Реферат: Необходимость упорядочения документопотоков, систематизации и классификации документов - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Необходимость упорядочения документопотоков, систематизации и классификации документов

Банк рефератов / Бухгалтерский учет и аудит

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 696 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

32 Министерство науки и образования Российской Федерации Новгор одский Г осударственный Университет имени Ярослава Мудрого Институт экономики и управления Экономический факультет Кафедра коммерции Реферат на тему : Необходимость упорядочения документопотоков , систематизации и классификации документов . Пути организац ии документопотоков . Номенклатура дел организации . по дисциплине «Делопроизводство» Выполнил : студент III курса группы № 1271 А.Г . Куприянов Проверил : Ст.преподаватель Е.А . Демакова Великий Новгород 2004 Содержание Необходим ость упорядочен ия документопотоков , систематизации и классификации документов 3 Классификация деловых документов 5 Виды документопотоков и пути их орган изации 7 Системы управления документами и электронный документооборот 13 Общие требования к сис теме докуме нтооборота 14 Функции и задачи СУД 16 Номенклатура дел 25 Литература 32 Необходим ость упорядочения документопотоков , систематизации и классификации документов. Для повышения эффективности производства , в це лях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений , организаций и предп риятий документов , типизации их формы , снижени е трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку , достижения информационной совместимости автоматизиро в анных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по упорядочению входящих и исходящих документов , систематизации и классификации документов . В результате этого создаются УСД (унифицированная система документов ) - совокупность взаимоувязанных унифиц и рованных форм документов , обеспечивающих документированное представление данных в определ енных видах хозяйственной деятельности , средств их ведения , нормативных и методических мате риалов по их разработке и применению . В основе создания УСД лежит метод уни ф икации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач . Одновременно разрабатываются классификато ры технико-экономической и социальной информации , обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных , содержащихся в УСД . Упорядочение , систематизация и классификация документов повышает уровень и производительнос ть управленческого труда. Основные принципы и основания для упо рядочения и систематизации документов : v Создание общей модели построения документов . Заключаетс я в построении формуляра-образца документов д ля конкретной системы документации и установл ении на его основе состава реквизитов для данной системы документации , отдельных видов документов , конкретного документа и т.д . П остроение отдельных систем документа ц ии оказалось очень эффективным не только как направление , но и стало основным метод ом унификации документов ; v Единообразие форм документов и правил их построения , составлени е , оформление . Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации докум ентов , унификации расположения данных на полях докум ента , выработки терминологии и условных сокра щений . v Информативность . Означ ает включение в документы только тех рекв изитов , которые нужны для решения конкретных задач , для поиска и подтверждения юридиче ской силы документов . К группе реквизи тов , подтверждающие юридическую силу документов , относятся : подпись , печать , грифы согласования и утверждения и т.д . v Сокращение числа в идов документов . Достигается за счет совершен ствования методов управления , напри мер , в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместн ого применения организационной и электронно-вычис лительной техники. v Стабильность требован ий к документам . Для придания максимальной стабильности требований к документам нео бходимо установить государственные и отраслевые стандарты , т.к . формы документов используют достаточно длительное время . v Сопряжение с дейст вующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации . Должны быть с оставле ны классификаторы показателей , допусти мых к применению на различных уровнях упр авления в разных системах управления , и в надлежащем порядке утверждены , т.е . стандартиз ированы . Кроме того , должна быть обеспечена система ведения показателей , которая бы поз в о лила вносить необходимые изменения в эти классификаторы. v Экономичность . Достига ется за счет обоснованного включения документ ов в систему документации , широкого применени я бланков , рациональной группировки форм доку ментов , установления оптимального объема рек визитов и их логического расположения на бланке . Также снижаются затраты на составлени е , изготовление и оформление документов , их передачу , обработку , хранение и уничтожения . Основная цель упорядочения и систематизац ии управленческой документации – с оздани е системы документов , внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве . Использование таких документов сп особствует росту творческих элементов в управ ленческом труде , повышению его культуры . Сокра щаются операции , требующ и е ручного малоквалифицированного труда , сокращается время на составление и изготовление документов , с нижается количество ошибок в документах , повы шается информационная ценность документов , что облегчает их поиск . Классификация деловых документов Существует множе ство способов классификации управленческих докум ентов . Вот , например , некоторые из них. 1). По содержанию (важнейший вид классификации ) - это могут быть документы : по административ ным вопросам , вопросам материально-тех ническ ого снабжения , планирования , бухгалтерского уче та , подготовки кадров , внешнеторговой деятельно сти и т.д .; 2). По происхождению документы делятся на официальные и личные . Официальные созд аютя организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам ). Причем к официальным документам относят и докум енты удостоверяющие личность человека и его права , а также содержащие сведения биогра фического характера . (паспорт , удостоверение личнос ти , водительские права и т.д .) Личные документы создаются лицами вне сферы их служ ебной деятельности 3) По месту составления документы делятся на : вне шние - полученные учреждением (входящие ) или нап равленные им за его пределы (исходящие ) вн утренние - составленные в данном учреждении и используемые вну три его ; 4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих докуменов - это акты , анкеты , ведомости , протоколы , инструкции , очеты , приказы и т.д. Также существует и такая классификация документов : 1. По наименованиям : · Служебные письм а ; · Протоколы ; · Докладные записки ; · Акты ; · Приказы. 2. По месту составления : · Внутренние ; · Внешние. 3. По со держанию : простые и сложные ; 4. По форме : на индивид-е (содержание каждого документа имеет свои особенности ), тра фа ретные (часть отпечатана , другая заполня ется ), типовые (для группы однородных предприят ий ); 5. По срокам исполнения : на срочные и несрочные ; 6. По происхождению : на служебные и л ичные 7. По виду оформления : подлинные , копии , выписки , дубликаты ; Виды докум ентопотоков и пути их организации. Виды документ опотоков Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации , представленной в форме деловых документов . Однако чем крупнее фирма , тем хаотичнее могут оказаться пути ее распрост ра нения . Движение документов в организаци и с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом . Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между : 1) теми лю дьми , которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или п одразделений , специалисты и квалифицированные слу жащие ) и 2) пунктами технической обр аботки документов на предприятии (секретарь руководителя, кан целярия , экспедиция , множительная служба , архив ) По тому , каки е этапы обработки проходят документы , можно выделить три основных информ ационных потока - документопотока : 1. документопоток входящих в организацию документов (письма , договоры , реклам ные объяв ления , ведомственные распоряжения и инструкции , и т.д .) Большая часть входя щих документов , которые обрабатывает секретарь (или канцелярия ), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех пос тупающих на предприятие документов ) и толь к о 10-15% - заместителям руководителя , руков одителям структурных подразделений и конкретным исполнителям . Посмотрите на схему распределения потока входящих документов . 2. документопоток внутренних документов , то есть создаваемы х внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы , р аспоряжения , инструкции руководства , служебные зап иски , акты и т.д .) 3. документопоток исходящих документов - информация направляема я во внешний мир (письма и ответы на письма , договоры , отчеты , кон тракты , прес с-релизы и т.д .) Задача делопроиз водственных служб предприятия заключается в т ом , чтобы документы во время своего движен ия не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки . Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений . Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота , которая и зложена в нормативных документах . Они называю тся Единой государственной сис темы до кументационного обеспечения управлени я (ЕГСДОУ ). Схема работы с входящим документопотоком. Схема работы с исходящим документопотоком . Схема работы с внутренним документопотоко м. Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида . Типичным примером в нутреннего документа является приказ по основной деятельности . Рассмотрим этапы его обработки 1.Внутренние р аспорядительные документы (например , приказы , решен ия или распоряжения ) составля ются и оформляются по указан ию руководителя предприятия секретарем 2. Затем пр иказы , при необходимости , согласовываются с юридической службой предприятия. 3. Согласованные приказы п одписываются руководителем 4. Затем внутренние документы регистрируются , размножаются секретарем (или в канцелярии ) и направляются в структурные подра зделения для исполнения . Системы управления документами и электронный документооб орот. Технология управ ления документооборотом предполагает ведение рег истрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек . При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов , а также различные формы отчетно сти . Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможн ость централизованно отслеживать движение докуме нтов организации в реальном масштабе времени . Ведь это требует огромных трудоз атрат не только на ведение подробных журн алов и картотек в каждом подразделении , но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации . Отсутствие действенн ой технологии управления докум е нтообо ротом приводит , в конечном счете , к тому , что , как правило , в произвольный момент времени невозможно точно сказать , над какими документами работает учреждение , какова исто рия и текущее состояние того или иного вопроса , чем конкретно заняты исполните л и. В настоящее время для оптимизации и рационализации путей организации и обработки документопотоков всё более широко применяется автоматизация делоп роизводства . Она позволяет исключить ручные операции и облегчить поиск документов , автоматически передават ь и отслеживать перемещение документов и контролир овать выполнение поручений , связанных с докум ентами. "Системы управ ления документами (СУД ) обеспечивают процесс с оздания , управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетя х , а также обеспечивают контроль н ад потоками документов в организации . Часто эти документы хранятся в специальных храни лищах или в иерархии файловой системы . Тип ы файлов , которые , как правило , поддерживают системы СУД включают текстовые документы , о бразы, электронные таблицы , аудио -, видео - данные , и документы Web . Общими возможностями систем СУД являются создание документов , управление дос тупом , преобразование и безопасность ". Исторически , СУД являлись вертикальными приложениями , разработанн ыми для испол ьзования небольшими группами специалистов , работающих в территориальной б лизости друг от друга с сильно структурир ованными документами . За рубежом приложения в ертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевти ческие и сследования , страхование , инжене рные разработки , промышленное производство . В современных распределенных предприятиях система распространени я документов , требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально . Имеющие высокую ц енность информационные материалы создаются ежедн евно , размещаются в глобальных сетях , распрост раняются в различных профессиональных коллектива х . В эпоху Web формализованные документы , доступные только специалистам , не могут более служить хранилищ ем корпоративных знаний . В этом должны помочь Системы управления документами . Таким образом , автоматизация делопроизводства (при помощи СУД ) необходима для обеспечен ия мобильности руководства предприятием и раб оты самого предприятия. Общие т реб ования к системе документооборота На сегодняшний день предприятия требуют такой организации документопотоков , которая соответствовала бы сл едующим требованиям : · Масштабируемость - желательно , чтобы система документооборота могла поддерживать как пять , так и пять тысяч пользователей , и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения . Выполнение такого требования может быть об еспечено с помощью поддержки серверов баз данных про и зводства таких компаний , как Sybase, Oracle, Informix и др ., которые существуют практ ически на всех возможных программно-аппаратных платформах , тем самым обеспечивая самый шир окий спектр производительности . · Распределенность - основн ые проблемы при работ е с документами возникают в территориально-распределенных органи зациях , поэтому архитектура систем документооборо та должна поддерживать взаимодействие распределе нных мест . Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорос ти и к ачеству каналами связи . Та кже архитектура системы должна поддерживать в заимодействие с удаленными пользователями . Распре деленное , расширяемое управление документами прив одит к резкому повышению продуктивности работ ы сотрудников , усилению общей конкурентос п особности организации. · Модульность - впол не возможно , что заказчику может не потреб оваться сразу внедрение всех компонентов сист емы документооборота , а иногда спектр решаемы х заказчиком задач меньше , чем весь спектр задач документооборота . Тогда очевидно , что система документооборота должна состоять из отдельных модулей , интегрированных между с обой. · Открытость - систе ма документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем , например иногда необходимо интегрировать систе му с прикла дной бухгалтерской программой . Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. · Эффективность - обеспечен ие рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектам и , включая конечные результаты автоматизации документооборота ; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств , затраченных н а систему. ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СУД Определим тот необходимый уровень функциональных возможнос тей , которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства . Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его пе рвичной регистрации до спи с ания в дело. Жизненный цикл документа состоит из д вух основных стадий : 1. Стадия разработки документа , ко торая может включать : · собственно раз работка содержания документа ; · оформление документа ; · утверждение документа. В том случ ае если документ нахо дится на стадии разработки , то он считается неопубликованным , и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. 2. Стадия опубликованного документа , кот орая может включать : · активный досту п ; архивный докум ент : краткосрочного хран ения ; долгосрочного хранения ; · уничтожение документа . Когда документ переходит на вторую стадию , он считается опубликованным , тогда права на документ ост аются только одни - доступ на чтение . В качестве примера опубликованного документа можно привести шаб лон стандартного бланка предприятия. Организация работы современного офиса пре дполагает оперативное информационное обслуживание . Сроки подбора всех документов по запрошенн ому руководством вопросу не должны превышать нескольких часов . В то же время многи е д окументы (докладные , аналитические запи ски , отчёты , стенограммы заседаний и т.п .) со держат информацию о множестве вопросов , не отражённых в заголовках . Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получи ть только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме . Для этого в СУД предусмотрена орган изация электронного архива , т.е ., простыми слова ми , не надо идти в хранилище , искать де ло , заполнять лист-заместитель , при необходимости – изготавливать копию документов , при во звр а те дела – осуществлять полис тный просмотр , раскладку на место и т.п . – все процедуры автоматизируются. Электронный архив предприятия - это компле кс программного и аппаратного обеспечения , пр едназначенный для решения следующих задач : · Организация хран ения электронных документов. Необходим о обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носи телях . Носители электронных документов характериз уются двумя основными параметрами , стоимостью хранения одного мегабайта информаци и и скоростью доступа к информации . Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых задач , необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации . Т акже на выбор носителя влияет сро к хранения информации . Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения , которая состоит из разнотипных носителей . Н апример , для оперативного доступа требуется п рименение высокоскоростных жестких дисков , а для архивного хранения достаточно робот и зированных библиотек оптических дисков . С оответственно для таких систем хранения необх одимо решать задачи не только совместной работы данных носителей информации , но и о беспечивать миграцию документов между носителями . Эта миграция может осуществляться ли б о путем настройки системы администраторо м (например после истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель информации ), либо автоматически в зависимости от частоты обращения пользовате л ей к тому или иному документ у. · Организация учет а бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы с электронными доку ментами должна учитывать бумажные и микрограф ические документы - система должна хранить тол ько электронную карточку на документ да нного типа и поддерживать контроль стандартны х архивных операций : выдача документа , возврат документа и т . п. · Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать . Если с о скорост ью поиска все понятно , то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска . Существует два подхода к поиску документов . Первый подход состоит в том , что в процессе поиска ищется документ , который точно сущес твует в системе , и за д ача сост оит в том , чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или доку ментов . Этот подход применятся в 90% всех слу чаев поиска . Второй подход состоит в том , что ищутся все документы по интересующем у вопросу . Для этого подхода присущи та к ие понятия , как полнота - соответс твие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум - соответствие документов , отвечающих запросу и документов , нерелевантных ему. · Поддержка защиты документов от несанкционирова нного доступа и аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь асс оциированный с ним список пользователей , имею щих право совершать с ним определенные оп ерации . Как правило , определяются следующие ви ды доступа [3] (набор полномочий зависит от конкретной СУД ): полный контроль над документом ; право редактировать , но не уничтожать документ ; право создавать новые версии документа , но не редактировать его ; право аннотировать документ , но не ред актировать и н е создавать новые верси и ; право читать документ , но не редактиро вать ; право доступа к карточке , но не к содержимому документа ; полное отсутствие прав доступа к доку менту ; · Поддержка просмотра документов без загрузки приложений , которые порождают документ. Архивная система должна поддерживать специальные прог раммы просмотра , позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загру зки ресурсоёмких приложений. · Поддержка аннотиро вания документа. Иногда для обеспечения коллективной работы с д окументом необходимо позволять наносить к омментарии на документ , не изменяя его осн овного содержания . Комментарии (знаки , текст , цв етные пометки ) хранятся в слоях , которые м огут быть привязаны к имени автора , создав шего эти комментарии. · Поддержка коллек т ивной работы с документом. Выражает ся в поддержке целостности документов , для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на /c редактирования , что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями , устраняя тем самым возмож ные конфликты . Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать одновременн о нескольким пользователям , вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий , а ка ж дая версия - несколько подверсий . Кроме того , в рамках одного документа и одной версии (подверсии ) документа может сущ ествовать несколько представлений документов (в разных форматах ). · Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять соб ой совокупность других документов . Такой документ носит наз вание составного или контейнера , а в делоп роизводстве такой документ носит название "де ло ", по своим характеристикам он аналогичен простому документу . Документы могут быть об ъединены в составной д о кумент с помощью нескольких типов связей . Эти связи определяют , какие версии объединяются в к онтейнер , например , последняя по дате , последня я отредактированная , старшая версия и т . п . Эти связи определяют , как будет осуществ ляться сборка документа в соста в н ой документ . Для составных документов должно существовать приложение , которое будет осуще ствлять окончательную сборку такого документа. · Поддержка распространения опубликованных документов. Как только д окумент публикуется его иногда необходимо рас простра нять . Это происходит двумя основны ми путями , либо через систему электронной почты , путем рассылки , либо через Internet , путем публик ации на Web-сервере. Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций , связанных с документами разных типов ( электронных , бумажных , микрографических ) и переводом их из одного типа в другой . Данная проблема подразделяется на два осно вных класса. · Персональный ввод бумажных документов . Ввод небольшого количества разнотипных бумажны х документов осуществляется с пом ощью планшетных или персональных сканеров . После операции сканирования документ вручную индекси руется путем заполнения карточки документа . · Массовый (поточный ) в вод бумажных документов . Основное отличие от предыдущего состоит в том , что обрабатыва ется бо льшое количество однотипных докуме нтов . В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести : систему ввода и хранения платежных поручений в банке , систему обрабо тки анкет опроса населения , систему обработки рез у льтатов голосования. При реа лизации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса за дач. Задача извлечения данных из бумажных документов . Например , имеется форма с результа тами опроса населения . Необходимо ввести боль шое кол ичество анкет , извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу . В этом случае нас интересуют только извле ченные структурированные данные , а не сами изображения документов . Задача извлечени я данных из бумажных документов с сохране нием изображения докуме нта . Если вы об рабатываете не форму с опросами населения , а платежное поручение клиента , то имеет смысл после извлечения данных сохранить из ображение документа для того случая , когда потребуется анализ исходного документа. При организации систем документоо боро та одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения , которые оперируют документами , хранящимися в архиве. · Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов . Последоват ельная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим . Пе редача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении кон трольного времени , либо после завершения рабо ты одним из них . Параллельная маршрутизация - документ од н овременно поступает вс ем исполнителям , а завершение маршрута происх одит , когда один либо все пользователи зав ершат работу с документом. · Системы электронной почты. Минимальной дост аточной системой , обеспечивающей маршрутизацию до кументов является система электронной почты , которая осуществляет параллельное распространен ие документов (маршрутизация отличается от ра спространения или рассылки тем , что маршрутиз ируемый документ возвращается в начало маршру та , например к инициатору , а рассылаемый д окумент уход и т к исполнителю без контроля факта возврата ). С помощью допол нительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов. Свободная маршру тизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения по нимается следующая функциональность : Контроль доставк и задания - инициатору выдается информация о том , что его задание достигло места наз начения (исполнителя ). Контроль прочтен ия задания - инициатору выдается информация о том , что с его заданием ознакомил ись сотрудники для которых это задание бы ло предназначено . Контроль выполне ния - инициатору выдается информация о том , что задание выполнено . Мониторинг задания - инициатор всегда може т посмотреть , кто и что сейчас делает с его заданием . Извещение о нар ушении сроков исполнения - система доку ментооборота может известить инициатора о том , что посланное им задание просрочено конк ретным сотрудником. История выполнения заданий . Контроль качества исполнения - означает , чт о , если пользователь говорит о том , ч то задание исполнено , это еще не о значает , что оно действительно исполнено , иниц иатор должен проверить качество исполнения , п одтвердить или нет исполнение . Информация может выдаваться в виде изменения статуса зада ния в окнах входящих и исходящих заданий и ли в виде нового задания сформи рованного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте . · Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация ). Маршруты могут быть более сложными , ч ем простые по следовательные или параллельные : комбинированные из последовательных и параллельных элементов ; условные , с переходами в зависимости о т состояния тех или иных переменных маршр утов . Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету ", поэтому в этом случае используе тся специализированный графический редактор , позв оляющий создать маршрут . Инициатор вызывает с озданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его . Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой , и реальные при ложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе . И вот почему . Любой процесс маршрутизаци и документов - это движение одного документа , а не множества его копий , как это п роисходит в систе м ах электронной почты . Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии пространства , но и в основном для поддержания его целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ. Рассмотренные во зможности и функции обеспечивают построение любой частной систем ы документооборота на любом предприятии в любой предметной области . Естественно , для п остроения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъя вляемых заказчико м требований. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопр оизводства и документооборота говорит о благо получии учреждения и его руководства . Это означает полную управляемость подчинённых руково дству аппарата , их компетентность , солидарно сть , дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возм ожность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками пр оизводственног о процесса , позволяет сократить время , требуемое на подготовку конкретных задач , исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрении автома тизированной системы обеспечит удобство в раб оте , рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок . Также сни зятся физиологические нагрузки , т.к . с внедрени ем соответствующего программного обеспечения вре мя , затраченное на эту же работу , существе нно уменьшится . Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к . приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информа ции , а также у персонала появится дополни тельное время для анализа и принятия упра вленческих решений. Номенклатура дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков д ел , заводимы х в организации , с указани ем сроков их хранения , оформленный в устан овленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и форми рования дел , обеспечения поиска документов и учета дел . Она является классификационным справочником и используется при постро ении информационно-поисковой системы. Номенклатура дел – это классификатор , позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам ) для оперативного их поиска. При ее составлении учитываются требования , предъявляемые нормативно-методическ ими документами – Государственной системой д окументационного обеспечения управления , Основными правилами работы ведомственных архивов , Перечне м документов с указанием сроков хранения , методическими материалами по разработке номенкла т у ры дел . Помимо этого используются положения о структурных подразделениях организации , штатное расписание , перспективные и текущие планы , а также сами документы , как входящие , так и созданные в процессе деятельности подраз делений. Различают три вида номен клатуры дел : типовую , примерну ю и номенклатуру для организации. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и с труктуре организаций . Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является н ормативным д окументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по ха рактеру деятельности , но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ , утве рждаются их руководителями . Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовывают ся с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК , ЭК ) министерства (ведомства ) ил и ор ганизации , имеющих подведомственную сеть , на к оторую распространяется типовая (примерная ) номенк латура дел . Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной служб ы. Номенклатура для организации составляется службой документационн ого обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделе ний . Номенклатура дел организации , предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК ) организации , согл асовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК ) государственного архива , куда документы пост уп а ют на государственное хранение , и утверждаются руководителем организации . Орга низации , не сдающие документы на государствен ное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем . При составлении номенклату ры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел , типовыми и ведомственными перечнями с указанными в ни х сроками хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел , отражающие все документируемые участки работы орган изации . В том числе у казываются справочные и контрольные картотеки , личные дела . Каждое дело , включенное в н оменклатуру , должно иметь индекс . Индекс дела состоит из индекса структурного подразделени я (по классификатору структурных подразделений ) и порядко в ого номера дела в пределах распределения . При наличии в деле нескольких томов (частей ), индекс проставляетс я на каждом томе с добавлением «т . 1» , «т . 2» и т.д. Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам , печатают в необх одимом количе стве экземпляров . Первый экз емпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управлени я (ДОУ ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего , третий используется в ведомственном архиве , с которым согласовывал ась н о менклатура дел и куда д окументы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел составляется и согласовы вается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации , но не реже одного раза в пять лет . Ежегодно уточняется , утверждается руков одством организ ации и вводится в действие с 1 января с ледующего года. В течение года в утвержденную номе нклатуру дел вносятся сведения о заведении дел , о включении новых дел и т.д . По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количест ве заведенных дел . Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итогов ых записей номенклатур дел структурных подраз делений. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года . Оф ормление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится со трудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива. Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фо нда области , края , региона . В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде. В зависимости от сроков хранения пров одится полное или частичное оформление дел . Дела постоянного , долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформл ению , которое пре дусматривает подшивку ил и переплет дела , нумерацию листов в деле , составление листа – заверителя дела , со ставление в необходимых случаях внутренней оп иси документов , оформление реквизитов обложки дела . Дела временного (до 10 лет включительно ) хранения не п одшиваются , листы в них не нумеруются , документы в них хр анятся в скоросшивателях . Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме . По окончании года в надписи на облож ках дел постоянного и долговременного хранени я вн осятся уточнения : проверяется соответ ствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов , в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные свед ения (проставляются номера приказов , протоколов , виды и формы отчетности и т.п .). Дата н а обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела . В деле , содержащем документы за более ранние год ы , чем год образования дела , под датой вносится запись : «Имеются документы за…годы» . На обложках дел , состоящих из нескольких т омов (частей ), проставляются крайние даты документов каждого тома (части ). При о бозначении точной календарной даты указываются число , месяц и год , или год , месяц и число . Число и год обозначаются арабскими цифрами , название месяца пишется словами . При обозначении календ а рной даты допускается сокращенное цифровое написание , в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты. На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи , номер описи и фон да. При и зменении названия организации (ее структурного подразделения ) в течение пе риода , охватываемого документами дела , или при передачи дела в другую организацию (струк турное подразделение ) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного п о дразделения ). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью. На завершенные дела постоянного , долговре менного хранения и дела по личному состав у , прошедшие экспертизу цен ности и офо рмление в соответствии с приведенными выше требованиями , ежегодно составляются описи . На дела временного хранения описи не составля ются . Описи дел структурных подразделений сос тавляют работники , ответственные за документацию , под непосредственн ы м методическим руководством ведомственного архива. Описи составляются отдельно на дела п остоянного хранения , на дела долговременного хранения , на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам , судебные и следственные дела , рациона лизаторские предложения и т.п .). В организациях , имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению , описи на дела постоянного хранения соста вляются ежегодно каждым подразделением под не посредственным методическим руководством ведомстве нного архива . Описи , подготовленные структ урными подразделениями , служат основой для по дготовки сводной описи организации , которую г отовит ведомственный архив и по которой о н сдает дела на государственное хранение . В организациях с небольшим объемом ежего д но образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет . Описи дел по личному (личных дел ) могут составляться за несколько лет со сплошно й нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах . Пр и передач е дел из структурного подраз деления в ведомственный архив на всех экз емплярах описи против каждого дела , включенно го в нее , делается отметка о наличии д ела . В конце каждого экземпляра описи указ ываются цифрами и прописью количество фактиче ски переданных ( п ринятых ) дел , проста вляются подписи сотрудников , осуществляющих прием- передачу чисел , указывается дата . При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Вместе с делами из структурных подраз делений в ведомственный архив передаются реги с трационно-контрольные карточки на документы , регистрационные журналы и другие регистраци онные формы , которые включаются в опись ка к отдельные единицы хранения. Литература 1. Корнеев И.К . Организация техноло гий офисной деятельности : Монография / ГУУ . – М ., 2001. – 204 с. 2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ . М ., 2000. 3. Бобылева М.П . Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных сис тем // Делопроизводство 2001. № 1. С . 36-41. 4. Ларин М.В . Упр авление документацией в организациях (проблемы истории и методологии ). Диссертация доктора исторических наук . М ., 2000 - 413 с. 5. Шатина Н.В . С оставление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. № 1. С . 18-24.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
В связи с заступлением митрополита Волоколамского Илариона на должность завкафедры теологии в НИЯУ МИФИ будет переименован в Научно-исследовательский христианский университет ядра.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по бухгалтерскому учету и аудиту "Необходимость упорядочения документопотоков, систематизации и классификации документов", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru