Диплом: Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии ПМС - текст диплома. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Диплом

Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии ПМС

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Дипломная работа
Язык диплома: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 392 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной дипломной работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

ТЕМА: Создание автоматизированной информационной системы отчетного докуме нтооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии п.Сибирцево . «Путеремонтная машинная станция №18» Обозначения и сокращен ия АИС – автоматизированная информационная система ИБ – информационная база ЕК АСУТР - единая корпоративная автоматизированная система управления трудовыми ресурсами ЛВС – локально – вычислительная сеть АРМ – автоматизированное рабочее место ПК – персональный компьютер ПО – программное обеспечение Содержание Введение …… …………………………………………………………………6 1. Анализ предметной области и выявление списка решаем ых задач….. 10 1.1. Технико – экономическая характеристика предметно й области…… 10 1.1.1. Организация предметной области ……………………… ………...10 1.1.2. Структура организаци и………..……………..……………………15 1.1.3. Характеристика информац ионных потоков ………………………...16 1.1.4. Общие сведения о задача х …………………………………………...20 1.1.4 Способы решения задач……… ……………………………………… 24 2. Проектирование АИС «Архив» ………………………………… ……..36 2.1 Техническое задание…………… ……………………………………… 43 2.2 Обеспечивающие подсистемы …...…………… ……………………….47 2.3 Внедрение и опытная эксплуатация … ………………………………...48 2.4 Руководство пользователя…………………………………………….. 49 3. Обоснование экономической эффективности проекта ………………...51 Заключение ………………………………………………………… ………..53 Список использованной литературы …… …………………………………55 Приложение 1 ………………………………………………………… ……..56 Приложение 2 ………………………………………………………… ……..57 Приложение 3 ………………………………………………………… ……..58 Приложение 4 ………………………………………………………… ……..61 Приложение 5……………………………………………………………….. 66 Создание автоматизир ованной информационной системы отчетного документооборота «Отдела ка дров» на железнодорожном предприятии «ПМС». Объектом исследования является процесс отчетного документооборота в « Отделе кадров» предприятия «ПМС». И предназначена для использования пе рсоналом отдела кадров, так как вся отчетная связанная с кадрами предпри ятия документация проходит именно через этот отдел. Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизирован ной информационной системы документооборота, а в частности электронно го архива документов на базе «ПМС». Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с ор ганизацией работы с документами: я нак апливается множество документов, назначение и источник которых не ясны; я документы и информация, содержащаяся в них, попадае т в чужие руки; я тратится масса рабочего времени на поиск нужного д окумента и формирование тематической подборки документов; я создается несколько копий одного и того же докумен та - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; я на подготовку и согласование документов тратится много времени. На основании вышесказанн ого можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота: 7. исследование структуру пр едприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации; 8. организовать централизова нное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форма тов; 9. сбор и обработка экономиче ской информации; 10. оценка экономической эффе ктивности проекта. Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет сове ршенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подхо дов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, и меющие дело с архивом, а не только проектировщик. Основные те хнико – экономические показатели: сокращение времени разработки доку ментации предприятия за счет повешения быстродействия при работе с бол ьшими массивами информации, повышение точности и снижение учетных ошиб ок при сборе и обработке экономических данных, возможность осуществлен ия оперативного контроля, возможность отслеживания динамики деятельно сти предприятия. В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения доку ментов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с после дую щим их структурированием и сохранением на носителях. На сегодняшн ий день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система а втоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономи ческий эффект Введен ие Сегодня, ког да скорость перехода организаций на электронный документооборот огран ичивается, пожалуй, лишь их финансовыми возможностями, важность професс ионального подхода к переводу корпоративной документации на «компьюте рные рельсы» переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей это го процесса — перевод в электронный вид не только текущих бумаг, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляе тся сотнями тысяч. Особенно это касается таких исконно «бумажных» орган изаций, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить — необходим системны й подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных компьютерных технологиях. Самым про стым путем создания электронного архива является сканирование всего м ассива документов без распознавания их содержания. Главное достоинств о такого подхода — простота: современные поточные сканеры способны пер евести в электронный вид в короткий срок большой массив бумаг. Правда, по лноценным архивом подобный набор образов назвать нельзя из-за невозмож ности поиска необходимого документа иначе как по названию соответству ющего файла. Кроме того, такой поиск будет достаточно медленным из-за бол ьшого объема отсканированных файлов и потребует мощного оборудования. Исходя из этого рекомендуется вручную произвести сортировку образов д окументов по различным каталогам, соответствующим, скажем, конкретным д елам, периодам или клиентам. Более эффективным является ввод набора отсканированных документов в С УБД. Для этого в соответствие каждому образу ставится так называемая «ка рточка документа», содержащая набор атрибутов, по которым необходимо ос уществлять поиск. Процесс заполнения таких карточек, называемый индекс ированием, может осуществляться в ручном, автоматическом или полуавтом атическом режиме. При ручном индексировании оператор вводит в карточку данные, глядя на изображение документа, при автоматическом данные из гра фических образов извлекает специальная программа распознавания и само стоятельно помещает их в карточки. Полуавтоматический способ предпола гает, что часть атрибутов определяется автоматически, а часть вводится в ручную. Естественно, независимо от метода индексирования необходима та кже последующая верификация данных, которая, в свою очередь, может произ водиться как человеком, так и специальной программой. В третьем, ид еальном случае возможен полный перевод документа в электронный вид, что значительно расширит возможности поиска, но процесс такого распознава ния является очень трудоемким и дорогостоящим и в большинстве случаев н е оправдывает себя с экономической точки зрения. Целью данного дипломного проекта является разработка автомати зированной информационной системы документооборота а в частности элек тронного архива отчетной документации на базе предприятия «ПМС». Путем автоматизации документооборота на данном пр едприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать учас тие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик. Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами: я документы теряются; я накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; я документы и информация, содержащаяся в них, попадае т в чужие руки; я тратится масса рабочего времени на поиск нужного д окумента и формирование тематической подборки документов; я создается несколько копий одного и того же докумен та - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; я на подготовку и согласование документов тратится много времени. Внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблем ы, а также: я обеспечит слаженную работу всех подразделений; я упростит работу с документами, повысит ее эффектив ность; я повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; я повысит оперативность доступа к информации. На основа нии вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота: я исследование структуры предприятия и выявление проблемы решае мой с помощью автоматизации; я организовать централизованное хранение, поиск, пе ресылку сложных документов установленных форматов; я сбор и обработка экономической информации; я оценка экономической эффективности проекта. Современны й этап развития информационных технологий характеризуется особым вним анием к проблеме автоматизации документооборота, так как основное числ о компаний в нашей стране используют классическую бумажную систему. Это обусловлено тем, что встать на компьютерные рельсы некоторым либо не по карману или просто руководство не считает необходимым такой переход. В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения доку ментов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с после дую щим их структурированием и сохранением на носителях. 1. Анализ пре дметной области и выявление списка решаемых зад ач. 1.1. Технико – экономическая характеристика предметной области. 1.1.1. Орган изация предметной области. 1.1. Предприятие ПМС создано на основании приказа Народного Комисса ра Путей Сообщения, Каганович Л.М. Приказ от 01.04.1936 года № 35-ц. 1.2. Полное наименование предприятия: открытое акционерное обществ о «Российские Железные Дороги» структурная единица дирекции по ремонт у пути инженерных сооружений Дальневосточной Железной Дороги Путеремо нтная машинная станция. Сокращ ённое наименование: «ПМС». 11. Предприятие являет ся коммерческой организацией. 12. Учредителем Предпр иятия является Хабаровское отделение Железной Дороги. Органом, ос уществляющим полномочия собственника имущества Предприятия, является Хабаровское отделение Железной Дороги. 1.5. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в банках, круглые печати со своим полным на именованием, штампы, бланки, и другие средства индивидуализации. 13. Предприятие отвеча ет по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Предприя тие не несёт ответственности по обязательствам собственника имущества и его органов, а собственник имущества и его органы не несут ответственн ости по обязательствам Предприятия, за исключением случаев, если действ ия собственника имущества привели к финансовой несостоятельности (бан кротству) Предприятия. В этом случае на собственника имущества Предприя тия, при недостаточности имущества Предприятия, может быть возложена су бсидиарная ответственность по его обязательствам. Ответственность мож ет быть возложена на собственника имущества Предприятия в иных случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. 14. Предприятие от сво его имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущест венные права, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде, в с оответствии с законодательством Российской Федерации. 1.8. Предприятие не имеет филиалов. 1.10 Предпри ятие приобретает права юридического лица с момента его государственно й регистрации. Учет и отчетность Предприятия. 2.1 Предприятие ведет оперативный, экономический, кадровый, бухгалтерский и налоговый у чет и представляет статистическую отчетность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 15. Ответственность за органи зацию, своевременное представление ежегодных отчетов и другой отчетно сти Предприятия несет начальник в соответствии с действующим законода тельством Российской Федерации. 16. Учетная политика, о рганизация документооборота на Предприятии, устанавливается приказом начальника Предприятия. 17. Финансовый год Пре дприятия устанавливается с 1 января по 31 декабря. 18. Достоверность данн ых, содержащихся в годовом отчете Предприятия, штатном расписании, бухга лтерском балансе, в отчете о прибылях и убытках должна быть подтверждена соответствующими печатями Предприятия. 19. Бухгалтерская отче тность Предприятия в случаях, определенных собственником имущества Пр едприятия, подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке незав исимым аудитором. 20. Предприятие по око нчании отчетного периода представляет в отраслевой орган и орган по упр авлению имуществом бухгалтерскую отчетность и иные документы, перечен ь которых определяется собственником имущества Предприятия. 21. Предприятие обязан о публиковать отчетность о своей деятельности в случаях, предусмотренн ых законодательством. 22. Предприятие обязан о хранить следующие документы: · учредительные доку менты Предприятия, а также изменения и дополнения, внесенные в учредител ьные документы Предприятия и зарегистрированные в установленном поряд ке; · решения собственника имущ ества Предприятия о создании Предприятия и об утверждении перечня имущ ества, передаваемого Предприятию в хозяйственное ведение, о денежной оц енке уставного фонда Предприятия, а также иные решения, связанные с созд анием Предприятия; · документ, подтверж дающий государственную регистрацию Предприятия; · документы, подтвер ждающие права Предприятия на имущество, находящееся на его балансе; · внутренние докуме нты Предприятия; · приказы по личному составу Предприятия; · финансово-бухгалт ерские документы Предприятия; · решения собственни ка имущества Предприятия и отраслевого органа, касающиеся деятельност и Предприятия; · аудиторские заклю чения, заключения органов финансового контроля; · иные документы, пре дусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми акт ами, внутренними документами Предприятия, решениями собственника имущ ества Предприятия и начальника Предприятия. 23. Предприятие храни т документы, предусмотренные пунктом 8.9. настоящего Устава, по месту нахож дения его руководителя или в ином определенном Предприятием месте. 24. При ликвидации Пре дприятия документы передаются на хранение в государственный архив в по рядке, установленном действующим законодательством. Организац ия предоставляет отчеты о хозяйственной деятельности в соответствии с действующим законодательством, причем отчетность ведется с помощью си стемы «ЕК АСУТР» и системы «АРМ». Ниже приведены краткие характеристики используемого на предприятии программного обеспечения. СИСТЕМА «ЕК АСУТР» Система «ЕК АСУТР» является универсальной системой автоматизации деят ельности предприятия. За счет своей универсальности система «ЕК АСУТР» может быть использована для автоматизации самых разных участков эконо мической деятельности предприятия: учета товарных и материальных сред ств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, работа с кадрами предприятия, расчета амортизации основных средств, бухгалтерс кого учета по любым разделам и т. д. На данном предприятии система «ЕК АСУТР» является основным средством для составления кадровой отчетности и бухгалтерского учета. С помощью д анной системы ведется кадровый и бухгалтерский учет соответственно. От четность, составленная на основе данной системы, подлежит сдаче в архив. Система «АР М» Система «АР М» - приложение среды Windows. Она может эксплуатироваться на любых компьютера х, работающих под управлением этой средой, начиная от платформы MS Windows'95. Возм ожна работа на одном компьютере или в локальной сети. Ограничения на сет евую операционную систему отсутствуют. Система «АРМ» н а данном предприятии в отличие от « ЕК АСУТР» является второстепенным средством для работы с кадрами предпри ятия. Используется в основном теми сотрудниками, для которых привычна об ычная структура учета. С использованием данной системы также как и с « ЕК АСУТР» составляется отчетность, но очень узкого перечня. 1.1.2. Стр уктура организации Современные р оссийские предприятия имеют сложную структуру, характеризующую многос торонность деятельности и территориальное разделение. ОАО «РЖД» терри ториально разделено на филиалы – железные дороги. В Дальневосточном фе деральном округе действует филиал – Дальневосточная железная дорога. В Приморском крае работу отделений Дальневосточной железной дороги ко ординирует Хабаровское управление железной дорогой. Рис.1 Управление Дальневосточной железной дорогой Рис.2 Схема управления в ПМс 1.1.3. Характе ристика информационных потоков Информацио нные потоки предприятия разделяются на внутренние и внешние. Внутрення я документация необходима для собственных нужд, она накапливается и при необходимости извлекается из архива для сверки каких либо показателей. Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприяти я с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предпри ятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывае т весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида: • Входящие. Э то документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Бол ьшинство входящих документов должны порождать соответствующие исходя щие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нор мативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответст вующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредств енно во входящем документе. • Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом органи зации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящи х документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Н ебольшое число исходящих документов может требовать поступления входя щих документов (запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справк у по вопросу … в срок до …”). Рис3. Рис.3 Запрос на ст оронние организации. • Внутренни е. Данные документы используются для организации работы предприятия. Че рез канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящи е. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ о тправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направ ить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. Рассмотрим ос новные информационные потоки, происходящие при работе отдела кадров в П МС. Начальник – отдел кадров. От начальника поступают приказы, необходимые для обеспечения работы пр едприятия, в свою очередь отдел кадров ежемесячно отчитывается о состоя нии рабочего персонала (кол-во людей принято, уволено, находятся в команд ировке, в отпуске и т.д. ) в ПМС. Работники ПМС – отдел кадров. При приеме на работу, отдел кадров и поступающий на работу заключают дог овор об условиях труда, обязанностях обеих сторон, о своевременной выпла те заработной платы, Так же от работников ПМС в отдел кадров поступают вс е различные заявления ( отпуск, увольнение, выдача билетов бесплатного п роезда на ЖД транспорте, отправке на учебу и т.д.), объяснительные, рапорта. Поликлиника – отдел кадров. Для прохождения медицинской комиссии отдел кадров выдает поступающему на работу или работнику документы (Форма АКУ-23, АКУ-22), после прохождения ме дицинской комиссии, работник возвращает в отдел кадров заключение меди цинской комиссии о состоянии здоровья и о пригодности его к работе. А так же, в начале года, отдел кадров ПМС передает в поликлинику план прохожден ия медицинской комиссии всех работающих, поквартально и по категориям (П риказ№90, Приказ№6, Приказ№555). Категория 1 – обеспечивает движение поездов. Категория 2 – осуществляет профессиональную деятельность в условиях п овышенной опасности (связан с выходом на железнодорожные пути). Категория 3 – подвергаются воздействию опасных и вредных производстве нных факторов. Расчетный отдел – отдел кадров. В расчетный отдел поступает информация об уволенных, принятых на работу , работниках, которые уходят в отпуск, людях которых посылают в командиро вку, для начисления отпускных, командировочных, расчетных листов, и начи сления заработной платы. А из расчетного отдела каждый месяц в отдел кад ров передаются расчетные листы по начислению заработной платы, для разд ачи их рабочим и служащим. Мастера – отдел кадров. Мастера, работающие в ПМС, каждый день отчитываются заместителю начальн ика по кадрам об отсутствующих на рабочих местах. А из отдела кадров маст ера получают различные приказы, а так же уведомительные листки о направл ении работников на медицинское обследование, командировку, учебу, отпус к и т.д. Хабаровское управление – отдел кадров. Из Владивостокского отделения железной дороги поступают различные при казы, связанные с кадровым составом ПМС, например, о приеме на работу люде й в связи с началом сезона летне-выездных работ, в свою очередь отдел кадр ов ежемесячно отчитывается о состоянии рабочего персонала (кол-во людей принято, уволено, находятся в командировке, в отпуске и т.д. ) в ПМС. Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, приказы, отчеты, телеграммы и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, приче м еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жа лобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деле ние достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопрои зводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие. На основе п риведенных выше определений построим схему документооборота отдела ка дров предприятия (Приложение 1). 1.1.4. Об щие сведения о задачах Сотрудники обя заны обеспечить сохранность хранящихся в отделах предприятия докумен тов, первичные учетные документы, приказы, регистры бухгалтерского учет а и бухгалтерскую отчетность, кадровую отчетность, должны храниться в те чение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации г осударственного архивного дела, но не менее пяти лет, а документов связа нных с отделом кадров не менее 75 лет. Приказы по кадрам и другие документы, связанные с отделом кадров, програ ммы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) долж ны храниться организацией не менее семидесяти пяти лет после года, в кот ором они использовались для составления кадровой отчетности в последн ий раз. Организация вправе организовать хранение кадровых документов в виде э лектронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использовани ем средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возм ожность распечатывания бумажных копий кадровых документов по формам, у становленным нормативными актами Трудового Кодекса Российской Федера ции. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленног о порядка хранения кадровых документов возлагается на руководителей и менеджеров предприятия. Руководитель и менеджер должны проинструктиро вать сотрудников по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудни ками определенные места для хранения документов в шкафах и других храни лищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места, а такие документы как, например трудовая книга должны храниться в сейфах. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные кадровые доку менты за рабочий день после проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текуще го года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафа х (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего о тчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях. Личные докум енты каждого работника предприятия хранятся в порядке, предусмотренно м нормативными актами. Порядок хранен ия документов постоянного пользования (приказы, заявления, договора, тел еграммы, рапорта, командировочные листы и т.п.) определяется руководител ем и менеджером предприятия, имея в виду обеспечение их сохранности. Кадровые документы хранятся подшитыми, и все пронумерованы в возрастаю щем порядке. Подборка документов осуществляется работником, на которог о возложено формирование документов. Допускается формирование кадровы х документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработк у. При этом документы помещаются в папку, а после расформировываются, нап ример: приказы к приказам, заявления к заявлениям и т.п. В каждую папку с подшитыми документами помещается специальный лист с но мерами документов и пояснениям к этим номерам, это делается для быстрого поиска, в последующем, нужного документа и для того чтобы при сверке доку ментов ничего не потерялось или попало в другую папку. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщател ьно проверять наличие в таких документах как приказы, заявления, роспис и начальника предприятия и печати заместителя начальника по кадрам и со циальным вопросам (менеджера предприятия). Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформ лены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день передан ы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны хран иться обязательно в отведенном для этого месте. На данном предприятии архивированию подлежат документы, содержащие ка кую либо информацию о кадровом составе предприятия. Основным для архива ции служит следующий перечень документов: 1. Штатное расписание . Под штатным расписанием понимают утверждаемый собственником имуществ а предприятия, руководителем или вышестоящим органом перечень наимено ваний должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноим енных должностей (вакансий) и размеров должностных окладов. Разработку, корректировку штатного расписания предприятия осуществляет вышестоя щее руководство в лице его менеджера предприятия в нашем случае Замести теля начальника по кадрам и социальным вопросам. 2. Заполнение заявок . Э ти документы представляют собой списки работников ПМС, с предоставлени ем на них полной информации, для которых иные организации должны предост авлять права на те или иные действия. Например, составляется заявка на вы дачу пропусков на 250 человек для проведения укладки железнодорожного по лотна на территории, которая находится под охраной. 3. Отчет о приеме увольнении и перемеще нии работников по ПМС . Этот документ содержит информацию о принятых на рабо ту в ПМС, уволенных и по различным причинам перемещенных работников с од ного места работы на другое. Этот отчет ведется для корректировки штатно го расписания, начислению или же прекращению начисления заработной пла ты принятому или уволенному работнику, для отслеживания количества раб отающих. 4. Отчет по пенсионерам ПМС . Документ, содержащий информацию о пенсионерах предприятия ПМС. Согласно с Трудовым Кодексом Российской Федерации (Гл.II, статьи 7, и пункта 1) мужчины уходят на пенсию с 60 лет, а женщины с 55 лет. Отчет служит для того чт обы людям которые уходят на пенсию начали начислять с пенсионного фонда Российской Федерации ежемесячную пенсию, и различные поощрения и награ ды. Отчет по пенсионерам формируется ежемесячно, итоги подсчитываются з а год. 5. Отчет по прохождению медицинской ком иссии работниками ПМС . Формируются сведения о прохожде нии работниками предприятия ПМС медицинской комиссии. Мед. комиссия про ходится один раз в год в Сибирцевской Ж.Д. поликлинике, и Уссурийской Ж.Д. п оликлинике. Медицинская комиссия определяет, годен ли организм работни ка или человека поступающего на работу на предприятие ПМС к тем или иным условиям работы. Отчет формируется в конце года. Все вышеперечисленные документы составляются в электронном виде. Как уже было сказано, документы должны храниться в архиве, некоторые из н их продолжительное время, поэтому мною было предложено автоматизирова ть процесс документооборота, а в частности, создать систему «Архив» кото рая будет обеспечивать сохранность документов на жестком диске, операт ивный поиск нужного документа, изменение имеющегося документа и создан ие на его основе нового. Основана система будет на гипертекстовой технол огии. 1.1.5. Спос обы решения задач Для решения з адачи автоматизации документооборота вначале необходимо определить ч то – же такое вообще электронный архив предприятия: Программно — аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения; управления доступом; создания электронных документов всех ин формационных потоков предприятия; управления документооборотом; управ ления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки н овой. Решение включает в себя элементы технологии создания и технологии работы с ним. Информация используется как в электронном виде, так и в "трад иционном бумажном", т. к. учитывается возможность тиражирования (печати). Обоснуем отдельные положения определения, комплекс имеет программную так как "центром" системы является программный продук т — система архива и документооборота. Документы всех потоков создаютс я в электронном виде при помощи программных средств. Программно осущест вляется обработка отсканированных бумажных носителей. Управление же и меющимися аппаратными средствами также осуществляется специализиров анными программами. "Аппаратная" часть комплекса включает сканирующее оборудование, оборуд ование для тиражирования (печати). Естественно, к этой части необходимо о тнести сетевое оборудование, сервер, рабочие станции и специализирован ные устройства хранения. Условно ре шение проблемы хранения информации можно разделить на следующие соста вляющие: я Выбор носителя информации. Не будем подро бно останавливаться на перечислении возможных вариантов. Их список вел ик: от глиняных табличек и зарубок на деревьях до применения современных информационных технологий, например, высокотехнологичных архивных на копителей; я Организация условий хранения. Эта составляющая проблемы тесно связана с предыдущей и мо жет быть реализована по-разному. Например, далекие предки пришли к тому, ч то надписи на скале лучше делать в пещере, чтобы их не смыл дождь. Ценные б умажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего об орудования и системы создания микроклимата. Информацию в электронном в иде целесообразно хранить опять же в соответствующих условиях, исключа ющих потери. Рассмотри м основные способы хранения информации, которые применяются в наше врем я, не затрагивая пока систем электронного архива. Хранение в б умажном виде Способ хра нения информации в бумажном виде — самый распространенный. Причина это го, прежде всего, в том, что из всех описываемых способов он "самый старый". Г лупо было бы описывать то, что всем знакомо с детства. Просто перечислим п реимущества и недостатки. Основным преимуществом является "наглядност ь и привычность". Действительно, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное обо рудование между Вами и носителем информации. Все воспринимают Ваши зрен ие и мозг. Для "корректировки" бумаги достаточно лишь наличие карандаша и ли ручки. Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных пр икосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях мо жет быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архи ва при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поис ке необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс и звлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать информа цию бумажных носителей достаточно неудобно. С перечисленными недостатками существуют определенные "способы борьбы ". Для уменьшения объема бумажных масс, например, успешно применяются сте ллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В "сложенном в иде" такой стеллаж занимает гораздо меньший объем (за счет отсутствия пр оходов между полками). Для хранения особо ценной информации на бумаге можно создать систему ми кроклимата. Для тиражирования документации бумажных носителей применяют копирова льные аппараты. Пионером в их разработке и производстве является небезы звестная фирма Xerox, благодаря которой и возник термин "ксерокопия". Для копи рования сшитых документов, книг достаточно эффективно применение копи ров Minolta. При копировании "с бумаги на бумагу" объем "бумажных масс" растет. Пр и всем уважении к данной технологии, отметим: если качество подлинника н изкое и часть информации уже потеряна, то на копии это повторится. Улучше ние качества таких копий без использования информационных технологий невозможно. Сделать более удобным учет "на бумаге", упростить процесс быстрого досту па к информации, создать эффективную систему тиражирования (копировани я) с возможностью повышения качества и даже восстановления информации (в пределах разумного) уже невозможно. Микрофильмирование Микрофиль м имеет ряд преимуществ перед традиционным "бумажным" носителем. Примене ние микрофильмирования позволяет иметь значительно меньший "физически й" объем носителя. Основным преимуществом технологии микрофильмирования по сравнению с х ранением информации на бумаге, является снижение "физического" объема ар хива. Для просмотра и тиражирования микрофильмов требуется специально е оборудование. Далеко не всегда целесообразно оборудовать рабочее мес то пользователя архива ставшим привычным компьютером и, например, устро йством для просмотра микрофильмов. Как выяснилось, микрофильмы подверж ены "уксусному синдрому". Такое название получили необратимые химически е процессы, происходящие в настоящее время с микрофильмами 60-х годов. Эти процессы ведут к частичной или полной потере информации. Название "синдр ома" произошло от запаха уксуса, сопровождающего процесс разложения мат ериала. Прочими недостатками микрофильмирования является, опять же, отсутстви е системы быстрого поиска и быстрого тиражирования информации. Система учета архива на микрофильмах мало чем отличается от системы учета "бумаж ного" архива. Предпринимались и предпринимаются попытки "борьбы" с этими недостатками. Все они ведут, опять же, к использованию информационных те хнологий и к созданию систем электронного архива. Например, целесообраз нее организовать систему учета с использованием СУБД, а подверженные не обратимым процессам микрофильмы не "переснимать", а переводить в электро нный вид специальными сканерами. Далее можно осуществлять необходимую работу по восстановлению информации на электронных изображениях. Появ ляется возможность разграничения по правам пользователей, внесения из менений в создаваемые версии документов и их быстрого тиражирования. Переход к пр именению информационных технологий Бурное раз витие информационных технологий способствует автоматизации практиче ски всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и "быстрой". Никто не станет отрицать, что создать "офисн ый" документ проще и удобнее в соответствующем приложении пакета MS Office. Сло жные инженерные и проектно — конструкторские данные удобно создавать не при помощи карандаша и кульмана, а при использовании соответствующих "двухмерных" или 3D — средств. Финансовое и бизнес — планирование, эконом ические и бухгалтерские расчеты быстро и надежно производятся при помо щи соответствующих программ. Но так ли все "хорошо и безоблачно"? Рассмотрим "обратную сторону медали". Д оступность и скорость разработки новых документов при помощи электрон ных средств приводят к росту их электронного "объема" и количества. Предс тавим, что механизмы поиска, учета, хранения, управления разработкой отс утствуют. В этом случае дальнейшее внедрение информационных технологи й на Вашем предприятии может перестать приносить экономический эффект. Начиная с определенного времени, наоборот, эффективность процессов мож ет снижаться. Говоря проще, можно быстро "захлебнуться" в информационных потоках, потерять управление ими. Другой проблемой, с которой приходится сталкиваться на любом предприят ии, является наличие большого количества информации на "традиционных" бу мажных носителях. Единое информационное пространство невозможно без в ключения в него такой информации. Конечно, можно, используя имеющиеся средства разработки электронных до кументов, "переиздать" бумажный архив. Этот способ далеко не лучший, т. к. св язан с достаточно большими затратами рабочего времени и средств. Скольк о сил, времени и средств необходимо для "перепечатывания" всей администр ативной документации предприятия за последние допустим десять лет, нап ример, в текстовом редакторе MS Word? А сколько для "перечерчивания" всей инжен ерной документации по изделиям судостроительной верфи за такой же пери од при помощи, например, AutoCAD? Может быть "махнуть на все рукой" и отказаться о т использования таких документов? Это невозможно, поскольку информация, содержащаяся в них, используется в настоящее время и является "базовой" д ля создания новых документов. Решение проблемы использования информации "бумажных" носителей, а также микрофильмов в электронном виде существует. Наиболее оптимальным явля ется их быстрый перевод в электронный вид. Для этого существует различно е сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышл енного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту. Как правило, "на выходе" сканера создается информация в графических элек тронных форматах. В любом случае такую информацию можно включать в систе му электронного архива. При необходимости перед включением полученных электронных документов в систему архива возможна их обработка, наприме р, распознавание. Способы обработки зависят от дальнейшего использован ия. Если, например, Вы вдруг решите, что просто необходим полнотекстовый п оиск "внутри" отсканированного документа, то его придется "распознать", то есть перевести из графического формата в текстовый. Если необходимо дос таточно быстро найти сам документ для вывода на экран компьютера или при нтер, то лучше оставить его в графическом формате. В этом месте изложения материала стоит остановиться на достаточно ошиб очном мнении об "огромных размерах" файлов в графических форматах и "непр именимости" их использования для хранения информации в электронном вид е. Когда же мы говорим об использовании отсканированных документов в элек тронном архиве предприятия, в большинстве случаев цвет не является суще ственным фактором. Основную информацию документа, как правило, несут не цвета, а тексты, линии и т. д. Все эти элементы изображения могут быть и черн о-белыми. В случае использования алгоритмов сжатия для черно-белых монох ромных файлов, их размер может быть еще меньшим, чем размер компрессиров анного "серого" или "цветного". Например, если распечатать страницу, создан ную в текстовом редакторе Word, отсканируете её, получите сжатый файл форма та TIFF G4 Monochrome и сравните с файлом исходного документа формата DOC, то большой "раз ницы" в размере этих файлов не обнаружится. При переходе на электронное хранение опять же наблюдается ряд "ступеней эволюции". Например, для уменьшения объема файлов графического изображе ния возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся р азработки в области физического "уменьшения" размеров самого носителя. Н апример, еще 10 лет назад жесткий диск объемом в 20 Gb считался фантастикой, а с егодня такой объем уже "староват". Объем информации предприятия, даже при использовании всех "ухищрений", направленных на его уменьшение (не в ущер б "информативности"), может исчисляться в терабайтах. При таких объемах ис пользование "привычных" жестких дисков нецелесообразно. В связи с этим р азрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: ленточн ые, магнитооптические, CD, DVD. Например, современная DVD-RAM роботизированная биб лиотека образует "большой сетевой диск" размером до 6 терабайт. В процессе накопления информации всегда приходиться решать проблемы е ё совместного использования, разграничения прав доступа к различным ра зделам. В "бумажном" архиве эти проблемы решались лишь организационными мерами. Решение вопросов совместного использования, разграничения пра в доступа к разделам "электронной" информации осуществляется средствам и администрирования операционной системы сервера сети. Действительно, для Вашего системного администратора нет ничего проще, чем создать ката лог на жестком диске сервера и указать, кому из пользователей можно прос матривать и редактировать его содержимое, кому лишь просматривать, а ком у вообще данный каталог недоступен. История соз дания электронных архивов Рассмотри м способы создания электронных архивов. Все они имеют право на существов ание и ни один нельзя назвать "единственно правильным". Все определяет ко нкретно стоящая задача по использованию информации, множество факторо в, и, наконец, "цена вопроса". Способы перечислены согласно их "эволюции", но, ни один из них нельзя назвать "тупиковой ветвью". Первый спос об. Создание файловых массивов Этот спосо б заключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для документ ов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электр онный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при ска нировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо бо лее "объемное" устройство, например, магнитооптическая или DVD — библиотек а. Для упрощения поиска необходимого документа информация "внутри хранил ища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят п ользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам ин формации определяются при администрировании разделов устройства хран ения. Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная п ростота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразе н при "начальной стадии" накопления информации в электронном виде. При достаточно несложной реализации такого способа создания электронн ого архива, следует отметить следующие свойства: я Отсутствие системы поиска; я Отсутствие системы учета, регистр ации документов; я Отсутствие возможности быстро пол учить сам документ (его необходимо достаточно долго искать); я Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документ а между пользователями, участвующими в процессе разработки, процессах п роверок и утверждения; я Отсутствие ведения истории разраб отки документа; я Отсутствие создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработан ных документов во вновь создаваемых). Второй спос об. Создание электронных картотек на основе файл-серверных и клиент- сер верных СУБД и приложений. Следующим способом создания электронных архивов является создание системы, преж де всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Гов оря проще — создание электронной картотеки. Для реализации данного реш ения широко применяются файл -серверные и клиент — серверные приложени я, использующие СУБД. Программа — клиент позволяет внести записи о доку ментах по ключевым полям, заполнить электронную карточку документа. Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБ Д и может быть быстро "извлечена" при помощи механизма запросов. Результа ты запросов, как правило, выводятся в удобном для пользователя виде (табл ица или набор электронных карточек). Работа с такими карточками напомина ет работу с карточками библиотечного каталога. Существенное отличие за ключается в том, что в "привычной" бумажной карточке присутствует лишь оп ределенный набор атрибутов, а в хорошей электронной картотеке, пользова тель сам может устанавливать необходимые атрибуты для разных типов док ументов. К тому же всю работу по быстрому поиску карточки выполняет СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документ а, но и указывают на место его хранения в "бумажном" или электронном виде. Основным недостатком такого подхода является отсутствие быстрого дост упа непосредственно к самому документу. Найдя учетную запись об искомом документе, даже если она и содержит информацию о месте нахождения, проце сс "доставки самого документа пользователю" не автоматизирован. Третий спос об. Создание архивных систем с возможностью поиска документа в картотек е по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде. Этот спосо б организации системы электронного архива гораздо ближе к совершенств у и объединяет два вышеописанных (файловый массив и картотека). Учет веде тся при помощи использования клиент — серверных или файл — серверных п риложений и СУБД. Результат поиска содержит не только записи "карточки" д окумента, но и предоставляет возможность вывода на экран или устройство печати самого документа. Четвертый способ. Создание систем архива и документ ооборота. Описываем ый способ объединяет все перечисленные ранее и добавляет в них возможно сть управления процессами создания документов с маршрутизацией между пользователями, подписями, проверками, утверждениями, анализом прохожд ения документа и т. д. Следует отметить, что все перечисленные в предыдущи х способах "положительные стороны" существуют и здесь. Например, совсем н е обязательно регистрировать в подобной системе документ, разрабатыва емый "с нуля". Можно зарегистрировать и ранее разработанный и утвержденн ый документ. В отличие от первых трех способов, этот подразумевает использование сис темы на всех рабочих местах участников процесса разработки, проверки, ут верждения документов. Действительно, когда мы говорим об архиве, описанн ом в предыдущем пункте, достаточно, например, в каждом подразделении уст ановить по 1 "клиентскому месту". С этого "места" осуществляется доступ к до кументам архива и регистрация новых. Как правило, предприятие имеет несколько информационных потоков. Делен ие достаточно условно и определяется реальной деятельностью и структу рой. Подобные системы имеют важное преимущество — управление всеми инф ормационными потоками предприятия с отображением логических связей. Перспектив ы развития систем электронного архива и документооборота. Основные п ерспективы развития систем архива, документооборота и управления пото ками информации предприятия связаны, прежде всего, с внедрением последн их достижений в области информационных технологий. Представим, что пред приятие имеет территориально разнесенные подразделения или работает с партнерами по неким совместным проектам. В этих случаях необходимым явл яется создание единого информационного пространства, позволяющего име ть доступ ко всей базе электронного архива (в случае территориально удал енных подразделений) или к части базы, касающейся совместных проектов (д ля использования партнерами). Проанализировав все способы создания электронных ар хивов, выберем наиболее простой – это создание архива посредством гипе ртекстовой технологии на основе ППП Microsoft Excel . Этот способ будет основываться на первом – создание файловых массивов с тем лишь исключением, что файлы хранящиеся на сетевом ресурсе будут иметь на себя ссылки, таким образом, появится возможность поиска и группировки. Такой выбор обусловлен тем что, во-первых, данный ред актор широко распространен и обучать отдельно каждого сотрудника, кото рый будет работать с архивом нет необходимости, во-вторых, отпадает проб лема закупки дорогостоящего программного обеспечения. Итак, используя метод типового проектирования на базе предприятия ОАО «ПМС-18» будет раз рабатываться система «Архив». 2. Пр оектирование АИС «Архив» В начале прое ктирования рассмотрим общие требования к системе электронного докуме нтооборота. Масштабируемость. Желательно, чтобы с истема документооборота могла поддерживать, как пять, так, и пять тысяч п ользователей, и ее способность наращивать мощность определялась тольк о мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполн ение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индуст риальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программн о-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спе ктр производительности. Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных ор ганизациях, поэтому архитектура системы документооборота должна подде рживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связ и. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с уда ленными пользователями. Модульность. Вполне возможно, что зака зчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна со стоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к пример у, часто необходимо интегрировать систему с прикладной кадровой програ ммой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые ин терфейсы для возможной доработки и интеграции. Рассмотрим общий спектр задач электронного документ ооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации о пределяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо по ддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий. 1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку со держания документа, оформление документа, утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкрет ного пользователя. 2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный д оступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, унич тожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предпр иятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки. В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которы м имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы. Статические архивы документов (либо п росто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные доку менты. Динамические архивы (либо системы упр авления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке. Также необходимо сформулировать требования к систе ме документооборота, то есть перечень задач: 25. хранение документов; 26. добавление в базу данных но вых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо со зданных на компьютере; 27. извлечение нужного докуме нта из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помеще ния в архив в измененном виде; 28. удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя; 29. просмотр нужного документ а в окне приложения; 30. совместное использование системы несколькими пользователями. Для решения в сех выше поставленных задач применим типовое проектирование. Для того чтобы система решала все выше поставленные задачи, она должна б ыть модульной, то есть состоять из подсистем различного назначения на Р ис. 1 Приложения 2 представлена структурная схема системы электронного а рхива. Дадим общее назначение и состав каждой подсистемы Подсистема приложений . Она, в свою очередь, включает: а) ПО управления аппаратными средствами; б) ПО обработки сканированных изображений; в) Средства разработки электронных документов; г) ПО электронного архива и документооборота; д) Дополнительные программные средства. Подсистема тиражирования : а) Печатающие устройства (принтеры). Сервер системы . Вклю чает в себя : а) Подсистема хранения; Подсистема хранения представляет собой один или, в з ависимости от объемов документации, жесткий диск, который является сете вым ресурсом общего пользования. б) Подсистема ввода. Она, в свою очередь, включает: а) Подсисте му ввода сканированных документов, включающую средства перевода докум ентов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива. И для функц ионирования данной системы необходимо дополнительное оборудование: а) сетевое оборудование; б) рабочие станции; в) сервер системы г) сканирую щие устройства. Разработка ПО управления архивом. Как уже было с казано выше программа управления архивом (дальше «Архив») основывается на гипертекстовой технологии, то есть каждой записи в архиве соответств ует файл, хранящийся в специально отведенном для него месте. Оговорившис ь, что в архив будут заноситься файлы лишь тех документов, которые помеща лись в «бумажный» архив определяем структурную схему работы программы «Архив» (Приложение 3). Программа « Архив» содержит несколько листов, их описание представлено в Приложени и. Основной лист Архив (рис. 1 Приложение 3.) содержит ссылки с соответствующими наименова ниями на подчиненные листы: Штатное расписание – содержит списо к всех штатных расписаний, в которых содержатся списки всех работников п редприятия ПМС с полным перечнем информации о них (паспортные данные, та бельный номер, должность и т.д.) (рис. 2 Приложение 3.). В поле Ответственное лицо , заносятся данные о лице, отредактировавшем отчет, в поле Должность пишется должность ответственн ого лица, и в поле Дата , ставится дата редактирования. Отчет о прохождении медицинской комиссии – содержит список занесенных в архив отчетов о прохождении мед. ко миссии (рис. 3 Приложение 3). Поле Дата содержи т данные о дате занесения документа в архив. Ответстве нное лицо будет содержать информацию о работнике «Отд ела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Заполнение заявок – содержит списо к занесенных в архив заявок, в которых находятся списки работников предп риятия ПМС с полным перечнем информации о них (паспортные данные, должно сть и т.д.), которым будет необходим результат той или иной заявки (пропуск или какой либо билет). (рис. 4 Приложение 3). Поле Дата содержи т данные о дате занесения документа в архив. Ответстве нное лицо будет содержать информацию о работнике «Отд ела кадров» составившего заявку, в поле Должность пишется должность ответственного лица, а в поле Наименование заявки пишется наименование з аявки. Отчет по пенсионерам – содержит спи сок занесенных в архив отчетов по пенсионерам, в которых находятся списк и всех пенсионеров работающих на предприятии. (рис.4 Приложение). Поле Дата содержи т данные о дате занесения документа в архив. Ответстве нное лицо будет содержать информацию о работнике «Отд ела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Отчет о приеме увольнение и перемещении работников П МС – отображает список отчетов по соответствующей ка тегории (рис. 5 Приложение). Поле Дата содержи т данные о дате занесения документа в архив. Ответстве нное лицо будет содержать информацию о работнике «Отд ела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица. Так как система основана на использовании гипертекст а, следует, что каждой ссылке будет соответствовать файл на носителе, поэ тому для облегчения и оптимизации работы с программой на жестком диске с ервера системы создается каталог Архив который разбивается на подкаталоги с именами соответствующим и каждой категории документов, а именно: Штатное распи сание, Отчет по пенсионерам, Отчет по прохождению медицинской комиссии, Отчет о приеме увольнении и перемещении работников, Зап олнение заявок . Каждый подкаталог в соответствии с нео бходимостью может быть разбит по временному фактору, то есть на подкатал оги с именем года, в котором был сформирован отчет или составленная заяв ка. 2.1 Техничес кое задание НА СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ «АРХИВ» по Г ОСТ 34.602 – 89 2.1.1. Общие по ложения 1.1 Полное на именование системы и ее условное обозначение: Система автоматизации от четного документооборота предприятия «ПМС», «Архив». 1.2 Наименование предприятия заказчика системы: «ПМС» 2.1.2. Назначе ние и цели создания системы 2.1 Назначение системы: Система «Архив» призвана автоматизировать хранение и поиск вн утренней и входящей отчетной документации, путем перевода с бумажных но сителей в электронный вид. 2.2 Цели создания системы: Система «Архив». Документооборот данного пред приятия составляет примерно 200 отчетных документов в год. При обычном хра нении в бумажном виде поиск нужного в данный момент документа займет про должительное время, тем самым отвлекая сотрудника от основной деятельн ости. Система «Архив документов» обеспечивает быстрый поиск по базе дан ных архива позволив сэкономить рабочее время персонала. 2.1.3. Требования к системе 3.1 Требования к системе в целом: Система автоматизации документооборота «Архив доку ментов» должна обладать следующими свойствами: - хранение до кументов; - добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ране е созданных бумажных, либо созданных на компьютере; - извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирова ния, переименования и помещения в архив в измененном виде; - удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя; - просмотр нужного документа в окне приложения; Все эти требования в полной мере удовлетворяют стандарты на системы так ого типа. 3.2 Требования к видам обеспечения: В рамках данной системы должны существовать, как ми нимум, организационное, программное и техническое обеспечения, так как о ни в полной мере охватывают функциональную принадлежность ЭИС. 2.1.4. Требования к численности и квалификации персонала Для функционирования системы «Архи в документов» необходим Администраторский и Пользовательский персона л. В обязанности Администраторского персонала входит обслуживание как программной, так и аппаратной части системы при этом Администратор долж ен быть как программистом, так и человеком, имеющим знания по аппаратном у обеспечению компьютерной техники. В обязанности Пользователей системы входит перево д документов в электронный вид и ведение архива как такового, любой из по льзователей перед началом работы с системой обязан, ознакомится с сопро водительными документами, которые предоставляются ему на этапе внедре ния системы в работу. Сопроводительные документы содержат правила поль зования ПО управления системой, правила эксплуатации технической част и системы и правила безопасности при работе с системой. 2.1.5. Требов ания к надежности системы Как и любая другая, система «Архив документов» должна быть надежной, то есть должна быть обеспечена надежность системы в целом . Это достигается тем, что сбои в программной части системы отслеживаютс я и устраняются, аппаратная же часть проходит один раз в неделю техничес кий осмотр включающий: тестирование накопителей на жестких дисках, осмо тр и другие мероприятия, связанные с предотвращением отказа системы. 2.1.6. Расход ы на проектирование Расходами на проектирование будут признаваться: заработная пла та проектировщиков, покупка и использование программного и аппаратног о обеспечения, а также косвенные расходы, такие как аренда помещения (есл и заказчик не предоставляет площади), электроэнергия и другие сопутству ющие накладные расходы. Проектировщик отвечает по своим обязательствам пе ред заказчиком в свою очередь заказчик обязуется оплатить расходы, связ анные с проведением работ. Смета за оказание услуг проектировщика представлена в Таблице 1 Приложе ния 5. 2.2. Обеспеч ивающие подсистемы Системная архитектура выбранного варианта АИС, то есть состав обеспечи вающих подсистем представляется: организационным, правовым, техническ им, программным, информационным обеспечениями. Дадим краткую характери стику для каждой обеспечивающей подсистемы в рамках данной АИС. Организационное обеспечение является одной важнейших подсистем АИС, от которого зависит успешная реализация целей и функций системы в целом . Организационное обеспечение представляет собой все то, без чего нельзя обойтись в процессе жизненного цикла ЭИС. Так, например, для данной АИС эт о: техническая документация, пакеты прикладных программ и т.д. Правовое обеспечение будет регламентировать отношение отдельного по льзователя к работе с программой, а в частности, кто к каким документам и к акого уровня доступ будет иметь. Техническое обеспечение представлено вычислительной техникой, устро йствами хранения информации, устройствами тиражирования, устройствами перевода бумажных документов в электронный вид и сетевым оборудование м. Под общим программным обеспечением будем понимать оп ерационную среду (в частности Microsoft Windows 98/Me/2000/XP ), ППП Microsoft Office 97 - 2007 и различное ПО не обходимое для редактирования, распознавания информации. К специальном у будет относиться ПО управления данной АИС «Архив». Информационным обеспечением будет являться перече нь заносимых в архив документов, порядок ведения архива, сопроводительн ая документация к использованию программы «Архив». 2.3. Вне дрение и опытная эксплуатация Система «Архив» разработана на базе отчетного документооборота Сибирц евского предприятия «ПМС». И предназначена для использования персонал ом отдела кадров, так как вся отчетная документация, связанная с кадрами предприятия проходит именно через этот отдел. Отчетность формируется н а основе «ЕК АСУТР», «АРМ», «MS Excel» а некоторая заполняется в ручную на типог рафских бланках. Документы, которые подлежат сдаче в архив сшиваются в п апку, которая именуется соответствующим образом, а затем помещается в хр анилище. Система архив была спроектирована для автоматизации вышеупом янутой процедуры, причем с условием, что документ будет храниться в элек тронном виде. Процесс внедрения системы «Архив» происходил в два эта па. Первый этап заключался в том, чтобы обучить персонал работе со сканир ующими устройствами и процедуре распознавания содержимого сканирован ных документов при использовании специального программного обеспечен ия. При этом сотрудники должны были классифицировать полученные и уже су ществующие документы в соответствии с договоренностью. Сохранять полу ченные электронные документы предполагалось на жестком диске сервера системы, который имеет объем 200 Gb, перед в недрением предполагалось что данный объем полностью удовлетворит потр ебности предприятия (средний размер электронного документа 200 Kb, годовой документооборот предприятия составляет примерно 200 – 300 отчетных докуме нтов в год, значит годовой объем документов примерно будет составлять 0,5 – 1 Gb, с учетом того что документы хранятся несколько лет и выбывают. Первы й этап внедрения выявил, что персонал имеет определенный навык данной ра боты и в будущем данные операции не вызовут затруднений. Второй этап сопровождался распространением програм мы управления системой и пробной работой персонала с ней. Также составля лся список недочетов обнаруженных, а в процессе работы с программой. Так овыми оказались: при занесении большого числа документов возникала про блема поиска нужного, решена проблема была с помощью внедрения автофиль тра. После опытного использования было выяснено, что с использованием данно й системы рабочее время сотрудника, затрачиваемое раньше на поиск необх одимого документа теперь высвобождается, тем самым повышая производит ельность его деятельности. 2.4. Рук оводство пользователя Данное руководство, в обязательном порядке, предоставляется всем польз ователем ПО системы «Архив» и является нотацией для использования выше упомянутой системы. Помимо нижеприведенных требований запрещается сор тировка внутри программы, удаление или переименование документа из спи ска без согласования с лицом ответственным за нахождение этого докумен та в архиве. 31. Рекомендуемые есткий диск не менее 2 Гб системные требования: О С Windows 98 – XP , ОЗУ 128 Mb , CPU Intel Pentium III , C eleron 1000 MHz , ППП Microsoft Office 97-2007 , Fast Ethernet контролер, HDD не менее 40 Gb . 32. ПО системы «Архив» создано на основе гипертекстовой технологии, имеет вид таблицы с обязательными для заполнения полями. 33. Используя данное ПО пользо ватель должен соблюдать осторожность при работе с документами, предста вляющими особую важность, степень важности оговаривается сотрудниками перед началом использования системы. 34. Основы работы с использова нием гипертекста описаны в разделе Справка встроенном ППП MS Excel. 35. Нельзя переименовывать и и зменять документ без лица ответственного за его создание либо внесение. 36. Со всеми вопросами, возникш ими по работе данного ПО обращаться к администратору сети. 3. Обо снование экономической эффективности проекта В последне е время вопросы экономической эффективности систем автоматизации все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайто в в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективно сть от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как прихо дится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительн ый объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее колич ественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирическ их данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно доста точно точно оценить экономический эффект, но не будет останавливаться н а математических выкладках, и попробуем выделить основные факторы, влия ющие на экономический эффект. При рассмо трении вопросов о необходимости внедрения систем электронного докумен тооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения п рошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных опер аций по работе с документами сотрудники организации могут более эффект ивно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Так, на пример, если при обычном бумажном архиве сотруднику приходилось искать нужный документ около получаса то после внедрения системы «Архив» ему н а это требуется около минуты, а если подсчитать какое количество раз за д ень или за неделю сотрудник обращается к архиву то экономическая выгода на лицо. Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые дала система автома тизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно , также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повыш ается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции с отрудников, прививается культура использования современных информаци онных технологий – это есть социальные последствия функционирования системы. Если сравнить капитальные (инвестиции) затраты на создание и организаци ю функционирования системы и выгоду которую организация получит в проц ессе функционирования системы то становится предельно ясно что внедре ние системы документооборота позволяет достичь колоссальный экономич еский эффект для организации. Вывод: внедрение системы электронного документооборота дает значитель ный экономический эффект, однако количественная его оценка является сл ожным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Эконо мический эффект в значительной степени определяется правильностью выб ора системы и проведения процесса внедрения. Но на нашем примере видно, ч то это не всегда так, главное выбрать нужное направление. Заключен ие Железнодорожная отрасль существует почти 170 лет, и всегда она выполняла с ерьезные социальные и политические задачи, позволяя людям свободно пер едвигаться по просторам России. По завершении дипломного проекта решены следующие задачи: 37. Произведен анализ структуры организации, основных информационных потоков; 38. Изучена работа авт оматизированных элементов ИС; 39. Исследована роль « ЕА КАСУТР» и «АРМ» в работе Отдела кадров по вопросам обработки документ ации и хранения информации. 40. Спроектирована авт оматизированная информационная система электронного документооборо та для отдела кадров предприятия «ПМС». В настоящее время работа отделений ОАО «Российские Железные Дороги» все в большей м ере опирается на автоматизированные компьютерные системы, как для учет а информации, так и для совершения основных расчетных операций, обработк и документации. Создание АИС «Архив» предполагает, что основные операци и по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычис лительную технику, а сотрудник выполняет часть ручных операций и операц ий, требующих творческого подхода при подготовке решений. Создание АИС « Архив» обеспечивает: 41. Простоту, удобство, дружественность по отношению к пользователю 42. Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя 43. Компактность разме щения и невысокие требования к условиям эксплуатации 44. Высокую надежность 45. Сравнительно прост ую организацию технического обслуживания В АИС «Архи в» все вышеперечисленные функции реализованы, автоматизированы режимы принятия решений по документам. На сегодняшн ий день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система а втоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономи ческий эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует эконом ить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очер едь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса в недрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недел и до года и более. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто ср едством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необ ходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация докум ентооборота дает новые возможности любой организации по ускорению раб оты, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Списо к использованной литературы 46. Бройдо, В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учеб. пособие/В.Л. Бройдо. – СПб.:Питер, 2002. – 424 с. 47. Автоматизированные информ ационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. Г.А. Титоренко. – М.:Комп ьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с. 48. Проектирование экономичес ких информационных систем: Учебно - методическое пособие для студентов с пециальности 3514.00 «Прикладная информатика (в экономике)». / Л.Г. Воробьева. – Владивосток: Изд – во Дальневост. ун - та, 2002. – 28 с. 49. Пакеты программ о фисного назначения: Учебн. пособие / С.В.Назаров, Л.П.Смольников, В.А.Тафинце в и др.; Под ред. Проф. С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 320 с.: ил. 50. Ветлугина И.М. Теор ия экономических информационных систем. Уч. пособие. – Владивосток: Изд- во Дальневост. ун-та, 2002. – 92 с. 51. Смирнова Г.Н. Проек тирование экономических информационных систем: учебник/ Г.Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под. ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2001 – 512 с.: ил. 52. Автоматизированны е информационные технологии в экономике: Учебник/ М.И. Семенов, И.Т. Трубил ин, В.И. Лойко, Т.П.Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и стат истика, 2000. – 416 с.: ил. Приложение 1. Рис. 1. Информационные потоки от дела кадров ПМ. Приложение 2. Рис. 1. Структурная схема систем ы электронного архива. Приложение 3. Рис. 1. Вид основного листа Архив программы «Архив». Рис. 2. Вид листа Штатное расписание программы «Архив». Рис. 3. Вид листа Отчет по прохождению медицинской комиссии программы «Архив». Рис. 4. Вид листа Отчет по пенсионерам программы «Архив». Рис. 5. Вид листа Отчет о приеме увольнении и перемеще нию работников программы «Архив». Рис. 6. Вид лис та Заполнение заявок программы «Архив». Приложение 4. Рис. 1. Вид листа Отчет о прохождении медицинской комиссии програ ммы «Архив». Рис. 2. Вид листа Отчет по пенсионерам программы «Архив». Рис. 3. Вид листа Отчет о приеме увольнении и перемещению работников по ПМС-18 программы «Архив». Рис. 4. Вид листа Штатное расписание программы «Архив». Рис. 5. Вид листа Заполнение заявок программы «Архив». Приложение 5. Статья расходов Тариф, руб./час Время работы, часов в день Дне й работы Сумма, руб. З/плата 100руб/час 8 40 32000 ПО (покупка) 2500 ПО (использование) 8руб/час 6 40 1920 АО (покупка) 40000 АО (использование) 15руб/час 6 40 3600 Прочие расходы 4000 ИТОГО: 84020 Табл. 1. Смета за оказание услу г проектировщика.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
С недавних пор жизнь любого крымского избирателя коренным образом изменилась. Судите сами, если ещё месяц назад на президентских выборах он мог проголосовать за Добкина, Рабиновича, Тимошенко, Яроша или за любого из остальных 19-ти кандидатов, то теперь он, как порядочный человек должен отдать свой голос за Владимира Владимировича Путина.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, диплом по программированию "Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии ПМС", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru