Курсовая: Access-одна из программ MS Office - текст курсовой. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Курсовая

Access-одна из программ MS Office

Банк рефератов / Программирование

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Курсовая работа
Язык курсовой: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 401 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной курсовой работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

18 «Мы вступаем в эта п , когда стоящие перед нами проблемы невозможно ре шить без применения ЭВМ . Я не испытываю страха перед ЭВМ . Меня страшит их отсутствие». Айзек Азимов ВВЕДЕНИЕ Впервые Windows была выпущена в свет в 1985 го ду фирмой Microsoft . В течение 1987-1989 гг . появилось большое количество мо щных и удобных программ , работающих в сред е Windows , нап ример , Microsoft Word для Windows , Excel , Aldus PageMaker и т.д ., что обуслов ило все растущую популярность Windows у пользов а телей . А начиная с версии 3.0, созданной в 1990 г . и предоставившей дополнительные удобства пользователям , Windows начала свое победоносное шест вие , став фактически стандартом для IBM PC - совместимых компью теров. Windows - это графическая оболочка , котор ая открывает новые возможности в использовании персональног о компьютера . Windows представляет собой интегрированн ую среду , которая позволяет создать удобное окружение для запуска программ , обеспечив п ри этом одновременную работу сразу нескольким приложения м. Каждая программа в Windows имеет хотя бы одно окно , которое предназначено для связи пользов ателя с данной программой . Экран монитора представляется в Windows как рабочий стол , на котор ом располагаются окна работающих в данный момент программ . Программа также может быть представлена в виде небольшого изобра жения - иконки . Соответственно , любое окно (прог рамма ) может быть сжато до иконки и во сстановлено в нормальных размерах . Это сущест венно повышает информационную емкость экрана при работе с Windows . Все это объединяется уд обным управлением , рассчитанным , в основном , на применение мыши. Помимо большого набора программ , характер ных для интегрированной среды , текстового и графического редактора , базы данных и т.п ., - Windows подде рживает обширный программный интерфейс , что позволяет создавать свои собственные програм мы для работы в среде Windows . Изучение этого программ ного интерфейса важно уже и потому , что этот интерфейс стал стандартом и поддерживается многими произ водителями вычислительной техники и пр огр аммного обеспечения. Ниже мы рассмотрим один из наиболее распростран енных и популярных среди пользователей персон альных компьютеров программный пакет Microsoft Office и покажем неко торые возможности одной из его программ у правления данными Access , пред назначенную главным образом для программистов и поставляемую толь ко в составе профессионального издания пакета Office . 1. Microsoft Office Большин ство обычных пользователей компьютеров сталкиваю тся с различными проблемами . Например , вы используете текс товый редактор одной фирм ы , программу для работы с электронными таб лицами - другой , программу деловой графики - тре тьей , а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой . В чем дело ? Да просто эти программы не предназначе н ы для совместной раб оты. К счастью , решение у этой проблемы есть : пакет Microsoft Office , который содержит большую час ть необходимого программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него п рограмм оформлены одинаково и “общаются“ дру г с другом на одном и том же языке. Пакет Office - это нечто большее , чем просто набор программ в одной коробке . Уже его наз вание подсказывает , что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения , которые легко и непринужденно работают с тек стами , числами и изоб ражениями. Но самое привлекательное в пакете Office то , что связывает эти приложения воедино , - все эт и программы имеют общее меню и наборы кнопок , которые выглядят очень похоже . Науч ившись работать с одним из приложений , вы тем самым в значительной степени п родвинетесь в изучении остальных . К тому ж е в пакете имеется простой в использовани и управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office , позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них , ли бо получать подробные указания и оп ер ативную помощь простым щелчком кнопки мыши. В состав пакета Office входят : 1.1. Большие прик ладные программы 1. WORD - мощный тек стовый редактор , позволяющий быстро создать д окумент любой сложности из разрозненных замет ок и довести до совершенства инфор мац ионный бюллетень или брошюру . Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является се годня самой популярной в мире программой . Word начинен “быстрыми“ командами и самыми современными средствами такими , как встроенная программа проверки правописания и словарь синони мов , которые помогают грамотно составлять док ументы , и готовыми шаблонами , позволяющими сво дить воедино заметки , письма , счета и брош юры без больших усилий . 2. EXCEL - производит с числами то же , что Word с существительными и глаголами . К аждый , кто работает с цифрами , почувствует себя в среде Excel как рыба в воде . Программу Excel испо льзуют для составления бюджетов и финансовых отчетов , для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики , для проведения анали за типа «А что бу дет , если ?» , а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды. С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцо м , будучи вполне уверенным в том , что Excel правиль но сложит , вычтет , умножит , раз делит и вообще обойдется с ними как следует. 3. PowerPoint - позволит профессионально подгото вить презентацию , выгодно отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное , можно превратить документ , подготовленный в р едакторе Word , в пр езентацию всего лишь одним щелчком мыши . Е сли работа состоит в том , чтобы рекламиров ать изделия , идеи или проекты , то PowerPoint будет прост о необходим. 4. ACCESS - представляет собой мощную пр ограмму управления данными , предназначенную главным образом для программистов . Access поставляется тольк о в составе профессионального издания пакета Office . 1.2. Пр ограммы - помощники : · Программа Graph , позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график. · Программа Organization Cha rt поможет создать штатное расписание фирмы. · Программа Equation Editor кажется довольно сложной , если нет базового образования по математике. · Программа WordArt поможет и зменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр , чтобы использовать их при со здании привлекательных логотипов или заго ловков. · Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилу чшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации. 1.3. Система оперативной помощи : · Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того , как выполня ть ту или иную операцию. · Талантливые Мастера ( Wizards ) проведут шаг за шагом к решению сложных задач. · Карточки - шпарга лки ( Cue Cards ) предложат подробные указания , которые постоянно будут перед глазами во в ремя работы. · Функция Просмот р ( Preview ) и Примеры ( Demos ) продемонстрируют выполнение сложных задач. 1.4. Диспе т чер Microsoft Office (MOM): МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office . Его можно даже использовать для управления всей работы ПК. 2. Microsoft Access 2.1. Ос новные сведения Приложе ние Microsoft Access 97/2000 (далее Access ) явля ется мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД ). База данных – это совок упность структурированных и взаимосвязанных данн ых и методов , обеспечивающих добавление выбор ку и отображение данных. Реляцио нная база данных . Практически все СУБД поз воляют добавлять новые данные в таблицы . С этой точки зрения С УБД не отлич аются от программ электронных таблиц ( Excel ), которые могу т эмулировать некоторые функции баз данных . Существует три принципиальных отл ичия между СУБД и программами электронных таблиц : 1. СУБ Д разрабатываются с целью обеспечения эффекти вной обработки больших объёмов инфор мации , намного больших , чем те , с которыми справляются электронные таблицы. 2. СУБД может легко связывать две таблицы так , что для пользователя о ни будут представляться одной таблицей . Реали зовать такую возмож ность в электронных таблицах практически невозможно . 3. СУБД минимизируют общий объём базы данных . Для этого таблицы , содержащие повторяющиеся данные , разбиваются на несколько связанных таблиц . Access – мощное приложение Windows . При этом производительн о сть СУБД органично сочетаются со всеми уд обствами и преимуществами Windows . Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновремен но использовать несколько таблиц базы данных . Можно использовать таблицы , созданн ые в среде Paradox или dBase . Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые до кументы ( Word ) , электронные таблицы ( Excel ), презентации ( PowerPoint ). С помощью новых рас ширений для In ternet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML , обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator . Access специально спроектирован для создания мно гопользовательских приложений , г де файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети . В Access реализована надёжная систем а защиты от несанкционированного доступа к файлам . База данных храниться в одном файле , но профессиональные пользователи пред почит ают разделять базу данных на два файла : в одном хранятся объекты данных (таблицы , запросы ), в другом объекты приложения (формы , отчёты , макросы , модули ). В последних версиях Access представлен новый формат файла ( MDE ) – библиотеки , с помощью которого можно создавать приложения , не включая VBA -код . Несмотря на то , что Access является мощной и с ложной системой , его использование не сложно для непрофессиональных пользователей. 2.2. Си стемные требования 1. 80486 DX 33 или мощнее 2. Windows 95/98/2000 или Windows NT (версия не ниже 3.51) 3. Н е мене 12 Мб оперативной памяти (для совмест ной работы с другими приложениями не мене е 24 Мб ) 4. О коло 100 Мб дискового пространства (только для Access и н овых баз данных ). 2.3. Ос новные функции 1. Организация данны х . Создание таблиц и управление ими. 2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным . Access позволяет связыват ь таблицы по совпадающим значениям полей , с целью последующего соединения нескольких та блиц в одну. 3. Добавление и изменение данных . Эта ф ункция требует р азработки и реализации представленных данных , отличных от табличных (формы ). 4. Представление данных . Access позволя ет создавать различные отчёты на основе д анных таблиц и других объектов базы данны х. 5. Макросы . Использование макросов позволяет автоматизировать повторяю щиеся операции . В последних версиях Access макросы испо льзуют для совместимости. 6. Модули . Модули представляют собой процедуру или функцию , написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application ). Эти процедуры мо жн о использовать для сложных вычислений . Процед уры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов. 7. Защита базы данных . Эти средства позволяют ор ганизовать работу приложения в многопользователь ской среде и предотвратить несанкционирован ный доступ к базам данных. 8. Средства печати . С помощью этой функции Access позволяет распечатать практич ески всё , что можно увидеть в базе дан ных. Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готов ого приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подра зумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе. Пакет ODE Tools включает мастер установки , автоматизирующий соз дание средств распространения и программы уст ановки . Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах , на которых не установлен Access . 2.4. Эл ементы базы данных 1. Таблицы . В базе д анных информация хранится в виде двумерных таблиц . Можно так же импортировать и св язывать таблицы из других СУБД или систем управления эл ектронными таблицами . Однов ременно могут быть открыты 1024 таблицы. 2. Запросы . При помощи запросов можно произвести выборку данных п о какому-нибудь критерию из разных таблиц . В запрос можно включать до 255 полей. 3. Формы . Формы позволяю т отображать дан ные из таблиц и з апросов в более удобном для восприятия ви де . С помощью форм можно добавлять и и зменять данные , содержащиеся в таблицах . В формы позволяют включать модули. 4. Отчёты . Отчёты предна значены для печати данных , содержащихся в таблицах и запро сах , в красиво оформле нном виде . Отчёты так же позволяют включат ь модули. 5. Макросы (см . выше ) 6. Модули . Модули содерж ат VBA -код , используемый для написания процедур обработки событий таких , как , например , нажатия кноп ки в форме или отчёте , для создани я функций настройки , для автоматического выпо лнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями , т.е . д обавление VBA -кода позволяет создать полную базу да нных с настраиваемыми меню , панелями инструме нтов и другими возможностями . Модули сни мают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных д ля выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы. База данных может содержать до 32768 объектов . В состав Access вход ит мно жество мастеров , построителей и надстроек , кот орые позволяют упростить процесс создания объ ектов базы данных. 2.5. Та блицы 1. Создание таблицы в режиме Мастера таб лиц Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов , на каждом из которых можно установить требуемые ха рактеристики создаваемого объекта . Мастер таблиц позволяет создать но вую таблицу на осно ве 33 образцов таблиц делового применения и 20 об разцов таблиц личного применения (для ан глийской версии Access со ответственно 77 и 44). Многие табл ицы базы данных Борей созданы на основе образцов Мастера таблиц. Использовани е Мастера таблиц служит отличным примером , позволяю щим понять общую процедуру работы с мастерами Access . Создание таблиц на основе образцов М астера таблиц имеет ограниче нные возмож ности в настоящих приложениях . В большинстве случаев для создания таблиц ис пользуется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таб лицами . 2. Создание таблицы в режиме Конструктора табл иц Если импортирова ть или связать данные нельзя , то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора , который позволяет определить требуемую стру к туру таблицы . В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия , типы данных , описани я назначения , а такж е некоторые дополн ительные свойства полей таблицы . То , что п оявляется в верхней части окна таблицы , от крытой в режиме конструктора , называется блан ком структуры таблицы или просто бланком таблицы . В нижней части ок на таблицы , откр ытой в режиме конструкто р а , выводя тся свойства полей таблицы , а также кратко е описание активного свойства таблицы . 3. Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы Access дает возможность создания та блиц непосредственно в режиме таблицы . При этом Access создает пустую таб лицу на основе т аблицы , используемой по умолчанию , со структур ой , имеющей 20 полей и 30 пустых записей . После этого можно вводить данные прямо в т аблицу . При ее сохранении Ac cess анализирует данные и выбирае т тот тип для каждого поля , который бо льше всег о соответствует введенным данным . Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение . Поля таблицы не имеют содержательных имен , так что почти всегда нужно будет редактировать структуру , ч тобы переименовать поля . Кроме того , из примера Acc ess не всегда может правильно определить тип данных . Та блицы , которые созданы в режиме таблицы , н е могут включать объекты OLE и мемо-поля . Если ест ь желание иметь такие поля , вам нужно изменить структуру таблицы . При создании табл ицы в режиме таблицы не пр оисходит экономии времени по сравнению с традиционн ым способом оп ределения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы. При разработке структуры таблицы необходи мо указать , какую информа цию она должна с одержать . После того как определена инфо рмация , которая должна быть включена в таблицу , ее следует разбить по полям . Этот процесс включает в себя выбор имени поля , которое в таблице должно быть у никальным . Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его содержи мом , но в то же в р емя стар аться избегать длинных имен . Обычно при ра зработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям ). Access также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах , но по причине того , что Access использует имена полей при определении условий целостно сти данных , лучше не допускать повторения имен полей . Перед началом заполнения табли цы нужно определить связи этой таблицы с другими таб лицами базы данных , о пред елить ключевое поле и соз дать индексы. Связь между таблицами устанавливает отнош ения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц . В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ ствующим ему полем (часто имеющим то же имя ), которое называ ют по лем внешнего ключа во второй таблице . Таблица , сод ержащая ключевое по ле , называется главной , а та блица , содержащая внешний ключ — связанной . Существует четыре вида отношений : · Один к одн ому . П ри использовании от ношения "один к одному " за пись в таблице "А " (главной таблице ) может иметь не боле е одной связанной записи в таблице "В " (связанной таблице ) и наоборот . Этот тип св язи используют не очень часто , поскольку т акие данные могут быть помеще н ы в одну таблицу . Связь с отношением "один к одному " используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты . В таблицах свя занных отношением "один к одному " ключ евые поля должны быть уникальными . · Один ко многим . Связь с отношение м "один ко многим " является наиболее часто используемым типом связи между таблицами . В такой связи каждой записи в таблице "А " могут соответствовать не сколько записей в таблице "В ", а запись в таблице " В " не может иметь более одно й · соответствующей ей записи в таблице "А ". В таб лице "А " ключевое поле должно быть уникальным . Св язь с отноше нием "один ко многим " таблиц "А " и "В " можно рассматривать как связь с отношением "многие к одному " таблиц "В " и "А ". · Многие к о дному . При использовании от ношения "многие к одному " одной записи в таблице "А " может соответствовать одна запис ь в таблице “ B ” , а запись в таблице "В " м ожет иметь более одной соответствующей ей записи в таблице "А ". В таб лице "А " кл ючевое поле должно быть уник альным . С вязь с отноше нием "один ко многим " таблиц "А " и "В " можно рассматривать как связь с отношением "многие к одному " таблиц "В " и "А ". · Многие ко многим . При использовании отношен ия "многие ко мно гим " одной записи в т аблице "А " могут соответство вать несколько записей в таблице "В ", а одной записи в таблице "В " несколько запи сей в таб лице "А ". В этом случае не требуется ун икальности ключе вых полей таблиц "А " и "В ". Этот вид отношения используется для свя зывания таблиц , имеющих только внешние кл ю чи . Связанные поля не обязательно должн ы иметь одинаковые имена , однако , они долж ны иметь одинаковые типы данных . Кроме тог о , связываемые поля типа "Числовой " должны иметь одинаковые значения свойства "Размер по ля ". Исключениями из этого правила являютс я поля счетчика с последовательной ну мерацией , которые могут связываться с числовы ми полями размера "Длинное целое ". Существует возможность создать связь между текстовыми полями разной длины , но это может выз вать сложности при создании запросов. Автоматич еское обеспеч ение ссылочной целостности данных является ва жной особенностью Access . Если на связь между табли цами наложены условия ссылочной целостно сти , то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи , для которых нет соответствующих запис ей в главной таблице , и изменять за п иси в главной таблице таким образом , что после этого в связанной таб лице появятс я записи , не имеющие главных записей ; а также удалять за писи в главной таблице , для которых имеются подчиненные записи в свя занной таблиц е . Условия целостност и данных определяют систему правил , используе мых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах . Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение свя занных данных . После наложения условий целостност и данных на опера ции со связанными таблицами накладываются ограничения . Н евозможно ввести в поле внешнего ключа св язанной таблицы значение , не содержа щееся в ключевом поле главной таблицы. Необходимо так же определить первичный ключ . Если таблица никогда не будет использоваться в качестве главной , то ключ для нее определять не нужно . В главных таблицах о бычно содержится ин формация о реальных объек тах , причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись . Определение ключа табли цы является простей шим способом предотвра щения появления в таблице одинаковых записей . В главной таблице связи должен быть определен первичный ключ . Ac cess считает таблицы , у которых такой ключ не определен , подозри тельными . При открытии таких таблиц в режи ме конструкто р а появляется диалоговое окно , сообщающее о том , что ключ табли цы не определен . Ключ можно определить и в связанных таблицах , что поможет избежат ь появления повторяющихся данных . Ключ таблиц ы можно задать по значению нескольких пол ей . Access автоматическ и индексирует таблицу по значению ключа , но может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей . Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таб лицы , по которым она проиндексирована . Каждая таблица Access может иметь до 32 индексов , 5 из которых могу т быть составными (в составной индекс може т входить не более 10 полей ). Тем не мене е , не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их ко мбинаций , поскольку это может существенно зам едлить процесс запол н ения таблицы (при изменении или добавлении записи автома тически обновляются все индексы ). Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных явля ется то , что все данные , с одержащиеся в поле таблицы , должны иметь о дин и тот же тип . Для каждого п оля таблицы необходимо задать тип дан ных . По умолчанию используется тип данных «Текстовый» . При задании типа дан ных поля можно также указать размер , формат и другие параметры , влияющие на отображение зна чения поля и точность числовых данных. Основные тип ы данных : 1. Текстов ый . Текст или числа , не требующие проведения расчётов. 2. МЕМО . Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных ( до 64000 символов ). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. 3. Числово й . Эт от тип данных со держит множество подтипов . От выбора подтипа (размера ) зависит точность вычислений . 4. Счётчик . Уникальные , последовательно возр астающие числа , автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу. 5. Логичес кий . Логические зн ачения , а так же поля , которые могут содержать одно из двух возможных значений. 6. Денежны й . Денежные значения и числов ые данные , используемые в математических вычи слениях. 7. Дата /Время . Дата и время хранят ся в специальном фиксированном формате. 8. Поле объекта OLE . Включает звукозапись , рисунок и прочие типы данных . Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. 9. Гиперсв язь . Содержит адреса Web -страниц. 2.6. Запросы Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных . Они используются для вы деления , обновления и добавле ния новых записе й в таблицы . Чаще всего запросы используют ся для вы деления специфических групп записей , чтобы удовлетворить определен ному критерию . Кроме того , их можно использовать для получения дан ных из различных таблиц , обеспечивая единое представление связанных элеме нтов данных. В Access существует четыре типа запросов для различных целей · Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы. · Перек рестные запросы соби рают данные из одной или нескольких табли ц в формате , похожем на формат электронной таблицы . Эти запросы используются для ана лиза данных и создания диаграмм , основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества зап исей. · Запросы на изменение используются для создания но вых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в дан ные существующих таб лиц . С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять запи си согласно выражениям , задаваемы м в р ежиме конструктора запроса. · Запросы с параметрами — это такие запросы , свой ств а которых изменяются пользователем при каждом запуске . При запуске за проса с параметро м появляется диалоговое окно , в котором ну жно ввести условие отбора . Этот тип запр оса не является обособленным , т . е . параметр можно добавить к запросу любого типа. 2.7. Формы Формы Access позв оляют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных . Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы , фо рмы предоставляют преи мущества для представления данных в упорядоче нном и привлекательном виде . Формы позволяют также создавать списки значений для поле й , в которых для представления множества д опустимых значений используются коды . Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки. Формы создаются из наб ора отдельных элементов управления : текстовые поля для ввода и редактирования данных , к нопки , флажки , переключатели , списки , метки пол ей , а также рамки объектов для отображен ия графики и объектов OLE . Форма состоит из окна , в котором размещаются два типа элементов у правления : динамические (отображающие данные из таблиц ), и статиче ские (отображающие статические данные , такие , как метки и логотипы ). Формы Access явля ются м ногофункциональными ; они позволяют выпол нять задания , которые нельзя выполнить в режиме таблицы . Формы позво ляют производить проверку корректности данных , содержащихся в таблице . Access позволяет создавать формы , вклю чающие другие формы (форма внутри ф ормы назыв ается подчиненной ). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат . Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории : · Управление транзакциями . Эти формы , работают непо средственно с таблицами , при условии , что активна только одна табли ца . Если для добавления и редактирования и нформации в более чем одной таб лице испо льзуется единственная форма , то можно создать запрос на обнов ление , включающий все нуж ные поля , а затем создать форму на осн ове э т ого запроса . Главная форма также может использовать единственную таблиц у в качестве источника данных , но , кроме того , вклю чать подчиненные формы , в качеств е источника данных которых используются други е таблицы . Подчиненная форма , которая появляет ся ни ж е текстовых полей главной формы , используется для просмотра и добав л ения данных в таблицу , связанную с подчине нной формой. · Доступ к данным . Такие формы предна значены только для просмотра информации . Форм ы , предназначенные только для доступа к да нным , м ожно разрабаты вать как с целью перспективного планирования действий , так и для приня тия экстренного решения . Экстренное решение приводит к единственному действию , такому , например , как предоставление большого кредита клиен ту , или посылка представителя п о продажам для определения причи ны от каза клиента от товара . Приложения Access позволяют использовать три уровня вложенности форм : главная , подчиненная и подчиненная форма , в ключенная в предыдущую подчиненную форму . Фор мы , предназначенные только для дост упа к данным , в качестве источ ника данных ч асто используют запросы , которые суммируют да нные по временным промежуткам. · Администрирование баз данных . При ложения этой категории выпол няют административны е функции такие , как создание баз данных или таблиц , разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных , обеспечение безопасности с помощью шифрования , пе риодическое уплотнен ие базы данных , а также операции резервног о копирования . Приложения для администрирования баз данн ых тре буют наличия полного доступа ко всем объектам , содержащимся в базе данных . Простейший путь создания основ ной и подчиненной форм - использова ние Мастер а форм , который позволяет создавать формы (с подчиненными или без ), содержащие поля и з одной или более таблиц или за пр осов . Мастер форм создает базовый внешний вид фор мы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц . Независимо от того , являетесь ли вы профессиональ ным разработчиком приложений или начинающим пользователем , исполь з о вание Мастера форм заметно упрощает и ускоряет про цесс создания простых форм , которые затем можно усовершенствовать в режим е конструктора. 2.8. Отчёты Конечным продуктом большин ства приложений баз данных является от чет . В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм , предназначенных для печати . Для создания отчета , который можно распечат ать и распределить между потребителями , Access комбинирует данные в таблицах , запросах и даже форм ах . Распечатанная версия формы может служить отчетом. Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов : 1. Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста , содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса . Н адпись указывает имя , а справа от нее указывается знач ение поля . Новое средство Access Авто отчет по зволяет создать отчет в одну кол онку щелчком по кнопке панели ин струментов Автоотчет . Отчеты в одну колонку исполь зую тся редко , поскольку такой формат представлен ия данных приво дит к лишней трате бумаги. 2. В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запро са выде ляется столбец , а значения всех по лей каждой записи выводятся по строчкам , к аждое в своем столбце . Если в записи б ольше полей , чем может поместиться на стра нице , то дополнительные страницы буд ут печататься до тех пор , пока не будут выведены все данные ; затем на чинается печа ть следующей группы записей. 3. Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использо вании колонок "газетного " типа или колонок "змейкой ", как это делаетс я в настольны х издательских системах и текстовых про цессо рах . Информация , которая не помещается в п ервом столбце , переносится в начало второго столбца , и так далее . Формат многоко лоночны х таблиц позволяет сэкономить часть бумаги , но применим не во всех с лучая х , поскольку выравнивание столбцов едва ли соот ветствует ожиданиям пользователя. В основном отчёты проще вс его построить при помощи Мастера отчётов . Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытк и . Обычно м астер в достаточной степени приближается к законченному варианту , так что тратиться на много меньше времени на ред актирование базового отчета мастера , чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона. 2.9. Макросы При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи . Чтобы не повторять одни и те же действия , можно использо вать макросы . База данных неук лонно разрастается по мере того , как туда вносятся новые записи в формы , создаются запросы и распечатываются нов ы е отчеты . При этом разрабатываются и сохран яются для последующего использования новые об ъекты . Приходится регулярно выполнять некоторые задачи . Для выполнения таких регулярных зад ач удобно использовать макросы Access . После создания этих небольших программ можно запускать их автоматиче ски при определенных действиях пользователя (например , при щелчке на кно пке или при открытии определенной формы ). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события . Макросы Access позволяют авт оматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм . Выполнение прикладно й задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий , каждое из которых может быть записано соответств у ющей командой на языках Visual Basic и VBA . Кроме того , с помощью макроса можно имитировать выбор ко манды меню или перемещение мыши . Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш ил и пере мещений мыши , выполняя особые , заданные пользователем задачи , например от крытие формы или запуск отчета . Используя макросы для выполнения рутинных операций , в сущес твенно экономит время и силы . Кроме того , по скольку всякий раз при запуске макрос а будет осуществляться одна и та же п оследовательность действи й , макрос сдела ет работу с базой данных более эффективно й и аккуратной. Назначать макросы , зависящи е от событий , можно с помощью окна сво йств форм и отчетов . Что касается таблиц и запросов , они свойствами событий не обладают . Кроме того , при работе с форма м и можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов , командных кнопок и меню . Использование этих особеннос тей позволяет очень легко и эффективно ис пользовать макро сы , связанные с событиями . Макросы можно запускать и на уровне отде льных элементов управления , используя для этого соответствующие события . Напри мер , можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи ), используя для этого свойство данного поля , а не свойства н а уровне всей формы. Любой макрос может состоять из одной или нескольких ма крокоманд . Можно ввести последовательность выполн яемых макрокоманд в столбец Макрокоманда , а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описан ие соответствующей команды . Пр имечания не оказывают влияния на выполнение макроса . В нижней части окна находится область Арг ументы макрокоманды . В этой области можно задать не обходимые аргу менты (свойства , параметры ) для соответствующих макрокоманд . Многие макрокоманды требуют введе н ия дополнительной информации , например о том , над каким объектом следует выполнять указанное действие. После созд ания макросов можно объединить несколько взаи мосвязанных макросов в один. 2.10. Панели и меню До сих пор приходилось иметь дело с отдельными о бъектами Access . И с каждым из них нужно работать в интер активном режиме , открывая в окне базы данн ых вкладку требуе мого объекта. Но мо жно связать объекты в единое приложение . П ри этом вам не потребуется умение создава ть сложные программы . Благодаря испол ьзов анию кнопочных форм , диалоговых окон и мен ю работу с приложением можно автоматизировать и упростить , скрывая от пользователя нену жные в теку щий момент объекты Access . Кнопочн ая форма представляет собой созданную пользов ателем форму с кнопками . С их по мо щью можно , например , запускать макросы открыти я форм и печати отчетов . С помощью кно почной формы выполнить несколько действий мож но , щелкнув на одной кнопке . Используя кно почную форму и другие объекты можно объед инять созданные ранее объекты базы данны х в одном приложении (при этом приложение может иметь вид , отличный от внешнего вида Access ). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню прил о жения . Поскольку кнопочная форма выполняет т олько роль меню приложения , в ней следует исполь зовать минимальное число элементов управления . Поэтому обычно в кнопочную фо рму включают только кнопки , надписи , рамки объектов , линии и пря моугольники . Другие типы элементов управления , такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных ), сп иски , п оля со списком , диаграммы и подчиненные формы , обычно в этой форме не используются . Создавая кнопочную форму , в ней следует разместить надписи , а так же линии , прямоугольники или рисунки , чтобы сделать ее эстетически более привлекательной . Кнопка является п ростейшим элементом управления формы и используется для запу ска макроса . В Access благодаря макросам , запускаемым с помощью кнопок , можно выполнять самые различные задачи. Помим о кнопочной формы Access позволяет создать специальное меню , с помощью которог о можно расш ирить воз можности разрабатываемой системы . В это меню можно добавить часто используемые команды , а также команды , кото рые уже заданы для кнопо к формы . Созданное меню заменит стандартное меню Access . Специальное меню связано с формой . Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах. В Access можно создать три типа меню : 1. Menu Bar . Обычное меню , которое може т располагаться вверху формы и иметь выпа дающие подменю. 2. Tool Bars . Группы пиктограмм , обычно располагающиеся под ме ню. 3. Shortcut Bar . Меню , всплывающие после щелчка правой кнопки мыши. 2.11. Visual Basic for Application В Access пользов атель может управлять выполнением приложении , например , изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке . Используя в приложении макросы и процедуры , можно реализовать реакцию пользовате ля на эти дейс твия . Для этого в Access предусмотрены характеристики соб ытий для каждого элемента управления , кото рый помещается в форму . Подключая макрос или процедуру к определенному со бытию эл емента управления , можно не заботиться о п оследовательности действий , выполняемых пользователем в форме . Обработка событий представляет с обой программный код , выполняемый при возникн овении этого события . Код не посредственно при соединяется к форме или отчету , со держащему обрабатываемое событие. В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic , назы ваемый Access Basic . В п оследних версиях Access он заменен язы ком Visual Basic for Applications ( VBA ) компании Microsoft . Несмотря на некоторую схожесть , между этими языками есть сущ ественные различия . VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office . VBA является современным языком с труктурного программирования . Находясь в окне модулей , можно создавать и редактировать код VBA и пр оцедуры. Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access . С помощью VBA можно настроить формы и отчеты , запус тить макрос ы , а также отобразить объект Access в других прило жениях или извлечь данные . Используя Visual Basic для приложен ий , можно вывести формы и отчеты , выполнит ь методы объектов , а также создать и и зменить элементы . Кроме того , имеется возможно сть работать с информацией непосредственно : м ож но создать наборы данных , задать их пар аметры и изменить информацию в ни х. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Совреме нную жизнь представить без современной техник и просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без по мощи компьютеров . Хранение данных , написание д окументов , составление графиков , таблиц , расписаний , создание презентаций во всем в это м нам помогает компьютер , и помогает успеш но. Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft Office , с помо щью которого можно достичь всего вышеперечисл енного , в частности одну из его программ Access . От того , насколько профессионально будет выпо лнена ваша работа , будет зависеть успех вашей фирмы. План работы Стр . Введение 1 1. Microsoft Office 2 1.1. Большие прикладные программы 2 1.2. Программы – помощники 3 1.3. Система оперативной помощи 3 1.4. Диспетчер Microsoft Office (MOM) 4 2. Microsoft Access 4 2.1. Основные све дения 4 2.2. Системн ые требования 5 2.3. Основные функции 5 2.4. Элементы базы данных 6 2.5. Таблицы 7 2.6. Запросы 11 2.7. Формы 11 2.8. Отчёты 13 2.9. Макросы 14 2.10. Панели и меню 5 2.11. Visual Basic for Application 16 Заключен ие 18
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
День только начался, а я уже получил коленом в пах, два раза мне наступили на лицо, вырвали небольшой клок волос, укусили за сосок, отжали смартфон и макароны. А ведь этой женщине пока только ещё 1,5 года. Сколько ещё боли впереди...
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, курсовая по программированию "Access-одна из программ MS Office", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru