Задачи и функции самоменеджмента

Наверное , как и большинству наук , искусству управлять собой , так и дру гими , нужно учиться . Кто не научиться управлять собой , тот не сможет управлять другими – гласит древняя мудрость . Как можна хорошо понимать других , если не понимаешь самого себя . Потому , прежде всего , человек должен познать самого себя . Есть два пути позн а ния себя : один – внешний , а другой – внутренний . Вн ешний путь направлен на развитие и соверш енствование таких внешних средств , как ум и способности . Внутренний путь ориентирован н а развитие и совершенствование той части сущности человека , которую называют ду ша . “Ищите прежде царства божия , и все остальное приложится вам ” . Эти пути совершенно разные и ведут совершенно к разным результатам . Он и диаметрально противоположны. Рассмотрим аспекты внешнего пути . Искусство управлять собой , своим временем , своей жи знедеяльностью , руководить течен ием своей жизни , развиваться и совершенствова ться – неполный перечень задач , рассматривае мых самоменеджментом. Л.Зайверт дает такое определение понятия самоменеджмента. Самоменеджмент – это последовательное и целенаправленн ое использование испытанных методов работ ы в повседневной практике , для того , чтобы оптимально и со смыслом использовать сво е время. Основная цель самоменеджмента состоит в том , чтобы максимально использовать собствен ные возможности , сознательно управлять течен ием своей жизни (самоопределяться ) и преодолев ать внешние обстоятельства как на работе , так в личной жизни. Каждому человеку вообще и в особенности тому , кто гото вит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым , в первую очередь , необ ходимо уметь превратить ситуацию , д ля которой типична неупорядоченность действий , обусловленная внешними обстоятельствами , в сит уацию целенаправленных и выполнимых задач . Да же тогда , когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прям о-та к и захлестывает , можна благодяря последовательному планированию времени и испол ьзованию методов научной организации труда лу чше осуществлять свою деятельность , каждый де нь выделяя резерв времени (в том числе и для досуга ) для действительно руководящих функ ц ий . Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности , а не на его рез ультаты . При таком подходе они предпочитают : - правильно делать дела вместо того , чтобы делать прав ильные дела ; - решать про блемы вместо того , чтобы создавать творческие альтернативы ; - сохранять средства вместо того , чтобы оптимизировать ис пользование средств ; - выполнять долг вместо того , чтобы добиваться результато в ; - уменьшать затраты вместо того , чтобы повышать прибыль. Л.Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том , что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя . “Измени себя – и ты и зменишь мир вокруг себя” . Вместо того , что бы менять обстоятельства , которые мы и так не в силах изменить , нужно изменить с вое отношение к ним . Л.Зайверт дает практические рекоме нда ции для тех , кто хочет улучшить свое н епосредственное исполнение функций руководителя , меньше засиживаясь на работе , эффективнее вып олняя возложенные задачи з меньшими затратами времени , предупреждая стрессы , повышая квалиф икацию . Он предлагает контрол и ровать то , чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов ра боты , где каждому виду деяльности нужно уд елить место , указав временной интервал , то есть определив , какую долю свободного времени оно занимает , а также ведение дневника времен и , с помощью которого можна научиться контролировать себя и контролирова ть исполнение каждодневных задач. Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряд а различных функций , которые находятся в о пределенной взаимозависимости меж ду собой и , как правило , осуществляются в определенно й последовательности . Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций може охватывать шесть фаз : · постановка цели – анализ и формирование личных ц елей ; · планировани е – разработка планов и альтернативн ых вариантов своей деятельности ; · принятие решений по конкретных делам ; · организация и реализация – составление распорядка д ня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач ; · контро ль – самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости – корректировка целей ); · информация и коммуникации – фаза , свойственная в определенной степения всем функциям , так как и коммуникации , и обмен информацией необх одимы на всех фазах самоменеджмент а. Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой , а могут переплетаться. Преимущества о владения искусства самоменджмента состоят в с ледующем : выполнение работы с меньшими затрат ами времени , лучшая организация труда ; меньше спешки и стрессо в ; больше удовлетворе ния от работы ; активная мотивация труда ; р ост квалификации ; снижение загруженности работой ; сокращение ошибок при выполнении своих ф ункций ; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. Существует несколько методик пл аниров ания времени и принятия решений . Рассмотрим некоторые из них. Метод “Аль пы” включает в себя п ять стадий : 1. Составление заданий дня. 2. Оценка дл ительности акций. 3. Резервировани е времени «про запас» (60:40). 4. Принятие решений по приоритетам , сокращениям и пе репоручению (делегирование ). 5. Последующий контроль – перенос несделанного. Ведение дневника времени , который представляет собой одновременно календарь-памятку , личный дневник , записную книж ку , инструмент планирования , справочник , абон ементную книжку , картотеку идей и инст румент контроля. Применение принципа Парето (соотношение 80:20) состоит в т ом , что если все рабочие функции рассматри вать с точки зрения их эффективности , то окажется , что 80 % конечных результатов достигае тся только за 20 % затраченного времени , тог да как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочег о времени. Установление приоритетов с помощью анализ а АБВ включает в себя тр и закономерности : · важнейшие задачи (категория А ) составляют примерно 15 % к оличества всех з адач и дел , которыми занят руководитель . Собственная значимость э тих задач (в смысле вклада в достижение цели ) составляет , однако , примерно 65 %; · на важные задачи (категория Б ) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел р уководителя ; · менее важ ные и несущественные задачи (категория В ) составляет , напротив , 65 % общего числа задач , но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел , которые нужно выполнить. Нужно у честь , что установление приоритетов - важное правило эффективной техники работы . Нужно уяснить , что не все можно сделать и не все нужно сделать . Всегда надо начинат ь с самых важных дел. Анализ по принципу Эйзенхауэра Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям , как ср очность и важность дела. В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможнос ти их оценки и (в итоге ) выполнением : 1. Срочные /в ажные дела . За них следует приниматься нем едленно и самому их выполнять. 2. Срочные /м енее важные д ела . 3. Менее сро чные /важные задачи . Их не надо выполнять срочно . Но нужно проконтролировать , чтобы они не перешли в разряд срочных дел . 4. Менее сро чные /менее важные задачи . Рассмотренн ые аспекты самоменеджмента по своему характер у носят рационалисти ческий подход или так называемый западный , развивающий способност и и силу ума. Задачи самоменеджмента учитывают и такой фактор деяльности человека , как биологически й , который включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого чело века и понятие биоритм ов . Работоспособность каждого человека подвержен а определенным колебаниям , происходящим в рам ках естественного ритма . Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке» и о «чело веке вечера» или «сове» . Пик работоспособност и приходится у них на разные период ы дня . Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности . Необходимо изучить свои особенности и испо льзовать эти закономерности в своем распорядк е дня. В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют тр и различных потоков энергии : - физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли ); - психический ритм (обуславливает динамику чувств , настроен ий , творческих сил ); - интеллектуальн ый ритм (влияет на умственные способности ). Поскольку продолжите льность отдельных периодов разли чна (23, 28 и 33 дня ), у каждого человека всегда наблюдаются различные , постоянно меняющиеся ком бинации характеристик физического , психологического и интеллектуального состояния. Учет своего индивидуального биоритмического с остояния позволяет улучшить свою ра ботоспособность , учитывая его при составлении планов работы. Внутренний путь самосовершенствования горазд о труднее , хотя и окупается во много р аз больше . Результаты его ощущаются практичес ки сразу , если Вы нашли свой ист ин ный , индивидуальный , свой неповторимый путь . Ту т важна не внешняя сторона благополучия (х отя это является лишь следствием внутренних причин ), а состояние внутреннего душевного комфорта , определение истинных целей и жела ний . Чаще всего мы стремимся к чем у -то , что не является нашим собственны м желанием , а определено желаниями , целями социума , в котором мы находимся . Именно по этому достижение поставленных целей происходит очень трудно , с большими усилиями или в ообще не осуществляется . Мы движимы какими-то п о требностями , какие , на самом деле , не являются нашими , а продиктованы нашими родными , близкими , учителями , знакомыми и пр . Движемся потоком , не осознавая себ я полноценной единицей Вселенной и мира . А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности . Поэтому , в первую очередь , мы должны научиться не отождествлять себя с другими , определить границы своего «я» , изучить е го слабые и сильные стороны . Обрести свою истинную свободу , которая есть свобода вн утренняя , это свобода духа , свобода м ы слей и поступков . Человек , овладевший этой свободой , идет в жизни своим путем , обрета ет свой , индивидуальный смысл жизни и дела ет только то , что нужно именно ему , а не то , чего от него ждут окружающие. Помочь в это сможет система ДЭИР – система дальнейшег о энергоинформационного развития . Это один из путей достижения внутренней гармонии , определения своих жизненны х ценностей , следование им и претворение и х в жизнь . Это способ как меньше всего зависеть от внешних обстоятельств , быть о пределяющим , а не опред е ленным . Си стема ДЭИР поможет «заметить» свои истинные желания и эффективно претворить их в жизнь , не зацикляясь на них и не пр ивязываясь к ним. В самом человеке заложено все необход имое для того , чтобы жить , развиваться , сов ершенствоваться , помогать себе с амому спр авляться со своими проблемами . Каждый человек создан так , чтобы суметь помочь себе самому . Нет и не может быть истинной п омощи , кроме самопомощи . «Спасение утопающих – дело рук самих утопающих . Об этом г оворит Д.Верищагин , предлагая самому научит ь ся управлять собственной судьбой привнести гармонию и независимость в свою жизнь Списо к использованной литературы : 1. Шигда А.В . Основ ы менеджмента . 1998. 2. Зайверт Л . Ваше время – в Ваших руках : (Советы деловым людям как эффективно использовать рабоч ее время ): Пер . с нем . – М ,: Интерэксперт , Инфра-М , 1995. – 267 с. 3. Верищагин Д.С . Становление : Система дальнейшего энергоинфо рмаци-онного развития , II ступень . – СПб .: ИД «Невский проспект» , 1999. – 188 с . (Сер .:Система ДЭИР ). 4. Комаров Е. И . Женщина- руководитель . – М .: Моск.рабочий , 1989. – 175 с . – (Библиотека делового человека ).