Контрольная работа по курсу «Основы документационного обеспечения управления»
1) Перечислите все виды документов и указать по каким признакам они классифицируются.
2) Организационная документация - дать определения документам и на примерах показать правильное расположение реквизитов.
3) Распорядительные документы - дать определение документам и на примерах показать правильное расположение реквизитов.
4) Составить, генеральную доверенность на право совершения действий, связанных с управлением имуществом (например, доверенность на управления филиалом юридического лица).
5) Составить примеры документов: докладная записка, объяснительная записка, акт, телеграмму, телефонограмму.
6) Составьте акт на сдачу дел бывшим экономистом фирмы «Эконика» вновь назначенному. Акт составляется с участием менеджера фирмы и на основании приказа директора фирмы. В акте необходимо указать количество передаваемых документов, папок, что все эти документы соответствуют установленным формам и находятся в хорошем состоянии. Перечень необходимых приложений укажите самостоятельно.
7) Перечислить все документы по личному составу, показать правильное оформление их. Составить характеристику на сотрудника Вашей фирмы (отразив следующие сведения : анкетные данные, данные о трудовой деятельности, оцените деловые качества ,наличие правительственных наград и поощрений, целевое назначение характеристики).
8) Описать порядок работы с письменными и устными обращениями граждан. Дать определение трем основным видам обращения: предложение, заявление, жалоба. Составить итоговую справку о рассмотрении письма.
9) Организация работы с документами в Вашей организации. Опишите порядок движения документов (документооборот).
10)Дать определение номенклатуры дел, основные требования по ее
составлению формирование документов в дела, порядок их хранения,
передача документов на хранение в государственный архив.
11)Составьте по Вашему выбору 8 деловых писем, учитывая правила
оформления делового письма, (сопроводительное, информационное,
напоминание, гарантийное, подтверждение., ответ, приглашение, рекламное, извещение, циркулярное, запрос, ответ на рекламацию, ответ на оферту, предложение (оферта), рекламация( претензия), инициативное.
12)Составить должностную инструкцию зав. канцелярией (нач. общего
отдела, секретаря - референта или по своему рабочему месту), включив
следующие разделы:
1. Общие – положение
2. Задачи и функции.
3. Права, ответственность.
4. Взаимоотношения (Связи).
1. Перечислить все виды документов и указать по каким признакам они классифицируются.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические,
фото- кинодокументы и т.д.
Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
2. Организационная документация - дать определение документам и на примерах показать правильное расположение реквизитов.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Положение— это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной
автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...»).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
3. Распорядительные документы - дать определение документам и на примерах показать правильное расположение реквизитов.
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. Однако в законах «О краевом областном совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.
Решениекак распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Распоряжение— акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных .отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
7. Перечислить все документы по личному составу, показать правильное оформление их. Составить характеристику на сотрудника Вашей фирмы (отразив следующие сведения: анкетные данные, данные о трудовой деятельности, оцените деловые качества, наличие правительственных наград и поощрений, целевое назначение характеристики.)
1. Документы по личному составу:
2. Анкета.
3. Медицинское направление.
4. ИНН
5. Страховое свидетельство.
6. Копия паспорта.
7. Копия трудовой книжки.
8. Подтверждение согласия на передачу данных.
9. Заявление о приеме на работу.
10. Служебный контракт.
11. Приказ о приеме.
12. Должностной регламент.
Характеристика
Гончарова Наталья Петровна 1968 года рождения, образование высшее. Окончила Новокузнецкий институт по специальности «Дошкольное воспитание»
Н.П. Гончарова работает в д/с «Рябинка» с августа 1985г. К своим обязанностям относится добросовестно, творчески применяет свои знания и умения в работе с детьми. Интересно организует досуг, праздники, умеет организовать и заинтересовать детей любого возраста.
Наталья Петровна в коллективе пользуется заслуженным авторитетом и уважением.
Неоднократно была отмечена почетными грамотами и ценными подарками.
Характеристика выдана для предъявления в администрацию.
8. Описать порядок работы с письменными и устными обращениями граждан, дать определение трем основным видам обращения: предложение, заявление, жалоба. Составить итоговую справку о рассмотрении письма.
Основные термины:
1) Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
2) Предложение- рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
3) Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
4) Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
5) Должностное лицо- лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного
самоуправления.
Порядок работы с обращениями граждан.
1.1. Обращениями граждан являются индивидуальные и коллективные письменные предложения, заявления или жалобы, поступившие как непосредственно от заявителей, так и переадресованные из вышестоящих организаций и средств массовой информации, а также личные обращения граждан.
1.2. Работа с обращениями граждан ведётся в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006г. 59-ФЗ, иными нормативными правовыми актами.
1.3. Регистрация обращений граждан производится в Общем отделе «Канцелярия ЗГ», как правило, в день поступления, но не более чем в трехдневный срок.
1.4. Обращения граждан подлежат рассмотрению, если в них изложена суть предложения, заявления, жалобы, а также указаны предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения об авторе: фамилия, имя, отчество (последнее — при наличии); почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы, уведомления о переадресации обращения.
1.5. Не подлежат рассмотрению (не дается ответ по существу поставленных вопросов):
- обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Указанные обращения формируются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой Отдела. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит незамедлительному направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
- обращения, в которых текст не поддается прочтению. Авторам таких обращений направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу (если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);
- обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Авторам таких обращений направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом;
- обращения, на которые ответ не может быть дан без разглашения, сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Авторам таких обращений направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу с указанием причин;
- обращения заявителей, с которыми по данному вопросу прекращена переписка, указанные обращения формируются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой Отдела.
1.6. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Инспекции, не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации пересылаются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам для рассмотрения с уведомлением об этом авторов обращения.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Запрещается направлять письма граждан для рассмотрения тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.
1.7. Подлежащие рассмотрению письменные обращения докладываются Начальнику или заместителям Начальника.
1.8. Начальнику докладываются следующие обращения граждан:
— с пометкой «Лично»;
— по вопросам, входящим в компетенцию курируемых им структурных подразделений;
— в случае неоднократной (2 раза и более) переадресации обращений граждан заместителями Начальника по принадлежности исполнения;
— содержащие жалобы на неправомерные действия (бездействие) начальников структурных подразделений.
1.9. Заместителям Начальника направляются обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию курируемых ими структурных подразделений.
1.10. После рассмотрения обращений граждан Начальником (заместителями Начальника), работниками Отдела (делопроизводителями приёмных заместителей Начальника) заносится резолюция , после чего обращения граждан направляются на исполнение в соответствующие структурные подразделения.
1.11. Поступившее письменное обращение, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
1.12. В исключительных случаях, а также в случае запроса документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, Начальник (заместитель Начальника) вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней.
В этом случае в адрес заявителя направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения, а в Отдел - соответствующая информация для продления контрольного срока исполнения.
1.13. Если заявитель неоднократно обращался по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то Начальник (заместитель Начальника) может принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.
В этом случае в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью Начальника (заместителя Начальника), а в Отдел — соответствующая информация для снятия обращения с контроля
и исключения последующих писем этого гражданина по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.
1.14. Рассмотрение обращений граждан считается законченным, когда рассмотрены все поставленные вопросы, заявителям направлены исчерпывающие ответы, а в Отдел — соответствующая информация для снятия обращения с контроля.
1.15. Делопроизводство по обращениям граждан ведётся в структурных подразделениях отдельно от других видов делопроизводства, документы формируются в отдельное дело и располагаются в хронологическом порядке. В случае поступления дополнительных материалов они подшиваются к соответствующей группе документов.
1.16. Личный приём граждан в приемной проводится специально выделенным работником.
Прием граждан должностными лицами проводится в соответствии с разработанными положениями об организации личного приёма руководством.
1.17. Приём граждан ведётся в порядке очерёдности. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на приём не допускаются.
1.18. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
При отказе гражданина предъявить указанный документ обращение гражданина не подлежит рассмотрению и посетителю отказывается в личном приеме.
1.19. Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию, работник, осуществляющий прием, разъясняет гражданину его право и порядок обращения в соответствующие органы государственной власти.
1.20. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно
работником, осуществляющим прием, (при необходимости - с привлечением работника структурного подразделения, в компетенцию которого входит рассматриваемый вопрос).
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если выяснится, что ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
1.21. В остальных случаях работник, осуществляющий прием, обязан предложить гражданам изложить интересующие их вопросы в письменных обращениях, которые со штампом «Приём граждан» регистрируются в Отделе и затем рассматриваются в установленном порядке.
1.22. Учет граждан, обратившихся лично, ведётся в специальном журнале.
1.23. Контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан возлагается на Отдел.
9. Организация работы с документами моей организации.
1. Документы, поступившие от структурных организаций, комитетов, ведомств, правоохранительных органов, акционерных обществ, предпринимателей и физических лиц поступают в отдел общего обеспечения (канцелярия) на регистрацию, где ставиться штамп входящий корреспонденции, и документу присваивается номер с указанием даты.
2. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение Начальнику или заместителю Начальника, где рассмотрев они ставят на них свою резолюцию (кому отписан документ).
3. Отписанный документ поступает в указанный отдел на рассмотрение. Если это заявление то срок его рассмотрения 30 дней, запрос 10 дней, заявление на предоставлении справки 10 дней.
4. Рассмотренное заявление уже с ответом передает исполнитель в канцелярию для регистрации исходящего номера и на отправку адресату. ( в 2-ух экземплярах).
первый экземпляр - в адрес
второй экземпляр - в дело (по номенклатуре)
10. Дать определение номенклатуры дел, основные требования по ее составлению, формирование документов в дела, порядок их хранения, передача документов на хранение в архив.
1. Составление номенклатуры дел.
1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
1.2. Номенклатура дел составляется на основе положения, его (её) структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности, с указанием сроков их хранения а также анализа видов, состава и содержания документации.
1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается начальником структурного подразделения.
Номенклатуры дел структурных подразделений на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить её в Отдел.
1.4. На основе номенклатур дел структурных подразделений Отдел составляет сводную номенклатуру дел.
Сводная номенклатура дел подписывается начальником Отдела, согласуется с экспертной комиссией, с ЭПК соответствующего архивного учреждения (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Начальником. Первый утверждённый экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.
Сводная номенклатура дел согласуется с ЭПК соответствующего архивного учреждения не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.
1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают от Отдела выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.
1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае изменений структуры и функций его (её) структурных подразделений.
1.8. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утверждённой структурой.
1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности.
1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «для служебного пользования».
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
1.11. Графы номенклатуры дел и структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового
номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
— название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
— название предприятия и его структурного подразделения;
— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
— краткое содержание документа дела;
— название территории, с которой связано содержание документов дела;
— дата (период), к которым относятся документы дела;
— указание на наличие копий документов в деле.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
«Документы о проведении тематических проверок (планы, отчёты, акты, протоколы, справки и др.)»-
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
«Переписка с ИФНС России по Кемеровской области по вопросам налогообложения».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчёты).
Например:
«Годовые отчёты ИФНС России о работе автотранспорта».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все уточнения и изменения должны быть доведены до сведения Отдела.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихся в деятельности.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2002г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.
1.12. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
1.13. По окончании календарного года делопроизводителем структурного подразделения производится подсчёт заведённых дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведённых дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Отдел, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.
2. Формирование и оформление дел.
2.1 Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.
2.2. Дела формируются, как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.
2.3. Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
— в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
— распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
— документы совещаний группируются в дела: протоколы, решения и документы к совещаниям;
— уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
— приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приёме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела;
— утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
— дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
3. Порядок передачи документов на хранение в архив.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», документы входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в государственной собственности.
Упорядочение архивных документов и передача их на хранение в архив производятся совместно работниками Отдела и делопроизводителями структурных подразделений.
По истечении сроков временного хранения документов в архиве, на основании экспертизы их ценности, архивные документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.
12. Составить должностную инструкцию зав. канцелярией (нач. общего отдела, секретаря - референта или по своему рабочему месту), включив следующие разделы:
1.Общие – положение
2.Задачи и функции.
3.Права.
4.Ответственность.
5.Взаимоотношения (Связи)
1. Общие положения.
1.1. Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь - делопроизводитель в своей работе подчиняется руководителю учебного заведения.
1.3. Секретарь- делопроизводитель назначается и освобождается от должности приказом директора школы.
1.4. Секретарь - делопроизводитель не имеет работников в своём подчинении.
1.5. Секретарь - делопроизводитель в своей работе руководствуется приказами и распоряжениями руководителя учебного заведения, а также настоящей инструкцией.
2. Должностные обязанности и функции.
2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учебного заведения. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений и исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2.2. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
2.3. Осуществляет работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов; оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания; регистрация ), ведёт и оформляет протоколы.
2.4. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создаёт условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
2.5. Ведёт делопроизводство, принимает и регистрирует поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передаёт её (после рассмотрения руководителем) исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа.
2.6. Принимает документы на подпись руководителю и личные заявления работников. Организует приём посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела и документы в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
2.7. Оформляет учётно-отчётную документацию. Ведёт книги выдачи трудовых книжек работников, свидетельств об окончании школы учащихся, оформляет пенсионные дела работников.
2.8. Обрабатывает и архивирует приказы, личные дела работников учреждения и другую документацию.
2.9. Ведёт регистрацию и оформление входящей и исходящей документации и корреспонденции, телефонограмм и т.д. Отправляет исполненную документацию по адресам.
2.10. Работает в тесном контакте с заведующими отделений, преподавателями, бухгалтерской службой.
3. Права.
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства учебного заведения, касающихся ее деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
3.5. Имеет право не принимать неправильно оформленные документы.
3.6. Обязательно умение работать на персональном компьютере в редакторских и графических программах.
4. Ответственность.
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. Несёт дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное исполнение обязанностей, предусмотренных данной инструкцией.
5. Квалификационные требования.
5.1. Общее среднее образование, специальная подготовка по установленной программе.
5.2. Секретарь - делопроизводитель должен знать:
• законодательство РФ в части трудовых отношений (КЗоТ);
• машинопись, правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловой корреспонденции с использованием типовых форм;
• положения и инструкции по ведению делопроизводства;
• руководящий состав учреждения и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, противопожарной защиты, правила поведения при угрозе терраристического акта; правила обращения с оргтехникой.