Синхронизация информационных и производственных потоков

СОДЕРЖАНИЕ 1. Введение 2. Теоретическая часть 3. Практическая часть 4. Заключение 5. Список литературы Методы обеспечения синхронизации производственного и информационн о го процессов. (На примере инвест .компа нии или банка) 1.Введение Интерес российских ученых, пред принимателей и бизнесменов к л о гистик е сегодня хорошо отражает то множество толкований логистики, к о торое появилось в печатных трудах и проявляет ся в очных спорах на разли ч ных форумах. Не существует универсального определения логистики, можно даже обсужд ать существует ли логистика областью практики или чисто ак а демической сферой, но определение, которое ино гда рассматривают как "определение логистики, данное неспециалистом", ко торое рассматривают во многих вариантах. Обеспечить наличие продукта, в количеств е, в состоянии, в правил ь ном месте, в пра вильное время, для клиента, по правильной цене. То, что "наличие" подчеркну то, не просто обычное ударение. Это определение в ы ражает, не будучи очень специфичным, самую суть логистики. Обе спечить наличие материала - очень пра к тическая цель. В исследованиях по логистике центральные проблемы измен ялись в тонком взаимодействии между ситу а цией в бизнесе и уровнем знаний. В логистических исследованиях одн ой из проблем является терминология и список понятий, имеющих отношение к логистике, их можно грубо разделить на 3 группы: 1.ориентированные на поставку; 2.ориентированные на производство; 3.ориентированные на дистрибуцию. Чтобы пролить свет на основы логистики нужно проанализировать научну ю структуру логистики. Лог и стика во мн огом определяется другими научными дисциплинами. Многие считают, что ло гистика в сфере товароо б ращения - это в се, что мы называли прежде планированием и организацией материально-тех нического снабжения и большинство авторов связывают данное понятие с м атериалопотоком и потоком информации и они по своему пр а вы. Другие рассматривают логистику как междисциплинарную науку, которая о бъединяет инженерию, микроэкономику, теорию организации в общий взгляд на поток материалов, а для других логистика просто означает тран с портировку. Данное выступление выражает т енденцию согласиться с первым мнением и также трудно провести четкую гр ань между логистикой и упра в лением про изводством, а также качественным менеджме н том в связи с этим. Понятие "логистика" применяется , например, в связ и со следующими пон я тиями: логистика б изнеса, управление материалами, логистический менед ж мент, управление цепочкой поставок и т.п. Все эти понятия сфокусированы на логистику, но со своими специфическими задачами. Также такие понятия как реинжениринг бизнес-делового процесса вмещает в себя и аспекты лог и стики. Все эти концепции приближ а ются к главной проблеме логис тики: как скоординировать цепочки деятельности. В наиболее общем и распр остр а ненном и практическом понимании, логистика - это организация и управл е н ие системой движения материального и связанного с ним информационн о го п о ток ов. Итак, логистика – это наука об управлении потоками в системах. С точки з рения менеджера и предпр и нимателя - эт о организация планирования и управления целенаправленной подготовкой и целесообразным использов а нием сред ств и услуг, необходимых для решения определенных задач. Лог и стика преследует цель предварительной подгот овки определенного товара в определенное время при минимально возможн ых затр а тах. Логистика как искусство компле ксного управления материальными и информационными потоками на пути от источника сырья до конечного п о требит еля применяется в экономике более 30 лет. На современном этапе развитие логистики невозможно без ее компь ю теризации. Использование компьютеров и со временных коммуникаций с о здает богат ые возможности для рационализации деятельности всех участн и ков логистической цепи. Автоматическая систе ма контроля четко следит за такими показателями, как наличие полуфабрик атов и выпуск готовых тов а ров (услуг), ст епень выполнения заказа и т.д. Иными словами - это система постр оения отношений между участн и ками про цессов снабжения, прои з водства и распр еделения готовых товаров, управление технологическими процессами и ин формацией, сопровожда ю щей эти процесс ы. На макроуровне - логистика определяет, например, общую концепцию распр еделения товарной продукции, направлений материальных или инфо р мационных потоков, размещение объектов ин фраструктуры, выбор поста в щиков сырья и матери а лов. На микроуровне - логистика решает вопросы в рамках отдельных эл е ментов, например, задачи физич е ского распределения готовой продукции, ее тра н с портированием, доставкой. Поставщик и потребитель материального или информационно потока в общ ем случае представляют с о бой две систе мы, связанные так называемым логистическим каналом, т.е. некоторым множе ством различных звеньев, ч е рез которые осуществляется доведение материального потока от поставщика до потре бит е лей. После того как сделан выбор конкретных участников процесса пр о движения материального или информационно потока от поставщика к п о требителю лог истический канал преобразуется в логистическую цепь - л и нейно упорядоченное множество участников про цесса доведения материал ь ного потока до потребителя. Общая логистическая цепь включает в себя ра з личные логистические функции: снабжения и упр авления запасами, технол о гического пр оцесса самого товаропроизводства, распределения и потребл е ния товара и т.п. Такие цепи в свою очередь делятся на логистические цепи меньшей длины, а именно: снабженческие, транспортно-складские и т.п. Выбор лог и стической цепи - это не что иное как выбор конкр етного участн и ка процесса -вашего парт нера. Следует отметить, что логистическая цепь является как объектом упр авления в целом, так и каждая из логистических функций на различных учас тках, этапов логистической цепи может быть самостоятел ь ным объектом управления. В 90-е годы появилось большое количество новых понятий, как гл о бальное производство, партнерство, экология и т.д., с которыми пришлось иметь дело даже маленьким и средним компаниям. Мн огие исследов а тели, да и практики выде лили ВРЕМЯ как наиболее важный фактор в логистике. Необычайно возросли т ребования к уровню обслуживания клиентов. Жи з ненный цикл продукции сильно сократился, так на рынке мобильны х тел е фонов среднее "время на рынке" в 80-е годы составляло 3 года, и Филипс Дания ожидали, что придется сократить его вдвое, но не сделали этого и они вылетели из бизнеса. С укороченными внешн ими временными рамками жи з ненно важно , чтобы компания была одновременно сильной и гибкой - время является сейч ас ключевым моментом. Сейчас на арену выходит быстро о т ликающаяся на ситуацию логистика. Итак, важные тенденци и, которые сл е дует сегодня уч и тывать: • Промышленность концентрируется на ключевых видах деятельности, кот о рые требуют особых навыков и масте р ства у компаний. • Партнерство с деловыми партнерами требует новой организации и новог о стиля управления. • Технологические вложения осуществляются в виде гибкого оборудовани я, как системы CAD/CAM FMS и т.д. и барьер теперь - их интеграция. • Информационные т ехнологии более не являются достаточными для созд а ния преимуществ, вместо этого требуется эффективное испо льзование те х нологии. • Человеческие ресурсы. • Рынки и источники стали интернациональными. Глобальный источник и ре альное предприятие - новые ко н цепции . • "Жизненные циклы" сократились и при этом особый интерес вызывает м е неджмент. ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СИ СТЕМОЙ ЛОГИСТИКИ Направления развития логистики в современных условиях следу ю щие: 1. Сокращение количества складски х объектов (для промышленников). 2. Увеличение объемов услуг третьих участников. 3. Усиление глобальной логистической стратегии. Происходит формирование устойчивых торгово-финансовых связей между от дельными странами. Многие крупные компании строят свои предприятия на о снове международного разделения труда . Переход к глобальной логистической стратегии требует решения ряда пра в о вых, организационных и технологич е ских вопросов. 4. Интеграция логистической деятельности. Слияние всех мелких, средних и крупных логистических цепочек в единую гл обальную логистическую сист е му. 5. Усиление роли информации для управления. Логистика требует все большего объема информации. Фирмы не могут ко н курировать без эффективных информационн ых систем. Компании, облад а ющие более с овершенными информационными системами, могут улучшить обслуживание по требителей при одновременном сокращении затрат. В условиях резкого ужесточения конкуренции на рынках продукции и услуг становится все более актуальны м проведение целенаправленных и с след ований поведения бизнес-процессов систем товародвижения. Перс о нальный компьютер сегодня может рассматриват ься не только как пасси в ный инструмент для ординарной обработки данных, но и как мощный анал и тический инструмент выявления как благоприятных, так и о т рицательных факторов распростране ния товаров, планирования использования складских помещений, опред е ления критериев обоснованных прогнозов продаж и т.д. В зарубежной практике для этих целей все более активно испол ьзуются по д ходы и методы имитационног о моделирования, с помощью которых, в час т ности, возможно анализировать проблемные ситуации би з неса. 2.Мировой информационный рынок для специалистов инв е стиционных компаний и банков: структура, основные участн и ки и услуги Для России в условиях переходной экономики, как и для стран разв и того пост-индустриального общества, инфор мационный рынок выступает важнейшим элементом хозяйственной инфрастр уктуры, без которого немы с лимо эффекти вное функционирование экономики. Современный информационный рынок в мире можно разделить на три взаимо действующих области: n информация; n электронные сделки и опер ации; n электронная коммуникаци я. Рынок информации На мировом рынке информации выделяются несколько основных се к торов, которые характерны также для России: 1. Сектор деловой информац ии (биржевой, финансовой, коммерческой и т.д.), охватывающий: - биржевую и финансовую информаци ю – информацию о котировках ценных бумаг, курсах валют, учетных ставках, инвестициях, ценах и т.д.; - экономическую и статистическую информацию; - коммерческую – информацию по компаниям, фирмам, корпорациям, направле ниям их работы и продукции, ценам, финансовому состоянию и т.п. - деловые новости в области экономики и бизнеса; 2. Сектор информации для сп ециалистов (научно-технической и специал ь ной , а также первоисточников). 3. Сектор массовой, потреби тельской информации (новости, услуги на осн о ве современных средств телеко м м уникаций). Понятно, что для банка инвестицио нной компании наибольший интерес представляют сектора, связанные с дел овой и коммерческой информацией. Рынок электронных сделок Рынок электронных сделок и операций имеет существенное значение для к оммерческих банков и инвестиционных компаний, так как он охватыв а ет дилинговые и диалоговые операции (систе мы “банк-клиент” или “ home banking ”) Следует отметить, что услуги электронных сделок с товар ами, ценн ы ми бумагами и другими финанс овыми инструментами предлагают своим п о требителям большинство служб биржевой и финансовой информации и т а кая возможность стала стандартным у ровнем сервиса. Для России наиболее и з вестными примерами систем электронных торгов выступают дилинговая си с тема фирмы “ Reuters ” “ Dealing 2000, Metastock , Omega , Supercharts . Рынок электронных коммуникаций Значение систем электронных коммуникаций для повседневных оп е раций банков и инвестиционных компаний се годня весьма велико, т. к. Эти системы служат основой для всех расчетных си стем, систем кредитных и д е позитных ка рт, систем электронных кредитных сделок. На рынке электро н ных коммуникаций можно выделить различные си стемы современных средств связи и человеческого общения - сети передачи данных, системы электро н ной почты и т.д. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ УСЛУГ Выделяются основные виды информационных услуг: - подготовка источников информации; - подготовка баз данных и выпуск печатных информационных изданий; - информационное обслуживание; - справочное; - избирательное распространение информации; - ретроспективный поиск информации; - предоставление копий источника информации. ОСНОВНЫЕ УЧАСТНИКИ ИНФОРМАЦИОННОГО РЫНКА Основными поставщиками информационных услуг на рынке выступ а ют: - центры генераторы базы данных (ЦГБД); - центры распределители информации на основе баз данных (ЦОБД); - шлюзовые информационные службы; - службы передачи данных и телекоммуникации; - информационные брокеры и другие структуры, ориентированные на о б служивание конечных потребителей. Информационные брокеры Большинство конечных потребителей информации не имеют дост а точной квалификации и опыта сам о стоятельного проведения эффективного информ ационного поиска в ЦОБД. Поэтому на рынке информационных услуг имеются о рганизации, специализирующиеся на информационном о б служивании конечных потребителей с использованием инфо рмационных услуг внешних организаций на коммерческой основе. Эти орган изации п о лучили назв а ния информационных посредников ( brokers ). Информационные брокеры работают исключительно на коммерческой основ е и, как правило, имеют статус малого бизнеса. Библиотеки и информационные отделы Значительная часть информационных услуг все еще попадает к неп о средственным потребителям через традицио нные каналы информационного обслуживания - библиотеки и информационны е подразделения орг а низаций и предпри ятий. В большинстве случаев как библиотеки, так и отделы и н формации взаимодействуют со своими потребите лями на некоммерческой основе, однако общее удорожание информационных услуг в сочетании с тенде н цией огранич ения информационных бюджетов заставляет внедрять элементы коммерческ их отношений или своего рода внутреннего хозрасчета. ОСОБЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОТДЕЛ Ь НЫХ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНВЕСТИЦИО ННОЙ КОМП А НИИ ИЛИ БАНКА Основой информационного обеспечения отдельных направ лений раб о ты выступает специальная ба нковская информация. В России в последние годы появилось несколько источников такой информации , например, “Ба н ковский бюллетень” газеты “Экономика и ж изнь”. В частности, инвестиц и онная ком пания, где я работаю пользуется услугами Национального Агентства Финан совой Информации и Агентства «СКЕЙТ», Агентства эк о номической информации «Прайм-ТАСС», газет «Коммерсантъ-DAILY », «Финансовые известия», «Дел о вой Пет ербург». Информационное обеспечение работы на межбанковском р ынке Выделение отдельного раздела, связанного с обеспечением работы на меж банковском рынке, определяется лишь удобством изложения, так как данный рынок неотделим от финансового рынка в целом, как сочетания д е нежного рынка и рынка капитала. У банка и инвестиционной компании имеются три основных альтерн а тивных модели работы на межба н ковском рынке: - ориентация на работу на ведущих кредитных площадках; - ориентация на консультационные фирмы-посредники в привлечении и ра з мещении межбанковских кредитов ; - ориентация на самостоятельный выбор партнеров на рынке МБК. Среди российских организаций, подготавливающих списки (Ранжир о вание по формализованным мет о дам оценки) и рейтинги (ранжирование с учетом с убъективных факторов) российских банков с подробным анализом основных показателей их деятельности, ликвидности, надежности можно назвать: - “Агентство банковской информации”, публикующее свой список “Сто в е дущих банков России” в газете “Экономика и жизнь”; - “Коммерсантъ - DAILY ”; - группу экспертов, публикующую свой рейтинг надежности среди ста кру п нейших, а также малых и средних ба н ков в журнале “Деньги” и др. Информационное обеспечение фондовых и финансовых опе раций Обращение к услугам сектора биржевой и финансовой информации, прежде в сего, осуществляется для получения данных по биржевым котиро в кам фьючерсных контрактов товарных рынков (по сути это те же ценные б у маги и этим они о тличаются от текущих коммерческих предложений) и ры н ков ценных бумаг, св е ден ий по обменным курсам валют, учетным ставкам и ценам кредитных ресурсов и долговых обязательств. Схожесть биржевой и финансовой информации зак лючается в том, что сами финансовые ресурсы, например, валюта или кредиты, продаются как обычные (хотя и специфич е ские) товары или ценные бумаги. Биржевая информация Информационные ресурсы в области биржевой информации включают справ очники и базы данных по организация, оказывающим соответствующие услуг и - эмитентам, регистраторам и депозитариям, биржам, брокерским фирмам, ин вестиционным компаниям и банкам, справочники и базы данных, характеризу ющие состояние данного рынка и соответствующие коммерч е ские предложения, а также специальные базы дан ных текстовой информ а ции. Сектор биржевой информации - один из самых интересных секторов информа ционного рынка. Это, пожалуй, единственный сектор, где особенн о сти предоставляемой информации (высокая цена ошибок) и различие в тр е бованиях к ее ка честву, а также возможностях оплаты услуг у различных групп потребителе й обусловили необходимость и оправданность 4-5 кратн о го дублирования и запараллеливания услуг. При этом все и н формационные службы, работающие на эт ом рынке, имеют возможность получать высокие доходы, сам сектор рассматр ивается как один из наиболее выгодных. а п а раллелизм услуг не сокращается, а усиливается. Биржевая информация в значительной части является по своему с о держанию текущей, изменяется ежеминутно, о тражая события, происход я щие на рынке и включает сведения о видах и котировках ценных бумаг, фьючерсов по осно вным товарам, реализуемым через биржу и на внебирж е вом рынке, рынке денег, капитала, услуг страхования. Информ ация о кот и ровках ценных бумаг (акций, о блигаций, векселей варрантов, закла д ны х и т.д.) и товарных форвардных и фьючерсных контрактах, учетных ставках выст у пает основной на данном рынке. Оперативная биржевая информация может быть получена непосре д ственно с биржи. В настоящее время в работе бол ьшинства товарных и фо н довых бирж испо льзуется вычислительная техника (в основном для рег и страции коммерческих предложений и сделок) и биржевая и фи нансовая и н формация изначально сущес тв у ет в электронной форме. Например, Са нкт-Петербургская Валютная биржа и Биржа “Санкт-Петербург” имеют в сети Интернет собс т венные странички. Целью усовершенствования информационных услуг выступает обесп е чение для потребителей возмо ж ностей более быстрого доступа к требуемой инф ормации, отбираемой из большого объема “сырых” биржевых и фина н совых данных, а также предоставление им новых с редств ее обработки и анализа, например, таких как программное обеспечен ие для управления портфелем ценных бумаг и контроля риска, а также новых имит а ционных моделей пов е дения на бирже. В настоящее время в России имеется много агентств и служб, которые назы вают себя аналитическими , информационными и консультационными, среди н их самые крупные: -Агентство экономических новостей (АЭН); - Международное агентство финансовой информации (МАФИ); - Агентство “Прайм”; - RosBusinessConsulting и др. Финансовая инфор мация К вопросам организации и работы рынка финансовой информации о т носится многое из того, что было сказано выш е в отношении рынка бирж е вой информаци и, однако, имеются и определенные особенности. Ф и нансовая информация включает, прежде всего, информацию по обме нным курсам в а лют и информацию по сост оянию рынка денег и соответствующих инстр у ментов. Как и в случае биржевой информации, для пользования базами да н ных фин. информации потребителю час то требуется располагать специал ь ным программным обеспечением, поставляемым при подписке на базу да н ных. 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ В ИНВЕСТИ ЦИОННОЙ КОМПАНИИ В этом разделе я приведу наглядные примеры синхронизац ии произво д ственного процесса и инфо рмационных потоков на примере реально сущ е ствующей инвестиционной компании, для удобства буду называть ее ХХХ При работе в инвестиционной ком пании, являющейся активным участником рынка, необходимо использовать к омпьютерные информацио н ные технолог ии. Данная необходимость обуславливается тем, что в орган и зации существует огромный документооборот, а ее подразделения находятся зача с тую д аже не в пределах одного города. Использование интерактивного режима, ра бота с базами данных, безбумажная обработка документов, а та к же коллективная обработка документации и поп олнение баз данных - нео б ходимые соста вляющие работы большой современной организации, стрем я щейся занять свое место на рынке и предпринима ющей максимальные ус и лия для поддержа ния занятых поз и ций. Для эффективной работе подразделений используются различные виды техн ики и технологий, о некот о рых из них и их конкретном применении я намерена более подробно рассказать в данной ра боте. Фактически на каждом рабочем месте в Компании установлен комп ь ютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых ко н кретным работн иком задач. На каждом компьютере Компании установлены стандартные эле менты программного обеспечения, как то: Операционные системы MS-DOS, Windows, на мно гих установлена OS/2, открыт доступ к сети Интернет, электронная почта. Такж е стандартный набор необходимых программ: антивирус AIDStest с настойкой на об язательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы дл я запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.). Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьют е ров вирусами при использовании дискет для пер едачи информации в Комп а нии установле на локальная сеть . Каждый из работников К омп а нии имеет свое имя в сети и пароль д ля входа в сеть, гостю Компании, которому нео б ходимо получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нуж но ввести имя Guest и ему будут доступны общие программы, находящие на с е ти, например справочно-правовые системы Га рант и Консультант Плюс, с и стема элект ронных котировок AK&M, Reuters , а также вну тренняя электро н ная почта Компании, по которой можно послать сообщение любому из с о трудников, зная его сетевое имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся обменные файлы. Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, а также доступ в каталог TMP, по которому пр о исходит обмен файлами с другими пользоват елями сети. Также он имеет д о ступ ко все м общедоступным файлам и каталогам. При необходимости для сохранения ко нфиденциальности пер е даваемой инфор мации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким пол ьзователям, во изб е жание использовани я ими каталога TMP. Такая необходимость существует при работе руководител я со своим секретарем, юристов между собой, а та к же при совместной разработке несколькими людьми или по д разделениями совмес т ных проектов. Вообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необ ходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандар тных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для раб о ты специфических пр о грамм. Нет необходимости использовать дискеты для передачи ин формации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижае тся риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно ув еличивается скорость передачи информации, создается во з можность совместной работы над документом. Бо льшим плюсом является возможность использования одной сетевой програм мы многими пользоват е лями с изменение м информации в режиме on line. Наконец, нет необходим о сти в большом количестве принтеров, д о статочно подключения одного или нескольких принтеров к с е ти. Структура компании ХХХ Правила взаимоотношений и инфор мационных потоков между осно в ными по дразделениями компании ХХХ 1. С клиентом (реальным и потенциальным) непосредственно общается только брокер, в силу своих служебных об я занн остей. 2. Состояние всех клиентских счетов знает только отдел клиентских счетов . 3. Операции на рынке ценных бумаг проводятся только трейдерами. 4.Информации об открытых позициях по денежных средствам клиентов и собст венных средствам фирмы владеет только отдел корреспондентских о т ношений. 5. Полная информация по движению денежных средств и ценных бумаг фирмы - ко мпетенция отдела испо л нения операций. 6. Общая движение денежных потоков и ценных бумаг находится под ко н тролем руководством. 7. Допускается только последовательный обмен информацией между фун к ционально связанными подраздел е ниями. 8. Прямой обмен информацией между функционально несвязанными по д разделениями допускается только при н а личии санкции руководства. Административная взаимос вязь основных подразделений Взаимосвязь подразделений комп ании ХХХ 1. Деятельность основных производственных подразделений , связанная с р а ботой на рынке ценных бу маг, осуществляется под непосредственных ко н тролем руководства. Деятельность основных производственных подразделений, связанная с раб о той на рынке ценных бумаг, ос у ществляется при помощи вспомогательных подра зделений (бухгалтерия, касса, отдел исполнения операций) 2. Обеспечение деятельности основных производственных подразделений, с вязанной с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется обеспечива ю щими подразделениями (техническая служб а, хозяйственная служба, канц е лярия, ку рьерская служба, служба связи) 3. Потоки служебной информации осуществляются через обеспечивающие под разделения под непосредстве н ным конт ролем руководства фирмы. 4. Прямой обмен информацией между подразделениями должен быть сан к ционирован руководством фирмы. Схема внешнего документооборот а компании ХХХ Принципы построения внешнего до кументооборота компании ХХХ 1. Все документы, требующие официального ответа, проходят р егистрацию у менеджеров фирмы. 2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков испо л нения различными подразделен и ями, производится руководством фирмы. 3. Контроль за исполнением официальных ответов в заданные сроки прои з водится менеджерами. 4. Исходящие документы, оформленные надлежащим образом, подаются на подп ись руководством в устано в ленном поря дке. 5. Исходящая документация подлежит обязательной регистрации у менедж е ров фирмы. 6. На подпись руководству фирмы документы передаются через администр а тивный отдел. Внутренний документооборот. Виды документов внутрифирменного испол ь зования. 1. Приказ. 2. Служебная записка. 3. Заявка на командировку. 4. Командировочное удостоверение. 5. Заявление. 6. Договор подряда. 7. Расписка. 8. Заявление-обязательство. 9. Меморандум. 10. Запись беседы. Распорядок дня Официальное рабочее время 1. Начало рабочего дня 9.00 2. Обеденный перерыв. 13.00-13.45 3. Окончание рабочего дня 18.00 4. Выходные дни - суббота и в оскресенье В компании ХХХ установлен ненормированный рабочий день, вследствие ч е го сотрудник не может закончить рабочий день до тех пор пока не в ы полнены запланированные на день работа или за дание если требуемый объем работы не может выполнен в рабочие дни, с о трудники привлекаются к работе к в ы ходные дни обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пр е делами официального времени и в в ы ходные дни Основные виды служебной деятель ности 1. Работа с документами 2. Организация и / или проведение вс треч и бесед 3. Телефонные переговоры Основания для проведения встреч, бесед и телефонных переговоров 1. Прямое указание начальника 2. Служебная необходимость, обусловленная прямыми обязанностями 3. Предложения клиентов или партнеров. Проведение бесед, встреч и телефонных разговоров, выходящих за рамки слу жебных обязанностей, по личной ин и циат иве запрещается. Защита коммерческой тайны в комп ании ХХХ Коммерческая тайна Информация составляет коммерческую тайну, если она имеет действител ь ную или потенциальную коммерческую ц енность в силу неизвестности ее третьим лицам; к ней нет свободного дост упа на законном основании; обл а датель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Св е дения, которые не могут составлять коммерческ ую тайну, определяется з а конами или др угими правовыми актами. Состав и объем сведений, составл я ющих коммерческую тайну, определяется предпр инимателем. Разглашение, передача или утечка информации, составляющей к оммерческую тайну, вл е чет дисциплинар ную, гражданско-правовую ответственность, в том числе обязанность возме стить убытки. Банковская тайна 1. Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада операци й по счету и сведений о клиенте. 2. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены тол ько самим клиентам или их предст а вител ем. 3. Обязанность хранить банковскую тайну распространяется на Центральны й Банк России, кредитные и ауд и торские организации. 4. За разглашение банковской тайны они могут быть привлечены к отве т ственности в форме возмещения убытков. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. 1. Номенклатура клиентов и состояние клиентских счетов. 2. Регламенты работы с финансовыми инструментами. 3. Подробная структурная схема подразделений и их взаимосвязи. 4. Методики привлечения клиентов и работы с их денежными средствами. 5. Остатки на расчетных счетах фирмы. 5. Текущие лимиты, графики прихода и расхода денежных средств, обороты ком пании. Различные подразделения испол ьзуют в своей работе различные те х ноло гии. Административный отдел пользуется текстовыми редакторами, в основном Word 6.0. для Windows и граф и ческими редакторами типа Chartist , которые позволяют им выполнять свои функции: печатание т екстовых д о кументов, таблиц и схем с уж е заданными параметрами. Им нет необходимости и с пользовать Excel или Quattro Pro, т.к. все данные уже расчитаны и им остае т ся только техническая работа по введе нию их в компьютер, оформлению м а териа ла и выводу его на печать. Канцелярия использует эле ктронную систему учета документации , разр а ботанную нашими программистами специально с учетом особенностей раб о ты инвестици онной группы. Телефонисты: при помощи телефонной сети К омпании возможно пер е к лючение любых внешних звонков на необходимый внутренний н о мер. Факс и модем используются для передачи информации по сетям нашим контрагентам, для п олучения от них необходимой нам информации а также для пополнения баз да нных, используемых в Комп а нии. Брокерские подразделения используют осо бый вид программного обесп е чения - систему электронных торгов “РТС-1” и “РТС-2”. Она позволяет выставлять свои котировки на корпоративные бумаги, полность ю владеть информацией о котировках всех участников рынка и совершать сд елки в р е жиме on line, набирая пар а метры сделки и контрагента на компьютере. Эта и нформация передается с помощью модема в центр РТС и также транслир у ется на остальных участников рынка в счита нные секунды. Эта программа произвела революцию на рынке ценных бумаг в 1995 году. Сейчас ее пол ь зователями являю тся все крупнейшие инвестицио н ные ком пании и банки не только РФ, но и Запада, работающие на нашем рынке корпорат ивных бумаг, ее котировками пользуются западные инвесторы при работе с ц енными б у магами российских эмитентов. Также используется система Российский фондовый рынок AK & M net, она на работает в режиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи еж е дневной подкачки данных, но ее данными пользуются офиц и альные органы для информации о котировках, ее информация являе тся достаточным опра в данием при работ е с налоговой инспекцией. Также эта система дает подро б ную информацию об эмитенте с указанием макс и мально полной информации не только о самом эми тенте, но и о держателе реестра акционеров, и другую специфическую инфор мацию, представляющую интерес для участников рынка. Расчетный отдел (наше законодательство не предусматривает только эле к тронную ф орму совершения сде л ки, ему необходимы договорные отношения между ее участниками) back office использует собственную программу уч е та , разработанную нашими прогр аммистами и позволяющую учитывать с о в ершенные управлен и ем торговых операц ий сделки, их прохождение в части платежей и перерегистрации прав собств енности на бумаги. Юридическое управление использует в свое й работе справочно-правовые системы Гарант, Консультант Плюс и Эталон . При помощи их мы всегда в курсе последних из менений законодательной базы, всегда во з можно найти любой законодательный документ и все его взаимосвязи. Возможно также выбрать информацию по интересующему вас вопросу или пон ятию. Это зн а чительно облегчает работу юристов при аудите финанс о вых схем. Бухгалтерия использует программу электр онного бухгалтерского учета Abacus , специальн о адаптированную разработчиками к учету ценных бумаг (для них предусмот рены законодательством особые условия). Наша инв е стиционная группа ведет активную деятельность на своем рынк е, объемы пер е рабатываемой информации огромны, между тем каждый финансовый документ должен найти свое отражен ие в бухгалтерском учете. При бума ж ном ведении бухгалтерского учета это было бы невозможно, а при помощи Abacus неск олько бухгалтеров в состоянии одновременно изменять инфо р мацию каждый по своему направлению и давать гл авному бухгалтеру и н формацию о состоя нии Компании в режиме on line, что необходимо при принятии любых управленческ их р е шений. Кадровое управление - элек тронная система учета кадров , позволяющая отслеживать дв ижение кадров Компании в соответствии с требованиями з а конодательства. Аналитический отдел - пример на схеме Схема организации информационных потоков в аналитическом отделе Как мне кажется, максимальное и спользование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудника ми, чья квалификация позволяет им использовать предоставляемые им сред ства в полном объеме, дает возмо ж ность Компании работать в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не толь ко не отставая от партнеров и конк у рен тов, но и опережая их.