Организация документооборота на пред приятии Документоо борот - это движение документов с момента их получения или создания до за вершения исполнения, отправки или сдачи в дело. . Документы, поступающие на предприятие проходят: · первичную обработку; · предвари тельное рассмотрение; · регистра цию; · рассмотр ение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным ст руктурным подразделением ( канцелярия, общий отдел, секретариат), так и от дельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и при сланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае п рисланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводит ельным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов уничтожаются за ис ключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес о тправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес обществе нных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится р аботником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: ' направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые н епосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнител ям. Без предварительного рассмотрения передаются по назн ачению документы, адресованные непосредственно структурным подраздел ениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются до кументы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащи е информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям должна о существляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен и сполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его р азмножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, со ртируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в от деление связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильнос ть оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количе ства экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные до кументы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную коррес понденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работник ом службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправля ться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнит елям под расписку в регистрационной форме. Служба ДОУ должна систематически вести учет количеств а обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпл яры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводя тся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершен ствованию работы с документами. Регистрац ия документов Регистраци я документов - фиксация факта создания или поступления документа путем п роставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все докумен ты, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочны х целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-ст атистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы предприятия регистрирует служ ба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (план овые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата пос тупления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, д ан в приложении 47. Регистрация документов должна быть только однократно й. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляем ые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегис трированного документа из одного подразделения в другое он не должен ре гистрироваться повторно. При регистрации документы делятся на несколько групп, к аждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседа ний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (и ндексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой гру ппы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах регистрируемого массива д окументов; индекс по номенклатуре дел. Например: 218/08-17 , где 218 - порядковый регистрационный номер, 08-17 - номер дела в кот орое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В сос тав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторо в корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объем ов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные жур налы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при с равнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как п оиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме тог о, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необх одимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на к онтрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более операти вно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за и сполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в неск ольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопр осам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: · автор (корреспондент); · название документа; · дата доку мента; · индекс до кумента; · дата пост упления документа (для входящих документов); · индекс по ступления документа (для входящих документов; · заголово к документа или его краткое содержание; · резолюци я (исполнитель .содержание поручения, автор, дата); · срок испо лнения; · отметка о б исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактическ ого исполнения и индекс документа - ответа); · номер дел а. В случае нео бходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующ ими: · исполнители; · расписка исполнителя в получении документа; · ход испол нения; · приложен ия и др. Порядок рас положения реквизитов на регистрационных формах определяется самим пре дприятием. Образцы регистрационных журналов и карточек даны в приложен иях 48 и 49. Регистрация документов - ответов должна вестись на реги страционных формах инициативных документов. Документу - ответу присваи вается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах со ответствующего регистрационного массива. Контроль и сполнения документов Контролю по длежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполн ения включает: · постановку документа на к онтроль; · проверку своевременного доведения документа до исполнителя; · предвари тельную проверку и регулирование хода исполнения; · учет и об общение результатов контроля исполнения документов, информирование ру ководителя. Основная це ль организации контроля исполнения- обеспечение своевременного и каче ственного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует органи зационно-распорядительные документы. Документы других систем контроли руются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступлени я. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также цент ральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем п редприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа ил и в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по ука занию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов за интересованным организациям и лицам или другого документированного по дтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе. При организации контроля исполнения используются экз емпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: ф ормирование картотеки контролируемых документов; направление карточк и контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполните ль; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и тел ефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке испо лнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись ход а и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регул ярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнен ия; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с конт роля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных до кументов. Карточки контролируемых документов (контрольная карт отека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполните лям, группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапа х до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реж е одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже од ного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней , и за пять дней до истечения срока. Системати зация документов Для обеспеч ения правильного формирования и учета дел на предприятии должна состав ляться номенклатура дел. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - это систематизиро ванный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформлен ный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документ ы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документ ации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Гос ударственной системе документационного обеспечения управления. Основ ных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указа нием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается сп ециалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарн ого года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководите лем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если учредителем данного предприятия является госуда рственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура д ел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспе ртной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно- проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАН Х РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осущ ествляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, з а формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенкл атура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за орг анизацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утве рждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатур ы дел являются наименования подразделений, расположенные в соответств ии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При сос тавлении заголовков дел следует учитывать, что: · заголовок должен полность ю соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в да нном деле; · заголово к должен быть кратким, четко сформулированным; · заголовк и типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т .д. не допускаются. Заголовки д ел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела о бразует следующие элементы: · название вида (переписка, ж урнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, р ешения и т.д.); · название предприятия или его структурного подразделения; · -адресат или корреспонден т документа; · краткое с одержание документов дела; · название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; · даты (пер иод), к которым относятся документы дела; · указание на копийность документов дела. Название ви да заводимого дела или разновидности документов указывается в начале з аголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директор а предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии». В заголовках дел, предназначенных для группировки доку ментов одной разновидности, эта разновидность указывается во множеств енном числе. Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектив а предприятия за 1998 год». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с к ем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизне с-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деят ельности». В заголовках дел, содержащих переписку с однородными ко рреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видо вое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты сче тов предприятия». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную доку ментацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который с оставлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годово й план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год». В наименованиях дел, содержащих организационно- распор ядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Прик азы директора предприятия по личному составу за 1998 год». В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственны х операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в ко нце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов , которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)». Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, я вляются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел предприятия также включаются справ очные картотеки, журналы учета документов. Номенклатура дел предприятия должна составляться в по следнем квартале предшествующего года на новый календарный год по уста новленной форме. (см. приложение 50). В графе 1. таблицы номенклатуры дел указывается делопро изводственный индекс дела, который должен включать: номер структурного подразделения предприятия по клас сификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсу тствии структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного подразделения ил и направления деятельности. В графе 2 располагаются в определенной последовательно сти заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и по дразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале р асполагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительн ую документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании кал ендарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указыв ается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерн ые номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незав едении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, м есте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклату ре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдель но постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51) Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 52. Формирова ние дел При формиро вании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по НОМИНАЛЬНОМУ ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, с правки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлен ию» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела д окументов одного автора. Например: «Протоколы производственных совеща ний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки использу ется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в заголовке дел указывается кор респондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопро са. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Об ъединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществ ляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятия ми Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка докум ентов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологиче скому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы груп пируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хрон ологическому признакам. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел пр едприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержател ьной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие т ребования: документы постоянного и временного сроков хранения необход имо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписа ния предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждо го документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформле н в соответствии с требованиями государственных стандартов и других но рмативных актов. В дело группируются документы одного календарного год а, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окон чании календарного года). Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не б олее 4-х сантиметров. Приложения к документам, независимо от даты их утвержде ния или составления присоединяются к документам, к которым они относятс я. Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной докум ент и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке и дут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшива ть в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Сложились определенные правила группировки документо в в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденны е распорядительными документами, являются приложениями к ним и группир уются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельност и группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экзем пляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшивают ся в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказа м по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и храня тся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группирую тся в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документ ы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшива ются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело прило жений к данным приказам. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчет ные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по сво ему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступлен ия. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 го ду, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, ра ссчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого го да, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Д окументы в отчетах необходимо располагать в определенной последовател ьности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприят ия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, ра сполагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработ ной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в по рядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллекти ва и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и п орядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются посл е протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарный год и системати зируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещае тся за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и дру гие документы, отражающие основное содержание деятельности предприяти я, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса. Подготовк а документов к архивному хранению Документы п редприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаютс я на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем в ыделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение я вляется результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценност и документов должна проводить постоянно действующая экспертная комисс ия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положе нием об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работ ы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сро ков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел пред приятия. Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53. Экспертиза ценности документов постоянного и временн ого сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов пост оянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел по стоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документо в, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными ср оками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел времен ного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам эксп ертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, времен ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении де л к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55).. Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотрен ный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен а кт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизво дством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ране е 1 января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи н а дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и пер еданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временн ого (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовы ваются с ведомственным архивом. Законченные делопроизводством дела постоянного, врем енного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календа рного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомстве нный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформ ление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дел а постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хр анения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или пер еплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в д еле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрам и); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение на звания структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводств енного индекса, заголовка дела, даты и др.). Внутренняя опись документов дела составляется для уче та документов определенных категорий дел постоянного и временного (свы ше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной де ятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). В нутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах по стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновид ностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержа ние документов. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра нения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, ном ер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел п остоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количеств о листов, срок хранения дела (см. приложение 56). С целью систематизации и закрепления перечня заголовк ов дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетн ым документом и основным видом научно-справочного аппарата к документа м, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела п остоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в т рех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания эксперт ной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в апп арате предприятия. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежа т частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, ли сты не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пер есистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратн ого) хронологическом порядке. В ведомственный архив вместе с делами передаются регис трационные карточки на документы по согласованию с архивом.