Правила планирования начала, середины и завершения рабочего дня

Правила планирования на чала, середины и завершения рабочего дня На работу тратитс я столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа в ыполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планир ования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях. Михаил Владимирович Кларин, ведущий эксперт Росси йского института директоров, Российская академия образования . Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тр атится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть люба я работа выполняется в течение отпущенного на нее времени. Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем ваш ему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут пока заться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зареком ендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использо вать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стил ь — он для вас будет наилучшим. Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному п ринципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планиро вания рабочего дня можно разделить на три группы: правила начала дня; правила середины дня; правила окончания дня. Правила начал а дня 1. Начинать день с п озитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибуд ь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к реш ению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каж дое утро задавайте себе три вопроса: Как этот день может приблизить меня к достижению целей? Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости? Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для подде ржки своего здоровья)? Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Да йте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы». 2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтра ка, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — воп рос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно п озавтракать, нужно просто раньше ложиться). 3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способ ствующий мобилизации сил. 4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принц ипом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочем у дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выигра йте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте след ующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резе рвный фонд для неожиданных и неотложных дел. 5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от та кого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные об суждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, на пример, обеденное и послеобеденное. 6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач групп ы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просмат ривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о де лах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. 7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, являе тся важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных ус ловий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дн я, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Сог ласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваив ает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовин у. Правила планир ования середины дня 1. Подготовьте к ра боте письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач гр уппы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаг и поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыс лях. 2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей- то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень ча сто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши п ланы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговы вать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения зад ачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиг раете. 3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблема ми и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действ ия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень ч асто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, р уководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом об язанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т . д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, соглас ование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опас ности ответной реакции. 4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом п редприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные о бстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлеч ение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забве нию запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом к онкретном случае в зависимости от обстоятельств. 5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импул ьсивное отклонение от составленного плана снижает производительность . Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвон ить по телефону), подумайте, стоит ли это делать. 6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необ ходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно. 7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправ ляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в раб очие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещани я занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 мину т. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовк у к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки , но не делайте их слишком длинными (лучше 30— 60 минут). 8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда ст арайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы п оглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь пов торять уже сделанное однажды. 9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незап ланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бе сполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они по являются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с ма ксимальной пользой?» 10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в теч ение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконц ентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производи тельность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира ли бо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно преду предив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несро чных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые тер яются в суете дня. 11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деят ельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаю тся за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверк у планов с точки зрения изменения приоритетов. Правила заверш ения рабочего дня 1. Завершить несде ланное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка п исем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их в ыполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам при дется устранять «завал». 2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля н емыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одн ой из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намече нного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное услови е нормальной работы. 3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять на кануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязатель ной перепроверки утром.