Курсовая: Теория баз данных и их создание в среде Microsoft Access'97 - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Теория баз данных и их создание в среде Microsoft Access'97

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 636 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

29 МИНИСТЕРСТВО ОБ ЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНО ГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ У НИВЕРСИТЕТ КОЛОМЕНСКИЙ ИНСТИ ТУТ КУРСОВАЯ РАБОТА по ди сциплине «Информационные системы управления» на тему : «Теория баз данных и их создание в среде Microsoft Access ’ 97» Выполнил Свириденко С.А ., гр . Э -51 Проверил Фефелов С.И. Коломна 1998 г. Содержание : ВВЕДЕНИЕ . ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ 3 1 . Б азы данных 5 1.1 Модели баз данных 5 1.1.1 Реляционн ая модель 5 1.1.2 Иерархическая модель 6 1.1.3 Сетевая модель 6 1.2 Проблемы рел яционного подхода 6 1.3 Нормализация 7 1.4 Достоверность информации 7 2. Основы разработки базы данных 8 3. Работа с таблицами базы данных на примере СУБД Microsoft Access 11 3.1. Структура та б лицы 11 3.2. Данные таблицы 11 3.3. Создание таблицы 12 3.3.1. Создание новой пустой таблицы 13 3.3.2. Создание таблицы в режиме конструктор а 13 3.4. Ключи и индексы 23 3.4.1. Типы ключевых полей 23 3.4.2. Индексы 24 3.4. 3. Создание и изменение ключевых полей 25 3.5. Общая картин а ограничений и поддержания целостности данны х 27 3.5.1. Ограничен ия в базе данных 27 3.5.2. Типы ограничений в базе данных 28 Заключение 32 Список литературы 33 Введение . Понятие информацио нной системы Веками человечество накапливало знания , н авыки работы , сведени я об окружающем м ире , другими словами – собирало информацию . Вначале информация передавалась из поколения в поколение в виде преданий и устных рассказов . Возникновение и развитие книжного дела позволило передавать и хранить инфо рмацию в более надежном пис ь менно м виде . Открытия в области электричества п ривели к появлению телеграфа , телефона , радио , телевидения – средств , позволяющих оператив но передавать и накапливать информацию . Разви тие прогресса обусловило резкий рост информац ии , в связи с чем вопрос о е е сохранении и переработке становился го д от года острее . С появлением вычислитель ной техники значительно упростились способы х ранения , а главное , обработки информации . Разви тие вычислительной техники на базе микропроце ссоров приводит к совершенствованию к о мпьютеров и программного обеспечения . Поя вляются программы , способные обработать большие потоки информации . С помощью таких программ создаются информационные системы . Целью любо й информационной системы является обработка д анных об объектах и явлениях реал ь ного мира и предоставление человеку н ужной информации о них . Если мы рассмотрим совокупность некоторых объектов , то сможем выделить объекты , обладающие одинаковыми свойст вами . Такие объекты выделяют в отдельные к лассы . Внутри выделенного класса объекты мо ж но упорядочивать как по общим правилам классифицирования , например по алфавит у , так и по некоторым конкретным общим признакам , например по цвету или материалу . Группировка объектов по определенным призна кам значительно облегчает поиск и отбор и нформации. И нформационные системы (ИС ) можно условно разделить на фактограф ические и документальные. В фактографических ИС регистрируются факты – конкретные значения данных (атрибутов ) об объектах реального мира . Основная идея таки х систем заключается в том , что все с ведения об объектах (фамилии людей и названия предметов , числа , даты ) сообщаются компьютеру в каком-то заранее обусловленном формате (например дата – в виде комбин ации ДД.ММ.ГГГГ ). Информация , с которой работает фактографическая ИС , имеет четкую структуру, позволяющую машине отличать одно данно е от другого , например фамилию от должност и человека , дату рождения от роста и т. п . Поэтому фактографическая система способна давать однозначные ответы на поставленные воп росы. Документальные ИС обслуживают принципиал ьно иной класс задач , которые не предполагают однозначного ответа на поставленный вопрос . Базу данных таких систем образует совокупн ость неструктурированных текстовых документов (ст атьи , книги , рефераты и т.д .) и графических объектов , снабженная тем или и н ым формализованным аппаратом поиска . Цель системы , как правило , - выдать в ответ на запрос пользователя список документов или объектов , в какой-то мере удовлетворяющих сформулированным в запросе условиям . Указанная классификация ИС в известной мере устар ела , так ка к современные фактографические системы часто работают с неструктурированными блоками информац ии (текстами , графикой , звуком , видео ), снабженны ми структурированными описателями . Чтобы пояснить , как фактографическая система может преврати ться в д о кументальную (и наоборот ), рассмотрим условный пример. Пусть объектом обработки фактографической ИС является некий список ученых-экономистов , причем для каждого ученого имеются следующ ие данные : · Имя ; · Дата рожден ия в формате ДД.ММ.ГГГГ ; · Национальн ость (русский или иностранец ); · Биография (п роизвольный текст ); · Названия тр удов ученого. Располагая структурированными описа телями (имя , дата , пол ), система может выдать строгие ответы на вопросы : а ) о любом ученом персонально ; б ) о распределении уч ен ых по дате рождения и полу (в любых сочетаниях ). Заметим , что те же дан ные в той или иной форме дублируются в биографии , например : «Уильям Стаффорд родилс я в 1554 году в семье…» , «Иван Тихонович П осошков жил с 1652 по 1726 год…» и т.д . Однако , если удалит ь из списка структу рированные описатели , система превратится в д окументальную и , если не принять мер , утра тит способность находить и классифицировать у ченых . В отличие от нас , компьютер не з нает , что Стаффорд – иностранец , а Посошк ов – русский , что «родить с я» и «жить с… по…» - синонимы и т.д. В данной работе рассматриваются фактограф ические ИС , которые используются буквально во всех сферах человеческой деятельности , а практика работы с ними будет рассмотрена на примере современной системы управления баз ами д анных (СУБД ) Microsoft Access . 1. Базы данных Основа ИС , объект ее обработки – база данных. Что такое база данных (БД )? В ш ироком смысле слова можно сказать , что БД – это совокупность сведений о ко нкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области . Синоним термина «база данных» – «банк данных». Чтобы обеспечить быстроту и качество поиска данных в базе , этот проце сс должен быть автоматизирован . Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами : · С помощью алгоритмических языков программирования , таких как Basic , Pascal , C ++ и т.д . Данный способ применяется для создания уникальных баз данных. · С помощ ью прикладной среды , например Visual Basic . С его помощью можно создавать базы данных , требующие каких-то индивидуальных осо бенностей построения. · С помощью специальных программных сред , которые называ ются системами управления базами данных. В настоящее время существует несколько видов СУБД . Наиболее известными и популярными СУБД я вляются Access , FoxPro и Paradox . 1.1 Модели баз данных БД может быть основана на одной м одели или на совокупности нескольких моделей . Любую модель данных можно рассматривать как объект , который характеризуется своими св ойствами (параметрами ), и над ней , как над объектом , можно производить какие-либ о д ействия. Существуют три основных типа моделей данных – реляционная , иерархическая и сетева я. 1.1.1 Реляционная модель Тер мин «реляционный» (от латинского relatio – о тношение ) указывает прежде всего на то , чт о такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей . В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу , а при создании сложных информационных мо делей составит совокупность взаимосвязанных табл иц . Каждая строка такой таблицы называется записью , а столбец – полем. Реляционная модель данных имеет следующие свойства : · Каждый эл емент таблицы – один элемент данны х. · Все поля в таблице являются однородными , т.е . имеют один тип. · Каждое по ле имеет уникальное имя. · Одинаковые записи в таблице отсутствуют. · Порядок з аписей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей , типом дан ных. 1.1.2 Иерархическая модель Иерархическая модель БД представляет собо й совокупность элементов , расположенных в пор ядке и х подчинения от общего к ча стному и образующих перевернутое дерево (граф ). Данная модель характеризуется такими параме трами , как уровни , узлы , связи . Принцип рабо ты модели таков , что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи св язи с одни м узлом более высоког о уровня. Узел – информационная модель элемента , находящегося на данном уровне иерархии . Свойства иерархической модели данных : · Несколько узлов низшего уровня связано только с одн им узлом высшего уровня. · Иерархическое дерево имеет только одну вершину (к орень ), не подчиненную никакой другой вершине. · Каждый уз ел имеет свое имя (идентификатор ). · Существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных. 1.1.3 Сетевая модель Сетевая модель БД похожа на иерархиче скую . Она имеет те же основные составляющи е (узел , уровень , связь ), однако характер их отношений принципиально иной . В сетевой модели принята свободная связь между эле ментами разных уровней. 1.2 Проблемы реляционного подхода Можно доказать , чт о любую структур у данных можно преобразовать в простую дв ухмерную таблицу . Такое представление является наиболее удобным и для пользователя , и для машины , - подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами , т.е. с реляционными базами данных. Основная идея реляционного подхода состои т в том , чтобы представить произвольную ст руктуру данных в виде двухмерной таблицы , т.е . нормализовать структуру. Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ , т.е . идентификатор (или адрес ), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись . Первичный кл юч должен обладать двумя свойствами. 1. Однозначная идентификация записи : запись должна однозначно определяться значением ключа. 2. Отсутствие избыточности : никако е поле нельзя удали ть из ключа , не нарушая при этом свойс тва однозначной идентификации. Каждое знач ение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным . В противном случае невозможно отличить одну запись от другой . Указание ключа – это единствен ный способ отличить одну запись от другой . Обычно используют придуманные разработчиком ун икальные цифровые значения – код , табельные номера и т.д. Кроме первичного , могут использоваться та к называемые простые (или вторичные ) ключи таблицы . Простых ключей м ожет быть мн ожество . Они используются при упорядочивании ( индексировании ) таблиц. 1.3 Нормализация Мы уже говорили , что проц есс п ревращения иерархической или сетевой структуры данных в реляционную называется нормализацией . Внешне эта операция очень проста , но содержит некоторые нюансы , игнорирование которых может привести к неприятностям . Нюансы эт и заключаются в том , что даже д ля простых двухмерных структур приходится под правлять состав полей. Например , мы включим в таблицу поле , значение которого не зависит от первичного ключа . В таком случае появляется возможно сть утери информации . Однако важнее другое : повторяя многократно о дни и те же данные , мы не только переделаем массу лишней работы , но и неминуемо ошибемся . Поэтому следует стремиться к исключению из таблицы полей , которые не связаны непосредс твенно с первичным ключом таблицы . Для это го , помимо оперативной , можно создать несколько справочных таблиц . Оперативная таблица меняется часто , а справочники – р едко , их легко выправить раз и навсегда , внося в дальнейшем лишь небольшие изменени я. При проектировании таблиц рекомендуются с ледующие «золотые правила» : 1. Надо уясни ть се бе , что есть первичный ключ т аблицы (т.е . убедиться , что двух записей с одинаковым значением ключа в таблице быть не может ) 2. Если перви чный ключ не просматривается , подумать , правил ьно ли подобран состав полей 3. Если перви чный ключ безупречен , к нему можно д описывать любые атрибуты , зависящие только от ключа. Если при просмотре подготовленной БД в паре таблиц обнаружится одноименное поле , которое не входит в первичный ключ ни одной из э тих таблиц , - это ошибка нормализации . Система не сможет контролиро вать согласованность значений таких полей. 1.4 Достоверность информации Поскольку п ервичное заполнение таблиц и ввод их в ма шину ведет человек , ошибки в данн ых являются не исключением , а правилом , и любая ИС должна иметь средство для д иагностики и исправления ошибок. Нарушение логической взаимосвязи – это логические (семантические ) ошибки , ошибки смыс ла , которые могут быть обна ружены аппа ратом формального логического контроля , построенн ым для ИС . Кроме того , конкретная ИС мо жет иметь собственные средства дополнительного («нестандартного» ) контроля , так как стандартные средства не могут охватить все возможные случаи . В современн ы х СУБД им еются средства поддержания целостности данных . Кроме того , в современных ИС можно указ ать условия , которым должны удовлетворять зна чения некоторых полей (условия верификации да нных ). Гораздо сложнее дело обстоит с ошибка ми в допустимых значениях д анных . Таки е ошибки условно называются арифметическими , хотя это не совсем точно , так как ошиб очно может быть записано значение текстового данного : например , Иванов И.П . вместо Ивано в А.П . Существует ряд средств для выявлени я арифметических ошибок , однак о на пользовательском уровне ограничиваются простым визуальным контролем. 2. Основы разработки базы данных Прежде чем приступ ать к работе с базой данных , в первую очередь необхо димо выбрать модель представления данных . Она должна отвечать следующим требованиям : · Наглядность представления информации ; · Простота ввода информации ; · Удобство поиска и отбора информации ; · Возмо жность использования информации , введенной в другую базу ; · Возможность быстрой перенастройки базы данных (добавление новых полей , новых записей , их удаление ). При разрабо тке БД можно выделить следующие этапы раб оты. I этап . Постановка проблемы На этом этапе формируется задание по созданию БД . В нем подробно описывае тся состав базы , назначение и цели ее создания , а также перечисляется , какие виды работ предполагается осуществлять в этой б азе данных (отбор , дополнение , изменение данных , печать или вывод о тчета и т.д .). II этап . Анализ объекта На этом этапе необходимо рассмотреть , из каких объектов может состоять ваша БД , каковы свойства этих объектов . После раз биения БД на отдельные объекты необходимо рассмотреть свойства каждого из этих объек тов , другим и словами , установить , какими параметрами описывается каждый объект . Все эти сведения можно располагать в виде отд ельных записей и таблиц . Далее необходимо рассмотреть тип данных каждой отдельной едини цы записи (текстовый , числовой и т.д .). Сведе ния о тип а х данных также след ует занести в составляемую таблицу. III этап . Синтез модели На этом этапе по проведенному выше анализу необходимо выбрать определенную модель БД . Далее рассматриваются достоинства и н едостатки каждой модели , сопоставить их с требования ми и задачами вашей БД и выбрать ту модель , которая сможет максималь но обеспечить реализацию поставленной задачи . После выбора модели необходимо нарисовать ее схему с указанием связей между таблицами или узлами. IV этап . Способы представления информации , программный инструментарий После создания модели необходимо , в за висимости от выбранного программного продукта , определить форму представления информации . В большинстве СУБД данные можно хранить в двух видах : · С использ ованием форм ; · Без испол ьзования форм. Форма – созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу. V этап . Синтез компьютерной модели объекта и техно логия его создания После рассмотрения инструментальных возможно стей выбранного программного продукта можно п риступить к реализации БД на компьютере . В процессе создания компьютерной модели можно выделить некоторые стадии , типичные для любой СУБД. Стадия 1. Запуск СУБД , создание нового файла базы данных или открытие созданной ранее базы В процессе выполнения данной стадии необходимо запустить СУБД , создать новый файл (новую базу ) или открыть су ществующую. Стадия 2. Создание исходной табл ицы или таблиц. Создавая исходную таблицу , необ ходимо указать имя и тип каждого поля . Имена полей не должны повторяться внутри одной табли цы . В процессе работы с БД можно дополнять таблицу новыми полями . Созданную таблицу необходимо сохранить , дав ей имя , уникальное в пределах создаваемой базы. Стадия 3. Создание экранных форм. Первоначально необходимо указать таблицу , на базе которой будет создав аться форма . Ее можно создавать при помощи Мастера форм или самостоятельно , указав , какой вид она должна иметь (например , в виде столбца или таблицы ). При создании формы можно указывать не все поля , которые содержит таблица , а только некоторые из н и х . Имя формы может совпадат ь с именем таблицы , на базе которой он а создана . На основе одной таблицы можно создать несколько форм , которые могут отл ичаться видом или количеством используемых из данной таблицы полей . После создания форм у необходимо сохранит ь . Созданную фо рму можно редактировать , изменяя местоположение , размеры и формат полей . Стадия 4. Заполнение БД. Процесс заполнения БД может проводиться в двух видах : в виде таблиц ы и в виде формы . Числовые и текстовые поля можно заполнять в виде таблицы, а поля типа МЕМО и OLE – в виде формы. VI этап . Работа с созданной базой данных Работа с БД включает в себя такие действия , как : · Поиск нео бходимых сведений ; · Сортировка данных ; · Отбор дан ных ; · Вывод на печать ; · Изменение и дополнение данных. Рассмотрим все этапы создания и принципы работы с базами данных на примере СУБД Microsoft Access . 3. Работа с таблицам и базы данных на примере СУБД Microsoft Access Таблицы – фундаментальные объекты реляционной базы данных , в которы х хранится основная часть данных приложения . Отдельная таблица чаще всего хранит инфо рмацию по конкретной теме (например , сведения о служащих комп ании или адреса з аказчиков ). Информация в таблице организуется в строки (записи ) и столбцы (поля ). Таблице присущи два компонента : структура таблицы и данные таблицы. 3.1. Структура таблицы Структура таблицы (также называется определением таблицы ) специфицируется при создании таблицы . Структура таблицы дол жна быть спроектирована и создана перед в водом в таблицу каких-либо данны х . Она определяет , какие данные таблица будет хр анить , а также правила , ассоциированные с вводом , изменением или удалением данных (бизне с-правила , или ограничения ). Структура таблицы д оступна через окно конструктора таблиц . Чтобы открыть это окно для суще с тв ующей таблицы , нужно открыть вкладку Таблицы ок на базы данных , выбрать таблицу и нажать кнопку Конструктор. Структура таблицы включает следующую информацию : Имя таблицы Имя , по которому к таблице можно о братиться в свойствах, методах и операторах SQL . Столбцы таблицы Категории информации , сохраненной в таблице . Каждый столбец имеет имя и тип данного. Табличные и столбцовые ограничения Ограничени я целостности , определенные на уровне таблицы или на уровне столбца. Окно конструктора таблиц использует ся как для определения структуры таблицы пр и ее создании , так и для последующего изменения структуры таблицы . Эти операции обс уждаются ниже. 3.2. Данные таблицы Данные таблицы – инфо рмация , которая сохранена в таблице . Все д анные таблицы хранятся в строках , каждая и з которых содержит порции информации в ст олбцах , определенных в структуре таблицы . Данн ые – та часть таблицы , к ко торой обычно должны иметь доступ пользователи приложения (например , данные таблицы могут выв одиться в элементах управления , размещенных в формах и отчетах , либо предоставляться в режиме таблицы ). 3.3. Создание таблицы Так как таблицы – объекты , которые будут хранить большую част ь данных приложения , подходить к проектирован ию таблиц необходимо со всей тщательностью . Правильная р азработка таблиц включает много аспектов , которые достойны глубокого ра ссмотрения . Ниже приводятся некоторые базовые принципы разработки таблиц. 1. Необходимо и збегать дублирования информации . Для каждой к атегории информации следует использовать отдельн у ю таблицу . Например , не стоит хранить описания отделов в таблице , которая храни т информацию о служащих . Процесс проектирован ия таблиц , позволяющий исключать дублирование данных , называется нормализацией . Нормализация так же позволяет экономить пространство б азы данных и помогает предотвратить ошибки , которые могут возникать при наличии дублир ованной информации . В Access процедуры нормализации помогает выполнить мастер анализа. 2. Не следует хранить значения , которые могут быть легко вычислены из существующи х значений . Н апример , не нужно хранить сумму всех позиц ий товарного заказа , так как ее можно вычислить с помощью простой формулы. 3. Для полей необходимо выбирать подходящий тип данных . Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполне ния операци й . При описании поля следует устанавливать для него тип данных наименьшего размера , позволяющий хранить нужные данные. 4. В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор столбцов первичного ключ а . Первичные ключи необход имы для уста новления между таблицами отношений один-к-многим . Кроме того , многие базы данных поддерживают ограничения по первичному ключу , используя индекс , который может значительно повышать скорость поиска и операций сортировки . В с оставном ключе , включ а ющем несколько полей , нужно использовать ровно столько п олей , сколько для него необходимо. Имеются специальные случаи , когда первичн ый ключ целесообразнее не создавать . Например , для некоторых таблиц индекс , ассоциированный с первичным ключом , может непри емлемо снижать производительность ввода и модификац ии данных . После того как проект таблицы готов , можно приступать к ее созданию . Создать таблицу можно двумя способами . Для ввода новых данных можно создать пустую таблицу . Можно также создать таблицу , исп о льзуя уже существующие данные из другого источника. 3.3.1. Создание новой пустой таблицы В Microsoft Access существует неско лько способов создания новой таблицы : 1. Использование мастера баз данных для создания новой стандартной базы данных из числа предоставляе мых Access. Созданная за одну операцию база дан ных будет содержать все требуемые отчеты , таблицы и формы . Мастер баз данных с оздает новую базу данных целиком , его нель зя использовать для добавления новых таблиц , форм и отчетов в уже существующую ба зу данных. 2. Мастер табли ц позволяет выбрать поля для данной табли цы из числа определенных ранее таблиц. 3. Ввод данных не посредственно в пустую таблицу в режиме таблицы . При сохранении новой таблиц ы в Microsoft Access данные анализируются и каждому по лю присваивается необходимый тип данных и формат. 4. Определение всех параметров структуры таблицы в режиме конструктора. 5. Импорт в текущую базу данных структур таблиц и данных из внешнего источника. 6. Создание в текущей базе данных таблиц , связанных с таблицами внешнего источника. Независимо от метода , примененного для создания таблицы , всегда имеется возможность использо вать режим конструктора для да льнейшего изменения структуры таблицы , например для добавления новых полей , установки значе ний по умолчанию или для создания масок ввода. 3.3.2. Создание таблиц ы в режиме конструктора Режим конструктора позволя ет наиболее гибко управлять всеми создаваемым и и уже имеющимися компонентами определения таблицы . Чтобы создать таблицу в режиме конструктор а : 1. Перейти в окно базы данных . Переключиться из другого окна в окно базы данных можно , нажав клавишу « F 11». 2. Выбрав вклад ку Таблицы , нажать кнопку Создать. Прошу обратить внимание : Если данная таблица является связанной , то добавлять в нее новое п оле в текущей базе данных невозможно . Если свя занная таблица является таблицей Microsoft Access, для доб авления поля необходимо открыть исходную базу данных . Если связанная таблица является т аблицей другого приложения , то для добавления поля необходимо от к рыть исходный файл в этом приложении. 3. В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор. 4. Определить в таблице каждое поле . Поля таблицы содержа т данные , представляющие порции записи . Пользо ватель имеет возможность определять формат от ображения данн ых , указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки , задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы . В Microsoft Access свойства полей используются п ри просмотре или изменении данных пользовател ем . Например , заданные пользователем значе ния свойств Формат поля , Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса . Элементы управления в новых форм ах и отчетах , присоединенные к полям табли цы , наследуют эти свойства полей базовой т абли цы по умолчанию . Другие свойства п озволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле . Microsoft Access будет проверять выполнение этих услови й при каждом добавлении или изменении дан ных в таблице . Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры . Для встав ки поля в середину структуры следует выбр ать строку , над которой требуется добавить новое поле , и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов . В ст олбец Имя столбца вв ести имя поля ; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип дан ных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый ). В столбц е Описание можно ввести необязательное кра ткое описание поля . Текст описания будет в ыводится в строке состоян ия при добав лении данных в поле , а также будет вкл ючен в описание объекта таблицы . При необх одимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна. 5. Назначить кл ючевые поля таблицы . Наличие в таблице клю чевых полей не обязатель но . Однако есл и они не были определены , то при сохра нении таблицы выдается вопрос , нужно ли их создавать. 6. Для сохранен ия таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов , введя допустимое имя таблицы. Выбор для поля таблицы типа данного Тип дан ного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся спи ске в столбце Тип д анных . При выборе типа данных , используемых в поле , необходимо учит ывать следующее : 1. какие значен ия должны отображаться в поле . Например , н ельзя хранить текст в поле , имеющем числов о й тип данных , и нецелесообразно храни ть числовые данные в текстовом виде ; 2. сколько мест а необходимо для хранения значений в поле ; 3. какие операц ии должны производиться со значениями в п оле . Например , суммировать 4. значения мож но в числовых полях и в полях , и меющих валютный формат , а в текстовых поля х и полях объектов OLE, – нельзя ; 5. нужна ли сортировка или индексирование поля . Сортировать и индексировать поля МЕМО , гиперссылки и объекты OLE невозможно ; 6. будут ли поля использоваться в группировк е запи сей в запросах или отчетах . Поля МЕМО , гиперссылки и объекты OLE использовать для групп ировки записей нельзя ; 7. каким образо м должны быть отсортированы значения в по ле . Числа в текстовых полях сортируются ка к строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т . д .), а не как числовые значения . Для сортировк и чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля , имеющие денежный формат . Также многие форматы дат невозможно надлежащим образом отсортировать , если они введены в текстово е по ле . Для обеспечения сортировки дат и време н следует использовать поле типа Дата /Вре мя. В следующей таблице представлены все типы данных Microsoft Access и их применение. Тип данных Применение Размер Текстовый Текст или комб инация текста и чисел , на пример адрес , а также числа , не требующие вычислений , например номера телефонов , номенклатурные номе ра или почтовый индекс. До 255 символов . Хранятся только введенные в поле символы ; позиции , не использованные в текстовом поле , не хранятся . Для управления максимальн ым числом вводимых символов следует определит ь свойство Размер поля. Поле МЕМО Длинный текст или числа , нап ример комментарии или описание . Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы . Для хранения форматированного текста или длинн ых документов , вместо поля МЕМО , следует создать поле объекта OLE . До 64 000 символов. Числовой Числовые данные , используемые для матема тических вычислений , за исключением вычислений , включающих денежные операции (для которых и спользуется денежный тип ). Тип и размер значений , которые могут находиться в числ овом поле , можно изменить в свойстве Разме р поля . Например , в поле , занимающее на диске 1 байт , допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков ) от 0 до 255. 1, 2, 4 или 8 байт . 16 байт тольк о для кодов репликации. Дата /Время Даты и вр емя . Хранение значений дат и времени в поле типа Дата /Время обеспечивает правильн ую сортировку . Все изменения , внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автомати чески отражены в полях типа Дата / Время. 8 байт. Денежный Значения валют . Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений . Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной. 8 байт. Счетчик Автоматическая вставк а последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи . Для создания возрастающег о счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними , по умолчанию , в свойстве Размер поля задан о значение Длинное целое, а в с войстве Новые значения – Последовательные . Д ля создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить знач ение Случайные. 4 байта . Для кодов реплик ации – 16 байт. Логический Содержащие только одно или два значения , такие как Да /Нет , Истина /Ложь , Вкл /Выкл. 1 бит. Объекты OLE Объект ы (например , документы Microsoft Word , электронные таблицы Microsoft Excel, рисун ки , звуки и другие данные ), созданные в других программах , использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными ил и внедренным и в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объект а. До 1 гигабайта Гиперссылка Поле , в котор ом хранятся гиперссылки . Гиперссылка может бы ть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера ), либо URL (адрес объекта в 1п 1егпе 1 или внутрен ней сети с включением типа протокола дост упа ). До 64 000 символов Мастер подстановок Создается поле , позволяющее выбрать значение . Из др угой таблицы или из списка значений , используя поле со списком . При выборе д анного параметра в списке типов данных дл я их определения загружается мастер. Разм ер такой же , как и размер ключевого по ля Важно : Числовые , денежные и логические типы д анных , а также Дата /Время обеспечивают стандартные форматы отображения . Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Форм ат . Для всех данных , к роме объектов OLE, можно также создать пользоват ельский формат отображения . Подробнее см . ниже, в разделе "Свойство Формат поля ". Свойст во Размер поля Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных , ко торые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый , Числовой или Счетчик. Если свойство Тип данных имеет значение "Текстовый ", зна чением данного свойства дол жно быть целое число в диапазоне от 0 д о 255. По умолчанию задается размер 50. Если свойство Тип данных имеет значение "Счетчик ", то допустимыми значениями свойства Размер поля будут "Длинное целое " или "Код репликации ". Если пол е имеет тип данных "Чи словой ", то допустимыми являются следующие зна чения свойства Размер п оля : Значение Описание Дробная часть Размер Байт Числа от 0 до 255 Отсутствует 1 бай т Целое Числа о т -32 768 до 32 767 Отсутствует 2 байта Длинное целое (Значен ие по умолчанию ). Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 Отсутствует 4 байта С плавающей точкой (4 байта ) Числа от -3.402823Е 38 до -1.401298Е -45 для отрицательных значе ний и от 1.401298Е -45 до 3.402823Е 38 для положительны х. 7 зна ков 4 байта С плавающей точкой (8 байт ) Числа от -1.79769313486232Е 308 до -4.94065645841247Е для отрицательных значений и от 1.79769313486231Е 308 до 4.94065645841247Е -324 для положительных. 15 знаков 8 байт Код реп ликации Глобальный уникальный идентификатор ( GUID ) при реплика ции объектов данных Не определено 16 байт Для получения или задания максимального размера текстового поля в программе Visual Basic с ледует использовать свойство Size объектов доступа к данным ( DAO ). Для полей других типов значение св ойства Size автоматич ески определяется значением свойства Туре. Важно : Пользователь и меет возможность указать стандартные размеры текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке Таблицы /запросы (в диалоговом окне Параметры , которое открывается команд ой Параметры в меню Сервис ). Рекомендую задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля , поскольку обработка данных меньшего разме ра выполняется быстрее и требует меньше п амяти . Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в таблице , к оторая уже содержит данные , может привести к потере данных . Например , при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все знач ения , длина которых превышает 50 символов , будут усечены . Данные в числовом поле , которые выходят за пределы диапа з она , соответствующего новому размеру поля , округляю тся или заменяются пустыми значениями . Наприм ер , при замене значения "С плавающей точко й (4 байта )" на "Целое " дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа , а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения . От менить изменения данных , произошедших при мод ификации свойства Размер поля , после его сохран ения в режиме конструктора таблицы будет невозможно . Для полей , в которых планируется хранить числовые значения с одним – четырьмя знаками в дробной части , рекомен дуется использовать денежный тип данных . При обработке числовых значений из полей тип а "С плавающей точкой (4 байта )" и "С плав ающей точкой (8 байт )" применяются вычисления с плавающей точкой . При обработк е числовых значений из денежных полей исполь зуются более быстрые вычисления с фиксированн ой точкой. Поле типа Счетчик Для создания полей , в которые при добавлении записи автоматически вводится число , в Microsoft Access существует тип дан ных Счетчик . При эт ом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен . В поле счетчика могут бы ть использованы три типа чисел : последователь но возрастающие на один , случайные числа , а также коды репликации (также называются GUID – глобальные уникальные идент и фик аторы ). Наиболее часто используется счетчик по следовательно возрастающих чисел . Такой тип с четчика удобно использовать как ключевое поле таблицы . Счетчик случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в табл ице. Поле счетчика и репли кация К од репликации исп ользуется при репликации базы данных для создания уникальных идентификаторов , обеспечивающих синхронизацию реплик . При репликации базы д анных необходимо определить подходящий размер для поля типа Счетчик , используемого в качестве ключевог о поля таблицы . При использовании поля типа Счетчик как ключ евого поля для таблицы в реплицированной базе данных для его свойства Размер поля можно установить значение либо Длинное целое , либо Код репликации . Если между о перациями синхронизации реплик добав ляется , как правило , менее 100 записей , то с целью экономии дискового пространства для свойства Размер поля следует использовать значение Д линное целое . Ну а если между операциями синхронизации добавляется более 100 записей , то с целью предотвращения повто рения зн ачений в ключевых полях в разных репликах следует использовать значение Код репликации . Однако следует иметь в виду , что в поле типа Счетчик с размером Код репли кации генерируются 128-байтовые значения , требующие больше места на диске. Свойст во Фо рмат поля Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста , чисел , дат и значений времени на экра н и на печать . Например , для поля Цена разумно указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его свойства - Число десяти чных зна ков - значение 2 или Авто . В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р . Допустимо использование как встроенных , т ак и специальных форматов , созданных при п омощи символов форматирования . Для элементов управления значени е свойства Формат поля задается в окне свойств . Для поля в таблице или запросе значение данного св ойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля ) или в окне запроса (в окне свойств поля ). Форматы мо жно выбирать из списка встроенных ф ор матов для полей , имеющих числовой , денежный , логический типы данных , а также типы да нных счетчика и даты /времени . Также для любых типов данных полей , отличных от о бъектов OLE ; есть возможность создания собственных специаль ных форматов . Кроме того , значен ие дан ного свойства можно задать в макросе или в программе. Свойство Формат пол я определяет только спос об отображения данных , не оказывая воздействи я на способ их сохранения . В Microsoft Access определены с тандартные форматы для полей с типами дан ных Числ овой , Дата /Время , Логический , Т екстовый и Поле МЕМО . В качестве стандартн ых используются национальные форматы , выбираемые в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками д ля конкретной страны . Например , если на вк ладке Язык и ст андарты указать Английский (США ), то число 1234.56 в денежном формате буде т выглядеть как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский , то это число будет выглядеть так : 1 234,56р . Настройка Формат поля , заданная в режиме конструктора табл ицы , используется для отображения данных в режиме таблицы . Эта же настройка применяетс я при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете. Ниже перечисляются символы , используемые при определении специальных форматов для любого типа данных. Символ Значение (Пробел ) Выводит пробел как символьную константу. "АВС " Все символы внутри кав ычек считаются символьными константами. ! Выравнивает символы по левом у краю. * Заполняет доступное пустое пространство следующим симв олом. \ Выводит следующий символ как символьную константу . Для этой же цели можно использовать кавыч ки. [цвет ] Задает цвет , название к оторого указано в скобках . Допустимые имена цветов : Черный , Синий , Зеленый , Бирюзовый , Кра сный , Лиловый , Желтый , Белый. Не разрешается смешивать в одном форм ате специальные символы , предназначенные для определения числовых форматов , форматов даты / времени и текстовых форматов . Если для пол я определено значение свойства Маска ввода , а в свойстве Фо рмат поля задается друго е форматирование тех же данных , то п риоритет имеют настройки , задаваемые в свойст ве Формат поля , а значение Маска ввода игнориру ется . В свойстве Формат поля задаются разные настройки для различных типов данных . Ниже приводится описание конкретных настроек. Свойство Формат поля для даты /времени Свойство Формат поля позволяет указать использование встроенных или специальных числовых форматов для поле й даты /времени . В следующей таблице привод ятся встроенные значения свойства Формат поля для полей даты /времени. Значение Описание Полный формат даты (Значение по умолчанию ). Если значение содержит тол ько дату , то время не отображается ; если значение содержит только время , то дата не отображается . Данный формат является ком бинацией двух : "Краткий формат даты " и " Длинный формат времени ". Примеры : 01.11.95 1:07:19 и 23.01.96 23:01:04. Длинный формат даты Совпадает с настройкой "Полный формат ", задающейся в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Пример : 1 Июнь 1995 г. Средний формат даты Пример : 03-апр -95. Краткий формат даты Совпадает с настройкой "Краткий формат даты ", задающ ейся в окне Язык и стандарты Панели у правления Windows. Пример : 11.06.95. Значения краткого формата даты предполагают , что даты из диапазона 01.01.00 и 31.12.29 относятся к двадцать первому веку (то есть , предполагаются годы с 2000 по 2029). Предполагается также , что даты из проме жутка 01.01.30 и 31.12.99 относятся к двадцатому веку ( то есть годы с 1930 по 1999). Длинный формат времени Совпадает с форматом времени , задающимся в окне Язык и стандарты на вкладке Время панели управления Windows. Пример : 20:58:10. Средний формат времени Пример : 05:34 РМ. Краткий формат времени Пример : 17:34. Также существуют специальные форматы даты и времени . Специальные форматы выводятся в соответс твии со значениями , установленн ыми в окне Язык и стандарты Панели управлен ия Windows. Специальные форматы , противоречащие настройка м окна Язык и станд арты , игнорируются. Свойство Формат поля для числовых и денежных полей Свойство Формат поля позволяет ук азать использование встро енных и специальных числовых форматов для числовых и денежных типов данных . В сле дующей таблице приводятся встроенные значения свойства Формат поля для числовых полей. Значение Описание Основной (Знач ение по умолчанию ). Числа ото бражаются так , как они были введены. Денежный Использ уются разделители групп разрядов ; отрицательные числа выводятся в круглых скобках ; свойство Число десятичных знаков по умолчанию пол учает значение 2. Фиксированны й Выво дится по крайней мере один разряд ; с войство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. С раздел ителями Числа выводятся с разделителями групп разрядов ; свойство Число разрядов десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. Процентный Значение умножается на 100; д обавл яется символ процентов (%); свойство Чи сло десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. Экспоненциал ь-ный Ч исла выводятся в экспоненциальной (научной ) но тации . Специальные числовые форматы могут включа ть в себя от одного до четырех раздел ов , от деленных друг от друга точкой с запятой (;). Каждый формат содержит специфик ацию для различных разделов (типов ) числовых данных. Раздел Описание Первый Формат положительных чисел. Второй Формат отрицательных чисел. Третий Формат нулевых значений. Четв ертый Формат пустых значений. Свойство Формат поля для текстовых и МЕМО-полей Свойство Формат поля позволяет создавать специальные форматы д ля текстовых и МЕМО-полей с помощью специа льных символов . Для этого используются следую щие символы : Символ Описа ние @ Обязательный текстовый символ и ли пробел. & Необязател ьный текстовый символ. < Преобразуе т все символы в строчные. > Преобразует все символы в п рописные. Специальные форматы для текстовых полей и полей МЕМО могут включать один или два раздела , разделяемых точкой с з апятой (;). Эти разделы описывают спецификации ф ормата различных порций данных поля. Раздел Описание Первый Формат отображения текста. Второй Формат отображения с трок нулевой длины и пустых значений. Формат поля и маска ввода да нных В Microsoft Access к похожим резуль татам приводит изменение двух свойств полей : свойство Формат поля и свойство Маска ввода . Свойство Формат пол я используется для отобр ажения данных в постоянном формате . Например , если свойство Формат поля для полей типа Дата /Время установлено на Средни й формат даты , то все вводимые данные будут отображаться в следующем формате : 12-янв -97. Если же пользователь базы данных введет число в виде 12.01.97 (или в другом определе нном виде ), то при сохранении записи форма т д а ты будет преобразован в С редний формат даты . При установке свойства Формат поля изменяется только отображение з начения , однако , данное свойство никак не влияет на хранение значения в таблице . Изм енения в формате отображения применяются толь ко после сохране ния введенных данных , до этого момента определить , в каком форма те были введены данные в поле , невозможно . Если же вводом данных необходимо управля ть , в дополнение к формату отображения дан ных или вместо него используется маска ввода . Если требуется , чтобы данные отображ ались так , как они были введены , свойство Формат поля вообще не устанавливается . Маска ввода обеспечивает соответствие данных опред еленному формату , а также заданному типу з начений , вводимых в каждую позицию . Например , для поля Номер телефон а требуется , чтобы все вводимые значения телефонного номер а содержали точное число только цифровых знаков и составляли полный номер телефона (например , в США это код штата , код г орода и номер абонента ). Если для поля определены как формат отображения , так и маска ввода , то при добавлении и редактировании данных используется маска вво да , а параметр Формат поля определяет отображен ие данных при сохранении записи . Если испо льзуется как свойство Ф ормат поля , так и сво йство Маска ввода , необходимо обеспечить , чт обы результаты их действия не противоречили друг другу . Маска ввода для поля табл ицы создается в режиме конструктора с пом ощью мастера. 3.4. Ключи и индексы Мощь реляционных баз д анных заключается в том , что с их помо щью можно быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов ; ф орм и отчетов . Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей , о днозначно идентифицирующих каждую запи сь в таблице . Эти поля называются ключевым и полями таблицы . Если для таблицы обознач ены ключевые поля , то процессор базы данны х (в Access – Microsoft Jet ) предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. 3.4.1. Типы ключевых полей В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей : счетчик , простой ключ и составно й ключ. Ключевые поля счетчика Поле счетчика можно за дать таким образом , чтобы при добавлении к аждой записи в таблицу в это поле авт оматически вносилось порядковое число (см . выш е , раздел "Поле счетчика "). Указание такого п оля в качестве ключевого – наиб олее простой способ создания ключевых полей . Е сли до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены , то при сохра нении будет выдано сообщение о создании к лючевого поля . При нажатии кнопки Да будет автоматически создано ключевое поле счетчик а. Простой ключ Если поле содержит уни кальные значения , такие как коды или инвен тарные номера , то это поле можно определит ь как ключевое . Если выбранное поле содерж ит повторяющиеся или пустые значения , то о но не будет определено как ключевое . Для определе ния записей , содержащих повторяю щиеся данные , можно выполнить запрос на по иск повторяющихся записей . Если устранить пов торы путем изменения значений невозможно , то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым , либо о пределить соста в ной ключ. Составной ключ В случаях , когда невозм ожно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля , можно создать ключ , сост оящий из нескольких полей . Чаще всего така я ситуация возникает для таблицы , используемо й для связывания двух таблиц в отно шении "многие-к-многим ". Примером такой таблицы может служить таблица Книги базы данных К артотека , связывающая таблицы Авторы и Издате ли . В этой таблице можно назначить ключ , состоящий из двух полей : No Автора и NoИздателя . В таблице Книги может быть представлено много авторов и много издателей , но каж дая книга присутствует в картотеке только один раз , поэтому комбинация значений полей NoАвтора и NoИздателя достаточна для образо вания ключа. Другим примером может служить складская база данных , в инвент арной книге которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номе ров. Важно : Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно , можно просто добавить поле счетчика и сделать его к лючевым . Например , не ре комендую определят ь ключ по полям Имена и Фамилии , поско льку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. 3.4.2. Индексы Индексы – объекты баз ы данных , которые обеспечивают быстрый доступ к отдельным строкам в таблице . Индекс создается с целью повышения производительности операций запросов и сортировки данных та блицы . Индексы также используются для поддерж ан ия в таблицах некоторых типов ключе вых ограничений ; эти индексы часто создаются автоматически при определении ограничения. Индекс – независимый объект , логически отдельный от индексированной таблицы ; создание или удаление индекса никак не воздейству ет на определение или данные индексиров анной таблицы . Он хранит высоко оптимизирован ные версии всех значений одного или больш е столбцов таблицы . Когда значение запрашивае тся из индексированного столбца , процессор (яд ро ) базы данных использует индекс для быст рог о нахождения требуемого значения . Индексы должны постоянно поддерживаться , чтобы отражать последние изменения индексированных столбцов таблицы . Процедуры обновления индекса при вставке , модификации или удалении зна чения в индексированный столбец автоматиче с ки выполняются процессором базы данных . Хотя эти операции не требуют никак их действий со стороны пользователя , они , однако , снижают эффективность некоторых операций манипулирования данными (кроме запросов на выборку ). Однако уменьшение производительности, ассоциированное с поддержанием индек са , в большинстве случаев с лихвой компенс ируется преимуществами повышения быстродействия доступа к данным , которое обеспечивает индекс . Индексы обеспечивают наибольшие выгоды для относительно статичных таблиц , по котор ы м часто выполняются запросы. 3.4.3. Создание и изменение ключевых полей Для создания ключевых полей таблицы : 1. В режиме ко нструктора выделить одно или несколь ко полей , которые необходимо определить как ключевые . Для выделения одного поля нужно щелкнуть область выделения строки нужного поля (кнопка слева строки ). Выделить несколько полей можно , удерживая при выборе каждого по л я клавишу «С trl ». 2. Нажать кнопк у Ключевое поле на панели инструментов. Создание индекса Создать индексы , как и ключи , можно по одному или нескольким полям . Составные индексы позволяют при отбо ре данных группировать записи , в которых п ервые поля могут иметь одинаковые значе ния . Индексировать поля требуется для выполне ния частых поисков , сортировок или объединени й с полями из других таблиц в запроса х . Ключевые поля таблицы индексируются автома тически . Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО , г иперссылка или объект OLE . Для остальных полей индексирование исп ользуется , если поле имеет текстовый , числовой , денежный тип или тип даты /времени и требуется осуществлять поиск и сортировку значений в поле . Если предполагается , что будет часто выполняться сортировка или поиск одновременно по двум и более пол ям , можно создать составной индекс . Например , если для одного и того же запроса часто устанавливается критерий для полей Имя и Фамилия , то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс . При с ортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю , определенному для данного индек са . Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями , то сортировка осуществляется по второму полю и т . д. Чтобы созд ать индекс для одного поля надо : 1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы (ве рхняя часть окна ) выбрать поле , для которо го требуется создать индекс. 2. В панели свойств (нижняя часть окна ) для свойства Индексированное поле установить значение " Да (Допускаются совпадения )" или "Да (Совпадения не допускаются )". Убедиться , что в данном поле совпадающ их записей нет , можно , выбрав значение "Да (Совпадения не допускаются )". Чтобы создать составной индекс : 1. В режиме конструктора на панели инструме нтов на жать кнопку Индексы. 2. В первой пустой строке поля И ндекс ввести имя индекса . Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей , либо друго е подходящее имя. 3. В поле Имя поля нажать стрелку и выбрать в списке первое поле , для которого тр ебуется создать индекс. 4. В следующей строке поля Имя по ля указать второе индекс ируемое поле (для данной строки поле Индекс следует оставить пустым ). Повторить эти действ ия для всех полей , которые необходимо вклю чить в индекс . В составном инд ексе может быть до 10 полей. Важно : По умолчанию , установлен порядок сортиров ки "По возрастанию ". Для сортировки данных полей по убыванию в поле Порядок сортировки в окне индексов нужно указа ть значение "По убыванию ". Хочу заметить , чт о поля индекса могут не быть ключев ыми. Ограничение Onigue Ограничение Unigue предотвращает ввод в поле повторяющихся значений . Этот тип ограничения может быть установлен как дл я одного поля , так и для нескольких по лей составного ключа . Назначение ключевого по ля (для одног о поля ) автоматически зап рещает ввод в него повторяющихся значений , тем самым обеспечивая для каждой записи уникальный идентификатор . Однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других , не ключевых , полей. Чтобы установить огран ичение U nigue для одного поля таблицы : 1. В режиме конструктора в панели структуры таблицы вы брать поле , в котором допускается ввод тол ько уникальных значений. 2. В панели свойств для свойства Индексированное поле установить значение "Да (Совпадения не д опускаются )". Чтобы установить ограничение U nigue для нескольких полей таблицы : 1. В режиме конструктора открыть окно индексов и созда ть составной индекс , включив в него поля , в которые должен быть , запрещен ввод повторяющихся значений. 2. Выбрав имя ин декса , в панели свойств индекса в ячейке свойства Уникал ьный индекс установить з начение "Да ". 3.5. Общая картина ограничений и по ддержания целостности данных Ограничение – некоторое ограничивающее условие . В базе данных – общее понятие , охватывающее широкий круг аспектов управления базой данных : ключи , значе ния , типы и форматы данных и т . д . О граничения устанавливают для пользо вателя некоторые рамки при вводе , изменении или удалении данных приложения . Вся система огр аничений при создании приложения базы данных строится с целью обеспечения целостности данных. Целостность данных представляет собой наб ор правил , используемых проце ссором базы данных для поддержания связей между запи сями в связанных таблицах , а также для защиты от случайного удаления или изменени я связанных данных . Например , ограничение можн о использовать , чтобы гарантировать , что кажды й служащий в базе данных будет относиться к какому-либо отделу или чт о пользователи не смогут случайно ввести отрицательное значение для цены товара . Ограничения можно определять на двух уровнях : 1. В базе данных . Ограничения в баз е данных ассоциируются с определениями объект ов-табли ц . Например , для таблицы может быть установлено ограничение , которое требует , чтобы каждое значение в столбце было уни кальным. 2. В приложени и Access (в программном коде или свойствах объе ктов ). Ограничения в прило жении ассоциируются с объектами приложени я , которые формируют интерфейс к информации базы данных . Например , текстовое поле может иметь ограничение , которое требует , чтобы все вводимые в него значения были больше 20. 3.5.1. Ограниче ния в базе данных Ограничение в базе дан ных – декларативно определенное правило , огр аничивающее значения , которые могут быть введ ены в столбец или набор столбцов в та блице . Ограничения базы данных являются декларативно определяемыми , так как определяют ограничения как часть структуры таблицы пр и ее создании или изменении . Будучи однажд ы ассоциировано с таблицей , ограничение всегд а поддерживается , если его явно не удалить или не деактивироват ь . Размещение ограничений в базе данных имеет следующие преимущества : · централизация . Ограничение базы данных определяется только один раз и может автоматически использоваться всеми клиентами , о бращающимися к базе данных . Определение огран ичения в базе да нных освобождает разр аботчика от необходимости вносить одни и те же ограничения в каждую форму , которая и спользует данную информацию . Кроме того , при необходимости модифицировать ограничение изменения вносятся только в один объект ; · защита . Ограничения б азы данн ых всегда поддерживаются , независимо от того , какой инструмент доступа к данным исполь зуется . С другой стороны , ограничения , определе нные в приложении , могут быть нарушены пол ьзователем , использующим для доступа к тем же таблицам другое приложение или инструмент ; · простота . Ограничения базы данных просты в определении и не требуют ника кого программного кода. 3.5.2. Типы ограничений в базе данных Типы ограничений , которые можно ассоциировать с таблицей , варьируются в зависимости от базы данных , в котор ой хранится эта таблица . Описанные ниже ка тегории ограничений поддерживаются большинством реляционных баз данных , в том числе и Microsoft Access. Ограничения Not Null Ограничение Not Null запрещает ввод в столбец таблицы пустых значений . Оно всегда применяется к отдельным столбцам . Огра ничения Not Null используются , чтобы гарантировать , что д ля важных данных всегда имеютс я значе ния . Например , это ограничение можно использов ать , чтобы гарантировать , что в записи каж дого служащего в базе данных проставлено его жалованье . При определении структуры табл ицы это ограничение задается установкой значе ний свойств Обязательное поле и Пустые строки поля таблицы . Необходимо различа ть два типа пустых значений : пустые зн ачения и пустые строки . В некоторых ситуациях поле может быть оставлено пустым потому , что данные для него либо существуют , но пока неизвестны , либо их не существует вовс е . В связи с этим и различают два типа п устых строк . Например , если в таблице есть поле "Номер факса ", то оно может быть пустым потому , что пользователь не знает , есть ли у клиента номер факса или нет , или потому , что он знает , что но мера факса у клиента н ет . Таким образом , если поле имеет пустое значение , то это означает , что его значение неи звестно . Если же введена пустая строка (дв а знака прямых кавычек (" ")), то это означает , что строкового значения нет. Ограничения Unique Ограничение Unique запрещае т пользователю ввод в столбец или набор сто лбцов дублированных значений . Ограничение Unique может активи роваться для отдельного столбца или для к омбинации столбцов . В последнем случае ограни чение Unique иногда называется составным ограничением Unique . Огра н ичения Unique используются , чтобы гарантировать , что в таб лице не будет дублированных значений столбцов . Например , оно может гарантировать , что ка ждому служащему в базе данных будет присв оен уникальный номер . Ограничение Unique не запрещает п ользователю в вод в таблицу нескольких пустых значений – пустое значение в с толбце всегда удовлетворяет ограничению Unique . Чтобы предот вратить ввод в столбец с ограничением Unigue пустых значений , к столбцу необходимо также добавить ограничение Unique . В Access огранич ение Unique инициируется установкой значения "Да (Совпадения не допус каются )" для свойства Ин дексированное поле , либо установкой значения "Да " для свойства Уникальный индекс. Ограничения Primary Key Ограничение Primary Key гарантирует , что каждая строка в таблице будет уник ально идентифицирована значением в столбце ил и наборе столбцов первичного ключа . Ограничен ие по первичному ключу объединяет черты о граничения 0п iцие и ограничения Unigue и Not Null . Обычно рекомендуется включать ограничение Primary Key в каждой создаваемой таблице . Использование первичн ого ключа может значительно повысить быстроде йствие доступа к строкам таблицы . Ограничение Primary Key так же используется для поддержания ссылочной цел остности , когда в базе данных определены о тношения од ин-к-многим . Установка ссылочной целостности позволяет поддерживать соответствие между главной и подчиненной таблицами . Для поддержания ссылочной целостности ограничения Primary Key исполь зуются в комбинации с ограничениями Primary Key , описанными ниже. О граничения Foreign Key Ограничение Foreign Key (внешний ключ ) гарантирует , что каждое значение , введенное в столбец , уже существует в некотором друго м столбце (обычно в другой таблице ). Ограни чения Foreign Key обычно используются для поддержания ссылочной целостности , когда в базе данных оп ределены отношения один-к-многим . Ограничения Foreign Key всегда и спользуются вместе с ограничениями Foreign Key (описанными в предыдущем разделе ). В отношении один-к-многим внешний ключ – столбец в подчиненной таб лице , которая содержит идентификатор строки в главной таблице . Значение в столбце внешнего ключа равно значению в столбце первичного ключа в другой таблице . Также , в отношении один-к-одному каждая строка в подчиненной таблице соответствует уникальной с троке в г л авной таблице , одной строке в главной таблице может соответство вать любое количество строк в подчиненной таблице. 3.5.3. Поддержание целостности данных При поддержании ссылочной целостности между главной и подчиненной таблицами часто используются следующ ие пр авила : ° подчиненная строка не может быть вс тавлена , пока не существует главная строка . Например , нельзя ввести записи позиций счет -фактуры , пока в главной таблице не появит ся запись счета . Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений , п оказывающих , что записи только подготавли ваются и пока не являются связанными ; ° главная строка не может быть удален а до удаления всех подчиненных строк . Напр имер , нельзя удалить запись счет-фактуры , если в подчиненной таблице имеются записи поз иций счета ; ° если значение первичного ключа в гл авной строке - изменено , все значения внешнего ключа , которые обращаются к этому значени ю первичного ключа , должны быть также обно влены ; и наоборот , нельзя изменить значение ключ,евого поля в главной таблице , если сущес твуют связанные записи. Чтобы наложить эти правила на конкрет ную связь , при ее создании следует установ ить флажок Обеспечение целостности данных в окн е Связи . Если данный флажок установлен , то л юбая попытка выполнить действие , нарушающее о дно из перечисле нных выше правил , прив едет к выводу на экран предупреждения , а само действие выполнено не будет. Каскадное обновление и каскадное удаление Для связей , для которых определена целостность данных , пользователь имеет возможность указать , следует ли автомат ич ески выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления . Если включить данные параметры , ст анут возможными операции удаления и обновлени я , в противном случае запрещенные условиями целостности данных . Чтобы обеспечить цело с тность данных при удалении запис ей или изменении значения ключевого поля в главной таблице , автоматически вносятся нео бходимые изменения в связанные таблицы . Если при определении связи в окне Связи уста новить флажок Каскадное обновление связанных полей , лю бое изменение значения в ключев ом поле главной таблицы приведет к автома тическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях . Например , при изм енении кода клиента в таблице "Клиенты " бу дет автоматически обновлено поле "Код Клиента " во в с ех записях таблицы "Зака зы " для заказов каждого клиента , поэтому ц елостность данных не будет нарушена . Access выполни т каскадное обновление без ввода предупреждаю щих сообщений. Важно : Если в главной таблице ключевым полем является поле счетчика , то устано влен ие флажка Каскадное обн овление связанных полей не приведет к каким-либо результатам , так как изменить значение поля счетчика невозможн о. Если при определении связи установить флажок Каскадное удале ние связанных записей , лю бое удаление записи в главно й таблице приведет к автоматическому удалению связанны х записей в подчиненной таблице . Например , при удалении из таблицы "Клиенты " записи к онкретного клиента будут автоматически удалены все связанные записи в таблице "Заказы ". Если записи удаляются из фор м ы или таблицы при установленном флажке Каскадное удаление связанных записей , Access выводит преду преждение о возможности удаления связанных за писей . Если же записи удаляются с помощью запроса на удаление записей , то удаление осуществляется автоматически , б ез вывода предупреждения. Заключение Microsoft Access – самая популярная в мир е база данных для операционной системы Microso ft Windows . Кроме того , система управления базам и данных Access – также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной инте грированной средой . Access – это инструмент , предназнач енный для разработки и развертывания широкопр едметных инфо рмационных бизнес-систем . Возможн ости разработчиков программного обеспечения , а также методы и технологии решения этих задач постоянно изменяются и совершенствуются . Как только появляется какое-нибудь перспективн ое решение для обеспечения быстрой разработ к и приложений , технология и инстру ментальные средства изменяются на базе этого новшества практически мгновенно . С каждой новой версией Access такие решения становятся дост оянием самого широкого сообщества разработчиков . Access 97 для Windows 95 и Windows NT позволяет для обработки информации и быстрого формирования деловых решений привлека ть мощь реляционной базы данных , интегрироват ь данные из электронных таблиц и других баз данных , компоненты других приложений , а также использовать информацию совместного д оступа во внутренних сетях и Internet . Среда Access може т с успехом использоваться начинающими пользо вателями для познания секретов реляционных ба з данных и увлекательных занятий по созда нию несложных (поначалу ) приложений и в то же время предоставляет мощ ные инстру менты разработки опытным программистам . Чрезвычай но развитые справочная система , средства обуч ения , мастера и программы-надстройки позволяют при построении приложения и работе в Access 97 найти выход из любой ситуации и получить ответ на любой во прос . Начинать работать с Access м ожно практически с любым уровнем подготовки. Access 97 – это масштабируемая система . Создаваемые прикладны е решения могут легко расширяться для реа лизации новых деловых задач и управления данными . Список литературы 1. Верман А.Я . « Access 97 дл я профессионалов» . СПб , 1998 2. Зиновьев Н.Б . « Access 97 – русская версия» . М ., 1998 3. Информа т ика . Под ред . Макаровой Н.В . СПб , 1998 4. Корнелюк В . К . « Access 97» . М ., 1998 5. Шафрин Ю.А . «Основы компьютерной технологии» . М ., 1998
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Не хочу сказать о тебе ничего плохого, но если бы ты была принцессой, запертой в замке с драконом, то отважные рыцари штурмовали бы этот замок в надежде спасти несчастного дракона.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по программированию "Теория баз данных и их создание в среде Microsoft Access'97", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru