Характеристика Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ в сфере делопроизводства

Курсовая работа на тему: Характеристика «Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ» как нормативно-методического документа в сфере делопроизводства ...

Введение 3
1.Общая характеристика «Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ» как нормативно-методического документа в сфере делопроизводства 5
2.Анализ содержания Методических рекомендаций 9
3. Особенности работы с электронными документами 17
Заключение 23
Библиографический список 25

В этой связи, целью данной работы является анализ организации работы с документами в области, заключающийся в детальном рассмотрении положений ««Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ».
Задачи работы:
1. Выявить особенности «Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ» как современного нормативно-методического документа;
2. Проанализировать основные положения и структуру «Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ»;
3. Выявить особенности организации работы с электронными документами в «Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ»
Объект работы представляет собой Методические рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ, предмет – структура и общие положения данного методического документа.
Источниками написания данной работы послужили в первую очередь «Методические рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ», содержащие основные регламентирующие положения в соответсвующей сфере .
Кроме того, при анализе положений «Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в ФОИВ» производилось рассмотрение таких источников как Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», государственные стандарты в сфере делопроизводства .

3.2. "Оформление реквизитов документов", в части, посвященной реквизиту "текст документа" есть фраза: "В федеральных органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации", но она не подкреплена ссылкой на упомянутые законы. Нет такой ссылки и в разделе Рекомендаций 3.3.1. "Бланки документов".Впервые со времени выхода ГОСТа Р 6.30-2003 в 2003 году Правила вторглись в состав и наименование реквизитов документа. Общее их число сократилось с 30 до 24, появилось несколько новых, часть реквизитов сменила название. Много недоразумений вызвал новый реквизит "должность лица, подписавшего документ", который, казалось, являлся частью реквизита "подпись должностного лица" (ранее по ГОСТу - реквизит "подпись"). Только после выхода Рекомендаций стало ясно, что авторы имели в виду наименование должности в должностном бланке или, как теперь в Рекомендациях, "бланке письма должностного лица".Трудно доказать целесообразность новых имен старых реквизитов:"наименование документа" вместо "заголовок к документу", "указания по исполнению документа" вместо "резолюция", "отметка об исполнении документа" вместо "отметка об исполнении документа и направлении его в дело".Содержание и оформление этих реквизитов осталось прежним, но внимательный читатель узнает об этом впервые только на 18 странице текста Рекомендаций, где рядом с новым, в скобках, начинают указывать старое название реквизита. Сами авторы Рекомендаций путаются, и в тексте то и дело проскакивают старые "заголовок к документу" и "должностной бланк". В любом случае службам ДОУ придется потрудиться, меняя названия реквизитов в инструкциях по делопроизводству своих организаций.В ряде случаев есть изменения по содержанию старых реквизитов. Например, в ГОСТе 2003 года есть положение, что заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. В Рекомендациях наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).В ГОСТе Р 6.30-2003 о согласовании сказано, что оно может быть оформлено грифом согласования, а также справкой о согласовании или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. В Рекомендациях согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.Рекомендации вернули старый, но нужный реквизит "отметка о конфиденциальности". В последний раз этот реквизит появлялся в государственном стандарте 1997 года "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", тогда он назывался "гриф ограничения доступа к документу". Все эти годы сам гриф никуда из документов не исчезал, но из ГОСТа Р 6.30-2003 он был выведен, так как его написание и содержание регулируется не стандартом, а соответствующими законами (ФЗ "О государственной тайне" 21.07.1993; Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233; ФЗ "О коммерческой тайне" 29.07.2004 и др.).Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица, подписавшего документ; подпись должностного лица (по ГОСТу - подпись); вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа (по ГОСТу - заголовок к документу); текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа (по ГОСТу - резолюция); отметка об исполнении документа (по ГОСТу - отметка об исполнении документа и направлении его в дело); отметка о контроле документа;отметка о конфиденциальности (по ГОСТу - гриф ограничения доступа).Рекомендации содержат следующее определение бланка документа: "бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа". Давайте рассмотрим новый набор реквизитов. Рекомендации "облегчили" бланки документов, избавив их от кодов ОКПО (ОКОГУ), ОГРН, ИНН/КПП, которые ранее были обязательными для бланка письма, и хотя помещались они в зоне справочных данных, справочными не являлись, а входили в набор реквизитов, придающих документу свойство юридической силы.Код организации (Код федерального органа исполнительной власти) проставлялся по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - это номер, присвоенный по Единому государственному реестру юридических лиц (ЕГРЮЛ).Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет (ИНН/КПП) свидетельствовали о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя или физического лица.С 1 января 2010 года вступил в действие Федеральный закон РФ от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" Согласно закону средствами обеспечения доступа являются:письменный запрос, в т.ч. по электронной почте; устный запрос, в т.ч. прием граждан должностным лицом; наглядная информация на стендах в приемных и др. доступных помещениях; опубликование в печати; интернет-сайт организации.Из этого следует, что с 1 января 2010 не только адрес электронной почты, но и интернет-сайт организации перестают быть просто справочными сведениями, которые включались в бланк по усмотрению руководителя организации. Отныне это обязательные реквизиты, помещаемые в зоне справочных данных бланка письма. Рекомендации не учли данное требование закона в разделе, где устанавливается состав реквизитов, обязательных для бланка письма. Интернет-сайт организации здесь отсутствует: "Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения)".Рекомендации расширили видовой состав бланков документов федерального органа исполнительной власти. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в разделе 2.5.2 говорилось о применении общего бланка, бланка письма и бланка конкретного вида документа. В Рекомендациях бланки конкретного вида документа подробно расписаны:бланк приказа; бланк распоряжения; бланк указания; бланк постановления; бланк протокола; а бланк письма приводится в трех вариантах: бланк письма федерального органа исполнительной власти; бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти); бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).В приложениях к Рекомендациям образцы общего бланка и бланка указания отсутствуют. Бланк указания упоминается лишь однажды в разделе 3.3.1. "Бланки документов", далее по тексту он больше не встречается. Более того, в разделе 3.3.4. "Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти" нет указаний в перечне нормативных правовых актов, издаваемых федеральными органами исполнительной власти. Нет указаний и в разделе 3.3.5.1. "Состав документов федерального органа исполнительной власти". В соответствии с п. 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.В деятельности федерального органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии федерального органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.Рекомендации исправили ошибку Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в части полей документа. Типовая инструкция жестко требовала, чтобы каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имел поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Любой человек, хоть раз имевший опыт работы с документами знает, что левое поле в 20 мм не позволяет подшить документ в папку. Рекомендации внесли поправку: не менее 20 мм.Таким образом, в заключение можно констатировать, что Методические рекомендации можно назвать универсальным нормативно-методическим документом. Хотя в названии его фигурирует «…федеральных органов власти» некоторые положения вполне применимы и для коммерческих организаций. В этой связи можно делать вывод что данный документ весьма эффективен. Однако, необходимо отметить, что сотрудникам службы ДОУ, которым придется перерабатывать инструкции по делопроизводству,следует воздержаться от бездумного копирования образцов бланков, приведенных в приложениях к Рекомендациям. Во-первых, набор образцов не полон; во-вторых, все образцы приведены без Государственного герба Российской Федерации; в-третьих, справочные данные приведены вразнобой3. Особенности работы с электронными документамиВ Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.При этом, целесообразно предусмотреть следующие положения.Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти , в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.