность пред ставления данных в иерархическом виде без использова ния подчиненной формы . Например , если в фо рме много элементов управления , для подчиненн ой формы может не остаться места . В эт ом случае можно использовать мастер форм для создания синхронизированных форм. При нажатии кнопки в форме открывается др угая форма , синхронизированная с записью в первой форме. Созда ние формы Пользователь имеет возмож ность создать форму самостоятельно или воспол ьзоваться мастером . Мастер форм ускоряет проц есс создания формы , так как автоматическ и выполняет всю основную работу . При испол ьзовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на в вод данных , на основе которых создается фо рма . В созданных формах мастер можно испол ьзовать для быстрого создания элементов управ ления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора. Создание формы с помощью мастера 1. В окне базы данных выбе рите вкладку Формы . 2. Нажмите кнопку Создать . 3. В диалоговом окне «Новая форма» вы берите нужного мастера . Описание мастера появ ляется в левой части диалогового окна. 4. Выберите имя таблицы или запроса , с одержащих данные , на основе которых будет создана форма. Примечание . При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера. 5. Нажмите кнопку OK. 6. Если на шаге 3 были выбра ны Мастер форм , Диаграмма или Сводная табл ица , то при создании формы следуйте инстру кциям , выводимым в диалоговых окнах соответст вующего мастера . При выборе элементов Автофор ма : в столбец , Автоформа : ленточная или Автоформа : табличная форма создается автоматиче ски. Изменить созданную форму можно в режи ме конструктора. Чтобы созда ть свою таблицу с помощью «мастера форм» . Нажимаю на вкладку «формы», н ажимаю кнопку «создать» . Появляется д . о . «Новая форма» , и пр иводиться список мастеров в левой части д.о . выбираю «Мастер форм» и выбираю в качестве источника дан ных таблицу . Появляется диалоговое окно «Создание форм». В поле «таблицы /запросы» вы бираю из таблиц необходимые поля , нажимаю «далее» , отмечаю пункт «в од ин столбец» , в ыбираю стиль «глобус». Задаю имя формы нажимаю «готово». 4.3 Диспетчер кнопочных форм Создание и изменение кнопочной формы При создании базы данн ых с помощью мастера автоматически создается кнопочная форма , помогающая перемещаться по баз е данных . На кнопочную панель помещаются кнопки , при нажатии которых открыв аются формы или отчеты (или открываются др угие кнопочные формы , с помощью которых от крываются другие формы или отчеты ), осуществля ется выход из Microsoft Access или изменяется сама кнопочная форма . Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочные формы , подобны е тем , что создает мастер баз данных.кнопо чная форма Создани е кнопочной формы с помощью диспетчера кн опочных форм При создании базы да нных с помощью мастера ав томатически создается кнопочная форма , позволяющая легко перемещаться по формам и отчетам базы дан ных . Пользователь имеет возможность создавать кнопочную форму самостоятельно с помощью дис петчера кнопочных форм. 1. Выберите в меню Сервис команду Надстройк и и подкоманду Диспетчер кнопочных форм. 2. Если выводится приглашение подтвердить создание кнопочной ф ормы , нажмите кнопку Да. 3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм нажмите кноп ку Изменить. 4. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы в ведите имя в поле Название кнопочной формы и нажмите кнопку Создать. 5. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы вв едите текст подписи для первой кнопки и выберите команду в поле со списком Ком анда . Например , введите текст Просмотр заказов , а з атем выберите в поле Команда команду Открытие формы в режиме редактир ования. 6. Для большинства выбранных команд под полем Команда откры вается новое поле со списком . При необходи мости , выберите нужный элемент в этом поле . Например , если выбрана одна из ком анд работы с формами , то в поле со списком Форма следует выбрать имя о ткрываемой формы. 7. По вторите шаги с 4 по 6 для создания всех нужных кнопок кнопочной формы . Чтобы измени ть или удалить какую-либо из созданных кно пок , выберите имя этой кноп ки в сп иске Элементы данной кнопочной формы и на жмите кнопку Изменить или Удалить . При нео бходимости изменить порядок кнопок в списке выберите элемент и нажмите кнопку Вверх или Вниз. 8. Зак ончив создание кнопочной формы , нажмите кнопк у Закрыть. Примечан и я Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочную форму , кнопки которой открывают другие кнопочные формы . С помощью описанных выше действий могут бы ть созданы несколько кнопочных форм . Для т ого чтобы сделать кнопочную форму стартовой кнопочной форм ой , которая открывается по умолчанию при запуске базы данных , в ыберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите к нопку По умолчанию . Для того чтобы открыть из кнопочной формы другую кнопочную форм у , выберите на шаге 5 коман д у П ереход к кнопочной форме и укажите имя кнопочной формы , на которую требуется перей ти. При создании кнопочной формы с помощь ю диспетчера кнопочных форм Microsoft Access создает табл ицу Элементы кнопочной формы , содержащую опис ания кнопок , выводящихся в ф орме , и выполняемых ими действий . Попытка изменить кнопочную форму в режиме конструктора формы , может привести к тому , что приложение перестанет работать . Если требуется внести в кнопочную форму существенные изменения , рек омендуется создать кнопочную форм у заново , а затем указать новую форму в качестве стартовой формы . Для того чтобы создать кнопочную форму . В главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчер к нопочных форм», появляется д . О . «Диспетчер кнопочных форм» состоящая из пяти кнопок : «За крыт ь , Создать , Изменить , Удалить , По ум олчанию» . Нажимаем кнопку «изменить» . Появляется д.о . «Изменение стр аницы кнопочной формы» состоящая из двух полей «Название кнопочной формы» и «Элементы данной кнопочной формы» нажимаем кнопку «создать» . Появляется д . О . «изменения элемен та кнопочной формы» , состоящая из трех пол ей : 1.Текст , 2.Команда 3.Кн опочная форма, в поле «текст» пишу «Просмотр и нформации по странам мира», в поле «команда» выбираем кнопочную в режиме редактирования в третьем поле выбир аю форму “ frmutegenov ” , отмечаю главная кнопочная форма нажимаю кнопку « ok » . Закрываю окно . Для того чтобы создать кнопку «выход», д елаем следующее : в главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчер к нопочных форм», появляется д . О . «Диспетчер к нопочных форм» Н ажимаем кнопку «изменить». Появляется д.о . «Изменение страницы кнопочной формы» . Нажимаем кнопку «создать» . Появляется д . О . «изменения элемента кнопочной формы» в поле «текст» пишу «Выход» в поле «Команда» выбираем «Выход из приложения» и нажимаем ok . А теперь приступаем к созданию кнопки «Выход из программы» . Для этого делаем следующее находясь в главном д.о . « Utegenov : база данных» нажимаю кнопку «конструктор» появляется д.о . «Кнопочная форма : форма» с панелью элементов . На панели элементов нажимаем на кнопку «кнопка» и с пом ощью перетягивания вставляю его д.о . «Кнопочна я форма : форма» , появляется д.о . «создание к нопок» с двумя пунктами «категории» и «действия», в поле «категори я» выбераем «Приложение», а в поле «действие» выбераем «Выход из приложения» и нажимаем кнопку «далее». См . приложение 8. 5. Отчеты 5.1 Автоотчеты Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать . С помощью отчета имеется в озможность вывести необходимые сведения в том виде , в котором тр ебуется . Больше всего сведений в отчете берется из базово й таблицы , запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета . Другие све дения вводятся при разработке отчета . Для создания связи между и его исходными данн ыми применяются элементы управления . И ми могут быть поля , содержащие имена или числа , надписи для заголовков , декоративные линии для графического оформления отчета . Автоотчет является средством создания отчета , в котор ом выводятся все поля и записи из баз овой таблицы или запр оса. 1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты. 2. Нажмите кнопку Создать. 3. В диалоговом окне Новый отчет выбе рите одного из следующих мастеров. · Автоотчет : в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком с лева. · Автоотчет : ленточный — по ля каждой записи образуют отдельную строку . Заголовки печатаются сверху на каждой стра нице. 4. Выберите таблицу или запрос , содержащие данные , выводящиеся в отчете. 5. Нажмите кнопку OK. Microsoft Access применяет последний автоформат , использ ованный для создания отчета . Если вы ранее не создавали отчет с помощью мас тера или не использовали команду Автоформат из меню Формат , будет применен стандартны й автоформат. Совет . Также м ожно создать отчет с полями , размещенными в один столбец , базовым источник ом дан ных которого являются таблица или запрос , выбранные в окне базы данных . Выберите ком анду Автоотчет в меню Вставка или нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите команду Автоотчет . Отчеты , созданные подобным образом , содержат только сами записи (в них нет верхнего и нижн его колонтитулов ). 5.2 Конструктор отчетов Это – окно , в котором создается м акет отчета. Для того чтобы открыть отчет в ре жиме конструктора , следует перейти в окно базы данных , выбр ать вкладку Отчеты , в ыбрать отчет и нажать кнопку Конструктор . Если отчет уже открыт , то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку Вид на панели инструментов. 5.3. Мастер отчет ов Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятел ьно или соз дать отчет с помощью мастера . Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать от чет . После вызова мастера выводятся диалоговы е окна с приглашением ввести необходимые данные , и отчет соз д ается на о сновании ответов пользователя . Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей , та к как позволяет быстро разработать макет , служащий основой создаваемого отчета . После э того можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в с т андар тный макет. Создание отчета с помощью мастера 1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты. 2. Нажмите кнопку Создать. 3. В диалоговом окне Новый отчет выбе рите нужного мастера . Описание действий , выпол няемых мастером , выводится в левой половине диа логового окна. 4. Выберите имя таблицы или запроса , с одержащих данные , по которым строится отчет. Примечание . Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или з апрос как базовый источник данных для отч ета . Однако мастер позволяет изменить источн ик данных , а также выбрать поля из других таблиц или запросов. 5. Нажмите кнопку OK. 6. Если на шаге 3 выбран мастер отчето в , мастер диаграмм или мастер наклеек , вып олняйте инструкции мастера , выводящиеся в диа логовом окне . Если выбран один из мастеров ав тоотчетов , отчет создается автоматичес ки. Если созданный мастером отчет требует внесения изменений , сделайте это в режиме конструктора отчета. Заключение Проделанная рабо та по курсовой работе позволяет сделать с ледующие выводы : - Чтобы сделать любую ба зу данных Microsoft Access надо изучить предметную об ласть и составить таблицы , в которых будет отображаться это предметная область (информа ция о работе , которое нужно автоматизировать на персональном компьютере ) - После составл ения таблиц идет их связыв ание - По связанным таблицам составляются запросы , формы , отчеты. Полученный опыт по курсовой работе позволяет мне в любой организации , ознакомившись с ее работой , создать прототип базы данных и вести сопровождать эту базу данных при условии дальнейшего изучения Microsoft Access в части : - вкладки , - флажки, - макросы - модули (прогр аммирование VBA ). ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1. Терминология СУБД – система управления базами данных . Э то название целого класса программных продукт о в , орие нтиров анных на работу с базами данных . Англоязычная версия этой аббревиатуры – DBMS ( database management system ). База данных (БД ) – в Access это файл , который служит для хранения данных , объектов и настроек СУБД . Обычно БД создается для одной к онкретной прикла дной задачи. Таблица – основной объект базы данных , хранилище инфо рмации . Состоит из полей (столбцов ) и запис ей (строк ). Запрос (на выборку ) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия . Запросы п озволяют создавать виртуальные таблицы , к оторые состоят из вычисляемых полей или п олей , взятых из других таблиц . В Access существует несколько типов запросов. Форма – средство отображения данных на экране и у правления ими. Отчет – средство отображения да нных при выводе на печать. Запись – аналог строки в таблице . Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице , выборке данных в запросе , форме , выводимой на экран , и т.д. Поле – столбец в таблице . В Access полю придается ряд свойств , кото рые определяют возможности базы данных . Еще используют т ермин «поле ввода» для указания строки эл емента управления , в которую пользователь мож ет ввести данные. Ключевое поле – поле , значения которого служат для однозначного определения записи в таблице. Ключ – од но или несколько ключевых полей , позволяющих идентифицировать записи таблицы или организо вать связи между таблицами . Если вы вспомн ите , как выглядит эмблема Access , то поймете : ключ – очень важная составная часть этой СУБД. Счетчик - поле , содержа щее номера записей в таблице. Индекс – средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля . Суще ствуют два вида индексов : допускающие не д опускающие повторение значения поля. Область выделения записи – прямоугольная зона с ле ва от строки , которая позволяет выделить с троку целиком. Область выделения поля – зона заголовка поля . Щелчок в этом месте позволяет выделить поле ц еликом. Полоса прокрутки – объект с двумя кнопками и бе гунком , позволяющий сдвигать данные в окне или сп иске. Вкладка – объект , позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога , используемого для в вода параметров . Внешне она похожа на карт очку из обычной картотеки и снабжена имен ем . Вкладки расположены в окне диалога так им образом , что видна тольк о одна из них . Щелчок на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования . Параметры распределены по вклад кам тематически , в соответствии с их назна чением. Конструктор – режим определения свойств объектов баз ы данных (таблиц , за просов , форм , отчето в , макросов , модулей ). Конструктор имеет свое окно , в котором расположена таблица для задания свойств объекта – банк . Режим конструктора является альтернативой режиму просм отра данных. Указатель (мыши ) – подвижной значок , связанный с м ышью . В процессе работы он принимает самые разные виды , что облегчает пользова телю обращению с объектами и служит своег о рода подсказкой. Переключатель – элемент управления , который позволяет выби рать один и только один из нескольких вариантов установки па раметров. Флажок – элемент управления , который может находиться в одном из двух положени й : установлен или сброшен. Контекстное меню – меню , связанное с объектом . Оно раскрывается после щелчка правой кнопкой м ыши на объекте и содержит команды , относящ иеся т олько к данному объекту. Мастер – программа , нацеленная на решение определенной узкой задачи . Мастера ведут диалог с пользователем , в процессе которого приложение получает необхо димые для решения задачи сведения . Для удо бства работа Мастера состоит из неск ольких этапов или шагов . Пользователь , при необходимости , может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный . Включение в программу Мастеров – одно из средств модернизации программных п родуктов.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Руководителя Почты России отправили в отставку!
Это неплохо.
Но грустно думать: ведь он туда по привычке будет идти месяца два...
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по программированию "Кадры с использованием программы Microsoft Access 97", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru