Курсовая: Создание шаблонов организационно-распорядительной документации - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Создание шаблонов организационно-распорядительной документации

Банк рефератов / Международные отношения

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 341 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

2 ХАРЬКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ «Народная Украинская Академия » Факультет «Референт-переводчик» Кафедра «Документоведение и информационная деятельность» Срок хранения КР до __________года КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Компьютерное дело производство» Тема : Создание шаблонов организационно-распорядительной документации . Составление докладных записок Рег . № ____ Сдана на кафедру __________ Допуск к за щите _________________ Выполнила : студентка 2-го курса группы РПА – 27 Подвальная О.В. Оценка по результатам защиты _____________________________ « ____» __________________1999 г. Проверил : научный руководитель кандидат тех . наук, старший преподаватель Ситникова П.Э. Харьков 1999 cО ДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 3 ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4 Делопроизводство в Киевской Руси 5 ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 7 Актовое де лопроизводство 7 Приказное делопроизводство 10 Коллегиальное делопроизводство 12 Процедура изда ния распорядительных документов 17 Основные способы применения шаблонов при оформлении документов 21 создание шаблона докладн ой записки 23 Пример оформлен ия внешней докладной записки : 30 Заключение 31 Литература : 32 ВВЕДЕНИЕ С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение . Сначала , в первобытном обществе ; с помощью нечленоразд ельных звуков , мимики и жестов . Затем появ ил ись наскальные изображения , чуть поздне е , с появлением речи , накоплением знаний и опыта , возникает необходимость фиксации инфо рмации . И появляются берестяные письма , одни из первых носителей информации . На следующи х этапах это уже написание на бумаге талм у дов , дневников , книг… А в наше время можно выделить кон кретную отрасль управленческой деятельности , зани мающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием ). Это очень тяжелый , кропотлив ый труд , требующий большого внимания и нап ряжения . Однак о научно-технический прогресс не стоит на месте и с его развитием процесс документирования автоматизировался . Сначала с возникновением механических и электрически х пишущих машин , а позднее ЭВМ и , в частности , компьютера . В нашей стране развитие науки , тех ники и освоение достижений этих отрас лей , к сожалению , намного отстает от запад ного , где компьютер занимал важное место в жизни человека еще в начале 80- х годов . Но , наконец , эта волна компьютеризации до шла и до нас. Понятно , что компьютер сразу не стал у ниверсальным решением всех проблем . Но постепенно и сами машины , и программы совершенствовались . И вот компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще боле е проработанную и дополненную версию Windows 95. С наибольшей пользой , на мой вз гляд , достижения компьютерной техники ска зались на делопроизводстве , решение задач кот орого значительно упростилось , а скорость раб оты заметно повысилась. И мне кажется особенно актуальным изу чение компьютерной техники именно на данном этапе , когда пользов ателю упростили р аботу с ПК до нельзя ; когда на многих предприятиях , в фирмах и организациях ком пьютер уже стал незаменимым помощником ; когда с каждым днем он все глубже и гл убже внедряется в нашу монотонную жизнь , д елая ее ярче и интересней. Я думаю , что уже в начале XXI в ека компьютеры будут иметь огромное значение , и вполне возможно , играть глобальную рол ь всего человечества. ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА С давних вр емен дошли до нас различные виды документ ов , с помощью которых м ы имеем воз можность узнать историю своей страны , ее г ероическое прошлое , особенности быта своего н арода , правовые формы и этические нормы вз аимоотношении между обществом и государством , а также между людьми. Необходимость создания документов возникла однов ременно с появлением письменности . Более того , считают , что именно потребность в создании различных документов (соглашений ,, договоров и т.п .) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного , но и го сударствен н ого значения. Уже в V а . до пашен эры древнеримск ий плебс требовал введения четких "писаных " законов . Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным тр ебованием средневековых восстаний . Когда же п оявились законы , от делопроизводител я тре бовалась абсолютная точность формулировок и б езукоризненное знание формы изложения , иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации . Д ошли до нас письмо о философской доктрине Эпикура , письма древнеримских государственн ых деятелей Цицерона и Плиния . В послании индийского царя Иоанна к греческому царю Маиуилу , которое в пору крестовых походов было известно как сказание об индийском царстве , описывается сильное и богатое аз иатское государство , к о торое придет на помощь христианской Европе. Дел опроизводство в Киевской Руси После образован ия древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с друг ими странами , а также для заключения межго судар ственных договоров . В условиях форми рования классового общества возникла необходимос ть в составлении завещаний , записях о долг ах , заключении торговых контрактов , в надписях на вазах об их предназначении и т.п . Важные документы древнерусские князья сохраня л и лучше , чем драгоценности . Извес тно , что во времена Ярослава Мудрого собра ние наиболее давних грамот и договоров Ру си хранилось в Михайловском приделе Софиевско го собора . Ученые допускают , что именно зд есь были сосредоточены и документы до вла димирских в р емен . Одним из наиболе е известных хранилищ является также Киево-Печ ерский монастырь , основанный выходцем из Черн иговщины преподобным Антонием еще при Ярослав е Мудром. Из-за пожаров , княжьих меж усобиц и монголо-татарского нашествия большая часть памя ток др евнерусских времен погибла - До н ашего времени дошли лишь отдельные памятки , судьба которых оказалась более удачной. Среди этих документов наиболее древние рукописные книги "Остро-мирово Евангелие " 1056-1057 гг . и "Сборник Святослава " 1073 и 1076 гг . произв едения оригинальной древнерусской литературы "Поучение к братии " епископа Луки , "Слово о законе и благодати " первого нашего ми трополита Иллариона , "Житие Бориса и Глеба " и т.п . Все они на сегодняшний день явл яются не только памятниками письменности и лите р атуры , но и документами то й эпохи. Одним из древних и важных документов норм права является "Правда Русская " или , по принятому в науке названию , "Русская правда " (термин "правда " здесь означает закон ). Этот документ не сохранился . До нашего времени дошли лишь многочисленные (около 300) списки , то есть копии , из которых на иболее старинные датируются XIII в. Важными документами той эпохи были "кн яжьи уставы " и "уроки ", а также церковные уставы . Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внут ренних г осударственных норм и порядков , как , например , "Устав Владимира Мономаха ", который стал д ополнением и своеобразной частью "Русской пра вды ". Под "уроками " подразумеваются постановления князей преимущественно финансового характера о налогах . Церковн ы е уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве , а также церковные суды и обеспечить церковь материально . Сохранились церковные уставы князей Владимира и Ярос лава . Первый известен в копии XIII в ., второй — XI V в. Наиболее важным ист орическим документ ом является "Повесть временных лет ", который дошел до нас не в оригинале , а в более поздних списках . Одним из них явл яется Лаврентиевский список , названный по име ни монаха Лаврентия , который составил его в 1377 г ., и Ипатьевский список ( о т Ипатьевского монастыря в Костроме , где он был найден ), датированный началом X V в , Именно в этой летописи содержатся сведения о пер вых международных актах — договорах Руси с иностранными государствами . В частности , з десь есть сведений о четырех договорах Руси с могущественным государством того времени — Византией (соглашения 907 и 911 гг . князя Олега , 947 г . — князя Игоря и 971 г . — князя Святослава ), Уже в те давние времена документ служил гарантией выполнения обязанностей и ему придавалось большое значен ие . В договоре с Ви зантией (947 г .) читаем : "Отныне ж пусть приходя т к князю русскому с грамотой , в котор ой будут свидетельствовать о своих мирных намерениях ... Если же придут без грамоты , то пусть содержатся под стражей , пока не известим о них князя Игор я ". Каким же тогда был язык документов ? Ведь Киевская и Переяславская земли уже в XI I в . именуются Украиной . Еще М. Максимович доказал , что язык крестьян Киевщины XIX в . — это и язык киевских князей . Язык документов К иевской Руси — старославянский . Как свид етельствует "Повесть минувших лет ", большая часть украинских слов количественно смешивал ась с массивом старославянских слов. ЭТА ПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Актовое дело производство Как форму в едения дело производства актовые книги нач али применять на территории западных славянск их земель уже в XIII веке . На западно-украинск их землях , как отмечали в своих работах известные украинские историки О.И. Левицкий и В.О. Романовский " , акто вые книги появил ись во второй половин е XIV века . Я.Р. Дашкевич " считает , что при изучении пр облемы генезиса этой формы делопроизводства н ельзя игнорировать наличие актовых книг в итальянских , западногерманских и чешско-моравских центрах , как возможных путях их проникновен ия в Украину. Большой массив актовых книг появился в результате деятельности гродских (польск . grod — крепость ) и земских судов . Известно , что на зем лях Правобережной Украины , которые постепенно входили в состав Великого Княжества Литовско го , судебная и ад министративная власть до середины XVI века осуществлялась через ста рост и воевод . Согласно Первому Литовскому Уставу 1529 г . гродский суд вел староста в каждой волости воеводства от имени князя Литовского. В связи с недовольством дороговизной этого суда в 1564 г . была проведена су дебная реформа , в соответствии с которой вся территори я Княжества была разделена на волости с четко обозначенными границами . В каждой вол ости действовали по три судебных учреждения : гродский , земский и подкоморный суды. Земский суд состоял из судьи , подсудка , писаря и изб ирался помещиками . Помещики имели право избир ать по четыре "електа " (кандидата ) на судейс тво , подсудство и писарство , из которых ко роль утверждал по одному кандидату на соо тветствующую должность . При судах существо в ала также должность "возного ", обя занностью которого было вручать извещения о вызове в суд и исполнять его решения. В Уставе 1588 г . была введена должность "возного генерала " как старшего над "возным ". Избранный на эту должность давал присяг у королю. Понач алу суды имели четко выражен ный круг своей деятельности . Земский суд рассматривал гражданские дела , его канцелярия имела так называемое "право вечности ", т.е . право прид ания юридической силы разным документам (усло виям сделки , контрактам , тестаментам , купч и м и т.п .). В компетенцию г радского суда входили криминаль ные дела . Подкоморные же суды занимались разрешением г раничных споров землевладельцев. В дальнейшем в практической деятельности судов произошло смешение их функций . Так , санкция имущественных дел по степенно перешла к гродским судам , этому способствов ало и то обстоятельство , что действовали о ни постоянно в то время , как земский з аседал лишь три раза в год. Все , что происходило в судах , заносило сь в актовые книги . В зависимости от х арактера рассматрива емых дел они делились на : декретные , записные и текущие. В декретные книги , которые велись только во время судебных сессий — "рочков ", вносили исключительно протоколы криминальных и граждан ских дел . Записные — имели некоторую аналогию с нота риальными книга ми . В них вносили разны е личностно-правовые документы : дарственные , купчие , долговые , продажные , а также контракты , ус ловия и т.п . В них же , кроме того , в носились королевские дарственные грамоты и "п ривйлеи ", сеймовые конституции , люстрации и т.п . Текущие книги предназначались для жалоб , свидетел ьств и "реляций " возных , заявлений , "протестаций " и других извещений разнопланового характера . Большинство книг велось по двойной систе ме : сначала акты записывались в "черновик " — "протокол ", сокращенно , без вступи т ельных и заключительных формул , а пото м переписывались в чистовик — "индукту ". А кты , как правило , вписывались в "секстерни " — тетради , сложенные из 4-6 листов бумаги , к оторые по итогам года сшивались в актовые книги . Если документов было много , книги по и х тематике формировались в тома. Для облегчения поиска и упорядочения листов последнее слово на каждом из них заносилось первым на последующем . Если же на странице оставалось свободное место , на нем писалась буква "Z" или слово "Vacua". Правильность написан ия актов проверял ась , о чем говорят "маргиналии " — отметки на полях , например : "Тот аркуш порядней треба бы переписать ". Нумерация актов (славя нская и арабская ) проводилась по месяцам ; нумерация страниц была введена значительно по зднее. Свое дальнейшее раз витие актовое делопроизводство в судах получило согласно Ус таву 1566 г ., который предусматривал ведение всех документов "словы русскими ". В документах той поры прослеживается стремление придерживатьс я канцелярского стиля изложения , хотя и вс тречаются элем е нты живого разговорног о языка , характерного для представителей феод ального общества. Учитывая значимость актовых книг , всегда принимались меры для их сохранения . Устав обязывал помещиков каждого уезда "збудовать такое место , где бы завжды книги земс кие без печне от всякой пригоды были эахованы " и хранились у "скрынях моцных за тремя-замками "" . К сожалению , большая часть актовых кни г погибла . Ныне общее количество актовых к ниг составляет 7,5 тыс . томов , которые вмещают около 5 млн . документов-записей '" . Акт овое делопроизводство просуществовало на территории Правобережной Украины до к онца XVIII века. Приказное де лопроизводство До XV столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер . Органами управл е ния государства были так называемые пути : сокольничий , ловчий , конюший , стольничий , чашничий . Само государство делилось на уезды , станы и волости во главе с наместник ами и волостными , компетенция которых распрос транялась и на барские вотчины . Делопроизвод с тво вели дьяки , а при наместн иках — писари и поддьячие. Создание Российского централизованного госуд арства потребовало более развитых форм госуда рственного управления . В связи с этим прои сходила постепенная перестройка органов великокн яжеского управления . В конце XV — начале XVI веков сложилась система приказов — центральных орга нов государственного правления , которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений . Так , Посольский приказ ведал внешними отношениями , Разрядный— военными , Поме стный— земельными делами ; существовали Х олопский , Ямской , Разбойный и другие приказы . Когда Украина в 1654 г . вошла в состав России , при Посольском приказе сначала была создана канцелярия малороссийских дел , а в 1663 г . — Малороссийский приказ. Всего было около 80 приказов , каждый из которых насчитывал от 3 до 400 "приказных людей ". Во главе приказа стоял судья , рук оводивший вместе с "товарищами " (заместителями и помощниками ) дьяками . Дьяки из простых п исарей становились начальниками приказных канцел ярий и занимались всеми повседневными делами и делопроизводством . Для этого они имели в своем распоряжении "письмовые гол овы " разных рангов : под-дьячих (старших , средней руки и младших ), писарей , переписчиков , а также переводчиков , сторожей и приставов. Канцеляри и функционировали при каждом государственном , духовном или гражданском уч реждении , документы в них оформлялись по о пределенным общим правилам , которые наследовались традиционно. Деятельность канцелярий , работа их отдель ных служащих по созданию официальных те кстов хорошо видны по реквизитам создаваемых документов . Так , на каждом документе , кото рый доставлялся в приказ , ставилась дата р егистрации . Дьяк в необходимых случаях ставил отметку "выписать ", т.е . навести справку . Де ло готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили "присуд " и распоря жения о подготовке письма-ответа. Проект документа составляли по указанию дьяка старшие поддьячие . Дьяк редактировал этот проект , делая отметки на полях или обратной стороне листа . Исправленный докумен т младший поддьяч ий переписывал заново — "белил " и передавал поддьячему , который сверял его с черновиком и визировал : ст авил подпись на обратной стороне в нижней части листа , подтверждая правильность написа нного . Проверенный документ подписывался дьяком растянуто по всей е го ширине , например : "А грамоту писал дьяк Семен Грач '" . Писали на узких (15-17 см ) полосах бумаги , которые в случае необходимости склеивали , о ставляя обратную сторону чистой . К первому документу подклеивали последовательно другие и длинную бумажную полос у сворачивали в рулон . При чтении полоса волочилась ; отс юда и появилось народное изречение — вол окита , что означает несвоевременное решение т ого или другого вопроса " . В деятельности приказов XV-XVII I вв . выработал ся определенный процесс работы с документа ми , который и получил название приказн ое делопроизводство . В практике деятельности приказов появились определенные формулы составны х частей документов , порядок их оформления и перемещения как в самих приказах , так и между ними . Документы стали разделять н а законодательные (царские указы , решения Боярской Думы ) и распорядительные ( грамоты и указания органов государственного п равления ). От простых людей в приказы пост упали челобитные. Территория Левобережной Украины , на то время входившая в состав России , был а разделена на 16 военных округов или полков , в которых административная , судебная и военная власть принадлежала полковникам . Территория каждого полка делилась на сотни во главе с сотниками . Возглавляли государст во гетман и Старшинский Совет , а делопроиз в о дством ведал Генеральный Писарь вместе с Генеральным Судьей. В мае 1710 г . гетманом был избран Пили п Орлик , бывший до того генеральным писаре м и автором "Пактов ", или так называемой "Бендерской Конституции и вольностей Запорожско го войска ". Интересно , что исходным полож ением этого документа был тезис о независ имости Украины. Коллегиальное делопроизводство Как уже отмечал ось в предыдущих статьях , делопроизводство в учреждениях Российского государства до XVIII сто летия велось согласн о канцелярским традиц иям и законодательством не регулировалось. В 1717-1718 гг . на смену устаревшей системе приказов было создано 12 коллегий , каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу управления и была подчинена сенату . Окончательно структуру коллегий о пределил Генеральный регламент государственных к оллегий , подписанный 27 февраля 1720 г. Генеральный регламент стал основой органи зации делопроизводства в государственных учрежде ниях , и в законодательном порядке была офо рмлена новая сист ема документирования. Интересна история создания Генерального р егламента . Еще в 1715 г . Петр I направил своих представителей в Швецию , Данию и Германию для изучения существующей у них коллегиа льной системы управления и возможности примен ения ее в России . П осле изучения м атериалов было принято решение выбрать шведск ую модель и , учитывая особенности российского государственного строя , постепенно вводить с е . Первый вариант Генерального регламента был составлен Генрихом Фиком , после чего он имел еще 12 редакци й. В Генеральном регламенте были подробно раскрыты функции каждого подразделения коллеги и , в том числе был раздел о структуре и функциях канцелярии и ее секретаря. Именно секретарь составлял наиболее важны е документы , все прочие оформлялись канцеляри стами п о его поручению . Некоторые доку менты (дипломы , патенты ) составлялись по "генера льным формулярам ", т.е . определенным обязательным формам документов. В 1722 г . выходит в свет "Табель о рангах ". Именно этот документ положил начало системе чинов , званий и титу лов , кот орые применялись в делопроизводстве до 1917 г . В этот же период была создана практика официального делопроизводства , существующая до наших дней. В окончательной форме вопросы документаци онного обеспечения управления были сформированы в "Учреждениях для управления губерниям и " от 7 ноября 1775 г . Согласно вышеупомянутому документу , процессы делопроизводства между учрежд ениями стали ритуалом . Чтобы занять соответст вующее место в бюрократической системе управл ения , этот ритуал нужно было хорошо знать. Д ля отношений между высшей власть ю и властью на местах были установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов . Высшие учреждения давали указани я , подчиненные — писали "доносы " об их выполнении . Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия документов . Весь процесс прохождения документов в учреждениях обязательно регистрировался в журн алах , книгах или реестрах . На входящих док ументах в верхнем правом углу ставили дат у поступления и номер согласно реестру . За регистрированные доку менты рассматривались с оответствующими исполнителями и заносились в настольный реестр . Аналогично регистрировались ис ходящие документы. Для облегчения нахождения документа к реестрам составляли алфавитку учреждений и лиц , которые имели к этому какое-либо о тношение . О проделанной работе учреждения составляли отчеты , а о количестве и с оставе заслушанных дел — срочные сводки. Законодательные и распорядительные акты о формлялись указами , регламентами , инструкциями и протоколами . Появилось множество форм переписк и : письма , реляции , доносы , извещения. Именно в период коллегиального делопроизв одства были установлены начала организации уч ета , прохождения и сохранения документов , тогд а же впервые появился термин "архив ". Россия все больше ограничивала самоуправл ение в Украине , хотя еще оставалась власть гетмана . Гетман непосредственно управлял государством при помощи генеральной старшины , в частности генерального обозного (отвечал за артиллерию и воинские запасы ), генерального судьи (руководил судопроизводством ), гене р ального есаула , который был помощником в военных делах , и генерального писаря , возглавлявшего гетманскую канцелярию. Гетман выдавал универсалы — письменные распоряжении , которые должны были исполнятьс я всем народом Украины. Своих законен о государственном стр ое , суде , праве на землю , ведении делопроиз водства в Украине разработать не успели . С удили , и основном , по польским законам . А в Сечи жили по своим , неписаным законам. Символами гетманской власти в государстве были клейноды ?" булава , корогвы , бунчук и л итавры . Особенное значение имела печат ь с гербом , на котором изображался казак с ружьем на плече . Одновременно гетман пользовался личной печатью с фамильным гер бом. После поражения гетмана Мазепы российские правители получили право надсмотра над с удами и д аже канцелярией гетмана , земл и раздавались российским дворянам . В 1722 г . в г. Глухонс была создана Малороссийская коллег ия , которая попеременно управляла Украиной им еете с гетманами до 1764 г . В 1783 г . iimccto полкового делении был о создано три наместнич ества (позднее — губернии ) е центрами в Киеве , Чернигове и Новгород-Сиверском , которые вместе составля ли Малороссийское генерал-губернаторство . Украина окончательно потеряла свои права , свою волю , закончило свое существование вольное украинско е казацкое г о сударство. Исполнительное дело производство Очередные реформы российского центрального государственного аппар ата были проведены в 1810-1811 гг . ''В 1810 г . утве ржден высший государственный орган — Государ ственный Совет (Дума ), а в 1811 г . созданы ц ентральны е органы государственного правления — министерства . Министерства имели многосту пенчатую структуру . Состояли они из департаме нтов , которые делились на отделы , а отделы — на столы. Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать док умен ты соответственно должности каждого . Документы поступали сверху вниз : от царя — маниф есты , высочайшие приказы и рескрипты , от с ената — указы и распоряжения . Министры и руководители департаментов подписывали циркуляр ы и приказы , губернские власти — ука з ания и т.д. Создание министерств завершило процесс че ткого разделения государственного аппарата . Это привело к быстрому росту слоя чиновников-бю рократов , которые полностью зависели от милос ти царя . Аппарат все больше разрастался чи сленно и старался обеспеч ить свои пра ва , а также материальные и моральные приви легии и почести . В 1812 г . было утверждено уже восемь министерств , и их количество увеличивалось . Постановлением "Общее учреждение министерств " предусматривалось единство создания документов по привед е нным образцам . Каждый важный документ состоял из трех частей : введения с изложением сути дела , об основания со ссылками на законо дательство и нормативные акты , ходатайства или прос ьбы. Порядок прохождения - документов по инстан циям строго регламентировался правилами , кот орые требовали , чтобы документы не отклонялис ь от своего установленного пути . В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах , со стоящих из трех частей : для регистрации до кументов высшей власти , для обыкновенн ых документов и для секретных . Дела , котор ые рассматривались в департаментах , разделяли такие на три категории : срочные ; неотложные (рассмотрение которых связано с применением неотложных решений ) и текущие. Много внимания и усилий уделял целост но сти делопроизводства и отчетности извес тный государственный деятель того времени М.М. Сперанский , работы которого внесли весомый вк лад в унификацию документов. В это же время возникла практика составления разнообразных письмовников , ставших о течественной т радицией . Нужно подчеркнуть , что , хотя эти сборники и носили название письмовников , вмещали они все виды докуме нтов : распоряжения , указания , циркуляры и т.п. Достаточно было найти в письмовнике о бразец нужного документа или , еще лучше , з аменив фамилию , дат у и адрес , переписа ть документ заново . Благодаря письмовнику мож но было также , используя типовые обращения или формуляр нужного документа , составить п о нему новый. Режим Временного правительства из-за непр одолжительности своего существования не внес сущест венных изменений в практику подгото вки документов . В практике документационного обеспечения управления еще оставался речевой ритуал . Перед самой революцией в 1917 г . вышло постановление "Об усовершенствовании форм оф ициальных отношении и бумаг ", в котором были отменены "титулирование и за ключительные формулы вежливости в деловых пис ьмах ". Про цедура издания распорядительных документов Процедура издания распорядительных документов в условиях едино личного принятия решений - приказов , указаний , распоряжений включает следующие стадии : 1. Инициирование решения — обоснование н еобходимости издания распорядительного документа. 2. Сбор и анализ информации по вопрос у. 3. Подготовка проекта распорядительного доку мента. 4. Согласование проекта д окумента. 5. Внесение проекта распорядительного докуме нта на рассмотрение руководства. 6. Принятие решения (подписание документа ). 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. Процедура документирования выступает организ ующим началом в подгото вке и издании распорядительного документа и призвана обесп ечить его соответствие действующему законодатель ству. Проекты распорядительных документов готовятс я на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой ), по поручению руко водства организации , по инициативе руководителей структурных подразделе ний или подведомственных организаций , а также отдельных специалистов . Обоснование необходимост и издания распорядительного документа может и злагаться в докладной записке , служебной запи с ке , справке аналитического или ин формационного содержания , предложении , заключении , акте , служебном письме . Эти документы выступаю т в качестве инициирующих решение. Проекты распорядительных документов готовятс я специалистами структурных подразделений . Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений , по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников ^ я подготовки проекта распорядительного документа. На второй стадии осуществляется сбор и анал из информации , необходимой для п ринятия качественного решения . Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективн ость , достаточность и своевременность информации , на основе которой готовится проект докум ента . Для этого необходимо определи т ь источники такой информации . Это може т быть : оперативная документация учреждения ; д окументы , поступающие из вышестоящих и подвед омственных учреждений ; законодательные акты , норма тивная документация , научные данные и др . Итогом сбора и анализа информации п о вопросу является выработка управленческ ого решения , причем , как правило , в процесс е анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно , наиболее приемлемое. Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного д окумента . Оформление проекта осуществляется по тем же правилам , которые предусмотрены для оформления документа , но не на бланке , а на стандартном листе бумаги , с нанесе нием всех необходимых реквизито в и проставлением на верхнем поле справа сло ва «Проект» . Текст проекта распорядительного документа должен составляться так , как если бы это был окончательный вариант документа. Четвертая стадия — согласование проекта документа — состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутр еннего согласования ) и внешнего согласования , если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях . Обычно внешнее согласова ние проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными о рганами исполнительной власти . Внешнее согласован ие проекта распорядительного документа проводитс я на отдельном листе — «Листе согласован ия». Внутреннее согласование (визирование ) проводит ся с руководителями всех заинтересованных под разделений организации , главными и ведущими специалистами , если распорядительный документ касается вопросов их деятельности ; с профсо юзной организацией , если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров орг анизации ; с главным бухгалтером , если речь идет о финансовы х вопросах ; с юр идической службой — на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству , а также с заместителями руководителя орг анизации. В процессе согласования могут быть вы сказаны замечания и дополнения к проекту документа . Они могут быть внесены непоср едственно в представленный проект документа и ли оформлены на отдельном листе как особо е мнение или замечания . В последнем случае при визировании на проекте документа про ставляется отметка : «Особое мнение прилагается» или «Замечания при л агаются» . Особое мнение , оформленное на отдельном листе , п рикладывается к проекту документа и возвращае тся разработчикам проекта распорядительного доку мента . Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом до кумента руководит е лю на подписание. Пятая стадия - внесение проекта распорядит ельного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект д окумента по результатам согласования , окончательн ое оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание . Эта стадия имеет особое значение , если проект распор ядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации . В этом случае проект документа оформляется не на бланке орган изации , а на стандартных листах бу маги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской. На шестой стадии принимается решение , выражающееся в подписании распорядительного доку мента руководителем . Это решающая стадия подг отовк и распорядительного документа . Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный , обладающий юридической силой докум ент. Седьмая стадия призвана обеспечить доведе ние распорядительного документа до исполнителей . На этой стадии проводится тиражи рова ние документа , его рассылка или передача в сем исполнителям . Рассылка распорядительного доку мента должна проводиться в возможно сжатые сроки. Осн овные способы применения шаблонов при оформле нии документов Делопроизводство - о тр асль управленческой деятельности , связанная с работой над документами . Задачи делопро изводства состоят в : · фиксировании информации (создании текстовых документов в сфере управления ), · организации работы с документами (создание условий , обеспе чивающих д вижение , поиск и хранение до кументов в процессе делопроизводства ). Первые до кументы возникли на том этапе развития , ко гда человек научился писать . Документ (от лат .doceo- «учу» или «извещаю» ) означает «доказател ьство» , «свидетельство». «Документ - 1. Дело вая бумага , подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. 2. Письменное с видетельство каких либо исторических событий.» Толк овый словарь русского языка / С.И . Ожегов .- М .: Азбуковник , 1997.- С . 172 А Поль Отле в книге «Руководство к администрир ованию» , изданной в 1924 г . дает такую формулировку : «Документ - все то , что служит для регистрации , передачи или сохранения во споминаний.» Так или иначе с появлением документов началась регламентация работы с ними , кот орую сейчас принято называть делопроиз вод ством. Классификация документов происходит по мн огим факторам : по видам , по форме , по с одержанию происхождению , по сокам хранения и т.д .. Каждый документ имеет определенную ф орму и реквизиты , причем для многих докуме нтов число реквизитов строго ограниче нно . Очень важно правильно оформить документ , так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным . Правила составления и оформления реквизитов изложены в ГОСТе 6.38- 90, где в определенной по следовательности перечисляю т ся реквизиты , присущие всем видам документов. Я хочу обратиться к докладным записка м . Докладная записка — документ , адресованный руков одителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации , имевшем место явлении или факте , о выполненной работе , а также содержащий выво ды и предложения составителя . Докладная запис ка готовится как по инициативе самого раб отника , так и по указанию руководства . Цел ь инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное реше н ие . Поэтому текст ее четко делится на две части . В первой , констатирующей (о писательной ), излагаются имевшие место факты и ли описывается ситуация , во второй излагаются предложения , просьбы . Докладными записками ин формируют руководителя о ходе работ . Такие записки представляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок , нач инающийся с предлога «о» («об» ). Как и оформление справок , оформление этого вида док умента зависит от адресата . Докладные записки , подаваемые руководителю стр уктурного по дразделения или руководителю учреждения , оформляю тся на простом листе бумаги . Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка : наименование структурного подразделения , вид документа (докладная записка ), дата . Подписывае т внутреннюю докла дную записку составител ь . Внешняя докладная записка , адресуемая в вышестоящие инстанции , оформляется на общем б ланке учреждения и подписывается его руководи телем. со здание шаблона докладной записки Процесс создания и оформления д окументов довольно не простой . Однако такая программа как текстов ый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его. Так , на пример в текстовом процессоре Microsoft Word сущест вуе т такое понятие , как шаблоны. Шаблоны – образц ы или модели документов . Они представляют собой план текста , графики и форматирования документа . При создании документа используя шаблоны , все , что нужно пользователю – впечатать текст , т.к . стандартные элем енты шаблона включаются в документ автоматически. Шаблоны имеют фундаментальное значение , д ают пользователю больше возможности по их применению . Шаблоны можно использовать в их первоначальном виде , изменять или брать з а основу при создании новых шаблонов. Шаблоны определяют вид документа в це лом , а стили форматирования – внешний вид отдельных символов и абзацев. Каждый документ , создаваемый в текстовом процессоре Microsoft Word, ба зируется на определенном шаблоне , основу кото рого составляют текст и графика. Создание шаблона В шаблонах хранятся стандартные тексты , настраиваемые панели инструментов , макросы , соч етания клавиш , стили и элементы списка авт отекста . Наиболее простой способ создать шабл он — это открыть документ , содержащий эле менты , которые требует ся использовать пов торно , и сохранить его как шаблон. Если сохранить шаблон в папке «Шаблон ы» , то он появится на вкладке Общие пр и выборе команды Создать (меню Файл ). Если сохранить шаблон в одной из папок , вложенных в папку Шаблоны , например Записки или Отчеты , то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соо тветствующим названием. 1 Чтобы создать новый шаблон на осн ове существующего документа , выберите команду Открыть в меню Файл , а затем откройте нужный документ. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона , выберите команду Созд ать в ме ню Файл . Выберите шаблон , п охожий на вновь создаваемый , установите перек лючатель Новый документ в положение Шаблон , а затем нажмите кнопку OK. 2 Выберите команду Сохранить как в меню Файл. 3 Выберите значен ие Шаблон документа в поле Тип файла . Это значение автоматически появится при сохра нении файла , для которого при создании был установлен тип Шаблон. 4 По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны . Ч тобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание докумен та , откройте одну из папок , вложенных в папку Шаблоны. 5 Введите имя для нового ш аблон а в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить. 6 Добавьте текст или рисунки , которые должны появляться во всех новых документах , основанных на этом шаблоне , и удалите все элементы , которые не должны появляться в документах. 7 Внесите необходимые изменения в разме ры полей и страниц , определите ориентацию страниц , стили и другие параметры форматирова ния. 8 Нажмите кнопку Сохранить , а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. Спра вка по текстовому процессору Microsoft Word Примечание . Чтобы сдел ать элементы списка автотекста и макросы доступны ми только для документов , основанных на но вом шаблоне , сохраните их в новом шаблоне , а не шаблоне Обычный. Пример оформления внешней докладной записки : Министерство общего и проф ессионального образования РФ Генеральному директору Завода точного машиностроения Петрову И.И. Новосибирское о бластное управление народного образования Октябрьский отд ел народного образования ДОК ЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.97 № 15 г. Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей. Согласно поруч ения главы администрации Октябрьского райо на о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьни ков , которые смогут отдохнуть летом 1997 г ., мн ою 13 мая с.г . был проведен осмотр жилых помещения базы отдыха вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии , одн ако в корпусе № 1 необх одимо вставить стекла , корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку ба зы к приему детей на отдых. Зав . районо Подпись Н.И . Пирогова Заключение При написании к урсовой работы я из учила шаблоны и их составляющие , освоила работу по созданию , изменению шаблонов , а также оформлению д окументов , в частности договоров , на основе шаблонов . Я освоила копирование элементов р азличных шаблонов через диалог Организатор. В курсовой работе я стол кнулась с рассмотрением задач , которые решает делоп роизводство . И теперь , подводя итоги , могу сказать с полной уверенностью , что компьютер облегчает и упрощает решение делопроизводств енных задач : увеличивает скорость создания и обработки документации , а т а кже поиска документов. Очень жаль , что этот «помощник» станов ится частью нашей жизни так поздно . Но я надеюсь , что следующие поколения не б удут лишены возможности работать с компьютеро м с детства и до старости , и что о н существенно облегчит решение тех нел егких задач , которые будут поставлены перед ними . Литература : 1. Курицкий Б.Я . Организация делопроиз водства и управления в офисе .- Санкт-Петербург : BVH, 1997. 2. Головач А.С . Оформление документов .- Киев - Донецк : Вища шк ола , 1983. 3. Васильев Д.В . Делопроизводство на компьютере .- М . Приор , 1997. 4. Практическое пособие по предпринимательской деятельности ./ к оллектив авторов .- Запорожье : Украинская полиграфи ческая индустрия , 1995. 5. Дашков Л.П . Комерційний договір : від укладення до виконання .- К .: А.Л.Д ., 1996. 6. Машинопись и основы делопроизводства / Сост . А.П . Корнеева и А.М . Ашелина .- М .: Просвещение , 1987. 7. Рассел Борла нд . Running Microsoft Word 6 для Windows в 2т ./Пер . с англ .- М .: Издательский отдел «Русская р едакция» ТО О « Channel Trading Ltd» - 1995. 8. Денисов В . Word 97 c самого начала .-СПб : Питер , 1997. 9. Веселов П-В . Современное деловое письмо и промышленности . — М -. 1990. 10. Демидова А,К ., Смирнов Э.Л . Русская коммерческая корреспонде нция . - М .: Ру сский язык , 1985.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Перед уходом на каникулы госдума приняла новый закон, согласно которому сотрудники почты будут должны переписывать все письма, перепечатывать все газеты и журналы и хранить копии не менее полугода.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по международным отношениям "Создание шаблонов организационно-распорядительной документации", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru