Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.

Оглавление Введение 3 Глава 1. Теоретические основы делопроизводства и ведомственного архива в организации 5 1.1. Значение документа в управленческой деятельности организации 5 1.2. Формирование и учет документов на предприятии 8 1.3. Система ведомственных архивов Российской Федерации 12 Глава 2. Функции и задачи ведомственного архива 17 2.1. Работы служб делопроизводства, экспертных комиссий и архивных подразделений предприятий, учреждений и организаций 17 2.2. Подготовка документов к сдаче в архив 20 Заключение 25 Список источников и литературы 26 Приложение 1 28 Приложение 2 29 Содержание

Описание дел временного хранения должно иметь дополнительную графу «Срок хранения, статья по перечню». - графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям учреждения или другому учреждению, о наличии копий документов по делу; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. В случае внесения в опись одновременно нескольких дел с одинаковым заголовком отмечается полностью лишь заголовок первого дела, а все другие однородные дела отражаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в описание полностью (на каждом новом листе описания заглавие воспроизводится полностью); дела из личного состава вносятся в опись по алфавиту, тематике, хронологии. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи. В конце описи делается итоговая запись с указанием (цифрами и буквами) количества дел, которые значатся по описи, первого и последнего номеров дел по описанием, а также обусловливаются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи вносятся также дела, не завершенные на протяжении календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи, на протяжении которых дела продолжались в делопроизводстве, отмечается: «Документы по этому вопросу см. также в разделе за _____ год, № ____», а графы 4, 5 в описи не заполняются. Описи дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. Описи дел структурного подразделения учреждения складываются в двух экземплярах, первый из которых передается вместе с делами в архив учреждения, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении. В архив учреждения передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача осуществляется только по описям дел. Подготовка дел структурного подразделения для передачи дел в архив учреждения включает проверку правильности формирования документов в делах, оформления документов каждого дела, оформления дел, и соответствие дел номенклатуре, утвержденной руководителем учреждения. В случае выявления недостатков в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, которые значатся в описях, проводятся мероприятия по розыску недостающих дел. Прием каждого дела проводится работником архива учреждения в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы. При этом в каждом экземпляре описи дел делаются отметки о передаче того или иного дела. В конце каждого экземпляра описи дел делаются цифрами и буквами отметки о фактическом количестве дел, которые переданы в архив учреждения, номерах дел, которые отсутствуют, дате приема-передачи дел и подписи лиц, которые сдавали и принимали дела. Дела в архив учреждения доставляются работниками его структурных подразделений. Заключение Рассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов, мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения организации. Были достигнуты цели, поставленные в начале исследования данной темы: 1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства . 2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив 3. Рассмотрены задачи функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для передачи в архив учреждения. В ходе исследования были разработаны документы необходимые в работе архивного подразделения учреждения: список юридических лиц – источников формирования архивного учреждения организации и карточка учета работы с юридическим лицом, в деятельности которой создаются документы архивного фонда РФ. Список источников и литературы 1. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года. 2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. 3. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007. 4. Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6. 5. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г. 6. ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 1990 7. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.03.2007 № 9059. 8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. 9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. 10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/181655/#ixzz2vZmkMZu2 11.Алексеева Е.В. Архивоведение. М.:ПрофОбрИздат, 2004. - С.79. 12. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120. 13. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 - с. 25 14. Быкова Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5 15. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205. 16. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 - с. 9 17. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2009. – с. 83.  Приложение 1 СПИСОК ЮРИДИЧЕСКИЕХ ЛИЦ – ИСТОЧНИКОВ ФОРМИРОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА (полное название организации) № п/п Индекс учреждения Название юридического лица Форма собственности на документы Форма приема документов (полная, выборочная, тип выбора) Наличие аудиовизуальных и научно-технических документов Содержание решения ЭПК, дата и номер протокола Примечание На 1 января 20___ года в список внесено ____ юридических лиц, в том числе с формами собственности: Государственная___________ Коммунальная_____________ Частная___________________ Должность лица составившего список подпись ФИО ОДОБРЕНО ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭПК Протокол заседания ЭК Государственного Название организации архива от ____№_______ от______№_____  Приложение 2 Карточка учета работы с юридическим лицом, в деятельности которой создаются документы архивного фонда РФ Сведения о составлении договора с архивом Форма собственности на документы Название юридического лица, его подчиненности Адрес юридического лица Место хранение архивных документов (адрес) ФИО, № телефона Руководителя организации Председателя ЭК организации Руководителя службы делопроизводства Зав. Архивным подразделением (лица, ответственного за архив) Дата создания (регистрации) юридического лица Дата, № приказа о создании ЭК организации Дата, № приказа о назначении лица, ответственного за архив Согласование с ЭПК архива (дата, № протокола) нормативно-методических документов Инструкции по делопроизводству Номенклатуры дел Положения об ЭК Положения об архивном подразделении Сведения о проверках госархива дата ФИО лица, проводившего проверку, должность Тема проверки Примечания Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив Одобрение описей дел ЭПК Согласование описей и актов ЭПК Передача дел в госархив Постоянного хранения Длительного хранения Описейдел по личному составу Актов об иъятии для уничтожения Коли чест во Край ние даты Коли Чест во Край ние даты Коли чество Край ние даты Коли чество Край ние даты Коли чество Край ние даты Название, дата, № документа о ликвидации/реорганизации юридического лица Сведения о передаче дел в госархив/правопреемнику и место хранения дел по личному составу после ликвидации юридического лица Должность руководителя юридического лица Подпись ФИО Дата МП Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2007. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006, №165. Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, №6. Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета от 8 апреля 2011 г. № 75 Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г. ГОСТ Р. 6.38-1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 1990 Быкова, Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5 Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - С.205. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 - с.9 Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. - Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 - с. 25 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/181655/#ixzz2vZmkMZu2 «Основные правила работы архивов организаций» (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477). Крайская З.В., Челлини ЭВ. Архивоведение. Учебное пособие. М. 1996. – С. 62. Алексеева Е.В. Архивоведение. М.:ПрофОбрИздат, 2004. - С.79. 2