Диплом: Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия - текст диплома. Скачать бесплатно.
Банк рефератов, курсовых и дипломных работ. Много и бесплатно. # | Правила оформления работ | Добавить в избранное
 
 
   
Меню Меню Меню Меню Меню
   
Napishem.com Napishem.com Napishem.com

Диплом

Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия

Банк рефератов / Менеджмент

Рубрики  Рубрики реферат банка

закрыть
Категория: Дипломная работа
Язык диплома: Русский
Дата добавления:   
 
Скачать
Microsoft Word, 768 kb, скачать бесплатно
Заказать
Узнать стоимость написания уникальной дипломной работы

Узнайте стоимость написания уникальной работы

Содержание Спи сок сокращений и условных обозначений…… …………………….. Введение …………………………………………………………………... Глава 1. Профессия – офис-менеджер…………………………………… 1.1 Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности…..…………………………………………… 1.2 Отечественн ые и зарубежные образовательные программы требований к подготовке офис-менеджера……..……………... 1.3 Документы, рег ламентирующие деятельность офис-менеджера………………………………………………………………… ….. 1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру и профессиональные качества………………………………………………. Глава 2 . Анализ деятельности офис-менеджера и разрабо тка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предпри я тия) …………………………… 2.1 Компетенция офис-менеджера………………………………………. 2.2 Административный функциональный блок……………………….... 2.3 Обеспечивающий функциональный блок………………………….... 2.4 Управление персоналом офиса……………………………………..... 2.5 Организация повседневной работы офис-менеджера……………………………………………………………… Заключение …………………………………………… …………………... Список использованных источников……………………………………. Приложение 1………… …………………………………………… Введение АКТУАЛЬ НОСТЬ. В соответствии с содержанием офисной д еятельности и структу рой поддерживающих её технологий можно выд елить следующие категории офисного персона ла: • инженерно-технический пер сонал; • персонал инфо рмационного и документационного обеспечения; • организацион ный персонал. Деятельность офисного инж енерно-технического персонала на правлена на обеспечение эффективного функционировани я техничес ких средств офисных технологий, ч то и определяет его квалификаци онный состав , вкл ю чающий в себя инженеров и техников по эксплуатации со ответствующих видов оборудования. Офисный персонал информац ионного и документационного обесп е чения занимается реализацией функций информационной поддержки упра в ленческой деятельности в рамках технологий сбор а, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упоря дочения, поиска, представления, выд а чи и защиты данных. В его со став входят специалисты служб документац ионн о го обесп ечения уп равления, экспедиций, канцелярий, с пециализирова н ных подразделений размножения, з ащиты и хранения документов, а так же р а ботники, обеспечива ющие функционирование автоматизиро ванных информ а ционн ых систем (администраторы баз данных и си стем, при кладные програ м мисты, о ператоры ЭВМ). Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятел ь ность всех составляющих офисной деятельности и ее коор дина цию с обеспечив а емыми управленческими функциями. В него входят: • руководители структурных подразделений офиса, в которых орга н из о вана работа и нженерно-технического персонала и раб отни ков информационного и документационного обеспечения; • секретари, пом ощники и референты руководства управленчес ких структур; • координаторы офисной деят ельности. В реальн ых ситуациях возможно сочетание функций различных катег о рий офисного персонала в деятель ности конкретных работни ков офиса . До н е давнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координир у ющие функции доп олнительно к своей ос новной деятельности, что не всегда оправданно. Для эффективной организации офисной работы требуются про фессиональн ая подготовка и наличие соответствующей должности с необх о димыми правами и обяза нностями. Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должн о сти офис-менеджера . НАУЧНАЯ ПРОБЛЕМА. Отсутствие о бобщённых образовательных стандартов и требований к специальности офи с-менеджера. РАБОЧАЯ ГИПОТЕЗА. Данная проблема может быть реше на путём изучения и анализа программ подготовки и повышения квалификац ии офис-менеджера в различных образовательных организациях оперативно отреаг и ровавших на воз никновение спроса на работников указанной специальности, а также изуче ния требований работодателей к профессиональной подготовке офис-менед жера. ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ: офис-менеджера. ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ: функции и задачи офис-менеджера ЦЕЛЬ: сформировать представление о профессиональном облике офис-менед жера и специфике его работы, изучить содержание и основные напра в ления повседневной деятельн ости офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопро сы управления персоналом. ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВ АНИЯ: 1. Выявить литературу по теме исследования. 2. На основе анализ а литературных источников изучить задачи и функции офис-менеджера, выяв ить основные требования к деловым и личным качествам офис-менеджера, а т акже основные виды документов, регламентирующие его работу. 3. Проанализировать деятельность (название фирмы) и выявить место офис-ме неджера в организации работы этой фирмы. 4. Разработать и предложить для внедрения должностную инструкцию офис-ме неджера. МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ: - метод работы с документами; - метод анализа информации; - метод синтеза информации; -метод опроса. НАУЧНАЯ НОВИЗНА: Выявлена роль оф ис-менеджера в управлении и организации работы современного предприят ия; разработана должностная и н стр укция офис-менеджера. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗН АЧИМОСТЬ: Результаты исследовани я могут быть использованы в работе офис-менеджеров, а также студентами о бучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ», «Менеджмент ор ганизации», «Управление персоналом»; разработанная должностная инстру кция может быть применена в работе офис-менеджеров различных предприят ий и организаций. Глава 1. Профессия – офис-менеджер 1.1 Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и м е неджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в рус ский язык, п о этому начнём с определ ения понятий. В переводе с английского слово « office » означает: 1) служба, место, должность, по ст; 2) нахождение у власти, на посту; 3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, о рганизация, учреждение); 4) отдел, бюро, управлени е (как структурный элемент предприятия, ос у ществляющий административные функции); 5) контора, канцелярия; 6) служебное помещение, кабинет; 7) служащие; 8) обязанность, долг, фун кция; 9) сведения; 10) наконец, служба при доме (при офисе). Менеджмент ( management ) можно пер ев ести не только как классическое «упр авление», «заведование», но и следующим образом: 1) правление, дирекция, админ истрация (в качестве органа коллегиальн о го управления предприятием); 2) умение справляться с работой; 3) бережное , чуткое отно шение к людям (в данном случае - к персоналу). Менеджер ( mana ger) – это: 1) управляющий, заведующий, р уководитель, администратор, директор; 2) управляющий имуществом; 3) в некоторых случаях – лицо, уполномоч енное заниматься организац и онным и во просами, вести переговоры и т.п. Если следовать из ложенному выше то, о фис-мен еджер ( office - m anager ) – это профессиональный администратор, осущ ествляющий руководство деятел ь но стью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразд е ления вообще). Обра зно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начал ь ник штаба», первый помощник руководителя в р ешении бесчисленного множ е ства ад министративно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (о р ганизации, учреждения). [ 6] Офис-менеджмент представляет собой оди н из видов управленческой д е ятельн ости. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются: - тесное сочетание и взаимопереплетение его функционал ьных составл я ющих (планирование, ор ганизация, контроль, учёт и т.д.); - непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со знач и тельным количеством персонала, выполняющ его самые разные функции; - промежуточное положение данного вида деятельности между стратег и ческим и тактическим менеджментом. Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руко водство управленческим аппаратом предприятия. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и , как следствие, не закрепило юридически существование квалифика ционной должностной категории «офис-менеджер». С другой стороны, известно, что на изменение экономическ ой ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагир ует рынок. Стат и стика убедительно с видетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. 1. 2 Отечественные и зарубежные образ овательные программы требований к подготовке офис-менеджера Должность офис-менеджера отсутствует в “Общероссийском кл ассиф и каторе професси й рабочих, должностей служащих и разрядов работ”, а также в “Квалификаци онном справочнике руководителей, специалистов и других сл у жащих”. Однако за последние годы на рынке труда сформировался спрос на офис-менеджеров, накопилась опред елённая статистическая информация по требуемым характеристикам, котор ая нашла обобщённое выражение в анал и тических обзорах организаций, занимающихся поиском и на ймом работников по запросам фирм и предприятий. [ 7] Программы по дготовки и повышения квали фикаци и Образование офис-менеджера В Р оссии (%) За рубежом (%) Высшее техническое 25% 0% Высшее экономическое 15% 20% Психологическое или г у м анитарное 6% 50% Высшее любое 49% 30% Среднее специальное 5% 0% Не оговаривается 0% 0% Знание иностранных языков В России За рубежом Английский разговорный 0% 0% Английский свободный 10% 60% Английский базовый 10% 0% Немецкий 10% 40% Другие языки 5% 0% Два языка 5% 0% Не оговаривается 60% 0% Возраст, лет В России За рубежом 20 – 23 5% 0% 23 – 25 20% 0% 25 – 30 30 – 35 60% 70% 15% 25% Другой 0% 5% Пол В России За рубежом Мужчин а 20% 50% Женщина 80% 50% Другое В России За рубежом Внешние данные 21 % 0% Прописка 14 % 3% Знание бухгалтерии 5 % 0% Делопроизводство 37% 0% Подбор персонала 4% 25% Управление младшим пе р со налом 5% 23% Обеспечение работы офиса 7% 26% Организация семинаров, встреч 7% 23% Представление о квалиф икационных требованиях к офис-менеджеру даёт анализ п рограмм подготовки и повышения квалификации в различных образ о вательных организациях, оперативно о треагировавших на возникновение спр о са на работников указанной специальности. Программы различаютс я объёмом подготовки, составом изучаемых дисциплин, требованиями к уже и меющейся подготовке слушателей. При всём их разнообразии они достаточн о полно х а рактеризуют необходи мые для офис-менеджера представления, зн ания и нав ы ки. Это иллюст рирует следующая примерная курсовая программа , в наи бол ь шей степени отражаю щая содержание осуществляемой профессион альной по д го т овки офис-менеджера. [ 7] Примерная курсовая программа профессиональной подг о товки офис-менеджера Название раздел а программы Содержание раздела программы Современный офис. Служебные обяза н ности офис-менеджера · современн ый офис, назначение и задачи работы офиса; · виды современн ых организаций и место офис-менеджера в них; · личные качества офис-менеджера; · современные при нципы управления; · функции менеджм ента “ планирование ” ; · методы стратеги ческого и тактического план и ров ания; · функции менеджм ента “ контроль ” ; · цели, способы, пр изнаки и последствия ко н трольных меро приятий Организация, техн о логия и психология управления персон а лом офиса · функции менеджмента “ организация ” ; · виды, достоинства и недостатки ор ганизацио н ных структур; · построение организационной стру ктуры офиса; · функции (основные направления дея тельности) офис-менеджера; · зонирование офиса; · функция менеджмента “ управление ” ; · норма управляемости; · сфера деятельности и виды ответст венности с о тр удников офиса; · делегирование полномочий и ответ ственности; · этика деловых взаимоотношений в рабочей группе Сопровождение персонала офиса: кадровое планиров а ние, подбор, расстановка и сопровождение персонала · определение потребности в персонале, кадровое планирова ние; · штатное расписание и другие орга низационные документы; · разработка требований к персонал у, должнос т ные инструкции; · методика поиска, набора и отбора п ерсонала; · определение пс ихотипов; · учёт личностны х характеристик при подборе и расстановке кадров; · задачи и способы адаптации, ориен тации и с о циализации сотрудник ов; · обучение персонала; · управление карьерой персонала Мотивация персон а ла. Управление ко н фликтами · функция менеджмента “ мотивация ” ; · структура мотивационного процес са; · классификация потребностей; · классификация стимулов; · мотивационные методы и мотивационные стр а тег ии; · потребности, мо тивирующие руководителя; · типы менеджеров и их место в совре менном управленческом поле; · стили взаимоотношений в рабочей группе; · стадии развития группы и действи я менеджера на каждой из них; · классификация к онфликтов; · реальные конфликты, их причины и с пособы разрешения и предупреждения; · нонреальные конфликты; черты хара ктера, их провоцирующие; способы их предупреждения; · стили поведения в конфликтной сит уации; в ы бор оптимального стиля; · стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них; · признаки образ ования и способы деструктур и за ции негативно о риентированной группы Документационное обеспечение упра в ления. Основы делопрои з водства · цели, задачи и основные пр инципы организ а ции делопроизв одства; · роль офис-менед жера в организации работы с документами в фирме; · классификация д окументов; · общие требования к оформлению док ументов, реквизиты документов, бланки документов; · ГОСТ Р 6.30-2003 Оформление док у ментов . Организация док у ментооборота в фи р ме · особенности составл ения, разновидности и структура текста некоторых видов доку ментов: докладная записка, приказ, протокол, акт, сл у жебное письмо; · основные принци пы организации документ о оборот а в фирме; · номенклатура д ел; · регистрация документов; · контроль исполнения документов; · организация текущего и архивного хранения документов; · эффективность документооборота; · конфиденциальное делопроизводст во Хозяйственная раб о та офис-менеджера · организация снабжен ия офиса; · анализ предложения, структура цен ы товара, система скидок; · организация системы хранения, у чёта и выдачи предметов и средств труда; · полная материал ьная ответственность, передача товароматериальных ценностей от одного м а териально ответственного лиц а другому; · инвентаризация хозяйства офиса; · материально-техническое обеспеч ение перег о воров и презентаций; · участие офис-менеджеров в этих ме роприятиях Практика договорной работы офис-менеджера · понятие договора, ви ды договоров, заключа е мых с участием офис-менеджера; · форма договора на примере договора купли - продажи; · документальное подтверждение ис полнения д о говорных обязатель ств; · виды ответственности за неисполн ение обяз а тельств, понятие и вид ы сделок; · обязательная пи сьменная форма сделок – цель и способы: доверенность – накладная, гаранти й ное пись мо; · договор и согла шение; · договор поставки и договор купли- продажи, форма договора на примере договора купли-продажи; · преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственн о сти на товар от продавца к покупателю; · момент исполнения стороной догов орных об я зательств · способы принуд ительного исполнения догов о ро в; · последствия недействительности договоров ; · виды ответстве нности за неисполнение обяз а те льств: возмещение ущерба , выплата неусто й ки, формы и разновидности неустойки; · форс-мажор: поня тие, механизм действия, п о следст вия возникновения форс-мажорных о б стоятельств для всех контрагентов. Основы бухгалте р ски х знаний для офис-менеджера · методы бухучёта; · порядок получения товароматериа льных це н ностей; · правила оформления и методика пр оверки д о вере нности; · денежные средс тва на расчётном счёте; безн а лич ные платежи; · денежные средства в кассе, первич ные касс о вые операции, наличные платежи; · денежные средства на валютном сч ёте; · документы, сопровождающие эти оп ерации; · составление авансовых отчётов Деловой этикет · общение и этик а; · приоритеты этик ета; · правила поведен ия в офисе; · офисный стиль одежды; · вербальный этикет; · встреча гостей и партнёров; · оформление и использование визит ных карт о чек Технические осн а щени я современного офиса · факс, автоотве тчик, телефон; · ксерокс; · мини-АТС; · диктофон; · устройство ПК; · операционные системы; · начало и завершение работы с опер ационной системой Windows 2000 / Me / XP ; · работа с клавиа турой и манипулятором «мышь» Организация хран е ни я информации. Работа с офисными приложениями и Интернетом · рабочий стол и его структ ура ; · работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»; · открытие папок и файлов, создание папок, п е реименование папок и фа йлов, перемещение и копирование папок и файлов, удаление файлов, восстан овление файлов, поиск файлов; · запуск программ, обзор вспомогат ельных пр о грамм; · операция с файлами и прикладными програ м мами; · создание ярлыков и использование ярлыков; · общие сведения о других программ ах MS Office 2000; · обзор возможнос тей мультимедиа, использов а ние справочной системы; · исправление оши бок файлов структуры ( Scan Disk ); · архивация файлов в операционной с истеме Windows , запуск программ в командной строке; · борьба с компьютерными вирусами и проф и лактика «заражения» ПК; · особенности системы Windows 2000/ Me / XP ; · организация совместного доступа к устро й ствам и папкам; · использование э лектронной почты в локальной сети ( MS Exchange ), приём и отпр авка простых писем по электронной почте; · создание сложных писем; · присоединение файлов к электронн ому письму 1. 3 Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера Основные пр авовые документы , регламентирующие деятельность офи с-менеджера, это трудовой договор и должностная инструкция. Как следует из содержания ст. 56 Трудового кодекса РФ, тр удовой дог о вор представляет со бой соглашение между работником и работодателем. В с о ответствии с трудовым договором работод атель и работник принимают на себя ряд обязательств. В частности работод атель обязуется: [18] а) предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции; б) обеспечить работнику условия труда, предусмотренны е нормативн ы ми правовыми актам и, содержащими нормы трудового права; в) своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную пла ту. Работник в свою очередь, обязуется: а) выполнять определённую соглашением трудовую функцию; б) соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудов о го распорядка. См. Приложение 1. Трудовой догово р, как бы тщательно он ни был составлен, не может о т ражать во всех деталя х вопросы компетенции (служебной ответственн о сти) офис-менеджера. Но функциональное назначение трудового догов о ра состоит отнюдь не в этом. Д ля регламентации подобных вопросов с у ществует другой документ - должностная инст рукция , в соответствии с которой офис-менеджер и осуществляет свою деятельность. Порядок и правил а подготовки должностной инструкции регламентир у ются положениями Типовой инструкции по делопроизводст ву и Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих д окументов. Как следует из содержания указанных документов , в общем случае в и н струкции излагается по рядок осуществления какой-либо деятельности или п о рядок применения положений нормативно-правовых актов. Соответственно, в должностной инструкции офис-менеджера излагается по рядок осуществления им повседневной административно-хозяйственной де я тельности. Этот документ применяе тся как самостоятельный правовой акт, к о торый подписывается разработчиком, утвержд ается руководителем предпри я тия ( в форме грифа утверждения или путём издания распорядительно го док у мента о его утвержден ии) и имеет следующую структуру. 1. Общие положения. 2. Функции работника. 3. Обязанности работника. 4. Права работника. 5. Взаимоотношения (связи по должности) работника. 6. Ответственность работника. 7. Оценка работы. Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается о т третьего лица единственного или множественного числа, преимуществен но с использованием следующих конструкций: «должен», «с ледует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к текс ту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, наприме р: «(Должностная инструкция) офис-менеджера – помощника руководителя пр едприятия». Последующий текст документа можно условно разделить на констатир у ющую и основную части. Констатирующей ( вводной) частью должностной и н стру кции обычно служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфер а его распростр а нения, ответственн ость за нарушение установленных в нём требований и т.п. Основной текст должностной инструкции служит для последовательного из ложения порядка и правил осуществления офис-менеджером своих служе б ных полномочий с учётом специфики орг анизационного устройства и содерж а ния деятельности предприятия, может делиться на гл авы, пункты и подпункты. При этом главы должны иметь названия и порядкову ю нумерацию римскими цифрами. В свою очередь, нумерация пунктов и подпун ктов должна произв о диться арабскими цифрами. Примерный текст разработанной должностной инструкции офис-менеджера 1. Общие положения 1.1. Офис-менеджер является руководителем аппарата управл ения пре д приятия . Он является непосредственным начальником для всех сотрудников офиса. 1.2. Приказы и распоряжения офис-менеджера по организации повс е дневной деятельности офиса я вляются обязательными для исполнения всеми его сотрудниками. Кроме тог о, распоряжения офис-менеджера от имени рук о водителя (во исполнение указаний и решений руководителя) предп риятия я в ляются обязательными для исполнения другими должностными лицами (стру к турными подразделениями) предприятия. 1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю пре д приятия. 1.4. Офис-менеджер назначается на должность и освобождает ся от дол ж ности приказом руководи теля предприятия на основании решения аттестац и онной комиссии предприятия по представлению заместите ля начальника слу ж бы персонала. 1.5. Офис-менеджер отвечает 1.5.1. За работу аппарата управления предприятия, своевременное и кач е ственное выполнение им задач по предн азначению. 1.5.2. За исполнительную и трудовую дисциплину подчинённых. 1.5.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государстве н н ую и служебную тайну. 1.5.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполн ение правил пожарной безопасности в помещениях офиса. 1.6. Квалификационные требования: высшее профессиональное образов а ние (по специальности «менеджмент») или в ысшее профессиональное образ о ван ие и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет. В практической деятельности офис-мене джер должен руководствоваться 1.7.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными и ведом ственными руководящими документами, регламентирующими деятел ь ность аппарата управления предприятия. 1.7.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосре д ственно устанавливающими порядок выпол нения работ в офисе. 1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка. 1.7.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производс твенной санитарии и противопожарной защиты. 1.7.5. Настоящей должностной инструкцией. 1.7.6. Приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также других должностных лиц предприятия. 1.8. Офис-менеджер должен знать 1.8.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам управления деятельностью предприятия. 1.8.2. Цели, стратегию развития и бизнес-план (программу оргразвития) предпри ятия. 1 .8.3. Профиль, специализацию, организ ационную структуру предпри я тия, с хему организационного взаимодействия аппарата управления с должнос т ными лицами и структурными подраз делениями (в т.ч. филиалами и представ и тельствами) предприятия. 1.8.4. Менеджмент, в том числе передовой отечественный и зарубежный опыт в об ласти офис-менеджмента. 1.8.5. Задачи офиса по обеспечению управления предприятием и деятел ь ности руководителя предприятия, возможн ости офиса по решению указанных задач. 1.8.6. Порядок и правила планирования и отчётности по вопро сам де я тельности офиса, требования к подготовке документов. 1.8.7. Нормы времени и выработки на основные операции и процессы, а также норм ы обеспечения офисного труда канцпринадлежностями, оборудов а нием, оргтехникой и расходными материалами к ней. 1.8.8. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, коммун икации и связи. 1.8.9. Правила внутреннего трудового распорядка. 1.8.10. Правила и нормы охраны труда , требования производств енной э р гономики, санитарии и гигие ны. 2. Общие должностные обязанности 2.1. Офис-менеджер обязан 2.1.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руков одить им. 2.1.2. Обеспечить своевременное и качественное выполнение офисом возлагае мых на него повседневных задач в строгом соответствии с утверждё н ным порядком работы. 2.1.3. С получением дополнительных указаний и поручений рук оводителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение. 2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальн ых, технич е ских и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению. 2.1.5. Обеспечить надёжную защиту документов и информации, соста в ляющих государственную и служебную тайну. 2.1.6. Руководить обучением подчинённых, создавать им условия для п о вышения квалификации. 2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчинёнными п равил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопаснос ти. 2.1.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставле нные пр а ва по их поощрению (привлеч ению к ответственности). 2.1.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предв а рительное планирование работы руководи теля предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всесто роннему обеспечению. 2.1.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппарата управления . 2.1.11. Представлять на утверждение руководителю предприят ия графики дежурств сменных администраторов офиса, графики уборки поме щений и в ы хода автомашин в рейс. 2.1.12. Организовывать ведение отчётности офиса по установленной форме и тр ебуемом объёме. 3. Специальные должностные обязанности 3.1. Офис-менеджер обязан 3.1.1. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функцион и рование технологии офисной работы. 3.1.2. Распределять служебные полномочия между сотрудника ми офиса. 3.1.3. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством и сполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия. 3.1.4. Обеспечивать координацию и взаимодействие между аппаратом управлен ия и структурными подразделениями предприятия (включая филиалы и предс тавительства), в том числе посредством использования технических средс тв и каналов коммуникации и ведения приёма посетителей. 3.1.5. Принимать меры к организации и поддержанию на должно м уровне документационного обеспечения офисной деятельности, в том чис ле эффекти в ное ведение деловой пе реписки, надёжное хранение управленческой докуме н тации, оперативное исполнение документов и информацио нных запросов. 3.1.6. Принимать участие в организации маркетинговой деяте льности предприятия и осуществлять с этой целью управление корпоратив ным Инте р нет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных мероприятий, вести бизнес-консультирование руков одителя предприятия в пределах своей компетенции. 3.1.7. Осуществлять управление финансовыми ресурсами аппа рата управления. 3.1.8. Организовывать текущее жизнеобеспечение деятельности офиса, приним ать меры по поддержанию в нём порядка в течение дня, а также по устранению неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и оргте х ники. 3.1.9. Своевременно принимать меры по предупреждению (устранению, нейтрализ ации) событий (явлений), препятствующих нормальному функ цион и рованию офиса. 3.1.10. Осуществлять управление персоналом аппарата управления. 3.1.11. Принимать меры к повышению эффективности офисной работы, сокращению сроков и совершенствованию качества её выполнения. 3.1.12. Представлять руководителю предприятия предложения по обесп е чению надлежащих эргономических и санит арно-гигиенических условий труда в офисе, рационализации рабочих мест е го сотрудников. 4. Права офис-менеджера 4.1. Офис-менеджер имеет право 4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельн о сти аппарата управления предприятия – по всем вопросам, относящимся к его компетенции. 4.1.2. Представлять руководителю предприятия свои предложения по комплект ованию офиса квалифицированным персоналом, а также по поощр е нию (привлечению к ответственности) подчинё нных – в тех случаях, когда со б стве нных полномочий недостаточно. 4.1.3. Готовить и представлять руководителю предприятия свои предл о жения по совершенствованию работы аппарата управления предприятия (его дополнительному фин ансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.). 4.1.4. Участвовать в работе совещаний руководства предприятия при ра с смотрении вопросов, касающихся работы а ппарата управления. 5. Взаимоотношения (связи по должности) офис-менедж ера 5.1. В целях эффективного осуществления своих полномочий офис-менеджер вз аимодействует 5.1.1. С руководителем предприятия – в порядке подчинённости. 5.1.2. С другими должностными лицами предприятия – при реш ении в о просов деятельности, отнесё нных к компетенции аппарата управления пре д приятия. 5.1.3. С руководителями других структурных подразделений предприятия – пр и решении совместных задач по обеспечению управления предприятием. 5.2. Офис-менеджер имеет право вести внутреннюю служебную перепи с ку по вопросам, отнесённым к компетенции аппарата управления предприятия, в том числе с другими структурными под разделениями и должностными лиц а м и предприятия. 6. Ответственность и порядок оценки работы офис-менеджера 6.1. Офис-менеджер несёт административную, дисциплинарну ю и мат е риальную ответственность 6.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам деятельно сти аппарата управления предприятия. 6.1.2. За невыполнение указаний руководства предприятия, касающихся работы офиса. 6.1.3. За несохранение государственной и служебной тайны. 6.1.4. За неправомерное использование предоставленных служебных по л номочий, а та кже использ ование их в личных целях. 6.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется 6.2.1. Руководителем предприятия – регулярно, в процессе повседневного осу ществления офис-менеджером своих служебных полномочий. 6.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не р е же одного раза в год на основании докумен тированных итогов деятельности аппарата управления предприятия за оце ночный период. 6.3. Основным критерием оценки работы офис-менеджера явля ются кач е ство, полнота и своевреме нность выполнения им своих должностных обязанн о стей, предусмотренных настоящей инструкцией и заключён ным с офис-менеджером трудовым договором. При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инстру к ция не в состоянии отразить все нюансы и д етали, связанные с осуществлением офис-менеджером свои х должностных полномочий, - настолько они многоо б разны. Выручить в этой ситуации начинающего офис-менедж ера могут допо л нительные организа ционно-методические документы (инструкции по отдел ь ным видам офисной деятельности), а также опыт повседнев ной работы. 1.4 Квалификационные требования к офис-мене джеру и профессиональные качества Помимо функциона льных требований следует упомянуть и об отличиях в требованиях работод ателей к профессиональной подготовке офис-менеджеров. Эти требования м ожно разделить (условно) на общие (базовые), дополнител ь ные и специальные. Общие требования к профессионал ьной подготовке офис-менеджера: 1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руков одителя, секретарь и др.) от пол у год а до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случ ае претендует соискатель). 2. Высшее образование (предпочтительно – по профилю предприятия, объяви вшего конкурс на соответствующую вакансию, в области управления или тех ническое). 3. Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предп риятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностра н ных граждан – знание второго иностра нного языка). 4. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), пре д полагающие не только умение грамотно польз оваться установленным пр о граммны м обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несл ожную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр. 5. Знание основных компьютерных программ (минимально - операцио н ная система Windows , MS Office , Internet Explorer ). Указанные требования являются минимальными. В представленном перечне они перечислены по важности в порядке уб ы вания. На практике это означает, что пр и принятии решений о назначении с о искателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обр а тит внимание на наличие у него пра ктического опыта работы, его образов а тельный уровень и степень владения иностранным языком. В качестве дополнительных к проф ессиональным качествам офис-менеджера работодателями наиболее часто у поминаются следующие требов а ния. 1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / ил и работы с персоналом. 2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные фо р мы повышения квалификации, в первую очер едь в области менеджмента и т.п.). 3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, сп о собность выполнять письменные и / или уст ный перевод, умение самостоятел ь н о читать техническую документацию и специальную литературу на иностра н ном языке и т.п. 4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, м и ни-АТС, устройства бесперебойного питан ия, зарядные устройства), в идеале – умение быстро выявить и устранить ме лкие неисправности в них. 5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программ ирования, HTML ), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприят ия – AutoCad , PhotoShop , FineReader , комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Скла д и т.п.), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Ко н сультант», «Кодекс» и т.п. Что касается специальных требований , предъявляемых работодателями к соискателям на должность офис-ме неджера, то их спектр необычайно широк. В то же время предъявление подобн ых требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправ данным, а их отсутствие может по меньшей мере существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффе к тивное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно скажется на организации работы аппарата у правления предприятием в целом. Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных тре бований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиб о лее типичные из них. 1. Понимание специфики деятельнос ти предприятия, владение соотве т с твующей терминологией и лексиконом. 2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, анал о гичных условиям предприятия (практич еский менеджмент – от полугода и б о лее). 3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бу х галтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др. 4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную экс плуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (с истемы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации рабо т, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера). 5. Профессиональное владение специальным программным обеспечением либ о умение самостоятельно программировать ( Delphi , Oracle , Java - script , Vis u al Basic и т.п.). Работодатели предъявляют и довольно суровые требования к деловым качес твам соискателей на должность «офис-менеджер». Как и в с лучае с тр е бованиями к профессион альным знаниям и умениям, начнём с наиболее общих, минимальных. Среди них ( в порядке убывания): 1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинё н н ыми сотрудниками; 2) представительная внешность (в других вариантах также - презент а бельная, располагающая); 3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излаг ать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и вня т но; 4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного п о ведения (по-другому – субординации) и кор поративной культуры; 5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелател ь ность). В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких «пл ю сах» офис-менеджера, как: [ 19 ] 1) высокая работоспособность, в том числе в условиях криз иса, вызва н ного как объективными, т ак и субъективными причинами; 2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способ ностью к самоорганизации; 3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотр и тельностью в планах и действиях; 4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди ра в ных»; 5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа р я дом нет, а решение принимать надо, причём немедленно. Заключительная «пятёрка» критериев, характеризующая деловые дост о инства офис-менеджера, по мнению рабо тодателей, выглядит так: 1) целеустремлённость, умение расст авлять приоритеты в работе; 2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудн и ков; 3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития с и туации; 4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямств ом; 5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки). Таковы наиболее общие ожидания работодателя в отношении способн о стей офис-менеджера. Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджер а и разработка р е комен даций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предпри ятия) 2.1 Компетенция офис-менеджера Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управ ленческой деятельности, суть которой составляет управление (предпри я тием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подраздел е ниями или процессами, образующими в совокупности повседневную де ятел ь ность предприятия ). Прежде всего, надо обратить внимание на основные кр и терии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (пр е имущес твенно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эфф ективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рент а бельность, прибыльность, соответстви е реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым). Отсюда следует, чт о в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффек тивность , но эффективность, достигается не ради н её самой, а ради р е зультативности д еятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его пос тупательное экономическое развитие и лидерство в конкурен т ной борьбе . Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менед ж мент малозатратный, гибкий и наступател ьный, что на практике означает сл е д ующее. 1. Совокупные затраты на осуществле ние офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общи ми затратами на организацию деятельности предприятия. 2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не тольк о подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой техн ологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся дел овой ситуации на предприятии и вокруг него. 3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а ра вно и отдел ь ные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне о т рицательно повлиять на экономическое положение предпр иятия. В конечном счёте , эффективность офис-ме неджмента складывается из с о вокуп ности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обес печению повседневной деятельности офиса. Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, со ставляющих сущность деятельности офис-менеджера. С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выдел ить следующий ряд функций: а) административная (организационно-уп равленческая и координацио н ная); б) регулятивная (планово-отчётная ); в) контрольная (оценочно-учётная); г) информационная (коммуникационно-документационная); д) маркетинговая; е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса). Кроме того, в качестве самостоятельного направления де ятельности офис-менеджера следует выделить руко водство персоналом (подчинёнными). Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечиваю щий (рис.1). 56 Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента 2.2 Административный функциональный блок В составе административной функции можно выд елить две взаимосв я занные подфунк ции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организ ационно-управленческой функции офис-менеджер может р е шать следующие основные задачи: а) организация работы офиса; б) управление работой офиса в повседневном режиме; в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагиров а ния); г) организация рабочего дня руководителя; д) организация личной повседневной работы (самоменджем ент); е) разработка административных процедур (технологии работы офиса). В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи: а) координация работы сотрудников офиса между собой; б) координация деятельности основных и вспомогательных подраздел е ний офиса; в) координация работы аппарата управления и структурных подраздел е ний предприятия; г) координация работы аппарата управления и филиалов (п редставител ь ств) предприятия; д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами; е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ. Следующая функция в составе административного блока: регулятивная , которую также можно разделить на две подфункции – плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции о фис-менеджер решает следующие основные з а дачи: а) планирование личной работы; б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц); в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководит е ля; г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соо т ветствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу ор ганизационного развития предприятия и т.д. д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также гра фиков дежурств, уборок, выездов и т.п.). В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующи е задачи: а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятел ь ности основных подразделений офиса); б) анализ отчётности по установленным формам (по вопроса м деятельн о сти вспомогательных по дразделений офиса); в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для р у ководителя предприятия (по форме план ов); г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предпр иятия (по указанию руководителя); д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исхо д ные данные для подготовки отчётных до кументов (книги учёта и движения м а териальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации дв и жения водителей и д р.). Особое место в административном блоке занимает контрольная фун к ция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и в округ него имеет исключительно важное значение для эффективности его д еятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента . Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и у чётную. В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие з адачи: а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб; б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных пору чений руков о дителя; в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников; г) оценку состояния офисной оргтехники; д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных зак а зов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.; е) оценку состояния документации офиса. Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего по вседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабат ы вать соответствующие оценочные к ритерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офи с-менеджер должен обеспечить своевременный и качестве н ный документальный учёт оцениваемых показа телей, в т.ч.: а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб; б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса о т дельных поручений руководителя; в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта п о мещений или реорганизации офисного п ространства); г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её м одернизации); д) учёт состояния работы по договорам; е) учёт состояния офисной документации. 2.3 Обеспечивающий функциональный блок Обеспечивающий функциональный блок включает информац ионную, маркетинговую и хозяйственную функции. Информационная функция офис-мен еджмента при ближайшем рассмо т рен ии «распадается» на подфункции: коммуникационную и документацио н ную, тесно взаимосвяз анные между собой. В рамках коммуникационной по д функции офис-менеджер осуществляет решение следующих з адач: а) обеспечение коммуникационного взаимодействия межд у офисом и р у ководителем предприя тия; б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации); в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структ урными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и предст а вительствами); г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и д е ловыми партнёрами предп риятия; д) организация приёма, обработки и передачи информации п о технич е ским средствам и каналам к оммуникации (телефон, телефакс, электронная по ч та e - mail , телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.); е) организация приёма посетителей (ресепшнс). В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решен ие следующих задач: а) организация эффективного документооборота офиса; б) организация деловой переписки, ведущейся на пр едприя тии от имени руководителя; в) организация хранения управленческой документации, ведение эле к тронного архива офиса; г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами; д) организация исполнения управленческих (прежде всего организацио н но-распорядительных и организационн о-методических) документов, поддерж а ние служебной документации офиса в актуальном состоянии; е) организация информационно-справочной работы в соотв етствии с п о ручениями руководител я предприятия. В следующей, маркетинговой , функции офис-менеджмента также мо ж но выделить две базовые составляющие: экономическую по дфункцию и по д функцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполня ет следующие основные задачи: а) участие в организации маркети нг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной м аркетинговой коммуникации: рекламу, PR , стимулирование сбыта и POS ; б) управление корпоративным Интернет-ресурсом ; в) организация внутрикорпоративных мероприятий; г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, отн о сящимся к компетенции офис-менеджера. Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает ос у ществление под руководством офис-менедж ера комплекс задач, основу кот о рых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления п редприятием. Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выд елить не подфункции, а с а мостоятель ные направления деятельности. 1. Финансовое обеспечение. 2. Материальное обеспечение. В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи: а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предпол агающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными ра с ходами, а также контроль за оплатой счето в, оформление необходимой бухга л терской документации, взаимодействие с банком и поставщ иками товаров и услуг); б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обе с печения офисной деятельности); в) контрольно-инвентаризационная деятельность. В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обе с печению также можно выделить самосто ятельные направления работы. 1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса. 2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтр а лизации) событий (явлений), нарушающих нор мальное функционирование офиса. В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят: а) организация и поддержание надлежащи х (в т.ч. эргономических, ми к роклимат ических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в теч е ние дня; б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуни каций в соответствии с установленными порядком и правилами; в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса п о средством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восст ановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов ( канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных матери а лов к ней, мебели и т.п.); г) организация работы по отдельным видам обеспечения со трудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовом у (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), тран спортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуго во му (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их до ставки на предприятие) и т.д.; д) оперативное ор ганизационное обеспечение сотрудников в соотве т ствии с содержанием поступающих от них заявок (на устран ение неисправн о стей и сбоев в рабо те офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из пр о чих документов на транспортное, гостиничное и иное обсл уживание, обусло в ленное специфико й содержания служебных обязанностей и т.д.). К задачам второго направления, прежде всего, относят: а) обеспечение физической безопасности сотрудников и м атериальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответс твующего реж и ма охраны труда и техн ики безопасности, пожарной безопасности, информац и онной безопасности, а также надлежащей организации охр аны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места; б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещен ия (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций пом ещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей; в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой . 2.4 Управление персоналом офиса В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управ л е ние персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера могут быть специ алисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информ ационным технологиям, секретари, архивисты и др.) поэтом у ему необходимо иметь чё т кое предс тавление о системе управления человеческими ресурсами, существ у ющей на фирме, и эффективно выполнять фун кции по управлению персоналом. Представленная схема по служит методической основой практической деятел ь ности офис-менеджера (Приложение 2). [ 5 ] В рамках этой исключительно важной функции офис-менедж ер, как пр а вило, решает следующие ос новные задачи: а) анализ потребности аппарата управления в персонале; б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала; в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офи с ному персоналу; г) обучение и консультирование офисного персонала; д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам; е) мотивация офисного персонала ; ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офи сного персон а ла; з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их п е ремещений для более целесообразного исп ользования; и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмо тренным трудовым законодательством; к) ведение отчётности по офисному персоналу; л) участие в документировании деятельности офисного персонала (труд о вые договоры, приказы, должностные ин струкции и т.п.) м) повседневное руководство персоналом офиса. Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджер а, представл я ется почти неогранич енным. Наделяя офис-менеджера соответствующими об я занностями, не следует забывать о необходимости придан ия ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достато чным числом помо щ ников. В противно м случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчи в, рискует не справится с обязанностями и «захлебнуться» в потоке дел . 2.5 Организация повседневной работы офис-менеджера В течение дня офи с-менеджер обременён множеством обязанностей. В этой св язи представляется целесообразным рассмотреть вопрос об организации п овседневной работы офис-менеджера в «хронологическом» преломлении, т.е. в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуть ся с 8 утра… и до 8 вечера. Однако, как правило, это происходит отнюдь не по пр ичине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всег о в силу её недостаточно чёткой организации. Условно рабочий день офис-менеджера может быть разделё н на две ч а сти: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеден ный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить н е мало полезного для работы предприятия. [6] Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно об о значить как организационный. В силу особой важности орг анизованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагает ся по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, офис-менеджер до лжен выполнить следующее. 1. Доложить руководителю предприя тия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предст о ящего дня. 2. Освежить в памяти (а при необходимости – оперативно скорректир о вать) план личной работы, работы руководи теля предприятия и работы офиса на день. 3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние те х ники безопасности, сделать необходим ые записи в контрольной документации офиса. 4. Проинструктировать дежурного администратора, смену о храны, вод и телей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостовере ния, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и прина д лежности. 5. Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного об о рудования и оргтехники, дать соответс твующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок. 6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне р у ководителем предприятия, определить ответственных за исполнение докуме н тов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, орган изовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль. 7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (орган и зации, обеспечению и пр.) мероприятий, н амеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетител ей и т.п.). При необходимости пр и нять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению. 8. Удостовериться в прибытии на работу всех подчинённых (лично или через с воего секретаря). Заслушать краткие (возможно, телефонные ) доклады подчинённых (в лице руководителей структурных подраздел ений аппарата управления и специалистов) о состоянии дел на порученных и м участках раб о ты. С 10.00 до 11.00 , как правило, проходят совещания с участием или под руков одством офис-менеджера. В первом случае речь идёт о совещании рук о водства предприятия, во втором – о совещ ании руководящего состава аппарата управления, на которое при необходи мости могут быть приглашены и отдел ь ные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата у правл е ния . Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания офис-менеджер и дру гие участники совещаний извещаются заранее (например нак а нуне вечером). С 11.00 до 12.00 офис-менеджер обычно работает с документами, в час т ности рассматривает поступившие к нему прое кты исполненных документов (например подготовленных в соответствии с у казаниями и поручениями рук о водит еля предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установ ленными требованиями, подписываются (утверждаются) офис-менеджером и пе редаются секретарю либо для помещения в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, д овед ения до сведения должностных ли ц предп риятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установ ленным требованиям, возвращаются офис-менеджером на доработку ответст венным исполнителям с указанием срока устранения недостатков. С 12.00 до 12.30 офис-мен еджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты необходимы х писем, записок и иных документов небольшого объёма. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю. С 12.30 до 13.00 целесоо бразно предусмотреть резерв времени, которым офис-менед жер может распорядиться по своему усмотрению в интересах де я тельности аппарата управления предприятия. К примеру, офис-менеджером может продолжаться работа с документами, в кото рых устранены ранее указа н ные недос татки. В отдельных случаях офис-менеджер может запланировать на указанн ое время встречу с 1 – 2 должностными лицами предприятия для реш е ния текущих вопросов работы офиса. Кроме т ого, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период. На время обеда при необходимости офис-менеджером могут быть запл а нированы неформальные встречи с должностными лицами пр едприятия, в ходе которых может быть проведено (в ряде случаев – продолж ено) обсуждение т е кущих вопросов ра боты офиса (так называемый бизнес-ланч). С 14.00 до 14.30 офис-менеджер контролиру ет ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участк ах работы) аппарата управления. При необходимости он в рабочем порядке отдаёт начальникам соответству ю щих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения. С 14.30 до 15.00 офис-мене джер проверяет готовность документов, по д лежащих представлению на подпись руководителю предприятия, п осле чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальн ые (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаё т руководит е лю предприятия через с екретаря. С 15.00 до 16.00 офис-мен еджер изучает руководящие документы по в о просам работы аппарата управления предприятия. С 16.00 до 17.00 офис-мене джер работает над исполнением документов, необходимость в которых возн икает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.). С 17.00 до 17.30 – резерв времени. Как правило, в этот период офис-менеджером может быть продолжен а работа над исполнением отдельных д о кументов. Кроме того, при необходимости офис-менеджер может вести в это время приём сотрудников аппарата управления по личным и служебным вопр о сам. С 17.30 до 18.00 офис-менеджер принимает (л ично или по телефону) д о клады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в т.ч. о нали чии м а териалов ограниченного дост упа. Кроме того, офис-менеджер проверяет нал и чие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на с ледующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и и ной) бе з опасности в помещениях отде ла, а также уход сотрудников аппарата управл е ния предприятия с работы. Перед уходом с работы офис-менеджер, как правило, осведомляется у р у ководителя предприятия о наличии доп олнительных указаний и изменениях в организации работ ы следующего дня. Такова организационная картина рабочего дня офис-менеджера. Эта ка р тина будет иметь вполне ясные очертан ия, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою пов седневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, н е забывая регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой. Заключени е Масштабные социа льно-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновлени е системы управления и составляющих её элеме н тов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информа ционных техн о логий – все эти факт оры предъявляют повышенные требования к качеству с о временного управленческого персонал а. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предп олагают, что руководители в большей степени должны заниматься реш е нием стратегических вопросов и делег ировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим под чинённым. Незаменимым помощником р у ководителя в структуре управления сейчас становится офис-менедж ер. Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий офисом – его информ а ционными, техническими, материальными и ч еловеческими ресурсами. Следовательно, он является самым настоящим управленцем. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы ап парата управления во многом определяется уровнем профессиональных зн а ний офис-менеджера, его умение чёт ко выполнять свои обязанности, освобо ж дая руководителя от нерациональной траты времени. На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профе ссий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не приз нало и, как следствие, не закрепило юридически существо вание квалиф и кационной должностн ой категории «офис-менеджер». В Квалификационном справочнике должност ей служащих строка «офис-менеджер», увы, отсутствует. Однако этот докуме нт содержит необходимые сведения о «смежных», ро д ственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о «прост о» менеджере и об администраторе. Представления о квал ификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образ о вательных организациях, оперативно отреаги ровавших на возникновение спр о са н а работников этой специальности. Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям. 1. Область компетенции и должностны е обязанности офис-менеджера. 2. Основы управления персоналом офиса. 3. Основы кадрового менеджмента. 4. Основы документационного обеспечения управления. 5. Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера. 6. Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера. 7. Деловой этикет в офисе. 8. Основные технологические средства обеспечения работ ы офиса (пр е имущественно – компьют еры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и ор гтехника). Итак, офис-менеджер – это один из руководящих работнико в предпри я тия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной зад а чей является организация и обеспечение р аботы офиса. Заработная плата офис-менеджера определяется размером компании, в которой он работает, а также тем, к какому звену (высшему, средн ему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным ра спис а нием предприятия. В настоящее время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300 $ ), а предлагаемый – 7500 руб. (около 250 $ ). Список использованных источнико в 1 Андреева, В.Н. Дел опроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО « Бизнес-школа», 2003. – 184с. 2 Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений : Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специал ьностям / Ботавина Р.Н. – М : Финансы и ст а тистика, 2001. – 208 с.: ил. 3 Валинуров, И., Офис начинается с офис- менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2002. - № 52. – с. 13-14 4 ГОСТ Р6.30-2003 Унифицир ованные системы документации. Унифиц и рованная система организационно-распорядительной документаци и. Требов а ния к оформлению докуме нтов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. – М., 2003. – 17с. 5 Делопроизводство : более 120 документов : О бразцы, док., орг. и техн о логия раб оты / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. – М. : Пр о спект, 2003. – 448 с. 6 Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: П и тер, 2004. – 203 с.: ил . 7 Корнеев, И.К. Профессиональная подго товка офис – менеджера / Ко р неев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. – с. 17-25. 8 Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. – 2000. - № 2. – с. 18 – 21. 9 Кузнецова, Т. А. Секр етарское дело / Кузнецова Т.А . – 3-е изд ., исп. – М. : ЗАО Бизнес – шк. Интел- Синтез, 1999. – 288 с. 10 Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позициониров ания / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. - №8. – с. 82-84. 11 Организация рабо ты с документами : Учеб. для студе нтов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “ Документоведение и документацио н ное обеспеч. упр. ” и “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И. К. и др. ; Под ред. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2002. – 592 с. 12 Паничкина, С.Н. Организация офис-мен еджером поездки для сотру д ников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-ме неджера. – 2003. - №7. – с. 56-62. 13 Подобед, М. А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усм а но ва Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М. : Приор-издат, 2002. – 384 с. 14 Рогожин, М.Ю. Организация делопроизв одств а предприятия (на осн о ве ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогож ин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 208с. 15 Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия : Учеб.-практ. пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2003. – 240с. 16 Санкина, Л. Должнос тной и численный состав службы делопроизво д ства / Санкина Л. // Управление персоналом. – 2000. - № 7. – с. 58-59. 17 Справочник кадровика: должности руководителей и служ ащих, квал и фикационные характер истики, тарифные разряды. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 700с. 18 Трудовой кодекс Российской Федерации: Офиц. текст: (При нят 21 дек. 2001г.). – М.: Омега-Л, 2003. – 176с. 19 Щ ур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2002. - № 3. – с. 15-20.
1Архитектура и строительство
2Астрономия, авиация, космонавтика
 
3Безопасность жизнедеятельности
4Биология
 
5Военная кафедра, гражданская оборона
 
6География, экономическая география
7Геология и геодезия
8Государственное регулирование и налоги
 
9Естествознание
 
10Журналистика
 
11Законодательство и право
12Адвокатура
13Административное право
14Арбитражное процессуальное право
15Банковское право
16Государство и право
17Гражданское право и процесс
18Жилищное право
19Законодательство зарубежных стран
20Земельное право
21Конституционное право
22Конституционное право зарубежных стран
23Международное право
24Муниципальное право
25Налоговое право
26Римское право
27Семейное право
28Таможенное право
29Трудовое право
30Уголовное право и процесс
31Финансовое право
32Хозяйственное право
33Экологическое право
34Юриспруденция
 
35Иностранные языки
36Информатика, информационные технологии
37Базы данных
38Компьютерные сети
39Программирование
40Искусство и культура
41Краеведение
42Культурология
43Музыка
44История
45Биографии
46Историческая личность
47Литература
 
48Маркетинг и реклама
49Математика
50Медицина и здоровье
51Менеджмент
52Антикризисное управление
53Делопроизводство и документооборот
54Логистика
 
55Педагогика
56Политология
57Правоохранительные органы
58Криминалистика и криминология
59Прочее
60Психология
61Юридическая психология
 
62Радиоэлектроника
63Религия
 
64Сельское хозяйство и землепользование
65Социология
66Страхование
 
67Технологии
68Материаловедение
69Машиностроение
70Металлургия
71Транспорт
72Туризм
 
73Физика
74Физкультура и спорт
75Философия
 
76Химия
 
77Экология, охрана природы
78Экономика и финансы
79Анализ хозяйственной деятельности
80Банковское дело и кредитование
81Биржевое дело
82Бухгалтерский учет и аудит
83История экономических учений
84Международные отношения
85Предпринимательство, бизнес, микроэкономика
86Финансы
87Ценные бумаги и фондовый рынок
88Экономика предприятия
89Экономико-математическое моделирование
90Экономическая теория

 Анекдоты - это почти как рефераты, только короткие и смешные Следующий
В связи с девальвацией гривны многие украинские блогеры пишут платные посты в поддержку ДНР.
А когда СБУ их за этим ловит, они говорят, что тем самым подрывают экономическую мощь России.
Anekdot.ru

Узнайте стоимость курсовой, диплома, реферата на заказ.

Обратите внимание, диплом по менеджменту "Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия", также как и все другие рефераты, курсовые, дипломные и другие работы вы можете скачать бесплатно.

Смотрите также:


Банк рефератов - РефератБанк.ру
© РефератБанк, 2002 - 2016
Рейтинг@Mail.ru