Курсовая: Организация регистрации документов - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Организация регистрации документов

Банк рефератов / Законодательство и право

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 371 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

10 НОУ МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ Специально сть 032001 : « Документоведение и документаци онное обеспечение управления » Курсовая работа По дисциплине : « О рганизация и технология документационного обеспечения управления » На тему: « Организация регистрации документов » Выполнила студентка 3 курса , Групп а 1 Д-4310-ОЗ Кошелева Т атьяна Владимировна Проверил: старши й преподаватель Карпычева Елена Вячес лавовна Москва 2006 СОДЕРЖАНИЕ Введение…………………………………………………………… …….... ....... . 3 стр. Глава 1 Регистрация документов как один из видов документационног о обеспечения деятельности организации …………………………… ………… 6 стр . Глава 2 Формы и порядок регистрации документов ………………… ... ........ 10 стр. Глава 3 Индексация докумекнтов……………… ………… …………………... 13 стр. Глава 4. Фо рмы автоматизации регистрации документов …………………... 15 стр. Глава 5. Организация справочно-информационной работы……………… … 20 стр. Глава 6. Журналы регистрации доку ментов………………………………….. 22 стр. Глава 7. Контроль за сроками испол нения документов……………………... 24 стр. Заключение ……………………………………………………………………... 25 стр. Список использованн ых источников и литературы ………………………… . 27 стр. Приложение № 1…………………………………………………… …………... 28 стр. Приложение № 2………………………………………………………………... 29 стр. Приложение № 3…………………………………………………… ………….. 30 стр. Приложение № 4……………………………………………………………….. 31 стр. Введение Цель моей курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (учет документов, контроль за их исп олнением, справочная работа по документам). В любой сфере общественной деятельности особое зн ачение для целей управления имеет информация, носителем которой являет ся документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывает ся. Система документооборота является технологической основой деятельно сти компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эфф ективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение об служивания граждан государственным либо муниципальным учреждением ил и повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия. Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для со здания автоматизированной технологии документооборота, имеет достато чно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексн ых систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждог о документа с момента его появления в организации, а также регламентиров анное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Са ма идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вп олне адекватна современным мировым реалиям управления с использование м компьютерных сетей. Использование компьютерных технологий ускоряет до кументооборот, пов ышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управле ние организации в целом. Компьютериз ация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных фо рм учета и перейти на современную форму регистра ции документов с помощ ью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых докуме нтов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии д ля автоматизации регистрации документов. Задачи регистрации документов: 1. Раскрыть понятие; 2. Выявить все преимущества и освоить ма ло известные стороны данной темы; 3. Показать важность регистрации докуме нтов. И спользованн ая литератур а : 1. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответ ах (Басаков М.И.) – книга носит характер п рактического пособия и может быть полезной менеджерам всех уровней, сек ретарям-референтам и тем специалистам, кто по роду своей деятельно сти сталкивается с разработкой и оформлением деловой докум ентации. Предназначена для студентов экономических вузов и колледжей. 2. Делопроизводство (Басаков М.И.) – учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой до кументации, об организации делопроизводственной службы, технологии ре гистрации, учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформле нию реквизитов организационно-распорядительной документации в соотве тствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные обра зцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие по ложения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французс ком и немецком языках. Пособие соответствует Государственному образов ательному стандарту Министерства образования Российской Федерации. Мо жет быть полезным студентам вузов и практическим работникам. 3. Делопроизводство и документооборот ( Белов А.Н., Белов А.А.) – в книге обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизвод ства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требовани я к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-р аспорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерск ого учета, документам по финансово-расчетным операциям , договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и р ациональной организации работы персонала управления организацией. Для преподавателей и студентов вузов, а также для самого широкого круга чит ателей: руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работник ов делопроизводственных и архивных служб, юристов, бухгалтеров, работни ков финансовой и налоговой службы. 4. Делопроизводство (Ку знецов И.Н.) – книга соде ржит информацию, необходимую для делопроизводителей, секретарей, о прав илах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены но рмативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие прав ила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки т екстовых и табличных документов. Дана характеристика особенностей под готовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, договор ов, кадровой документации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальност и информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготов ки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным ком пьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе де лопроизводителя. Для секретарей, секретарей-референтов, работников слу жб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, обучающихся п о специальностям «Документоведение и документационное обеспечение уп равления» и «Менеджмент организации», а также вс е интересующихся подобной тематикой. 1. Регистр ация документов как один из видов документационного обеспечения деяте льности организации В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обес печение деятельности организации». Возни кновение его связано с изменением орг анизационно-технической основы делопроизвод ства и подхо дов к его совершенствован ию, ставшее возможным благодаря актив ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислите льной техники и современных информационных те хнологий со здания, сбора , обработки, накопления, хранен ия, поиска и исполь зования информа ции. Одна из важнейших функций систем документационного об еспечения - функция учета документов. У чет документов обеспечивается их регистрацией-запись ю учетных данных о документе по установленной форе, фик сирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистра ция позволяет осу ществлять контроль исполнения докум ентов, вести поиск документов по запросам подра зделений и работников учрежд ения. Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа ющая в ор ганизацию. Регистрируют документы, поступа ющие из вышестоящих федерал ьных и местных государ ственных органов и направляемые им в их адрес. Рег ист рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внут ренние документы, предложе ния, заявления и жалобы граждан, договоры, кор респон денция от других организаций, требующая решения или ответа, мате риалы постоянного срока хранения. Регистри руется ценная и заказная кор респонденция. На документы, не подлежащие регистрации, состав ляется специальный пере чень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со ставляет секре тарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель орга низации. На практике в настоящее время наход ят применение три системы регистрации документов: - централизованная, при котор ой регистрация всех документов организации производится в журналах в с луж бе ДОУ или у секретаря-референта; - децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляет ся в журналах в структурных подраз делениях секретарями подразделений; - смешанная, сочетающая в себе элементы цент рализованной и децентрализ ованной систем. Практика показывает, что наиболее эффективной сре ди рассматриваемых в ыше является последняя, смешанная система. При этом централизованно рег истрируется документация, поступающая из федеральных и местных органо в власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (пр иказы по основной деятельнос ти и личному составу, протоколы, акты, докла дные за писки и др.), а также предложения и жалобы граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответ ствующих стру ктурных подразделениях. Важнейшим принципом регистрации документов яв ляется однократность. К аждый документ должен регис трироваться в организации только один раз. В практической деятельности служб документационного обеспечения наиб ольшее распространение получили две формы регистрации доку ментов - журнальная и карточная. Журнальная форма может быть использована эффек тивно в организациях с н ебольшим объемом документо оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен тов; документов конфиденциал ьного характера. Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо гут учитываться в жу рналах учета приказов по организа ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она им еет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регис трации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделе ние. Поиск информации при журнальной фор ме усложнен, поскольку инициат ивный документ, напри мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на нег о в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо ты в архиве. Использование автоматического дублирования тради ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур налы) исправляет перечисленные недостат ки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной яв ляется карточная форма регистра ции. Карточная регистрация всех категорий документов осу ществляется на ед иной по форме регистрационной карточ ке. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определя ется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подр азделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролиро вать ся. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность на хождения документа или группы документов и одновременно сокращает тру до емкость процесса регистрации по сравнению с журналь ной формой. Условием успешной деятельности службы ДОУ (сек рет аря-референта) в области информационно-справочной работы является созд ание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки рас поло жены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в как ом подразделении, у кого из исполнителей и в какой , стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе нахо дится конкретная информация по нужному вопросу. Карточки группируют в картотеке по признакам, кото рые полностью завися т от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с е е помощью. Контроль за исполнением документов и принятых ре шений - важная функция управления орга низацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнен ия контролируемых докумен тов. Действия по контролю заключаются в обяза тельном учете определенных категорий документов, в соответствии с разр аботанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства , в систематическом наблюде нии за их фактическим исполнением, в приняти и мер, спо собствующих своевременному исполнению . Под текущим контролем понимают ежедневную под готовку сведений о докум ентах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт еже дневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис пол нения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключае тся в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о не обходимости решения пору ченного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в ост авшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает ся руковод ителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя. Документы с длительным сроком исполнения (напри мер, договор) контролир уются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регис трационную кар точку. Документ считается исполненным, если решены по ставленные в нем вопросы , выполнены поручения, кор респонденту дан ответ по существу дела, в карто чке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удос товеренн ая подписью ответственного исполнителя, и кар точка поступила секретар ю-референту или в подразделе ние службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регист рационную карточку при этом вносятся свед ения о дате исполнения документа , и указывается номер дела по но менклатуре, в которое подшит исполненный д окумент. Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контрол я является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных докум ентов по отдельным подразделениям или по организации в целом. 2 . Формы и порядок регистрации документов В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автома тизированная форма регистрации. Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов докумен тации, требующей особо го внимания к их сохранности. Назовем основные виды журналов, необходимых для полно ценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих до кументов; внутренних документов; документов конфиденциального характе ра. При все надежности и простоте журнальной формы учета документов , она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повто рной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной ф орме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистриро ван в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве. При количестве учетных единиц докуме нтов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистра ции. Карточная регистрация всех категорий документов осу ществляется на единой форме регистрационной карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге форм ата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек. Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соот ветствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне реги страционной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие дви жение (передачу) документов. На карточках регистрации входящих и в нутренних документов в данной графе указывают должнос ть и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его. Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве , куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечен ии срока их хранения в текущей работе. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую кар тотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. Применение карточек для регистрации заметно повысил о оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкост ь процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на совр еменную автоматизированную. При этом большинство программ пост роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран к омпьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфик у организации; - организовать децентрализованную (на рабочих местах) р егистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации; - организовать на основе базы данных информационно-спра вочную работу; - организовать эффективный контроль за исполнением документов. Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходя щих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенн ый поиск сведений по всем документам организации. Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организаци и, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документ ов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движ ения документов. 3 . Индексация документов Под индексацией д окументов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (р егистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указываю щих место их составления, исполнения и хранения. Ин декс ы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы прос тавляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках. Основу индексации документов составляют условные об означения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, поряд ковые входящие или исходящие но мера документов. Так, ин деек 01- 05/89 входящего документа включает: 01 – индекс структурного подразделения; 01- 05 – номер дела по номенклатуре; 89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный п ри регистрации. В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваив ается инициативному документу, а затем переносится на ответный докумен т. Исключения составляют индексы распорядительных документов (постанов лений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному соста ву), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб гр аждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваева ются особо в пределах каждого вида документов. Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой букво й фамилии автора документов. К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы « л/с» (по личному составу) или «к» (кадры). Порядковый регис трационный номер присваивается начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря к аждого года включительно. 4. Формы автоматизации регистрации документов В последние годы произошло переосмысление роли эл ектронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимуществ енно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чащ е рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения кот орых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и уп равление процессами регистрации документов на основе последовательно й обработки различными пользователями других ранее существовавших док ументов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводств енные процессы организации должны быть строго структурированы и форма лизированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство униве рсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и с планировать выполнение работ с документами, как по заранее предопредел енным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением испол нителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Автоматизированные системы регистрации докуме нтов делятся на два класса. К первому относятся сис темы управления электронными архивами. Их основные функции: регистраци я новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в при ложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документоо боротом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документам и на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к друго му с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменени й и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут вст речаться функции другого класса. Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя я вляются следующие: - программная платформа (система, обеспечивающая хр анение и поиск документов, а также система обмена сообщениями ) . В настоящее время испо льзуется архитектура «клиент /сервер»); - поддержка распределенной обработки информации; - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимал ьное число пользователей; число уровней вложенности структур); - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложения ми; - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы до кументов; поддержка работы с составными документами и несколькими верс иями документа; связи документов (один документ может быть ответом на др угой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совм естное использование электронных и обычных (бумажных) документов); - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или нес колькими) документами; - возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршруто в); - возможности контроля за прохождением документов; - наличие системы оповещения должностных лиц; - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (наприм ер, набор реквизитов регистрационной карточки, о бъем вносимой в базу информации) ; наличие русифицир ованного интерфейса; - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты; - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения доку ментов; - ориентированность на отечественную концепцию документооборота. С точки зрения системы автоматизации ре гистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (ф айлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок сист емы делопроиз водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре кв изиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не сущ ествовать, документ может оставать ся в бумажной форме. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистра ции документов на с овременную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство про грамм пост роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экра н компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: - внести значительно б ольше сведений о документах, учитывающих специфику организации; - организовать децентрализованную (на рабочих мес тах) регистрацию доку ментов непосредственно в структур ных подразделениях с объединением с ведений в докумен тах в един ой базе данных организации: - организовать на основе базы данных информацион но-справочную работу; - организовать эффективный контроль за исполнени ем документов. Выводимые на экран компьютера регистрационные фор мы входящих, исходящих и внутренних докумен тов имеют небольшие отличия , но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб щ енный поиск сведений по всем документам органи зации. После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую ре золюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточ ку. Ос тальная корреспонденция передается в подразделение или ответств енным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответст венном сотруднике вносятся в регистрационную карточку. С внедрение м автоматизированных систем регистра ции документов значительно расш ирились возможности информационно – справочного обеспечения. Автомат изи рованная система позволяет находить справки по любой комбинации да нных, включенных в регистрационную кар точку документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем са мым заложить основы информацион но-поисковой системы организации по вс ем документам. Поиск сведений по конкретному документу может вы полняться по неисполн енным и исполненным докумен там, по всей оперативной базе данных текуще го года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по кон кретному документу на эк ран выводится, а затем распеча тывается соответствующая регистрационн ая форма. Резуль таты поиска информации по группе документов выводят ся на экран в табличной форме, а также при необходимо сти распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по ис пол ненному соответственно показывают, у какого испол нителя находится док умент или в какое , дело данный до ку мент подшит. В настоящее время во многих организациях внедряет ся или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка док умента на контроль происходит авто матически при заполнении соответст вующего поля. Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк ран и распечатки спи ска документов, срок исполнения ко торых истекает сегодня. Спе циальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позвол яют выводить на экран спис ки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д. Аналитические справки по установленной форме мо г ут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компью тер руководителя. Аналитичес кие справки о ходе ис полнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работ у отдельных со трудников и организации в целом. При этом необходимо отметить, что автономные компь ютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в ка нцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вест и те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве. Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компь ютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом с лучае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразд елениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сет и, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организа ции. Для организации такой работы с использованием сет и, наиболее продвинутые из систем автоматизации де лопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) п озволяют, как отслеживать бумажный документообор от, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными докум ентами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой докумен тов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управлен ие. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного п одразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осущест вляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации т рудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный ко нтроль над документационной деятельностью организации в реальном масш табе времени. 5 . Организация справочно-и нформационной работы Условием успешной деятельности делопроизводственной сл ужбы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы яв ляется создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой р егистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве закл ючается в ответе в любой момент на два вопроса: первый – в каком подразде лении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполн ителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй – в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному в опросу. Информационно-справочная работа мож ет быть построена как традиционно с использованием справочных карточе к, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располага ются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осущест влении операций картотеки находятся в структурных подразделениях орга низации. Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью завис ят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью. Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую – на исполненные. По мере исполнения карточки из разделов первой части к артотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регис трационной карточке, помещаемой во второй раздел карто теки, должны быть заполнены все графы. Использование цветных индикаторов п озволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поис к нужной информации, пов ышае т оператив ность поиска. Справочные карточки передают в архив вместе с законче нными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в рег истрационную карточку документа. Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неиспол ненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текуще го года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по конкр етном у документу на экран выводи тся , а затем р аспечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты пои ска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форм е, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполнен ному соответственно показывают, у какого исполнителя находится докуме нт и в какое дело данный документ подшит. В настоящее время получают все большее распространен ие полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом сам ого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по ре квизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. Использование компьютерных технологий ускоряет док ументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, соверш енствует управление организацией в целом. 6. Журналы регистрации документов 1. Журнал регистрации входящих документо в (приложение № 1) : 1) Дата документа 2) Входящий регистрационный номер , присваиваемый документу организацией - получателем 3) Автор (корреспондент) 4) Дата документа, присвоенная организацией - автором 5) Регистрационный номер документа, прис военная организацией - автором 6) Заголовок 7) Резолюция 8) Срок исполнения полученного документа 9) Исполнитель 10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат испо лнения 11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписани я) Регистрационную форму входящего документа сначала за полняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. Эти данные вносятся после рассмотрения документа рук оводством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрац ионную форм у вносятся в процессе, и посл е исполнения документов. 2. Журнал регистрации исходящих документов (приложение № 2) : 1) Название подразделения подготов ившего документ 2) Исходящий номер документа 3) Дата документа 4) Адресат 5) Краткое содержание документа 6) Фамилия исполнителя подготовившего документ 7) Контрольная дата ожидаемого ответа 8) Ссылка на входящий документ, если документ является от ветом 9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал Могут быть добавлены и другие сведения о документе, на пример, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отп равки и др. 3. Журнал регистрации внутренних документов (приложение № 3) : 1) Порядковый регистрационный номе р, присвоенный документу 2) Дата документа 3) Краткое содержание документа 4) Наименование структурного подразделения, подготовив шего документ 5) Исполнитель документа 6) Срок исполнения 7) Отметка об исполнении 8) Номер дела, в которое подшивается документ 7. Контроль за сроками исполнения докум ентов Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть: - типовым (типовые сроки исполнения установлены для опре деленных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для пере дачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в госуд арственные и др.), а также ведомственными позаконными ак тами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетно сти, для предъявления претензий по качеству продукции и др.); - индивидуальным (индивидуальный срок исполнения указы вается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в со ставе типовых или отличается от установленного автором). При установлен ии срока исполнения учитываются практические возможности учреждения ( наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание доку мента. Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполните ля (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, ис ходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагаетс я на профессионально организованную службу. На контролируемых докумен тах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ с нимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. Заключение Регистрация документов - это фиксация факта создан ия или поступления документа путем проставления на нем индекса с послед ующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных форм ах. Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации доку ментов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные п рограммные комплексы автоматизации делопроизводства и документообор ота. П омимо собственно регистраци онно– учетных функций, они обслуживают весь проце сс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ран ение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах св едений, информационно – справочное обеспечение деятельности организа ции, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизит ам максимально короткие сроки. И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно н а стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен про изводить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполно м или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использ овании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец , в случае банальных опечат ок или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправит ь недоработку оператора. В ответ на невнимательнос ть при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации д елопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вмес то организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающи й, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудни ков организации. Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подгот овки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно о беспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документ ами; эффект за счет унификации документационной деятельности организа ции и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыт а персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создани е единого документального пространства, и полный контроль за регистрац ией и движением документов и исполнительской дисциплиной. Список испол ьзованных источников и литературы 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной доку ментации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, - 2003. 2. ГОСТ Р 51141-98 « Делопроизводство и архивное дело. Термины и определ ения » . М., Госстандарт, - 1998 . 3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральны х органах исполнительной власти, - 2006. 4 . Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечен ие управления): Учебное пособие для студентов образовательных учрежден ий среднего профессионального образования. 3-е изд., перераб. И доп., М.: Изда тельско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004.-336 с. ISBN 5-94798-453-9 5 . Басаков, М.И. Делопроизводство и коррес понденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономиче ских вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. И доп.// Серия «Учебники и учебное пособие»- Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2000.- 320 с. ISBN 5-222-01097-Х 6 . Белов, А.Н., Белов, А.А. Де лопроизводство и документооборот. Учебное пособие.- М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 624 с. – (Образовательный стандарт XXI ). ISBN 5-699-11246-4 7 . Кузнецов, И.Н. Делопрои зводство: Учебно-справочное пособие.-М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005.-504 с. ISBN 5-94798-527-6 8 . Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: обр азцы док. С коммент.-3-е изд., стер.-Москва: Омега-Л, 2006.- 319 с.- (Библиотека типовых д окументов). ISBN 5-365-00265-2 28 ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 Журнал р егистрация входящих документов Дата документа Вход. Рег. № автор Дата док-та (организ. Автора) Рег. № (о рганиз. Автора) заголовок резолюция Срок исполнения исполнитель Ход и результат исполнения док-та № дела ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 Журнал р егистрация исходящих документов Название подразделения подго товив. Док-т Исходящий № док-та Дата док-та адр есат Краткое содержание док-та Фамилия исполнителя Контрольная дата ожидаемого док-та Ссылка на вход. Док-та № дел ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 Журнал р егистрация внутренних документов Порядковый Рег. № Дата док-та Краткое содержание Наименование струк турного подразделения исполнитель Срок исполнения Отметка об испо лнении № дела ПРИЛОЖЕНИЕ № 4 Форма регистрационн ой карточки УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ К АРТОЧКА (00.00.2006) Вид документа ОТ КОГО: Город Организация Подписал Дата пос тупления Гриф Индекс Входящий № Исходящий № Содержание: Резолюция: Срок исполнения: Да та исполнения Испол нители: Исполнено: Дата: Исходящий номер ответа:
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
У них "Титаник", а у нас мамонтёнок на льдине. И выжил. А всё потому, что не в трюме надо было трахаться, а маму искать.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по праву и законодательству "Организация регистрации документов", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru