Курсовая: Современные программные средства, используемые в процессе создания документов - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 370 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

5 Содержа ние Введение ………………………………………………………………………………...3 1.Системы под готовки текстовых документов ……………………………… . …5 2. Пакет прикладных программ Microsoft Office ……………………………….11 2.1. Прикладные программы, входящие в Microsoft Office …………………..11 2.2.Текстовый процессор Microsoft Word …………………………………….13 2.3.Табличный процессор Microsoft Excel …………………… ………………1 5 3.Системы автоматизации документационного обеспечения упр авления …...20 Заключение …………………………………………………………………………….2 6 Список использованных источников и литературы ………………………………...2 8 Приложения……………………………………………………………………………29 Введение В т ечение многих и многих столетий информационные технологии находятся в процессе развития. В какие-то периоды это развитие замедлялось и станови лось практически незаметным. В какие-то периоды, напротив, происходил ка чественный скачок, и человечество начинало использовать принципиально новые, доселе невиданные средства обработки, передачи и хранения информ ации. Удобств о и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов докум ентов привели к созданию множества программ для обработки документов. В озможности этих программ различны - от программ, предназначенных для под готовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов ( издательские системы). Тема курсовой работы актуальна, поскольку с ейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном виде . Для этого необходимо соотве тствующее программное обеспечение. Цель кур совой работы рассмотреть наиболее популярные программы, которые испол ьзуются для создания документов. Задачи курсовой работы : 1. Рассмотреть основные системы подготовки текстовых документов, дать понятие текстовым редак торам, текстовым процессорам и настольным издательским системам. 2. Описать пак ет прикладных программ Microsoft Office , пр ограммы, входящие в него, основные возможности текстового процессора Microsoft Word и табличного пр оцессора Microsoft Excel . 3. Рассмотреть основны е системы автоматизации документационного обеспечения управления: «БОСС-Референт», CompanyMedia , DOCs Open , Делопро изводство 2.5, NauDoc . Все прог раммы для создания документов условно можно разделить на системы подготовки текстовых и та бличных документов и на программы для автоматизации делопроизводства. При написании курсовой работы использовались в основном периодические издания такие, как журналы «Делопроизводство » и «Секретарское дело». В журнале «Секретарское де ло» в №3 за 2002 год в статье «Система электронного документооборота БОСС-Ре ферент» Д. Пашков рассказывает о внедрении программы БОСС-Референт в кру пные организации , и как это по влияло на их работу. С. Л. Кузнецов в статье « NAUDOC – новое решение по автома тизации делопроизводства» («Секретарское дело», 2003, №7) пишет о компании NAUMEN и ее программах, в то м числе и о программе NAUDOC 2.3. В статье « DOCsOpen » («Секретарское дело», 1997, №4) Кузнецов С. Л. дает достаточно широкий обзор возможностей программы DOCsOpen . Кузне цов С. Л. Новые программы для современного офиса // Се кретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36. Серова Г. А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроиз водство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.-2003.-№6. С. 35-37. Серова Г. А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское де ло.-2003.-№6. С. 35-37. Савельев А. М. Companymedia - корпоративная система электронного документооборота // Дело производство.-2002.-№4. С. 39-41. Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом ре дакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3. С. 46-48. Также использовалась информация из глобально й сети Internet . Сай т www . document . ru содержит информацию п о автоматизации обработки документов. На сайте www . top - personal . ru находятся электронны е версии журналов «Делопроизводство» и «Секретарское дело». Сайт www . boss . ru содержит информацию о программных продуктах фирмы “ it ”, в том числе и описание программы «БОСС-Референт». Курсовая работа включает введение, три главы, заключение , с писок использованных источников и приложения . В перв ой главе рассматрива ю тся системы подготовки текстовых документов . Втор ая глава рассказывает о пакете прикладных программ Microsoft Office . В третье й глав е описываются автоматизированные системы упр авления, такие как «БОСС-Референт», CompanyMedia , DOCs Open , Делопроизводство 2.5, NauDoc . 1. С истемы подготовки текстовых док ументов Су ществующие в настоящее время системы подготовки тек стовых документов значительно отличаются друг от друга харак теристиками, способами ввод а и редактирования текста, его фор матирования и вывода на печать, а также степенью сложности освоения пользователем. Выбор конкретного програм много про дукта для обработки текста является весьма ответственным мо ментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информацио нными технологиями. Процесс выбора свя зан со многими факторами, но преж де всего необходимо придер живаться принципа разумной достаточности . Существующ ие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых докуме нтов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения (Прил. 1). Реда ктор текстов ( text editor ) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого симво льного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов прог рамм на языках програм мирования высокого уровня, поскольку они не треб ует формати рования, т. е. автоматического преобразования расположения эле ментов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст ис торическ и первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текст овых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на я зыках программирования, хотя этот набор и весьма широк. Резу льтат работы экранного редактора выражается в виде фай ла, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII ( American Standards Committee for Information Interchange ) с кодами, значени я которых больше 31, а также символов новой строки. Такие файлы называются ASCII -файлами. Разл ичаясь способами управления и набором сервисных возмож ностей, все реда кторы текста в том или ином виде позволяют: - набирать текс т с отображением на экране видеотерминала, используя до 200 символов; - исправлять ош ибочные символы в режиме замены; - вставлять и уд алять группы символов (слова) в пределах стро ки, не переводя неизменившу юся часть строки, а сдвигая ее вле во/вправо целиком в режиме вставки : - удалять одну и ли несколько строк, копировать их или переме щать в другое место текста; - раздвигать ст роки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент; - вставлять груп пы строк из других текстов; - обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста); - заменять один контекст другим, возможно, разной длины; - сохранять, набранный текст для последую щих корректировок; печатать текст на принтерах разных типов стандартны ми про граммами печати одним шрифтом в пределах документа. Из м ножества имеющихся экранных редакторов можно выде лить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc .), SideKick (фирма Borland ), Brief (фирма Solution Systems ), многофункцио нал ьный многооконный редактор Multi - Edit (фирма American Cybernetics Inc .). К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Р азнообразные Турбо-системы представляют собой удоб ные интегрированн ые инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполн ения программ на таких популяр ных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Про лог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем я вля ется редактор, обладающий широкими возможностями по созда нию и обн овлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы Word Star и в высшей степени стандартизированы. Когд а основная задача пользователя состоит в подготовке тек стов на естеств енных языках для печати и печатании этих доку ментов, набор операций ред актора должен быть существенно рас ширен, и программный продукт переход ит в новое качество — систему подготовки текстов (продукт, которому соо тветствует ан глоязычный термин word processor ). Такие программы для обра ботки документов ориентир ованы на работу с текстами, имею щими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Среди систем подготовки текстов на естествен ных языках вы деляют три больших класса, но с достаточно размытыми грани цами: форматеры, текстовые процессоры и настольные изда тельства. Исхо дя из внутримашинной структуры подготавливаемого до кумента, можно был о бы предложить следующий подход к клас сификации систем подготовки тек стов. Фор матер — система подготовки текстов, которая не исполь зует для внутреннего представления текста никаких специальн ых кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, ко нец страниц ы (по сути, работает с ASCII -файлами). Тек стовый процессор — система подготовки текст ов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст спец и альными кодами — разметкой. В основном, экранные редакторы и текстовы е процессоры различаются по назначению: первые со здают ASCII -файлы, которые обра батываются затем компилято рами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге, поэтому форма пр ед ставления текста имеет большое значение. В те кстовых процессорах есть специальные функции для облег чения ввода тек ста и представления его в напечатанном виде. Сре ди этих функций можно вы делить следующие: - ввод текста по д контролем функций форматирования, обеспе чивающих немедленное измен ение вида страницы текста на экра не и расположение слов на ней, что дает приближенное представ ление о действительном расположении текста на б умаге после печати; - предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как ве личина абзацных от ступов, тип и размер шрифта для различных элементов т екста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число ко лоно к текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.: - автоматическ ая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов; - ввод и редактирование табл иц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напеч атаны; - объединение документов в п роцессе подготовки текста к печа ти; - автоматическое составлен ие оглавления и алфавитного спра вочника. Боль шинство текстовых процессоров располагает средствами настройки на кон фигурацию оборудования компьютера, в част ности на тип графического ада птера и монитора. Прак тически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных дл я представления текста, что объясняется не обходимостью включения в тек ст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть св ои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помо щью одно го текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, следовательно, отредактировать и напечатать другими тексто выми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного тек стового процессора в другой существует особый вид программного обеспе чения — конверте ры, гарантирующие получение выходного файла в формате текс тового процессора — получателя документа. Программа-конвер тер на вход е принимает информацию в одном формате, а как результат своей работы выд ает информацию в виде файла в дру гом (требуемом) формате. Дальнейшее усов ершенствование сис тем обработки текстов привело к тому, что автономные програм мы-конвертеры практически прекратили свое существование и вош ли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее ярки е представители программ текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроен ных модулей конвертации. Суще ствующие в настоящее время текстовые процессоры зна чительно отличают ся друг от друга характеристиками, возможно стями по вводу и редактиров анию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сло жности освоения пользо вателем. Достаточно условно эти инструментальн ые средства мо гут быть разделены на две категории. К пе рвой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подгот овить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся WinWord , WordPerfect , ChiWriter , WordStar 2000, AmiPRo , Т 3 . Самым по пулярным отечественным продуктом в этом класс е является текстовый процессор Лексикон, поддержка и дальнейшая разраб отка которого осуществляется компанией «Арсеналъ». Текс товые процессоры второй категории имеют существенно меньшие возможнос ти, однако они удобнее в использовании, работают быстрее и требуют меньш е оперативной памяти, суще ственно ниже по стоимости. Специально рассчи танные на руко водителей системы обработки текстов проще, и ими легче по льзо ваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer , Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word. На стольные издательства готовят тексты по прав илам поли графии и с типографским качеством. Подобно тому , как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издатель ства не являются более сове ршенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них совсем ино е назначение. Наст ольные издательские системы ( desktop publishing , пакеты DTP или НИС) по сути представляют собой инструмент вер стал ьщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания бол ьших документов, сколько для реализации различ ного рода полиграфическ их эффектов, т. е. программа настольно го издательства позволяет легко ма нипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возм ожность комбини ровать различные шрифты, работать с материалом до получ ения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (пол ос), так и всего издания. По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текс товым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее. 1 Городин В. В., Корнеев И. К. «Информацион ное обеспечение управленческой деятельности» : Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. . С. 146-153. В настоящее время т екстовые редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намн ого меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательск их системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано еще и с тем, что в текстовых редакторах непредусмотрена функция создания шаб лонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документ ов. 2. П акет прикладных программ Microsoft Office 2.1. П рикладные программы, вхо дящие в Microsoft Office Сего дня программные продукты фирмы Microsoft являются "де факто" стандартом для офис ной ра боты. Сложно найти учреж дение, предприятие, фирму, в офисе которой не сто яли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98 SE , 2000, NT , ХР) и пакетом прикл адных программ Office . Знание составных частей па кета — текстового редактора Microsoft Word , электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса. П опулярн ый пакет программ - Microsoft Office 2000, включающ ий в себя в стан дартном наборе Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 и PowerPoint 2000. В версии Small Business - PowerPoint 2000 (Прил. 2) заменен издательским пакетом Publisher 2000, вер сия Professional включает в се бя как стандартный набор, так и дополнения Small Business , а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2000. Самая полная версия Premium включает также па кет для создания деловой графики PhotoDraw 2000 и средство создания Web -сайтов FrontPage 2000. Две последние п рограммы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бе сплатного приложения входит Internet Explorer 5.0 - набор программ для работы в Internet . Существует также версия Office 2000 Developer - для разработчиков прикладных программ на базе Office . 1 Кузнецо в С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№4. С. 33-36. Самое пр ивлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эт и программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень пох оже. Научившись работать с одним из приложений , вы тем самым в значительной степени пр одвинетесь в изучении остальных . Основ ная идея пакета программ – работа в Internet . Если раньше Word и Excel в первую очередь ори ентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бум аге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ б удет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet . Для этого раз работчики Office включили в продукт еще один формат файлов – HTML , являющ и й ся стандартом для размещения материалов в Internet . Сохранение документов в формате HTML позволяет также прос матривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office . Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer , входящего в стандартный комплект Windows . Достаточно распространенная для современног о офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русско м и английском, но и на других языках – от немецкого, испанского или франц узского и до арабского, японского. Дополнительный пакет MS Office 2000 Multi - Language Pack позволяет легко созд авать многоязычные документы и проверять правописание. Кузнецов С. Л. Новые программы для современного офиса // С екретарское дело.-1999.-№4. С. 33-36. Microsoft Access - это реляционная база данных. В основе этой программы лежат таблицы. Microsoft Access отличается от Excel тем, что в отли чие от Excel , СУБ Д Access позволя ет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД Access использ уются при работе с таблицами фо рмулы, сортировк а , св язи отдельных ячеек и их форматирование. При не обходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данн ых можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагат ься в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенн ых шаблонов. Еще о дна важная особенность пакета прикладных программ Microsoft Office – это интегрирован ность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объе кты или части текста в одной программе, а потом переносить в другую. Напри мер, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в доку мент Microsoft Word . Возмо жности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополн ений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты ( например, систему проверки орфографии Orfo , электронные словари Lingvo , переводчик PROMT ) , и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями. 2.2.Т екстовый процессор Microsoft Word Microsoft Word – основа любого офи са и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office (Прил. 3) . Microsoft Word позволяет вводить, р едактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику , таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими д ругими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирова ние документов. Прогр амма предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них: - автотекст – д ля хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики; - стили – для хранения и зад ания сразу целых наборов форматов; - слияние – для создания се рийных писем, распечатки конвертов и этикеток; - макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд; - “мастера” – для создания профессионально оформленных документов. Леонтьев В. П. Персональный компьютер. Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с. . С. 408 - 410. С пом ощью Word для Windows можно соз давать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить форм улы различной сложности. Word для Windows дает возможность пр оверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивает ся с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в слова ре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления. При работе с документами приходится часто пов торять ввод одних и тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и пос ле этого вставлять в любое место документа необходимое число раз. Доста точно часто многим сотрудникам прихо дится создавать документы на осно ве стан дартных унифицированных форм или форм, раз работанных и утвержд енных внутри организации, а также различные виды однотипных документов ( серийные письма, справки и т.д.). При автомати зированном способе подготов ки такого вида до кументов возможны два варианта: - создать необх одимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть текста; - создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шабло н - это некий трафарет с определен ными свойствами, которые включают сово купность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнит ельных пунктов меню и пользо вательских панелей инструментов в отдельн ом файле с расширением .DOT. Шабло ны используются: 1. Для стандартизаци и и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и од нотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основ е единых шаблонов (файлов с расширением .dot), при этом шаблоны должны быть по дготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля вв ода, содержащие переменную информацию в бланке. 2. Для повышения эффе ктивности подготовки серийных документов, которые предназначены для р ассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на ос нове шаблонов с использованием функции слияния. Путем слияния создаютс я тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (траф арет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией. Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в т екстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№4. С. 46. 2.3.Т абличный процессор Microsoft Excel Облас ть применения Excel весьма широка. В первую очередь это бухгалтерские и инжен ерные расчеты, составление различных сводок, диаграмм, прайс-листов, а та кже многое другое. При ра боте с Excel для Windows соблюдает ся принцип «что вы видите, то и получаете», или в английском варианте WYSIWYG ( What You See Is What You Get ). Это придает работе с Excel несомненну ю легкость и позволяет избежать многих ошибок ( Прил. 4 ) . Кроме того , Excel обладает большим набором сервисных функций. Это ввод текста и проверка правописания, созд ание рисунков, экспорт и импорт данных. Средства печать также весьма гиб ки. Вы можете напечатать все страницы сразу, можете напечатать только ча сть страниц рабочей книги. Леонтьев В. П. Персональный компьютер. Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с. С. 450-451. О сновные возможности Excel : 1. Контекстная подск азка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кно пки в пиктографическом меню. 2. Справочная система. Организо вана в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск ну жной темы. 3. Многовариантность выполнен ия операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех — четырех способов, из которых пользователь выбирает наиболее удобный. 4. Контекстное меню. Разворачив ается по щелчку кнопки (обычно правой) «мыши» на выбранном объекте. Речь и дет, например, о месте таблицы, где в данный момент собирается работать по льзователь. Наиболее часто используемые функции обработки, дос тупные в данной ситуации, собраны в контекстном меню. 5. Пиктографическое меню. Коман дам, с которыми работают чаще всего, соответствуют пиктограммы, располож енные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. После щелчка клавишей манипулятора «мышь» на пиктограмме выполняется связанная с н ей команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально. 6. Рабочие группы, или рабочие п апки. Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать их как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других п роцедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный ук азатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользов атель имеет возможность задавать название листам в папке (вместо алфави тного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит обл егчает поиск и переход от документа к документу. 7. Средства для оформления и мод ификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов э кранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиям и пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. С реди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д. 8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, о беспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиени е на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов , а также предварительный просмотр получившейся страницы. 9. Средства оформления рабочих листов. Excel предоставл я е т широкие возможно сти по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравниван ие данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высо ты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание форма та данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование — в систему уже встроены различные спос обы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наибол ее подходящий формат из уже имеющихся. 10. Шаблоны. Excel , как и Word , позволя е т создавать шаблоны рабочих ли стов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, разли чных калькуляций. Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы. 11. Связывание данных. Абсолютна я и относительная адресации являются характерной чертой всех табличны х процессоров, в современных системах они позволяют работать одновреме нно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом свя заны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с н есколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с помощ ью которой обрабатываются суммы и средние значения и ведется статистич еская обработка при использовании данных разных областей одного рабоч его листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; бла годаря связанной консолидации удается не только получить результат вы числений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в за висимости от изменения исходных значений. 12. Вычисления. Для удо бства вычисления в Excel имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, фи нансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций поз воляет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат. 13. Деловая графика. Тр удно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можн о построить в Excel . Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформлен ие осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, имеются таки е мощны е средства построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построен ия тренда и выбор функции линии тренда. 14. Выполнение Excel функций баз данных. Эта функци я обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т. е . через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольк им ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кро ме того, включа е т в се бя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с ф айла ми, созданными, например, в фор мате dBase или PARADOX. 15. Моделирование. Подбор параме тров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличн ого процессор а . С помо щью простых приемов уда ется находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого под бора (при этом значения ячеек-параметров из меняются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до мет ода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При мо делировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и ва рианты поиска решения. Для этого создаются сце нарии, которые представл яют собой описание решаемой задачи. 16. Макропрограммирование. Для а втоматизации выполнения ча сто повторяемых действий удобно воспользо ваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макр окоман ды и макрофункции. Благодаря макрокомандам упрощается рабо та с Excel и расширяется списо к его собствен ных команд. При помощи макрофункций определяют собствен ные формулы и функции и таким образом расширяют набор фун кций, предоста вляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последов ательность нажатия клавиш, перемеще ний и щелчков кнопками «мыши». Така я последовательность по дается «воспроизведению», как магнитофонная з апись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например , организовать цикл, переход, подп рограмму. Городин В. В., Корнеев И. К. Информационно е обеспечение управленческой деятельности : Учеб ник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. С. 178-181. Таким обр азом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, таблич ные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронно й почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех комп ьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома и ли в организации . Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это пер вый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возмо жностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Благодаря встроенной в Microsoft Word и Excel программы Visual Basic пол ьзователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех т ех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам мо жет адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: и зменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель ин струментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее. 3. С и стемы автоматизации документационного обеспечения управления Ка ждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и ст руктуры, стремится к повыше нию эффективности своей дея тельности. Важн ым шагом на пути к достижению этой цели являет ся оптимизация основных у прав ленческих процедур, в частности создание современных систем де ло производства и документообо рота на предприятии. Рациональ ное управле ние документами при водит к росту продуктивности ра боты сотрудников, о блегчению до ступа к информации для приня тия управленческих решений, у луч шению исполнительской дисцип лины и, следовательно, общему по вышен ию качества управления . Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Рефере нт // Секретарское дело.-2002.-№3. С. 42-44. Внедр ение системы автома тизации документационног о обеспечения управления БОСС-Референт значит ельно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций. Результата ми внедрения систе мы являются: - сокращение вр емени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней до кументации; - экономия рабочего времени на работу с документами; - ускорение процедур соглас ования, визирования документов; - повышение исполнительско й дисциплины, контроля над исполнением поручений; - улучшение процессов плани рования мероприятий. www . boss . ru Опыт в недрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота Б ОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие с роки предприятия и организации различного масштаба и форм собственнос ти получают ощутимые выгоды и реальный экономический э фф ект. Недавно на сравнительно небольшом рынке сист ем автоматизации делопроизводства появилась фирма NAUMEN со своим программны м продуктом NauDoc , имеющим ряд существенных отличий от того, что ранее пред лагалось пользователям. Программа обеспечивает создание документов н а основе хранящихся в системе шаблонов, содержащих заранее заданное офо рмление и типовые (трафаретные) тексты для осно вных управленческих ситуаций, что упрощает и ускоряет создание докумен тов, обеспечивает их унифицированное оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ор ганизационно-распорядительных документов». Графический интерфейс пользователя NauDoc позволяет опера тивно переключаться с одного вида работ на другой и включает в себя след ующие компоненты: 1. Блок основного содержания. 2. Панель навигации. 3. Панель инструментов для рабо ты с документами. Прогр амма предусматривает то, что любой документ может быть поставлен на конт роль: по нему назначаю тся ответственные за выполнени е, ответственные за контроль, поддерживается итоговый контроль исполне ния. Разграничение прав пользователей позволяет о беспечить дополнительную защиту для конфиденциальных документов. Безусловно, программа NauDoc , как и любая другая программа, не является идеальным реше нием. Например, в ряде случаев ее терминология расходится с традиционным и терминами, используемыми в отечественном делопроизводстве. С. Л. Ку знецов С. Л. NAUDOC – новое решен ие по автоматизации делопроизводства // Секретарское дело.-2003.-№8. С. 25-26. Там, где нужно обрабатывать большие объемы док ументов, вести в них сложные поиски, поддерживать распределенные архивы , - вне конкуренции DOCs Open . DOCs Open позволяет решать следующие задачи: - интеграция с п рограммами создания документов; - регистрация всей поступаю щей и создаваемой документации; - контроль движения докумен тов и выполнения работ; - ускорение движения докуме нтов между исполнителями; - обеспечение сохранности д окументации; - улучшение информационно с правочной работы, сокращение времени поиска и получения документа из ар хива по запросу; - автоматизация составлени я отчетных документов; Особен ность этой системы электронного делопроизводства – полная интеграция со всеми распространенными офисными программами. Осуществляя учет, хра нение и быстрый поиск документов. DOCs Open в то же время обеспечивает их создание и просмотр всеми ра спространенными офисными приложениями. Кузнецов С. Л. DOCs Open // Секретарское дело.-1997.-№4. С. 57-62. «Комп ания ИнтерТраст» предлагает корпоративную информационную систему CompanyMedia , построен ную на базе Lotus Notes . CompanyMedia позволя ет решать большое количество прикладных з а дач в области документационног о обеспечения управления. Она предназначена для государственных учреж дений и коммерческих организаций, деятельность которых регламентирова на; идеально подходит для компаний со значительной территориальной уда ленностью структурных подразделений. CompanyMedia позволяет наладит ь «сквозное» делопроизводство в сети предприятий любой сложности, прич ем система будет отслеживать движение документа не только в пределах од ного предприятия, но и между ними. Предусмотрена возможность: - проведения гл обального визирования; - создания приказов, распрос траняющихся на любую глубину иерархии управления; - контроля за исполнением до кументов и поддержания горизонтальных информационных связей между сот рудниками различных подразделений одного или нескольких пре д приятий. Савельев А.М. Companymedia - корпоративная система электронного документооборота // Делопроизво дство.-2002.-№4. С. 39-41. Систе ма "Делопроизводство 2.5" может работать как в локальном режиме, так и в сетевом. Про граммный комплекс позволяет автоматизировать процесс делопроизводст ва предприятия или организации независимо от его вида деятельности. Про грамма помогает организовать учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов. Основными функциями да нной программы являются: - операции по ре гистрации, редактированию и архивации документов; - контроль исполнения докум ентов; - создание документов разли чного назначения по имеющимся стандартным шаблонам; - создание собственных шабл онов документов с помощью пакета Microsoft Office 97/2000; - создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние делопроизводства на предприяти и; - учет документов с помощью журнальной регистрации; - регистрация документов, п олученных или отправленных по электронной почте. Блок п риложений для автоматизации документооборота организации “Делопроиз водство” предназначен для автоматизации работы служб документационно го обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъяв ляемых Государственной Системой Документационного Обеспечения Управ ления (ГСДОУ). Модули блока обеспечивают: - регистрацию в сех категорий документ ов, циркулирующих в органи зации; - постановку на контроль до кументов и резолюций руководства ; - статистический анализ исп олнительской дисциплины сотрудников организации ; - автоматическую доставку э лектронных документов исполнителям ; - подготовку проектов докум ентов, их визирование и рассылку ; - создание электронной библ иотеки (архива) документов организации . Модуль “Регистрация документов” предназначен для организации учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В модуле ре ализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями р уководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и т.п. Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и ста ндартных учетных документов служб документационного обеспечения. Модуль “Обращения граждан” предназначен для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения документов и подготовки ответных документов. Модуль “Библиотека рабочих документов” служит для подготовки документ ов, их классификации (размещения по электронным папкам), контекстного по иска информации и печати документов. Модуль может быть использован для х ранения документов произвольного содержания, таких как: нормативные до кументы организации, справочные материалы, подготовки проектов докуме нтов и т .д. Модуль “ Организацио нно распорядительные документы ” предназначе н для автоматизации подготовки распорядительных и отчетных документов организации, а также осуществления контроля за исполнением распоряжен ий, приказов и поручений. Модули “Согласование” и “Ознакомлен ие” предназначены для автоматизации подготовки организационно - распо рядительных документов. Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов сотр удникам организации по внутренней почте Notes для электронного визировани я или ознакомления. Также осуществляется контроль за процессом ознаком ления и визирования документов. Модул ь “Совещания” предназначен для руководящих работников предприятия, а т акже секретарей-референтов руководящего звена. БД позволяет автоматически оповещать всех учас тников о предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещан ия, оформить по итогам его проведения протокол, и на основе принятых реше ний автоматически рассылать поручения конкретным исполнителям с указа нием сроков их выполнения работ. По итогам выполнения работ осуществляе тся формирование отчетов и справок о выполнении. С ерова Г. А. Автоматизированная система по делопроизводству "Делопроизво дство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело.-2003.-№6. С. 35-37. З аключение В по следнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми р едакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к те кстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word , настолько много у не го функций . Среди си стем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курс овой работе б ыли расс м о тр ены две программы пакета прикла дных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессо р Microsoft Excel . Для создания доку ментов в основном используются только эти две программы, независимо от р азмеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти ве зде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98 SE , 2000, NT , XP , Me ) , созданная как и Office компанией Microsoft . Эти программы п озволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая кни ги. Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office ., так как все они, включая и операционную систему Windows , имеют похожий ин терфейс. Системы автоматизации документационного обе спечения управления позволяют делать с докум ентами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и докум ентооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступн ые только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и созда вать документы. Конечно, корпоративная система документообор ота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стои ть потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может сто ить своевременная и точная информация? Иногда это вопрос выживания фирм ы. Кроме того, снижение стоимости компьютерной обработки и хранения инфо рмации в памяти компьютера – один из самых динамичных позитивных проце ссов в истории человечества. Из-за то го, что происходит унификация и стандартизаци я документов, в большинстве программ , использу ющихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже офор мленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Так же в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь може т создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа. Сейчас п редлагается очень много различных как текстовых и табличных процессор ов, так и систем автоматизации документационно го обеспечения управления . Сделать выбор очен ь сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и не достатки, а универсальных программ нет. При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности , технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений. Список использованной литературы и источников 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифи цированные системы документации. Унифицированная система организацио нно-распорядительных документов». 2. Городин В. В. , Корнеев И. К . Информационное об еспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. 3. Кузнецов С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело .- 1999 .- №3. С. 33-36. 4. Кузнецов С. Л. DOCs Open // Секретарское дело .- 199 7 .- №4 . С. 57-62. 5. К узнецов С. Л. NAUDOC – новое решение по автоматизации делопроиз водства // Секретарское дело .-2003.- №8 . С. 25-26. 6. Куперштейн В. И. Современные информационные те хнологии в делопроизводстве и управлении. – СПб.: БХВ – Санкт Петербург , 2000. – 256 с.: ил. 7. Леонтьев В. П . Персо нальный компьютер. Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с.: ил. 8. П ашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело .- 2002 .- №3 . С. 42-44 9. С ерова Г. А. Автоматизированная система по делоп роизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) // Секретарское дело .- 2003 .- №6. С. 35-37. 10. Савельев А. М. Companymedia - корпоративная система электронного документообор ота // Делопроизводство .- 2002 .- №4 . С. 39-41. 11. С ысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текст овом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело .- 2003 .- №3 . С. 46-48. 12. www.boss.ru 13. www.document.ru 14. www.top-personal.ru
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
- Кого ты любишь больше, маму или папу?!
- Маму и папу!
- А больше?!
- А больше никого!
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по программированию "Современные программные средства, используемые в процессе создания документов", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru