Характеристика организационно-распределительной документации ее оформление и порядок работы с ней

Содержание: 1. Введение 3 2. Организационно-распорядительная документация. 4 2.1. Распорядительная документация. 4 2.2 Организационные документы. 10 3. Работа с документацией. 12 3.1. Автоматизация. 12 3.2. Унификация 12 4. Заключение. 13 1. Введение Конечный результат упра вленческой деятельности государственного аппарата зависит от множест ва промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, п озволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений . Делопроизводство координирует все эт апы работы - от проектирования до практической реализации решений . Процесс управления включа ет следующие основные типовые документируемые операции : сбор и обработку документной информации ; подготовку решения ; принятие и документирование решения ; доведение решений до исполнителей ; исполнение решения ; контроль исполнения ; сбор информации об исполнении ; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связ ям ; хранение и поиск информации . Аппарат управления реал изует свои функции главным образом посредством универсальных и полном очных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых ци ркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отрасля х народного хозяйства и государственного управления . Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн . человек, а ежегодный документооборот в стран е составляет примерно 60 млрд . Листо в и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулир ование этого процесса имеет большое значение . В качестве одного из средств регулирования документопоток ов выступают документные государственные стандарты, общесоюзные класс ификаторы и унифицированные системы документации . Эти и другие нормативы признаны стабилизировать докум ентооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальн ую технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой ед иницы . 2. Органи зационно-распорядительная документация. Организационно-распоря дительная документация выделяется из единой по своей информационной п рироде документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство . Органы государственной власти и государственного управления РФ, все уч реждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распо рядительных документах . В соответ ствии с положениями о государственных органах классифицируются и расп орядительные документы . К распорядительным документам, отражающим административно-управленче скую деятельность учреждений, относятся : постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, прика зы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчё ты и др. 2.1. Распорядительная документация. 2.1.1. Пост ановление определено как правовой акт, принимаемый выс шими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в ц елях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед да нными органами, и установления стабильных норм правил поведения. Постановления принимаются Правительством РФ и Правительствами субъек тов федерации по организационным и другим вопросам, связанным с осущест влением высшими органами государственной власти своих полномочий ; Правительством РФ и Правительствами субъектов федерации по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той ил и иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с под готовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий ; Правительством РФ и Правительствами субъектов федерации как нормативные акты или акты, имеющие важное народ нохозяйственное и общее значение. По наиболее важным вопросам государс твенного управления издаются совместные постановления, являющиеся пра вовыми актами. 2.1.2. Решение как распорядительный докум ент является правовым актом, принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятел ьности и других коллегиальных органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п. 2.1.3. Распоряжение - акт управления госуд арственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвое нный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий о бязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адрес овано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две групп ы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Прави тельство РФ и Правительства субъектов федерации. Распоряжения издают т акже руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставлен ных им законами РФ для решения главным образом оперативных вопросов. 2.1.4. Приказ - акт, издаваемый руководител ями министерств, ведомств, отделов и управлений администрации городов и районов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предпри ятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения о сновных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нор мы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и акт ом применения норм права (например, о назначении на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительного докум ента, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создан ия, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утве рждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверж дения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предпр иятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения рабо тников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи п еред работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Прик аз обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отде льных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должн остных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные докуме нты должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содерж ать положений, противоречащих закону. Подготовка основных видов распорядительных документов в основном анал огична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий разл ичия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат кол легиальной деятельности (постановления и решения) и единоналичие (прика з, распоряжение). Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документ ов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласован ие документа, подписание. Для постановления и решения добавляется стади и обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального ор гана. Процедура составления и оформления распорядительного документа должн а быть описана в табеле форм документов конкретного учреждения или в ее инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность н ад проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа. Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена од ному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должност ным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных д окументов могут создаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться уче нные или квалифицированные специалисты из числа практических работник ов. Главное условие, обеспечивающее качество, документа, - достаточная ко мпетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого докумен та, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионали зм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мы сли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поруче ние вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных н а учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступат ь с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу. Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимо сти от важности управленческого действия приступают к изучению матери алов по существу, и, прежде всего законодательных актов и решений правит ельства, затем ведомственных нормативных документов, предшествующих р аспорядительных документов по данному и аналогичным вопросам. Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспе чивает правовую основу документа, его направленность государственную постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу р аспорядительных документов позволит избежать дублирования и противор ечий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка пр оекта распорядительного документа требует сбора необходимой информац ии по существу поставленного вопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объясн ительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению ег о проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулирован ии основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вч ерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависим ых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая част ь является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объ яснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышест оящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительны й документ (чаще всего пересказ), В этом случае вид акта, его автор, полное н азвание (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, е сли нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительн ая часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вид а документа она начинается словами: «постановляет» - в постановлении; «р ешает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении «приказываю» - в п риказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изл ожения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую час ть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельными строки от нулевого положения табу лятора. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «реш ает» указываются название коллегиального органа. Совет Министров РФ поста новляет Коллегия решает Затем с новой строки абза ца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части докум ента представляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкр етными, не противоречить по смыслу ранее изданным ранее документам, четк ими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегат ь неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучши ть», «принять меры», «активизировать» и т.д. Сформулированный таким обра зом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру дейст вия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруютс я арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организац ия, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие в срок исполнения. Исполнитель указы вается в детальном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директ орам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражает ся глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «органи зовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до-конкретных исполнител ей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполн ительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа поме щается перечень документов, утративши силу или подлежащих изменению с и зданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжен ия указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением док умента. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение » после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляе тся. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок н ачинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных с уществительных (например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введени и...» ) , предмет (например, «Об итогах...» , «О мерах...»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издани я приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесе нии изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатн ое расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения инфор мации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на р аботу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности , вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фа милий. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформл ению, Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, н аименование ведомства, наименования учреждения, название вида докумен та, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подпи си), отметки о согласовании. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов явл яется их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согла сованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование о существляется путем визирования при постановления грифа согласования . Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем про екта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, все ми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответствен ными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты докуме нтов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа закон одательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формул ировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, проку ратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подраздел ение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или г риф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проек та. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключен ие. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При это м особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий , имен и отчеств. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными орга нами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанны е проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпис ь. Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Постановл ение и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющег о делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр докуме нта, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в сил у с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде слу чаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Особое значение придается доведению распорядительного документ а до исполнителя. Постановления Совета министров РФ публикуется в Собра нии Правительства РФ, а в случае необходимости широкого обнародования д оводятся до всеобщего сведения средствами массовой информации. Аналог ично доводятся до сведения акты правительств других государств. Акты ми нистерств и государственных комитетов публикуются в Бюллетене нормати вных актов министерств и ведомств РФ - органе Министерства юстиции РФ и в едомственных изданиях. Решения, распоряжения, приказы тиражируются и ра ссылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями про екта документа. 2.1.5. Протокол – организационно-р аспорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и при нятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях колле гиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари р усского языка, определяющее его как « документ с записью всего происходя щего на заседании, собрании». Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подг отовительная работа, в оде которой составляется группа документов, сопр овождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуж даемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу . Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случая, когда з аседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, прот окол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен сек ретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вник нуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество за писи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является о тветственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по фор ме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наимено вание учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседани я, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформле ния или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончан ие. Например, 12-14.03.93. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведение, может быть, уч ебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состо ялось заседание. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельност и (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в род ительном падеже. Например, «совещание студсовета», «заседание комиссии », «собрание трудового коллектива». После оформления заголовочной част и (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текст а. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую у казания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку д ня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» н ачинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, пр ямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после ти ре указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «с екретарь». Председатель - Харченко В .И. Секретарь - Филимонов С.Б. При проведении оператив ных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются прис утствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе зас едания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие п остоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записывают ся фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собран иях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем дела ется соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 челове ка (список прилагается). На собраниях, конференци ях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разд еле «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствова ть и сколько пришло на заседание. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопрос ы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нуме руется и начинается с предлоге «О» («ОБ»). В ряде случаев, например при протоколирование заседаний коллегий минис терств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вноситься в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Пове стка заседания прилагается». Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - В ЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каж дое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрите льно разбивают текст. Слова СЛУШАЛИ, начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишет ся на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопр оса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с нов ой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица е динственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступле ний, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчик а или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются воп росы и ответы в порядке выступления. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принят ого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые ар абскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные д окументы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сд елать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколе указываю тся результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанные в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограммы или когда тек сты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколиру ется также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол до лжен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, пок азать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседа ния можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протоко л уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, реда ктируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, о б этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подгот овленный протокол подписывается председателем и секретарем. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самост оятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь прика зами. В остальных случаях делается выписка из протоколов. 2.2 Организационные документы. 2.2.1. Уста вы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих дея тельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношени я с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенн ой сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно след ует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деят ельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) О бщие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и уп равления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаютс я съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются и х вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами мест ных Советов). 2.2.2. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характ ер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (наприме р, Общее положение о министерствах РФ), единого органа (например, Положени е о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделе ния (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность до лжностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирую щие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкр етному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационал изаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводс тва по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных орг ана, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочислен ны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. Положения утверждаются в установленном порядке. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содерж ание, как правило, определяются учреждениями - разработчиками. Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые п оложения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные- руководителями предприятий и организаций. 2.2.3. Инструкции - правовой акт, издаваемы й органом государственного управления (или утверждаемый его руководит елем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопрос ы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные ст ороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделе ний и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения поряд ка применения законодательных актов и распорядительных документов (на пример, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объе ктов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например «Должнос тная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция о порядке предос тавления льгот лицам, работающим в районе Крайнего Севера», «Инструкция о ведении делопроизводства». Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разд елы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Об щие положения», в котором указывается цели ее издания, области распростр анения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструк ция является документом постоянного длительного действия (до замены но вой). Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следу ет», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «за прещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государстве нных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематиче ски анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, сод ержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (наприме р, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступл ении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующе й графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрацион ные индексы первого предложения, заявления, жалобы»). Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным р аспорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидет ельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции мож ет быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядит ельному документу. При утверждении инструкции распорядительным докуме нтом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции , перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. 3. Работа с документацией. 3.1. Автоматизация. Процесс документообразования в управлении традиционн о состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документ а (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их на бланке), п ридания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с помощью средств вычислительной техники (ВТ). Внедрению современной электронной вычислительной техники в управлени е предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-перфорационные вычислительных машин. Электронная техника обладает по сравнению с механизированными клавишн ыми и счетно-перфорационными машинами более значительными вычислитель ными возможностями. Это позволило в свое время перейти к комплексной авт оматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным со здание автоматизированных информационных систем и систем управления, автоматизированных рабочих мест, других систем автоматизированной обр аботки документов. Широкое распространение в документообороте предприятий и организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислите льной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носите лях. Рационализация формы и содержания документов на бумажных носителя х с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носите ль или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процесс е унификации. 3.2. Унификация Унификация документов направлена на их сокращение и пр иведение к единообразию(имеется в виду единообразное размещение показ ателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаи мосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения доку ментов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей. Унификация форм документов осуществляется на основе единой графическо й модели их построения – формуляра – образца. С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться как основа для проект ирования формуляров-образцов на единых методологических принципах. Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процесс ов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971г. Во исполнение специального постановления правительства с этого вре мени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно с пособствовать стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством. 4. Заключение . В работе инженеров, конст рукторов, руководителей производства много времени отводится изучению , анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудно сти возникают, как правило, при разработке производственных документов , что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у сост авителей. Устранение непроизводи тельных затрат времени в процессах составления и использования докуме нтов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мн ению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей докуме нтов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов. Индивидуальные положен ия разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, ут верждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руково дителями предприятий и организаций.