Реферат: Современные программные средства электронного документооборота - текст реферата. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Реферат

Современные программные средства электронного документооборота

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Реферат
Язык реферата: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 464 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникального реферата

Узнайте стоимость написания уникальной работы

19 Московская Финансово-Промышл енная Академия Реферат Современные программные средства электронного документооборота Подготовил студент: Седов Дмитрий Леонидович, СЛМ-511 Преподаватель: Доцент Захаров Илья Владимирович Москва, 2005 Содержание 1. Концепция построения систем автоматизации документообор ота…………………………….. 1 2. Понятие документооборота………………………………… …………………………………….. 1 3. Общие требования к системе документообо рота………………………………………………... 3 4. Обзор рынка программных средств…………………… …………………………………………. 4 5. Система электронного документооборота Д ЕЛО……………………………………………….. 6 6. Система электронного док ументооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………………. 10 7. Система электронного документооборота Optima WorkFlow………………………………….. 11 8. Система электронного док ументооборота LanDocs…………………………………………….. 12 9. Система электронного док ументооборота БОСС-Референт……………………………………..12 10. Система электронного до кументооборота DIRECTUM………………………………………….13 11. Система электронного до кументооборота NauDoc……………………………………………… 14 12. Система электронного до кументооборота DocsVision………………………………………….. 16 Приложения Список литературы 1. Концепция построения систем автоматизации документооборота Документ является основным способом представления информ ации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация быв ает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление о твечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктури рованная - просто документы. Причем может существовать однозначная зави симость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информац ионной системе о списании товара со склада, причем только накладная имее т юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструкту рированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вруч ную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построе ния систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых х ранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных арх ивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называем ую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы доку ментов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании доку ментов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и нако нец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организа ция является территориально-распределенной. Соответственно существуе т возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудник ов; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить время на передачу документов между исполнителями. Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безо пасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защити ть документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех оп ераций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними. 2. Понятие документооборота. Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обо собленная часть информации представленная на определенном носителе. К ак правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисуно к 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами леж ат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надпис ях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носител ей информации. Рисунок 1. Типы документов и их взаимодействие. · Бумага. · Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньш е места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электро нными средствами и доступны по компьютерной сети. · Электронные носители информации, кото рые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие д иски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для эле ктронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронно м носителе информации. Очевидно, что о дин и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различ ных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Приме нение того или иного носителя информации определяется следующими факт орами. Стоимость хранения информации - прямо пропорциональна количеству документов и стоимост и хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страниц ы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мега байту хранимой информации. Стоимость (время) поиска необходимой информации определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо про порциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поис ка. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно най ти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скор ость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только д ля электронных документов. Стоимость коллективного использования информации - оп ределяет количество копий документа, необходимых для коллективного ис пользования при одновременном доступе. Стоимость (время) передачи документа от одн ого рабочего места к другому Электронные документы, по сравнению с бумажными, представля ют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с ру кописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и у стойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документо в к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электр онных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в д альнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документообо рота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что систе ма должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микр ографическими документами. 3. Общие требования к системе документообор ота Первоначально рассмотрим общие требования к системе элект ронного документооборота. Масштабируемость Желательно, чтобы система документооборота могла поддержи вать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы нара щивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего а ппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обесп ечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производ ства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на в сех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности. Распределенность Основные проблемы при работе с документами возникают в тер риториально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем д окументооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных п лощадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми раз нообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура си стемы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями . Мо дульность Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сраз у внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр ре шаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдель ных модулей, интегрированных между собой. Открытость Система документооборота не может и не должна существовать в от рыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систем у с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборо та должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграц ии с другими системами. 4. Обзор рынка Электронный документооборот постепенно входит в жизнь больши нства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как извест но, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множес тво систем, как отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассм отрены исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка зан имает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные верс ии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количест во компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизов анного электронного документооборота. Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая систем а электронного документооборота, - это непосредственная работа с регист рационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже прив одится подробная классификация функций систем, по которым и производил ся сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и приня та большинством экспертов по системам документооборота. Возможности с истем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы. Группа "Канцелярия" объединяет в себе след ующие функции: · Регистрация документов - базовый процесс, начало существо вания документа. В системе должна быть реализована возможность изначал ьного заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различног о типа и возможность их последующей модификации · Ведение номенклат уры дел - функция поддержки стандартной номенклатуры (вхо дящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документ ов, определяемых пользователем · Работа со словарям и и справочниками - возможность добавления и редактирован ия пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационн ой карточки · Сканирование - интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электр онную графическую форму и последующего присоединения к электронным до кументам · Распознавание - оптическое распознавание текстовой информации по отсканир ованному графическому образу для последующей модификации данных · Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистраци и, отчетов по исполнительской дисциплине и др. · Средства просмотр а и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств д ля просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с во зможным последующим редактированием) во внешние приложения · Списание документа в архив - процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив См. приложение 1. В группу "Управление электронными докуме нтами и деловыми процессами" входят: · Сроки поручений - возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документ у · Маршрутизация - выбор очередности и относительного порядка прохождения док умента по инстанциям · Автоматические ув едомления - генерируются системой для периодических или р азовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просрочен ных заданиях · Внутренняя почтов ая служба - обеспечивает прохождение документов и поручен ий и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между со бой · Работа с вложениям и - функция поддержки нескольких выделенных частей (файло в) в одном документе и установление логических связей с другими документ ами · Поиск по реквизита м - задание точных или частичных значений одного или неско льких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание ном енклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов · Поиск по форме доку мента - задание значений реквизитов непосредственно в фор ме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклату ре дел · Полнотекстовый по иск - индексация и последующий поиск по присоединенным фа йлам с текстовой информацией · Поиск с учетом морф ологии - приведение всех слов к нормальному виду как при ин дексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расши ряет возможности поисковой системы См. приложение 2. Группа "Администрирование системы" включ ает в себя: · Разграничение прав доступа - задание пользователю или гру ппе пользователей прав на чтение или модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел · Роли - механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для у словной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека · Протокол обработк и - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке на ходится или находился документ, и каким изменениям он был подвергнут · Шифрование - хранение и передача документов и информации о поручениях в заш ифрованном виде · Поддержка цифрово й подписи - согласование и визирование документов личной цифровой подписью руководителей · Дизайнер форм карт очек - дает возможность настройки как самого набора рекви зитов, так и размещения их в необходимом порядке в форме электронной рег истрационной карточки · Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итоговог о документа (отчета либо журнала) · Веб-доступ - работа в системе через веб-интерфейс. См. приложение 3. Сравнение систем Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной ко нфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, си стемы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельны й класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже слож ившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена эле ктронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует п олностью переучивать персонал. Территориально-распределенным организациям с большим количеством отд елов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления. К системам средней ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Докум ентооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддержива ющей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, име ющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при нали чии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариант может быть менее над ежным и масштабируемым, но несколько более дешевым. Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштаби руемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разра ботка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (вне дрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система об ладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектаци и и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения. См. приложение 4. Настройка и поддержка системы Выше уже были рассмотрены функциональные возможности наибол ее распространенных на рынке систем электронного документооборота и и х ценовой анализ систем (стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройку и поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильно различаются в зависимости от того, какой с тепени участия разработчика требует настройка системы, обучение персо нала, поддержка функционирования систем. Наиболее важен этот критерий д ля предприятий, которые не обладают большими бюджетами на внедрение инф ормационных технологий (малый и средний бизнес). В крупных компаниях и государственных учреждениях стоимости владения системой также уделяют большое внимание. Необходимо также понимать, что , если система не обладает развитым функционалом (необходимость использ ования некоторых функций может возникнуть в ходе использования), то для их реализации разработчики предложат проектное решение за дополнитель ные деньги, что тоже отразится на стоимости владения системой. 5. Система электронного документооборота ДЕЛО Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась ед иная и строго регламентированная методика организации работы с докуме нтами. Современные технологии электронного документооборота позволяю т существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная систе ма, позволяющая создать в организации полноценный электронный докумен тооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документа ми. Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный до кументооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обесп ечения управленческой деятельности современных предприятий и организ аций. «ДЕЛО» успешно исполь зуется для автоматизации документационного обеспечения управления пр едприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в госу дарственных органах власти и местного самоуправления. · поз воляет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественн ыми нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства · позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажн ых документов · предоставляет возможность организ ации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнен ием документов · масштабируемо – система может быт ь установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством · поддерживает централизованную и де централизованную схему организации делопроизводства · поставляется как в готовом, так и в з аказном варианте. Основные функции системы а втоматизации делопроизводства и электронного документооборота Система поддерживает полный жизненный цикл документа в органи зации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архи в. Работа над проектами д окументов Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь про цесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает в ыполнение следующих действий: 1. создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядит ельного документа; 2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий; 3. согласование проекта документа; 4. утверждение проекта документа; 5. регистрация документа, созданного на основе проекта. При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная м аршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки про екта в целом. Регистрация документов Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-кон трольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистр ироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организац ии документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. Состав реквизитов РК: к орреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, нап ример, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты мог ут иметь множественное значение. Контроль исполнения В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контрол ь может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выд еляются контролируемые документы и документы с истекшими сроками испо лнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исп олнении контрольных документов. Обработка и хранение документов К карточке может быть «прикреплено» любое чи сло файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме предст авления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, н апример, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к ко мпьютеру. Расширение состава реквизитов карточки документа Карточка содержит состав реквизитов, полностью от вечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной ил и отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за сче т дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользовател ями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные р еквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспе чивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты. Поточный ввод документов Поточно ый ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистр ации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В п роцессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, обору дованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-к од и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанно й в нем информацией. В результате электронные образы документов, получен ные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК. Движение документов В системе сущ ествует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроиз водственного процесса. При работе над проектом документа карточка авто матически пересылается по последовательному или параллельному маршру ту между заранее определенными согласующими или утверждающими должнос тными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесе нных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений. В системе «ДЕЛО» реализовано также множе ство других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пере сылка электронных документов внешним организациям, полный контроль вс ех видов движения бумажных документов и прочее. Обеспеч ение юридической полноценности В процес се согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Э то позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электрон ных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сто ронний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления кл ючевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сер тифицированных криптосредств. Отправк а документов Система позволяет формиров ать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечат ку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Д окументы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифиц ированные криптосредства. Справоч но-аналитическая работа По мере функцион ирования системы в ней накапливается информационная база документов у чреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетан ию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимо сти сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднок ратно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персона льных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Полноте кстовый поиск по содержанию документа Ре ализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих д окументов. Работа с взаимосвязанными документами Поддерживается возможность установления ссылок между РК докумен тов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или допо лняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвя занных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящи еся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ си стемы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или д окументы, хранящиеся в других информационных системах. Регламе нтация прав доступа Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответс твии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (ре гистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.) 6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Докуме нтооборот Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующ их задач: · пов ышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения и сполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, ана лиза организационно-распорядительной деятельности; · сокращение непроизводительных зат рат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы; · создание единого информационного п ространства предприятия; · обеспечение надежности учета и хра нения документации; · организация эффективной защиты инф ормации. http://www.evfrat.ru/about/ - 2 ЕВФРАТ-Документооборот позволяет: 1. осу ществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных; 2. организовывать контроль исполнения пор учений; 3. формировать различные журналы и отчеты. Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соотв етствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В си стеме можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо ко нкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме врем енного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколи рование действий пользователей, криптографическое шифрование и примен ение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа. Поиск документов возможен не только по любо му из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к ка рточке файлов. Система контроля исполнения позволяет полн остью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это д остигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполн ителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за дру гом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполн ителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помога ет сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнит ельскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому пору чению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, с оздание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения ", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быс тро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поруч ения. При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще про водить процессы согласования документов. http://www.evfrat.ru/about/ - 3 В состав системы входят следующие модули: · АРМ Пользователя; · АРМ Администратора; · Модуль "Графический дизайнер маршр утов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения докум ентов в организации; · Дизайнер форм - средство настройки р егистрационно-контрольных карточек; · Менеджер журналов и отчетов - средст во настройки отчетов; · Средства настройки ЭЦП и протоколо в действий пользователей; Дополнительно в систему м огут входить: · "НТТР-сервер", который дает возмож ность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помо щи веб-браузера из любой точки мира; · "Архивариус", предоставляющий средс тва автоматизации процессов списания и хранения документов Основными функциями системы являются: http://www.evfrat.ru/features/ - 3 · Рег истрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), пр исоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата ; · Постановка документов на контроль; · Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям; · Возможность проектирования типовы х маршрутов движения документов; · Слежение за ходом исполнения поруч ений, рассылка уведомлений и напоминаний; · Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка; · Разграничение прав доступа к докум ентам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или по стоянном замещении должностей; · Протоколирование действий пользов ателей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП; · Подготовка и печать журналов и отче тов; · Рассылка документов, переписка меж ду пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы. · Возможность автоматизации процесс ов хранения и списания документов в архив; · Доступ к документам и поручениям пр и помощи веб-браузера из любой точки мира 7. Система электронного документооборота Optima WorkFlow Комплексная система уп равления потоками работ и организации конфиденциального документообо рота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процеcсами создания, обработки, т иражирования, хранения документов и иных информа ционных объектов, а та кже для организации и автоматизированного выполнения основных процеду р современного делопроизводства. Использование системы в практической деятельности вашей организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнит елям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вов леченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как: · Организ ация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация. · Формализация технологических проце ссов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки. · Улучшение средств контроля над ходо м выполнения процессов формирования и обработки документов, регулиров ание и управление системой документооборота. · Повышение степени защищенности данн ых, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности з а счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифров ой подписи и шифрования. · Достижение высокой степени независи мости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автома тического исполнения большинства формальных действий. · Возможность адаптации учетных и ана литических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам. · Возможность получения статистическ их и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельн ости исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документ ов. · Создание полнофункциональной систе мы контроля исполнения поручений. 8. Систем а электронного документооборота LanDocs Линия программных прод уктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения авто матизированных систем документационного обеспечения управления на пр едприятиях различного масштаба и специализации. С использованием прог раммной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений: § система автоматизации делопроизв одства и документооборота , основанная на отечественных ст андартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исп олнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая ра зные уровни функциональности для различных категорий сотрудников; § корпоративное хра нилище (архив) электронных документов , обеспечивающий над ежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколиро вание и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам ; § система автоматиз ации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Г осударственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая п одготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и пред оставляющая возможность реализации специальных технологий массового ( пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив; § система автоматиз ированной поддержки деловых процессов организации , реали зующая возможность проектирования и управления исполнением предопред еленных маршрутных (workflow) схем обработки документов. Информационная безопас ность перечисленных проектных решений обеспечивается специализирова нной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифр овой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от н есанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра серти фикации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей пр отоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасн ости. 9. Система электронного документооборота БОСС-Реф ерент Система документационного обеспечения управления БОСС-Рефер ент - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эф фективные системы управления электронным документооборотом и автомат изации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в о рганизации подобных систем позволяет: · Пов ысить скорость принятия решений и их качество · Усилить контроль исполнительской д исциплины · Повысить управляемость организаци и · Увеличить продуктивность работы от дельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом. Система БОСС-Референт имее т большое число внедрений и предназначена для предприятий различных ра змеров и форм собственности: · Крупные коммерческие предприят ия и холдинги · Федеральные органы власти · Региональные органы государственн ой власти и другие государственные предприятия · Территориально распределённые пре дприятия · Компании со сложной организационно й структурой · Компании с большим объёмом докумен тооборота · Небольшие, стремительно растущие к омпании. Функционалом системы БОСС- Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отде лов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие со трудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных биз нес-процессов: · Работа с внутренними документам и организации · Обработка входящих и исходящих док ументов · Управление внешними контактами · Работа с договорами организации · Организация новостных каналов и ко нференций · Ведение справочника организации в электронном виде · Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации · Организация и планирование меропри ятий. 10. Система электронного д окументооборота DIRECTUM . DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и уп равления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работ ы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятель ности. Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывает ся в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальн ыми связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контр оль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных зака зов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM: Управление электронными документами. Созда ние и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, эле ктронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный по иск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история рабо ты с документами. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизне нного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; вза имодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка своб одных и жестких маршрутов (workflow). Управление совещаниями. Организация подгот овки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участ ников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. Канцелярия. Регистрация бумажных документо в в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибким и правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных д окументов. Управление взаимодействием с клиентами. Ве дение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соотве тствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мер оприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие ком поненты: Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обм енивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; наст раиваемый состав реплицируемых данных. Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к до кументам, задачам, заданиям и т.д. Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и раз работка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов; встроенный язык программирования; настройка форм карточек и событий; ин теграция с другими системами. 11. Система электронного д окументооборота NauDoc Назначение системы NauDoc - качественно у лучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специ алистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами. Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами · си стема является лидером среди российских систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации де лопроизводства, проведенного журналом "Компьютерра" в октябре 2005 года); · низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными реше ниями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 г ода и в соответствии с справочником "Качественный анализ автоматизиров анных систем документационного обеспечения"); · простота установки, настройки, разв ертывания, обновления и поддержки; · гибкость системы, возможность полн оценной настройки под конкретные процессы организации; · веб-интерфейс, позволяющий обеспеч ить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппар атного обеспечения; · кроссплатформенность: работоспосо бность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.; · возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации; · возможность удаленного администри рования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситу ации. Преимущества использов ания электронного документооборота Первый вопрос, который возникает перед принятием решения о вне дрении системы документооборота: "А что нам это даст?". И речь здесь идет, в п ервую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного д окументооборота на предприятии. Итак, какие принципиальные преимущества имеют системы электронного до кументооборота по сравнению с бумажным документооборотом компании? Основные особенности электронного документооб орота : · оп еративность поиска нужного документа : время поиска необх одимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд; · ускорение обмена информацией внутри организации : передача документов в эл ектронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно; · надежный контрол ь за прохождением документа : система сохраняет информаци ю о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственны х за данный документ; · снижение рисков у траты или порчи документа : поскольку пользователи работ ают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала с водятся к минимуму; · снижение риска не санкционированного доступа к документам : надежность и бе зопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумаж ными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам; · отсутствие необх одимости многократного копирования и распечатки : соглас ование и подписание всех внутренних документов организации не требует " твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы; · резкое снижение с тоимости архивного хранения электронных документов и оперативность до ступа к архивной информации : при общей тенденции к повыше нию долговечности и надежности электронных носителей и их стремительн ом удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом; · система напомина ний пользователям о выданных заданиях : электронный докум ентооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников; · инструмент для оц енки загрузки и эффективности работы персонала : поскольк у все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможн ость оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполните льность; · накопление корпо ративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотруднико в : система единого хранилища документов и заданий с функц ией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь коррект ировка прав доступа . Следствиями перехода на электронный документооборот являю тся: · уме ньшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документо в; · сокращение непроизводительных зат рат рабочего времени сотрудников; · снижение финансовых потерь, связан ных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечк ой коммерческой информации; · повышение уровня обслуживания кли ентов; · укрепление исполнительской дисцип лины; · сокращение времени адаптации новы х сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса. Результатом эффективного внедрения системы документооборот а являются реальные конкурентные преимущества: рост производительност и труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственнос ти сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, пов ышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение вн утренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения комм ерческой информации. 12. Система электронног о документооборота DocsVision Программная платфо рма DocsVision 3.5 - это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на ба зе самых современных программных технологий и предназначенная для авт оматизации процессов управления, документооборота и для создания инте грированных приложений. DocsVision - результат многолетней работы в области раз работки приложений для автоматизации процессов управления и документо оборота. DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе п латформы, и единое пространство управления документами и процессами в о рганизации. Основные функции DocsVision: · Авто матизация управления предприятием · Поддержка процессного подхода в орг анизации управления · Автоматизация систем менеджмента ка чества · Автоматизация процессов согласован ия и утверждения документов · Средства контроля исполнения докуме нтов и заданий · Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей · Управление процессами обработки док ументов · Организация взаимодействия с контра гентами и заказчиками · Автоматизация канцелярии · Создание электронного архива документов Список литературы http://www.cio-world.ru/weekly/37568/page4.html http :// eos . ru / eos /20287 http :// www . evfrat . ru / about / http :// www . softline . ru / product . asp ? catalog %5 Fname = SoftLine http :// www . it . ru / boss / referent . html http :// www . landocs . ru / Text . aspx ? dir = LanDocsAdvantages http :// www . directum . ru /315412. shtml http :// www . naudoc . ru / go / http :// www . docsvision . ru /
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
Настоящая женщина "спасибо" два раза не предлагает.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, реферат по программированию "Современные программные средства электронного документооборота", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru